SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT

Transkriptio

1 1 (11) Kansallisarkisto SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT OPERATIIVINEN JÄRJESTELMÄ v. 2.0 ( ) VERSIOHISTORIA Versio Päivämäärä Tekijä Sisältö Mikko Eräkaski yhteensä 49 vaatimusta Mikko Eräkaski Vaatimuksia 3.3 ja 3.4 muokattu. Vaatimus 4.3 poistettu. HUOM! numerointia ei ole muutettu. Vaatimuksen 7.4 toteutumista muutettu Kielellisiä korjauksia Mikko Eräkaski Hävittämisen vaatimuksia 8.7, 8.8 ja 8.10 muokattu Vaatimuksen 8.5 lisätietoja muokattu Nina Eerikäinen Poistettu VAPA:a koskevat vaatimukset.

2 2 (11) 1. Yleistä operatiivisen tietojärjestelmän sertifiointikriteereistä Operatiivisella tietojärjestelmällä tarkoitetaan tässä tietojärjestelmää, jossa asiakirjatieto syntyy, sitä käsitellään ja muokataan. Keskeistä operatiivista tietojärjestelmää koskevissa vaatimuksissa on, että asiakirjatieto saa eamsiin määritellyt oletusmetatietoarvot ja että metatietojen muodostuminen on hallittua. SÄHKE2-vaatimusten mukaisesti operatiivisessa tietojärjestelmässä tulee olla myös määräajan säilytettävien asiakirjatietojen hävittämistoiminnallisuus. 2. eams-tiedonohjauksen toteutuminen Tässä osiossa tarkastellaan, miten operatiivisessa tietojärjestelmässä toteutuvat pakolliset eamsmetatiedot sekä miten operatiivinen tietojärjestelmä toimii, jos eamsin tietosisältöä muutetaan. Vähimmäisvaatimuksena on, että operatiivisessa järjestelmässä on oltava SÄHKE2-normissa pakollisiksi määritellyt eams-metatiedot, joiden tulee toteutua asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessilla (asialla), toimenpiteellä ja asiakirjalla. 2.1 Onko operatiivisessa tietojärjestelmässä toiminto, jolla se liittää asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessin tehtäväluokituksen. Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessit ja asiakirjat liittyvät operatiivisessa tietojärjestelmässä eamsiin määriteltyyn tehtäväluokitukseen. 2.2 Onko operatiivisessa tietojärjestelmässä toiminto, joka tuottaa tehtäväluokan mukaan ainakin seuraavat oletusmetatiedot asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessille (asialle) siinä vaiheessa, kun käsittelyprosessi käynnistyy. Tarkastetaan, että mainitut kentät saavat etukäteen määritellyt oletusmetatietoarvot. Numerointi SÄHKE2-metatietomallin mukaan Julkisuusluokka (2.6.1) Salassapitoaika (salassa pidettävälle) (2.6.2) Salassapitoperuste (salassa pidettävälle) (2.6.4) Henkilötietoja (2.6.7) 2.3 Onko operatiivisessa tietojärjestelmässä toiminto, jolla se tuottaa tehtäväluokan ja asiakirjatyypin mukaan ainakin seuraavat oletusmetatiedot asiakirjalle liitettäessä uusi asiakirja asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessille: Tarkastetaan, että mainitut kentät saavat etukäteen määritellyt oletusmetatietoarvot. Numerointi SÄHKE2-metatietomallin mukaan Julkisuusluokka (2.6.1) Salassapitoaika (salassa pidettävälle) (2.6.2) Salassapitoperuste (salassa pidettävälle) (2.6.4) Suojaustaso (salassa pidettävälle) (2.6.5.) Turvallisuusluokka (salassa pidettävälle) (2.6.6) Henkilötietoja (2.6.7) Säilytysajan pituus (2.11.1)

