TOIMINNAN JA TALOUDEN OHJEET

Transkriptio

1 Sumen Lins-liitt ry TOIMINNAN JA TALOUDEN OHJEET Kuvernöörineuvst n kkuksessaan hyväksynyt nämä hjeet, jtka sitvat Lins-liitt ry:n hallitusta, timialja, työryhmiä, pääsihteeriä ja liitn työntekijöitä. Sisällysluettel Timinnan ja taluden kaavi, s.1 Taludellinen päätöksentek-ikeus, s. 2 Hankintahje, s. 3 Piirirahahje, s. 4 Timialahje, s. 5 Matkustussääntö, s. 11 Laskentasääntö, s. 14

2 Taluden kaavi Lins-liitt Hallint Aktiviteetti Kansainväliset ja valtakunnalliset aktiviteetit Nurisvaiht Quest Kummilapsirahast Sri Lanka-rahast Krttirahast Katastrfirahast Lerahast Punainen Sulkarahast Sumi jhtn rahast Hallint Kiinteistö Julkaisut Hallint Hallinnn aktiviteetit Lehti Tarvikem. Kkukset Kkukset 1

3 TALOUDELLINEN PÄÄTÖKSENTEKO-OIKEUS Taludellisissa päätöksentekasiissa tulee ttaa humin Sumen Lins-liitt ry:n sääntöjen ja hjesäännön määräykset. 1. Talusarvin sisältyvät ment Käyttötalusment Pääsihteeri hyväksyy liitn timinnasta aiheutuvat ment. Liitn puheenjhtaja hyväksyy pääsihteerin ment. Käyttömaisuushankinnat Hallitus päättää pääsihteerin esityksestä käyttömaisuushankinnista. 2. Talusarvin sisältymättömät ment Talusarvin laatimisvaiheessa tulee tavitteena lla, että kaikki menerät tetaan humin. Mikäli timintakauden aikana tulee ennalta arvaamattmia meneriä, vi hallitus tehdä päätöksen eurn ja pääsihteeri eurn saakka kskemaan yhtä tapausta kerrallaan. Talusarviylitykset perusteluineen tulee saattaa kuvernöörineuvstn tiedksi. Edellä mainittuja summia suuremmista ylityspäätöksistä tekee päätökset kuvernöörineuvst hallituksen esityksestä. 3. Talusarvin seurantavastuu Hallitus vastaa liitn talusarvin tteutumisesta. Pääsihteeri hitaa liitn talutta ja vastaa siitä, että hallitus saa kkuksissaan tiedn talusarvin tteutumisesta. Kuvernöörineuvst valv liitn talusarvin tteutumista. Se saa kkuksissaan katsauksen liitn taludellisesta tilanteesta ja talusarvin tteutumisesta. 4. Muita taludelliseen päätöksentek-ikeuteen liittyviä asiita Lutntt Lutntsta ja liitn maisuuden panttaamisesta päättää kuvernöörineuvst hallituksen esityksestä. Kiinteistön st ja myynti Kiinteistön ststa ja myynnistä päättää vusikkus kuvernöörineuvstn esityksestä. Sijitukset Hallitus tekee päätöksen mahdllisten sijitusten tekemisestä ja sijitusten käytöstä. Käteisvarat Käteisvarjen taludellisesta käytöstä päättävät liitn puheenjhtaja ja pääsihteeri yhdessä. Pankkitilit Pankkitilien avaamisesta ja niiden käyttövaltuuksista päättää hallitus. 2

4 5. Vahvistaminen ja muutkset Tähän hjesääntöön myöhemmin tehtävät lisäykset ja muutkset vahvistaa kuvernöörineuvst liitn hallituksen esityksestä. KVN/ / 62, muuts KVN HANKINTAOHJE 1. Yleistä Tätä hankintahjetta svelletaan Sumen Lins-liitt ry:n sekä sen asettamien pysyvien ja tehtäväkhtaisten timialjen sekä työryhmien tarvikkeiden ja palvelujen hankintaan. Tavitteena n hankkia Liitlle kknaisuuden kannalta edullisimmat tutteet ja palvelut. Hankintjen tulee perustua pääsääntöisesti kirjallisiin tarjuksiin, jnka vi antaa sähköisesti. Kiireellisissä tapauksissa ja pienempien hankintjen llessa kyseessä vidaan tarjus antaa suullisesti, jllin tarjuksen pyytäjän n itse dkumentitava tarjus heti. Liitn jäsenistöön kuuluvia eri aljen asiantuntijita käytetään tarvittaessa apuna hankintaneuvtteluissa. Kertaluntisten hankintjen hyväksyminen: Hankinnat 8000 eurn saakka hyväksyy liitn pääsihteeri Yli 8000 eurn hankinnat hyväksyy liitn hallitus 2. Tarjuspyynnöt Kirjallista tarjuspyyntömenettelyä n käytettävä ensimmäisessä khdassa mainittuja pikkeuksia lukuun ttamatta. Tarjus n pyydettävä vähintään klmelta timittajalta, millin mahdllista. Yhden timittajan ja erikistavaran salta hintatasn khtuullisuus selvitetään muulla tavin. Tarjuspyynnön sisältö: tarjuksen pyytäjä tarjuksen jättöaika, n annettava timittajalle khtuullinen käsittelyaika erittely tavarasta tai palvelusta (materiaalit, mitat, määrät, säännöt jne.) timitusaika, -paikka ja -tapa mikäli piirustuksia tarvitaan, n mainittava niiden sitvuudesta lisätietjen antajat tarjukset tulee pyytää siten, että ne vat vertailukelpisia laadun varmistus 3. Tilaus Tilauksen tekemisen perusteena vat tarjuspyynnöt ja saadut tarjukset. Kaikki tilaukset pyritään tekemään kirjallisesti. Puhelintilaukset tilauksen tekijä dkumenti heti. Tilauksen sisältö: timittaja yhteystietineen päivämäärä ja ketkä spivat, tilaaja/timittaja timitusaika kuljetustapa, mikäli tilaajan maksettava timituseht, humiiden mahd. vakuuttaminen maksueht mahdllinen hintjen sidnnaisuus (Pyrittävä aina spimaan kiinteä hinta) tilauksen sisältö, tarkka erittely ja määrät hinta/yksikkö 3

