TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA

Koko: px
Aloita esitys sivulta:

Download "TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA"

Transkriptio

1 TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA SIPA:n suunnittelupäivät

2 TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA SISÄLTÖ Mikäs se sellainen tiedonohjaussuunnitelma on? Tiedonohjaussuunnitelman laatiminen Metlan tiedonohjaussuunnitelma Ryhmätyöt Yhteenveto ja jatkotoimenpiteet

3 MIKÄS SE SELLAINEN TIEDONOHJAUS- SUUNNITELMA ON?

4 MIKÄ? TOS on tiedonhallinnan menetelmä, organisaation tietojen käsittelyn, rekisteröinnin, säilyttämisen ja hävittämisen ohjeisto työntekijöille ja tietojärjestelmille tiedonohjaussuunnitelmasta käytetään myös nimitystä eams eli sähköinen (elektroninen) arkistonmuodostussuunnitelma TOS tai eams on arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) tai tiedonhallintasuunnitelman (THS) "seuraaja"

5 MIKÄ? arkistonmuodostussuunnitelman laatiminen on ollut julkishallinnon organisaatioiden lakisääteinen tehtävä jo 30 vuotta myös voimassa oleva arkistolaki (831/1994) edellyttää viranomaisilta arkistonmuodostussuunnitelmaa: "Arkistonmuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa." laissa mainittujen minimivaatimusten lisäksi arkistonmuodostussuunnitelmissa on yleensä muutakin asiakirjojen ja tietojen säilytykseen, käsittelyyn ja käyttöön liittyvää informaatiota

6 MIKÄ? Arkistonmuodostussuunnitelman perinteiset tehtävät ohjaa arkistonmuodostusta eli asiakirjojen (tietojen) rekisteröintiä, seulontaa ja arkistointia toteuttaa julkisuusperiaatetta ja tietosuojaa tukee poikkeuksellisiin oloihin valmistautumista toimii tietopalvelun apuvälineenä toimii toiminnan suunnittelun välineenä

7 MIKÄ? Arkistonmuodostussuunnitelman perinteiset tehtävät toimii seulontaesityksenä toimii uusien työntekijöiden perehdyttämisaineistona

8 MIKÄ? AMS vs. TOS (eams) arkistonmuodostussuunnitelman rakenne ja ohjaustiedot tarkoitettu lähtökohtaisesti paperimaailmaa ja ihmisiä varten; siinä ei ole huomioitu tietojärjestelmissä käsiteltävän tiedon hallintaa, sähköistä ympäristöä ja toimintamalleja AMS ei ole käytännössä kaikille yhtä näkyvä osa arjen toimintaa kuin TOS, sillä toimintojen ajantasaisesta kuvauksesta huolimatta sen ohjaus koskee ennen kaikkea lopullisen tiedon arkistointijärjestystä, säilyttämistä ja hävittämistä TOS ohjaa tiedon hallintaa ja käsittelyä jo aivan sen elinkaaren alusta, luonnosvaiheesta alkaen

9 MIKÄ? AMS vs. TOS (eams) TOS sisältää perinteisten AMS-tietojen sijasta/lisäksi tietojärjestelmissä tapahtuvaa tietojenkäsittelyä ja arkistointia ohjaavia tietoja TOS:n ohjaustietojen on oltava perusteellisempia, kattavampia ja tarkempia kuin AMS:ssa; ei tulkinnanvaraa käytännössä molempien muoto on kuitenkin taulukko

10 MIKÄ? AMS

11 MIKÄ? TOS

12 MIKÄ? Tiedonohjaussuunnitelman sisältö organisaation tehtävät ja osa (tai ala-) tehtävät (esim. henkilöstöhallinto/rekrytointi) tehtävien vaiheet (esim. vireillepano/-tulo, päätöksenteko) tehtävien eri vaiheissa kertyvät tiedot ja asiakirjat (esim. täyttölupaesitys, päätös) liitteineen tietojen ja asiakirjojen oletusarvoiset taustatiedot (henkilötietoluonne, julkisuusluokka, salassapitoaika, suojaustaso, käyttöoikeudet) tietojen ja asiakirjojen säilytysaika

13 MIKÄ? Tiedonohjaussuunnitelman sisältö tietojen ja asiakirjojen käsittely- ja säilytysjärjestelmät (esim. AHA, Kieku, koerekisteri) ja/tai -muoto ja paikka tietojen ja asiakirjojen rekisteröintitarve

14 MIKÄ? Tiedonohjaussuunnitelman sisältö arkistolaitoksen SÄHKE2-määräys (Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen, ) sisältää ne vaatimukset ja ominaisuudet, jotka ovat edellytyksenä eri tietojärjestelmiin sisältyvien asiakirjallisten tietojen pysyvälle säilyttämiselle yksinomaan sähköisessä muodossa SÄHKE2:n ja sitä tukevan JHS176-suosituksen (2010) määrittelemä eams edistää eri tietojärjestelmien yhtenäisyyttä tietojen haussa, käytössä ja säilyttämisessä

15 MIKÄ? Tiedonohjausjärjestelmä (eams-järjestelmä) tiedonohjausuunnitelman metatiedot ja määritykset ohjaavat keskitetyn tiedonohjausjärjestelmän (TOJ) välityksellä asiakirjallisen tiedon käsittelyä ja elinkaaren hallintaa sekä operatiivisissa tietojärjestelmissä että arkistojärjestelmissä TOJ tarjoaa kyselyrajapintoja asiakirjallista tietoa käsittelevien tietojärjestelmien käyttöön TOJ-ohjaus edellyttää operatiivisilta järjestelmiltä niihin toteutettua TOJ-toiminnallisuutta, jotta ne osaisivat hyödyntää TOS:n metatietoja kyselyrajapintojen kautta

16 MIKÄ? Tiedonohjausjärjestelmä (eams-järjestelmä) TOJ tulisi integroida kaikkiin tietojärjestelmiin, joissa tietoa käsitellään ja/tai säilytetään järjestelmiä voidaan liittää TOJ:n piiriin vaiheittain tähän mennessä TOJ-toiminnallisuuksia on toteutettu lähinnä vain asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmiin yhteisen TOJ:n lisäksi eri järjestelmillä voi olla myös sen ohjaama yhteinen arkisto

17 MIKÄ? Tietojärjestelmät ilman tiedonohjausjärjestelmää

18 MIKÄ? SÄHKE2-mukainen tavoitetila

19 MIKSI? Lainsäädäntö arkistolaki (831/1994) laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta ( /621) henkilötietolaki ( /523) laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa ( /13) hallintolaki ( /434) valtioneuvoston asetus tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa ( /681)

20 MIKSI? Lainsäädäntö Hyvän tiedonhallintatavan määritys (VM, 2000) tavoitteet: tiedon käytettävyys ja saatavuus, eheys ja virheettömyys ja luottamuksellisuus hallintotoiminnan tulee olla lainmukaista, suunnitelmallista, huolellista ja avointa tärkein toteutumisen edellytys: tarkat ja ajantasaiset kuvaukset tehtävistä, niiden hoitamisessa kertyvistä tiedoista ja jälkimmäisten säilyttämisestä ja hävittämisestä

21 MIKSI? Lainsäädäntö Hyvän tiedonhallintatavan määritys (VM, 2000) toiminnan ohjeistaminen (AMS, tietojärjestelmien käyttöohjeet, tietoturvaohjeistus) keskeistä yhtenäisen menettelyn ja toiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi

22 MIKSI? Lainsäädäntö Valtioneuvoston asetus tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa ( /681) tietoturvallisuudella tarkoitetaan asetuksessa tietojen salassapitovelvollisuuden ja käyttörajoitusten noudattamiseksi sekä tietojen saatavuuden, eheyden ja käytettävyyden varmistamiseksi toteutettavia hallinnollisia, teknisiä ja muita toimenpiteitä ja järjestelyjä

23 MIKSI? Lainsäädäntö Valtioneuvoston asetus tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa ( /681) tietoturvallisuuden suunnittelun tulee perustua hyvän tiedonhallintatavan mukaisesti viranomaisen selvityksiin ja arvioihin sen hallussa olevista asiakirjoista sekä niihin talletettujen tietojen merkityksestä (TOS) valtionhallinnon organisaatioiden tulee täyttää asetuksessa määritelty tietoturvallisuuden perustaso kolmen vuoden kuluessa voimaantulosta (vuoteen 2013 mennessä)

