VUODEN 2018 TALOUSARVION JA TOIMINTASUUNNITELMAN LAADINTA

Transkriptio

1 1 VUODEN 2018 TALOUSARVION JA TOIMINTASUUNNITELMAN LAADINTA 1. Yleistä Kuntayhtymän perustamisen lähtökohta on ollut pyrkimys hallittuun kustannuskehitykseen Talousarvion laadinnan lähtökohtana on toiminnan tehostaminen: - Hyödynnetään säästömahdollisuudet (resurssien yhteiskäyttö, päällekkäisten resursointien purkaminen) sekä - Pyritään hillitsemään kustannusten kasvua parantamalla palvelujen laatua ja vaikuttavuutta (ennaltaehkäisevä, terveyttä edistävä ja omaa vastuuta lisäävä toimintatapa; palveluohjaus ja asiakkaiden saavuttaminen ajoissa; oikea hoidon porrastus, oikea-aikainen palvelu ja kevyemmät palvelurakenteet) Jäsenkuntien maksuosuuden kokonaiskasvu - Jäsenkuntien lausunnot kasvuraamista on pyydetty jättämään Kasvuraamia tarkennetaan, kun lausunnot kaikilta kunnilta on saatu. - Ostetun erikoissairaanhoidon (KYS) osalta kasvuraamia tarkennetaan, kun lausunnot kaikilta kunnilta on saatu. Järjestämissuunnitelman laadinta - Järjestämissuunnitelman päivitys tehdään yhtä aikaa talousarvion valmistelun kanssa - Palvelurakenteen muutosesitykset kirjataan Maisemamallin suurtuotteittain järjestämissuunnitelmaan - Talousarvion laadinnassa huomioidaan toiminnallisten muutosten vaikutus Palvelusopimukset - Talousarvioehdotuksen eurot kaadetaan Maisemamalliin ja Opiferukseen, joissa yhdistetään eurot ja arvioidut suoritemäärät - Maisemamallin ja Opiferuksen tietokannasta saatava tilauslomake on pohja jäsenkuntien palvelusopimuksille ja peruste jäsenkuntien maksuosuusarvioille - Tilauslomakkeeseen kirjataan myös keskeiset toiminnan muutokset 2. Raamin valmistelu Vastuualueet ovat arvioineet mahdollisuudet toiminnallisiin muutoksiin Maisemaraportin huomiot sekä kuntayhtymän strategia - Muutosesitykset järjestämissuunnitelmaan - On kirjattu muutosten vaikutus raamiin (oma tehtäväalue, vaikutukset muilla tehtäväaluilla); arvio eurot/suoritteet Muutosten edellyttämät investointitarpeet on kirjattu ja tarveselvitys laadittu Kuntayhtymän toiminnan turvaaminen, toiminnallisten muutosten sekä tuottavuuden lisäystoimenpiteiden toteuttaminen edellyttävät toimitilojen uudelleen järjestelyä sekä investointeja (TerveysKampus-hanke). TerveysKampus-hankkeen toteutuksesta päätetään erikseen. On myös kirjattu muut tiedossa olevat muutostarpeet - Muutokset lainsäädännössä - Palvelutarpeen muutokset, tilinpäätös 2016, kk-raportit 1-3/2017, kehityskeskustelut ja saadut palautteet

