TOJ:n hankinta- ja käyttöönotto Espoon kaupunki Hannu Rajala (asiakirjahallinnon suunnittelija, asiakirjahallinto, Espoon kaupunki)

Transkriptio

1 TOJ:n hankinta- ja käyttööntt Espn kaupunki Hannu Rajala (asiakirjahallinnn suunnittelija, asiakirjahallint, Espn kaupunki)

2 Sisältö Taustaa Espn TOJ:n hankinnasta vaatimusmäärittelyprjektit hankintaprjekti Käyttöönttprjekti Nykytilanne Espn asiakirjahallint/hannu Rajala 2

3 Espn TOJ:n vaatimusmäärittelyt ja hankinta TOJ -hankinta laaja kknaisuus, sisältäen useita eri saprjekteja Timinnalliset vaatimusmäärittelyt -prjekti Ajankhta 10/2009-1/2010 Knsulttien kilpailutus ja valintaprsessi Knsulttina Tiet Finland Oy Prjektissa määriteltiin, mitä timinnallisuuksia TOJ:n tulee sisältää: Mm. TOS:n hallinnan, metatietjen, hakujen, lkien, raprttien, tiednhjauksen ja käyttäjähallinnan näkökulmasta Määriteltiin myös TOJ:n rlia kaupungin tietarkkitehtuurissa ja järjestelmäympäristössä Tekijätiedt ja/tai esityksen nimi 3

4 Espn TOJ:n vaatimusmäärittelyt ja hankinta jatkuu Tekniset vaatimusmäärittelyt prjekti Knsulttien kilpailutus ja valintaprsessi Knsulttina Fujitsu Oy Ajankhta kevät 1-4/2011 Täydennettiin timinnalliset vaatimusmäärittelyt -prjektin tutksia teknisillä määrittelyillä (käyttötapauskuvaukset, sanmakuvaukset, kysely- ja vastausraprtit, TOS-skeema, rajapintakuvaukset, arkkitehtuuriperiaatteet jne.) Vaatimusmäärittelyprjektien kkemukset Ilman knsultteja laadinta lisi llut haasteellista Organisaatin tiedt TOJ:stä kknaisuutena puutteelliset Vaatimusmäärittelyiden tek ppimisprsessi rganisaatille TOJ:stä Knsulttien kautta arvkasta tieta tietjärjestelmien kilpailutuksesta, sekä vaatimusmäärittelyiden laadinnasta kilpailutusta silmällä pitäen Kaupungin ma hankintayksikkö tukena Vaatimusmäärittely prjektit knsulttien kilpailutuksineen vei aikaa ja resursseja Tekijätiedt ja/tai esityksen nimi 4

5 TOJ-hankintaprjekti Vaatimusmäärittelyiden jälkeen tteutettiin järjestelmän kilpailutus/hankinta Ajankhta 3/2011-9/2011 Ennen kilpailutusta/tarjuksen jättämistä - tekniset vurpuhelut Osallistui 13 tarjajaa/yritystä (15 ilmittautui) Käytiin lävitse Espn tiednhjausjärjestelmän tavitetila ja tarjajan järjestelmäratkaisut sekä myöhemmin lähetettävään tarjuspyyntöön liittyvät asiat Tarjuksen jätti 2 yritystä Timittajien tarjukset pisteytettiin Pisteet annettiin: asiakastyytyväisyyskysely, prjektisuunnitelma, vaatimusmäärittelyt, järjestelmän kekäyttö ja hinta Valittiin Innfactrin Dynasty -tiednhjausjärjestelmä Tekijätiedt ja/tai esityksen nimi 5

6 Käyttöönttprjekti Käyttöönttprjekti alitettiin 11/2011 Tavite: asentaa, kuluttaa ja käyttöönttaa Dynasty Tiednhjausjärjestelmä Espn kaupungille Sekä tteuttaa uuteen versin Espn vaatimusmäärittelyissä esitetyt timinnallisuudet, jita ei llut timittajan valmiissa tutteessa (versi 1.2) Prjektin kknpan : prjektiryhmä, hjausryhmä Prjektin kest 11/2011-5/2012 Prjektiryhmän kkuksia: 5 kpl, hjausryhmän kkuksia: 2 kpl Järjestelmän asennus 12/2011, versi Käyttäjäkulutus Tietjen syöttö TOJ:n vitiin alittaa heti Tietjen syötössä testattiin myös Innfactrin eams-lukijaa Espn vaatimusmäärittelyjen mukaisen järjestelmän (versi 1.3) asennus maaliskuussa 2. Käyttäjäkulutus 1. käyttööntttestaus, järjestelmän timinnallisuuksien testaus, infrminti havaituista virheistä 2. käyttööntttestaus, 1. testauksessa havaittujen virheiden krjausten testaus Järjestelmän dkumentaatin, käyttööntn ja timituksen hyväksyntä 5/2012 Prjekti tteutui hyvässä yhteistyössä timittajan kanssa Pysyttiin aikataulussa Timittaja humii esitettyjä muutksia tai lisäyksiä timinnallisuuksiin Järjestelmän sertifiinti prjektin aikana 6

7 Nykytila tilanne käyttööntn jälkeen TOJ:ää ei lla vielä liitetty peratiivisiin tietjärjestelmiin TOJ ja D360 (asianhallinta) integraatiprjekti alkaa vuden 2013 alkupulella TOS-laadinta Espssa TOS:n laadinta alitettu 2011 keväällä Ensin KA:n exceleille Asennuksen jälkeen laadinta TOJ:n Innfactrin eams lukijan käyttö käyttöönttprjektin yhteydessä TOJ-käyttäjiä eli TOS-laatijita 12, pääkäyttäjiä 2, kaikilla kaupungin työntekijöillä pääsy järjestelmään Timialjen asiakirjahallinnn suunnittelijat laativat TOS:aa man timialansa salta Asiakirjahallint vastaa kaupungin yhteisten prsessien TOS-laadinnasta TOS-laadinnan tukena TOS-ryhmä Käy lävitse laadintaan liittyviä kysymyksiä, ngelmia jne. Laatii timintahjeita, -tapja jne. Jakaa kkemuksia Tekijätiedt ja/tai esityksen nimi 7

8 Kysymyksiä? Kysymyksiä vi lähettää myös sähköpstiin: Kiitksia mielenkiinnsta! Tekijätiedt ja/tai esityksen nimi 8