3 3 (11) 2.4 Säilytysajan peruste (2.11.2) Tila (2.12) Onko operatiivisessa tietojärjestelmässä ominaisuus, joka liittää asiakirjat asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessin tuloksena syntyneeseen toimenpiteeseen. HUOM! Vaatimus koskee siis asiankäsittelyä, samassa järjestelmässä saattaa olla myös mm. dokumentinhallinta. Asiakirjat liittyvät aina johonkin käsittelyvaiheeseen eli toimenpiteen tyyppiin (5.6), jonka tuloksena ne ovat syntyneet. 3. Metatietojen tuottaminen Tässä osiossa tarkastellaan, miten operatiivinen tietojärjestelmä tuottaa eri tilanteissa metatietoja asiakirjallisen tiedon käsittelyprosesseille, toimenpiteille ja asiakirjoille. 3.1 Onko järjestelmässä toiminto, jolla operatiivinen tietojärjestelmä tuottaa uudelle asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessille (asialle) vähintään seuraavat metatiedot, joilla voidaan varmistaa käsittelyketjun aukottomuus? Operatiivinen tietojärjestelmä tuottaa metatiedon asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessille siinä vaiheessa, kun aloitetaan uusi asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessi. Yksilöivä Identifiointitunnus Kieli Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessin avauksen aikamääre Toimijaa ilmaiseva metatieto 3.2 Onko järjestelmässä toiminto, jolla asiakirjalle tuotetaan seuraavat metatiedot liitettäessä asiakirja asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessille? Asiakirjan luonti-/liittämishetken aikamääre Yksilöivä Identifiointitunnus Toimijaa ilmaiseva metatieto Kieli Versio (jos samasta asiakirjasta on olemassa jo toinen versio) 3.3 Onko operatiivisessa tietojärjestelmässä toiminto, jolla järjestelmä tuottaa uudelle toimenpiteelle vähintään seuraavat metatiedot, joilla voidaan varmistaa käsittelyketjun aukottomuus? Operatiivisen tietojärjestelmässä on toiminnallisuus, jolla se tuottaa metatiedon siinä vaiheessa, kun asiakirja luodaan tai se liitetään asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessiin. Operatiivinen tietojärjestelmä tuottaa toimenpiteelle metatiedon siinä vaiheessa, kun luodaan uusi toimenpide asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessille. Laatimishetken aikamääre Toimenpiteen tyyppi Nimeke Toimijaa ilmaiseva metatieto

4 4 (11) 3.4 Onko operatiivisessa tietojärjestelmässä toiminnallisuus, joka tallentaa seuraavat metatiedot salassa pidettävälle asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessille (asialle) ja asiakirjalle? Operatiivisessa tietojärjestelmässä tulee olla mainitut metatietokentät. Operatiivinen tietojärjestelmä voi saada metatietoarvon myös eamsista tai järjestelmä voi tuottaa metatiedon silloin, kun tallennetaan tai luodaan salassa pidettävä asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessi, toimenpide tai asiakirja. Omistaja (2.6.9) Henkilö ( ) Rooli ( ) Kuvaus ( ) HUOM! Vähimmäisvaatimus on, että metatiedot ovat salassa pidettävillä asiakirjoilla, mutta ne voi antaa myös julkisille asiakirjoille. 3.5 Onko operatiivisessa tietojärjestelmässä toiminnallisuus, joka tallentaa kaikki seuraavat metatiedot silloin, kun sähköisesti allekirjoitettu asiakirja saapuu järjestelmään? Tarkastaja (4.2.1) Aikamääre (4.2.2) Kuvaus (4.2.3) HUOM! Vaatimus katselmoidaan vain, jos tietojärjestelmässä on toiminnallisuus sähköisesti allekirjoitettujen asiakirjojen vastaanottamiseksi 4. Metatietoarvojen muokkaaminen ja hallinnointi Tässä osiossa tarkastellaan, miten eamsin tuottamia oletusmetatietoarvoja on mahdollista muokata tietyin käyttäjäoikeuksin ja miten tietojärjestelmä laskee automaattisesti metatietoarvoja määriteltyjen käsittelysääntöjen mukaan. 4.1 Operatiivisessa tietojärjestelmässä on mekanismi, joka ohjaa asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessin (asian) seuraavien eamsista saatavien oletusmetatietoarvojen muokkaamista roolien mukaan Muokkausoikeus tarkistetaan sekä sellaisella käyttäjätunnuksella, jolla on oikeus, että sellaisella, jolla ei ole oikeutta. (viittaus SÄHKE2-metatietomalliin): Julkisuusluokka (2.6.1) Salassapitoaika (2.6.2) Salassapitoperuste (2.6.4) Suojaustaso (2.6.5) Turvallisuusluokka (2.6.6) Henkilötietoja (2.6.7) 4.2 Operatiivisessa tietojärjestelmässä on mekanismi, joka ohjaa asiakirjan seuraavien eamsista saatavien oletusmetatietoarvojen muokkaamista roolien mukaan. (viittaus SÄHKE2-metatietomalliin): Muokkausoikeus tarkistetaan sekä sellaisella käyttäjätunnuksella, jolla on oikeus, että sellaisella, jolla ei ole oikeutta.