5 arvnlisämerkintä takuut (kneet, laitteet, 12/24 kk) muut ehdt 4. Timitusten tarkastaminen ja hyväksyminen Tavaran tullessa henkilö, jka ttaa tavaran vastaan kuljetusvälineestä: 1. Tarkastaa, että tavara n rahtikirjan mukaan ikeassa paikassa 2. Tarkastaa pakkauksien kunnn ja kllimäärän, js näissä humautettavaa, n rahtikirjaan aina tehtävä merkintä virheestä. 3. Kuittaa rahtikirjan ja ttaa asiakkaalle jäävän kappaleen 4. Pakkaukset avataan, tavaran määrä lasketaan ja kunt tarkistetaan mikäli humautettavaa, tehdään reklamaati tavara käyttökieltn, kunnes timenpiteistä svittu 5. Lähetyslistan päiväys ja allekirjitus Palvelua vastaantettaessa: 1. Tarkastetaan, että työsurite n tehty svitussa laajuudessa 2. Tarkastetaan, että suritteen laatu n tilauksen mukainen js laadussa tai laajuudessa n humautettavaa, tehdään reklamaati 3. Kuitataan timittajan työmääräin, kun tarkastettu, että tuntimäärä vastaa tehtyjä tunteja KVN PIIRIRAHA JA SEN KÄYTTÖ (alkaen ) Piiriraha n nin 50 eura/klubi krjattuna piirirahan jakperusteissa esitetyllä lsuhdekertimella eli yhteensä n eura. (OSK A 1.1, B 1.0, C1.1, D 1.3, E1.0, F 1.3, G 1.3, H 1.5, I 1.6, K 1.4, L 2.1, M 1.2, N 1.0, O 1.3). Kts. piirirahan jakesitys. Piiriraha maksetaan syyskuussa piireille. Piirirahan käyttö Tämä hje kskee vain piirirahaa, ei muita varja, jita piiri n hankkinut tai saanut. Piirikuvernööri vastaa piirirahan käytöstä hyväksytyn piirirahan puitteissa. Piirirahaa vidaan käyttää vain seuraaviin kuluihin: 1. Piirikuvernöörin matkakulut liitn matkustussäännön mukaisesti: sallistuminen piirin kkuksiin ja eri tilaisuuksiin (esim. kulutus, MJ jne) sallistuminen klubien vusijuhliin sallistuminen kutsuttuna klubien järjestämiin tilaisuuksiin sallistuminen liitn vusikkukseen sallistuminen uuden klubin perustamiseen sallistuminen nurisleirin tilaisuuksiin sallistuminen piirijan muuttamiskkuksiin Varapiirikuvernöörin vastaaviin matkakuluihin kun hän timii tilaisuuksissa DG:n sijaisena 4

6 Piirikuvernöörin pulisn matkakulut niihin klubien vusijuhliin, jiden matkakuluja ei päämaja krvaa DG:lle. 2. Piirin timintakulut: piirin juhlaan sallistuvan liitn edustajan muut kuin matkakulut palkinnt, huminsitukset ja muistamiset nurisvaihdn hallintkulut, mikäli niitä ei krvata liitn timesta kkuspaikkjen vukrat, kkustarjilut, ym. kulut piirin ulkpulisten asiantuntijiden ja esiintyjien khtuulliset palkkit ja matka- ja majituskulut kurssitunnukset (slmi ja huivi) DG:lle, IPDG:lle, VDG:lle ja CS/CT:lle, sekä DG-kurssin päätöksen mukaiset k. tunnukset liitn jhdlle. (Susitus: CC, VCC, IPCC, MD-jhtajat, ID, GS) rekrytintitilaisuuksien kulut hallint-, timist- ja tiedtuskulut piirihallituksen jäsenten matkakulut liitn järjestämiin kulutus- ja seminaaritilaisuuksiin mikäli liitt ei niitä krvaa piirihallitusten jäsenten matkakulut piirihallituksen kkuksiin sellaisissa piireissä jissa n tdella pitkät etäisyydet DG:n päätöksellä yksittäisen piirihallituksen jäsenen/timijan matkakuluihin, mikäli hänen tehtävänsä edellyttää tavanmaista enemmän matkustamista, esim. kuluttaja jne. Piirihallituksen jäsenten matkakrvaus vi lla enintään liitn matkustussäännön mukainen, usein pienempi kska krvausten pitää pysyä myönnetyn piirirahan puitteissa Piirirahaa ei saa käyttää seuraaviin kuluihin: niihin piirikuvernöörin ja piirin kuluihin, jtka vat krvattavia päämajan timesta. (ei myöskään ertusta jka syntyy SLL:n matkustussäännön ja päämajan krvauksen välillä, eikä ertusta jka syntyy tdellisen kustannuksen ja päämajan krvauksen välillä) Melvin Jnes jäsenyyksiin Arne Ritari-killan jäsenyyksiin Piirikuvernööri ja piirin rahastnhitajan tulee laatia piirin timinnan tulista ja kuluista kirjanpit, jsta ilmenee myös piirirahan käyttö. Kirjanpit tulee esittää pääsihteerille seuraavan elkuun lppuun mennessä j ennen tilintarkastajien lausuntja. Muuta: Arne Ritari-säätiön piirille myöntämien palkint- ja apurahjen käytöstä tulee piirin ARS-timikunnan spia etukäteen piirikuvernöörin kanssa. KVN 5/11-12 TOIMIALAOHJE ( alkaen) Sumen Lins-liitt ry:n timinnt kstuvat timialista ja työryhmistä, jtka vat tiettyä asiaa varten perustettuja. 1. JOHTAMISPERIAATTEET Tavitetila Hallitaan timinnan kknaisuuksia Jhdetaan timintaa kustannustehkkaasti Timinnassa tteutetaan kestävän kehityksen periaatteita 5