2 2 Kuntayhtymän laajennettu johtoryhmä kokosi vastuualueiden muutosesitykset työseminaarissa Ensimmäisessä kuntakokouksessa (talousseminaari) esiteltiin toiminnan tehostamistoimenpiteet ja talousarvioon tulevia keskeisiä muutoksia Jäsenkunnat antavat lausunnot kuntayhtymälle annettavasta rahoitusraamista Yhtymähallitus antaa talousarvion laadintaohjeet Talousjohtaja tai muu toimitusjohtajan määräämä henkilö täydentää laadintaohjetta jäsenkunnilta saatujen lausuntojen pohjalta. 3. Muut valmistelutehtävät Vuoden 2018 kustannuspaikka- ja tulosyksikkörakenteen muutokset Muutokset on ilmoitettava Eija Miettiselle viimeistään Raindance-budjetoinnin tietojen syöttäjät Mikäli vastuualueella vaihtuvat Raindance-budjetoijat, uudet henkilöt on ilmoitettava käyttäjätunnusten tekemistä varten Eija Miettiselle (työntekijän nimi, käyttäjätunnus sekä kustannuspaikat, joille syöttää tietoja) Talouspalvelut kouluttaa tarvittaessa uudet budjetoijat kesäkuussa. Talouspalvelujen budjettiohjeet, mm. tilikartta ja kustannuspaikkaluettelo, tallennetaan intran työtilaan (hallinto- ja tukipalvelut =>Talousarvio =>Tiedostot =>Ohjeet) Talousarvion laadinta Valmistelu 1. vastuualueen johtajat vastaavat talousarvion valmistelusta 2. toiminnallisten muutosten valmistelutyössä on hyvä hyödyntää Maisemamallin resurssitaulukoita ja Opiferusta (palvelutarve, suoritteet, yksikköhinta) Talousarvion 2018 laadinta aloitetaan sillä oletuksella, että kustannusten kasvu vuoden 2016 vertailukelpoiseen tilinpäätökseen nähden voi olla maksimissaan 1,0 %. Vastuualuejohtajat vastaavat siitä, että talousarvio ei ylitä annettua raamia ellei toimitusjohtajan ja talousjohtajan kanssa ole resurssien strategian mukaisen kohdentamisen vuoksi sovittu toisin. Jokainen vastuualue, tehtäväalue ja tulosyksikkö laativat omat konkreettiset ja mitattavat tavoitteensa seuraavien kategorioiden alle: 1. Potilas- ja asiakasturvallisuus 2. Henkilöstö 3. Vaikuttavuus, laatu, saatavuus 4. Kustannustehokkuus Tavoitteet ja mittarit tallennetaan intran työtilassa olevalle pohjalle. Potilas- ja asiakasturvallisuus- sekä henkilöstötavoitteet raportoidaan vastuualueittain kuntayhtymän yhteisessä taulukossa, johon vastuualueet tallentavat mittarit.

3 3 Jokainen vastuualue, tehtäväalue ja tulosyksikkö - määrittää mittarin kullekin tavoitteelle siten, että tilikauden aikana voidaan todeta, onko tavoite saavutettu - seuraa säännöllisesti, tyypillisesti kuukausittain, mittareiden avulla tavoitteiden toteutumista - jos tavoitteessa ei olla, sopii aikataulutetuista korjaavista toimenpiteistä (kuka, mitä ja milloin) Vastuualuejohtaja vastaa siitä, että tavoitteet ovat linjassa kuntayhtymän ja vastuualueen tavoitteiden kanssa. Vastuualueet esittelevät talousarvioluonnoksensa budjettipäällikölle ja talousjohtajalle ennen vastuualueen talousarvion viimeistä valmistumispäivää. Vastuualuejohtaja on ennen esittelyä varmistunut, ettei vastuualueen talousarvio ylitä annettua raamia. Talousarvion suunnittelussa käytetään apuna - TP 2016, TA 2017 ja 1-6/2017 toteuma - puolivuosiraportti ja Maisemaraportti järjestämissuunnitelma ja kuntayhtymän strategia Pohja talousarvion henkilöstökuluille - vakinaisten palkat on ajettu Populuksesta kesäkuun alkupuolella Talousarviotietojen syöttäminen - tietojen kirjaaminen Raindance-budjetointiin tapahtuu kustannuspaikka- ja tilitasolla - Raindance-budjetoinnissa vertailutietoina ovat tilinpäätöksen 2016, talousarvion 2017 ja toteuman 1-3/2017 luvut; jälkeen päivitetään vertailutiedoksi toteutumaluvut 1-6/ Henkilöstömenot Kunnallinen yleinen virka- ja työehtosopimus on voimassa saakka eivätkä palkkojen mahdolliset korotusprosentit ole selvillä ohjetta laadittaessa. Henkilösivukuluprosentiksi arvioidaan 21,53 % (2017: 21,99 %) - Varhe-maksuja on erääntynyt vuodesta 2012 alkaen, joten Eija Miettinen budjetoi keskitetysti kustannuspaikoille varhe-maksuihin Kevan arvion perusteella yhteensä Palkkatietojen syöttäminen Raindance-budjetointiin 1. Populuksesta ajetaan palkkasuunnittelun pohjaksi vakinaisten palkat, joihin tehdään keskitetysti palkan korotuksen ja lomarahan varaaminen 2. Esimiesten tulee tarkistaa vakinaisten palkkatietojen oikeellisuus Raindancebudjetoinnista , jolloin tulee tarkistaa myös palkan jakoperusteet eri kustannuspaikoille. 3. Niille yksiköille, jotka käyttävät sijaisena sissejä, ei varata erillisiä sijaismäärärahoja.

