kehittämishankkeet koulutustarve investoinnit uuteen tekniikkaan ja ohjelmistoihin laajempia muutoksia vaativia toimenpiteitä.

Transkriptio

1 Kaupunginhallitus Tekninen lautakunta Viisas-Kemi raportti ja toimenpideohjelma 70/ /2014 Kaupunginhallitus Valmistelu: Kansliajohtaja Jukka Vilen Kaupunginjohtaja Tero Nissinen perusti viranhaltijapäätöksellään Viisas-Kemi työryhmän Työryhmän tehtävänä oli tehdä esityksiä kuntalaisten omatoimisuutta edistävistä digitaalisiin ratkaisuihin pohjautuvista kustannustehokkaista palvelutuotantoa tehostavista koko kaupunkikonsernin tuloksellisuutta parantavista palvelutuotannon ratkaisuista. Työryhmän tuli koordinoida työtään toimistopalveluselvityksen kanssa. Viisas Kemi työryhmään nimettiin palvelualueiden esityksistä Eija Kantola, Marja Kynsijärvi, Taina Alajärvi, Kaisa Rauvala, Hilkka Heikkinen, Matti Molander ja Jukka Vilen. Työryhmän tuli tehdä esitys uusista käyttöön otettavista ratkaisuista mennessä. Työryhmä luovutti raportin huhtikuussa ja työryhmän työskentelyn jälkeen raporttia on työstetty kevään ja syksyn kuluessa kaupunginjohtajan johtoryhmän ohjauksessa. Työryhmässä käytiin avointa ja ennakkoluulotonta keskustelua palvelutuotannon tehostamisesta ja siitä kuinka uusia menetelmiä ja toimintatapoja on mahdollista ja tehokasta ottaa käyttöön pienessä kaupungissa varsin rajallisin resurssein. Työryhmä päätyi esittämään toimenpiteitä neljässä eri luokassa: kehittämishankkeet koulutustarve investoinnit uuteen tekniikkaan ja ohjelmistoihin laajempia muutoksia vaativia toimenpiteitä. Työryhmän raportti sisältää esityksen laajemmasta toimintakokonaisuudesta ja varsin selkeitä esityksiä tuottavuutta, tuloksellisuutta ja vaikuttavuutta lisäävistä toimista. Esitykset ovat laajuudeltaan ja vaikuttavuudeltaan hyvin eritasoisia. Osa niistä on käyttöön otettavissa heti miten varsin helposti ja osa vaatii perusteellista valmistelua ja niiden toteutuksella on talousarviovaikutuksia. Toimimalla viisaasti ja huomioimalla kestävän kehityksen voimme saavuttaa merkittävää parannusta työn tuottavuuteen ja työn laadun paranemiseen niin työntekijän kuin työnantajankin näkökulmasta. Tuottavuuden kasvussa on yleisesti hyväksyttäjä pääperiaatteita: lisääntyneen osaamisen, erikoistuneen työnjaon, uusien koneiden ja laitteiden sekä ohjelmistojen ja entistä tehokkaampien työmenetelmien avulla parannetaan tuottavuuden edellytyksiä, samalla parannetaan myös työelämän laatua. Suomalainen

