Palautekooste ja työryhmän vastine: JHS XXX eams-rakenne ja skeema

Transkriptio

1 Palautekooste ja työryhmän vastine: JHS XXX eams-rakenne ja skeema 1. Organisaatio Vastaajien määrä: 31 - Yksityishenkilö - Maanmittauslaitos - Kuopion kaupunki - Senaatti-kiinteistöt - Maa- ja metsätalousministeriön tietopalvelukeskus - Lempäälän kunta - Eduskunnan kanslia - Liikenne- ja viestintäministeriö - Puolustusvoimat - Puolustusministeriö - Maa- ja metsätalousministeriö - Yksityishenkilö - Arkistolaitos - Kontiolahden kunta - Ulkoasiainministeriö - Valtiovarainministeriö, Tietoyksikkö - Nurmijärven kunta - Yksityishenkilö - Innofactor Software Oy - Lappeenrannan kaupunki - Arkistolaitos, UUSI VERSIO Liikennevirasto - Oikeusministeriö - Fujitsu Finland - KEMINMAAN KUNTA - Verohallinto - Opetus- ja kulttuuriministeriö - Helsingin kaupunki, Talous- ja suunnittelukeskus, Tietotekniikkaosasto - Yksityishenkilö - TEM, PRH, Tekes - OM/Aineistopankkihanke 2. Yhteyshenkilön tiedot Vastaajien määrä: Yleiskommentit Vastaajien määrä: Kielen selkeyteen pitää kiinnittää enemmän huomiota. Tekstin ymmärtää vasta useamman lukukerran jälkeen ja vain, koska se on tullut ennalta työn kautta tutuksi. 3.2 Teksti on täynnä merkityksettömiä täytesanoja ja lauseita, jotka poistamalla suosituksesta tulisi tiiviimpi ja selkeämpi. 3.3 Käsitesekamelska on aikamoinen ja se on vaivannut koko eams-työtä alusta asti. Esim. eams=tos, Pyydetään esimerkkejä. Käsitteitä muokataan julkishallinnon

2 toimenpide=käsittelyvaihe, asiaryhmä=tehtävä, käsittelyprosessin kuvauksen oletusmetatiedot=asian oletusmetatiedot jne. Edellä mainittujen samansisältöisten käsitteiden erot ovat semantiikkaa. Käsitemaailmaa tulisi rohkeasti yksinkertaistaa. 3.4 Osa käsitteistä vaatisi vielä lisätäsmennyksiä, jotta niiden tarkoituksen ymmärtäisi paremmin käytännössä. 3.5 Ehdotettuja metatietokenttiä on lukumääräisesti todella paljon ja niiden yhteys sähke 2 lomakkeeseen ei ole aina kovin selkeä. 3.6 EROT SÄHKE 2 NORMIN / LUOKITUKSEN JA JHS- ESITYKSEN VÄLILLÄ OLISI HYVÄ KOOSTAA OMAKSI KAPPALEEKSEEN. Osa määrittelystä on hyvin selkeää. 3.7 Suositus on tarpeellinen ja suosituksen rakenne vaikuttaa käytettävältä. 3.8 Saadusta palautteesta tulisi saada kooste JHS:n internetsivuille. ydinsanastoryhmän ja TSK sanastokeskuksen palautteen perusteella Käsitteitä muokataan julkishallinnon ydinsanastoryhmän ja TSK sanastokeskuksen palautteen perusteella Metatietomallin pohjalta tullaan muodostamaan uusi excel-taulukko. Lisätään metatietomallin loppuun vertailutaulukko SÄHKE2-metatiedot ja eams-rakenteen metatiedot Tämä kuuluu osana normaaliin JHSsuositusten valmisteluun. 3.9 Lausunnolla oleva kokonaisuus perustuu Sähke 2 -ajatteluun toimenpidetasoineen, mikä mutkistaa ja vaikeuttaa asiakirjallisen tiedon käsittelyä. Toimenpidetaso on asianhallintajärjestelmän käyttäjälle (virkamiehelle) hankalaa ja lisää runsaasti työtä eams:n laadinnassa. Tuoko toimenpidetaso lisäarvoa? Muiden metatietojen avulla saadaan riittävä tieto asiakirjan syntykontekstista eams edellyttää, että kaikki viraston arjessa esiintyvät tehtävät voidaan määritellä etukäteen. Tämä ei ole käytännössä aina mahdollista. Työryhmän näkemyksen mukaan toimenpidetaso parantaa asiankäsittelyjärjestelmissä käyttäjäystävällisyyttä ja auttaa käyttäjää hahmottamaan prosessin kulun. Lisäksi toimenpidetason poistamisen vaikuttaisi merkittävästi olemassa oleviin tietojärjestelmätoteutuksiin. eams ei edellytä kaikkien tehtävien kattavaa kuvaamista, ainostaan niiden, joita käsitellään tietojärjestelmässä, jonka tietoja eams ohjaa Luettavuuteen kannattaa kiinnittää vielä huomiota Suosituksen teksti on vaikealukuista ja vaikeaselkoista. Tekstin luettavuuteen on kiinnitettävä huomiota. Vaikuttaa siltä, että suosituksessa on pyritty yhdistämään käsittelyprosessin kuvaus ja periytymään tiedot prosessin asiakirjoille. Sen vuoksi vaikuttaa epäselvältä, miksi käsittelyprosessin kuvaukselle pitäisi määritellä säilytysaika, henkilötieto tai säilytysajan laskentaperuste, kun nämä tiedon selkeästi liittyvät asiakirjoihin Suosituksen kieli ja käsitteet ovat osittain vaikeita, vaikka ehkä olisi voinut löytää tavan ilmaista asioita käytännön läheisemmin. Moni asia hahmottuisi paremmin, jos sitä selvennettäisiin Käsittelyprosessin tiedot eivät ole automaattisesti pysyvästi säilytettäviä, vaan tarvitsevat myös säilytysajan.

3 esimerkein. Esim. metatietomallissa Asiakirjatyypin tarkenne, tai Asiakirjatiedon tallennuspaikka; minkälaisia nämä voisivat olla? 3.14 On vaikea hahmottaa eams:n ja eams-määrityksen ero. Miksi kutsutaan eams:n tietosisältöä? Lisäksi on eams-rakenne ja rakenteen rakenneosat. Kaipaisi selkeää kuvausta näiden suhteista esim. kaaviona/kuvana On monta erilaista tietoa /metatietoa ja oletusmetatietoarvoa, joista osa kuuluu tiedonohjaukseen, osa ei. Vaikea erottaa mitkä ovat eams-määrityksen "ulkoisia" metatietoja ja missä on eams:iin (vai eams-määritykseen?) sisältyviä metatietoja, jotka kuuluvat asialle (käsittelyprosessin kuvaukselle), toimenpiteelle ja asiakirjatiedolle. Selkiytetään 3.16 Käytetäänkö käsitettä asiakirjat vai asiakirjatiedot Asiakirjatiedot Pitää tarkistaa: onko kyse erikoislaista, erillislaista vai erityislaista 3.18 Käsitteistöön tulisi lisätä mahdollisuuksien mukaan: *metatietojen arvojoukko *hybridiaineisto *käsittelysääntö *rakenteinen tieto Erityislaki on oikea termi, jota jatkossa käytetään. Lisätään määritelmät seuraaville käsitteille: Hybridiaineisto Metatietojen arvojoukko Käsittelysääntö Poistetaan: natiivimuoto *kooste *natiivimuoto 3.19 Pakolliset valtiolle termin muotoiltuksi "valtionhallinnon viranomaisille" 3.20 Suositus vaikuttaa perusteellisesti laaditulta Suositus parantaa ja yhdenmukaistaa käytäntöjä. Kaikki tuki on tarpeen, sillä työkenttä on laaja ja vaatii organisaatioissa viranomaisyhteistyötä. Suositus on ilmeisesti tarkoitettu vain asianhallinnan ja arkistoinnin ammattilaisille, sillä sen ymmärtäminen vaatii asiantuntemusta Erittäin selkeä ohjeistus Suositus on tarpeellinen. Kuitenkin tämän ja SÄHKE2:n terminologia on erilainen, joka ei helpota asian käsittelyä. Sanaston pitää olla niin selvää, että tavallinenkin henkilö ymmärtää, mistä kulloinkin puhutaan. Kaksi erillistä "ohjetta" samasta asiasta ei missään nimessä tee asiasta helpompaa, päinvastoin.. Kiinnitetään huomiota sanaston selkeyteen Käsitteitä muokataan julkishallinnon ydinsanastoryhmän ja TSK sanastokeskuksen palautteen perusteella