24 MIKSI? Lainsäädäntö Valtioneuvoston asetus tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa ( /681) toimintaan liittyvät tietoturvallisuusriskit kartoitetaan käytössä on riittävä asiantuntemus tietoturvallisuuden varmistamiseksi. Tietoturvallisuuden hoitamista koskevat tehtävät ja vastuu määritellään asiakirjojen käsittelyä koskevat tehtävät ja vastuut määritellään

25 MIKSI? Lainsäädäntö Valtioneuvoston asetus tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa ( /681) tietojen saanti ja käytettävyys eri tilanteissa turvataan ja luodaan menettelytavat poikkeuksellisten tilanteiden selvittämiseksi asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen salassapito ja muu suoja varmistetaan antamalla pääsy asiakirjoihin vain niille, jotka tarvitsevat salassa pidettäviä tietoja tai henkilörekisteriin talletettuja henkilötietoja työtehtäviensä hoitamiseksi

26 MIKSI? Lainsäädäntö Valtioneuvoston asetus tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa ( /681) tietojen luvaton muuttaminen ja muu luvaton tai asiaton käsittely estetään käyttöoikeushallinnan, käytön valvonnan sekä tietoverkkojen, tietojärjestelmien ja tietopalvelujen asianmukaisilla ja riittävillä turvallisuusjärjestelyillä ja muilla toimenpiteillä asiakirjojen tietojenkäsittely- ja säilytystilat ovat riittävästi valvottuja ja suojattuja

27 MIKSI? Lainsäädäntö Valtioneuvoston asetus tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa ( /681) henkilöstön ja muiden asiakirjojen käsittelyyn liittyviä tehtäviä hoitavien luotettavuus varmistetaan tarvittaessa turvallisuusselvitysmenettelyn ja muiden lain perusteella käytettävissä olevien keinojen avulla henkilöstölle ja muille asiakirjojen käsittelyyn liittyviä tehtäviä hoitaville annetaan ohjeet ja koulutusta asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta käsittelystä

28 MIKSI? Lainsäädäntö Valtioneuvoston asetus tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa ( /681) annettujen ohjeiden noudattamista valvotaan ja niiden muutostarpeita arvioidaan säännöllisesti

29 MIKSI? TOS on kaikkien yhteinen etu... organisaation toiminnan jatkuvuuden kannalta tärkeät tiedot säilyvät ja ovat saatavilla tarkoituksenmukaisella tavalla, alkuperäisinä, eheinä, luottamuksellisina ja käyttökelpoisessa muodossa kulttuuriperinnöllisesti arvokkaat tiedot säilyvät myöhemmän tutkimuksen tarpeisiin

30 MIKSI? TOS on kaikkien yhteinen etu... mahdollistaa siirtymisen sähköisiin käsittelyprosesseihin (prosessien nopeutuminen ja tehostuminen) organisaation muutostilanteita ja tietojärjestelmämuutoksia on helpompi hallita mahdollisuus välttää tiedon siiloutumista ja suljettuja järjestelmiä mahdollistaa henkilöresurssien kohdentamisen päämäärätehtäviin helpottaa henkilöstön perehtymistä ja sopeutumista lisää toiminnan tuottavuutta edistää muidenkin konsulttijargonilla ilmaistujen korkealentoisten ja idealististen tavoitteiden toteutumista

31 MIKSI?... mutta TOS vastaa ihan arkipäiväisiinkin kysymyksiin... mihin järjestelmään tallennan nämä tiedot? pitääkö tämä paperi säilyttää? Miten ja missä? kenelle tähän tiedostoon pitäisi antaa käyttöoikeudet? onko tämä tieto julkinen vai salassa pidettävä? mikä on tiedon suojaustaso? pitääkö tämä asiakirja kirjata vai ei? kuinka pitkään tuottamiani tietoja säilytetään? mistä löydän tarvitsemani tiedot? miksi en pääse tietoihin käsiksi? miten pääsen tietoihin käsiksi?

32 MIKSI?... ja lisää tietojärjestelmien käyttäjäystävällisyyttä

33 MIKSI? Ilman tiedonohjaussuunnitelmaa henkilöstö kokee tiedonhallinnan sekavaksi ja vaikeaksi ja toimii omin neuvoin, kukin omalla tavallaan henkilöstö ei osaa/halua käyttää tiedonhallinnan työkaluja eli eri tietojärjestelmiä oikein tehdään paljon ylimääräistä työtä, kun sama tieto rekisteröidään tai tallennetaan eri tietojärjestelmiin tai sitä säilytetään (rinnakkain) eri muodoissa tuhlataan aikaa ja rahaa

34 MIKSI? Ilman tiedonohjaussuunnitelmaa tarvittava tieto ei ole löydettävissä helposti tai lainkaan tiedon väärä käsittely johtaa sen todistusvoimattomuuteen (eheys ja alkuperäisyys eivät ole todennettavissa) tiedon konteksti katoaa, minkä seurauksena se on arvotonta ja vailla todistusvoimaa organisaation tuottamia tärkeitä tietoja häviää kokonaan ja pysyvästi

35 MIKSI? Ilman tiedonohjaussuunnitelmaa salassa pidettäviä tietoja ja arkaluonteisia henkilötietoja leviää hallitsemattomasti ja asiattomien tahojen käsiin muut kuin tiedon tuottaneet asiantuntijat joutuvat tekemään jälkikäteen runsaasti ylimääräistä, aikaa vievää työtä tiedon ja sen synty-yhteyksien ymmärtämiseksi ja säilytysarvon määrittelemiseksi hävitettäviä, arvottomia aineistoja säilytetään turhaan, mistä aiheutuu ylimääräisiä kustannuksia

36 TIEDONOHJAUSSUUNNITELMAN LAATIMINEN

37 MILLOIN? tiedonohjaussuunnitelman ylläpito on jatkuvaa työtä, sillä se on ajantasainen kuvaus organisaation tehtävistä, niissä kertyvistä tiedoista ja tietojärjestelmien käytöstä kun olemassa olevaa vanhaa AMS:aa kehitetään kun hankitaan uutta tietojärjestelmää tai vaihdetaan tietojärjestelmän versiota kun tiedonohjaus halutaan toteuttaa vaiheittain koskemaan kaikkia uusia käyttöönotettavia tietojärjestelmiä, joissa käsitellään asiakirjallista tietoa

38 MILLOIN? organisaation muutostilanteissa (tehtävien muuttuminen, tehtävien siirtyminen pois) kun organisaation prosesseja tehostetaan tai uudistetaan kun syntyy uusia tietoaineistoja kun tiedon hallintaa, käsittelyä ja säilyttämistä koskevat säädökset muuttuvat

39 MILLOIN? elämme koko ajan muutoksessa, joten TOS ei ole lopullisesti koskaan valmis tiedonohjaussuunnitelman ylläpito on vastuutettava ja otettava osaksi organisaation jatkuvaa toimintaa muuten osa tiedoista jää pian suunnitelman ulkopuolelle ja tietojen hallinnasta tulee puutteellista

40 KUKA? tiedon hallinta kuuluu kaikille tiedonohjaussuunnitelman käyttäjät laativat sen itse asiakirjahallinto ei voi laatia tiedonohjaussuunnitelmaa kenenkään puolesta, mutta opastaa työssä ja kokoaa tulokset

41 MITEN? kokonaan uuden tiedonohjaussuunnitelman rakentami- nen voidaan toteuttaa projektina laatiminen on monille organisaatioille täysin uusi työprosessi lähtökohtien erilaisuuden vuoksi sama toteutusmalli ei välttämättä toimi kaikissa organisaatioissa

42 MITEN? Arkistolaitos jakaa tiedonohjausprojektin neljään vaiheeseen: 1. Esisuunnittelu (20%) 2. Suunnittelu ja laadinta (50%) 3. Käyttöönotto (25%) 4. Seuranta (5%)