5 5 (11) Julkisuusluokka (2.6.1) Salassapitoaika (2.6.2) Salassapitoperuste (2.6.4) Suojaustaso (2.6.5 ) Turvallisuusluokka (2.6.6) Henkilötietoja (2.6.7) Säilytysajan pituus (2.11.1) Säilytysajan peruste (2.11.2) 4.4 Onko operatiivisessa järjestelmässä toiminnallisuus, jolla se laskee salassapidon päättymisajankohdan (2.6.3) salassa pidettäville aineistoille? Operatiivinen järjestelmä laskee automaattisesti salassapidon päättymisajankohdan eamsiin määritellyn salassapitoajan ja salassapitoajan laskentaperusteen mukaan. JA Salassapitoajan muuttaminen muuttaa aina salassapidon päättymisajankohta metatietoarvoa 4.5 Onko operatiivisessa järjestelmässä toiminnallisuus, jolla se laskee säilytysajan päättymisajankohdan (2.11.1) määräajan säilytettäville aineistoille? Operatiivinen järjestelmä laskee automaattisesti säilytysajan päättymisajankohdan eamsiin määritellyn säilytysajan (2.11.1) perusteella kun säilytysajan laskennan käynnistävä tapahtuma on toteutunut. JA Säilytysajan muuttaminen muuttaa aina säilytysajan päättymisajankohta metatietoarvoa 4.6 Onko päätetyn käsittelyprosessin tehtäväluokan muuttaminen estetty operatiivisessa tietojärjestelmässä? Päätetyn käsittelyprosessin tehtäväluokkaa ei ole mahdollista muuttaa. 4.7 Onko operatiivisessa tietojärjestelmässä toiminnallisuus, jolla asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessin ja asiakirjan muuttumista julkiseksi voidaan hallita siinä vaiheessa, kun salassapitoaika lakkaa eli salassapidon päättymisajankohta saavutetaan? Operatiivisessa tietojärjestelmässä on toiminnallisuus, jolla se säännöllisin eräajoin tai vastaavin mekanismein automaattisesti tarkistaa asiakirjojen salassapidon voimassaolon ja

6 6 (11) muuttaa salassa pidettävät asiakirjat julkisiksi. Tietojärjestelmä tulkitsee salassapitoajaltaan päättyneet asiat /asiakirjat julkisiksi muuttamatta niiden metatietoarvoja. Tietyn roolin mukaisin käyttöoikeuksin on mahdollista käydä muuttamassa manuaalisesti metatietoarvoja. 5. Käyttöoikeudet 5.1 Onko operatiivisessa tietojärjestelmässä mekanismi, jonka avulla voidaan estää pääsy salassa pidettävän tehtävän asiakirjoihin muilta kuin niiltä käyttäjäryhmiltä, joilla on niihin oikeus? Pääsy salassa pidettävään tietoon testataan sellaisella käyttäjätunnuksella, jolle ei ole määritelty oikeuksia ko. tehtävälle. 5.2 Onko asiakirjan lisääminen keskeneräiseen asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessiin, sallittu vain käsittelyprosessiin osallistuville käyttäjille ja rooleille? 5.3 Onko toimenpiteen lisääminen keskeneräiselle asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessille sallittu vain käsittelyprosessiin osallistuville käyttäjille ja rooleille? Mahdollisuus lisätä asiakirja käsittelyprosessille testataan sellaisella käyttäjätunnuksella, jonka ei ole määritelty osallistuvan ko. asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessiin. Mahdollisuus lisätä toimenpide käsittelyprosessille testataan sellaisella käyttäjätunnuksella, jonka ei ole määritelty osallistuvan ko. asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessiin.

