JHS XXX Rekisteritiedon metatiedot Liite 1. Rekisteritiedon metatietomalli

Transkriptio

1 JUHTA Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta JHS XXX Rekisteritiedon metatiedot Liite 1. Rekisteritiedon metatietomalli Versio: 1.0 Julkaistu: Voimassaoloaika: luonnos Sisällys 1 Metatietomallin lukuohje Rekisteritason metatiedot Yksilöintitiedot Rekisterinpitäjän tiedot Rekisterinpitoa koskevat tiedot Tietosisältö Laatuominaisuudet Tietojen julkisuus ja suojaus Tietolähteet ja tietoluovutukset Rekisteritason metatietojen muutoshistoria Muuttujatason metatiedot Yksilöintitiedot Tietosisältö Kattavuus Arvot Elinkaari Julkisuus ja tietosuoja Muuttujatason metatietojen muutoshistoria /11

2 1 Metatietomallin lukuohje JUHTA Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta Tässä liitteessä kuvataan suosituksen määrittelemät rekisteritiedon metatiedot. Metatiedot on jaoteltu rekisteritason tietoihin (luku 2) sekä muuttujatason tietoihin (luku 3). Jaottelun tarkempi kuvaus on itse suositustekstissä. Metatiedot on pääjaottelun alla ryhmitelty ymmärrettävyyden ja hallittavuuden helpottamiseksi. Myös tätä ryhmittelyä on kuvattu tarkemmin suosituksessa. Metatietoja määrittelevissä taulukossa kutakin metatietoa kohden on kolme riviä (yksi harmaapohjainen ja kaksi valkopohjaista). Kustakin metatiedosta on seuraavat tiedot: Metatiedon nimi Pakollisuus kertoo sen, onko metatieto annettava. Vaihtoehdot ovat, ehdollisesti ja valinnainen. pakollisten yhteydessä on kuvattu se, milloin pakollisuus toteutuu. Pakollisuuden peruste (Pak.peruste) kertoo mihin pakollisuus tai ehdollinen pakollisuus perustuu. Tämä on kuvattu silloin, kun sille on soitettavissa selkeä viittaus, esimerkiksi rekisteriseloste. Toistettavuus (Toist.) antaa metatiedon kardinaliteetin eli sen, kuinka monta kertaa kyseinen metatieto voi toistua. Toistettavuus ilmaistaan lukuna tai lukuvälinä, jossa n tarkoittaa mielivaltaista määrää (esim. 1..n tarkoittaa vähintään yksi ja enimmäismäärää ei ole). Pakollisilla metatiedoilla tämä on aina vähintään yksi. Tietotyyppi kuvaa metatiedon perustyypin. Tyyppi tarkoittaa mielivaltaista merkkijonoa, valintalistassa vaihtoehdot annetaan määriteltynä listana. Arvojoukko tai formaatti antaa tarkennusta siihen, millaisia arvoja metatieto voi saada. Valintalistan tapauksessa se antaa valintalistan vaihtoehdot. kuvaa vapaalla tekstillä sitä, mitä metatieto tarkoittaa. sekä tarkentaa määritelmää että antaa ohjeita siihen, miten metatieto tulisi täyttää. 2 Rekisteritason metatiedot 2.1 Yksilöintitiedot Nimi Rekisteriseloste 1 Rekisterin tai osarekisterin nimi, joka ilmaisee rekisterin sisällön selväkielisesti Esim. nimistörekisteri, opiskelijarekisteri, henkilöstöhallinnon rekisteri. Nimeä käytetään rekisteriin liittyvää toimintaa kuvaavissa asiakirjoissa. Tunniste Valinnainen 1 Formaatti JHS 159 mukainen. Rekisterin tai osarekisterin yksilöivä standardin mukainen pysyvä tunniste Osarekisterin nimi Päärekisterin nimi 2.2 Rekisterinpitäjän tiedot rekisterillä on osarekisteri Osarekisterin nimi tai osarekistereiden nimet selväkielisenä Täytetään vain kun kyseessä on päärekisteri, jolla on osarekisteri tai osarekistereitä. Jos rekisteri jakaantuu useaan osarekisteriin, kerrotaan kaikkien osarekisterien nimet 0..1 kuvataan osarekisteriä Osarekisterin päärekisterin nimi Täytetään vain kun kyseessä on osarekisteri. Tieto siitä, minkä päärekisterin osarekisterin tietoja kuvataan Rekisterinpitäjä Rekisteriseloste 1 n Rekisterinpitäjän nimi. Rekisterinpitäjällä tarkoitetaan viranomaista tai julkisyhteisöä, jolla on oikeus määrätä rekisterin käytöstä. Rekisterinpitäjä on rekisteristä tietovastuullinen ja vastaa rekisterin tietosisällöstä, kehittämisestä, palveluiden tuottamisesta, käyttöehdoista ja niiden saatavuudesta. Rekisterinpitäjän osoite Rekisteriseloste 1..n Rekisterinpitäjän katu/postisoite. 2/11