43 MITEN? Esisuunnittelu varmistetaan organisaation (johdon) sitoutuminen, sillä muuten laadittava suunnitelma ei tule vastaamaan todellista tilannetta eikä kukaan voi hyödyntää sitä päätetään käyttötarkoituksesta; missä laajuudessa TOS:aa sovelletaan; mihin operatiivisiin järjestelmiin se integroidaan (realistiset tavoitteet!) selvitetään organisaation valmiudet laadintaan ja käyttöönottoon

44 MITEN? Esisuunnittelu tehtävän hoitamiseen keskittyneen projektipäällikön nimeäminen projektipäällikkö kartoittaa organisaation lähtötilanteen ja valmiudet ja muodostaa näiden tietojen pohjalta eri toimialojen asiantuntijoista koostuvan projektiryhmän varmistetaan ryhmän jäsenten osaaminen ja työajan riittävyys tehtävään

45 MITEN? Esisuunnittelu projektiryhmän tekemien kartoitusten perusteella projektisuunnitelmassa määritellään tulostavoitteet, tehtävät, toteutusvaiheet, osavastuut, tarkistuspisteet, aikataulu, resurssit ja budjetti TOS:n laatiminen ei ole ilmaista: kuluja aiheutuu henkilöstön työpanoksesta ja mahdollisesta koulutustarpeesta, mutta ne maksavat itsensä takaisin moninkertaisesti pidemmällä aikavälillä

46 MITEN? Esisuunnittelu kustannuksia voidaan laskea realistisella aikataululla ja tarkalla suunnittelulla suunnitelmassa määritellään myös riskit, valvonta sekä viestinnän ja koulutuksen toteuttaminen projektipäällikkö raportoi etenemisestä joko perustettavalle ohjausryhmälle tai suoraan organisaation johdol- le

47 MITEN? Suunnittelu ja laatiminen TOS:n tietosisältö voidaan tuottaa projektiryhmän määrittelemissä ja ohjauksessa toimivissa toimialakohtaisissa työryhmissä projektiryhmä työstää pohjat ja mallit tietojen keräämistä varten

48 MITEN? Suunnittelu ja laatiminen Tehtävien kartoitus lainsäädäntö, työjärjestykset, ohjeet, laatukäsikirjat, toimintastrategiat ja -kertomukset minkä tehtävän hoitamiseen omassa työssä kertyvät erilaiset tiedot liittyvät? päätehtävät, tehtävät, alatehtävät liian hienojakoista tehtäväluokitusta on hankala käyttää ja vaikea ajantasaistaa

49 MITEN? Suunnittelu ja laatiminen Tehtävien kartoitus valtionhallinnossa vakiintunut päätehtävien kaava Yleishallinto Henkilöstöhallinto Taloushallinto (sis. omaisuuden hallinta) Organisaation (lakisääteiset) substanssitehtävät hallinnon tehtävät ja alatehtävät ovat eri organisaatioissa hyvin yhteneväisiä

50 MITEN? Suunnittelu ja laatiminen Käsittelyvaihekuvausten laatiminen käsittelyvaiheet liitetään tehtävähierarkian alimmalle tasolle prosessin alun ja lopun tunnistaminen voi olla vaikeaa; missä vaiheessa kyse onkin jo toisesta tehtävästä? voidaan hyödyntää valmiita prosessikuvauksia kuvaukset laaditaan erillisen ohjeistuksen mukaisesti ja yhteisillä menetelmillä

51 MITEN? Suunnittelu ja laatiminen Käsittelyvaihekuvausten laatiminen

52 MITEN? Suunnittelu ja laatiminen Käsittelyvaihekuvausten laatiminen prosessikuvauksia käytetään mm. muutosjohtamisen, työnjohdon, ohjauksen, päätöksenteon ja suunnittelun välineinä, uuden työntekijän perehdyttämisessä, tulosten mittaamisessa, tietoturvariskien kartoittamisessa, laadun arvioinnissa, ongelmatilanteiden selvittämisessä yleiset prosessikuvausohjeet (JHS 152) ja valmiit prosessikuvaukset eivät kuitenkaan sovellu suoraan käyttötarkoitukseen, sillä toiminnan vaiheet kuvataan niissä syntyvän tiedon näkökulmasta; tieto voi olla myös kuvauksen lähtökohtana

53 MITEN? Suunnittelu ja laatiminen Käsittelyvaihekuvausten laatiminen jokaisen työtehtävän osan tai vaiheen tarkoituksenmukaisuutta ja sujuvuutta voidaan tarkastella erikseen tietojärjestelmät voidaan määritellä toimimaan olemassa olevien, tehokkaiksi todettujen prosessien mukaisesti tehtävien työnkulkuja kannattaa samalla kehittää uusia toimintamahdollisuuksia vastaaviksi paperimaailman vs. sähköisen maailman käytännöt rinnakkaiset käytännöt teettävät vain ylimääräistä työtä

54 MITEN? Suunnittelu ja laatiminen Tietotyypit käsittelyvaihekuvauksien yhteydessä ilmenneet tiedot tyypitellään määritellään yhtenäiset asiakirjatyypit (myös liitteiden tyypit) samassa yhteydessä kirjataan myös tiedot asiakirjojen oletusarvoisesta kielestä ja suunnasta

55 MITEN? Suunnittelu ja laatiminen Julkisuus- ja turvallisuusluokat julkinen, salassa pidettävä vai turvallisuusluokiteltu? arvioidaan projektiryhmässä kaikkien eri tehtäviin ja käsittelyvaiheisiin liittyvien tietotyyppien osalta julkisuuslain tai erityislainsäädännön mukaan tiedonohjaussuunnitelmaan merkitään myös tietoturva-asetuksen mukainen suojaustaso (ST I-IV) sekä salassapidon oletusarvoinen peruste ja salassapitoaika

56 MITEN? Suunnittelu ja laatiminen Henkilötietoluonne oletusarvoiset vaihtoehdot eri tietotyypeille: Ei sisällä henkilötietoja Sisältää henkilötietoja Sisältää arkaluonteisia henkilötietoja

57 MITEN? Suunnittelu ja laatiminen Tietojärjestelmät ja rekisteröinti määritellään mihin tietojärjestelmään tietyssä vaiheessa syntyvä tieto tallennetaan arvioidaan rekisteröintitarve (kirjaamistarve) hallintodiaari vai erillisrekisteri; huomioidaan lainsäädännölliset ja toiminnalliset tarpeet lakisääteiset tietojärjestelmäkuvaukset ja henkilörekisteriselosteet

58 MITEN? Suunnittelu ja laatiminen Säilytysmuoto (AMS) organisaation omat linjaukset tietojärjestelmien ominaisuudet ja lainsäädäntö vaikuttaa säilytyksen hintaan ja tiedonhaun nopeuteen jos tiedot tulostetaan sähköisestä järjestelmästä pysyvää säilytystä varten, tulostus- ja säilytysjärjestys sekä tulostusajankohta on määriteltävä, samoin vastuu tulostuksesta paperit: aktiiviaikaisen säilyttämisen vastuuhenkilöt ja säilytyspaikat ja tieto fyysisestä sijainnista määriteltävä

59 MITEN? Suunnittelu ja laatiminen Säilytysaika ei voida vetää hatusta, vaan määrittelyssä huomioidaan mm. nykyinen säilytysaika, säilytystarve omassa toiminnassa, myöhempi tutkimusarvo, lainsäädäntö ei liian vaihtelevia säilytysaikoja samaan osatehtävään liittyvien asiakirjojen säilytysaikojen tulisi olla mahdollisimman yhtenäiset arvonmääritys on ennakkoseulontaa tietojen pysyvästä säilytyksestä (10-15%) päättää seulontaesityksen (TOS:n) pohjalta arkistolaitos

60 MITEN? Suunnittelu ja laatiminen Säilytysaika seulonnalla rajoitetaan tietomäärän kasvua, edistetään jäljelle jäävän aineiston käytettävyyttä ja saatavuutta ja varmistetaan kulttuurin ja tutkimuksen kannalta arvokkaan aineiston säilyminen seulonta vähentää kustannuksia (migraatiot, aineiston ylläpito) ja parantaa tietojärjestelmien käytettävyyttä

61 MITEN? Suunnittelu ja laatiminen Käyttöoikeudet kenellä (käyttäjäryhmät) on oletusarvoisesti käyttöoikeudet eri tehtäviin ja käsittelyvaiheisiin liittyviin ja eri tiloissa (esim. luonnos, valmis, arkistoitu) oleviin tietoihin edellyttää organisaation sisäisiä periaatteellisia linjaratkaisuja

