Palautekooste ja työryhmän vastineet: JHS XXX eams-rakenne ja xmlskeema -suositusluonnoksen muutosehdotusten hyväksyminen

Transkriptio

1 Palautekooste ja työryhmän vastineet: JHS XXX eams-rakenne ja xmlskeema -suositusluonnoksen muutosehdotusten hyväksyminen 1. Organisaatio Vastaajien määrä: 5 (+ 1) - Arkistolaitos - Yksityishenkilö - Oikeusministeriö - Verohallinto - Keminmaan kunta - (erillisessä sähköpostissa toimitettu PRH:n kommentit, tämän koosteen lopussa) 2. Yhteyshenkilön tiedot Vastaajien määrä: 5 (+ 1) 3. Suositusluonnoksen hyväksyminen työryhmän ehdottamilla muutoksilla Vastaajien määrä: 5 4. Vastustusperusteet 4.1 Työryhmän ehdottama eams-rakenne ei vastaa lainsäädännössä omaksuttua rakennetta siitä, miten viranomaisten tehtävistä on säädetty. Esimerkiksi kunnille on säädetty pääsääntöisesti jokin tehtävä, joka jakautuu palvelujen järjestämisvelvoitteisiin, joista puolestaan syntyvät asiankäsittely- ja palveluprosessit. Suositusluonnos lähtee liikenteeseen lainsäädännöstä, mutta työssä ei ole pitäydytty lainsäädännössä, vaan lähdetty kehittämään mallia, joka ei toimi käytännössä suurimmassa osassa viranomaisten toimintaprosesseja (asiankäsittely- ja palveluprosesseja). Hylätty. Työryhmän työ lähti liikkeelle hallinnollisen asian käsittelyn vaiheista, joka on pohjana useimmissa viranomaisten käsittelyprosesseissa. Työryhmässä on kokemusta mallin soveltamisesta sekä valtionhallinnossa että kuntasektorilla. Palautteessa ei perustella miksi malli on käytännössä toimimaton suurimmassa osassa viranomaisten toimintaprosesseja. Palautteessa ei myös tuoda esiin minkälainen yleisesti sovellettava malli olisi sopinut paremmin koko julkisen hallinnon tarpeisiin, jos hallinnollisen asian käsittely ei ole soveltuva lähtökohta. Palautteenantaja on mahdollisesti myös sotkenut kommentissaan kuntien tehtävä- ja palveluluokitustyön asioiden käsittelyprosesseihin.

2 4.2 Osa eams:in sisällytettäviksi tiedoiksi pitää säilyttää myös lokitietoina. Onko tietojen keräämiselle ja säilyttämiselle useampaan kertaan tarvetta. Päällekkäistä tiedonkeräämistähän pitäisi välttää. Hylätty. Kommentti on aiheeton. Suositusluonnoksessa todetaan, että muutostiedot voidaan tallentaa myös lokitietoina, päällekkäisen tiedon kerääminen ei ole tarkoituksenmukaista. Tätä asiaa työryhmä on kommentoinut myös ensimmäisen palautekierroksen vastineessaan. 4.3 Suositus on laadittu siten, että ikään kuin kaikki asiakirjatieto syntyisi asiankäsittelyprosesseissa. Näinhän ei kuitenkaan ole, vaan suurin osa esimerkiksi kuntien asiakirja-aineistosta syntyy palvelutuotannon yhteydessä opetus-, sivistys-, terveys- ja sosiaalitoimessa. Kohdassa 5.4 esitetty toimenpiteiden määrittely on irrallaan tosiasiallisesta hallinnon toiminnasta. Se on pääosiltaan käyttökelvoton. Suositusta ei ole laadittu toimintalähtöisesti, vaan teoreettiselta pohjalta yrittäen puristaa asiakirjahallintoa yhteen muottiin, joka on mahdotonta. Työryhmä voisi demonstroida, miten JHS-työssä