4 6. Muut toimintamenot Raindance-budjetoinnin info-kenttään kirjataan perusteet kustannuksille ja laskutavat. Hankintavastaavat laativat kuntayhtymän hankinnoista (tavarat ja palvelut) hankintasuunnitelman, joka vastaa taloussuunnitelmakautta ja joka on osa kuntayhtymän talousarviovalmistelua Palvelujen ostot ja avustukset - Toiminnallisten muutokset on huomioitava suunnittelussa - Sairaanhoitopiirin maksuosuudet suunnitellaan tehdyn ennusteen mukaisesti Koulutusmäärärahat (tilit 4410, 4420 ja 4425) - Vain välttämättömät koulutukset suunnitellaan - Huomioitava, että koulutusmäärärahat pitävät sisällään matkat ja majoituksen - Hallintopalvelut suunnittelee keskitetysti järjestettävät koulutukset (tili 4424) Aineet, tarvikkeet ja tavarat - Toiminnalliset muutokset on huomioitava suunnittelussa - Kalustohankinnoista (alle ) tulee olla perustelu ja selvitys määrärahatarpeesta Raindance-budjetoinnin info-kentässä Vuokrat - Vuokrattujen toimitilojen pohjakartat ja tilaluettelot ovat tarkastettavina intrassa talousarvio-työtilassa, korjaukset tehdään työtilaan. Kuntayhtymän kaikkien toimitilojen osalta Raindance-budjetointiin vienti tapahtuu keskitetysti tilapalveluissa (infokenttään tieto toimitilasta), mikäli tilan neliömäärä, vuokrasumma ja käyttötarkoitus on ilmoitettu Annakaiselle (sähköpostilla). Yksiköt vastaavat omasta budjetistaan huomioiden myös vuokrien tarkastuksen jälkeen talousarvioon viedään vain merkittävä muutos vuokrissa eli vähintään 5 % kustannuspaikan talousarvioon kirjatuista vuokrista, kuitenkin vähintään /vuosi. 7. Toimintatuotot Myyntituotot - Tuotteistus ja hinnoittelu perustuvat kustannusperusteiseen laskentaan. - Tuotteistuksen tulee olla ajan tasalla. Maksut - Tuloarviossa huomioidaan alkuvuoden toteutuma ja tiedossa olevat palvelutuotannon muutokset 8. Keskitetysti hoidettavat valmistelutehtävät Työkykyä ylläpitävän toiminta o Määrärahavaraukset tehdään keskitetysti henkilöstöpalveluissa Henkilöstösuunnitelman laadinta o Valmistelu keskitetysti, vastuuhenkilönä Eeva-Liisa Eskelinen o Vastuualueet ilmoittavat muutosesityksensä Määrärahavaraukset jäsenkunnilta vuokrattujen ja omien tilojen vuokriin o Jäsenkunnilta vuokrattujen ja omien toimitilojen vuokrat tarkistetaan todellisen tilankäytön mukaan toukokuun aikana, valmisteluvastuu tilapalveluissa o yhteistyössä vastuualueiden, tehtäväalueiden ja tulosyksiköiden kanssa huomioidaan suunniteltujen palvelutoiminnan muutosten vaikutus tilatarpeisiin o määräaika vuokrien budjetointiin on Määrärahavaraukset ICT-palveluihin, ICT-laitehankintoihin ja niiden leasingvuokriin sekä ohjelmistokustannuksiin o valmistelu keskitetysti, vastuuhenkilönä Tarja Hyvärinen 4