62 MITEN? Käyttöönotto metatietojen tallentaminen tiedonohjausjärjestelmään on asiakirjahallinnon tehtävä ennen varsinaista käyttöönottoa suoritetaan testaukset tietojärjestelmän testiympäristössä voidaan ottaa hyväksymisen jälkeen käyttöön tehtäväluokka kerrallaan

63 MITEN? Käyttöönotto uusi TOS lähetetään seulontaesityksenä arkistolaitokselle, jos se ei ole aikaisemmin ottanut kantaa joihinkin tehtäviin liittyvien tietojen säilytysarvoon haetaan määräaikaista pysyvän sähköisen säilyttämisen lupaa niille tietojärjestelmille, joissa TOS ohjaa TOJ:n välityksellä tietojen ja niiden metatietojen muodostumista, käsittelyä ja säilyttämistä luvan saaminen edellyttää, että myös ihmiset toimivat tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti (auditointi) tehdään arkistolaitoksen seulontapäätöksen mukaiset korjaukset

64 MITEN? Seuranta raportointi käyttöönoton etenemisestä koko ajan ohjausryhmälle tai organisaation johdolle käyttöönoton jälkeen tiedonohjauksen toimivuutta seurataan ja kerätään palautetta käyttäjiltä pienempiä korjauksia voidaan tehdä lennosta projektin päätyttyä toimintaprosesseissa ja työmenetelmissä tapahtuvista muutoksista tulee ilmoittaa ajoissa ja viipymättä tiedonohjaussuunnitelmaa ylläpitävälle asiakirjahallinnolle; ajantasaisuutta ei saavuteta ilman jatkuvaa vuorovaikutusta ylläpitovastuista ja käytännöistä on sovittava

65 METLAN TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA

66 MISSÄ MENNÄÄN? Taustat Metlassa ei ole ajantasaista arkistonmuodostussuunnitelmaa - saati SÄHKE2-mukaista tiedonohjaussuunnitelmaa Metlan ensimmäinen, ilman eri tehtävien asiantuntijoiden myötävaikutusta laadittu arkistonmuodostussuunnitelma valmistui vuonna 1990, mutta sitä ei otettu koskaan käyttöön Metlan toinen, vuosina laadittu tiedonhallintasuunnitelma ei ole kattava eikä ajantasainen henkilöstön puutteellisen sitoutumisen vuoksi arkistolaitos antoi Metlalle seulontapäätöksen vuonna 2009 tiedonhallintasuunnitelman pohjalta

67 MISSÄ MENNÄÄN? Taustat vuonna 2009 Metlaan tullut AHA ja siihen integroitu tiedonohjausjärjestelmä edellyttävät Sähke-normin mukaista tiedonohjaussuunnitelmaa; paperimaailmaa varten laaditut AMS tai THS eivät riitä AHA-järjestelmän käyttöä varten jouduttiin rakentamaan ennätysvauhtia ja ilman asianmukaisesti toteutettua TOSprojektia väliaikainen tiedonohjaussuunnitelma, joka perustui vain osittain THS:aan ongelma: THS ja TOS erilaiset, kumpikaan ei vastaa todellisuutta ja ovat siten vieraita käyttäjille ja niitä on käytännössä vaikea hyödyntää

68 MISSÄ MENNÄÄN? TOS:n laatiminen olisi Metlassa ajankohtaista, koska nykyinen tilanne ei ole arkisto-, julkisuus- ja henkilötietolakien ja hyvän tiedonhallintatavan mukainen ajantasaisen tiedonohjaussuunnitelman käytännönkin tarve arjen töissä ja henkilöstön kiihtyvän eläköitymisen yhteydessä on suuri tietoturva-asetuksen mukaisen tietoturvallisuuden perustason toteuttaminen edellyttää asianmukaisen TOS:n laatimista vuoteen 2013 mennessä; projekti kestää kokonaisuudessaan helposti tuohon asti

69 MISSÄ MENNÄÄN? TOS:n laatiminen olisi Metlassa ajankohtaista, koska tiedonhallinnan kokonaiskoordinaatiota on mahdotonta toteuttaa ilman suunnitelmaa Metlassa aiheutuu ylimääräisiä kustannuksia päällekkäisestä ja rinnakkaisesta työstä, tietojen käsittelystä ja taannehtivasta seulonnasta organisaatioon hankitaan uusia tietojärjestelmiä (ensin TOS, sitten järjestelmät)

70 MISSÄ MENNÄÄN? TOS:n laatiminen olisi Metlassa ajankohtaista, koska AHA-järjestelmän perustuotteen versionvaihdon tai uuden asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmän myötä on laadittava uusi, Sähke2-normin mukainen tiedonohjaussuunnitelma (eams), joka voi järjestelmään kuuluvan erillisen tiedonohjausjärjestelmäkomponentin kautta ohjata rajapintojen kautta tietojen käsittelyä myös muissa järjestelmissä

71 MISSÄ MENNÄÄN? TOS:n laatiminen olisi Metlassa ajankohtaista, koska asian- ja dokumenttienhallintaratkaisuun sisältyy jatkossa myös erillinen sähköinen arkisto, joka on Sähke2-normin mukaisesti muidenkin järjestelmien käytössä sähköisen pysyväissäilyttämisen lupaa ei voida hakea ilman asianmukaista tiedonohjaussuunnitelmaa vuoden 2010 jälkeen laadittavat tiedonohjaussuunnitelmat tulee toteuttaa aina arkistolaitoksen SÄHKE2-määräyksen mukaisesti

72 MISSÄ MENNÄÄN? Kysymyksiä keskustelua varten olemmeko TOS:n laatimisen esisuunnitteluvaiheessa? minkälaiset valmiudet Metlalla on tiedonohjaussuunnitel- man toteuttamiseen lähitulevaisuudessa? onko johto sitoutunut toteuttamiseen? mihin tiedonohjaussuunnitelmaa Metlassa käytetään ja missä laajuudessa? miten suunnitelman toteutus organisoidaan? miten viestintä toteutetaan? mitkä ovat merkittävimmät riskit? mitä tehtäväluokitusta sovelletaan?

73 RYHMÄTYÖT

74 RYHMÄTYÖT Tiedonohjaussuunnitelman laatimisen riskit päätöksenteon hitaus aliresursointi vastuiden epäselvä määrittely aikatauluongelmat muut äkilliset ongelmat

75 RYHMÄTYÖT Metlan päätehtävät

76 RYHMÄTYÖT Tehtävät ja alatehtävät

77 RYHMÄTYÖT Valdan yleisen tehtäväluokituksen soveltuminen Metlan tarpeisiin

78 YHTEENVETO JA JATKOTOIMENPITEET

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009 Liite 1 Keskeisiä käsitteitä Aineisto Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosesseissa tuotettu kokonaisuus (metatiedot ja tiedostot).

Lisätiedot

Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto

Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto 1. Tausta Kunnallisten viranomaisten ja toimielinten on arkistolain nojalla määrättävä tehtävien hoidon

Lisätiedot

Pilvipalveluiden arvioinnin haasteet

Pilvipalveluiden arvioinnin haasteet Pilvipalveluiden arvioinnin haasteet Tietoturvallisuus- ja jatkuvuuden hallinnan vaatimukset ICT-hankinnoissa, 12.5.2014 Laura Kiviharju Pilvipalvelut Pilvilaskenta (CloudComputing) tarkoittaa internetissä

Lisätiedot

JHS 156 suosituksen päivitys

JHS 156 suosituksen päivitys JHS 156 suosituksen päivitys Mikael Himanka, Avain Technologies Oy Sisältö Suosituksen aikataulu Päivityksen taustat Suosituksen tavoitteet Suosituksen avulla saavutettavat edut Suosituksen menetelmät

Lisätiedot

eams- KÄYTTÖÖNOTTOSUUNNITELMAOHJE

eams- KÄYTTÖÖNOTTOSUUNNITELMAOHJE eams- KÄYTTÖÖNOTTOSUUNNITELMAOHJE SISÄLLYS 1 KÄYTTÖÖNOTTOSUUNNITELMAOHJEEN TARKOITUS... 1 1.1 Tavoitteet ja kohderyhmä... 1 1.2 Termit ja lyhenteet... 1 2 eams:n LAADINNASTA JA KÄYTTÖÖNOTOSTA... 4 2.1

