Tiina Laukkanen THK. Projektihenkilö? Heli Huhtamäki. Riitta Kovanen. Henna Kortelainen

Transkriptio

1 Viisas Kemi toimenpide-ehdotukset Toimenpide Vastuuhenkilö Tila Uudet toimenpiteet vuodelle 2017 Suomi.fi sivusto, Lain hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista vaatimien toimenpiteiden toteuttaminen, MS officen käyttöönotto toimistotyöntekijöille Lean-ajattelumallin ja toimintatavan edistäminen kaupunkikonsernissa Sisäinen kehittäjä toimintamallin vakiinnuttaminen Työntekijöiden käyttämien matkapuhelimien uusiminen mahdollistamaan mobiilisovellusten hyödyntäminen Sivistyspalvelukeskus/koulutusosasto Kuntalaisten palvelutuotantoon liittyvät hakemukset ja asiakirjat muutetaan kattavasti sähköisiksi ja sähköisesti lähetettäviksi lomakkeiksi Tiina Laukkanen THK Projektihenkilö? Heli Huhtamäki Riitta Kovanen Henna Kortelainen Varhaiskasvatuksessa lähes kaikki tapahtuu sähköisesti, perusopetuksessa kehittevää Asiakaspalvelun palveluohjaus Henna Kortelainen Sähköiset kokousprosessit Hallintosihteeri Työvuorolistojen suunnitteluun työväline Kaisa Rauvala Ohjelmisto hankittu, henkilöstöä koulutettu Lähiesimiesten mukaanotto prosessien johtamiseen ja tuottavuuden kehittämiseen Anu-Liisa Kosonen Kaisa Rauvala Asiakaspalvelupisteen toiminnan kehittäminen ja palvelutarjonnan Tulosyksiköiden Päälliköt Koulutuksiin osallistuttu, toimintoja avattu ja prosesseja tehostettu (lasten sijoittaminen/palveluohjaus); Projekti käynnissä, vetovastuu Marja Kynsijärvellä

2 monipuolistaminen kulttuurikeskuksessa Sähköiset kokousprosessit Kati Korkeamaa Luodaan toimiva malli säännöllisen käyttäjä-/kuntalaispalautteen Hilkka Heikkinen keräämiseen sähköisesti ja sen pohjalta Marja Kynsijärvi tapahtuvaan palvelumuotoiluun ja palvelujen kehittämiseen Luodaan ohjeistus palautteiden hyödyntämiseen palveluiden kehittämiseksi Tekninen palvelukeskus Siirrytään asteittain entistä enemmän sähköisyyteen pohjautuvaan kokousprosessiin ja luovutaan paperisten kokousasiakirjojen jakamisesta Laaditaan hallintokuntien poikki ulottuva toimitilaohjelma, jonka tavoitteena on tilankäytöntehokkuuden kasvattaminen, uusien innovatiivisten työtapojen ja niiden vaatimien tilaratkaisujen käyttöönotto ja säästöt tilakustannuksittain Otetaan käyttöön tilapalvelun palvelupyynnöt sähköisen järjestelmän kautta sekä sähköinen järjestelmä kiinteitöjen korjausten dokumentointia varten Tuntikorttiprosessien sähköistäminen Tehtävänkuvien uudelleenjärjestelyt ja moniosaamisen hyödyntäminen Mika Grönvall Kaisa-Mari Immonen Kaisa-Mari Immonen Marja Kynsijärvi ja Atte Karjalainen Mika Grönvall On tutustuttu erilaisiin palautejärjestelmiin, joiden pohjalta pyritään luomaan koko kaupungin yhteinen palautejärjestelmä. Tekninen lautakunnan ja johtoryhmän aineisto toimitetaan sähköisenä. Paperitulosteita ei käytetä, kuin poikkeustapauksissa. Hanke on aloitettu kaupungintalolla. Osa tiivistämistoimenpiteistä on toteutettu. Hanke jatkuu. Sähköinen palautekanava on otettu käyttöön intrassa. Henkilökuntaa on koulutettu sähköisen huoltokirjan käyttöön. Tekpa on aloittanut kirjanpidon tunnistemuutostyön sekä uusien laskutusperiaatteiden valmistelun. Hanke pilotoidaan vuoden 2017 aikana. Edetään tekpan organisaatiouudistussuunnitelman