eams-rakenne toteutetaan. Tämä voisi konkretisoida myös suosituksen käyttöä mm. työryhmätyöskentelyssä ja toimielimissä syntyvän asiakirja-aineiston käsittelyyn. JHS-työryhmän omassa työssä syntyvät aineistot ovat viranomaisen asiakirjoja. Miten niiden sähköinen säilyttäminen on järjestetty? Noudatetaanko JHS-suosituksia? Ei toimenpiteitä. Toimenpiteiden määrittelyssä käsittelyprosessin vaiheet on määritelty kattavasti, mutta kaikki vaiheet eivät välttämättä toteudu kaikissa prosesseissa. Lisäksi suosituksessa on todettu, että määritellyistä käsittelyvaiheista voi poiketa. Mainittuja käsittelyvaiheita voi siis käyttää joustavasti kunkin prosessin mukaisesti, eikä siten, että kaikki prosessit puristetaan samaan muotiin. Esimerkiksi palautteessa mainituissa kuntien palvelutuotannon prosesseissa voidaan soveltaa muunlaisia käsittelyvaiheita. Työryhmä on vastannut palautekierroksen ensimmäisen vaiheen vastineessa, että suositusluonnoksessa tämän kohdan kuvausta tullaan tarkentamaan. 4.4 eams-rakenne ei vastaa kuntatieto-ohjelmassa valmisteilla olevaa luokittelurakennetta. Tästä syystä JHS-työssä olisi syytä ensin linjata yhteentoimivuuden periaatteet ennen tämän kuin myöhempien suositusten osalta. Nyt suositustyöt palvelevat yhteentoimimattomuutta esimerkillisesti. JHS-jaostolle kuuluu luonnollisesti tällainen koordinointivastuu tietohallintolain nojalla. Huomioitu. Työryhmä on käynyt 2. vaiheen palautekierroksen jälkeen suositusluonnoksen läpi yhdessä kuntatieto-ohjelman edustajan kanssa. Suositusluonnoksessa ei havaittu mitään sellaista, mikä olisi ristiriidassa kuntatieto-ohjelman luokittelurakenteen kanssa. Kuntatieto-ohjelmassa laadittava luokittelurakenne on kuitenkin vielä hyvin alkuvaiheessa, minkä vuoksi työryhmä näkee perusteltuna odottaa, että luokitusrakennetyö on pidemmällä ennen suosituksen viimeistelyä. Tällöin suosituksessa voidaan myös paremmin ottaa kantaa siihen, miten tiedonohjaussuunnitelman rakenteessa voidaan soveltaa kuntatieto-ohjelmassa laadittavia luokittelurakenteita. 4.5 Kuvassa 4 on esitetty virheellinen tulkinta hallintolain säännöksissä. Siinä on sotkettu keskenään hallintomenettely ja asiakirjahallinnollinen hallintomenettely. Hallintolain 19 :n mukaan asia pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla vaatimukset perusteineen. Viranomaisen suostumuksella asian saa panna vireille myös suullisesti. Hallintolain 20 :n mukaan Hallintoasia tulee vireille, kun asian vireille panemiseksi tarkoitettu asiakirja on saapunut toimivaltaiseen viranomaiseen tai kun asia on sille suullisen vireillepanon yhteydessä esitetty ja käsittelyn aloittamiseksi tarvittavat tiedot on kirjattu. Ilmeisesti kuvassa 4 on yritetty hätäisesti kuvat viranomaisen rekrytointiprosessia, johon vaikuttaa kylläkin ensisijaisesti erityislainsäädäntö mm. valtion virkamieslaki ja -asetus. Työryhmä ei ole ottanut huomioon esimerkkiä tehdessään omia suosituksiaan erityislainsäädännön soveltamisesta prosessikuvauksiin.

3 Hylätty. Kommentti on aiheeton. Taulukossa 2. (ei kuvassa 4.) on listattu vain lyhyesti kunkin käsittelyvaiheen määritelmä, eikä taulukossa ole pyritty referoimaan kattavasti hallintolakia. Työryhmä on palautekierroksen ensimmäisessä vaiheessa huomannut, että taulukkoon liittyy ongelmia ja ilmoittanut, että kuvausta tarkistetaan. Kuvassa 4. on hahmoteltu esimerkkinä yleisen rekrytointiprosessin kulku, jossa ei ole ollut tarve huomioida erityislainsäädäntöä. Palautteenantaja olisi voinut perustella laajemmin, miten kuvausta olisi pitänyt muuttaa tai miten kuvauksessa olisi pitänyt ilmoittaa mahdolliset erityislainsäädännön vaikutukset. 4.6 Kaiken kaikkiaan suositus on tehty hätäisesti tuntematta julkisen hallinnon toimintaa riittävällä tavalla. Suosituksessa on sotkettu erilaiset prosessit keskenään ja toisaalta ei ole otettu huomioon viranomaisten toimintaprosessien vaatimuksia asiakirjahallinnolle. Työstä on puuttunut toimintalähtöinen kehittämisote. Suositan JHS-jaostolle, että suositusluonnos jätetään pöydälle niin kauan kuin tehtäväluokituksia koskeva suositus tulee jaoston käsittelyyn, jonka jälkeen yhteentoimivuuden turvaamiseksi suositusluonnokset viimeistellään ja käsitellään jaostossa samanaikaisesti. Tätä ennen työryhmällä on aikaa selvittää esittämänsä mallin soveltuvuus viranomaisten toimintaprosesseihin (asiankäsittely- ja palveluprosessit) Huomioitu. Työryhmän näkemyksen mukaan palautteenantaja ei ole perehtynyt tarpeeksi suositusluonnokseen ja tehnyt osittain hätäisiä johtopäätöksiä suositusluonnoksen tekstistä. Palautteessa kommentoidaan suositusta hyvin jyrkin sanoin, mm. ei toimi käytännössä suurimmassa osassa viranomaisten toimintaprosesseja, toimenpiteiden määrittely on irrallaan tosiasiallisesta hallinnon toiminnasta. Se on pääosiltaan käyttökelvoton. ja suositus on tehty hätäisesti tuntematta julkisen hallinnon toimintaa riittävällä tavalla. Vastustavassa palautteessa ei ole kuitenkaan sen tarkemmin perusteltu mihin näkemykset perustuvat, vaan vedottu epämääräisesti kuntien palveluprosesseihin. Työryhmässä on ollut hyvin laaja kokemus eri puolilta hallintoa, myös kuntasektorilta. Työryhmän jäsenet ovat kaikki soveltaneet omassa työssään käytäntöön nyt laadittavia rakenteita ja metatietoja. Tämän perusteella työryhmä pitää väitteitä hallinnon toiminnan huonosta tuntemisesta puutteellisesti perusteltuina Lisäksi palaute on annettu vasta palautekierroksen toisessa vaiheessa. Työryhmä on ilmoittanut jo ensimmäisen palautekierroksen vastineessa muuttavansa osan nyt kommentoiduista kohdista, siten osa kommenteista on täysin aiheettomia. Työryhmä esittää, että suositusluonnos viimeistellään ja tuodaan JHS-jaoston käsittelyyn kun kuntatieto-ohjelmassa määriteltävät luokittelurakenteet ovat valmiimpia. Tällöin suosituksessa voidaan myös paremmin ottaa kantaa siihen miten tiedonohjaussuunnitelman rakenteessa voidaan soveltaa kuntatieto-ohjelmassa laadittavia luokittelurakenteita. 7. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta TEPA-sanastosta puuttuu joitakin suosituksen ymmärtämisen kannalta olennaisia termejä: mm. tiedonohjaus, käsittelyprosessin kuvaus, eams-määritys. rakenneosa

4 Ei toimenpiteitä. Ko. termit lisätään TEPAan suosituksen hyväksynnän jälkeen, normaalin JHSprosessin mukaisesti 8. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta Exceleistä täytyy päästä eroon. eams:han on vain metatietoja, joten olemme sitä mieltä, että suoraan eams-järjestelmään. Nyt täytyisi yksinkertaistaa ja generoida. "Lisätään metatietomallin loppuun vertailutaulukko SÄHKE2-metatiedot ja eams-rakenteen metatiedot" ->erot pitäisi myös selittää. Normi on aina normi. Huomioitu, työryhmä ymmärtää kommentin siten, että mahdolliset poikkeavuudet SÄHKE2- metatietoihin pitäisi tarkemmin perustella. Lyhyet perustelut pakollisten metatietojen poikkeavuuksien osalta voidaan lisätä vertailutaulukon perään. 11. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta "Lisäksi toimenpidetason poistamisen vaikuttaisi merkittävästi olemassa oleviin tietojärjestelmätoteutuksiin." ->ja on hyvää tiedonhallintatapaa koskevan asetuksen vastainen. Toimenpidetason häivyttäminen ja automatisointi pitäisi ottaa huomioon JHS176-päivityksessä. Ei toimenpiteitä. Suositus ei ota kantaa siihen miten toimenpide esitetään asiankäsittelyssä. 12. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta "eams ei edellytä kaikkien tehtävien kattavaa kuvaamista, ainostaan niiden, joita käsitellään tietojärjestelmässä, jonka tietoja eams ohjaa" ->ja silloinkin geneerinen taso riittää. Ei toimenpiteitä. Toimenpiteiden kuvaamista on kommentoitu muissa kohdissa. 15. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta TALLENNUSPAIKKA: miksi tällainen tieto on eams:ssa, kun suositusluonnoksessa todetaan, että paperiasiakirjojen hallintaan riittää ams.

5 Huomioitu. Tallennuspaikka on nimenomaan sähköisessä muodossa oleville asiakirjatiedoille (esim. fyysiset tallennusvälineet). Käytännössä metatietoa voidaan esim. tarvita asiakirjatiedoille, jotka eivät siirry säilytettäviksi varsinaiseen tiedonohjaussuunnitelman ohjaamaan järjestelmään, vaan jäävät toiseen järjestelmään, esim. yhteiseen rekrytointijärjestelmään. 20. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta "Poistetaan: natiivimuoto" ->miksi poistetaan, ei pitäisi Hylätty, termiä ei käytetä suosituksessa. 58. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 2. Soveltamisala, kohta Suosituksen metatietomallissa on viittauksia hybridiaineistoon: jos tiedonohjausta ei näiden osalta tapahdu, miksi näille pitäisi määrittää eams-metatietoja Hylätty. Työryhmä näkee näille edelleen tarvetta. Esimerkiksi valtionhallinnon organisaatioilla voi olla joissain tehtävissä suojaustasoltaan II -tason asiakirjoja joita ei voida sähköisesti käsitellä vaan ne käsitellään ja arkistoidaan paperilla. Asiakirjatietojen metatietoja voidaan kuitenkin hallita samassa järjestelmässä. 62. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 2. Soveltamisala, kohta Parannukset erittäin tervetulleita. Ei toimenpiteitä. 73. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta KÄSITTELYVAIHE:Tämä vaatii selkeästi tarkentamista: käsittelyvaihe on tietojärjestelmässä toimenpide, mutta toisaalta eams:aa luotaessa toimenpide (tarkentava) voi olla myös käsittelyvaiheen alle määritettävä alempi taso Ei toimenpiteitä. Tarkennuksista on ilmoitettu jo palautekierroksen 1. vaiheen palautteessa.

6 101. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta Voisiko eams-taso olla käyttökelpoinen termi eams-määrityksen sijaan? Hylätty, termi eams-määritys tullaan poistamaan suosituksen käsitteistöstä Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5. eams-rakenteen rakenneosat, kohta Teknisen eritelmän mukaiset suositukset voitaisiin erottaa selkeämmin muusta tekstistä esim. lukujen loppuun ja lihavoinnilla. "Suositus mahdollistaa sen, että Tehtäväluokitus kuvataan erikseen ja Käsittelyprosessit kuvataan erikseen ja nämä tulevat liitetyksi toisiinsa vasta myöhemmässä vaiheessa" ->Tämän ilmaisun voisi lisätä suositustekstiin sopivaan yhteyteen: luku 5.2.? ->mitä tarkoittaa myöhemmässä vaiheessa? Mihin tarvitaan koko tehtäväluokituksen ja siihen yhdistettyjen kaikkien käsittelyprosessien kuvausta? "Käsittelyprosessin kuvaus voidaan ensin määritellä, ilman että sitä määritellään millekään tietylle tehtävällä. Tämän jälkeen määritellään missä tehtävissä sovelletaan ko. käsittelyprosessin kuvausta eli kuvaus liitetään oikeisiin tehtäviin. " ->Tämä myös osaksi suositustekstiä. Huomioitu, käsittelyprosessin kuvauksen liittyminen osaksi tehtäväluokitusta tarkennetaan ja tämä kuvataan myös osaksi teknisen eritelmän mukaista tekstiä Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.3 Käsittelyprosessin kuvaus, kohta Suosituksessa todetaan, että "Arkistolaitos päättää sähköisessä muodossa säilytettävien asiakirjatietojen pysyvästä säilytyksestä tehtävätasolla". Arkistolaissa ei ole säädetty erikseen sähköisessä muodossa olevien asiakirjatietojen pysyvästä säilyttämisestä, vaan se koskee kaikkia asiakirjoja. Tässä kohdin tarvitaan tarkennusta, mitä tällä tarkoitetaan sekä viittausta suoraan arkistolain nimenomaiseen säännökseen, jonka perusteella arkistolaitos toimii. Ei toimenpiteitä. Kuvausta on muutettu palautekierroksen 1. vaiheen palautteen pohjalta.

7 140. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.3 Käsittelyprosessin kuvaus, kohta Sähköisen säilyttämisen näkökulmasta ei ole merkitystä asiakirjakohtaisella hävittämisellä (tehtäväkohtaisen seulonnan näkökulma), vaan tulee nimenomaan tarkastella suurempia kokonaisuuksia. Hyväksytty. Suositukseen tarkennetaan säilytysaikojen määrittelyä tehtävätasolla, ei asiakirjatyyppikohtaisesti Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.3 Käsittelyprosessin kuvaus, kohta Toivottavasti esimerkissä otetaan huomioon myös se, onko poikkihallinnollisten prosessien taustalla yksi vai useampi eams-järjestelmä. Esimerkin tulisi perustua jo toteutettuun tai ainakin määriteltyyn tilanteeseen. Vrt. kohta Huomioitu, lähtökohtana on, että suosituksen metatietomalli on toteutettavissa riippumatta siitä, osallistuuko prosessin toteuttamiseen yksi tai useampi tiedonohjausjärjestelmä (tai organisaatio). Monitoimijaprosessien (poikkihallinnolliset) kohdalla suosituksessa otetaan laajemmin kantaa myös tiedonohjaussuunnitelman laadinnan periaatteisiin ja tiedonohjauksen toteuttamistapaan (tiedonohjausjärjestelmien käyttöön) Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.4 Toimenpiteet, kohta Kohdassa käytetään edelleen käsitettä "erillislaki". Mitä tällä tarkoitetaan? Suomen oikeusjärjestys sisältää yleislakeja ja erityislakeja. Kohdassa todetaan, että "Hallintolain mukaisten yleisten käsittelyvaiheiden käyttäminen on kaikille yhteinen vähimmäistaso toimenpiteiden määrittelyssä eamsiin. Yhtenäinen toimenpiteiden määrittely mahdollistaa sen, että laadittavat eams-kuvaukset ovat tältä osin yhdenmukaiset koko julkisen hallinnon osalta." Tällaisia vähimmäistason vaatimuksia ei voida toteuttaa pääosin erilaisissa palveluprosesseissa ja tosiasiallisessa hallintotoiminnassa. Tällaisia suosituksia ei pidä antaa ennen kuin ne on koestettu todellisuuden kanssa. Arkistotoimenkin on syystä kohdata hallinnon toiminnan realiteetit, jotta arkistotoimea voidaan pitää mukana hallinnon kehittämishankkeissa. Tällaisella työryhmän teoretisoinnilla arkistoimi ajautuu yhä kauemmaksi toiminnan kehittämisestä. Toimenpiteiden määrittelyssä käsittelyprosessin vaiheet on määritelty kattavasti, mutta kaikki vaiheet eivät välttämättä toteudu kaikissa prosesseissa. Lisäksi suosituksessa on todettu, että määritellyistä käsittelyvaiheista voi poiketa. Mainittuja käsittelyvaiheita voi siis käyttää joustavasti kunkin prosessin mukaisesti, eikä siten, että kaikki prosessit puristetaan samaan muotiin. Esimerkiksi palautteessa mainituissa kuntien palvelutuotannon prosesseissa voidaan soveltaa muunlaisia käsittelyvaiheita. Työryhmä on vastannut jo palautekierroksen ensimmäisen vaiheen vastineessa, että suositusluonnoksessa tämän kohdan kuvausta tullaan tarkentamaan.

8 151. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.4 Toimenpiteet, kohta "Työryhmän näkemyksen mukaan nämä ovat sovellettavissa myös sisäisissä prosesseissa" ->Tätä on vaikea hahmottaa ilman esimerkkiä siitä, miten hallintolain käsittelyvaiheita voitaisiin soveltaa sisäisiin prosesseihin. Olisiko koulutus esimerkiksi ohjausta/neuvontaa? Tämä idea tuottaa eri tavoin sovellettuja käsittelyvaiheita. Ks. edellinen kommentti Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.4 Toimenpiteet, kohta Pitää selventää, että on myös muita, organisaatio- tai alakohtaisia tapoja kuvata käsittelyprosessi. Ks. edellinen kommentti Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 6. Metatiedot, kohta Hyvä: organisaatio- ja alakohtaisille metatiedoille on jätettävä mahdollisuus. Ei toimenpiteitä Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 1. Metatiedot, kohta Toistettavuus terminä ei ole kaikille selvä. Voisiko tämän termin selventää jossakin yhteydessä? Hyväksytty, lisätään metatietomallin selitteisiin Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 1. Metatiedot, kohta Sähke 2:n voimassolon päättymisen johdosta parempi olisi kuitenkin mäpätä yhteen JHS 176 -työn ja rekisteritetojen metatieto jhs-työn kanssa. Hylätty. Tämä ei ole mahdollista siten kun palautteessa sanotaan, koska ko. hankkeet ovat aivan alkuvaiheessa.