Lisätiedot

Luonnos eams-rakenteeksi

Luonnos eams-rakenteeksi JHS-XXX: eams-rakenne ja xml-skeema Luonnos eams-rakenteeksi 19.4.2013 Tässä dokumentissa kuvataan keskeiset linjaukset tulevan JHS-suosituksen määrittämäksi eamsrakenteeksi. Dokumentti ei ole JHS-suositusluonnos,

Lisätiedot

eams-foorumi ja keskustelutilaisuus JHShankkeista

eams-foorumi ja keskustelutilaisuus JHShankkeista eams-foorumi ja keskustelutilaisuus JHShankkeista 22.3.2013 Sisältö: 9.00 Tilaisuuden avaus 9.05 Kansallisarkiston osuus 10.30 Tauko 10.45 JHS-osuus 12.00 Tilaisuus päättyy Yleistä eams:n laatimisesta

Lisätiedot

tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla.

tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla. Hyvään tiedonhallintatapaan tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla. Hyvä tiedonhallintatapa avoin pääsy julkisiin tietoihin korkealaatuista

Lisätiedot

KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE

KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE (LUONNOS) LUONNOS 8.1.2015 Johtoryhmä 13.1.2015 Hallitus 15.1.2015 Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän tiedonhallinnan toimintaohje Sisällysluettelo

Lisätiedot

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa 1 Tietosuoja ja hyvä tiedonhallintatapa 2 Henkilöstön palvelussuhdeasiat - viran-/toimenhakua koskevien tietojen käsittely ja säilytys Kuntarekrypäivä 9.10.2013, klo

Lisätiedot

Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 Hallintoyksikkö. 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto

Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 Hallintoyksikkö. 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto POLIISIN HALLINTOASIOIDEN TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA; SEULONTAESITYS Poliisihallitus lähettää poliisin hallintoasioiden

Lisätiedot

OPETUS- JA KULTTUURIMINISTERIÖN TOIMIALAN TIETOHALLINNON YHTEISTYÖKOKOUS

OPETUS- JA KULTTUURIMINISTERIÖN TOIMIALAN TIETOHALLINNON YHTEISTYÖKOKOUS OPETUS- JA KULTTUURIMINISTERIÖN TOIMIALAN TIETOHALLINNON YHTEISTYÖKOKOUS 22.5.2013 Opetus- ja kulttuuriministeriö Avauspuheenvuoro Ylijohtaja Håkan Mattlin KOULUTUS, TIEDE JA KULTTUURI KOHDEALUEEN KOKONAISARKKITEHTUURITYÖN

Lisätiedot

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Kuntien ja Maanmittauslaitoksen kiinteistötehtävien koulutuspäivä 17.9.2013 Mikko Eräkaski, kehittämispäällikkö Kansallisarkisto Arkistolaitos Mitä tarkoittaa sähköinen

Lisätiedot

Tietosisällön eheys. Kimmo Janhunen Riskienhallintapäällikkö

Tietosisällön eheys. Kimmo Janhunen Riskienhallintapäällikkö Tietosisällön eheys Kimmo Janhunen kimmo.janhunen@om.fi Riskienhallintapäällikkö Oikeusrekisterikeskuski k 26.11.2014 Esityksen sisältö Tiedon merkitys - tiedon eheyden merkitys Määritelmät Lainsäädäntö

Lisätiedot

SÄHKE- ja Moreqvaikutukset. dokumenttienhallinnan järjestelmäkehitykseen. Juha Syrjälä, Affecto Finland Oy

SÄHKE- ja Moreqvaikutukset. dokumenttienhallinnan järjestelmäkehitykseen. Juha Syrjälä, Affecto Finland Oy SÄHKE- ja Moreqvaikutukset asian- ja Ju dokumenttienhallinnan järjestelmäkehitykseen Juha Syrjälä, Affecto Finland Oy Affecto Enterprise Information Management -ratkaisujen edelläkävijä Pohjois- Euroopassa

Lisätiedot

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö 1 (8) SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö Määräys 15.3.2012 AL 9815/07.01.01.00/2008 Ohje 15.3.2012 AL 9815/07.01.01.00/2008 Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje SÄHKE2-vaatimusten

Lisätiedot

Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11.

Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11. Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11.2014 VASTAAJAN TIEDOT Vastaustapa: Sähköpostikutsu Vastaajan

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 17.1.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN

Lisätiedot

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö 04.12.2009 1 (9) SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö Määräys 15.2.2010 Ohje 15.2.2010 Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje SÄHKE2-vaatimusten mukaan toteutettuihin tietojärjestelmiin

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ

Lisätiedot

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty: Maakuntahallitus 17.6.2013 1 SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ 3 2 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 3 3 ORGANISOINTI, TOIMIVALTA, VASTUUHENKILÖT

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu)

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu) ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu) 27.5.2016 27.5.2016 1 27.5.2016 2 SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö

Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö Yliopistolain (558/2009) 14 :n sekä Oulun yliopiston johtosäännön 2 :n nojalla yliopiston hallitus on 18 päivänä toukokuuta 2010 hyväksynyt

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste Rekisteriseloste Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ

Lisätiedot

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4 1(8) SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 2. ARKISTOTOIMI JA ASIAKIRJAHALLINTO... 2 2.1. Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet... 2 2.2. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän

Lisätiedot

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty: Kaupunginhallitus 5.10.2009 322 1. Toimintaohjeen soveltaminen Tässä ohjeessa annetaan kaikille kaupungin toimintayksilöille

Lisätiedot

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö 18.11.2005 1/6 Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö Tampereen yliopiston hallitus 18.11.2005 hyväksynyt Kansleri 7.12.2005 vahvistanut Yliopiston arkistotoimi 1 Tampereen yliopiston arkistotoimessa

Lisätiedot

TIETOTURVALLISUUDEN UUDET ULOTTOVUUDET TOIMITILOISSA

TIETOTURVALLISUUDEN UUDET ULOTTOVUUDET TOIMITILOISSA TIETOTURVALLISUUDEN UUDET ULOTTOVUUDET TOIMITILOISSA TOIMITILAPÄIVÄ 21.3.2013 Johtava asiantuntija Fyysinen turvallisuus ja varautuminen Marko Kalliokoski Verohallinto 020 612 5192 etunimi.sukunimi@vero.fi

Lisätiedot

VAPA. Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012

VAPA. Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012 VAPA Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012 Sisältö VAPA kokonaiskuva Siirto- ja säilytyssopimus Aineiston käyttö VAPAsta Milloin VAPA-asiakkaaksi? VAPAn käyttöönotolla kustannussäästöjä

Lisätiedot

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty x.x.20xx Voimaan x.x.20xx YLEISTÄ 1 Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Joroisten kunnan asiakirjahallintoa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa.

Lisätiedot

Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi. Marja Lehtisaari 11.2.2013

Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi. Marja Lehtisaari 11.2.2013 Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi Marja Lehtisaari 11.2.2013 Arkistoinnin lainsäädäntö Perustuslaki 73/1999 Arkistolaki 831/1994 Julkisuuslaki 621/1999 Muutos 23.6.2005 495/2005, voimaan 1.10.2005

Lisätiedot

ARKISTOLAITOKSEN SEULONTASTRATEGIA

ARKISTOLAITOKSEN SEULONTASTRATEGIA 17.12.2012 AL/21220/07.01.01.03.00/2012 1(4) ARKISTOLAITOKSEN SEULONTASTRATEGIA 1. Seulontatoiminnan perusta ja yleiset tavoitteet Arkistolaitoksen seulontatoiminnassa lähtökohtana on, että julkishallinnon

Lisätiedot

Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa

Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Yli-intendentti Jutta Kuitunen Arkisto- ja arkeologiset kokoelmat Arkisto ja tietopalvelut 29.10.2013 Museoviraston arkisto Museovirasto