4 3.24 Moni asia hahmottuisi paremmin, jos sitä selvennettäisiin esimerkein. Esim. metatietomallissa Asiakirjatyypin tarkenne, tai Asiakirjatiedon tallennuspaikka; minkälaisia nämä voisivat olla? 3.25 On vaikea hahmottaa eams:n ja eams-määrityksen ero. Miksi kutsutaan eams:n tietosisältöä? Lisäksi on eams-rakenne ja rakenteen rakenneosat. Suosituksen käyttäjä kaipaa selkeää kuvausta näiden suhteista esim. kaaviona/kuvana. Lisäksi olisi hyvä määritellä tiedonohjauksen suhde em. käsitteisiin Suosituksessa puhutaan erilaisista tiedoista/metatiedoista ja oletusmetatietoarvoista, joista osa kuuluu tiedonohjaukseen, osa ei. Lukijan on hankalaa erottaa, mitkä ovat eamsmäärityksen "ulkoisia" metatietoja ja missä ovat eams:iin (vai eams-määritykseen?) sisältyvät metatiedot jotka kuuluvat asialle (käsittelyprosessin kuvaukselle), toimenpiteelle ja asiakirjatiedolle Suosituksen viimeistelyssä tulisi kiinnittää huomiota myös käsitteisiin asiakirjat ja asiakirjatiedot, joita kumpaakin käytetään lausunnolla olevassa luonnoksessa. Johdonmukaisinta olisi, että puhutaan vain asiakirjatiedoista, 3.28 Arkistolaitoksen näkemyksen mukaan käsitteisiin tulisi lisätä myös seuraavat käsitteet:. Käsitteitä muokataan julkishallinnon ydinsanastoryhmän ja TSK sanastokeskuksen palautteen perusteella Selkiytetään Toistoa *metatietojen arvojoukko *hybridiaineisto *käsittelysääntö *rakenteinen tieto *kooste *natiivimuoto 3.29 Hyvä, että eams-rakenne ja xml-skeema suositus on tekeillä, tarvetta sille on eams-rakennetta ja skeemaa koskevaa JHS-suositusta on jo odotettu, joten erittäin hyvä, että se on nyt tulossa. Esimerkit ovat suositusluonnoksessa hyviä ja selkeitä ja ne helpottavat asioiden ymmärtämistä Toivomuksena on, että JHS-suosituksen hyväksyminen ei tuo mittavia muutostarpeita kehitteillä tai olemassa oleviin tietojärjestelmiin 3.32 Keminmaan kunta toteaa lausunnossaan seuraavaa; Soveltamisalan osalta; - hyvä, että rajaus on tehty siten, että paperiasiakirjojen hallintaan riittää perinteinen arkistonmuodostussuunnitelma Termit ja lyhenteet; - selkeästi avattu tärkeä osa

5 eams-rakenteen rakenneosat; - eams rakenneosakuvaus selkeä eams-määrityksen tiedot; - tietojärjestelmiä ja metatietoja varten tulee tulee kunnissa varmaankin käyttää ATK-palvelujen asiantuntemusta suunnitelmaa laadittaessa. Olisiko mahdollista avata vielä enemmän erityisasi-antuntemuksen osuutta (mm. tietojärjestelmien ym.. osalta) - tärkeää käyttöön oton kannalta, että eams-määritys voidaan laatia ja ottaa käyttöön osissa 3.33 Tehtävien määrittely; - selkeästi kuvattu, että organisaatiossa tulee olla hyväksytty ja ajan tasalla oleva tehtävänluokitus (luettelot). - hyvä tiedonhallintatapa edellyttää, että organisaatiolla on ajantasaiset kuvaukset omista tehtävistä ja tehtävän yhteydessä kertyneistä asiakirjatiedoista. Olisiko vastuukysymyksiä hyvä avata vaikka vielä tarkemmin, jotta tehtäviä koskevat päivitykset hoidetaan asianmukaisesti. Vastuukysymysten avaaminen ei kuulu suosituksen alaan. e-ams-rakenneosa; - kaaviot ja esimerkkiluokitukset avaavat asiaa hyvin - taulukot havainnoivat hyvin asiaa - yleensäkin malliesimerkit havainnollistavat hyvin asiaa Metatiedot - Metatietojen osalta meidän tulee tutustua osioon vielä tarkemmin 3.34 eams-rakenteessa pitäisi olla vaatimuksena, että eams on "tunnoton" sähköisille järjestelmille ja viranomaisella saa olla käytössään vain yksi eams, missä on kuvattu kaikki viranomaisen lakisääteiset tehtävät Kiitokset hyvästä työstä ja työtä on jatkettava. eams toteuttamisen tueksi tarvitaan juuri yhdenmukaistamista metatietojen ja arvojoukkojen osalta. Jotta eams pääsee tavoitteeseensa tiedonohjauksen masterdataksi, on tehtävä juuri tämän suosituksen tyyppisiä kuvailuja sekä korostaa pakollisten tietojen vaatimuksia ja määrittää selkeitä arvojoukkoja sekä markkinoitava tiedonohjauksesta saatavia hyötyjä Tietomalli ja skeema auttavat julkishallinnon tietohallinnon asiantuntijoita sekä tietojärjestelmien kehittäjiä ymmärtämään tiedonohjauksen logiikkaa, sillä asiakirjahallinnon terminologia on edellä mainituille asiantuntijatahoille hyvin haasteellinen. Koska järjestelmien ja niiden kehittäjien kieli on englanti, olisi tärkeää, että eams kuvauksissa pidetään aina rinnalla tekninen termi englanniksi. Liitteessä 1 Metatietomalli nämä kohdat olivat osittain vielä täydentämättä ja tämä on varmaan viimeisteltynä seuraavaan katselmointiin mennessä Kiitos eteenpäin vievästä työstä. Pyrkikää edelleen mahdollisimman yksiselitteiseen esitystapaan (idioottivarmuus) ja yksinkertaisiin lauserakenteisiin. Suositus ei ota kantaa järjestelmäarkkitehtuuriin, tämä on arkkitehtuurisuunnittelun asia Lisätään tekniset termit englanniksi metatietomalliin.

6 3.38 Suositus on rakenteeltaan selkeä ja jako "päädokumenttiin" ja tarkentaviin liitteisiin on toimiva Yleisesti ottaen luonnos on hyvin laadittu. Kuitenkin jotkin käsitteet ovat asiakirjahallinnan alalla uusia (rakenneosa, määritys), joten niiden selitykset termit ja lyhenteet -osiossa olisivat voineet olla hieman selkeämmät. On hyvä, että asiakirjahallinnassa huomioidaan kokonaisarkkitehtuurinäkökulma, se helpottaa asiakirjahallinnon ja IT:n vuoropuhelua. Kuitenkin huolestuttavaa on se, että alamme käsitteistö ja ohjeistus on jo nyt melko hajanaista ja monelta osin myös päällekkäistä, ei siis ole ihme, että asiakirjahallinto jää monelle alaa tuntemattomalle hankalaksi hahmottaa. Käsitteitä muokataan julkishallinnon ydinsanastoryhmän ja TSK sanastokeskuksen palautteen perusteella 6. Vastustusperusteet Ei vastauksia. 7. Yleiset muutosehdotukset Vastaajien määrä: 6 No Palaute 7.1 Ihan jonnekin koko suosituksen alkuun pitäisi saada seuraavanlainen lause: eams-rakenneosia ovat: eams-määrityksen tiedot (eamsmäärityksen termi selvennettävä esimerkillä), tehtävä, käsittelyprosessin kuvaus, toimenpide ja asiakirjatieto. 7.2 Suosituksen kaltaisessa tekstissä tulisi käyttää mahdollisimman hyvää suomea. Lyhenteitä taivuttaessa tulisi käyttää kaksoispistettä, kuten eams:aan. Ei eamsin, eamsiin. 7.3 Suosituksen alkuun pitäisi saada seuraavanlainen lause: eamsrakenneosia ovat eams-määrityksen tiedot (eams-määrityksen termi selvennettävä esimerkillä), tehtävä, käsittelyprosessin kuvaus, toimenpide ja asiakirjatieto. 7.4 Tulisi huomioida JHS 176 uudistamisen ja alkamassa olevan JHS-työn rekisteritietojen metatiedoista vaikutukset. 7.5 eams-rakenteen suositusluonnoksessa esiintyy vielä asiakirja-termiä asiakirjatieto-termin ohella. Sähköisessä asiankäsittelyssä ei ole enää olemassa asiakirjakäsitettä, sillä haluttu tietokooste muodostetaan useista tietojen palasista ja ne sijaitsevat useissa eri järjestelmissä. Myös eri tietolähteistä saatua tietoa voidaan käyttää päätösten tekemisessä. Työryhmän vastine lisätään teksti tai viittaus Toistoa Huomioidaan käyttöönottosuunnitelmassa 7.6 Jää epäselväksi, miten määritellään säilytysajat näin käytetyille tiedolle. Suositus tukee tämänkin tyyppisen tiedon säilytysaikojen määrittämistä. 7.7 Suomen- ja englanninkielen terminologian säilyttäminen rinnakkain erityisesti teknisissä nimissä voisi olettaa auttavan asiakirja- ja tietohallinnonosaajien kommunikointia kehityshankkeissa.. Lisätään metatietomalliin