2 hyvinvointiyhteiskunta on luovan tuhon kynnyksellä, nykyisillä toimintavoilla ja rakenteilla ympäröivän maailman muuttuessa emme enää voi turvata palveluntuotantoamme kestävällä tavalla. Kaupunkiorganisaatiossa on selkeä tarve investoida henkilöstön osaamiseen, jotta voidaan ottaa käyttöön uusia palveluntuotantomalleja ja pyrkiä virtaviivaistamaan sekä sähköistämään niitä. Kemin kaupunkiorganisaatiossa on havaittavissa pitkään jatkuneiden niukkojen koulutusmäärärahojen, koulutuksen koordinaation sekä monissa tapauksissa prosessin omistajuuden puutteen vuoksi osaamisvajetta, joka ei voi olla vaikuttamatta palvelutuotannon tehokkuuteen ja tuottavuuteen, samoin kuin henkilöstön motivaatioon. Kemin kaupungin tulee lisätä henkilöstön osaamista, aktiivisesti hakea parhaita käytäntöjä ja palveluntuotantomalleja muista kunnista sekä soveltaa niitä paikallisiin olosuhteisiin. Kuntatyönantajien ja pääsopijajärjestöjen yhteinen Kunteko-ohjelma voisi tarjota hyvän kehittämisalustan em tavoitteiden saavuttamiseksi. Toinen havainto on jo käytössä olevien ohjelmistojen ja niiden käytön kautta tavoiteltujen uusien toimintatapojen käyttöönoton epäonnistuminen useassa tapauksessa. Ohjelmistot on kyllä hankittu, mutta niiden käyttöönotto on jäänyt puolitiehen, osa on jopa täysin ilman käyttöä ja osaamisen ylläpitämisestä vuosien saatossa ei monessa tapauksessa ole huolehdittu. Prosessin omistajuutta ja vastuita kehittämisessä ei useinkaan ole määritelty. Prosessin omistajuus tulee määritellä ja varata riittävät resurssit prosessien kehittämiseen ja niissä tarvittavan tietotekniikan hankkimiseen, käyttöönottokoulutukseen ja käytössä tarvittavan osaamisen kehittämiseen. Kehittämisen painopisteen ja resurssien tulee kohdistua taloudellisesti vaikuttaviin ydinprosesseihin. Tietohallintokeskuksen roolia, vastuita ja organisointitapaa tulee harkita uudelleen vastaamaan paremmin palvelutuotannon kehittämisen ja tehostamisen asettamiin haasteisiin. Henkilöstöresurssia ja toiminnan painopistettä THK:ssa tulee siirtää tukemaan käyttäjäpalveluita ja niiden kehittämisen kautta saavutettavaa tuottavuuden parantumista. On syytä pyrkiä myös tietohallintokeskuksen strategisen roolin korostamiseen. Yksi keino voisi olla tilaaja-tuottajamalliin soveltuva organisaatiomuutos, jossa tietohallinnon strategisen johdon rooli ja tuotantoyksikön rooli erotetaan toisistaan. Kaupungin keskitettyjen koulutusmäärärahojen käyttöä on tehostettava ja koulutuksen on perustuttava todettuun tarpeeseen ja ennalta tehtyyn suunnitelmaan. Voisi olla paikallaan harkita myös keskitetyn koulutusmäärärahan kasvattamista ja sen jakamista vuosittain suoraan palvelualueiden käyttöön ennalta laaditun koulutussuunnitelman mukaisesti tehokkaan ja tarkoituksenmukaisen käytön varmistamiseksi. Kuntalaisten mukaan ottaminen palvelujen kehittämisessä tarjoaa uuden lähestymistavan ja ulottuvuuden palvelujen kehittämiselle. Kuntalaisten asiantuntemusta palvelumuotoilussa ei ole syytä unohtaa, heitä vartenhan palveluja tuotetaan ja käyttäjiltä saatava jatkuva palaute tarjoaa erinomaisen

3 asiantuntijaresurssin. Asiakaslähtöisyys, niin sisäinen kuin ulkoinenkin, tuo kehittämistoimintaan roimasti lisää viisautta ja vaikuttavuutta sekä sitouttaa käyttäjät kehittämistoimiin. Tulevalle valtuustokaudelle tulisi kaupungin hallinto- ja palveluntuotanto-organisaation kehittämistä jatkaa. Tavoitteena tulisi olla selkeä ja yksinkertainen organisaatio, jossa keskitytään ydintoimintaprosessien kehittämiseen ja suoristamiseen. Kaupungin palvelutuotanto-organisaation uudistuksessa tulee pyrkiä mahdollistamaan digitalisaation ja uusien työtapojen tarjoamien mahdollisuuksien hyödyntäminen ja uudistuminen, ei vanhojen toimintamallien säilyttäminen. Uuden organisaation avulla tulee mahdollistaa hallinnollisia esteitä purkamalla henkilöstön ja resurssien järkevä ja tehokas käyttö. Normien purkaminen, siinä määrin kun se kunnan toimesta on mahdollista, avaisi mahdollisuuksia uusille innovatiivisille toimintavoille. On syytä korostaa, että lähes kaikki muutokset vaativat merkittävää koulutusta sekä riittävää tukea niin esimiehiltä kuin luottamushenkilöiltäkin uuden toimintatavan käyttöönoton ja käytön aikana. Uusien viisaiden palvelutuotantomuotojen tulee kehittyä tiiviissä yhteistyössä ympäröivän ekosysteemin kanssa. Työryhmän esittämien toimenpiteiden päättäväisellä ja menestyksekkäällä toteuttamisella saavutetaan merkittäviä kustannussäästöjä ja turvataan palvelujen saatavuutta haastavassa taloustilanteessa. Ehdotus KJ Nissinen: Kaupunginhallitus päättää saattaa liitteen mukaiset toimenpiteet palvelualueille valmistelua ja toimeenpanoa varten. Lisäksi kaupunginhallitus päättää, antaa palvelualueille tehtäväksi laatia yksityiskohtaisen, aikataulutetun ja vastuutetun toimenpideohjelman liitteessä esitettyjen sähköisten palveluiden ja toimintamallien käyttöön ottamiseksi. Palvelualueiden tulee toteuttaa vuosittain 2-3 kehittämistoimenpidettä. Vuoden 2016 toimenpiteet tulee tuoda kootusti KH:n päätettäviksi mennessä. että päätettyjen toimenpiteiden edistymisestä ja uusista tavoitteista seuraavalle vuodelle tulee vastuutahojen raportoida kaupunginhallitukselle syyskuun 2016 loppuun mennessä ja siitä eteenpäin vuosittain syyskuun loppuun mennessä. antaa ohjelman toteuttamisen koordinaatio- ja seurantavastuun kaupunginjohtajan johtoryhmälle, joka myös määrittää koko organisaatiota koskevat kehittämistoimet antaa tietohallintokeskukselle tehtävän laatia esitys uudesta tietohallinto-ohjelmasta ja organisaatiomallista, joka vastaa nykyistä paremmin palvelutuotannon kehittämisen ja tehostamisen asettamiin haasteisiin sekä tehostaa tietohallinnon strategista roolia mennessä.