Lisätiedot

RONDO R8 ARKISTO - SÄHKETOIMINNALLISUUS

RONDO R8 ARKISTO - SÄHKETOIMINNALLISUUS RONDO R8 ARKISTO - SÄHKETOIMINNALLISUUS CGI - Johtava globaalien tietotekniikka- ja liiketoimintapalveluiden tarjoaja Maailman kuudenneksi suurin itsenäinen IT-palvelu- ja liiketoimintayritys Perustettu

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty maakuntahallituksessa 23.3.2015. Kumoaa 18.4.1990 hyväksytyn arkistosäännön. Voimaantulo 1.1.2015. 1 Yleistä Arkistolain 8 :n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä miten sen arkistotoimen

Lisätiedot

Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja. arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan

Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja. arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan toteutumisesta viranomaisissa 28.1.2015 Arkistolaitos järjesti yhdessä Tietosuojavaltuutetun toimiston

Lisätiedot

Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen

Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen 11.12.2008 Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen Määräys 19.12.2008 AL 9815/07.01.01.00/2008 Sisältö Arkistolaitoksen määräys niistä vaatimuksista ja ominaisuuksista,

Lisätiedot

Kansallisarkisto 7.10.2010 JULKISHALLINNON ASIAKIRJATIETOJEN SEULONTA

Kansallisarkisto 7.10.2010 JULKISHALLINNON ASIAKIRJATIETOJEN SEULONTA Kansallisarkisto 7.10.2010 JULKISHALLINNON ASIAKIRJATIETOJEN SEULONTA Arkistolaitos 2010 ARKISTOLAITOS Ohje AL/13573/07.01.01.00/2010 7.10.2010 Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjatietojen seulonnasta,

Lisätiedot

SÄHKE2-SOVELLUSAUDITOINNIT

SÄHKE2-SOVELLUSAUDITOINNIT 1 (8) Kansallisarkisto SÄHKE2-SOVELLUSAUDITOINNIT PALVELUKUVAUS v. 2.0 (21.2.2013) VERSIOHISTORIA Versio Päivämäärä Tekijä Sisältö 2.0 21.2.2013 Mikko Eräkaski Poistettu toiminta-auditointia koskeva osio

Lisätiedot

Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet. Anna-Leena Reinikainen

Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet. Anna-Leena Reinikainen Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet Anna-Leena Reinikainen 6.5.2009 Vaikuttavia säädöksiä Arkistolaki (831/1994) Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta

Lisätiedot

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA

Lisätiedot

Laatua ja tehoa toimintaan

Laatua ja tehoa toimintaan Laatua ja tehoa toimintaan Tietoturvallisuus osana laatua Kuntamarkkinat 12.9.2013 Aapo Immonen, Senior Manager, FCG konsultointi Oy 5.9.2013 Page 1 Sisältö Tavoitteet Tietoturvallisuutta ohjaavat tekijät

Lisätiedot

Tietohallinto Projektipäällikkö Matti Sairanen. Fujitsu Myyntijohtaja Markku Örn

Tietohallinto Projektipäällikkö Matti Sairanen. Fujitsu Myyntijohtaja Markku Örn Tietohallinto Projektipäällikkö Matti Sairanen Fujitsu Myyntijohtaja Markku Örn Sähköinen asiakirjahallinta Sähköinen työpöytä Dokumenttienhallinta (kuvatut käsittelyprosessit) Asiahallinta Sähköinen arkisto

Lisätiedot

Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste

Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Lisätiedot

JHS XXX Julkisen hallinnon yhteinen tuki- ja ylläpitotehtävien TOSmalli

JHS XXX Julkisen hallinnon yhteinen tuki- ja ylläpitotehtävien TOSmalli JHS XXX Julkisen hallinnon yhteinen tuki- ja ylläpitotehtävien TOSmalli Versio: 31.3.2014 Luonnos Julkaistu: Voimassaoloaika: toistaiseksi Sisällys 1 Johdanto... 2 2 Soveltamisala... 2 3 Viittaukset...

Lisätiedot

Prosessimallit luokitus - metatiedot. 01.09.2007 M Loponen / S Järn MAMK

Prosessimallit luokitus - metatiedot. 01.09.2007 M Loponen / S Järn MAMK Prosessimallit luokitus - metatiedot PROSESSI ILTAOHJELMA Lähde ravintolaan Juo Juo Juo Juo Juo Juo Juo Määritelmä: Prosessi on sarja tapahtuvia tai suoritettavia toimenpiteitä, joista saadaan jokin tulos.

Lisätiedot

VALDA-tietojärjestelmän j versio 1

VALDA-tietojärjestelmän j versio 1 VALDA-tietojärjestelmän j versio 1 Mitä palveluita tarjotaan VALDA-tietojärjestelmän ensimmäisestä versiosta? Mitä hyötyä saat tästä organisaatiollesi? IBM, Helsinki 14.5.2009 Hankepäällikkö Toini Salmenkivi

Lisätiedot

JHS XXX eams-rakenne ja xml-skeema

JHS XXX eams-rakenne ja xml-skeema JHS XXX eams-rakenne ja xml-skeema Versio: 0.9 LUONNOS PALAUTEKIERROKSELLE / 7.10.2013 Julkaistu: Voimassaoloaika: Sisällys 1 Johdanto... 2 2 Soveltamisala... 2 3 Viittaukset... 3 4 Termit ja lyhenteet...

Lisätiedot

Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6)

Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6) OHJELMA 3.3.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6) Tiistai 5.4.: Moduuli 1 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

Lisätiedot

JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta

JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta JHS 176 Asiakirjahallinn vaatimukset tietojärjestelmille - sähköisen asiakirjatiedon käsittely, hallinta ja säilyttäminen Liite 3. Vertailu SÄHKE2-normin ja JHS176:n välillä Versio: Palautekierrosversio

Lisätiedot

Uudistuva lainsäädäntö mitä laki tiedonhallinnasta ja tietojen käsittelystä julkishallinnossa tuo mukanaan

Uudistuva lainsäädäntö mitä laki tiedonhallinnasta ja tietojen käsittelystä julkishallinnossa tuo mukanaan Uudistuva lainsäädäntö mitä laki tiedonhallinnasta ja tietojen käsittelystä julkishallinnossa tuo mukanaan 10.12.2015 Hannele Kerola Lainsäädäntöneuvos Pääministeri Juha Sipilän hallituksen strateginen

Lisätiedot

Kansallisarkisto SÄHKE2-AUDITOINNIT PALVELUKUVAUS. v. 1.0 (18.4.2012)

Kansallisarkisto SÄHKE2-AUDITOINNIT PALVELUKUVAUS. v. 1.0 (18.4.2012) 1 (9) Kansallisarkisto SÄHKE2-AUDITOINNIT PALVELUKUVAUS v. 1.0 (18.4.2012) VERSIOHISTORIA Versio Päivämäärä Tekijä Sisältö 1.0 18.4.2012 Mikko Eräkaski ensimmäinen julkaistu versio 2 (9) Sisältö: 1. Yleistä

Lisätiedot

MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM. 1.1.2002 lukien toistaiseksi. Lääninhallitusten oikeushallintopäälliköt

MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM. 1.1.2002 lukien toistaiseksi. Lääninhallitusten oikeushallintopäälliköt MÄÄRÄYS Dnro MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM ULOSOTON ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Toimivalta ArkistoL (832/94) 8 ja UlosottoL 1 luku 10 (197/96) Voimassaoloaika Kohderyhmät Tiedoksi 1.1.2002

Lisätiedot

Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste

Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Johtoryhmä 17.1.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT

Lisätiedot

Tietohallinnon uudistuksia ja haasteita sähköisen hallinnon näkökulma viranomaisten asiakirjojen pysyvään säilyttämiseen

Tietohallinnon uudistuksia ja haasteita sähköisen hallinnon näkökulma viranomaisten asiakirjojen pysyvään säilyttämiseen Tietohallinnon uudistuksia ja haasteita sähköisen hallinnon näkökulma viranomaisten asiakirjojen pysyvään säilyttämiseen Anne Kauhanen-Simanainen 11.6.2014 Mitä sähköisellä hallinnolla tavoitellaan? tehokkaampia

Lisätiedot

Projektin tilannekatsaus

Projektin tilannekatsaus Kuntasektorin yhteinen KA Asianhallinnan viitearkkitehtuuri Projektin tilannekatsaus Heini Holopainen Kuntien Tiera Oy heini.holopainen@tiera.fi Sisältö» Taustaa Mitä tarkoitetaan viitearkkitehtuurilla