7 7 (11) 6. Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessi Tässä osiossa tarkastellaan, miten asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessin tehtäväluokituksen vaihtaminen toteutuu sekä miten toimenpiteiden ja asiakirjojen lisääminen asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessille toteutuu. 6.1 Onko operatiivisessa tietojärjestelmässä ominaisuus, jolla keskeneräinen asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessi (asia) ja siihen liittyvät toimenpiteet ja asiakirjat voidaan siirtää toiseen tehtäväluokkaan? 6.2 Onko operatiivisessa tietojärjestelmässä ominaisuus, jolla keskeneräisen asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessin, toimenpiteen ja asiakirjan metatietoarvot muuttuvat uuden tehtäväluokan mukaisiksi tehtäväluokituksen muuttuessa? Vähintään seuraavien metatietoarvojen on muututtava: Julkisuusluokka (2.6.1) Salassapitoaika (2.6.2) Salassapitoperuste (2.6.4) Suojaustaso (2.6.5 ) Turvallisuusluokka (2.6.6) Henkilötietoja (2.6.7) Säilytysajan pituus (2.11.1) Säilytysajan peruste (2.11.2) Asiakirjatyyppi (2.15) Toimenpidetyyppi (5.6) 6.3 Onko operatiivisessa tietojärjestelmässä ominaisuus, jolla asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessin (asian) säilytysaika määräytyy käsittelyprosessiin sisältyvän pisimpään säilytettävän asiakirjan säilytysajan mukaan? Mainittu ominaisuus voi olla eräajotyyppinen toiminnallisuus, jolla on mahdollista muuttaa useiden keskeneräisten asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessien tehtäväluokkaa samanaikaisesti. Järjestelmässä voidaan vaihtaa yksittäisen keskeneräisen asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessin (asian) tehtäväluokkaa manuaalisesti Vaihdetaan keskeneräisen käsittelyprosessin tehtäväluokkaa ja tarkastetaan, että kohteen metatiedot vaihtuvat uuden tehtäväluokan mukaisiksi. Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessin, toimenpiteiden sekä asiakirjan metatietoarvot päivittyvät automaattisesti uuden tehtäväluokan mukaisiksi vaihdettaessa tehtäväluokkaa Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessin metatiedot päivittyvät automaattisesti ja käyttäjä voi manuaalisesti vaihtaa asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessiin jo liitettyjen asiakirjojen asiakirjatyypin sekä tehtyjen toimenpiteiden toimenpidetyypin uuden tehtäväluokan mukaisiksi, jolloin asiakirjat ja toimenpiteet saavat uuden tehtäväluokan mukaiset oletusmetatietoarvot. Operatiivinen tietojärjestelmä laskee asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessille säilytysajan siihen liittyvän pisimpään säilytettävän asiakirjan mukaan. Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessia ei tarvitse erikseen hävittää, vaan se häviää, kun viimeinen asiaan kuulunut asiakirja hävitetään.

