Luonnos eams-rakenteeksi

Transkriptio

1 JHS-XXX: eams-rakenne ja xml-skeema Luonnos eams-rakenteeksi Tässä dokumentissa kuvataan keskeiset linjaukset tulevan JHS-suosituksen määrittämäksi eamsrakenteeksi. Dokumentti ei ole JHS-suositusluonnos, vaan pyrkii esittämään vain keskeisimmät periaatteet eams-rakenteen osalta. Rakennetta täydennetään yksityiskohtien osalta, esimerkiksi yksittäiset metatiedot ja niiden pakollisuudet voivat vielä muuttua. Myös metatietojen arvojoukot määritellään myöhemmin. eams-rakenteen perusteella määritetään xml-skeema eamsin tietojen välittämiseksi eri eamsjärjestelmien kesken. Valmista eams-rakenteen kuvausta täydennetään yksityiskohtaisilla ohjeilla. Tässä kuvauksessa ei ole mukana ohjetekstiä. eams-rakenne tulee korvaamaan arkistolaitoksen ylläpitämässä eams-taulukossa ( esitetyn eams-rakenteen ja metatiedot. eams-rakenteessa on huomioitu vain ne SÄHKE2-normin metatiedot, jotka voidaan saada eamsista, muita SÄHKE2-normin metatietoja ei ole huomioitu. RAKENTEEN LÄHTÖKOHDAT: eams-rakenteessa kuvataan ns. pienin yhteinen nimittäjä eamseille. Rakenteesta ei tehdä laajaa edes vapaaehtoisten metatietojen osalta. eams-rakenteen pakolliset tiedot määrittävät ehdottoman minimitason, jonka tulee olla yhteinen kaikille. eams-rakenteen linjaukset noudattavat SÄHKE2-normia eams-rakenteessa kuvataan ainoastaan eamsissa määriteltäviä oletusmetatietoarvoja ja niiden mallintuminen eams-kuvauksissa. eams-rakenne ei ota kantaa eamsin tietojen mallintumiseen tietojärjestelmässä, jossa asiakirjatietoja käsitellään (asiankäsittelyjärjestelmässä). eams-kuvauksen METATIEDOT eams-rakenteessa voidaan esittää eams-kuvausta koskevia metatietoja (mm. laatija, hyväksytty pvm, voimassaolo jne.). Nämä tiedot eivät ole varsinaisesti ohjaavia tietoja. eams-kuvauksen tiedot voidaan esittää koko eamsin kattavasti tai eri eamsin osia (kuten päätehtävää, tehtävää tai alatehtävää) koskien erikseen. Tietojen esittäminen erikseen eamsin eri osilla tukee eamsin laatimista ja käyttöönottoa vaiheittain.

2 eams-kuvauksen metatiedot - ID - Nimeke (P) - Organisaatio - Kuvaus - Versio - Laatija - Laadinta pvm. - Hyväksyjä - Hyväksyntä pvm. - Voimassaolo alkaen pvm. - Tila - Tietojärjestelmä TEHTÄVÄLUOKITUKSEN KÄYTTÖ eams-rakenne ei ota kantaa tehtäväluokituksen tasojen määrään. Tehtäväluokituksen tasoja voidaan syventää niin pitkälle kun katsotaan tarpeelliseksi. eams-rakenne edellyttää, että käsittelyprosessi kiinnittyy aina tehtäväluokituksen alimmalle tasolle. Tämän tehtävän alla ei voi olla enää alatehtävää. eams-rakenteessa käsittelyprosessi ei voi kiinnittyä päätehtävälle. Kuva 1. eamsin päärakenne. KÄSITTELYPROSESSI: Käsittelyprosessilla tarkoitetaan tehtävän hoitamiseksi määriteltyjä käsittelyvaiheita, toimenpiteitä ja käsittelysääntöjä. eams-rakenteessa myös käsittelyprosessille voidaan määritellä metatietoja, jotka muodostuvat operatiivisessa tietojärjestelmässä asian oletusmetatietoarvoiksi.

3 KÄSITTELYVAIHEIDEN KUVAAMINEN: eams-rakenne mahdollistaa käsittelyprosessin kulun kuvaamisen kaksiportaisena: käsittelyvaiheina ja toimenpiteinä. Käsittelyvaihe tarkoittaa tehtävän suorittamiseen liittyvä yksittäistä vaihetta, joka kuvaa käsittelyprosessin tilaa. Käsittelyvaihe voi koostua yhdestä tai useammasta toimenpiteestä. Käsittelyvaihe kuvaa siis käsittelyprosessin osaa tai laajempaa vaihetta, kuten muutoksenhaku tai toimielimen käsittely. Käsittelyvaiheina suositellaan käytettäväksi hallintolain (434/2003) mukaisia yleisiä käsittelyvaiheita (neuvonta, ohjaus vireillepano valmistelu, käsittely päätöksenteko toimeenpano tiedoksianto muutoksenhaku seuranta, valvonta), jos erillislaki tai käsittelyprosessin luonne ei edellytä muiden arvojoukkojen käyttöä. Toimenpide tarkoittaa tehtävän suorittamiseen tähtäävä kertaluonteista toimintaa tai tapahtumaa. Toimenpide on aina yksittäinen toiminto, joka voi tosin toistua useita kertoja käsittelyprosessin aikana, esimerkiksi hakemuksen vastaanottaminen, päätöksen valmistelu. Käsittelyvaihe ja toimenpide eivät ole rinnakkaisia, vaan toimenpiteet liittyvät aina yksittäisen käsittelyvaiheen alle. Käsittelyvaiheiden kuvaaminen on pakollista. Käsittelyvaiheiden kuvauksia voidaan tarkentaa kuvaamalla käsittelyvaiheen alle liittyvät tarkemmat toimenpiteet, joiden kuvaaminen on vapaaehtoista. Asiakirjatyyppi voi liittyä suoraan käsittelyvaiheen alle, jos toimenpiteitä ei ole kuvattu. Jos toimenpiteet on kuvattu, asiakirja liittyy aina toimenpiteelle. Operatiivisessa tietojärjestelmässä (esim. asiankäsittelyjärjestelmässä) käsittelyvaihe ja toimenpide voivat kummatkin vastata SÄHKE2-metatietoa toimenpiteen tyyppi (5.6). Käsittelyvaiheelle tai toimenpiteelle ei välttämättä liity asiakirjallista tietoa. Käsittelyprosessin kuvaamiseksi määritellään tarkempi ohjeistus JHS-suositukseen. Kuva 2. Esimerkkinä rekrytointiprosessin kuvaaminen eamsissa kaksitasoisena: käsittelyvaiheina ja toimenpiteinä. Näistä käsittelyvaiheet ovat pakollisia ja toimenpiteet vapaaehtoisia.