3 Ennakoiva kunnossapito kiinteistön hoidossa Sosiaali- ja terveyspalvelukeskus Sähköisen terveystarkastuksen käyttöönotto VIRTU palvelupiste Kemin kaupungin matalan kynnyksen palvelupisteeseen Informaationäyttöjen käyttömahdollisuuden selvittäminen Päihde- ja mielenterveystyön prosessin kehittäminen Työryhmien kartoittaminen, tavoitteena kokousmäärän vähentäminen Keskusvirasto Luodaan toimiva malli säännöllisen käyttäjä-/kuntalaispalautteen Kaisa-Mari Immonen Arto Alajärvi Arto Alajärvi Arto Alajärvi Liisa Niiranen Taina Alajärvi Marja Kynsijärvi/Hilkka mukaan. Vuoden 2016 osalta tehtäväkuvia ja työtehtäviä on toteutettu. Prosessi jatkuu seuraaville vuosille. Olemme mukana 3v. kestävässä TPAhankkeessa. Sähköisen terveystarkastuksen käyttöönotto siirtyy vuoden 2017 talousneuvotteluun koska Duodecim suosittelee terveystarkastusta täydentävän e Omahoitokirjaston käyttöönottoa yhtäaikaisesti ja näiden yhteiskustannus on molemmista erikseen 0,25 /as. VIRTU- palvelupisteen sijoittaminen suunnitteilla olevaan seniorineuvolan palvelupisteeseen selvitetään Vastaanoton informaationäyttöjen osalta valmistelu on aloitettu tietohallinnon kanssa (asennustavoite syksy 2016). Prosessin kehittäminen erikoishoidon ja pth rajapinnalla on edennyt selvitykseen asti ja aikatauluehdotus on hyväksytty soster-lautakunnassa ja KPH hyväksynyt ja esittää valtuuston hyväksyttäväksi. Mt -vastaanottoprosessia ja asiakkuusprosessia on kehitetty palveluiden sisällä Työryhmien kartoittaminen ei toteutunut määräajassa. Uusi määräaika mennessä. On tutustuttu erilaisiin palautejärjestelmiin, joiden pohjalta pyritään luomaan koko

4 keräämiseen sähköisesti ja sen pohjalta tapahtuvaan palvelumuotoiluun ja palvelujen kehittämiseen Tehdään yhteistyössä ammattikorkeakoulun kanssa projekti sähköisten palveluiden kartoituksesta ja lisäämismahdollisuuksista Kemin palvelutuotannossa Kuntalaisten palvelutuotantoon liittyvät hakemukset ja asiakirjat muutetaan kattavasti sähköisiksi ja sähköisesti lähetettäviksi lomakkeiksi Sähköinen työajanseuranta otetaan kattavasti käyttöön koko kaupungissa ja samalla tarkastellaan ja arvioidaan tuottavan ja tehokkaan palvelutuotannon kannalta tehokkain mahdollinen työaika Palkkausjärjestelmän uusiminen mahdollistamaan korvaus mahdollisesti työjakamisen myötä lisääntyvistä vaatimustasoltaan samankaltaisista työtehtävistä Toimenkuvien tarkastelu mahdollistamaan moniosaaminen Heikkinen Eija Kantola Eija Kantola kaupungin yhteinen palautejärjestelmä. Kuntalaispalautejärjestelmän nykytilan kartoitus tehty talvella 2015 Ammattikorkeakoulun kanssa. Sähköisten palveluiden kartoitus ja lisäämismahdollisuuksista voidaan olla vielä yhteistyössä Ammattikorkeakoulun kanssa. Oppilastyönä kartoitus ja ehdotukset lisäämismahdollisuuksista. Viisi lomaketta on tekemättä tietokoneella täytettäviin pdf:n lomakkeiksi kuntalaisille. Pyritään tekemään mahdollisimman pian, kuitenkin tämän vuoden aikana. Palaveri tietohallinon (Kovanen) kanssa sovittu syyskuulle, mobiliteetti ja sähköinen työnajan seuranta niihin yksikköihin, josta se vielä puuttuu Paikalliset palkkausjärjestelmän kehittämistyöryhmät koostuvat työnantajan ja pääsopijajärjestöjen edustajista ja kokoontuvat tarvittaessa. Työryhmien tavoitteena on kehittää, tukea ja seurata palkkausjärjestelmän toimivuutta sekä tiedottaa niistä omalta osaltaan henkilöstölle. Kehittämistyöryhmä seuraa tehtäväkohtaisen palkan ja henkilökohtaisen lisän paikallisten arviointijärjestelmien toimivuutta ja tekee tarvittaessa niihin liittyviä kehittämis- ja muutosehdotuksia.tva kehittämisryhmät ovat viimeksi kokoontuneet vuonna Kesän ja syksyn 2016 aikana KVTES kehittämisryhmä on käsitellyt tulospalkkausasian ja käsittelyyn tulee toimistotyön arvioinnin kokonaistarkastelu. Henkilöstösuunnitelmassa vuodelle 2016 on mainittu, että "Kaupunkitasoisilla kehittämishankkeilla ennakoidaan

