9. Selvitetään Kansalaistilin ja kansallisen palveluväylän tarjoamat mahdollisuudet kuntalaisten palvelujen sähköistämiseen. (THK)

Transkriptio

1 Kehittämishankkeet Kuntalaisten palveluissa Kehitetään kuntalaisten palveluita omatoimisuutta tukeviksi ajasta ja paikasta riippumattomiksi sähköisiksi palveluiksi. Valtakunnallinen Sade-ohjelma tarjoaa valmitta malleja. 1. Sähköisen terveyden edistämisen, sähköisen terveystarkastuksen, terveysneuvonnan ja hyvinvointipalveluiden kehittäminen ja markkinointi kuntalaisille. Sade-palveluportaali: mielenterveystalo, omahoitopolut (THK ja sote) 2. Luodaan toimiva malli säännöllisen käyttäjä/kuntalaispalautteen keräämiseen ja sen pohjalta tapahtuvaan palvelumuotoiluun ja palvelujen kehittämiseen. Esim mobiilipohjainen palautekysely ja Happy or not-tyyppinen palaute. Sade: Asiakaspalautekysely, AMK-yhteistyö (THK ja kanslia) 3. Edistetään ja otetaan käyttöön etäyhteydellä hoidettavia palveluita (THK ja Sote) 4. Tehdään yhteistyössä ammattikorkeakoulun kanssa projekti sähköisten palveluiden kartoituksesta ja lisäämismahdollisuuksista Kemin palvelutuotannossa (THK, kanslia ja AMK) 5. Kuntalaisten palvelutuotantoon liittyvät hakemukset ja asiakirjat muutetaan kattavasti sähköisiksi ja sähköisesti lähetettäviksi lomakkeiksi (THK ja palvelualueet) 6. Mahdollistetaan käyttäjätunnistautumiseen ja käyttäjävalvontaan perustuvia kulttuuri- vapaa-ajanpalveluita esim kirjaston lehtilukusalin, uimahallin maksutapahtuman, liikuntahallien valvonta yms osalta. 7. Teatteri, konsertti ym. lipuissa, kursseille ilmoittautumisessa ja tilojen varauksessa siirrytään verkon kautta tehtävään vakioituun varausjärjestelmään. Lipunmyynti siirretään osaksi palvelupisteitä. (Kulttuuriosasto) 8. Hankitaan sähköinen vakioitu ajanvaraus ja verkkomaksujärjestelmä kaupunkikonserniin. Järjestelmä mahdollistaa verkon kautta tapahtuvan varauksen sekä maksamisen. Sade: sähköinen ajanvaraus (THK) 9. Selvitetään Kansalaistilin ja kansallisen palveluväylän tarjoamat mahdollisuudet kuntalaisten palvelujen sähköistämiseen. (THK) 10. Asiakaspalvelun palveluohjauksen tavoite: Asiakas ohjataan mahdollisimman pitkälle tekemään itse sähköiset hakemukset kotonaan tai avustetusti asiakaspalvelupisteissä. Kansalaisopistojen roolia osana sähköisten palvelujen palveluohjausta digitalisaation edetessä tulee selvittää (palvelualueet)

2 Kaupungin sisäisissä toimintaprosesseissa Projektiluontoiset: Lisätään tietotekniikan hyödyntämistä, joustavuutta ja monialaista osaamista palvelutuotannossa. 