7 7.8 Vaikka suositus on rakenteeltaan selkeä, olisi asian ymmärrettävyyden kannalta tarpeellista hyödyntää suosituksessa nykyistä laajemmin konkreettisa käytännön esimerkkejä. Tämä helpottaisi asian avautumista myös asiaan syvällisemmin vihkiytymättömille. Esimerkit helpottaisivat asian selittämistä ja ymmärrystä erityisesti prosessin omistajien osalta. Vaikka kyse on suosituksesta, joka on tarkoitettu eams-tietosisällön määrityksiin silloin kun eams integroidaan yhden tai useamman operatiivisen tietojärjestelmän taustalle on taustalla kuitenkin aina toimintatavan ja käsittelyprosessin/toimintaprosessin kuvaaminen, jossa omistajana on substanssi EI tietohallinto tai asiakirjahallinnan asiantuntija. Jo nyt mukana olevat esimerkit ovat valaisevia ja avaavat asiaa hyvin. Pyritään lisäämään konkreettisia esimerkkejä. 8. Muutosehdotukset kappaleeseen 1. Johdanto Vastaajien määrä: 4 No Palaute 8.1 Lainsäädännön lisäksi eams:n ja tiedonohjauksen käyttöä kannattaa/pitää perustella myös käytettävyydellä. 8.2 informatiivisempi johdanto [ ] asiakirjatyypit sekä näiden oletusmetatietoarvot mm. julkisuuden, henkilötietoluonteen ja säilytysajan osalta. eams kytketään tietojärjestelmän taustalle siten, että eams tuottaa automaattisesti metatietoarvoja operatiiviseen tietojärjestelmään. Työryhmän vastine Yksinkertaistetaan lauseita. Tämä lause toistoa saman kappaleen ensimmäisen lauseen kanssa. Sama ajatus toistuu myöhemminkin lähes samoin sanoin, esim. soveltamisalassa, termeissä. 8.3 informatiivisempi johdanto [ ] asiakirjatyypit sekä näiden oletusmetatietoarvot mm. julkisuuden, henkilötietoluonteen ja säilytysajan osalta. eams kytketään tietojärjestelmän taustalle siten, että eams tuottaa automaattisesti metatietoarvoja operatiiviseen tietojärjestelmään. Yksinkertaistetaan lauseita. Tämä lause toistoa saman kappaleen ensimmäisen lauseen kanssa. Sama ajatus toistuu myöhemminkin lähes samoin sanoin, esim. soveltamisalassa ja käsitteissä. 8.4 eamsiin määritellään varmasti aina useita tehtäviä ja niiden käsittelyprosessien kuvauksia, joten toisen kappaleen toinen virke tulisi muuttaa kokonaan monikkomuotoon: "eamsiin määritellään tehtäviin sidotut käsittelyprosessien kuvaukset, niihin liittyvät toimenpiteet ja niiden yhteyteen liittyvät asiakirjatyypit sekä näiden oletusmetatietoarvot mm. julkisuuden, henkilötietoluonteen ja säilytysajan osalta."

8 9. Muutosehdotukset kappaleeseen 2. Soveltamisala Vastaajien määrä: 7 No Palaute 9.1 "Vain integroimalla eams-määritys tietojärjestelmään automaattiseksi oletusmetatietoarvojen lähteeksi, eamsilla voidaan saavuttaa hyötyjä metatietojen automaattisen tallentumisen ja käsittelyprosessin ohjautuvuuden myötä." Kannattaa ottaa pois - vaikeasti kirjoitettu tyhjä lause, jonka sisältö on itsestään selvä. 9.2 Luvussa 2 Soveltamisala todetaan, että Tietojärjestelmien taustalle määriteltävä eams pitää laatia noudattaen tässä suosituksessa kuvat-tua eams-rakennetta ja suosituksessa määriteltyjä pakollisia metatietoja jne. Intuitiivisesti ajatuksen sisältö on ristiriidassa, kun on kyse suosituksesta, joka kuitenkin määrää tekemään tiettyjä toimenpiteitä. Onko suositusta noudatettava? 9.3 Lause: "Paperiasiakirjojen hallintaan riittää perinteinen arkistonmuodostussuunnitelma" on epäselvä. Tarkoitetaanko tällä, että paperisille ja sähköisille asiakirjoille on laadittava erilliset ams:t. Organisaatioiden asianhallinnan ja arkistoinnin toimivuuden kannalta se ei ole järkevää eli yksi ja sama ams eli tiedonohjaussuunnitelma molemmille asiakirjamuodoille. 9.4 Toiseksi viimeisen kappaleen virkkeen voi nyt ymmärtää siten, että tietojärjestelmiä - ei niiden sisältämää asiakirjatietoa - tiedonohjataan eams-määrityksillä. Virkkeen voisi muuttaa seuraavaan muotoon: "Suositus on tarkoitettu julkishallinnon toimijoille, jotka laativat tietojärjestelmissä toteutuvassa tiedonohjauksessa käytettäviä eamsmäärityksiä, ja tietojärjestelmätoimittajille, jotka kehittävät tietojärjestelmiään eamsin laadintaan ja ylläpitoon sekä eamsia hyödyntäviä sovelluksia." Harkittavaksi pitäisikö tietojärjestelmä korvata kokonaan sovellus-sanalla. 9.5 eams suositus keskittyy käsittelyprosessin kuvaamiseen. eams:aa tarvitaan kuitenkin myös tilanteissa, joissa operatiivinen tietojärjestelmä arkistoi asiakirjoja, mutta itse käsittelyprosessi hoidetaan operatiivisen tietojärjestelmän sisällä (esimerkiksi laskujen käsittely). Tähän prosessiin ei eams voi tuoda ohjaavuutta, mutta säilyttämiseen liittyvät tiedot tarvitaan, kun operatiivisen tietojärjestelmän tiedoista luodaan säilytettävä asiakirja. Suositukseen kannattaa lisätä ohje siitä, miten eams rakenne tällaisessa tilanteessa kuvataan. Tällä hetkellä on sallittua, että säilyttämiseen liittyvät tiedot voidaan myös lisätä myös arkistoinnin yhteydessä. Toivomme, että tämä mahdollisuus säilyy ja näkyy suosituksessa. 9.6 Perinteinen arkistonmuodostussuunnitelma jää tässä hieman irralliseksi ja vaatii tarkemman kuvauksen. 9.7 Vaikka onkin tarkoituksenmukaista laatia eams (vain) niistä tehtävistä, joita käsitellään operatiivisessa tietojärjestelmässä ja joihin eams tuottaa oletusmetatietoarvoja, niin eams- Työryhmän vastine Työryhmän näkemyksen mukaan kyse ei ole läheskään kaikille itsestään selvästä asiasta ja siksi se on kirjoitettava auki. Kieliasua muokataan. pitää termiä käytetään, vaikka kyse on suosituksesta, koska suositus on laadittu teknisen eritelmän muotoon. Tämä on selitetty kappaleen 1. lopussa. Lisätään termi tekninen eritelmä sanastoon eamsin ja perinteisen arkistonmuodostussuunnitelman suhde kuvataan tarkemmin. Selkeytetään tekstiä.. eams-rakenne mahdollistaa tällaisen tiedon kuvaamisen, mutta ohje miten se kuvataan eams:iin ei kuulu tähän suositukseen eamsin ja perinteisen arkistonmuodostussuunnitelman suhde kuvataan tarkemmin. eamsin hyödyntämisen eri mahdollisuudet kuvataan nykyistä laajemmin.