9 207. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 3.2 Yhteyshenkilö, kohta Roolitieto pysyisi henkilötietoa pidempään oikeana. Ehdotus: rooli henkilön sijasta. Huomioitu Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 4.3 Kuvaus, kohta "Käsittelyprosessinkuvaukselle lisätään metatieto, jolla voidaan erottaa sellaiset prosessit toisistaan, joita ei ole liitetty tehtäväluokkaan." ->Suositustekstin mukaan eams:aan määriteltävien tehtävien tulee kuitenkin liittyä tehtäväluokitukseen sikäli kun tehtävään liittyy käsittelyprosessin kuvauksia. Huomioitu, työryhmä tarkentaa kuvausta Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.3 Salassapitoperuste, kohta Aikaisemmin hyväksyttiin erityislaki -käsite -> palautteessa termi "erikoislaki" Hyväksytty, käytetään vain termiä erityislaki Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.5 Suojaustaso, kohta "Tarkistetaan arvolistat ja niiden yhdenmukaisuus SÄHKE2-metatietomallin kanssa" ->SÄHKE2- metatietomallin ajantasaisuus ja arvojoukot tältä täytyy myös varmistaa Hyväksytty, ei käytetä vanhentuneita arvojoukkoja Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 7.1 Asiakirjatyyppi, kohta KUVA:hyväksytty ->mitä kuvaa tarkoittaa? Huomioitu.

10 271. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 7.1 Asiakirjatyyppi, kohta Selvityspyyntö ja vastinepyyntöhän voivat olla juridisesti eri asia kuin lausuntopyynnöt. Tämä asia voi tulla käyttäjänäkökulmasta eteen -> miksi nämä on hylätty? Hylätty, suositeltavien asiakirjatyyppien luettelossa ei voida huomioida kattavasti organisaatioiden käyttämiä kaikkia eri asiakirjatyyppejä, muuten suositeltavien tyyppien luettelo paisuu tarkoituksettoman suureksi. Työryhmä on pyrkinyt pitäytymään vain kaikkien yleisimmissä asiakirjatyypeissä. Suositeltavien luetteloa on mahdollista täydentää oman toiminnan kannalta keskeisillä asiakirjatyypeillä. Lisäksi suositellaan asiakirjatyyppien rajaamista omaan käyttöön sopivaksi joukoksi Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 7.3 Julkisuusluokka, kohta SISÄINEN/EI-JULKINEN: Suositellaan täsmennettäväksi, että näissä tapauksissa kyse on viranomaisen sisäisestä tai valmistelussa olevasta asiakirjatiedosta. Julkisuuslain 5 sanoo: Lakia sovelletaan viranomaisissa työskentelevien sekä viranomaisten ja niiden lukuun toimivien yksityisten ja yhteisöjen välisiä neuvotteluja, yhteydenpitoa ja muuta niihin verrattavaa viranomaisten sisäistä työskentelyä varten laadittuihin asiakirjoihin vain, jos asiakirjat sisältävät sellaisia tietoja, että ne arkistolainsäädännön mukaan on liitettävä arkistoon. Jos asiakirjat kuitenkin liitetään arkistoon, viranomainen voi määrätä, että tietoja niistä saa antaa vain viranomaisen luvalla. Eli julkisuuslain 5 :ää ei voi samalla tavalla käyttää salassapidon perusteeksi kuin 6 luvun 24 :n kohtia. Ajatuksena tässä se, että viranomaisella voi olla eams:ssa kiusaus laittaa asiakirjatiedolle julkisuusarvoksi EI JULKINEN ilman kunnon perustelua. Hyväksytty. Täsmennetään ao. taulukossa Käyttö-kenttään, että julkisuusluokkana voidaan käyttää myös arvoja sisäinen tai ei-julkinen, jolloin kyse on viranomaisen sisäisestä tai valmistelussa olevasta asiakirjatiedosta. Työryhmä painottaa kuitenkin, että se ei voi ohjeistaa tyhjentävästi julkisuuslain soveltamista, vaan tämä on ennen muuta jokaisen viranomaisen itse huolehdittava.

11 Erilliset sähköpostikommentit: 3.1 Yleiskommentti suositusluonnoksen kuviin: Kuvien yhteydessä on kuvatekstit, mutta suositusluonnoksen tekstissä ei ole kertaakaan viitattu kuvaan tai taulukkoon (esim. ks. kuva 1 tai, että kuvassa 1 esitetään ). Onhan kuvaviittaukset vielä tulossa, sillä kuvaviittauksia on käytetty myös muissa JHS-suosituksissa. Kuvaviittaukset sitoisivat kuvat paremmin tekstiin, ja helpottaisivat asian ymmärtämistä. Huomioitu. Teksti sidotaan paremmin kiinni kuviin Arkistolaitoksen sivuilla on SÄHKE2-määräykseen liittyvä pdf-muotoinen eamsin versiointiohje: (tiedosto sijaitsee sähköisen tiedon ohjaus alaotsikon alla). Voisiko JHS-suosituksessa viitata tähän versiointiohjeeseen, vai mikä on jhs-suosituksen ja tämän versiointiohjeen keskinäinen suhde ja ohjeen ajantasaisuus? JHS-suositukseen olisi hyvä saada koottua kaikki SÄHKE2-määräystä tarkentavat ohjeistukset tai ainakin tieto tiettyjen lisäohjeiden olemassa olosta. Huomioitu. JHS-suositus ei ota kantaa tiedonohjaussuunnitelman versiointiin. Versiointiohjeesta vastaa arkistolaitos. JHS-suositukseen lisätään viittaus ohjeeseen Kuvasta ei selviä, että tehtävä-sanan yhteydessä oleva 0 * -lukumäärä viittaa JHS-työryhmän kommenttipalautteen vastineen mukaisesti tehtävään liittyvien käsittelyprosessien määrään, ei tehtävien lukumäärään. Ehdotamme, että tehtävä-sanan yhteydessä oleva lukumäärä muutetaan 1...* -muotoon ja tehtävän alle lisätään erikseen tehtävään liittyvät käsittelyprosessit (tai pelkkä: käsittelyprosessit) -kohta 0 * -lukumäärällä. Asian selostaminen tekstissä ei riitä, sillä kuvasta pitäisi asian selvitä ilman väärintulkintamahdollisuutta. Lisäksi tekstissä olisi hyvä olla myös viittaus kuvaan. Huomioitu. Tekstin kuvausta on tarkennettu ja tekstin ja kuvauksen välinen ristiriita poistettu JHS-suositukseen ei ymmärrettävästi voi ottaa esimerkkikuvaa tietyn järjestelmätoimittajan asiakäsittelyjärjestelmästä otetusta TOS-raportista. Esimerkkikuvaa varten pitäisikin tehdä erillinen kuvitteellinen raportti, jolla havainnollistettaisiin TOSin rakennetta. Raportti tehtäisiin täysin SÄHKE2:n ja eams rakenne ja xml-skeema suosituksen mukaisesti ja riippumatta siitä, mitä metatietokenttien nimiä tai - kenttien järjestystä järjestelmätoimittajat ovat TOS-työkaluissaan ja TOS-raporteissaan käyttäneet. Ulkoasultaan koonti voisi muistuttaa melko paljon Arkistolaitoksen sivuilta nykyisin löytyvää eams-pohjaa, mutta excelin sijaan esitysmuotona voisi olla Excel-taulukosta muodostettu pdf-tiedosto. Pdf-tiedostossa erotettaisiin TOSin eri osat ympyröinnillä ja selitetekstillä (esim. käsittelyprosessin kuvaus), ja kuva voisi olla JHS-suosituksen liitteenä. Kuva toimisi esimerkkinä, ei ainoana toteuttamistapana. Hylätty. Työryhmä haluaa painottaa, että tiedonohjaussuunnitelma ei ole raportti, vaan ennen muuta tietojärjestelmän taustalla toimiva metatietomääritys. Tämän vuoksi työryhmä ei näe tarkoituksenmukaisena esittää tiedonohjaussuunnitelmaa esimerkkinä raporttimuodossa. Raporttimuotoinen esimerkki viestii virheellisesti, että tiedonohjaussuunnitelma olisi kirjallinen kuvaus. Suositukseen tullaan liittämään Excel-pohja ja siihen esimerkkikuvaus, jonka pitäisi konkretisoida tiedonohjaussuunnitelman rakennetta Suositusluonnoksen metatietomallissa (ja SÄHKE2-määräyksen metatietomallissa) ohjeistetaan päivämäärän merkitsemistapa (VVVV-KK-PP), mutta kelloajan merkintätapaa ei ole kerrottu. Termin loppuosa on usein kuitenkin ajankohta, ja esimerkiksi muokkausajankohta /vai oikeammin muokkausaika(?), joten pelkkä päivämäärä ei ole riittävä tieto. Voisiko VVVV-KK-PP ohjeistuksen jälkeen laittaa ohjeen myös kellonajan ilmaisemisesta?

12 Hylätty. Kellonajan ei katsota olevan merkityksellinen tiedonohjaussuunnitelman laadintatiedoissa. Jos kellonaika nähdään tarpeelliseksi, voi sen tallentaa esim. lokitietoihin VAHTI-ohjeessa 2/2010 ( Ohje tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa annetun asetuksen täytäntöönpanosta ) s. 57 on kirjoitettu turvallisuusluokat isoilla kirjaimilla, joten metatietomallin turvallisuusluokkamerkintöjä ei ole syytä muuttaa? Ei toimenpiteitä. Arvot ovat VAHTI-ohjeen mukaiset, mutta skeemassa tietojen esitystavassa pyritään mahdollisuuksien mukaan yhdenmukaisuuteen SÄHKE2-skeeman kanssa. Metatietomallin ja skeeman mahdolliset eroavuudet dokumentoidaan metatietomalliin Jos edellytetään, että arvojoukkona käytetään tiettyä, mutta VAPA-pakettiin arvo pitää saada toiseksi (vrt. työryhmän vastine säilytysaika-metatiedon arvoihin: arvojoukko SP, skeemassa edelleen -1 ). Tuleehan tämä skeemassa -1 huomautus tiedoksi myös metatietomallin yhteyteen? Eroavaisuuksia arvojoukoissa ja skeemassa on muutoin vaikea havaita, ja nämä tiedot ovat hyvin tärkeitä SÄHKE2-vaatimusten toteuttajille. Kommenttivastauksessa 3.6 kerrottiin jo, että taulukko SÄHKE2 ja eams-rakenteen eroista olisi tulossa metatietomallin liitteeksi, joten tuohon samaan taulukkoon voisi luontevasti lisätä myös arvojoukkojen ja skeeman erot. Hyväksytty. Skeeman ja metatietomallin mahdolliset eroavuudet dokumentoidaan metatietomalliin ja 59.3 Voisiko suositusluonnoksen: Muilla toimenpiteillä voidaan täydentää mainittua toimenpideluetteloa -lauseen loppuun lisätä vielä lauseen, että mahdollinen täydennys tehdään 6.2 Kuvaus -metatiedolla. Nyt vaikuttaa vain virheellisesti siltä, että vapaaehtoisesti tarkemmalle tasolle viety tieto eli toimenpidetieto täydennetään suoraan jo tyyppi-kentässä. Näin ei ilmeisesti ole, vaan toimenpidetietoa vapaaehtoisesti käytettäessä pitää olla täytettynä sekä tyyppi-tieto käsittelyvaiheelle että kuvaus-tieto käsittelyvaiheen tarkennukselle eli toimenpiteelle. Lisäksi 6.2 Kuvaus-kentässä voisi vastaavasti korostaa vielä, että tätä metatietoa käytetään 6.1 käsittelyvaihe-tiedon täydentämiseen, täydennys ei kuitenkaan korvaa 6.1. käsittelyvaihe-tietoa. Toisaalta kuvaus-metatiedon sijaan tyypin tarkenne -nimitys toimenpiteelle olisi parempi kahdesta eri syystä: kyse ei ole varsinaisesta kuvauksesta (vrt. avainsanat) ja asiakirjatasolla melko samankaltaisesta täsmentävästä tiedosta käytetään jo asiakirjatyypin tarkenne -metatietoa. SÄHKE2-metatietomallissa toimenpiteen kuvaus-metatiedossa vain viitataan yhteisiin metatietoihin, joten sieltäkään ei saa apua nimenomaan toimenpiteeseen liittyvän kuvaus-kentän tarkoituksesta Hylätty. Täydennyksiä ei tehdä käyttäen kuvaus -kenttää. Kuvaus -tiedon käyttöä tarkennetaan, koska sitä ei käytetä tähän tarkoitukseen.