VVAA047 Hakuehdot VALDA 1.2

Transkriptio

1 Valtiokonttori Vaatimusmäärittely 1 (7) Valtion IT-palvelukeskus LUOTTAMUKSELLINEN VVAA047 Hakuehdot VALDA 1.2 Siltasaarenkatu A, Helsinki PL 100, VALTIOKONTTORI Puh. (09) 77251, Faksi (09) ,

2 2 (7) Muutoshistoria Versio Pvm Kuvaus Laatija Tarkastaja Hyväksyjä VALDA 1.1 ja 1.2 vaatimusmäärittelyn hyväksyntä VALDA 1.1 määrittelyn hyväksyntä VALDA VIP ohjausryhmä VALDA VIP ohjausryhmä Määrittelyn tarkennuksen työpajan sovitut muutokset VIP Määrittelyryhmä

3 3 (7) Sisällysluettelo 1 Asian hakuehdot Toimenpiteen hakuehdot Asiakirjan hakuehdot Aiheen hakuehdot Dokumentin hakuehdot Asiakkaan hakuehdot Muut Hakujen käsittelysäännöt AND-haut Asia Asiakirja... 7

4 4 (7) Hakuja on lisäksi määritelty asioidenhallinnan- ja dokumenttienhallinnan määritysdokumenteissa. Ristiriita tapauksissa tämä dokumentti on määräävä. 1 Asian hakuehdot 2.1 Aihe Avattu/Laadittu Vastaanotettu Rekisteröity 2.3 Identifiointitunnus (oid) Muu tunnus 2.5 Kuvaus Henkilötunnus 2.7 Nimeke 2.8 (Kaikki) Organisaatiokohtaiset metatiedot 16 kpl 2.12 Tila 2.13 Tehtävä (sekä sanallisen kuvauksen että tehtäväluokituksen mukaan) Tehtävän tarkenne (luokitus) 2.14 Roolitiedot: Henkilö Yhteisö Kohdealue Palveluluokka Prosessinumero Käsittelijä, vastuuhenkilö. Ulkoiset toimijat yhdistetään yhdeksi hakutekijäksi. HUOM. Nimen, ei käyttäjätunnuksen mukaan Käsittelijän ryhmä Vastuuhenkilön ryhmä Päättymispvm (asian) 2 Toimenpiteen hakuehdot 2.8 (Kaikki) Organisaatiokohtaiset metatiedot 16 kpl 2.14 Roolitiedot: Henkilö Yhteisö Käsittelijä, vastuuhenkilö. Ulkoiset toimijat yhdistetään yhdeksi hakutekijäksi. HUOM. Nimen, ei käyttäjätunnuksen mukaan Käsittelijän ryhmä Vastuuhenkilön ryhmä

5 5 (7) Hyväksytty Avattu/Laadittu Voimassaoloaika (määräaika) Päättämisaika 5.3 Nimeke 5.5 Toimenpiteen toimija tiedot, kts Tyyppi 3 Asiakirjan hakuehdot 2.1 Aihe Avattu/Laadittu Vastaanotettu Rekisteröity Valmistumisaika 2.3 Identifiointitunnus (oid) Muu tunnus 2.5 Kuvaus (Henkilötunnus) 2.7 Nimeke 2.8 (Kaikki) Organisaatiokohtaiset metatiedot 15 kpl 2.12 Tila 2.13 Tehtävä (sekä sanallisen kuvauksen että tehtäväluokituksen mukaan) 2.14 Roolitiedot: Henkilö Yhteisö Käsittelijä, vastuuhenkilö. Ulkoiset toimijat yhdistetään yhdeksi hakutekijäksi. HUOM. Nimen, ei käyttäjätunnuksen mukaan Käsittelijän ryhmä Vastuuhenkilön ryhmä Hyväksytty 4.12 Tyyppi Aikamääre 4 Aiheen hakuehdot Kaikki aiheen metatiedot ovat hakuehtoja.

6 6 (7) 5 Dokumentin hakuehdot Kaikki dokumentin metatiedot ovat hakuehtoja. 6 Asiakkaan hakuehdot 7 Muut Yhteisö Yhteisön entinen nimi Etunimi Sukunimi Entinen sukunimi Y-tunnus Postinumero Postitoimipaikka Maa Lisätiedot Vapaa tekstihaku; asiakirjat ja dokumentit metatietoineen VVAA008 dokumenttien ja aiheidenhallinnan vaatimusmäärittely: Määritelty listaa varaamani asiat, asiakirjat ja dokumentit. 8 Hakujen käsittelysäännöt 1) Hakuehdoissa on voitava käyttää OR-operaatiota määrittelemään useampi hakusana samaan metatietoon liittyen. Esimerkiksi asioita voi hakea usean eri käsittelijän perusteella 2) Hakuehdoissa on voitava käyttää AND-operaatiota rajaamaan hakutuloksia useamman metatiedon perusteella. Esimerkiksi asioita voi hakea tietyn käsittelijän ja tietyn tehtäväryhmän perusteella. 3) Vapaa tekstihaku hakee asiakirjojen ja dokumenttien sisällöstä ja metatiedoista. 4) Asioille, toimenpiteille, asiakirjoille, dokumenteille, aiheille ja asiakkaille on omat hakunäkymänsä. 5) Ulkoisia toimijoita (esim. vastaanottaja, lähettäjä, muu toimija ja jakelija) tulee voida hakea yhden hakukentän avulla

7 9 AND-haut 9.1 Asia 9.2 Asiakirja 7 (7) 6) Hakuehto on voitava määrittää ainakin seuraavilla ehdoilla: Alkaa (merkkijonolla), päättyy (merkkijonoon), sisältää (merkkijonon). AND- ja OR-operaattoreita ja näitä hakuehtoja on voitava käyttää vapaasti yhdistellen. Haun nimi: Asian AND-haku Hakuehdot: Asian tila, käsittelijä, päättämispäivän päivämääräväli, tehtävä, ulkoinen toimija, käsittelijän ryhmä Haun nimi: Asiakirjan AND-haku Hakuehdot: Asiakirjan tila, ulkoinen toimija, asiakirjatyyppi, valmistumisen päivämääräväli, käsittelijä, käsittelijän ryhmä