3 Rekisterinpitäjän yhteystiedot Hallinnoija JUHTA Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta Rekisteriseloste 1..n Rekisterinpitäjän muut yhteystiedot (puhelin, sähköposti). Rekisteriseloste. jos joku muu kuin rekisterin pitäjä hallinnoi rekisteriä tai osaa siitä Hallinnoivan organisaation yhteystiedot (organisaatio ja yhteyshenkilö). Ilmoitettava, jos rekisterin tietoja ylläpidetään tietojärjestelmässä tai palvelussa, jota rekisterinpitäjä ei omista. Jos henkilötietojen käsittely on ulkoistettu, se kerrotaan tässä kohdassa. Yhteyshenkilö Rekisteriseloste 1..n Yhteyshenkilön nimi. Yhteyshenkilö voi kuulua joko rekisterinpitäjän tai hallinnoijan organisaatioon. Yhteyshenkilölle voidaan esittää erilaisia rekisterin tietosisältöön koskevia tiedusteluja. Yhteyshenkilö edustaa sitä palvelua tai hallinnollista kokonaisuutta, jonka vastuulla on rekisterin tietosisältö ja/tai rekisterinpidon järjestäminen. Yhteyshenkilön osoite Rekisteriseloste 1..n Yhteyshenkilön katuosoite ja/tai postisoite. Yhteyshenkilön yhteystiedot Rekisteriseloste 1..n 2.3 Rekisterinpitoa koskevat tiedot Yhteyshenkilön muut yhteystiedot (puhelin, sähköposti). Rekisterinpitoperuste 1..n Tarkka viittaus säädökseen, sopimukseen tai päätökseen. Jos on säädösperuste, niin pitää käyttää säädösnumeroa ja pykälää. Säädökset, sopimukset tai päätökset tai standardit, joihin rekisterinpito perustuu. Käytä säädöksissä virallista nimeä, esim. Henkilötietolaki 523/1999, 14. Anna sopimuksen tai päätöksen nimi, päivämäärä ja vastuutaho tai tahot. Rekisterinpidon vaihe 1 Valintalista Aktiivivaihe, historiallinen vaihe Päivitystapa Rekisterin elinkaaren vaihe rekisteritiedon ylläpidon suhteen. aktiivivaiheen rekistereille 0..2 Valintalista Jatkuva, jaksollinen Tieto siitä, onko rekisterissä jaksollisesti ja/tai jatkuvasti päivittyvää tietosisältöä. Jatkuva tarkoittaa, että rekisterin tietosisältöä päivitetään sitä mukaa kuin muuttujien arvot muuttuvat. Jaksollinen tarkoittaa, että rekisterin tietosisältöä päivitetään kertaluonteisesti määräajoin. Päivitystiheys tarkennetaan muuttujatasolla. Henkilötietoluonne 1 Valintalista Ei, Kyllä, Arkaluonteisia Tieto siitä sisältääkö rekisteri henkilötietolaissa tarkoitettuja henkilötietoja. Jos osakin henkilötiedoista on arkaluonteisia, valitaan valintalistasta "Arkaluonteisia". Tietojen käsittelyn tarkoitus Rekisteriseloste 1 Kuvaus siitä mihin tarkoitukseen rekisterin/osarekisterin henkilötietoja ja/tai muita tietoja käytetään rekisterinpidon näkökulmasta. Esimerkiksi henkilötietoja voidaan käsitellä asiakassuhteen, palvelussuhteen tai jäsenyyden hoitamiseksi. Tehtäväluokka 1..n Julkishallinnon yhteinen / organisaation oma Tieto siitä, mihin organisaation tehtävään/tehtäviin rekisteri liittyy. Annetaan käytetyn tehtäväluokituksen nimi,tehtäväluokan nimi ja sen tunnus. Julkisen hallinnon palveluluokka 1..n Valintalista Finton julkisen hallinnon palveluluokitus 3/11