7 Timinnassa tteutetaan jatkuvuuden periaatteita Lins-liitn asiista ja timinnasta päättävät: Vusikkus Lins-liitn päätökset Kuvernöörineuvst (KVN) Tekee ehdtukset vusikkukselle Tekee päätökset hallituksen esitysten phjalta Valitsee pääsihteerin ja timialajhtajat (MDC) Valitsee järjestäytymiskkuksessaan tulevan kauden hallituksen DG- ja PDGjäsenet Hyväksyy ja nimittää Lins-liitn timialat ja niiden puheenjhtajat malle timintakaudelleen. Asettaa työryhmät ja nimittää niiden puheenjhtajat Hyväksyy ja nimittää timialjen ja työryhmien jäsenet hallituksen ehdtuksen phjalta Hallitus Tekee esitykset KVN:lle Päättää timivaltansa puitteissa liitn timintaan liittyvistä asiista ja vastaa liitn taludesta Valitsee prjektit ja nimittää niiden puheenjhtajat ja jäsenet. Valv timialjen, työryhmien ja prjektien timintaa ja määrittää krvausperusteet. Kaikki timialat, työryhmät ja prjektit tekevät esityksensä hallitukselle. Antaa susitukset timialajhtajaksi (MDC) ja työryhmien puheenjhtajiksi Valitsee liitn timistn henkilökunnan ja LION-lehden timittajat Nimittää Arne Ritari säätiön hallituksen jäsenet Timialat ja työryhmät Tteuttavat ja päättävät man timialansa tehtävät hallituksen hyväksymän suunnitelman mukaisesti Tekevät raprtin ja esityksiä hallitukselle tai työryhmänä malle timialalleen Pitää KVN:n tietisena timialan tilanteesta Puheenjhtaja Nimittää LION-lehden timitusneuvstn puheenjhtajan ja jäsenet Nimittää päämajan esittämien työryhmien puheenjhtajat ja/tai jäsenet 2. TOIMIALA- JA TYÖRYHMÄRAKENNE SEKÄ PUHEENJOHTAJIEN TOIMINTAKAUDEN KESTO JÄSENYYS Jäsenjhtaja (MDC) Ohjausryhmän puheenjhtaja (timiaika enintään 3 vutta) ja enintään 4 jäsentä sekä vusittain vaihtuva DG-jäsen Tukee jäsenhankintaa, jäsenten pysymistä ja klubien perustamista ttaen humin uudistuvan linstiminnan periaatteet, klubien kehittämisprsessin (CEP) ja kuluttamalla riittävästi paslineita piireihin Käynnistää paikallisia jäsenhankinnan ja uusien klubien perustamisprjekteja Tteuttaa kansainvälistä jäsenhjelmaa Timii yhteistyössä piirikuvernöörien ja piirien jäsentimikuntien puheenjhtajien kanssa 6

8 Tukee pulistimintaa sekä kannustaa ja edistää pulisiden liittymistä lin-jäseniksi Tiedttaa jäsenhjelmasta leijnille yhteistyössä kulutus- ja viestintätimialan kanssa KOULUTUS Kulutusjhtaja (MDC) Ohjausryhmän puheenjhtaja (timiaika enintään 3 vutta) ja 3 jäsentä sekä vusittain vaihtuva DG-jäsen Järjestää kulutusta linstehtäviin Järjestää jhtajuuskulutusta Järjestää muutsvalmennuskulutusta ttaen humin uudistuvan linstiminnan sisällön Järjestää Leadership Instituutteja Tukee jäsenhjelmaa ja siihen liittyvää kulutusta Tiedttaa kulutuksesta leijnille yhteistyössä jäsenyys- ja viestintätimialan kanssa VIESTINTÄ Viestintäjhtaja (MDC) Ohjausryhmän puheenjhtaja (timiaika enintään 3 vutta) ja muut jäsenet liitn pääsihteeri ja tiedtussihteeri. Kussakin alatyöryhmässä n puheenjhtaja, jlla n apunaan yksi tai kaksi asiantuntijaa. Tukee linstiminnan tunnettuuden lisäämistä, jäsenhankintaa ja ikean linskuvan välittämistä (linsbrändi) Laatii Lins-liitn viestintästrategian sekä valv sen tteuttamista Pitää yhteyttä yhteistyökumppaneihin Timii tiiviissä yhteistyössä yhteisösuhteet-työryhmän kanssa Vastaa valtakunnallisten linstilaisuuksien tiedttamisesta Tukee prjektien tiedttamista Ohjaa ktisivujen sisällön ajanmukaisuutta ja kehittämistä Työryhmät LION-lehden timitusneuvst Puheenjhtaja ja kaksi jäsentä, jtka Lins-liitn puheenjhtaja nimittää Timii päämajan Editrial Plicyn mukaan Lisäksi yksi ID n mukana viran pulesta Vastaa LION-lehden timitusaikatauluista, sisällön seurannasta ja valmistelee painpaikan tarjuspyynnön Tukee timittajien työtä ja tekee esityksiä lehden kehittämisestä Suunnittelee ja tekee päätösehdtuksia LION-lehden taludesta Netti Puheenjhtaja (timiaika enintään 3 vutta) ja yksi jäsen sekä liitn tiedtussihteeri Tukee kaikkien timikuntien ja työryhmien timintaa ktisivuihin liittyvissä teknisissä asiissa Internetsivujen tekninen ylläpit Vastaa internet-timinnan hjeen ylläpidsta PALVELU JA VARAINHANKINTA Palvelujhtaja (MDC) Ohjausryhmän puheenjhtaja (timiaika enintään 3 vutta) ja jäseninä sihteeri ja GS Työryhmät, jäseninä puheenjhtaja, sihteeri ja tarvittava määrä muita jäseniä Yhteisösuhteet - Puheenjhtaja, GS ja 3 jäsentä 7