1. Laaditaan hallintokuntien poikki ulottuva toimitilaohjelma, jonka tavoitteena on tilankäytön tehokkuuden kasvattaminen,uusien innovatiivisten työtapojen ja niiden vaatimen tilaratkaisujen käyttöönotto ja säästöt tilakustannuksista. (Tilapalvelu) 2. Sähköinen työajanseuranta otetaan kattavasti käyttöön koko kaupungissa ja samalla tarkastellaan ja arvioidaan tuottavan ja tehokkaan palvelutuotannon kannalta tehokkain mahdollinen työaikamuoto. (henkilöstöosasto) 3. Palkkausjärjestelmän uusiminen mahdollistamaan korvaus mahdollisesti työjakamisen myötä lisääntyvistä vaatimustasoltaan samankaltaisista työtehtävistä (henkilöstöosasto) 4. Tuotetaan kausiluonteiset ja yksinkertaisimmat tukipalvelut yhteistyössä työllisyysyksikön kanssa (henkilöstöosasto) 5. Selvitetään pienhankintojen ostokäytäntöjen yksinkertaistamista (talousosasto) 6. Rakennetaan selkeä sähköinen helpdesk -toiminto ATK-palvelupyyntöihin ja raportointiin mikrotuelle käyttäjän ongelmatilanteisiin. (THK) 7. Otetaan käyttöön tilapalvelun palvelupyynnöt sähköisen järjestelmän kautta sekä sähköinen järjestelmä kiinteistöjen korjausten dokumentointia varten. (Tilapalvelu) 8. Selvitetään mahdollisuus ja kustannukset sähköisen rakennuslupamenettelyn käyttöönoton osalta. Sade: rakentamisen lupapalvelut (Viranmomaispalvelut) 9. Keskitetään peruskoulun oppikirjahankinnoista päättäminen esim peruskoulun johtoryhmälle. Tavoitteena hankkia kustannustehokkaasti sama oppikirja käyttöön samalle luokka-asteelle koko kaupungissa. (Koulutoimi) Päätös uudesta toimintamallista: Mahdollistetaan uusilla toimintavoilla tuottavuuden ja toiminnan tehokkuuden kasvu. Palvelutuotanto-organisaation on mahdollistettava uuden luominen ja tehokkuuden paraneminen. Olennaista on määrittää prosesseille omistaja ja vastuuhenkilö, joka vastaa kehittämisestä ja koulutuksesta. 1. Otetaan tarkasteluun palvelualueilla vuosittain 1-2 ydinprosessia. Pyritään vakioimaan toimintatapa ja selvitetään mitä työvaiheita voidaan jättää pois tai digitalisoida ja onko prosessi kokonaisuudessaan mahdollista tehdä toisin. (Palvelualueet) 2. Siirrytään asteittain entistä enemmän sähköisyyteen pohjautuvaan kokousprosessiin, luovutaan paperisten kokousasiakirjojen jakamisesta vuoden 2016 alusta. eps-hanke. (Kanslia ja THK) 3. Uusien toimintatapojen kehittämisessä hyödynnettävä ympäröivän ekosysteemin osaamista (oppilaitokset, kehittämisyhtiöt, kuntalaiset, yritykset, ylikunnalliset ja valtakunnalliset verkostot)) (Palvelualueet) 4. Uudistetaan kehittämiskeskusteluja siten, että keskitytään muutamaan

3 olennaiseen tavoitteeseen vuosittain. Keskustelun jälkeen jokaisen työntekijän tulee tietää mitkä hänen ydintehtävänsä ovat, mitä niillä tavoitellaan ja kuka hänen työskentelyprosessiaan kehittää. ((henkilöstöosasto) 5. Keskitetään kaupungin sisäiset kuljetukset keskusvaraston yhteyteen perustettavaan kuljetuspalveluyksikköön. Tavaroiden ja kuljetusten tilaukset tehdään sähköisen järjestelmän kautta. (Tekpa) 6. Luovutaan kaksinkertaisesta työsopimuksen tekemisestä sijaisuuksien osalta (Dynastia / web-tallennus). (henkilöstöosasto) 7. Päätetään toimielimille vakiokokouspäivät, kokouskäytännöt ja aineiston toimittamisaikataulut, jotta saavutetaan tehokas ja tarkoituksenmukainen vakioitu sähköinen kokousprosessi. Pilotti tekpa ja kulttuuri (kanslia) 8. Hyödynnetään sähköisissä kokouksissa