Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0. Kuntamarkkinat Tuula Seppo, erityisasiantuntija

Transkriptio

1 Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0 Kuntamarkkinat Tuula Seppo, erityisasiantuntija

2 Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0 Hallinnon toimintatapojen digitalisointi ja automatisointi Prosessien yhdenmukaistaminen Yhteentoimivuuden edistäminen Kokonaisuuden hallinta (toimintaprosessit, sidosryhmät, roolit, päätiedot ja tietojärjestelmäpalvelut) Lainsäädännön toimeenpano ja huomioiminen Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta 634/2011 Kuntalaki 410/2015 ym.

3 Asianhallinnan viitearkkitehtuuri Tiedonhallinta tarkoittaa organisaation hankkiman, tuottaman, käyttämän ja säilyttämän tiedon hallintaa. Tällaista tietoa tulee hallinnoida ja käsitellä siten, että tieto on luotettavaa, tehokkaasti hyödynnettävää ja tuottavuutta edistävää kaikissa toiminnan tarpeissa ja erilaisissa käyttötarkoituksissa. Asianhallinta tarkoittaa organisaation toimintaprosesseihin sisältyvien asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen käsittelyn ohjaamista niiden koko elinkaaren ajan. Asianhallinta pyrkii tehostamaan asioiden valmistelua, käsittelyä, päätöksentekoa, julkaisemista, arkistointia ja hävittämistä sekä asiakirjatietojen hallintaa. Kokonaisarkkitehtuurilla (KA) tarkoitetaan toiminnan, tietotarpeiden, tietojärjestelmien ja teknologiaratkaisujen mallintamista, kuvaamista ja suunnittelemista yhtenäisen mallin mukaisesti.

4 Miksi asianhallinnan viitearkkitehtuuria kannattaa hyödyntää? työyhteisö (verkostot) ympäristö (fyysinen) Asiankäsittely työkäytännöt Asiakirjahallinta Sähköinen arkistointi digitalisaatio (työympäristö) prosessit johtaminen

5 Liite 2 Viitearkkitehtuurin hyödyt Hyöty Työn mielekkyys paranee Tiedonohjaussuunnitelman laadinta helpottuu Pystyy tulkitsemaan muidenkin toimialojen prosesseja Asianhallinnan yhteistyöhankkeiden kommunikointi helpottuu Yhteistyöhankkeet nopeutuvat ja tehostuvat Kuntaliitosten asianhallinnan selvitykset ja toteutukset helpottuvat Kuntien välinen vertailu helpottuu Avoin data on käytettävissä ja saatavilla Voidaan käyttää yhteisiä sähköisiä palveluita ja tietovarantoja Sähköisten palveluiden kehittäminen helpottuu ja nopeutuu Kansallinen sähköinen arkistointi toteutettavissa Rooli/näkökulma ensijainen näkökulma ja muut hyötyjät Kuntalainen Kunta Työntekijä Perustelu Asianhallinnan prosessit, roolit, vastuut, tehtävät ja toimenpiteet määritelty ja kuvattu ja niiden mukaan toimitaan. Viitearkkitehtuuria voidaan käyttää TOStyön tukena. Yhteiset metatiedot, käsitteet ja toimintatavat. Yhteiset käsitteet ja samanlaiset toimintamallit. Yhteiset käsitteet ja samanlaiset toimintamallit. Yhteiset käsitteet ja samanlaiset toimintamallit. Yhteiset metatiedot, käsitteet ja toimintatavat. Yhteiset metatiedot ja käsitteet, sähköinen asianhallinta. Kuntatoimijoilla samanlainen asianhallinnan arkkitehtuuri. Käytetään yhteistä toimintamallia. Yhteiset metatiedot ja käsitteet ovat edellytys kansalliselle työlle. Luottamushenkilö Kuntayhteistyö Kansallinen työ

6 Liite 2 Viitearkkitehtuurin hyödyt Hyöty Rooli/näkökulma ensijainen näkökulma ja muut hyötyjät Kuntalainen Kunta Työntekijä Perustelu Luottamushenkilö Kuntayhteistyö Asioinnin helppous ja selkeys Asioilla yhdenmukainen käsittelytapa Asiakas voi seurata omien asioiden Digitalisointi mahdollistaa reaaliaikaisen käsittelyn etenemistä asioiden tilan seurannan. Asian käsittely nopeutuu ja Asiankäsittely ja asiakirjat sähköisiä ja asiakaspalvelu paranee toiminta tehokasta. Luottamus julkisten palveluiden Asiointi helppoa, tietojen saatavuus hyvä, toimintaan paranee palvelu nopeaa ja hallinto läpinäkyvää. Säädösten vaatimukset on huomioitu Keskeisimmät lainsäädännön vaatimukset viitearkkitehtuurissa ja keskeiset asianhallinnalle toteutuvat lainkohdat on liitetty prosessikuvauksiin. Yhtenäiset toimintatavat ja vähemmän Työn tuottavuus paranee päällekkäistä työtä. Kokonaistieto kunnan toiminnasta Yhteiset metatiedot, tehokas tiedon haku paranee ja raportointi. Kunta voi käyttää viitearkkitehtuuria pohjana tietohallintolain edellyttämässä Kokonaisarkkitehtuurin kuvaus helpottuu kokonaisarkkitehtuurin kuvaamisessa. Yhtenäinen toiminta ja käsitteet, Vertailtavuus toimialojen välillä paranee asianhallinnan mittarien seuranta. Tietojen luokittelu ja saatavuus paranevat sähköisen käsittelyn ja säilyttämisen avulla. Tiedolla johtaminen tehostuu Operatiivisten palveluiden ja järjestelmien integrointi keskitettyyn järjestelmään Kustannussäästöjä pitkällä aikavälillä tehostaa toimintaa. Kansallinen työ

7 Sähköisen toimintaympäristön vaikutus Tämä kuva on laadittu kuvaamaan asianhallinnan viitearkkitehtuuria, joka on kuvassa keskellä oleva asianhallinnan kokonaisuus. Kuva 1: Asianhallinnan toiminnallinen ympäristö

8 Kuva 3. Lainsäädännön asianhallinnalle asettamat vaatimukset

9 Tiedon elinkaarenhallinta Asianhallinnassa käsiteltävän asiakirjatietoa hallitaan tiedon koko elinkaaren ajan. Tiedon elinkaaren vaiheita ovat tiedon luonti, tallennus, käyttö, muuttaminen, siirtäminen, kopioiminen, jakaminen, arkistointi ja hävittäminen.

10 kehittämishankkeitten kautta VISIO KANNUSTI- TAIDOT MET RESURSSIT TOIMINTA- SUUNNITELMA MUUTOS VISIO TAIDOT KANNUSTI- TOIMINTA- MET RESURSSIT SUUNNITELM VÄÄRIÄ A ALOITUKSIA

11 Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0 Päädokumentti 1.0 ja Liitteet: Asianhallinnan sanasto Viitearkkitehtuurin hyödyt Asianhallinnan eri metatiedot Sidosarkkitehtuurit ja ohjeet Viitearkkitehtuuriprojektin taustaa Case-esimerkit rakennuslupakäsittely tilinpäätöksen valmistelu rekrytointiprosessi hankintaprosessi Dokumentit löytyvät Kuntaliiton Kunnat.net verkkokaupasta: roduct_details.php?p=318 6

12 Lähteet: Asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0. Ylikosken ja Sepon esitelmä Hallinnollisen työn sähköistäminen, kehittäminen ja uudistaminen! seminaarissa