9 järjestelmään voi olla hyvinkin tarkoituksenmukaista käytännön kannalta laatia kuvaukset myös niistä tehtävistä/tietojoukoista, joita käsitellään järjestelmissä, joihin tiedonohjauspalvelua ei uloteta (syystä jos toisesta). Organisaatiossamme on tarkoitus tuottaa eams-järjestelmään eams(tos)osioita, joihin kootaan hallintatietoja tietoaineistosta, jonka taustalla ei esim. ole asiankäsittelyprosessia. Näillä osioilla ei ole ohjaavaa roolia ja näiden tietorakenne voi poiketa hyvinkin paljon Sähke1/2- rakenteista, mutta emme halua näiden tietoaineistojen hallintatietojen laadinnassa käyttää exceleitä tai vast. välineitä. 10. Muutosehdotukset kappaleeseen 3. Viittaukset Vastaajien määrä: Säädösnumerot on merkittävä yhtenäisellä tavalla esim. 434/2003. Ensin numero ja sitten vuosi. Nyt säädösnumerotiedot ovat hallintolain ja arkistolain kohdalla väärin päin Onko tässä olevien viittausten tarkoitus koskea koko suositusta liitteineen vai vain suositusta? Liite 1 Metatietomallissa mainitaan myös SFS-EN standardi, julkisuuslaki (621/1999), tietoturva-asetus (681/2010), VAHTI-ohje 2/2010 ja YSA. Lisätään 10.3 Lisäksi xml-standardia koskevat viittaukset puuttuvat. Lisätään: XML: XML Schema: Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet Vastaajien määrä: Periaatteessa hyvä, mutta selitettäviä termejä saisi olla enemmän erityisesti kuntatasolle. Hyvä esimerkki laajemmasta sanastosta löytyy osoitteesta: Termi AMS: esitetään lisättäväksi TOS-lyhenne ja tiedonhallintasuunnitelma; THS Termi eams: esitetään lisättäväksi tiedonhallintasuunnitelma THS. Huomioiminen myös myöhemmissä kohdissa, esim. eams-järjestelmä --> tiedonhallintajärjestelmä Joitakin termejä lisätään, mutta rajaudutaan vain suosituksessa käytettyihin termeihin. Käsitteitä muokataan julkishallinnon ydinsanastoryhmän ja TSK sanastokeskuksen palautteen perusteella Käsitteitä muokataan julkishallinnon ydinsanastoryhmän ja TSK sanastokeskuksen palautteen perusteella

10 11.4 Käsittelyvaihe ja toimenpide: esitetään termin toimenpide määritelmäksi seuraavaa: Toimenpide: "asian tietyssä käsittelyvaiheessa tapahtuva yksittäinen toimi tai tapahtuma." 11.5 Operatiivinen tietojärjestelmä: Onko operatiivinen järjestelmä myös järjestelmä, johon sähköinen asiakirjatieto (pysyvästi) tallennetaan? Jos ei, tulisi pysyvän tallentamisen järjestelmälle olla oma määritelmänsä. Käsitteistössä huomioidaan julkishallinnon ydinsanastoryhmän ja TSK sanastokeskuksen määritelmiä. Säilytysjärjestelmän määrittely ei ole suositustekstin kannalta olennaista Tässä kohdassa saisi olla mahdollisimman kattavasti määritelty suositusluonnoksessa käytetyt termit. Puuttuvista mainittakoon esim. arvojoukko ja rakenneosa Myös termien väliset suhteet helpottaisivat asian omaksumista, samoin esimerkkitapaukset, joilloin JHS-suositus saataisiin ymmärrettävämmäksi Luvussa 4 s. 3 kohdassa arkistonmuodostussuunnitelma pitäisi varmaankin olla samaa tarkoittavana tiedonhallintasuunnitelma eikä tiedonohjaussuunnitelma (seuraavalla sivulla eams = TOS) asiakirjatieto [ ]ja jota se säilyttää tietovarantona sekä todisteena (ISO-SFS /Asiakirja). tietovarantona ja todisteena/ sekä tietovarantona että todisteena eams-määritys pitäisikö selventää tässä, että on eri metatietojen tuottajia: itse eamssisältö + tietojärjestelmä, käyttäjä, ja käsittääkö eams-määritys nämä kaikki tahot käsittelyvaihe Käsittelyprosessin yksittäinen vaihe, joka kuvastaa käsittelyprosessin laajempaa osaa. Käsittelyvaihe tallentuu tietojärjestelmään toimenpiteenä Mikä on käsittelyprosessin laajempi osa? Voisiko käsitettä avata jotenkin tai muotoilla muuten? operatiivinen tietojärjestelmä Operatiivinen järjestelmä on tyypillisesti esim. asiankäsittelyjärjestelmä voisiko myös substanssijärjestelmän mainita esimerkkinä? prosessi Joukko toisiinsa liittyviä toistuvia toimintoja, joiden avulla syötteet muutetaan tuotoksiksi. Jos mahdollista, voisi laittaa esimerkin julkishallinnon prosesseissa syntyvästä konkreettisesta syötteestä ja tuotoksesta tehtäväluokitus Organisaation lakisääteisten tehtävien ja tuki- ja ylläpitotehtävien luettelo. Tehtäväluokitus voi toki kattaa muitakin tehtäviä kuin lakisääteisiä ja tuki- ja ylläpitotehtäviä, joten ehdotetaan edellä mainittuun lisäys: Lisätään metatiedon arvojoukko -termi Keskeisten käsitteiden välisiä suhteita pyritään selventämään. Tässä suosituksessa rajaudutaan vain eamsin tietosisältöön, ei käyttäjien tai operatiivisen tietojärjestelmän tuottamaan tietoon. Käsitteitä muokataan julkishallinnon ydinsanastoryhmän ja TSK sanastokeskuksen palautteen perusteella Käsitteistössä huomioidaan julkishallinnon ydinsanastoryhmän ja TSK sanastokeskuksen määritelmiä. Käsitteitä muokataan julkishallinnon ydinsanastoryhmän ja TSK sanastokeskuksen palautteen

11 lakisääteisten ja muiden tehtävien sekä tuki- ja ylläpitotehtävien luettelo toimenpide Asian käsittelyyn liittyvä yksittäinen toimi tai tapahtuma. voisiko olla: tekemisen vaihe Luvussa 4 s. 3 kohdassa arkistonmuodostussuunnitelma pitäisi varmaankin olla samaa tarkoittavana tiedonhallintasuunnitelma eikä tiedonohjaussuunnitelma (seuraavalla sivulla eams = TOS) eams-määritys pitäisi selventää, että on eri metatietojen tuottajia: eams-sisältö + tietojärjestelmä, käyttäjä, ja käsittääkö eams-määritys nämä kaikki tahot käsittelyvaihe Käsittelyprosessin yksittäinen vaihe, joka kuvastaa käsittelyprosessin laajempaa osaa. Käsittelyvaihe tallentuu tietojärjestelmään toimenpiteenä Mikä on käsittelyprosessin laajempi osa, joka on kuitenkin vain yksittäinen vaihe? Voisiko käsitettä avata jotenkin tai muotoilla muuten? Käsitettä ei ole aikaisemmin käytetty ja tällaisenaan se on omiaan synnyttämään hämmennystä operatiivinen tietojärjestelmä Operatiivinen järjestelmä on tyypillisesti esim. asiankäsittelyjärjestelmä voisiko myös substanssijärjestelmän mainita esimerkkinä? prosessi Joukko toisiinsa liittyviä toistuvia toimintoja, joiden avulla syötteet muutetaan tuotoksiksi. Jos mahdollista, voisi laittaa esimerkin julkishallinnon prosesseissa syntyvästä konkreettisesta syötteestä ja tuotoksesta. Voisi olla parempi käyttää predikaatista aktiivimuotoa, koska passiivi-ilmaisu tuottaa tässä yhteydessä mielikuvan siitä, että syötteiden muuttaminen tuotoksiksi on manuaalista toimintaa tehtäväluokitus Organisaation lakisääteisten tehtävien ja tuki- ja ylläpitotehtävien luettelo. Tehtäväluokitus voi toki kattaa muitakin tehtäviä kuin lakisääteisiä ja tuki- ja ylläpitotehtäviä, joten ehdotetaan edellä mainittuun lisäys: lakisääteisten ja muiden tehtävien sekä tuki- ja ylläpitotehtävien luettelo. Toisaalta ehdotetaan myös harkittavaksi luettelomaisen tehtäväluokituksen uudelleen arviointia sähköisessä toimintaympäristössä. Luettelomainen tehtäväluokitus on paperimaailman väline toimenpide Asian käsittelyyn liittyvä yksittäinen toimi tai tapahtuma. voisiko olla: tekemisen vaihe Muutaman termin kohdalla on tarpeettomasti toistettu sama termi uudelleen, joten seuraavista on poistettava tuplat: arkistonmuodostussuunnitelma, asiakirjatieto, eams ja eamsjärjestelmä. perusteella Käsitteistössä huomioidaan julkishallinnon ydinsanastoryhmän ja TSK sanastokeskuksen määritelmiä. Toistoa Toistoa Käsitteitä muokataan julkishallinnon ydinsanastoryhmän ja TSK sanastokeskuksen palautteen perusteella Käsitteistössä huomioidaan julkishallinnon ydinsanastoryhmän ja TSK sanastokeskuksen määritelmiä. Toistoa Toistoa Käsitteitä muokataan julkishallinnon ydinsanastoryhmän ja TSK sanastokeskuksen palautteen