4 JUHTA Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta Tieto siitä, mihin julkisen hallinnon palveluluokkaan rekisteri liittyy. Säilyttäminen 1 Valintalista Pysyvästi, määräaikaisesti, osittain pysyvästi tai määräaikaisesti Tieto siitä, säilytetäänkö rekisterissä olevia tietoja pysyvästi vai määräaikaisesti. Tieto siitä, kuinka kauan tietoja säilytetään kuvattavassa rekisterissä. Jos aktiivirekisterissä säilytetään tietoja määräaikaisesti, mutta ne on Kansallisarkiston päätöksellä määrätty pysyvästi säilytettäviksi, annetaan metatiedon arvoksi aktiivirekisterissä määräaikaisesti ja historialliseen vaiheeseen siirrettävässä rekisterissä pysyvästi. Säilytysaika määräajan säilytettäville Numeerinen/ Rekisteritietojen säilytysaika vuosina, tarvittaessa tietoryhmittäin. Annetaan pisimpään säilytettävän tietoryhmän säilytysaika numeeerisena, jos mahdollista. Jos säilytysajan pituus riippuu esim. asiakkuuden päättymisestä, tämä ilmaistaan lisätekstinä. Säilytysajan peruste 1..n Tarkka viittaus säädökseen tai päätökseen. Jos on säädösperuste, niin pitää käyttää säädösnumeroa ja pykälää. Kansallisarkiston pysyvän säilyttämisen päätös Tieto siitä, mihin säädökseen tai päätökseen säilytysaika perustuu. Säädöksen osalta nimi ja pykälä, käytä säädöksen virallista nimeä, esim. laki holhoustoimesta 442/1999, 68. Jos säilytysaika perustuu organisaation päätökseen, kyseisen organisaation nimi, pvm ja päätösasiakirja. Säilytysaikapäätös on haettava Kansallisarkistolta 1 Päätösnumero tai "ei haettu" Säilytysaikapäätöksen päätösnumero. Jos päätöstä ei ole haettu, merkitään "ei haettu" Käyttöönottopäivä 1 Pvm, vuosi Päivämäärä, vuosi (ISO 8601: 2004) tai teksti tai "Ei tiedossa" Ajankohta, jolloin rekisteri on otettu käyttöön. Jos tarkka pvm ei ole tiedossa, myös vuosiluku riittää. Rekisterin jos poistettu 0 tai 1 Pvm ISO 8601: 2004 käytöstäpoistopäivä käytöstä. Ajankohta, jolloin rekisteri on poistettu käyttötarkoituksensa mukaisesta käytöstä tai siiretty seuraavaan elinkaaren vaiheeseen. Käytetään tilanteessa, jossa koko rekisteri lopetetaan tai siirretään arkistoon Edeltävä rekisteri jos edeltävä rekisteri on olemassa. Edeltävän rekisterin yksilöintitiedot (vähintään nimi ja rekisteripitäjä). Tässä kuvataan myös rekisterinpidon vaiheisiin liittyvät rekisteritietojen siirrot aktiivirekisteristä historiallisen vaiheen rekisteriin. Seuraava rekisteri 2.4 Tietosisältö jos tiedot siirretään tai on siirretty osittain tai kokonaan seuraavaan rekisteriin. Seuraavan rekisterin yksilöintitiedot (vähintään nimi ja rekisteripitäjä). Tässä kuvataan myös rekisterinpidon vaiheisiin liittyvät rekisteritietojen siirrot historiallisen vaiheen rekisteriin. Rekisteriyksikkötyyppi 1..n Rekisteritiedon kohteen tyyppi. Esim. henkilö, alue, liikenneväline, tapahtuma. Rinnakkaiskäsitteitä havaintoyksikkö, tilastoyksikkö Kohdejoukko 1..n Rekisteriyksikkötyypin tarkennettu osajoukko. Esim. rekisteriyksikkönä henkilö, kohdejoukkona palkansaajat, ajokortin omistajat, toimeentulotuen saajat tms. Kohdealue 1..n 4/11

5 Henkilön tunnistetiedot JUHTA Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta Kohdejoukon maantieteellinen alue eli maantieteellinen kattavuus. Esim. Koko Suomi, mannersuomi, Helsinki, VarsinaisSuomi. Jos ei muuta rajausta, niin globaali. Rekisteseloste. 1..n Valintalista Luokitus EUtietosuojaasetuksesta. jos sisältää henkilötietoja Kuvaus mitä henkilön tunnistetietoja rekisteri sisältää. Asiasanasto jos käytetään asiasanoja Tässä rekisterissä käytettävä asiasanasto. Käytetään yleisessä käytössä olevia asiasanastoja. Asiasanat jos käytetään asiasanastoa Rekisteriä kuvailevat sanaston mukaiset asiasanat. Rekisterin ajallinen 1 2 x pvm tai Pvm ISO 8601: 2004 kattavuus teksti Aikaväli jolta rekisterissä on tietoja. Aktiivivaiheen rekisterille tietosisällön alkuajankohta, historiallisen vaiheen rekisterille aikaväli. Sisällön kieli 1..n ISO/SFS Rekisterin sisällön kieli. 2.5 Laatuominaisuudet Rekisteritiedon vajaan kattavuuden ajanjakso 1..n 2 x pvm tai teksti 2 x päivämäärä (ISO 8601: 2004) tai "ei puutteita ajallisessa kattavuudessa" Ajanjakso (alkuajankohta ja loppuajankohta), jolloin rekisterin tietosisältö ei ole riittävän ehyttä/kattavaa kattamaan rekisterin käyttötarkoituksen mukaista toimintaa kokonaisuudessaan. Rekisteritiedon kattavuuden puutteet Rekisterin toteutuneen tietoturvan taso 2.6 Tietojen julkisuus ja suojaus Huomioitava käyttötarkoituksen muuttuminen. jos ilmoitettu yksikin vajaan kattavuuden ajanjakso Kuvaus rekisterin tietosisällön puutteista ilmoitettuina ajanjaksoina. Yhdistettävä tiettyyn ajanjaksoon, kattavuuden puutteet huomioitava muuttujatason kuvauksissa. Rekisteriseloste sekä 1 Valintalista Ei luokiteltu, perustaso, korotettu tietosuojaseloste taso, korkea taso Rekisterin toteutunut tietoturvataso. Käytetään tässä olevaa luokittelua. Jos arvo on joku muu kuin "ei luokiteltu", sen pitää olla joku annetuista eli VAHTIluokittelun mukainen. Kattaa rekisterin hallinnointiin ja rekisteritietojen hyödyntämiseen rekisterinpitäjän vastuulla olevat työkalut mm. fyysisen suojauksen (laiteympäristö), käyttöoikeudet, pääsynhallinnan ja näihin liittyvälle valvonnan. Suojaustaso 1 Valintalista Suojaustaso I, II, III, IV tai Ei luokiteltu Turvallisuusluokka Rekisterille sen luonteen perusteella astetettu, rekisterin omistajan hyväksymä suojaustaso Käytetään tässä olevaa luokittelua. Jos arvo on joku muu kuin "ei luokiteltu", sen pitää olla tietoturvaasetuksessa annetun luokittelun mukainen. Rekisterin suojaustaso määräytyy rekisterin korkeimmin suojatun tiedon mukaan. jos täyttää tietoturvaasetuksen 11 ehdot 0..1 Valintalista ERITTÄIN SALAINEN, SALAINEN, LUOTTAMUKSELLINEN, KÄYTTÖ RAJOITETTU, Ei luokiteltu Rekisterille sen luonteen perusteella astetettu, rekisterin omistajan hyväksymä turvallisuusluokka 5/11

6 JUHTA Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta Rekisterin turvallisuusluokka määräytyy rekisterin korkeimmin suojatun tiedon mukaan. Tietosisällön julkisuusluokka 1 Valintalista Julkinen, osittain salassa pidettävä, salassa pidettävä Rekisterin sisältämien tietojen julkisuusaste. Jos osittain salassa pidettävä, julkisuusluokka tulee määritellä muuttujakohtaisesti muuttujatason metatiedoissa. Jos julkinen niin kaikki tiedot ovat julkisia, jos salassa pidettävä niin kaikki tiedot ovat salassa pidettäviä. Julkiset tiedot Tietojärjestelmäseloste 1..n Luettelo julkisista tiedoista tietoryhmittäin. Kaikki rekisterin julkiset tiedot tulee kuvata tässä tietoryhmittäin. Salassa pidettävät tiedot Tietojärjestelmäseloste 1..n Luettelo salassa pidettävistä tiedoista yksitellen tai tietoryhmittäin. Kaikki rekisterin salassa pidettävät tiedot tulee kuvata tässä joko yksittäisinä tietoina tai tietoryhmittäin. Salassapitoaika rekisterissä on salassapidettäviä tietoja 0..1 Salassapidon peruste Salassapidon päättymisajankohta Tarkastusoikeus Oikeus vaatia tiedon korjaamista Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet Pisimpään salassa pidettävän tiedon mukainen salassapitoaika. rekisterissä on salassapidettäviä tietoja Pisimpään salassa pidettävän tiedon mukainen salassapidon peruste/perusteet. Annettava säädöksen nimi, pykälä ja kohta Pvm ISO 8601: 2004 historiallisessa vaiheessa oleville rekistereille, jotka sisältävät salassa pidettäviä tietoja Ajanhetki jolloin viimeisin salassapitoaika loppuu. Voidaan yleensä määritellä siinä vaiheessa kun rekisteri siirtyy pois aktiivivaiheesta. Tietosuojaseloste henkilörekistereille. Tieto rekisteröidyn oikeudesta tarkistaa omat tietonsa ja mahdolliset tarkistusoikeuden rajoitukset. Tieto siitä, miten pyyntö tietojen tarkistamiseksi tulee tehdä. Jokaisella on pääsääntöisesti oikeus tarkastaa henkilörekisteriin tallennetut tietonsa henkilötietolain :n mukaisesti. Erityisesti mainittava jos ei ole oikeutta. Tietosuojaseloste henkilörekistereille. Tieto siitä, miten pyyntö tietojen korjaamiseksi tulee tehdä. Jokaisella on oikeus vaatia tietojen korjaamista henkilötietolain 29 :n nojalla. Tietosuojaseloste henkilörekistereille. Tiedot rekisteröidyn muista oikeuksista määrätä omien tietojensa käsittelystä. Esim. tietoja ei käytetä suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkinaja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten (HetiL 30 ). 2.7 Tietolähteet ja tietoluovutukset Säädösperusteiset tietolähteet Rekisteriseloste. tämä ja/tai Muut tietolähteet. Tieto siitä, mitkä rekisterit ja/tai rekisterinpitäjät ovat tietojen lähteenä. Kuvattava säädösperusta jos se ei ole sama kuin rekisterinpidolla. 6/11

7 Muut tietolähteet Säädösperusteiset luovutukset JUHTA Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta Rekisteriseloste. tämä ja/tai Säädösperusteiset tietolähteet. Muut tiedon lähteet ja tarvittaessa keskeinen aineiston keruutapa (kuten esim. keruu henkilöltä itseltään). Rekisteriseloste 1..n Kuvataan, mille taholle ja mitä tietoja rekisteristä luovutetaan rekisteriä koskevan nimenomaisen säädöksen perusteella säännönmukaisesti tai erikseen pyydettäessä. Säädös ja säädöksen kohta mainittava. Muut luovutukset Rekisteriseloste 1..n Käyttöluvan myöntäjä Julkinen osoite Tietojen siirto EU/ETAalueen ulkopuolelle Kuvataan miltä osin ja millä perusteella tietoja luovutetaan viranomais tai muuta käyttöä varten erikseen pyydettäessä. tietojen luovuttaminen joihinkin tarkoituksiin on luvanvaraista 0..1 Tieto siitä, mikä taho myöntää käyttöluvan. Koskee sekä organisaation ulkoista että sisäistä käyttöä. Viittaus käyttölupasivustolle tai palveluun. Tietojärjestelmäseloste. jos tiedot ovat saatavilla julkisen tietojärjestelmän kautta. Sen tietojärjestelmän nimi ja julkinen osoite, mistä rekisterin tiedot ovat saatavilla. Jos tietojärjestelmä on tarkoitettu julkiseen käyttöön, sen internetosoite ilmoitetaan tässä. Rekisteriseloste 1..n Tieto siitä meneekö tieto EU/ETArajojen ulkopuolelle. Miltä osin sallittu, miltä osin vaadittu. Eritellään myös säädösperusteinen EU/ETAalueen ulkopuolelle tapahtuva siirto. 