Lisätiedot

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Tenttipäivät Kansallisarkiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon tenttipäivät 2017 Kansallisarkiston toimipaikoissa: Helsinki (Rauhankatu 17), Hämeenlinna,

Lisätiedot

Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa

Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa 23.5.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 28.9. 29.9. ja 12.10. 13.10.2011 Paikka: Luennoitsijat: Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa, ylitarkastaja, Kansallisarkisto,

Lisätiedot

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA

Lisätiedot

Turvallisuuden lyhyt koulutuspaketti

Turvallisuuden lyhyt koulutuspaketti Turvallisuuden lyhyt koulutuspaketti VELMU-seminaari 7.12. 0 Julkisuuslaki Aluevalvontalaki Sisältö Tietoturvallisuusasetus Kansallinen turvallisuusauditointikriteeristö (KATAKRI) PE päätös: Merenmittaustietojen

Lisätiedot

Metatiedot ja terveydenhuollon kansallinen arkisto

Metatiedot ja terveydenhuollon kansallinen arkisto Metatiedot ja terveydenhuollon kansallinen arkisto Tampere 25.5.2010 Terveydenhuollon atk-päivät Maritta Korhonen Hankepäällikkö Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri 3.6.2010 1 Metatieto, määritelmä Metatieto

Lisätiedot

JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa

JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa Versio: luonnos 0.91 Julkaistu: Voimassaoloaika: Sisällys 1 Johdanto... 2 2 Soveltamisala... 3 3

Lisätiedot

POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN

POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN 1 POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE Hyväksytty hallituksessa 2.3.2012 ja noudatetaan 1.1.2012 alkaen 1. Arkistotoimi ja asiakirjahallinto Toimintaohjeella

Lisätiedot

Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0. Kuntamarkkinat Tuula Seppo, erityisasiantuntija

Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0. Kuntamarkkinat Tuula Seppo, erityisasiantuntija Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0 Kuntamarkkinat 14.9.2016 Tuula Seppo, erityisasiantuntija Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0 Hallinnon toimintatapojen digitalisointi

Lisätiedot

Avaimet käytännön työlle

Avaimet käytännön työlle Asianhallinnan viitearkkitehtuuri Avaimet käytännön työlle 9.3.2016 Eira Isoniemi asianhallintapäällikkö Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Asianhallinta Asianhallinta tarkoittaa organisaation toimintaprosesseihin

Lisätiedot

Sisällönhallintahanke

Sisällönhallintahanke Sisällönhallintahanke 1 Käsitteet 1/2 Sisältö Tässä hankkeessa käsitellään asiakirjamuotoista ja pääasiassa sähköistä sisältöä Sisältöä ovat esim.: viralliset asiakirjat dokumentit raportit ja julkaisut

Lisätiedot

Perhetyön ja lapsiperheiden kotipalvelun asiakasrekisterin rekisteriseloste

Perhetyön ja lapsiperheiden kotipalvelun asiakasrekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste Perhetyön ja lapsiperheiden kotipalvelun asiakasrekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3.

Lisätiedot

Tietoturva-asetus ja sen vaikutukset rekisterien ylläpitoon ja tietoluovutuksiin A-P Ollila 1

Tietoturva-asetus ja sen vaikutukset rekisterien ylläpitoon ja tietoluovutuksiin A-P Ollila 1 Tietoturva-asetus ja sen vaikutukset rekisterien ylläpitoon ja tietoluovutuksiin 12.12.2011 A-P Ollila 1 Taustaa Tiedon merkitys yhteiskunnassa ja viranomaisten toiminnassa korostuu kaiken aikaa. Viranomaisten

Lisätiedot

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto Sosiaalihuollon metatietomalli Metatietoesimerkit

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto Sosiaalihuollon metatietomalli Metatietoesimerkit Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto Sosiaalihuollon metatietomalli Metatietoesimerkit Sisällysluettelo 1 Johdanto... 1 2 Sosiaalihuollon asiakkuuden metatiedot... 2 3 Sosiaalihuollon asian metatiedot...

Lisätiedot

Hallinnon tietoympäristön muuttuminen ja sähköinen säilyttäminen

Hallinnon tietoympäristön muuttuminen ja sähköinen säilyttäminen Hallinnon tietoympäristön muuttuminen ja sähköinen säilyttäminen Valtio expo 20.5.2014 Mikko Eräkaski, kehittämispäällikkö Kansallisarkisto Haaste: Information Tsunami : Gartner Says One Third of Fortune

Lisätiedot

Julkaistu Helsingissä 15 päivänä kesäkuuta 2011. 634/2011 Laki. julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta

Julkaistu Helsingissä 15 päivänä kesäkuuta 2011. 634/2011 Laki. julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta SUOMEN SÄÄDÖSKOKOELMA Julkaistu Helsingissä 15 päivänä kesäkuuta 2011 634/2011 Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta Annettu Helsingissä 10 päivänä kesäkuuta 2011 Eduskunnan päätöksen mukaisesti

Lisätiedot

JHS 176 Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen

JHS 176 Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen JHS 176 Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen Versio: 0.99 Julkaistu: Voimassaoloaika: 31.12.2012 asti Sisällys 1 Johdanto... 2 2 Soveltamisala... 3 3 Termit ja määritelmät...

Lisätiedot

VEROHALLINNON VEROVUOSIEN 2006-2009 YHTEISÖJEN JA YHTEISETUUKSIEN TULOVEROTUKSEN JULKISTEN TIETOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS SÄHKÖISESSÄ MUODOSSA

VEROHALLINNON VEROVUOSIEN 2006-2009 YHTEISÖJEN JA YHTEISETUUKSIEN TULOVEROTUKSEN JULKISTEN TIETOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS SÄHKÖISESSÄ MUODOSSA Verohallitus PL 325 00052 VERO Kirjeenne 8.10.2010 Kansallisarkistolle VEROHALLINNON VEROVUOSIEN 2006-2009 YHTEISÖJEN JA YHTEISETUUKSIEN TULOVEROTUKSEN JULKISTEN TIETOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS SÄHKÖISESSÄ MUODOSSA

Lisätiedot

JHS 176 Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen

JHS 176 Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen JHS 176 Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen Versio: 1.3 5.10.2012 Julkaistu: 23.04.2010 Voimassaoloaika: toistaiseksi Sisällys 1 Johdanto... 1 2 Soveltamisala... 3

Lisätiedot

6) tietojen käytettävyys, eheys ja laatu viranomaisen tehtävän hoidossa ja viranomaisten yhteistyössä;

6) tietojen käytettävyys, eheys ja laatu viranomaisen tehtävän hoidossa ja viranomaisten yhteistyössä; Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 12.11.1999/1030 Oikeusministerin esittelystä säädetään viranomaisten toiminnan julkisuudesta 21 päivänä toukokuuta 1999 annetun

Lisätiedot

Vihdin kunnan tietoturvapolitiikka

Vihdin kunnan tietoturvapolitiikka Vihdin kunnan tietoturvapolitiikka Kunnanhallitus 2.3.2015 50, liite 2 Kunnan johtoryhmä 18.11.2014 Tietohallinnon ohjausryhmä (Thor) 24.9.2014 Sisällys 1 Johdanto... 2 2 Mitä tietoturvallisuus on?...