12 perusteella Termien keskinäiset viittaukset puuttuvat. Lisättävä seuraavat: asiakirjallinen tieto ks. asiakirjatieto, asiakirja ks. asiakirjatieto, tiedonhallintasuunnitelma, THS ks. arkistonmuodostussuunnitelma, tiedonohjausjärjestelmä, TOJ ks. eams-järjestelmä ja tiedonohjaussuunnitelma, TOS ks. eams Arkistonmuodostussuunnitelman määritelmässä lukee "tiedonohjaussuunnitelma", vaikka oikea termi on tässä tapauksessa tiedonhallintasuunnitelma, THS. Tiedonohjaussuunnitelma on eamsin - ei AMSin - toinen nimi eams-termin määrittely on suositeltavampaa olla monikkomuodossa: "Sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma eli määritys, johon kuvataan tehtäviin sidotut käsittelyprosessien kuvaukset, niihin liittyvät toimenpiteet ja niiden yhteyteen liittyvät asiakirjatyypit, sekä näiden oletusmetatietoarvot." eams-määrityksen, eams-rakenteen ja eams-rakenneosan määrittelyjä tulisi mahdollisuuksien mukaan selventää, sillä nyt ne eivät ole selkeitä kaikille suosituksen lukijoille. Entä mikä on eamsin ja eams-määrityksen ero vai onko kyse samasta asiasta? Onko eamsmääritys vain tekninen termi eamsille? Keskeisten käsitteiden suhteet kuvataan Käsitteistössä huomioidaan julkishallinnon ydinsanastoryhmän ja TSK sanastokeskuksen määritelmiä Käsittelysääntö-termin määrittely puuttuu Käsittelyvaihe-termi on nyt hankalasti määritelty. Jos käsittelyvaihe on osa käsittelyprosessia, on ristiriitaista määritellä se vaiheena, joka kuvastaa käsittelyprosessin laajempaa osaa. Ehdotetaan laajempaasanan poistamista termin määrittelystä, sillä se sekoittaa nyt näiden kahden käsitteen suhteet. Käsittelyprosessihan on käsittelyvaihetta laajempi käsite Tehtävä-termin määrittelyn lopussa oli aiemmin "tai velvollisuus.", joten onko se unohtunut tästä? Tiedonohjaus-termin määrittelyn voi nykymuodossa ymmärtää siten, että tietojärjestelmä tuottaa eamsiin määriteltyjä metatietoarvoja ja käsittelysääntöjä. Määritelmän voisi muuttaa muotoon "Toiminnallisuus, joka tuottaa eamsiin määritellyt metatietoarvot ja käsittelysäännöt ohjaamaan asiakirjatiedon käsittelyä operatiivisessa tietojärjestelmässä." Tietojärjestelmän tilalla voisi käyttää myös sovellus-sanaa Toimenpide-termin määrittelyssä "toimi" voisi olla ennemmin "toiminta" tai "teko". Toimesta tulee nyt enemmän esim. jonkun toimen (viran) hoito mieleen xml-skeema-termi, joka on suosituksessa olennainen asia, puuttuu. Pelkkä skeema ei riitä Käsittelyvaihe: Käsittelyvaihe tallentuu tietojärjestelmään toimenpiteenä. Suosituksessa on yhdistetty käsittelyvaihe ja toimenpide samaksi asiaksi ja välillä puhutaan myös toimenpiteen tyypistä tarkoittaen Käsitteitä muokataan julkishallinnon ydinsanastoryhmän ja TSK sanastokeskuksen palautteen perusteella Velvollisuus on jätetty määritelmästä pois Käsitteistössä huomioidaan julkishallinnon ydinsanastoryhmän ja TSK sanastokeskuksen määritelmiä. Käsitteistössä huomioidaan julkishallinnon ydinsanastoryhmän ja TSK sanastokeskuksen määritelmiä.

13 samaa asiaa. Käsitteet pitää selkeyttää Rakenneosan määritelmä olisi hyvä lisätä (on selitetty lyhyesti luvun 5 alussa) eams-määritys sana on varmasti vaikea. Itse käytimme siitä muotoa TOS-taso tai vast. Sen määrittelyä voisi vielä tarkentaa. eams-rakenneosa on määritelty Käsitteitä muokataan julkishallinnon ydinsanastoryhmän ja TSK sanastokeskuksen palautteen perusteella Hybridiaineiston määrittely Erittäin hyvä että suosituksessa on avattu keskeiset termit. Kuitenkin uudet termit kuten "käsittelyprosessin kuvaus" ja eamsmääritys vaikeuttavat paikoitellen tekstin ymmärtämistä Termien listaaminen aakkosjärjestykseen hankaloittaa osin käsitteiden ymmärtämistä ja niiden liittymistä/riippuvuutta toinen toisistaan. Ymmärrettävyyttä saataisi tuoda lisää, mikäli termit niputettaiisiin kokonaisuuksiksi aakkosjärjestyksen sijaa. Termien aakkosellinen luettelo voisi lisäksi olla liitteenä Termilistalta puuttuu "oletusmetatieto", "asianhallintajärjestelmä ", "asiankäsittelyjärjestelmä" Käsittelyprosessi, käsittelyprosessin kuvaus ja käsittelyvaihe - avauksissa käsitteet toimenpide/käsittelyvaihe kuvataan osin ristiriitaisesti. Käsittelyprosessin todetaan muodostuvan toimenpiteistä - mutta käsittelyprosessin yksittäinen vaihe on kuitenkin käsittelyvaihe Muutenkin pitäisimme tärkeänä vielä pohtia sitä, että pitäisikö hallintolaissa mainitut yleiset KÄSITTELYVAIHEET olla tässäkin suosituksessa käsittelyvaiheita, joihin voidaan liittää asiakirjoja joko suoraan TAI KÄSITTELYVAIHEIDEN alle niputettaviin kuhunkin käsittelyvaiheeseen liittyviin TOIMENPITEISIIN Onko tehtäväluokitus nimenomaan lakisääteisten tehtävien luettelo - vai organisaation kaikkien tehtävien luettelo Käsitteet eams-määritys ja eams-rakenneosa uusia ja kontekstissa hyvin keskeisiä. Tämän vuoksi käsitteiden määritelmiin voisi kiinnittää enemmän huomiota. Termien listaaminen aakkosjärjestyksessä noudattaa JHS-suosituksissa yleisesti sovellettavaa tapaa. Tässä suosituksessa ei ole tarpeen poiketa JHSsuositusten yleisestä ohjeesta. Lisätää oletusmetatietoarvon määritelmä. Käsitteitä muokataan julkishallinnon ydinsanastoryhmän ja TSK sanastokeskuksen palautteen perusteella Asiakirjat voidaan liittää suoraan yleisiin käsittelyvaiheisiin. 12. Muutosehdotukset kappaleeseen 5. eams-rakenteen rakenneosat Vastaajien määrä: Yksinkertainen asia kuvattu hämmentävän monimutkaisesti (yksikössä??). eams-rakenneosa= eams:n osa, eams-rakenteen rakenneosat=eams:n Käsitteitä muokataan julkishallinnon ydinsanastoryhmän ja TSK

