VALDA 1.2 käyttötapauskaaviot VVAA052

Transkriptio

1 Valtiokonttori Liite 1 (14) Valtion IT-palvelukeskus Virkamiespalvelut VALDA VALDA 1.2 käyttötapauskaaviot VVAA052 Siltasaarenkatu A, Helsinki PL 100, VALTIOKONTTORI Puh. (09) 77251, Faksi (09) ,

2 2 (14) Muutoshistoria Versio Pvm Kuvaus Laatija Tarkastaja Hyväksyjä VALDA 1.1 ja 1.2 vaatimusmäärittelyn hyväksyntä VALDA 1.1 määrittelyn hyväksyntä VALDA 1.2 määrittelyn tarkennuksen työpajoissa sovitut muutokset ja VALDA 1.2 uudet käyttötapaukset Tuula Koukkula Päivitetty Asiakirjat kaavio Tuula Koukkula VALDA VIP ohjausryhmä

3 3 (14) Sisällysluettelo 1 eams Asianhallinta Asianhallinta Asiakirjat Tilasiirtymät Toimijarekisteri Arkistointi Hävittäminen VAPA-siirto Aiheidenhallinta Käyttöoikeudet Tietoturva KVH Käsittelysäännöt... 14

4 4 (14) 1 eams eams ylläpitäjä eams-excelin luominen uusi versio tai muokkaus vanhasta järjestelmä eams-excelin tietojen siirto asianhallinta

5 5 (14) 2 Asianhallinta 2.1 Asianhallinta Arkistonhoitaja Päätetyn tai arkistoidun asian metatietojen muuttaminen Massapäivitys Asian linkittäminen toiseen asiaan Kirjaaja Asian mitätöinti Asian käsittelyprosessi Laatija Sisäisten toimijoiden lisääminen käyttäjärekisteristä Lisääjä Metatietojen muutos (käsittely -vaihe) Salassapidon laskentaperusteen muuttuminen (from 07 Käsittelysäännöt) Määräaikojen seuranta ja hälytysten käsittely Asian säilytysajan määräytyminen

6 6 (14) 2.2 Asiakirjat Arkistonhoitaja Asiakirjan metatietojen generointi Valmiin tai allekirjoitetun asiakirjan metatietojen muuttaminen Metatietojen muutos (käsittely -vaihe) Asiakirjan versiointi Kirjaaja Asiakirjan kieliversiointi Asiakirjan käyttö uuden asiakirjan pohjana Laatija Asiakirjan linkittäminen toiseen asiakirjaan Asiakirjan säilytysajan määräytyminen Lisääjä Sähköinen allekirjoitus, 2 allekirjoittajaa Sähköinen allekirjoitus, 1 allekirjoittaja järjestelmä Asiakirjan poistaminen Asiakirjan mitätöinti Salassapidon laskentaperusteen muuttuminen (from 07 Käsittelysäännöt) Asiakirjan käyttöoikeusmuutokset

7 7 (14) 2.3 Tilasiirtymät Pääkäyttäjä Arkistonhoitaja Asian tilasiirtymät Kirjaaja Toimenpiteen tilasiirtymät Laatija Asiakirjan tilasiirtymät Lisääjä

8 8 (14) 2.4 Toimijarekisteri Kirjaaja Toimijarekisterin ylläpito Toimijarekisterin ylläpito asian avauksen yhteydessä Laatija Toimijoiden liittäminen toimijarekisteristä 2.5 Arkistointi järjestelmä Arkistointi

9 9 (14) 2.6 Hävittäminen Arkistonhoitaja Hävitysesityksen muodostaminen Hävitysprosessi järjestelmä Hävittäminen 2.7 VAPA-siirto Arkistonhoitaja Siirtotiedoston muodostaminen

10 10 (14) 3 Aiheidenhallinta Pääkäyttäjä omistaja Aiheen avaaminen ja poistaminen Aihe_käyttäjä Dokumentin käsittely aiheidenhallinnassa

11 11 (14) 4 Käyttöoikeudet Pääkäyttäjä Tekninen pääkäyttäjä Arkistonhoitaja Käyttöoikeuksien poistaminen asiakirjalta Kirjaaja Laatija Käyttöoikeuksien tarkistaminen Lisääjä Katselija

12 12 (14) 5 Tietoturva Tapahtumalokiin kirjoittaminen järjestelmä Muutoslokiin kirjoittaminen

13 13 (14) 6 KVH Pääkäyttäjä Arkistonhoitaja Toimikorttikirjautuminen eams pääkäyttäjä Kirjaaja KVHn salasanan vaihtaminen Laatija eams muokkaaja Lisääjä Salasanan vaihto Katselija

14 14 (14) 7 Käsittelysäännöt OIDn muodostuminen järjestelmä Salassapidon laskentaperusteen mukainen salassapitoaika Salassapidon laskentaperusteen muuttuminen Salassapitoajan päättyminen