Lisätiedot

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE VIEREMÄN KUNTA 1 VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI VIEREMÄN KUNNASSA Vieremän kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tulee noudattaa

Lisätiedot

LUONNOS Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä

LUONNOS Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä JUHTA 7.2.2017 Johtaja Hannu Sirén Huomioon otettavia periaatepäätöksen ulottuvuuksia 1. Sähköinen

Lisätiedot

Arkistotoimen toimintaohje. Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225

Arkistotoimen toimintaohje. Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225 Arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225 SUUPOHJAN PERUSPALVELULIIKELAITOSKUNTAYHTYMÄN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE S I S Ä L L Y S L U E T T E L O Sivu 1. JOHDANTO... 1 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

Sähke 2, TOS, TOJ ja sertifiointi

Sähke 2, TOS, TOJ ja sertifiointi Sähke 2, TOS, TOJ ja sertifiointi Liikearkistoyhdistyksen seminaari 6.6.2012 Armi Helenius Kansallisarkisto Asiakirjahallinnan kehittämisen tavoitteena Yhteentoimivat, sähköiset prosessit Toimintatapojen

Lisätiedot

PÄÄTÖS VALTION AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS

PÄÄTÖS VALTION AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS 3.8.2009 AL/8001/07.01.01.03.01/2009 1(5) VALTION AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS Arkistolaitoksen päätös asiakirjojen pysyvästä säilytyksestä Arkistolaitos ilmoittaa arkistolain

Lisätiedot

Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotyöryhmä 10.3.2014 Johtoryhmä 18.3.2014 Yhtymähallitus 26.3.2014 SISÄLLYS 1 YLEISTÄ... 1 1.1 Toimintaohjeen

Lisätiedot

AMS:sta apua asiakirjahallintoon. Pöytyän kunnan osa-arkistonmuodostajien arkistovastaavien asiakirjahallinnon käytännön

AMS:sta apua asiakirjahallintoon. Pöytyän kunnan osa-arkistonmuodostajien arkistovastaavien asiakirjahallinnon käytännön AMS:sta apua asiakirjahallintoon Pöytyän kunnan osa-arkistonmuodostajien arkistovastaavien asiakirjahallinnon käytännön työt Tutkimus Pöytyän kunnan asiakirjahallinnosta Terhi Laine Tampereen yliopisto

Lisätiedot

AMMATTIKORKEAKOULUJEN JA AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN OPINNÄYTE- TÖIDEN JA VASTAAVIEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO

AMMATTIKORKEAKOULUJEN JA AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN OPINNÄYTE- TÖIDEN JA VASTAAVIEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO 1(6) Jakelussa mainitut AMMATTIKORKEAKOULUJEN JA AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN OPINNÄYTE- TÖIDEN JA VASTAAVIEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO Ammattikorkeakoulut ovat viiden viime vuoden aikana

Lisätiedot

JYVÄSKYLÄN KAUPUNKIKONSERNIN TIETOTURVAPOLITIIKKA

JYVÄSKYLÄN KAUPUNKIKONSERNIN TIETOTURVAPOLITIIKKA JYVÄSKYLÄN KAUPUNKI Tietohallinto JYVÄSKYLÄN KAUPUNKIKONSERNIN TIETOTURVAPOLITIIKKA VERSIO 1.0 11.5.2009 SISÄLLYSLUETTELO 1 JOHDANTO... 1 2 KATTAVUUS... 1 3 MITÄ TIETOTURVA ON... 1 4 MIKSI TIETOTURVAA...

Lisätiedot

JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa

JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa Versio: 0.95 Julkaistu: Voimassaoloaika: Sisällys 1 Johdanto... 2 2 Soveltamisala... 3 3 Termit ja

Lisätiedot

11.10.2013 Tekijän nimi

11.10.2013 Tekijän nimi 11.10.2013 Tekijän nimi Arkkitehtuuri kehittämisen välineenä Kokonaisarkkitehtuuri hallitun muutoksen avaimena Etelä-Savon maakuntaliitto 10.10.2013 Markku Nenonen Tutkijayliopettaja Mikkelin ammattikorkeakoulu

Lisätiedot

Ajankohtaista seulonnasta 18.2.2010 Markku Leppänen

Ajankohtaista seulonnasta 18.2.2010 Markku Leppänen Ajankohtaista seulonnasta 18.2.2010 Markku Leppänen Arkistolaitoksen seulontapolitiikka ja seulontastrategia vahvistettu vuonna 2008 - Seulontatoiminnan perusta ja tavoitteellinen linjaus - Keskeiset menetelmät

Lisätiedot

Pitkäaikaissäilytys lainsäädännön näkökulma. Jorma Waldén 6.5.2013

Pitkäaikaissäilytys lainsäädännön näkökulma. Jorma Waldén 6.5.2013 Pitkäaikaissäilytys lainsäädännön näkökulma Jorma Waldén 6.5.2013 Yleiskuva Säilytysvelvollisuus laitoksen tehtävien ja toiminnan kautta sisältää pitkäaikaissäilytyksen kulttuuri- ja tiedepoliittiset linjaukset,

Lisätiedot

Kokemuksia sähköisen arkistoinnin käyttöönotosta

Kokemuksia sähköisen arkistoinnin käyttöönotosta Kokemuksia sähköisen arkistoinnin käyttöönotosta SÄHKE-expo 29.11.2012 Maija Pylkkänen Tekesin asiakirjahallinto - Tekes on TEM:in alainen virasto, perustettu 1983 - Asiakirjapalvelut tiimi on osa oikeus-

Lisätiedot

JHS-suositusluonnos: Tiedonohjaussuunnitelman rakenne

JHS-suositusluonnos: Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS-suositusluonnos: Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JUHTA 10.2.2015 Mikko Eräkaski, STM Tiedonohjaussuunnitelma Metatietomääritys, joka sisältää tietojärjestelmässä käsiteltävien asiakirjojen metatietoarvot

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 5.-8.3.2012 Loppukuulustelu 16.3.2012 klo 9.00 10.30 Paikka: Kansallisarkisto, päätalon luentosali (Rauhankatu 17) Siltavuoren toimipisteen luentosali

Lisätiedot

Pro Consona lastensuojelurekisterin rekisteriseloste

Pro Consona lastensuojelurekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste Pro Consona lastensuojelurekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ

Lisätiedot

Tietoturvapolitiikka

Tietoturvapolitiikka Valtiokonttori Ohje 1 (6) Tietoturvapolitiikka Valtion IT -palvelukeskus Valtiokonttori Ohje 2 (6) Sisällysluettelo 1 Johdanto... 3 2 Tietoturvallisuuden kattavuus ja rajaus Valtion IT-palvelukeskuksessa...

Lisätiedot

JHS 191 Tiedonohjaussuunnitelman rakenne Liite 1. Metatietomalli

JHS 191 Tiedonohjaussuunnitelman rakenne Liite 1. Metatietomalli JHS 191 Tiedonohjaussuunnitelman rakenne Liite 1. malli Versio: 1.0 / 15.1.2015 Julkaistu: 14.4.2015 Voimassaoloaika: toistaiseksi Sisällys 1 Metatiedot...3 2 Tiedonohjaussuunnitelman rakenneosien yhteiset

Lisätiedot

Tietoturvapolitiikka

Tietoturvapolitiikka Mäntsälä Hyväksyntä Julkisuusluokka JULKINEN Sijainti Versio 0.9 2/8 Sisällys 1 Johdanto... 4 2 Mitä tietoturvallisuus on?... 4 2.1 Tietoturvallisuuden hallinta... 5 2.2 Riskienhallinta sekä jatkuvuuden

Lisätiedot

Potilastiedon arkisto. Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät

Potilastiedon arkisto. Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät Potilastiedon arkisto Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät 26.6.2014 Potilastiedon arkiston hyödyt arkistonhoitajan työssä Arkiston käyttöönotto tuo mukanaan seuraavia hyötyjä Potilasasiakirjojen

Lisätiedot

Digipäivä, Hallintoryhmä. 25.8.2015 Sipoo

Digipäivä, Hallintoryhmä. 25.8.2015 Sipoo Digipäivä, Hallintoryhmä 25.8.2015 Sipoo NURMIJÄRVEN SÄHKÖINEN ASIOINTI 2 Tero Kulha Taustaa Sähköisestä arkistoinnista on puhuttu Nurmijärvellä kauan ja se ollut budjetissakin useampana vuonna. Nyt teema

Lisätiedot

MITÄ TIETOHALLINTOLAKI TUO TULLESSAAN? Mikael Kiviniemi Julkisen hallinnon ICT-toiminto

MITÄ TIETOHALLINTOLAKI TUO TULLESSAAN? Mikael Kiviniemi Julkisen hallinnon ICT-toiminto MITÄ TIETOHALLINTOLAKI TUO TULLESSAAN? Mikael Kiviniemi Julkisen hallinnon ICT-toiminto 3.5.2011 Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta Lain tavoitteena on luoda toimivalta ja ohjausmalli,

Lisätiedot

NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE

NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE KH 14.1.2008 NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE 1.YLEISTÄ... 3 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus... 3 1.2 Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet (toiminta-ajatus)... 3 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot