VALDA-tietojärjestelmän j versio 1

Transkriptio

1 VALDA-tietojärjestelmän j versio 1 Mitä palveluita tarjotaan VALDA-tietojärjestelmän ensimmäisestä versiosta? Mitä hyötyä saat tästä organisaatiollesi? IBM, Helsinki Hankepäällikkö Toini Salmenkivi Valtion IT-palvelukeskus Valtion yhteiset IT-palvelut etunimi.sukunimi@valtiokonttori.fi u o o

2 VALDA on > Dokumenttienhallinnan, sisällönhallinnan ja asianhallinnan yhteiskäyttöinen, valmis tietojärjestelmäratkaisu. > Tarkoitettu jokaiselle valtionhallinnon organisaatiolle sekä sen oman asiakirjallisen tiedon että dokumenttien sähköiseen käsittelyyn ja säilyttämiseen. ä i > Jokaisella virastolla on oma VALDAnsa, jonka sisältöä se hallinnoi (tietosisältö ei ole yhteistä). > Valtion IT-palvelukeskus tulee tarjoamaan VALDA.ASP palvelua kaikenkokoisille valtionhallinnon virastoille ja laitoksille. > Tuotantokäyttö alkaa syksyllä VIP/Toini Salmenkivi 2

3 VALDA-tietojärjestelmän visio Kaikki valtionhallinnon viranomaisten asiakirjat sekä muut dokumentit luodaan, ylläpidetään ja käsitellään sähköisessä sisällönhallintajärjestelmässä (ECM, Enterprise Content Management). Järjestelmän toiminta on mahdollisimman pitkälle automatisoitu. Tämä tarkoittaa, että toimintojen solmukohdissa pääsääntöisesti ei tarvita manuaalisia tarkistuksia. Tietojen turvallisuusluokittelu on toteutettu tekstiosiotasolla ja metatietojen osalta elementtitasolla. Täten voidaan automatisoida myös salassa pidettävien tietojen käsittelyä ja välittämistä VIP/Toini Salmenkivi 3

4 Sisällönhallinta yhdistää > Viranomaisen asiakirjat viranomaisen hallussa oleva asiakirja on se, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut taikka joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa viranomaisen asiakirjat ovat enimmäkseen kokonaan julkisia, osa salassa pidettäviä. > Muut dokumentit dokumentit sisältävät tekstiä ja/tai audiovisuaalista materiaalia dokumentilla tarkoitetaan mitä tahansa VALDAan tallennettavaa tai sillä tuotettavaa tiedostoa (esim. PowerPoint-esitys) dokumentin julkisuus on laatijan tai käsittelijän päätettävissä VIP/Toini Salmenkivi 4

5 VALDAn toimintaperiaatteet 1/2 > Manuaalisista käsittelyvaiheista luovutaan. > Metatiedot syntyvät y automaattisesti. > VALDAn käytön laajentuminen tuo samat välineet usealle virastolle virkapaikan vaihto ei merkitse työvälineiden vaihtoa. > Nopeampi tiedon löytyminen, jakelu ja uusiokäyttö. > Tiedon todistusvoima taataan luotettavasti. > Kaikki tieto saadaan haltuun. > Viranomaisten välinen asiakirjojen vaihto voidaan automatisoida VIP/Toini Salmenkivi 5

6 VALDAn toimintaperiaatteet 2/2 > Kaikki sisältö hallitaan mahdollisimman automaattisesti ja vaivattomasti yhdellä tietojärjestelmällä. > Järkevä työnjako roolien välillä: kukin tekee sitä, mitä parhaiten osaa. > Kaikessa toiminnan kehittämisessä otetaan huomioon toiminnan ja sisällön monimuotoisuus. > Kaikkien tietojärjestelmän t j t ä käyttäjien tulee noudattaa tiettyjä sääntöjä (kaiken sähköisen tiedonhallinnan perusedellytys kysymys on luottamusverkostosta!) VIP/Toini Salmenkivi 6

7 Ketä VALDA palvelee? > Viranomaisen asiakirjojen laatijoita ( substanssivirkamiehet ). > Muita viranomaisen asiakirjojen käsittelijöitä kirjaajia ja arkistonhoitajia hakukäyttäjiä tietopalvelukäyttäjiä. > Kaikkia muitakin dokumenttien laatijoita ja käsittelijöitä VIP/Toini Salmenkivi 7

