Asianhallinnan kehittäminen Hallituksen seminaari

Transkriptio

1 Asianhallinnan kehittäminen Hallituksen seminaari

2 Asianhallinta Asianhallinta tarkoittaa organisaation toimintaprosesseihin sisältyvien asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen käsittelyn ohjaamista niiden koko elinkaaren ajan. Asianhallinta pyrkii tehostamaan asioiden valmistelua, käsittelyä, päätöksentekoa, julkaisemista, arkistointia ja hävittämistä sekä asiakirjallisen tiedon hallintaa

3 Asianhallintajärjestelmä (D360) Tietojärjestelmä, jonka avulla organisaation käsittelemät asiat ja niihin liittyvät asiakirjatiedot hallitaan ennalta määriteltyjen käsittelysääntöjen mukaisesti. Asiankäsittelyjärjestelmässä on olennaista, että järjestelmään tallennetut tai liitetyt asiakirjatiedot liittyvät aina toimenpiteen/ käsittelyvaiheen kautta asiaan. Asiakirjatietojen turvaamisen kautta pystytään takaamaan asiakirjatietoon kohdistuvat laatuvaatimukset (alkuperäisyys, eheys, luotettavuus ja käytettävyys). Ilman asiasidosta järjestelmään tallennettuja asiakirjatietoja ei voida säilyttää pitkän aikaa yksinomaan sähköisessä muodossa

4 Metatieto Asiakirjatiedon kontekstia, sisältöä ja rakennetta, hallintaa ja käsittelyä koko sen elinkaaren ajan kuvaavaa tietoa. Metatiedot mahdollistavat asiakirjatietojen haun, paikallistamisen ja tunnistamisen. Niiden avulla myös automatisoidaan laatimis- ja käsittelyvaiheita sekä määritellään viittauksia eri asiakirjatietojen välille. Esim. maakuntavalmistelun sopimuskoonnissa sopimuskumppani, voimassaoloaika, irtisanomisaika jne

5 Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri Arkkitehtuurissa kuvataan yleisellä ja yhtenäisellä tavalla keskeisimmät asian käsittelyvaiheet, prosessit, käsitteet ja metatiedot, jotka muodostavat asianhallinnan kokonaisuuden. Jokaisen ei tarvitse kuvata samoja perusasioita uudelleen asianhallinnan toteutuksen pohjaksi. Tavoite ja pääpaino on alusta loppuun sähköisen asianhallinnan tila

6 Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri Prosessikuvausten yhteydessä on kuvattu lainsäädännön asianhallinnalle asettamat vaatimukset merkitsemällä prosessin vaiheisiin siihen liittyvät lain pykälät. Arkkitehtuurissa ei kuvata tiedonhallintaa laajasti, vaan kuvauksessa keskitytään asianja asiakirjatiedon hallintaan

7

8 Tiedonhallintaa säätelevä lainsäädäntö

9 Tiedonhallintaa säätelevä lainsäädäntö

10 Sairaanhoitopiirin asianhallinnan kehittäminen Tavoitetila, että järjestelmässä tehdään ja tallennetaan: Viranhaltijapäätökset Kokoushallinta; hallitus, valtuusto, tstoimikunta, yhteistyötoimikunta Johtoryhmien pöytäkirjat Muistiot Lähtevät ja saapuvat asiakirjat Viranomaisselvitykset

11 Sairaanhoitopiirin asianhallinnan kehittäminen Hallinnon prosessien sähköistäminen alusta loppuun ; vireille tulosta sähköiseen arkistointiin tai hävitykseen Yhdenmukaistaa asianhallinnan käsitteet ja toimintatavat; puhutaan samasta asiasta Valmistautuminen muutokseen 2019 Selkeyttää vastuut, roolit ja toiminnan prosessit Versiopäivitys D360:een versiosta 5 versioon

12 Sairaanhoitopiirin asianhallinnan kehittäminen Kartoitettu sairaanhoitopiirissä olevat hallinnolliset prosessit ja niissä syntyvät asiakirjat. Laaditaan toimintatapaohje hallinnollisille prosesseille; kuinka niissä menetellään ja mitä asiakirjoja prosessissa syntyy. Jalkautetaan toimintatapaohje ja samalla annetaan koulutus uuden version käyttöön

13 Sairaanhoitopiirin asianhallinnan kehittäminen Laki ei velvoita allekirjoittamaan asiakirjoja pl. laissa erikseen säännellyt tapaukset. Arvioitu asiakirjojen allekirjoitusvaatimukset => allekirjoitetaan vain oikeutta luovat asiakirjat esim. sopimukset. Allekirjoitukset pääsääntöisesti sähköisesti. Muissa asiakirjoissa riittävää on hyväksyntä sähköisessä työnkulussa