9 - Kannatusjäsenhankinta - Yhteistyö yritysten, yhteisöjen ja viranmaisten kanssa yhteistyössä Linsliitn jhdn kanssa - Yhteistyö keskusliitttasisten järjestöjen kanssa Krttityöryhmä Lins-liitn julukrtit Lins-liitn muut krtit Sri Lankan työryhmät, Rathnapuran silmäsairaala-prjekti, puheenjhtaja ja 7 asiantuntijaa Sri Lankan Lins-ystävien seura, puheenjhtaja ja 7 jäsentä Kummilapsiprjekti, puheenjhtaja ja 2 jäsentä Tukee lasten kulunkäyntiä valituilla maantieteellisillä alueilla Auditinti, erikseen määritelty klubien timinta LCIF Puheenjhtajana päämajan nimittämä LCIF-krdinaattri (timiaika 3 vutta) Jäseninä piirien LCIF-puheenjhtajat Katastrfitiminta/ALERT-työryhmä Jäsenet CC, GS, kv. suhteiden puheenjhtaja, LCIF-krdinaattri, ja DGjäsen Linien ympäristöhjelmat (Green Team) Invalidiliitn palveluprjekti Muut mahdlliset työryhmät tai prjektit (esim. verilmitus verkssa, Lasten turvapäivä, uudet varainhankintatavat) NSR-yhteistyö ja aktiviteetit - Phjismainen IR-yhteistyö NUORISOTYÖ Nuristyön työryhmien puheenjhtajat Nuristyönjhtajaa ei valita erillisenä. Työryhmien jäsenten määrä n puheenjhtaja ja kaksi (2) jäsentä, paitsi nurisleiri- ja -vaihttyöryhmässä, jssa jäseninä vat kaikkien piirien puheenjhtajat. Asiantuntijita vi käyttää. - Työryhmät Lins Quest -työryhmä Krdini ja markkini Lins Quest kulutusta leijnille, kuluille, kulujen pettajille, kuntasektrille, petusalalle Puheenjhtajan timikausi kestää 3 kautta ja jäsenten timikausi 1 3 kautta - puheenjhtaja, LQ-CD - LQ-krdinaattri - kuluttajien edustaja - pääsihteeri Lins Questiä tteutetaan marahitteisesti Laatii seuraavan kauden talusarvin helmikuun hallituksen kkukselle Piirikuvernöörin tulee valita piirin Quest-timinnan jhtajaksi aktiivisesti timiva lin, jka n petus- tai kasvatusalan markkinintia saava lin Vastuu n minun timinta sisältyy työryhmän työskentelyyn Letiminta Puheenjhtaja, LeD (timiaika 3 vutta), 2 leedustajaa, piirin leneuvjien edustaja ja DG-jäsen Kehittää leijnien ja lejen yhteistyötä 8