8 VALDA versio 1 toteutusaikataulu Komponenttien toteutus Tehtävä viikko Käyttöliittymä Käyttöliittymäsuunnittelu (alkaa ) Dokumentointi eams Suunnittelu ja toteutus - käynnistys Integrointi asian- ja dokumentinhallintaan Rinnakkaisten rakenteiden eams-toiminnallisuus Asioidenhallinta Suunnittelu ja toteutus 1 virasto - käynnistys (I vaihe) Monivirastototeutus- käynnistys (I vaihe) Aiheiden ja dokumenttienhallinta Suunnittelu ja toteutus - käynnistys Integrointi komponenttien välillä Komponenttikirjasto Arkkitehtuurin kuvaaminen Komponenttitoteuttajien ohjeistus Hallinnan suunnittelu ja valmistelu Komponenttikirjaston kokoaminen pilottiin Pilotointi Pilotointi, 1 virasto Pilotointi, monta virastoa Tuotannon valmistelu Komponenttien täsmennys pilotin perusteella Dokumentointi Tuotantoversion paketointi - komponenttikirjasto Komponentit tuotantovalmiit Huhti Touko Kesä Heinä Elo Syys Loka Marras Joulu Tammi Helmi Maalis Hu VIP/Toini Salmenkivi 8

9 VALDAn tavoitearkkitehtuuri - esitutkimus VIP/Toini Salmenkivi 9

10 Version 1 palvelut käyttöön kaksivaiheisesti > Tietojärjestelmän palvelut toteutetaan vuodenvaihteeseen mennessä siinä laajuudessa, että niillä voidaan korvata toimintansa aloittavien aluehallintovirastojen nykyiset palvelut (eams ja asioidenhallinta). > Aiheidenhallinta ja dokumenttienhallinta tuotantokäyttöön keväällä > Järjestelmän käytön laajentaminen jatkuu syksyllä > VIP:n asiakkuuspäällikkö neuvottelee käyttöönotot hallinnonalojen ja virastojen kanssa. > VIP tuotteistaa käyttöönottomallin, jossa kuvataan sekä järjestelmän käyttöön ottavalta organisaatiolta että VIP:ltä vaadittavat toimenpiteet VIP/Toini Salmenkivi 10

11 VALDAn edut käyttäjäorganisaatiolle > Ministeriön tai viraston ei tarvitse itse suunnitella, hankkia, ylläpitää ja kehittää tietojärjestelmää. > VALDA yhtenäistää ja tehostaa asiakirjallisen tiedon käsittelyä, edistää kokonaisvaltaista sisällönhallintaa sekä luo edellytykset asianhallinnan toiminnalliselle kehittämiselle. > Yhtenäisen tietoteknisen arkkitehtuurin, yhtenäistettyjen tietojärjestelmien ja yhteen toimivien prosessien avulla saadaan kustannussäästöjä töjä dokumenttien- ja sisällönhallinnassa, laitteisto- ja ohjelmistolisenssihankinnoissa sekä järjestelmien ylläpidossa VIP/Toini Salmenkivi 11

12 VALDAn edut virkamiehelle > Sähköinen tietoaineisto käsitellään ja laaditaan VALDAssa, ohessa syntyy myös sähköinen arkisto. > Näytöt ja työnkulut ovat loogisia, helppokäyttöisiä sekä haluttaessa sähköisen prosessin ohjaamia. > Erillisistä verkkolevyistä ja muista tietovarastoista voidaan luopua. > VALDAssa tietoturva ja aineiston näkyvyys hoidetaan tarvittavin suojauksin. > Viranomaisen asiakirjat ja muut dokumentit ovat helposti löydettävissä ja varmistettuja. > Loppukäyttäjä keskittyy sisällön tuottamiseen, VALDA tuottaa tarvittavat metatiedot (esim. laatimispäivä, julkisuusluokka, säilytysaika). > Tietojärjestelmän käytön laajentuessa monessa organisaatiossa on käytössä samat työvälineet VIP/Toini Salmenkivi 12