2.8 Rekisteritason metatietojen muutoshistoria Muuttunut metatieto 1..n Tämän suosituksen mukaiset rekisteritason metatietojen nimet tai ei mitään merkittäviä muutoksia Metatiedon nimi. Luetellaan niiden rekisteritason metatietojen nimet, joissa on tapahtunut olennaisia muutoksia ennen tämän suosituksen mukaista kuvausta. Tässä osiossa kuvataan hyödyntäjän kannalta tärkeät muutokset ennen tämän kuvausmallin käyttöönottoa. Luetellaan kaikki rekisteritason metatiedot, joissa olennaisia muutoksia on tapahtunut. Jos historiaa koskeva tieto on epävarmaa tai sitä ei ole lainkaan, se tuotava esiin. Keskeiset muutokset metatiedoissa on tapahtunut muutoksia ennen tämän suosituksen mukaista kuvausta. Kuvaus merkittävistä muutoksista metatiedossa ja muutosten ajankohdista. Kuvaus kohdennetaan Muuttunut metatieto kohdassa lueteltuihin metatietoihin yksitellen. Jos historiaa koskeva tieto on epävarmaa tai sitä ei ole lainkaan, se tuotava esiin. 7/11

8 JUHTA Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta 3 Muuttujatason metatiedot 3.1 Yksilöintitiedot Tunniste Valinnainen Muuttujan universaalisti yksilöivä pysyvä tunniste Nimi 1 Muuttujan selväkielinen nimi Esimerkiksi 'henkilötunnus', 'sukupuoli', 'postinumero', 'pysyvä rakennustunnus'. Nimilyhenne vakiomuotoista nimilyhennettä käytetään 0..1 Muuttujan tekninen tunniste tai lyhytnimi Tällä tarkoitetaan rekisterin sisäistä nimeä/tunnistetta,. Usein tekninen tunniste tai lyhyt nimi, esimerkiksi 'hetu', 'sp', 'pnro', 'vtjprt'. Rekisteri 1 Sen rekisterin tai osarekisterin nimi, mihin muuttuja kuuluu Rekisteriyksikkötyyppi Tietosisältö jos rekisterissä on useampia rekisteriyksikkötyyppe jä. Sen rekisteriyksikkötyypin nimi, mihin muuttuja kuuluu Tiedon avulla liitetään muuttuja rekisteriyksikkötyyppiin tilanteessa, jossa rekisterissä on useantyyppisiä rekisteriyksiköitä. Esimerkiksi syntymävuosi liittyy rekisteriyksikkötyyppiin "henkilö" rekisterissä, jossa on sekä henkilöitä että liikennevälineitä kuvaavia muuttujia. Kuvaus 1 Muuttujan sisällön sanallinen kuvaus. Muuttujan täsmällisempi kuvaus. Esimerkiksi 'VTJ:ssä käytössä oleva rakennuksen yksilöivä tunnus'. Tietoryhmä Valinnainen 0..1 Tieto muuttujan tietoryhmästä. Liittyy kokonaisarkkitehtuurikuvauksiin (JHS 179). Käytetään samaa tietoryhmittelyä kuin rekisteritason metatiedoissa Julkiset tiedot ja Salassapidettävät tiedot. Kieli jos valintalista ISO/SFS muuttujan kieli on eri kuin rekisterin kieli Muuttujan kieli Tiedon lähde 1..n Päivitystapa Päivitystiheys Tietolähde, josta tämä tieto saadaan tähän rekisteriin. Tiedon lähde pitää olla joku rekisteritasolla kuvatuista säädösperusteisista tai muista tietolähteistä. Jos muuttujassa olevat tiedot ovat peräisin useista lähteistä (esim. teknisestä lähteestä ja kyselyn perusteella), niin kaikki lähteet luetellaan. aktiivivaiheen rekistereille 0..2 valintalista Jatkuva, jaksollinen Tieto siitä, onko muuttujan arvo jaksollisesti ja/tai jatkuvasti päivittyvä. Jatkuva tarkoittaa, että muuttujan arvoa päivitetään sitä mukaa kuin sen arvot muuttuvat. Jaksollinen tarkoittaa, että muuttujan arvoa päivitetään kertaluonteisesti määräajoin. jaksollisesti 1 päivittyville 8/11