10 Tukee lejen palvelutimintaa Piirikuvernöörin tulee valita piirin letiminnan jhtajaksi aktiivisesti timiva lin Nurisleiri ja vaiht Puheenjhtaja, YCED (timiaika 3 vutta), ja piirien timikuntapuheenjhtajat Kehittää nurisvaihtverksta Neuvttelee nurisvaihdn matkajärjestelyistä Hitaa lähtevän ja saapuvan nurisvaihdn Vastaa nurisvaihtn liittyvästä kansainvälisestä yhteistyöstä Ohjaa nurisleirien järjestämistä ja vastaa leirien jhtajien valmentamisesta SKEBA nurten bändiskaba Puheenjhtaja ja klme jäsentä, jista yksi n asiantuntija Järjestää valtakunnallisen nurten bändikilpailun TOIMINNAN JA TALOUDEN SUUNNITTELUTOIMIKUNTA Suunnittelee liitn strategiaa sekä pitkän tähtäyksen timintaa ja talutta Laatii timintasuunnitelman ja talusarvin seuraavalle kaudelle Tukee tulevan kauden timinnan valmistelua tulevan puheenjhtajan apuna Jäsenet VCC puheenjhtaja IPCC varapuheenjhtaja Pääsihteeri ID tai PID PCC tai PDG (3 vutta) DG-jäsen PCC-TOIMINTA IPCC puheenjhtaja PCC:t ja PID:t tukevat puheenjhtajista sekä edistävät Lins-aatetta PCC:eiden saamista hyödynnetään timialjen ja työryhmien timinnassa Timii lausunnn antajana sekä linstiminnan kehittämisessä että III- ja suurruusukkeen myöntämisessä. Oikeus esittää palkitsemisia Liitn hallitus tai puheenjhtaja kutsuu vusittain kaikki liitn entiset puheenjhtajat tiedtus- ja keskustelutilaisuuteen liitn timinnasta maaliskuussa sekä vusikkuksen yhteydessä pidettävään tapaamiseen Sumi jhtn Tehtävä: kv. presidentin viran saaminen Sumeen Kansainväliset suhteet Puheenjhtaja ID tai PID, kutsuu tarvittaessa asiantuntijita prjektitehtäviin, esim. NSRprjekteihin LCI- ja EF-raprtinti Sumen NSR-AU-jäsen; tukee yhteistyön tteuttamista Kv. vieraiden hjelmassa avustaminen Tukee klubien ystävyysklubitimintaa 3. YHTEISET TOIMINTATAVAT Timialjen puheenjhtajat (MDC:t) valitaan klmivutiskaudeksi marraskuun kuvernöörineuvstn kkuksessa. Timialjen ja työryhmien jäsenten nimeämisessä tetaan humin saaminen ja 9

11 alueellisuus. Samaan mninkertaispiirin timialajhtajan virkaan (MDC) henkilöä ei vi valita välittömästi seuraavalle kaudelle uudelleen. Yksi henkilö timii vain yhdellä liitn timialalla ja/tai yhdessä työryhmässä saman kauden aikana. Kaikki timialat ja työryhmät laativat tulevan timintakauden talus- ja timintasuunnitelmansa hallituksen huhtikuun kkukseen (pikk. Lins Quest helmikuussa). Liitn timintakertmusta varten kaikkien timialjen ja työryhmien tulee laatia lyhyt timintakertmus man timialansa ja työryhmiensä timinnasta ja lähettää se liitttimistn seuraavan kauden syyskuun lppuun mennessä. Hallitus ja kuvernöörineuvst määrittävät timialjen ja työryhmien timintavaltuudet. Timialat ja työryhmät alistavat budjetin ylittävät taludelliset päätökset hallitukselle ja kuvernöörineuvstlle. Timialat ja työryhmät tekevät tarvittaessa ehdtuksen hallitukselle timivaltuuksiensa lisäämisestä. Kaikkien työryhmien puheenjhtajien tulee esittää työryhmänsä tilanne kirjallisesti timialansa puheenjhtajalle. Timialan puheenjhtaja tekee krkeintaan yhden sivun mittaisen raprtin man timialansa ja työryhmiensä timinnasta ja lähettää sen päätösehdtuksineen pääsihteerille 10 päivää ennen hallituksen kkusta. Js hallituksen kkusta ei pidetä juuri ennen kuvernöörineuvstn kkusta em. raprtti tulee lähettää pääsihteerille 10 päivää ennen kuvernöörineuvstn kkusta. Kuvernöörineuvstn varsinaisiin kkuksiin kutsutaan hallituksen jäsenet, liitn timialajhtajat sekä erillisestä kutsusta hallituksen asettamien timikuntien ja työryhmien puheenjhtajat. Timialat ja työryhmät pitävät kautensa aikana enintään kaksi fyysistä kkusta budjettinsa mukaisesti. Puhelinkkuksia tai muilla apuvälineillä suritettuja kkuksia n susiteltavaa pitää, jtta kkuskulut pienenevät. Timialjen ja työryhmien kkuksista laaditaan pöytäkirja tai muisti, jnka puheenjhtaja ja sihteeri varmentavat allekirjituksellaan. Timiala tai työryhmä vastaa jakelusta ja lähettää allekirjitetun taltikappaleen arkistitavaksi liittn skannattuna tai sähköpstilla sitteella timist@lins.fi. Timitus vi tapahtua myös pstitse tai faksilla. Timialilla ja työryhmillä n ikeus ja velvllisuus käyttää asiantuntijita lausunnnantajina kkuksissaan man budjettinsa mukaisesti. Timialjen ja työryhmien puheenjhtajille, jäsenille ja kkukseen kutsutuille asiantuntijajäsenille suritetaan krvaus liitn kullinkin vimassa levan matkustussäännön mukaisesti. Kun käynnistetään uusi prjekti, sillä tulee lla hallituksen hyväksymä tavite, tehtävä, aikataulu ja budjetti. Prjektille määritetään sisällön mukainen asema rganisaatissa. Prjekti n aina määräaikainen. Jkainen timiala ja työryhmä tuttaa man alansa nettisivujen sisällön sekä vastaa sen ajantasaisuudesta ja ikeellisuudesta. Vastuu timialan ja sen työryhmien sisällöistä n puheenjhtajalla. Tavitteena n, että kaikkien timialjen ja työryhmien nettisivut vat ulknäöltään samankaltaisia yhtenäisen kuvan lumiseksi ulspäin). Lins-liitn pääsihteeri vastaa ktisivuille tutetun aineistn spivuudesta ja brändin mukaisuudesta. Nettityöryhmä vastaa sivujen teknisestä ylläpidsta. Liitn puheenjhtajalla (CC), varapuheenjhtajalla (VCC) ja pääsihteerillä (GS) n ikeus sallistua timialjen ja työryhmien kkuksiin. Tämän hjeen lisäksi nudatetaan Lins-liitssa vimassa levia sääntöjä ja muita hjeita. 10