5 toimipisteissä Otetaan tarkasteluun palvelualueilla vuosittain 1-2 ydinprosessia. Pyritään vakioimaan toimintatapa ja selvitetään mitä työvaiheita voidaan jättää pois tai digitalisoida ja onko prosessi kokonaisuudessaan mahdollista tehdä toisin Selvitään mahdollisuus luopua kaksinkertaisesta työsopimuksen tekemisestä sijaisuuksien osalta Luodaan toimiva malli ohjelmistojen hankintaan ja käyttöönotolle sekä varataan riittävät resurssit hankintavaiheessa tapahtuvaan koulutukseen ja osaamisen kehittämiseen sekä ylläpitämiseen ohjelmiston elinkaaren aikana Web-tallennuksen kehittäminen raporttien, matkalaskujen, lomailmoitusten ja monen muun ominaisuuden osalta Keskusvirasto Reijo Konu toimintaympäristössä tapahtuvia muutoksia ja varmistetaan palvelutuotannon tulevaisuutta. Samalla on huolehdittava siitä, että rekrytoinnissa ja tehtävien uudelleen järjestelyssä tarkistetaan tehtävän kuvaus ja henkilöstön osaamisen laaja-alaisempi käyttö". Henkilöstösuunnitelman laadintaohjeessa vuodelle 2017 on mainittu, että avoimiksi tulevat virat ja toimet edellyttävät kuitenkin aina esimiehiltä henkilöstöselvitystä. Esimiehen tulee selvittää, onko vapautunut työpaikka jatkossa tarpeellinen ja tarkoituksenmukainen vai tulisiko virka tai toimi muuttaa toimipaikan tarpeita paremmin vastaavaksi. Lisäksi selvitetään työtilanne muun henkilöstön keskuudessa (sisäiset siirrot).. Sisäiset kehittäjät ja Lean-toimintatapa käyttöön Käytäntö on muutettu Sosterissa ja jo aikaisemmin käytäntö on muutettu varhaiskasvatuksessa. Malli valmistelussa. Vuodelle 2017 on esitetty investointina uuden henkilöstö- ja palkkahallintoohjelman ostamista sekä käyttöönottoa.

6 Henkilöstön palkitsemisjärjestelmää kehitetään siten, että se palkitsee esim. uusia innovatiivisia ja tuottavia palveluntuotantomalleja tai työyksikön tuottavuutta parantaneita prosesseja kehittäneitä työyksiköitä ja esimiehiä Tietohallinnon roolin muuttaminen teknisestä palvelun tarjoajasta strategiseksi kumppaniksi, joka vastaa entistä laajemmin ja koordinoidummin kehittämisestä ja osaamisen ylläpidosta ja niiden mahdollistamasta tuottavuuden noususta Reijo Konu Jukka Vilén Kokonaispalkitsemismallin luonnos valmis, käsittely 30.9 pääluottamusmiesten kanssa. Lisätty mm. sisäinen kehittäjätunnustuspalkinto ja kriteereitä hyvä työyhteisö- sekä vuoden esimies-tunnustuspalkinnoissa muutettu enenmmän toiminnan kehittämisen näkökulmasta oleviksi. Tietohallinto-ohjelma päivitetään uuden Kemin valmistelun yhteydessä ja tuodaan KH:lle päätettäväksi keväällä 2017.