9 Muodostussääntö JUHTA Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta muuttujille Tieto, siitä kuinka usein muuttujan arvoa päivitetään Esimerkiksi kerran vuorokaudessa, kerran viikossa, kerran vuodessa. jos 0..1 muuttuja on muodostettu muista muuttujista Kuvaus siitä, miten muuttuja on loogisesti muodostettu. Voidaan ilmaista esim. matemaattisen kaavan avulla. Yhteys fyysiseen tietoon 1 Valintalista Looginen vastaa fyysistä, Edellyttää käsittelysääntöä, Muodostettavissa teknisesti, 3.3 Kattavuus Kuvaus loogisten tietojen ja fyysisten tietojen välisestä yhteydestä. Looginen vastaa fyysistä: muuttuja on sisällöltään samanlainen fyysisessä tietovarannossa. Edellyttää käsittelysääntöä: muuttujaa ei ole sellaisenaan missään fyysisessä tietovarannossa, vaan se muodostetaan sovelluksella esim. käyttöliittymään. Esimerkki: ajoneuvoveron määrää ei ole Ajoneuvorekisterissä, siellä on vain tieto siitä, onko ajoneuvoveron maksu tilitetty Trafille. Ajoneuvoveron määrä lasketaan mm. ajoneuvon käyttöönotto/ostoajankohdan, käyttövoiman, käyttötarkoituksen ja maksutavan perusteella. Tämä on laskettava erillisen sovelluksen avulla. Muodostettava teknisesti: muuttujan eri arvot, ajalliset osajoukot tms. osajoukot on sijoitettu useisiin tietovarantoihin. Esimerkki: rautatieliikenteen onnettomuus ja vaaratilannerekisterin tiedot on talletettu vuodesta 1995 vuoteen 2014 Exceliin ja vuodesta 2014 alkaen tietyn tietojärjestelmän tietokantaan. Pakollisuus 1 valintalista /vapaaehtoinen Tieto siitä, onko muuttuja määritelty rekisterissä pakolliseksi vai vapaaehtoiseksi. Rekisterinpitäjä määrittelee onko tieto oltava. Esimerkiksi tiedon antajalta pyydettävien tietojen pakollisuus. Kohdejoukko jos muuttuja koskee vain osaa rekisterin kohdejoukosta 0..1 Kuvaus muuttujan kohdejoukosta Tietosisällön kattavuuden puutteet: ajanjakso Tietosisällön kattavuuden puutteet: kuvaus 3.4 Arvot Esimerkki: Raskauksien lukumäärä muuttujassa kohdejoukkona ovat vain naiset. pvm + pvm Pvm (ISO 8601: 2004) puutteita on tai teksti Ajanjakso, jolloin muuttujan tiedot eivät kata rekisterin käyttötarkoitusta. Huomioitava rekisterin voimassaoleva käyttötarkoitus erikseen tai kunkin muuttujan sisältämän tiedon keruuajan käyttötarkoitus sekä tilanne, missä puutteet aiheutuvat keruujärjestelystä. Jos ajanjakso ei ole ilmaistavissa päivämäärinä, kuvataan se tekstinä. puutteita on Kuvaus puutteista tiettyyn ajanjaksoon liittyen. Yhdistettävä tiettyyn ajanjaksoon Tietotyyppi 1 valintalista teksti, luokitus, numeerinen, päivämäärä, muu Luokitus Muuttujan arvojen tietotyyppi jos käytetään standardia tai yleisesti saatavilla olevaa luokitusta. joko tämä 9/11

10 JUHTA Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta Arvojen kuvaus Mittayksikkö Pienin sallittu arvo Suurin sallittu arvo Puuttuvan tiedon esittäminen 3.5 Elinkaari tai 'Arvojen kuvaus', jos muuttujan 'Tietotyyppi' on luokitus. Muuttujan arvoja kuvaavan standardin luokituksen ja/tai koodiston nimi Koodistojen tai luokitusten nimet. Jos mahdollista, linkki koodistopalveluun tms, josta luokitus saatavissa. käytetään rekisterikohtaista luokitusta tai muuta luokitusta, joka ei ole julkisesti saatavissa. joko tämä tai 'Luokitus' jos muuttujan 'Tietotyyppi' on luokitus. Luokituksen arvojen selitteet Tässä annetaan luokituksen luokkien arvot ja niiden selitteet, jos niitä ei ole saatavissa muualta (esim. koodistopalvelusta). Esimerkiksi 1=vihreä, 2=punainen, 3=ei haluta antaa. Tässä kuvataan muuttujan hyväksyttävät arvot, muut kuvataan metatiedossa Puuttuvan tiedon esittäminen. Muuttujan mittayksikkö numeerisille muuttujille, joilla on mittayksikkö. jos annettavissa numeerinen Pienin sallittu validi