Sähke 2, TOS, TOJ ja sertifiointi

Transkriptio

1 Sähke 2, TOS, TOJ ja sertifiointi Liikearkistoyhdistyksen seminaari Armi Helenius Kansallisarkisto

2 Asiakirjahallinnan kehittämisen tavoitteena Yhteentoimivat, sähköiset prosessit Toimintatapojen uudelleen arviointi Organisaatiorajojen ylittäminen Ei organisaatiokohtaisia linjauksia Yhteensopivat tietojärjestelmät Sähköisten palveluiden ja taustajärjestelmien saumattomuus Diaarista asianhallintaan Tiedon tallentuminen järjestelmästä toiseen Yhtenäiset metatiedot ja luokitukset Keskitetty säilyttäminen Asiakirjatiedot tallennetaan mahdollisimman varhaisessa vaiheessa arkistolaitoksen VAPA-palveluun, jota tietojärjestelmät pystyvät hyödyntämään

3 Ajankohtaista lainsäädännössä Arkistolain kokonaisuudistus siirtyy seuraavalle hallituskaudelle. Piirijaon purkaminen lähivuosina Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta (634/2011) Tarkastelee koko julkishallintoa kokonaisuutena Yhteentoimivuuden velvoitteet Arkistolaitoksen ja VM:n läheisempi yhteistyö norminannossa ja kehittämishankkeissa

4 Norminanto ja kehittämistoiminta Arkistolaki sisältää vanhentuneita käsitteitä Sähköistä asiakirjahallintaa koskevien normien ja ohjeiden antaminen JHS-järjestelmän kautta Julkisen hallinnon suosituksina Julkisen hallinnon standardeina, Luonteeltaan ns. teknisiä eritelmiä Normien ja ohjeiden parempi vaikuttavuus Tiukempi sitominen osaksi julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuria

5 SÄHKE -normit SÄHKE1: 2005; SÄHKE2: 2009 Koskevat tietojärjestelmiin sisältyvää pysyvästi säilytettävää asiakirjallista tietoa Ohjaavat asiakirjallisen tiedon käsittelyä, hallintaa, hävittämistä ja säilyttämistä tietojärjestelmissä Tavoitteena tiedon elinkaaren hallinta syntyvaiheista lähtien Tiedonohjauksella ja metatietojen määrittelyllä keskeinen asema Soveltuvat selkeimmin tietojärjestelmiin, joissa tieto on staattisina asiakirjoina (asiakirjailmentyminä)

6 SÄHKE2:n mukainen sähköisen säilyttämisen lupa Tietoturvatasoarviointi (TTT -arviointi) Organisaation itsearviointi SÄHKE2 -sovellusauditointi (jos tietojärjestelmä ei ole sertifioitu) SÄHKE2 -toiminta-auditointi Siirtotiedoston tekninen testaus (valtionhallinnon organisaatioille) Arkistolaitoksen katselmointi Sähköisen säilyttämisen lupa

7 SÄHKE2 -sertifikaatti Tietojärjestelmätoimittaja voi hakea SÄHKE2-sertifikaattia tietojärjestelmätuotteelleen, joka täyttää SÄHKE2-normin vaatimukset. Eri sertifikaatit: eams-tietojärjestelmälle operatiiviselle tietojärjestelmälle säilytysjärjestelmälle Jokaiselle järjestelmätyypille on omat sertifiointivaatimuksensa. Myönnetty sertifikaatti on voimassa kolme vuotta.

8 TOJ/TOS TOJ = tiedonohjausjärjestelmä = eams-järjestelmä (eams) eams-järjestelmä tiedonohjausjärjestelmä (TOJ) toimii tietojärjestelmien taustalla ohjaa asiakirjallisen tiedon muodostumista, käsittelyä ja hallintaa pohjautuu sähköiseen arkistonmuodostussuunnitelmaan (eams), jossa kuvataan tehtävien käsittelyvaiheet ja asiakirjatyypit sekä niiden oletusmetatietoarvot TOS = tiedonohjaussuunnitelma (eams), vrt. AMS, THS Toteutuksia tehty: arkistolaitoksen Excel-pohjalle suoraan tai soveltaen tietojärjestelmien hallintatyökaluilla/eams-järjestelmillä

9 Tietohallintolain velvoitteet viranomaiselle (634/2011) 1. Suunnitella ja kuvata toimintansa julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin mukaisesti. 2. Noudattaa tietojärjestelmien yhteentoimivuuden mahdollistamiseksi julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuria ja sen edellyttämiä yhteentoimivuuden kuvauksia ja määrityksiä. 3. Ottaa käyttöön sellaisia sähköisen asioinnin ja hallinnon tukipalveluja, jotka luovat edellytykset yhteentoimivuudelle.

10 Tietoarkkitehtuuri SÄHKE-normien ja eamsin rooli tietoarkkitehtuurissa Sähköinen asiakirjahallinta yhtenä tunnistettuna kehittämiskohteena. SÄHKE-metatietojen ja eamsin sisältyminen julkisen hallinnon metatietopalveluun? Tavoitteena käynnistää asiakirjahallinnan viitearkkitehtuurin laatiminen osana sisällönhallinnan viitearkkitehtuuria Kuvaa asiakirjatiedon koko elinkaaren Kuvaa eri standardien ja määritysten roolin Kuvaa miten erilaisa asiakirjahallintaan liittyviä palveluita (mm. VAPA) hyödynnetään. Julkisen hallinnon yhteinen tehtäväluokitus Asiakirjojen metatietoarvojen määrittely ja yhtenäistäminen julkisen hallinnon ydinsanastotyöryhmä (YSR)

11 Teknologia Informaatio Tietojärjestelmät Toiminta Asiakas Viranomainen Asiointitarve Asiankäsittely Asiointi palvelu Asiankäsittelyprosessi Asiointi tili Tiedonohjaus Asiankäsittely järjestelmä Käyttöoikeus hallinta Tallennus järjestelmä Prosessin hallinta eams Prosessi säännöt Käyttäjät Asiat ja asiakirjat x BPML y PDF, TIFF

12 Kysymyksiä?