12 MATKUSTUSSÄÄNTÖ 1 Vimassal Tämä matkustussääntö n vimassa lähtien tistaiseksi kaikissa Sumen Lins-liitt ry:n tehtävissä matkustettaessa ktipaikkakunnan ulkpulella ktimaassa ja ulkmailla, ellei muualla tässä matkustussäännössä le tisin määrätty. Tätä sääntöä svelletaan luttamushenkilöiden matkakustannusten krvaamiseen. 2 Käytetyt nimikkeet ja termit Seuraavassa käytetään Sumen Lins-liitt ry:stä nimitystä liitt ja Sumen Lins-liitt ry:n luttamushenkilöistä ja tehtävään nimetyistä edustajista nimitystä liitn edustaja. Kansainvälistä järjestöä Lins Clubs Internatinal (LCI) kutsutaan päämajaksi. 3 Krvaamisperusteet Liitn edustajan matkakustannusten krvaamisessa svelletaan verhallinnn vervapaita matkakustannusten krvauksia kskevia määräyksiä, ellei tässä matkustussäännössä le tisin määrätty. 4 Krvauksen saajat Liitn tehtävissä matkakustannusten krvaamiseen vat ikeutettuja, ellei kuvernöörineuvst tai hallitus tisin päätä tai ellei päämajan hjeissa tisin määrätä: 1. Liitn hallitus ja kuvernöörineuvst Päämaja krvaa sallistumisen klmeen kuvernöörineuvstn kkukseen (ne jihin kullakin kuvernöörillä n pisin matka). Liitt krvaa neljännen kkusmatkan. Piirikuvernöörin sallistumisesta vusikkukseen krvataan matkat ja 1 yöpyminen sekä ilmittautumismaksu, ellei päämaja krvaa kuluja (tällä tarkitetaan niitä tilanteita, jissa vusikkuksen yhteydessä n KVN ja se kuuluu päämajan klmen krvattavan KVN:n jukkn). 2. Liitn vusikkuksen, kuvernöörineuvstn tai hallituksen valitsemat tai määräämät liitn edustajat 3. Varapiirikuvernööreille maksetaan krvaus heidän sallistumisestaan liitn ktimaassa järjestämään erilliseen varapiirikuvernöörien (1. ja 2. VDG) ja piirikuvernöörielekti (DGe) kulutukseen, Liitn vusikkukseen sallistumisesta piirikuvernöörielekteille (DGe = 1VDG) krvataan matkat, 2 yöpymistä ja ilmittautumismaksu. 2 varapiirikuvernöörien salta krvaukset vusikkukseen sallistumisesta päätetään erikseen. Varapiirikuvernööreille (1 ja 2 VDG) maksetaan krvaus sallistumisesta kuvernöörineuvstn kkukseen, mikäli hallitus n edellyttänyt heidän sallistumistaan siihen. 4. Liitn hallituksen, kuvernöörineuvstn, tehtäväänsä hitavan kansainvälisen hallituksen jäsenen tai tehtävään nimetyn liitn edustajan pulisn matkakuluista (ei päivärahaa eikä kkuspaikan erillismatkja) vastaa liitt seuraavissa tilaisuuksissa, js liitn hallitus n niin päättänyt ja edellyttää pulisn sallistumista kyseiseen tilaisuuteen ja ellei päämaja tai kutsuja krvaa kuluja: - Liitn vusikkus, - Tisen maan mninkertaispiirin tai siihen verrattava vusikkus., - Kansainvälinen vusikkus, Eurpa Frum, NSR-kkus ja vastaavat kkukset liitn hallituksen päätöksen mukaisesti, - Mninkertaispiirin MD 107 kuvernöörineuvstn kkukset ja kulutustilaisuudet. 11