mm sidosryhmien luottamushenkilöille jakamaa laitteistokantaa. Luottamustehtävissä vain yksi päätelaite henkilöä kohden (KV:n, KH:n, lautakuntien jäsenet) 9. Kartoitetaan läpi työryhmät ja toimikunnat ja pyritään kokoamaan niitä yhteen suuremmiksi kokonaisuuksiksi ja vähentämään kokousten määrää. (kanslia ja palvelualueet) 10. Avoimella ja suvaitsevalle ilmapiirille kannustetaan henkilöstöä osallistumaan palvelutuotannon kehittämiseen. Käynnistetään syksyllä aloitekampanja ja parannetaan esimiesten valmiutta ottaa vastaan kehittämisideoita (aloitetoimikunta) Koulutustarve Investoidaan koulutukseen ja sen kautta saatavaan uuteen osaamiseen mm prosessien kehittämisessä, esimiehen työnantajaroolin vahvistamisessa ja tuottavuuden lisäämisessä. 1. Prosesseille määritellään omistaja ja prosessin omistajalle määritellään vastuu myös tarvittavasta osaamisen ylläpitämisestä työprosessissa (toimistopalveluselvitys) 2. Luodaan toimiva malli ohjelmistojen hankintaan ja käyttöönotolle sekä varataan riittävät resurssit hankintavaiheessa tapahtuvaan koulutukseen ja osaamisen kehittämiseen sekä ylläpitämiseen ohjelmiston elinkaaren aikana. (THK) 3. Palvelualueille tulee nimetä tuottavuuden kehittämisen vastuuhenkilö. Vastuuhenkilön tulee hankkia riittävä osaaminen tuottavuutta parantavien työmenetelmien hallintaan ml. leaning ajattelu ja tuotantotalouden perusosaaminen. Vastuuhenkilöiden kouluttamisen kustannuksista vastaa keskitetysti kaupunginhallitus. (palvelualueet) 4. Koulutusyhteistyötä osaamisen lisäämiseksi tehdään yhteistyössä Lapin Ammattikorkeakoulun ja ammattiopisto Lappian kanssa. Aloitetaan kartoituksella, laaditaan koulutussuunnitelma ja toteutetaan se. (henkilöstöosasto) 5. Koulutusta tarvitaan Googlen Driven, sähköpostin ja kalenterin käyttöön. (THK) 6. Onko kaupunkiorganisaatiossa riittävästi resurssia ja osaamista jatkuvaan suunnitelmalliseen ja koordinoituun osaamisen ylläpitämiseen ja kehittämiseen?

4 Investoinnit uuteen tekniikkaan ja ohjelmistoihin Investoidaan uusiin ohjelmistoihin ja tekniikkaan, joka mahdollistaa prosessien sähköistäminen sekä virtaviivaistamisen ja sitä kautta paremman tuottavuuden. 1. Web-tallennuksen kehittäminen raporttien, matkalaskujen, lomailmoitusten ja monen muun ominaisuuden osalta (henkilöstöosasto) 2. Ajanvarausten sähköistäminen ja vuorovaikutteisuuden lisääminen. Muistutus potilaalle varatusta ajasta ja mahdollisuus ajanvarausten perumisesta sähköisesti. Perutun ajan ohjaaminen jonossa oleville (THK ja Sote) 3. Hankitaan videoneuvottelulaitteet 9. kerroksen kokoushuoneeseen koko kaupunkikonsernin käyttöön ja lisätään mahdollisuuksia osallistua eri tapahtumiin etäyhteydellä omalta työpisteeltä. (kanslia) 4. Käsin täytettävistä tuntikorteista luovutaan ja hankitaan sähköiset tuntikortit (tekpa + konseriyhtiöt)) 5. Luovutaan mahdollisuuksien mukaan paperisesta postituksesta esim laskutusprosessi, tilinauhat, terveystoimen ajanvaraukset, sisäiset