5 5 o yhteistyössä vastuualueiden, tehtäväalueiden ja tulosyksiköiden kanssa arvioidaan muutostarpeet o määräaika kustannusten budjetointiin on Sisäiset erät/ vyörytykset o valmistelu keskitetysti Eija Miettinen 9. Investointiohjelman valmistelu 1. Investointitarpeet on kartoitettu vastuualueilla Investointiohjelmaan pääsy edellyttää jokaisen hankkeen osalta tarvesuunnitelman, joista Eija Miettinen kokoaa masterinvestointisuunnitelman Rakennus- ja tilainvestointien osalta investointiohjelman valmistelua koordinoi tilapalvelut. Vastuualueet ilmoittavat vastuualuejohtajan hyväksymän esityksen tilapalveluille. Kampusinvestointeihin kuuluvat rakennusinvestoinnit ja niihin kiinteästi liittyvät koneet ja laitteet. Kalusteet ja muu irtain kuuluvat investointiosan mukaisiin investointeihin. 4. ICT investointien osalta investointiohjelman valmisteluvastuu on Mika Ålanderilla. Vastuualueet ilmoittavat tarkistetut esityksensä Mikalle. 5. Muut kalusto- ja laiteinvestoinnit tulee ilmoittaa vastuualuejohtajalle Arvio peruspääoman korotuksesta tai alentamisesta a. talousarvion laadinnan yhteydessä arvioidaan, tarvitaanko korotusta tai voidaanko mahdolliset vuonna 2018 tehtävät kiinteistöjen alaskirjaukset kattaa kokonaan tai osittain peruspääomaa alentamalla 10. Tavoiteaikataulut 1) Investointiohjelma , master-investointikoonti ) Hallinto sisältäen toimielimet, hallinto, henkilöstö-, rahoitus-, talous- ja tietopalvelut ) Tukipalvelut ) Vastuualueiden ja tehtäväalueiden hallinnot ) Muut vyörytettävät ja sisäisesti laskutettavat sisältäen mm välinehuolto, lääkehuolto ja röntgen ) Muut kustannuspaikat ) Suoritetietoarviot Maisemamallin tietokantaan ) Eurot kaadetaan Maisemamalliin/Opiferukseen ) Keskeisistä muutoksista kirjataan Viestit tilaajalle-tekstit Maisemaan Yksityiskohtainen aikataulu ja ohjeet löytyy myös intran työtilasta: Hallinto- ja tukipalvelut => Talousarvio => Tiedostot 11. Lisätietoja Raindance-budjetointi-ohjelmaan liittyvät kysymykset pääkäyttäjille: Eija Miettinen, puh , Maisemamalliin ja Opiferukseen liittyvät kysymykset Eija Miettiselle.

6 6 OHJE TARVESUUNNITELMAN LAATIMISEEN Liite 1 Tarvesuunnitelma tulee liittää kaikkiin ylittäviin investointeihin. Investointimäärärahaa ei oteta ohjelmaan ilman ko. suunnitelmaa. Tarvesuunnitelman runkoa voidaan käyttää sekä toimitilojen tarveselvityksen laatimiseen että laitehankintojen tai esim. tietojärjestelmien tarveselvitysten laatimiseen. Sisällystä voi muokata tarpeen mukaan. TARVESUUNNITELMAN SISÄLTÖ 1. Yhteenveto a. Tiedot hankkeesta, tiivistelmä b. Yhteyshenkilöt ja selvityksen laatijat c. Päätösehdotus 2. Toiminnan kuvaus a. Toiminnan nykytilanne (toimintamuoto, henkilöstöresurssit jne.) b. Toiminnan kehitysennuste c. Toiminnan strategiavaihtoehdot d. Yhteistyömahdollisuudet (seudullisuus tms.) 3. Toimitilat / laitekanta / järjestelmät a. Nykytilanne b. Tilatarve (huonetilaohjelman luonnos liiteaineistona) / perusteet uudelle laitehankinnalle tai järjestelmähankinnalle i. käyttäjien tarpeet ii. omistajien tarpeet c. Hankintavaihtoehdot ja esitys valittavasta vaihtoehdosta 4. Hankkeen aikataulu 5. Hankkeen vaikutukset a. kuntayhtymän toimintaan b. jäsenkuntien toimintaan c. toimintaympäristöön d. henkilöstövaikutukset e. Kustannusvaikutukset kuntayhtymän käyttötalouteen ja jäsenkuntien maksuosuuksiin 6. Toiminnan väliaikaiset järjestelyt 7. Liiteaineisto a. huonetilaohjelma (rakennusinvestoinneissa) b. kartta-aineisto c. muu liitemateriaali