13 Varapiirikuvernöörien (1 ja 2 VDG) pulisille maksetaan krvaus (päivärahja lukuun ttamatta) sallistumisesta kulutukseen, liitn vusikkukseen tai kuvernöörineuvstn kkukseen, mikäli hallitus edellyttää heidän sallistumistaan kyseiseen tilaisuuteen. 5. Liitn timialjen, timikuntien ja työryhmien puheenjhtajat ja jäsenet sekä niiden työryhmien piirien vastuuhenkilöt, jiden sallistumista liitn hallitus n kyseiseen tilaisuuteen edellyttänyt. Päivärahaa ei makseta, paitsi vusikkuksen aikana, mikäli liitn timialjen ja työryhmien puheenjhtajat vat vusikkuksessa näytteilleasettajina tai muussa vastaavassa työtehtävässä ja pääsihteeri n etukäteen hyväksynyt laskelman päivärahaan ikeuttavista tunneista. Kansainvälisen hallituksen jäsen saa krvauksen päämajasta sallistuessaan vusikkukseen tai Eurpa Frumiin mutta NSR-kkuksen salta vain, js järjestävä maa n kutsunut hänet puhumaan kkuksessa. 5 Yleishjeita Matkakustannuksia vat liitn tehtävien hidsta aiheutuvasta matkasta syntyvät ment. Tämän matkustussäännön mukaisesti matkakustannusten krvauksena maksetaan matkustamiskustannusten krvausta ja päivärahaa tai ateriakrvausta sekä majittumis- tai htellikrvausta. Matkustaja vi hakea matkaennakka maksamiensa kustannusten salta lähettämällä ennakkmatkalaskun pääsihteerille. 6 Matkan käsite Matkakustannusten krvaukseen ikeuttavaksi matkaksi katstaan liitn tehtävien hitamista varten suritettu matka, jhn matkustavalle n annettu valtuutus. Valtuutuksen vivat antaa liitn hallitus, puheenjhtaja, varapuheenjhtaja tai pääsihteeri sekä niiden timialjen puheenjhtajat, jiden vahvistettuun talusarvin sisältyy a. kkus-, kulutus-, tapahtuma-, edustus- tai hallinnllinen tapahtuma ja siten kuin siitä n timialahjeessa määrätty. Mikäli matka ei sisälly liitn vusikkuksen vahvistamaan talusarvin tai liitn hallituksen hyväksymään ja kuvernöörineuvstn vahvistamaan lisätalusarvin, n kustannusten krvaamisesta aina ltava hallituksen erillispäätös. 7 Matkan tektapa Matka tehdään edullisinta matkustustapaa käyttäen tai niin että kknaiskustannukset vat mahdllisimman edulliset. Tällöin humiidaan myös matkustamiseen käytetty aika. Päivärahaan ikeuttava matka-aika määräytyy verhallinnn vervapaista matkakrvauksista vusittain antamassa hjeessa. Samalta paikkakunnalta tulevien tulee pääsääntöisesti käyttää samaa matkustustapaa. Mikäli kulkuneuv n henkilöaut, pyritään kulkemaan yhteisellä kuljetuksella. 8 Krvaus man kulkuneuvn käytöstä Omalla kulkuneuvlla tehdystä matkasta suritetaan matkustamiskustannusten krvausta pulet (1/2) kullinkin vimassa levan verhallinnn mukaisesta krvauksesta ajkilmetriä khden. Mikäli päämaja krvaa matkustamiskustannuksia, niin liitn varista, ml. piiriraha, ei makseta tämän spimuksen ja päämajan krvauksen mahdllista ertusta. 9 Muut krvaukset Muita matkustamiskustannusten krvauksia asiansaiselle maksetaan matkalipuista sekä hänen surittamistaan paikka- ja makuupaikkalipuista, välttämättömien työvälineiden kuljettamisesta 12

14 aiheutuneista maksuista, pysäköintimaksuista lentkentällä, htellissa tai muualla sekä muista niihin verrattavista maksuista. Taksilla, lentkneella, vukra-autlla tai muulla tavalla suritetusta matkasta krvataan kulut. Mikäli kustannukset vat pikkeukselliset, n niistä ltava aina etukäteen hallituksen päätös. Mikäli sallistujan matka-aikataulu, matkan pituus tms. syyt edellyttävät saapumista paikkakunnalle edellisen vurkauden aikana, krvataan tästä aiheutuneet tdelliset majitusment. Mikäli kuittia ei vi saada, kustannuksista tehdään erillinen selvitys. 10 Päivärahan maksaminen Päivärahjen tuntimääriin svelletaan verhallinnn vervapaita matkakustannusten krvauksia kskevia määräyksiä sillä pikkeuksella, että viimeisestä matkapäivästä maksetaan vain pulipäiväraha. Päivärahja vidaan ktimaassa tehtävistä matkista maksaa hallituksen päätöksellä. Liitn hallituksen, timialjen, timikuntien ja työryhmien kkuksiin sallistumisesta ei makseta päivärahaa, mutta hallitus tai pääsihteeri vi päättää niihin sallistuvien henkilöiden rukakulujen krvaamisesta. Päivärahan alentamisen edellytyksenä n, että asianmainen n saanut kaksi ja sapäivärahan llessa kyseessä vastaavasti yhden maksuttman tai matkalipun tai htellihuneen hintaan sisältyvän aterian. Tällöin päiväraha tai sapäiväraha maksetaan 50 % alennettuna. 11 Majittumis- ja htellikrvaus Majittumiskrvaus maksetaan velitetun standardihunehinnan mukaisesti tsitetta tai lutettavaa selvitystä vastaan. Yksityismajituksesta maksetaan valtin spimuksen mukainen yömatkaraha. Majittumiskrvauksen edellytyksenä n, että tapahtuman/kkuksen kest edellyttää majittumista. Pulisn sallistuessa tapahtumaan kuluttajana matkakrvaukset suritetaan tämän hjesäännön 4 khdan 4 perusteella ja mukaisesti. Muut matkustajat majittuvat liitn hallituksen ennen matkaa tekemän päätöksen mukaisesti. Hallituksen tulee ensisijaisesti varmistaa, että kaikki kulut pysyvät budjetin rajissa. 12 Kansainväliset vieraat Liitt krvaa kutsumiensa Lins-järjestön kansainvälisen hallituksen edustajien majitus- ja muut vierailukulut kansainvälisen järjestön matkustussääntöjen mukaan. Kansainvälinen järjestö vastaa k. vieraiden lentmatkustuskustannuksista. Liitt ei maksa muiden virallisten kansainvälisten vieraiden eikä heidän pulisidensa matkustamis- ja majituskuluja eikä päivärahaa. Muista vierailukustannuksista vastaa liitt; esim. työlunas ja -kahvit, tervetuliaistivtukset (kuten kukat ja vast.), pääsymaksut ym. vastaavat. Kansainvälisten vieraiden kutsumisesta ja kustannusten krvaamisesta päättää liitn hallitus. Sumalaisten seuralaisten (escrt) salta kulut krvataan liitlle lähetettävää matkalaskua (sis. majitus, matkat, päivärahat, ei rukailut) vastaan. Escrtien pulisiden kuluja ei krvata. Krvauksen ehtna n, että seuralainen hitaa tehtävänsä asianmukaisesti. 13 Matkalaskut ja tsitteet Matkan kustannuksista haetaan kirjallisesti krvausta liitn lmakkeella kahden (2) kuukauden kuluessa matkan päättymisestä. 13