4 antaa kaupunginkanslian vastuulle koordinoida Lappia ja AMK-yhteistyötä. että, sähköisten palveluiden ja uusien erilaisten kustannustehokkaiden palveluntuotantomuotojen käyttöönotto pyritään edistämään kaikin tavoin yhteistyössä koko kaupungin henkilöstön kanssa. että, ohjelman toteuttamisen vaatimat investoinnit käsitellään vuosittain talousarviokäsittelyn yhteydessä. päättää, että Kemi-kortti otetaan käyttöön vuoden 2016 aikana. Päätös KH : Kansliajohtaja Jukka Vilen esitteli asiaa kokouksessa. Kaupunginhallitus hyväksyi päätösehdotuksen. Tekninen lautakunta Ehdotus TJ Grönvall: Valmistelu: tekninen johtaja Mika Grönvall, Teknisen palvelukeskuksen kehittämistoimenpiteitä on käsitelty tekpan johtoryhmässä. Teknisen palvelukeskuksen kehittämiskohteiksi on esitetty seuraavia aiheita sisäisten toimintaprosessien ja kehittämistoimenpiteiden osalta: 1. Sisäiset toimintaprosessit Siirrytään asteittain entistä enemmän sähköisyyteen pohjautuvaan kokousprosessiin ja luovutaan paperisten kokousasiakirjojen jakamisesta vuonna Vastuuhenkilönä Mika Grönvall 2. Kehittämistoimenpiteet Laaditaan hallintokuntien poikki ulottuva toimitilaohjelma, jonka tavoitteena on tilankäytöntehokkuuden kasvattaminen, uusien innovatiivisten työtapojen ja niiden vaatimien tilaratkaisujen käyttöönotto ja säästöt tilakustannuksittain. Vastuuhenkilö Kaisa-Mari Immonen. Otetaan käyttöön tilapalvelun palvelupyynnöt sähköisen järjestelmän kautta sekä sähköinen järjestelmä kiinteistöjen korjausten dokumentointia varten. Vastuuhenkilö Kaisa-Mari Immonen. Tuntikorttiprosessin sähköistäminen. Tuntipalkkaisten työntekijöiden palkanmaksu tapahtuu kolmessa eri vaiheessa. Sähköistämällä em. prosessi luodaan tehokkuutta ja alennetaan kustannuksia. Vastuuhenkilö Marja Kynsijärvi. Tehtäväkuvien uudelleen järjestelyt ja moniosaamisen hyödyntäminen osana tekpan organisaatiouudistusta. Vastuuhenkilö Mika Grönvall. Ennakoiva kunnossapito kiinteistön hoidossa. Vastuuhenkilönä Kaisa-Mari Immonen.

5 Merkitään tiedoksi. Päätös TEKLA : Merkittiin tiedoksi.