laskut (taloustoimisto) 6. Sähköisyyden - ja mobiiliedellytysten parantaminen siirtymällä älypuhelinten käyttöön läpi organisaation. Luovutaan lankapuhelimista pois lukien erikseen määritettävät kriisivalmiudet (THK) 7. Tiedon siirto organisaation sisällä mahdollisimman laajasti sähköisessä vakioidussa muodossa, tietojen syöttö vain kerran järjestelmään (THK) Laajempia muutostarpeita / kokonaisuuksia Kaupungin palveluntuotantokulttuuria tulee kehittää vastaamaan ja mahdollistamaan uusien tehokkaampien, tuottavampien ja älykkäämpien palveluntuotantotapojen käyttöönotto. 1. Lähiesimiesten mukaan ottaminen prosessien johtamiseen ja tuottavuuden kehittämiseen. Taattava lähiesimiehille ylimmän johdon ja luottamushenkilöiden tuki tarvittavien muutosten läpiviemiselle. (palvelualueet ja KH) 2. Palvelutuotanto-organisaation ja lautakuntarakenteen koonti. Tavoitteena riittävän suuuret ja tuottavuuden kehittymisen mahdollistavat yksiköt sekä siilorakenteen avaaminen laajemmalle yhteistyölle. (Kj johtoryhmä) 3. Henkilöstön palkitsemisjärjestelmää kehitetään siten, että se palkitsee esim. uusia innovatiivisia ja tuottavia palveluntuotantomalleja tai työyksikön tuottavuutta parantaneita prosesseja kehittäneitä työyksiköitä ja esimiehiä. (henkilöstöosasto) 4. Tietohallinnon roolin muuttaminen teknisestä palvelun tarjoajasta strategiseksi kumppaniksi, joka vastaa entistä laajemmin ja koordinoidummin kehittämisestä ja osaamisen ylläpidosta ja niiden mahdollistamasta tuottavuuden noususta. ICT-jaoston perustaminen. (THK ja kanslia) 5. Keskitetään kuntalaispalveluita tulosyksiköiden rajat ylittäviin palvelupisteisiin. Vaatii toimenkuvien ja henkilöstöresurssien avointa tarkastelua, moniosaaminen saavutetaan koulutuksen kautta. Pilottihanke: kulttuurikeskuksen asiakaspalvelu. (kulttuuriosasto) 6. Aloitetoimintaa kaupungin sisällä tulee kehittää ja rohkaista työntekijöitä

5 tekemään aloitteita sekä ottamaan vastuuta palveluiden kehittämisestä. (aloitetoimikunta ja palvelulaueet) 7. Henkilöstöä kuulemalla ja mukaan ottamalla erilaisissa kehittämisprosesseissa luodaan yhteinen päämäärä, jonka tavoitteluun sitoudutaan mahdollisimman laajasti. (henkilöstöosasto) 8. Palvelutarjontaa kohdennetaan kysynnän mukaan: parannetaan vaikuttavuutta, tuottavuutta ja kyetään turvaamaan laadukas palvelutarjonta vähenevillä resursseilla mahdollisimman hyvin (kj johtoryhmä) 9. Otetaan käyttöön kemiläisille Kemi-kortti: uimahalli, kirjastokortti, alennukset kulttuuritapahtumiin, kuntosalit, tunnistautuminen kaupungin tiloihin, käyttäjävalvonta, kulunvalvonta. Kortti palkitsee kuntalaista omatoimisuudesta. (THK, kanslia, palvelualueet) 10. Toteutetaan leikkikenttien ja palloilukenttien määrällinen tiivistäminen ja hoitotason laadullinen parantaminen sekä maapohjan vapauttaminen muuhun tarkoitukseen (Tekpa) 11. Innovatiivisuuden ja elinvoiman lisäämisen mahdollistamien hankintamenetelmien käyttöönotto (elinkeinotoimisto)