15 Alkuperäiset tsitteet n liitettävä matkalaskuun. Pääsihteeri hyväksyy matkalaskut ja pääsihteerin matkalaskut hyväksyy liitn puheenjhtaja. 14 Esiintymispyynnöt (ktimaa) Liitlle sitetut puhujakutsut klubien juhliin, piirien vusikkuksiin sekä merkittäviin (yhteis-) aktiviteetteihin sitetaan pääsihteerille. Matkustuskustannuksista vastaa liitt ja mahdllisista majitus- ja muista kustannuksista kutsuja eli asianmainen klubi tai piiri, ellei liitn hallitus tai pääsihteeri tisin päätä. 15 Samanaikaiset tilaisuudet ja tistuvat matkat Krvausta maksettaessa tapahtumaan, kkukseen, kulutus- ja/tai edustustilaisuuteen tai vastaavaan sallistuvan matkaa käsitellään yhtenä (1) edestakaisena matkana, mikäli: - matka-ajankhtana samassa matkakhteessa tai matkareitin varrella n useampi kuin yksi (1) samanaikainen (samana päivänä leva) tapahtuma, kkus, kulutus- ja/tai edustustilaisuus tai muu vastaava tapahtuma, jhn krvaukseen ikeutettu sallistuu. - matka-ajankhtana samassa matkakhteessa tai matkareitin varrella n useampi kuin yksi (1) paikallisesti (vierekkäisillä paikkakunnilla) sekä ajallisesti (peräkkäisinä päivinä) tisiaan lähellä leva tapahtuma, kkus, kulutus- ja/tai edustustilaisuus tai muu vastaava tapahtuma, jhn krvaukseen ikeutettu sallistuu. 16 Matkjen yhdistäminen Js liitn edustaja luttamustehtävää hitaessaan tai sallistuessaan liitn hallituksen hänelle määräämään tehtävään n jäsenenä tai sallistuu myös muihin liitn tilaisuuksiin, kuten timikuntien kkuksiin, n kkukset/tilaisuudet/valmennukset järjestettävä mikäli mahdllista samassa paikassa ja yhtäjaksisesti matkakustannusten säästämiseksi. Tällöin nudatetaan edellä khdassa 16 Samanaikaiset tilaisuudet ja tistuvat matkat levaa krvaussääntöä. 17 Matkustamista kskevat spimukset Liitn hallitus hyväksyy ja kuvernöörineuvst vahvistaa timikausittain tistuvasti käytettävien majituslaitsten ja matkja järjestävien matkatimistjen spimukset viimeistään viimeisessä timintakautta edeltävässä kuvernöörineuvstn kkuksessa. Tistuvasti käytettävien majituslaitsten ja matkja järjestävien matkatimistjen spimukset valmistelee ja esittelee pääsihteeri. 18 Tämä matkustussääntö n hyväksytty kuvernöörineuvstn kkuksessa Kuusamssa LASKENTASÄÄNTÖ Laskentasääntöön kuuluvat seuraavat asiat: Kirjanpit ja kustannuspaikat (KP) Uuteen raprtintijärjestelmään, jssa tarkistetut ja täsmennetyt kustannuspaikat n tettu humin, siirrytään alkaen. Kustannusten hjaus kustannuspaikille Työvimakustannusten jyvittäminen työajan seurannan phjalta tteutetaan alkaen. Raprtit Tilitimist hjeistetaan tekemään raprtit Timinnan ja taluden kaavin phjalta. 14

16 Raprtit tetaan kuukausittain siten, että hallitus saa tulslaskelman hallinnn ja aktiviteettien salta. Operatiivinen jht (CC, GS) saa yksityiskhtaiset raprtit. Raprtintiin sisällytetään kassavirtalaskelma. Tteutuneita kustannuksia vertaillaan kuukausitasn budjettiin, jssa jäsenmaksut ja pistt n jakstettu tasaisesti kk timintavudelle. Tulsbudjetti kk-taslla Laaditaan tulsbudjetti, jka syötetään kirjanpitn vertailutiedksi (ks. edellä). Kassavirtalaskelma kk-taslla Tuls- ja rahituslaskelma 1-5 vudelle Liitn talusarvin laatiminen Talusarvi = taludellisen tavitteen sisältävä numeerisessa mudssa leva timintasuunnitelma Katstaan edellisen kauden tilinpäätöksestä eri timialjen, työryhmien ja yhteistyöprjektien sekä muiden aktiviteettien salta tteutuneet luvut, jista tehdään raamit seuraavan timintakauden budjetin laatimista varten. TTST ja pääsihteeri laativat raamit, jtka hallitus hyväksyy, ja ne timitetaan laadintahjeineen työstettäviksi eteenpäin eri timialilla, työryhmissä ja muissa aktiviteeteissa. Talusarvin tteutumisen seuranta Edellisen kauden tilinpäätöksen phjalta seurataan talusarvin tteutumista, minkä phjalta laaditaan tammikuussa päivitetty talusennuste lpputimintakaudelle. Talusennusteen phjalta tehdään tarvittaessa lisätalusarvi, jka sisältää rahitussuunnitelman. Pääsihteeri hulehtii palautteen antamisesta eri timialille, työryhmille, yhteistyöprjekteille ja muille aktiviteeteille talusarvin salta. 15