8 8 (11) 6.4 Onko operatiivisessa tietojärjestelmässä ominaisuus, joka estää asiakirjan lisäämisen päätetylle tai vastaavan tilan mukaiselle asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessille? Yritetään lisätä asiakirja em. tilan mukaiselle asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessille. 7. Asiakirjan käsittelyvaatimukset 7.1 Onko operatiivisessa tietojärjestelmässä toiminnallisuus, jonka avulla asiakirjalle on mahdollista määritellä tila, joka estää asiakirjan tietosisällön muuttamisen? Tietojärjestelmässä on toiminnallisuus, jossa tietty tilatieto merkitsee lukittua tietosisältöä, jolloin asiakirjan tietosisältöä ei voi muuttaa. Asiakirjan lukitun tietosisällön määrittelyyn voidaan käyttää esimerkiksi SÄHKE2-metatietoa Tila (2.12) tai muuta vastaavaa järjestelmässä olevaa metatietoa. 7.2 Onko tilatiedoltaan lukitun asiakirjan tietosisällön muuttaminen estetty? 7.3. Onko tietojärjestelmässä ominaisuus, jolla saapuneeksi tai talteenotetuksi merkitty eli käytännössä järjestelmän ulkopuolelta tallennettava asiakirja saa järjestelmään liittämisen jälkeen sellaisen tilatiedon, joka tarkoittaa lukittua tietosisältöä. Asiakirjan lukitun tietosisällön määrittelyyn voidaan käyttää esimerkiksi SÄHKE2-metatietoa Tila (2.12) tai muuta vastaavaa asiakirjan tilaa ilmaisevaa metatietoa. Tilasiirtymien tuottaminen 7.4 Onko operatiivisessa tietojärjestelmässä toiminto, jolla voidaan automatisoida tilasiirtymiä, jolloin avaaminen tai samankaltainen toimenpide muuttaa asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessin tilaksi vireillä tai sitä vastaavaan tilaan. Suoritetaan em. toimenpide ja todennetaan, että käsittelyprosessin tila muuttuu. 7.5 Onko operatiivisessa tietojärjestelmässä toiminto, jolla voidaan automatisoida tilasiirtymiä, jolloin sulkeminen tai samankaltainen toimenpide, muuttaa asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessin tilaksi päätetty / suljettu tai vastaavaan tilaan, joka merkitsee, ettei käsittelyprosessille voi tehdä enää muutoksia Suoritetaan em. toimenpide ja todennetaan, että käsittelyprosessin tila muuttuu lukittua tilaa vastaavaksi.

9 9 (11) 8. Määräajan säilytettävien asiakirjallisten tietojen hävittäminen Vaatimus kyllä ei Miten vaatimus todennetaan? 8.1 Sisältyykö järjestelmään hävitystoiminnallisuus, joka tuottaa hävitysesityksen määriteltyjen hävittämiskriteerien mukaan ja mahdollistaa siten asiakirjojen keskitetyn hävittämisen järjestelmässä. Järjestelmässä on hävitystoiminnallisuus, joka tuottaa automaattisesti etukäteen määritellyin väliajoin hävitysesityksen hävittämiskriteerien mukaan. Järjestelmä tuottaa hävittämiskriteerien mukaisen hävitysesityksen, kun auktorisoidun roolin mukainen käyttäjä käynnistää hävitystoiminnallisuuden. 8.2 Onko järjestelmässä toiminnallisuus, jolla hävitysesitys on mahdollista tuottaa siten, että siihen sisältyvät kaikki hävittämiskriteerit täyttävät asiakirjat? Järjestelmän tuottamaan hävitysesitykseen sisältyvät kaikki asiakirjatiedot, joiden säilytysaika on päättynyt hävitysesityksen laatijan oikeuksien mukaisesti. HUOM! Hävittämisesityksen muodostamiseksi on myös sallittua asettaa lisäksi muita kriteereitä, jotka rajaavat hävitysesitykseen tulevien asiakirjojen joukkoa, esim. tehtäväluokka, jolloin hävittäminen voidaan tehdä erissä vaiheittain. 8.3 Onko järjestelmässä toiminnallisuus, joka varmistaa, että hävitysesitykseen sisältyy ainoastaan asiakirjoja, joiden säilytysaika on päättynyt? 8.4 Onko järjestelmässä ominaisuus, jolla hävitysesityksen hyväksyntä voi tapahtua vain määritellyin käyttövaltuuksin. Laaditaan hävitysesitys aineistosta, jossa on sekä pysyvästi säilytettäviä asiakirjatietoja että sellaista, jonka säilytysaika ei ole vielä päättynyt. Tarkistetaan, että hävitysesitys ei sisällä asiakirjatietoja, joiden säilytysaika ei ole vielä päättynyt tai pysyvästi säilytettäviä asiakirjatietoja. Hävitysesityksen hyväksyminen on mahdollista vain määritellyin käyttövaltuuksin. Yritetään suorittaa järjestelmässä hävitysesityksen hyväksyntä ilman asianmukaisia oikeuksia. 8.5 Onko järjestelmässä ominaisuus, jolla hävitysesitys on mahdollista poistaa /peruuttaa kokonaisuudessaan ennen sen hyväksyntää. Auktorisoidun roolin mukaisen käyttäjän on mahdollista poistaa tai peruuttaa hävitysesitys järjestelmästä ennen sen