arvo Tässä annetaan pienin validi arvo. Puuttuvien tietojen esitys kuvataan 'puuttuvan tiedon esittäminen' kentässä jos 0..1 numeerinen annettavissa. Suurin sallittu validi arvo Tässä annetaan suurin validi arvo. Puuttuvien tietojen esitys kuvataan 'puuttuvan tiedon esittäminen' kentässä jos muuttujalla on arvoja, jotka tarkoittavat tietojen puuttumista ja niitä ei ole kuvattu muualla. Kuvataan kuinka puuttuvat arvot esitetään ja mikä on niiden tulkinta. Annettava muuttujille, joissa esiintyy muita kuin Luokitus tai Arvojen kuvaus metatiedossa esitettyjä arvoja. Tyypillisesti tällaisiä arvoja ovat 0, 9, 99 jne sekä null. Näiden tulkinta tulee kuvata. Voimassaolo alkaa jos pvm tiedossa 0..1 Pvm ISO 8601: 2004 Muuttujan voimassaolon alkamispäivämäärä. Tällä tarkoitetaan ajankohtaa, mistä lähtien muuttujassa on tietoa. Voimassa asti jos pvm tiedossa 0..1 Pvm ISO 8601: 2004 Muuttujan voimassaolon päättymispäivämäärä Tällä tarkoitetaan ajankohtaa, mihin saakka muuttujassa on tietoa. Säilyttäminen 1 Valintalista Pysyvä/Määräaikainen Tieto siitä, säilytetäänkö muuttujassa olevia tietoja pysyvästi vai määräaikaisesti Tieto siitä, kuinka kauan tietoja säilytetään kuvattavassa rekisterissä. 10/11

11 Säilytysaika 3.6 Julkisuus ja tietosuoja JUHTA Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta määräajan säilytettäville tiedoille Numeerinen/ Muuttujassa olevien tietojen säilytysaika vuosina Jos säilytysajan pituus riippuu esim. asiakkuuden päättymisestä, tämä ilmaistaan lisätekstinä. Henkilötieto yksin käytettynä henkilörekistereille Valintalista Kyllä/Ei Tieto siitä, onko tämä muuttuja yksin käytettynä henkilötieto Tarvitaan esimerkki Arkaluonteinen henkilötieto henkilörekistereille 0..1 Valintalista Kyllä/Ei Tieto siitä, onko tämä muuttuja arkaluonteinen henkilötieto Tässä tarkoitetaan henkilötietolainsäädännön mukaisesti määriteltyä arkaluonteista henkilötietoa. Salassapidettävyys 1 Valintalista Kyllä/Ei/Kyllä tietyillä koodiarvoilla Tieto siitä, onko tämä muuttuja salassa pidettävä Voidaan tuoda rekisteritasolta, jos kaikki tiedot ovat salassapidettäviä tai kaikki tiedot ovat julkisia. Salassapidon kesto muuttuja on salassa pidettävä 0..1 Salassapidon peruste Salassapidon keston laskentaperuste ja salassapitoaika muuttuja on salassa pidettävä 0..1 Salassapidon säädösperuste; säädös ja säädöksen tarkempi kohta Esimerkiksi Julkisuuslaki, erillislaki; lainkohta pitää mainita 3.7 Muuttujatason metatietojen muutoshistoria Muuttunut metatieto 1..n Tämän suosituksen mukaiset muuttujatason metatietojen nimet tai ei mitään merkittäviä muutoksia Metatiedon nimi. Luetellaan niiden muuttujatason metatietojen nimet, joissa on tapahtunut olennaisia muutoksia ennen tämän suosituksen mukaista kuvausta. Tässä osiossa kuvataan hyödyntäjän kannalta tärkeät muutokset ennen tämän kuvausmallin käyttöönottoa. Luetellaan kaikki muuttujatason metatiedot, joissa olennaisia muutoksia on tapahtunut. Jos historiaa koskeva tieto on epävarmaa tai sitä ei ole lainkaan, se on tuotava esiin. Keskeiset muutokset metatiedoissa on tapahtunut muutoksia ennen tämän suosituksen mukaista kuvausta. Kuvaus merkittävistä muutoksista metatiedossa ja muutosten ajankohdista. Kuvaus kohdennetaan Muuttunut metatieto kohdassa lueteltuihin metatietoihin yksitellen. Jos historiaa koskeva tieto on epävarmaa tai sitä ei ole lainkaan, se on tuotava esiin. 11/11