14 osat? 12.2 Mielestämme eams-rakenne käsitteenä ei ole kovin selkeä kuntatasolla, kun olemme käyttäneet kuntien yhteistä tehtäväluokitusta oman TOS:n määrittelyssä. Asiasta toivoisi ainakin lisää kuvausta / määrityksiä termien selostusosaan / sanastoon Kaikki nykyiset järjestelmät eivät tue eamssin versiointia, lisäksi eamssia voidaan muuttaa monella tavalla, määrittelemättä jää, mistä kaikesta versio pitäisi muodostua (esim. kirjoitusvirheiden korjaus)? 12.4 Sama teksti toistuu kahteen kertaan: Käsittelyprosessin kuvaus liitetään aina tehtäväluokituksen alimmalle käytetylle tasolle, ja tämän tehtävän alla ei saa olla enää tehtävää Tekstiä on hankala loogisesti seurata, koska tekstihierarkiassa termin vaatimukset alla käytetään rinnakkain termejä pitää, on suositeltavaa, saa Kuva 1. eamsin päärakenne ja rakenneosat Voisiko jo kuvatekstin yhteyteen selventää nuo numeraaliset 1, 0 *, 1 * -kuvaukset (ei vasta tekstissä myöhemmin) Kuva 1. eamsin päärakenne ja rakenneosat Voisiko jo kuvatekstin yhteyteen selventää nuo numeraaliset 1, 0 *, 1 * -kuvaukset (ei vasta tekstissä myöhemmin) käsittelyprosessin kuvaus, joka sisältää toimenpiteet ja asiakirjatiedot, onko kyse toimenpiteistä vai käsittelyvaiheista? Pitäisi käyttää johdonmukaisesti termejä toimenpide ja käsittelyvaihe. Ymmärtäisin, että ne eivät ole synonyymejä, käsittelyvaihe voi sisältää useita yksittäisiä toimenpiteitä? 12.9 Kuva 1.:n merkinnät 1 ja 0...* pitäisi selittää ennen kuvaa tai kuvasta kertovassa tekstissä. Merkintöjä ei myöhemminkään avata, joten selitys olisi hyvä antaa jo tässä vaiheessa Pitäisikö hallintolain mukaiset käsittelyvaiheet kuvata myös tässä termillä käsittelyvaihe? Käsittelyvaiheella voitaisiin kuvata toimenpiteiden kokonaisuus, joka liittyy kyseisen käsittelyprosessin vaiheeseen. Ehdotetaan käsittelyvaiheet lisättäväksi kuvaan 1. Tällöin voidaan kuvata myös usean organisaation osallistuminen käsittelyprosessin vaiheiden suorittamiseen. sanastokeskuksen palautteen perusteella Suosituksen ei ole tarkoitus ottaa kantaa siihen, mitä tehtäväluokittelua käytetään eamsin versioinnin käytäntöjen ohjeistaminen ei kuulu suositukseen, mutta suositukseen voidaan täsmentää versio - metatiedon käyttöä. Versioinnin käyttötapa ei kuulu suosituksen piiriin Termit ovat teknisen eriltelmän mukaisia. Lisätään selitteet Lisätään selitteet Kuvausta selvennetään. Lisätään selitteet Suosituksessa kuvataan eams-tietomalli, jossa ei ole käsittelyvaiheita. Tällä pyritään yksinkertaistamaan tietomallia Tehtävän ja käsittelyprosessin kuvauksen suhde jää epäselväksi. Onko käsittelyprosessin kuvaus ("asiataso") alin tehtäväluokituksen taso ("alin tehtäväluokka") vai Suositus mahdollistaa sen, että Tehtäväluokitus kuvataan erikseen ja Käsittelyprosessit kuvataan erikseen

15 jotakin lisää? Tämä epäselvyys jatkuu liitteessä 1 Metatietomalli, ks. myöhemmät kommentit. eamsjärjestelmässä toki loogisesti erotetaan nämä kaksi toisistaan S. 7 on kuitenkin lause: Käsittelyprosessin kuvaus liitetään aina tehtäväluokituksen alimmalle käytetylle tasolle, ja tämän tehtävän alla ei saa olla enää tehtävää. >> Eli mitä tarkoitetaan sanalla "liitetään"? eamsin päärakenne ja rakenneosat kuva (s. 6) Kuvaan on merkitty Tehtävä-kohtaan 0...* mutta eikö tehtävien määrä pitäisi olla vähintään 1 *? ja nämä tulevat liitetyksi toisiinsa vasta myöhemmässä vaiheessa Pyritään selventämään. Käsittelyprosessin kuvaus voidaan ensin määritellä, ilman että sitä määritellään millekään tietylle tehtävällä. Tämän jälkeen määritellään missä tehtävissä sovelletaan ko. käsittelyprosessin kuvausta eli kuvaus liitetään oikeisiin tehtäviin. 0..* tarkoittaa tehtävään liittyvien käsittelyprosessien määrää, ei tehtävien määrää. eams-rakenne mahdollistaa, että voidaan määritellään erilaisia käsittelyprosessien kuvauksia, jotka voidaan vasta myöhemmin liittää tehtäviin. 13. Muutosehdotukset kappaleeseen 5.1 eams-määrityksen tiedot Vastaajien määrä: 3 No Palaute Työryhmän vastine 13.1 Jos pysyvä säilytysarkisto katsotaan operatiiviseksi järjestelmäksi, myös eams:n metatiedot tarvitaan eams-määrityksen tiedot; - tietojärjestelmiä ja metatietoja varten tulee kunnissa varmaankin käyttää ATKpalvelujen asiantuntemusta suunnitelmaa laadittaessa. Olisiko mahdollista avata vielä enemmän erityisasiantuntemuksen osuutta (mm. tietojärjestelmien ym. osalta) - tärkeää käyttöön oton kannalta, että eams-määritys voidaan laatia ja ottaa käyttöön osissa 13.3 eams-määritys voi olla myös yhden viranomaisen sisällä osissa. Esim. omassa organisaatiossa jouduttaneen laatimaan tietyn ison tietojärjestelmän TOS eri rakenteeseen kuin esim. hallinnollisen asiankäsittelyjärjestelmän hyödyntämä TOS. Ei kuulu suosituksen alaan ohjeistaa 14. Muutosehdotukset kappaleeseen 5.2 Tehtävä Vastaajien määrä: Kuva 3. kuvateksteineen pois. Taulukko 1. havainnollistaa asian. Kuva koetaan tarpeelliseksi 14.2 Tämän kappaleen sijoitus olisi parempi olla heti kappaleen 5 alussa, jolloin lukijan olisi helpompi lähestyä rakennekuvausta. Kappaleessa esiintyvien tehtäväluokitusrakennekuvien ymmärtäminen olisi selkeämpää, jos näkyvillä olisi myös johonkin asiaan liittyvä käytännön esimerkki heti kuvan vieressä. Työryhmän mielestä on perusteltua kuvata rakenneosat heti alussa Tehtäväluokituksen laatimisen ohjeistaminen ei kuulu suosituksen alaan.

16 On hyvä, että rakenneosasssa esitellään kaksi erilaista tapaa / mallia, mutta olisi hyvä antaa suositus kumpaa mallia on hyvä käyttää Lause, joka alkaa "eams mahdollistaa tehtäväluokituksen kuvaamisen..." on epäselvä ja vaatii tarkentamista. Tarkennetaan ja viitataan kuvaan 3 (oikeasti kuva 2.) 14.4 Tehtäväluokituksen kuvaaminen "litteänä" on hyvä vaihtoehto hierarkiselle rakenteelle TEHTÄVÄN eams-rakenneosa Tarkennus tekstin väliotsikkoon: Nimenomaan tehtävää koskeva eamsrakenneosa. Tarkennettujen väliotsikoiden avulla tekstiä selattaessa löytää nopeammin oikean kohdan TEHTÄVÄN eams-rakenneosa Tarkennus tekstin väliotsikkoon: Nimenomaan tehtävää koskeva eamsrakenneosa. Tarkennettujen väliotsikoiden avulla tekstiä selattaessa löytää nopeammin oikean kohdan Kappaleessa eams-rakenneosa kaipaisin tarkennusta määrittelyyn "tehtävään saa kiinnittyä haluttu määrä käsittelyprosessin kuvauksia (0...*) Onko ajateltu niin, että alimmalle tehtävätasolle voisi kuvata n kappaletta erilaisia käsittelypeosessin kuvauksia, eli esim. kolmen eri asiatyyppin käsittelyvaiheet vireilletulosta päätökseen ja seurantaan? 14.8 Taulukko 1.:n tekstiin voisi lisätä tarkennuksen "Esimerkki hierarkkisen ja luettelomaisen tehtäväluokituksen alimpien tasojen käytöstä." 14.9 Tehtävien määrittely; - selkeästi kuvattu, että organisaatiossa tulee olla hyväksytty ja ajan tasalla oleva tehtävänluokitus (luettelot). - hyvä tiedonhallintatapa edellyttää, että organisaatiolla on ajantasaiset kuvaukset omista tehtävistä ja tehtävän yhteydessä kertyneistä asiakirjatiedoista. Olisiko vastuukysymyksiä hyvä avata vaikka vielä tarkemmin, jotta tehtäviä koskevat päivitykset hoidetaan asianmukaisesti Käsittelyprosessin kuvaamisen periaatteet tulisi kuvata yhdenmukaisesti sekä organisaation sisäisten että organisaatiorajat ylittävien prosessien osalta. Ohjeet eivät voi olla ristiriidassa keskenään (vrt. kohta 5.3: "Poikkihallinnollisten prosessien kuvaamisessa tulee huomioida, että käsittelyprosessin kuvauksen metatiedot voivat vaihtua riippuen siitä, mikä toimija vastaa käsittelystä." ja kuva 3.) Ehdotetaan, että selvennetään eri tehtäväluokituksia käyttävien käsittelyprosessien kuvausta Luvun vaatimuksissa todetaan, että tehtäväluokituksena on suositeltavaa käyttää julkisen hallinnon yhteisiä luokituksi. Nämä luokitukset tulisi listata tässä suosituksessa, jolloin selkeästi määriteltäisiin mitkä ovat yhteisiä, jossain yhteisiksi hyväksyttyjä, tehtäväluokituksia. Ymmärtääksemme yhteisen tehtäväluokituksen laatimisen käynnistämistä ollaan suunniteltu, mutta onko sellainen toteutettu? Vastuukysymykset eivät kuulu suositukseen Lisätään esimerkki Yhteinen luokittelu on valmisteluvaiheessa.

17 15. Muutosehdotukset kappaleeseen 5.3 Käsittelyprosessin kuvaus Vastaajien määrä: Esitystapa kuvattaessa luokittelunumerointia pitäisi olla jollakin tavalla looginen. Alemman tason numeroesimerkit pitäisi olla ylemmän tason esimerkkinumeroon perustuvia. (Tämä kommentti koskee esityksen muitakin kohtia!) 15.2 Käsittelyprosessiksi tulisi sallia ns. geneerinen prosessi, joka on otettavissa eri tehtäviin tarvittaessa. Geneerinen prosessi on yleinen ja yksinkertainen malli niihin tehtäviin, joissa ei ole ennalta määriteltyä tai tarkkaa käsittelyprosessia eams-määrityksessä käsittelyprosessin kuvaukselle määriteltävät säilytysaikatiedot (säilytysajan pituus, peruste ja laskentaperuste) voidaan periyttää kaikille käsittelyprosessin kuvaukseen liittyville asiakirjatiedoille, mikäli lainsäädäntö ei erikseen aseta vaatimuksia asiakirjatietojen poistamiselle. On selkeämmin ilmaistu metatietomallin kohdassa 5.8. Säilytysajan pituus. Tästä saa käsityksen, että periyttämistä ei voi tehdä, jos lainsäädännössä on erillisiä vaatimuksia tietojen poistamisesta. Poikkeavat säilytysajathan voidaan muuttaa asiakirjatietokohtaisesti, mutta se ei estä tietojen periyttämistä muiden asiakirjatietojen osalta Käsittelyprosessin kuvauksen määrittely vaatii sen tärkeyden perusteella tarkennusta. Tällaisenaan se on varsin epäselvä. Tehtävän metatiedot ovat suosituksessa erikseen, mutta tässä kohdin selvitetään kuhunkin tehtävään liittyvistä oletusmetatiedoista. Itse ymmärrän kohdan niin, että jos tehtävään liittyy yksikin sellainen asiakirja, joka on säilytettävä pysyvästi, kaikki tehtävään liittyvät asiakirjat säilytetään pysyvästi. Tämä automaattinen sp tuntuu oudolta. Monista tehtävistä syntyy valtava määrä asiakirjoja, joista suurin osa on määräaikaisesti säilytettäviä. Kun asiakirjoja kertyy tietojärjestelmiin runsaasti, niiden toiminta hidastuu ja juuri tällöin olisi tarpeellista hävittää ne kaikki asiakirjat, jotka säilytetään määräaikaisesti. Automaatio sp:llä tätä mahdollisuutta ei ole Kohdassa "Poikkihallinnollisten prosessien kuvaamisessa tulee huomioida, että käsittelyprosessin kuvauksen metatiedot voivat vaihtua riippuen siitä, mikä toimija vastaa käsittelystä." olisi hyvä kertoa esimerkinomaisesti, miten metatietojen vaihtuminen toimijan mukaan on ajateltu kuvattavan eams-määrityksessä käsittelyprosessin kuvaukselle määriteltävät säilytysaikatiedot (säilytysajan pituus, peruste ja laskentaperuste) voidaan periyttää kaikille käsittelyprosessin kuvaukseen liittyville asiakirjatiedoille, mikäli lainsäädäntö ei erikseen aseta vaatimuksia asiakirjatietojen poistamiselle. On selkeämmin ilmaistu metatietomallin kohdassa Säilytysajan pituus. Tästä saa käsityksen, että periyttämistä ei voi tehdä, jos lainsäädännössä on erillisiä vaatimuksia tietojen poistamisesta. Poikkeavat säilytysajathan voidaan muuttaa asiakirjatietokohtaisesti, mutta se ei estä tietojen periyttämistä muiden asiakirjatietojen osalta Toisen kappaleen ensimmäisen virkkeen lopussa on luettava "...poistamiselle tai säilyttämiselle.", sillä lainsäädäntö voi antaa erikseen Pyydetään tarkennusta siitä, mihin kommentti kohdistuu Suosituksessa on pyritty huomioimaan geneeristen prosessien kuvaaminen, selvennetään kuvausta Lisätään esimerkki vastattu ylempänä vastattu ylempänä

18 vaatimuksia myös asiakirjatietojen säilyttämiseksi Ehdotetaan kuvauksen tarkentamista ja selventämistä, myös esimerkein. Lukija on kokenut kuvauksen hiukan ristiriitaiseksi Käsittelyprosessin kuvaus teema tuntui tekstin perusteella ensin kokonaan uudelta TOS-tasolta, vaikka kyse on lopulta vain TOS:sta tulevista asian oletusmetatietoarvoista. Käsittelyprosessin kuvaus teema jääkin helposti epäselväksi tai aiheuttaa väärinkäsityksiä, sillä uuden käsitteen käyttäminen tuntuu aluksi harhaanjohtavalta Käsittelyprosessin kuvaus tuntuu osin haasteelliseslta ja sen selkiyttäminen olisi paikallaan. Toivoisimme, että suosituksen liitteeksi lisättäisiin havainnollistava(t) kuva(t) TOS:sta, jossa pakollisten metatietoarvojen lisäksi osoitettaisiin erikseen vielä TOS:n osat tekstein. TOS-kuva olisi raportti asiankäsittelyjärjestelmästä, johon on ympyröity (tai osoitettu katkoviivoitetulla ympyröillä) TOS:n rakenteen osat. Ympyröiden yhteydessä olisi selittävä teksti, johon riittäisi vaikkapa vain JHS-suosituksessa asiasta käytetty termi. Kuvan olisi hyvä olla jo suoraan suosituksen yhteydessä tai suosituksen liitteenä eikä vasta Arkistolaitoksen sivuilla Poikkihallinnollisten prosessien kuvaamiseen tulisi kiinnittää nykyistä enemmän huomiota. Olemme siirtymässä kaikkinensa prosessien sähköistämisen myötä siihen, että poikkihallinnollisten prosessien yhdenmukaisen kuvaamisen merkitys korostuu. Yhteentoimivuus on tärkeää niin hallinnon kuin myös asiakkaan näkökumasta. Erityisen keskeinen jouhevasti yli organisaatiorajojen kulkeva "sähköinen" prosessi on tehokkuuden ja tuottavuuden kannalta Säilytysaikojen määritteleminen tehtävätasolla on mahdotonta tai epätarkoituksenmukaista tietyillä hallinnonaloilla. Esim. yleisissä tuomioistuimissa keskeisiä asiakirjoja ovat hakemus ja ratkaisu, muut voidaan hävittää määräajan jälkeen. Ainoastaan hakemus ja ratkaisu säilytetään siis pysyvästi tietyissä tehtäväluokissa. Lisätään esimerkkejä Heti kuvauksen alussa on kyllä todettu, että kyse on asian oletusmetatiedoista. Ei voida ottaa yksittäistä tuotetta esimerkiksi JHSsuositukseen. Lisätään esimerkki 16. Muutosehdotukset kappaleeseen 5.4 Toimenpiteet Vastaajien määrä: Hienoa! Tämän kappaleen mukainen selvitystapa olisi hyvä löytyä muistakin osioista. Määritelmät on kuvattu selkeästi tässä kohdassa Suosituksessa todetaan, että on suositeltavaa käyttää hallintolain mukaisia yleisiä käsittelyvaiheita, ja toisaalla taas, että Hallintolain mukaisten yleisten käsittelyvaiheiden käyttäminen on kaikille yhteinen vähimmäistaso toimenpiteiden määrittelyssä eamsiin. Kuitenkaan hallintolain mukaisia yleisiä käsittelyvaiheita ei suoranaisesti käytetä viranomaisen sisäisissä prosesseissa, kuten erilaisessa suunnittelussa, kehittämisessä, koulutuksessa Tulevatko hallintolain toimenpiteiden lisäksi määritellyt toimenpiteet samalle tasolle kuin luonnoksessa mainitut toimenpiteet? "Yhtenäinen toimenpiteiden määrittely mahdollistaa sen, että Työryhmän näkemyksen mukaan nämä ovat sovellettavissa myös sisäisissä prosesseissa. Lisätään esimerkki poikkihallinnollisesta prosessista