10 10 (11) Vaatimus kyllä ei Miten vaatimus todennetaan? hyväksyntää. Auktorisoidun roolin mukaisen käyttäjän on myös mahdollista poistaa hävitysesitykseen kuuluvia asiakirjoja joko yksittäin hävitysesityksestä tai tuottamalla uusi hävitysesitys uusien kriteerien mukaan. 8.6 Onko järjestelmässä ominaisuus, jolla asiakirjan tietojen yhteydessä näkyy sen sisältyminen hävitysesitykseen. Hävitysesityksestä on voitava luotettavasti yksilöidä kaikki siihen kuuluvat asiakirjatiedot. Käytännössä asiakirjan ID:n ja nimekkeen on käytävä ilmi hävitysesityksestä. Lisäksi asiakirjan metatietojen yhteydestä on käytävä ilmi, että se sisältyy hävitysesitykseen. 8.7 Onko järjestelmässä toiminnallisuus, jolla tieto hävitetyistä asiakirjatiedoista jää talteen. Järjestelmässä on toiminnallisuus, jolla tieto hävitetyistä asiakirjatiedoista voidaan tulostaa/ottaa talteen asiakirjana. Järjestelmässä on toiminnallisuus, jolla tieto hävitetyistä asiakirjatiedoista jää talteen erilliseen rekisteriin. 8.8 Onko järjestelmässä toiminnallisuus, jolla seuraavat SÄHKE2-metatietomallin mukaiset metatiedot hävitetyistä asiakirjoista jäävät talteen vaatimuksessa 8.7 esitetyllä tavalla. Metatietojen nimeke, tehtävä ja asiakirjatyyppi tulee tallentua luettavassa muodossa, eikä esim. koodina. 8.9 Identifiointitunnus (2.3) Nimeke (2.7) Tehtävä (2.13) Asiakirjatyyppi (2.15) Onko järjestelmässä toiminto, jolla asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessi ja toimenpiteet voivat sisältyä hävitysesitykseen vasta sitten, kun kaikki siihen liitetyt asiakirjat on joko hävitetty tai ne kuuluvat hävitysesitykseen? Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessi ei sisälly hävitysesitykseen ennen kuin viimeinen siinä oleva asiakirja on hävitetty tai se sisältyy hävitysesitykseen Onko järjestelmässä toiminto, jolla määräajan säilytettävät asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessit hävitetään saman määrämuotoisen hävittämismenettelyn mukaisesti kuin asiakirjat ja niistä jää talteen tieto samalla tavalla kuin asiakirjoista. Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessi ohjautuu automaattisesti hävitysesitykseen, kun siihen kuulunut pisimpään säilytettävä asiakirja ohjautuu hävitysesitykseen, jolloin

11 11 (11) Vaatimus kyllä ei Miten vaatimus todennetaan? asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessi hävitetään yhdessä asiakirjojen kanssa. Hävitysesitys on mahdollista tuottaa säilytysjärjestelmästä siten, että siihen sisältyvät hävittämiskriteerit täyttävät asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessit (eli käsittelyprosessit, joihin kuuluva pisimpään säilytettävä asiakirja on hävitetty). Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessien hävittäminen tapahtuu samalla tavalla kuin asiakirjan hävittäminen.