4 METATIEDOT JA ARVOJOUKOT eams-rakenne sisältää sekä käsittelyprosessille, että asiakirjalle kaikki seuraavan taulukon metatiedot. eams-rakenteessa pakollisia metatietoja ovat ainoastaan ne, jotka on merkitty taulukossa pakollisiksi. ARVOJOUKOT: eams-rakenne sisältää valmiit arvojoukot vain niille metatiedoille, joiden kohdalla taulukossa on merkitty pakolliset ja. Ne metatiedot, joihin ei eams-rakenteessa liity valmiita arvojoukkoja, on tummennettu. ARVOJOUKOT: Pakollinen arvojoukon kohdalla tarkoittaa, että eams-rakenteessa (ja skeemassa) on määritelty valmiit arvojoukot, joista jotakin tulee käyttää, jos ko. metatietoa käytetään. Itse metatiedon pakollisuus määräytyy kuitenkin käsittelyprosessi ja asiakirja sarakkeiden mukaan. ARVOJOUKOT: Suositeltavat tarkoittaa, että eams-rakenteessa (ja skeemassa) on määritelty valmiit arvojoukot, joista jotakin suositellaan käytettävän, jos ko. metatietoa käytetään. Suositeltujen arvojoukkojen lisäksi on mahdollista määritellä myös jokin muu metatietoarvo. Metatiedon pakollisuus määräytyy käsittelyprosessi ja asiakirja sarakkeiden mukaan. Käsittelyprosessi Asiakirja Arvojoukot Käyttörajoitustiedot: Julkisuusluokka Pakollinen Pakollinen Pakolliset Salassapitoaika Pakollinen (salassa Pakollinen (salassa pidettävälle) pidettävälle) Salassapitoperuste Pakollinen (salassa pidettävälle) Pakollinen (salassa pidettävälle) Salassapidon Pakollinen (salassa Pakollinen (salassa laskentaperuste pidettävälle) pidettävälle) Suojaustaso Pakolliset (valtiolle) Turvallisuusluokka Pakolliset (valtiolle) Henkilötietoja Pakollinen Pakollinen Pakolliset Säilytysaikatiedot: Säilytysajan pituus Pakollinen Säilytysajan peruste Pakollinen Säilytysajan laskentaperuste Pakollinen Tila Tehtävä Pakollinen Tietojärjestelmä Asiakirjan tiedot: Asiakirjatyyppi Pakollinen Asiakirjan liitteet Säilytyspaikka (vain paperiasiakirjat) Suojeluluokka (vain paperiasiakirjat) Käsittelysäännöt julkisuusluokan muutos asiakirjan aiempien versioiden poistaminen

5 Liite 1. Keskeiset käsitteet KÄSITE MÄÄRITELMÄ HUOMAUTUKSIA Tehtävä Käsittelyprosessi Käsittelysääntö Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessi Asia Säädöksillä, normeilla tai päätöksellä organisaatiolle tai henkilölle annettu tai otettu työ tai velvollisuus. Tehtävän hoitamiseksi määritellyt käsittelyvaiheet, toimenpiteet ja käsittelysäännöt. Ennalta määritelty sääntö, joka toteuttaa tietyn toiminnon tietojärjestelmässä. SÄHKE2-mukainen termi asiasta. Tehtävän hoitamisesta muodostuva yksilöity kokonaisuus, jonka käsittely tapahtuu käsittelyprosessin mukaan. Käsittelysääntö voi olla esimerkiksi tilatiedon muuttaminen. Suositellaan käytettäväksi termiä "asia". Asia on tehtävän yksittäinen ilmentymä. Asian nimeke Asian tyyppi Asian yksilöivä nimi. Asian luonnetta kuvaava tieto. Asian käsittely Käsittelyvaihe Toimenpide Toimenpiteen nimeke Toimenpiteen tyyppi Asian hoitaminen ennalta määritellyn käsittelyprosessin mukaan. Tehtävän suorittamiseen liittyvä yksittäinen vaihe, joka kuvaa käsittelyprosessin tilaa. Tehtävän suorittamisen yksittäinen toiminta tai tapahtuma. Toimenpiteen yksilöivä nim.i Toimenpiteen luonnetta kuvaava tieto. Käsittelyvaihe koostuu yhdestä tai useammasta toimenpiteestä. Käsittelyprosessin tila SÄHKE2-normissa käytetty termi. Sama kuin käsittelyvaihe. Asian tila Tietojärjestelmässä oleva tekninen tilatieto asialle. Tilatiedon avulla voidaan hallita mm. asian ja asiakirjojen julkisuutta.