19 laadittavat eams-kuvaukset ovat tältä osin yhdenmukaiset koko julkisen hallinnon osalta." Kommentti: poikkihallinnollisissa prosesseissa asiakirjat eivät liity samaan toimenpiteeseen eri organisaatioissa. Sama asiakirja on organisaatiossa x valmistelua, organisaatiossa y päätöksentekoa Toimenpiteinä on suositeltavaa käyttää hallintolain (434/2003) mukaisia yleisiä käsittelyvaiheita. Näistä toimenpiteistä saa poiketa aina silloin, kun erillislaki tai käsittelyprosessin kuvauksen luonne edellyttää poikkeavien arvojoukkojen käyttöä. Täsmennetään kuvauksia myöhemmin samassa kappaleessa puhutaan toimenpiteen tyypeistä, yhdenmukaisuus? Tarkempien toimenpiteiden käyttö on suositeltavaa, kun eams ohjaa asiakirjatietojen käsittelyä asianhallintajärjestelmissä, kun lainsäädäntö edellyttää yksityiskohtaisempien toimenpiteiden käyttöä ja kun kyse on poikkihallinnollisista prosesseista. asiankäsittelyjärjestelmissä? Käsittelyssä ollut asia ratkeaa (taulukko 2). pitäisikö tässä olla yhdenmukaisuuden vuoksi valmistelussa olleen asian ratkaisu: tämä siksi, että edellä on käsittelyvaiheena valmistelu ja ollut esillä valmisteluna myös tämän sivun Hallintolain mukaisia yleisiä käsittelyvaiheita ovat [ ] -kohdassa Viranomaisen antamaa päätöstä toteutetaan (taulukko 2). Toimeenpano eli täytäntöönpano on viranomaisen määräys täytäntöönpanosta: tällainen määritelmä löytyy hallintolain 49, se on eri asia kuin päätöksen perusteella toimiminen eli toteutus sinällään. Tässä on siis virheellinen ilmaisu? Seuranta (taulukko 2). Puuttuuko tästä määritelmä tai esimerkki? Taulukko 2 / Kuva 4 aseteltuna samalle sivulle antaa sekavan vaikutelman. Lisäksi käsittelyvaiheet eivät kuvallisessa esimerkissä täysin vastaa aiemmin tekstissä esitettyjä. Kuvien ja taulukoiden sijoittamista informatiivisuuden kannalta järkeviin kohtiin kannattaa pohtia. On suositeltavaa käyttää hallintolain (434/2003) mukaisia yleisiä käsittelyvaiheita toimenpiteen tyyppeinä. Muilla toimenpidetyypeillä voidaan täydentää mainittua luetteloa. aiemmin samassa luvussa puhutaan toimenpiteistä, tässä toimenpiteen tyypeistä Toimenpiteet, Vaatimukset kohta (sivu 9/12): Hallintolain mukaisten yleisten käsittelyvaiheiden käyttäminen on kaikille yhteinen vähimmäistaso toimenpiteiden määrittelyssä eamsiin. esitetään muutettavaksi muotoon: Hallintolain mukaisten yleisten käsittelyvaiheiden käyttäminen on Tämä asia on todettu jo aikaisemmin suositusluonnoksen tekstissä: Näistä toimenpiteistä saa poiketa aina silloin, kun erillislaki tai käsittelyprosessin kuvauksen

20 suositeltavaa toimenpiteiden määrittelyssä eamsiin, muttei pakollista silloin kun käsittelyprosessin kuvaus ei sitä mahdollista luonne edellyttää poikkeavien arvojoukkojen käyttöä. Perustelu: Ulkoasiainministeriön hallinnonalan tehtäviin kuuluu keskeisenä, valmistelu- ja toimeenpanotehtävien lisäksi, runsaasti raportointitehtäviä, joiden käsittelyprosessi ei vastaa hallintolain mukaisia käsittelyvaiheita, mutta joista kuitenkin syntyy runsaasti asiakirja-aineistoa Vrt. edelliseen täällä todetaan, että asiakirjatiedon julkisuuden ja säilytysarvovaihtelut on huomioitava käsittelyprosessin eri vaiheissa. Kumpaa siis uskoa? Edellistä kohtaa vai tätä? Kommenttia pyydetään täsmentämään 16.7 Taulukko 2. kaikki muut on määritelty paitsi seuranta. Miksi sen määritelmä puuttuu? Lisätään määritelmä 16.8 Miksi esittely on laitettu osaksi päätöksentekoa? Se eroaa esimerkisi kunta-alan säilytysaikaoppaiden päätöksentekoprosesseista, joissa esityslistat ovat osa valmistelua. Kunnallishallinnossa on tulkittu päätöksenteoksi se viimeinen toimielin, jossa päätös tehdään. Sitä on edeltänyt lautakuntien ja kunnanhallituksen esitykset. Ne eivät ole asiaa päättäneet, vaan esittäneet, mitä viimeinen toimielin = valtuusto tai joissakin tapauksissa kunnanhallitus päättää Toimenpiteinä on suositeltavaa käyttää hallintolain (434/2003) mukaisia yleisiä käsittelyvaiheita. Näistä toimenpiteistä saa poiketa aina silloin, kun erillislaki tai käsittelyprosessin kuvauksen luonne edellyttää poikkeavien arvojoukkojen käyttöä. Toistoa myöhemmin samassa kappaleessa puhutaan toimenpiteen tyypeistä, yhdenmukaisuus? Tätä suositusta kannattaisi harkita vielä uudelleen. Erillislaki on erityislaki. Tarkempien toimenpiteiden käyttö on suositeltavaa, kun eams ohjaa asiakirjatietojen käsittelyä asianhallintajärjestelmissä, kun lainsäädäntö edellyttää yksityiskohtaisempien toimenpiteiden käyttöä ja kun kyse on poikkihallinnollisista prosesseista. asiankäsittelyjärjestelmissä? Taulukko 2. Hallintolain (434/2003) mukaiset yleiset käsittelyvaiheet ja niiden tarkemmat kuvaukset. Käsittelyssä ollut asia ratkeaa. pitäisikö tässä olla yhdenmukaisuuden vuoksi valmistelussa olleen asian ratkaisu: tämä siksi, että edellä on käsittelyvaiheena valmistelu ja ollut esillä valmisteluna myös tämän sivun Hallintolain mukaisia yleisiä käsittelyvaiheita ovat [ ] -kohdassa Viranomaisen antamaa päätöstä toteutetaan. Toimeenpano eli täytäntöönpano on viranomaisen määräys täytäntöönpanosta: tällainen määritelmä löytyy hallintolain 49, se on eri asia kuin päätöksen perusteella toimiminen eli toteutus sinällään. Tässä on