ja sääntö Yleiskirje 3/2008

Transkriptio

1 Seurakuntien malliarkistonmuodostussuunnitelma ja sääntö Yleiskirje 3/2008 Kuulemistilaisuus seurakunnille Kirkkohallitus, Skype Teemat: 1) Seurakuntien arkistonmuodostussuunnitelman esittely ja päivitystarpeet 2) Domus-asianhallinnan sähköisen arkistonmuodostussuunnitelman (eams) hyödyntäminen seurakuntien arkistonmuodostuksessa

2 Kysymykset: Minkälaisia puutteita nykyisessä seurakuntien malliarkistonmuodostussuunnitelmassa (ja arkistosäännössä) on? Mitä mieltä olette Domuksen eams:n käyttämisestä paperiarkistossa? (eams toimitettu osallistujille etukäteen) 3 Minkälaista ohjeistusta seurakunnat tarvitsevat arkistonmuodostuksessa? Lista tavallisimmista kysymyksistä Kirkkohallituksen arkistonhoitajalle: -Mihin malliarkistonmuodostussuunnitelman asiakirjojen säilytysajat perustuvat? -Miten kauan säilytän asiakirjaa x? -Mihin asiaryhmään arkistoin asiakirjan x? 4 2

3 Arkiston kriteerit Mikä on arkisto? Määritelmiä: -Yhteisön tehtävien hoitamisesta tai henkilön toiminnasta kertyneiden asiakirjallisten tietojen kokonaisuus (lähde: Kansallisarkisto) -Sijainti, jossa voi säilyttää pitkäaikaisesti ja/tai pysyvästi aineistoa niin, että tieto on hyvin pitkien aikojen kuluttua luettavassa/ymmärrettävässä muodossa -> sähköisissä järjestelmissä Kansallisarkiston tekemä katselmointi (mm. Kirjuri, Domus*) mahdollinen paperin plussat: säilyy oikeissa olosuhteissa pitkään, ei vaadi konversioita paperin miinukset: vie tilaa, altis vesivahingoille ja varkauksille, paperiasiakirjat yleensä uniikkikappaleita ja tietopalvelu niistä on hidasta 5 *Sähke2-normi Kirkon arkistojen arkistonmuodostuksen ohjeet, aikajana 2012 seurakuntien Domus-eAMS 1999 asti 2000 alk. malli-ams sähköinen ABC-kaavat (Yleiskirje 3/2008) tehtäväluokitus takautuvasti käytettävissä (Yleiskirje 9/2013) Kirkonkirjat-AMSosion päivitys 2016-> (Yleiskirje 26/2015) 3

4 Arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) keskimääräinen ikä AMS:ien keski-ikä 14,8 vuotta, esimerkkejä: -Arkistokomitean mietintö v.1939 ikä 15 v. -Kirkonarkistojen ohjesääntö v ikä 12 v. -Kirkonarkistojen ohjesääntö v ikä 19 v. -seurakuntien ams vuosina ikä 15 v -Kirkon keskushallinnon ams ikä 13 v -seurakuntien ams 2000/ ikä nyt v -seurakuntien ja seurakuntayhtymien yhteinen tehtäväluokitus (Kirjurin malli-ams:n pohjana) ikä nyt 6 v -Domuksen eams ikä nyt 2 v lähde: Talous ja hallinto-asiakirjahallinto-sakasti-sivut 7 Yleiskirjeellä annettu seurakuntien arkistoinnin ohjeistus, esimerkkejä 3/2008 Päivitetty malli seurakunnan arkistosäännöksi ja arkistonmuodostussuunnitelmaksi 3/2011 Seurakuntien arkistoja koskeva takautuva seulontapäätös sekä tyyppiseurakuntia koskevan päätöksen kumoaminen 6/2012 Seurakunnan asiakirjojen tallettaminen arkistolaitokseen ja ohje seurakunnan asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa 9/2013 Sähköiseen asiakirjahallintoon yhteinen tehtäväluokitus ja esimerkkimalleja 26/2015 Kirkonkirjojen säilytysaikoihin uudet määrittelyt (sähköinen+paperi) Lähde: Sakasti-sivusto

5 Mikä ams on, mikä eams on AMS -arkistoinnin opas -sis. seurakunnan paperiarkistoinnin säilytysajat -ohjaa asiakirjojen säilytyspaikoilleen paperiarkistossa eams (Domus) -Asianhallintajärjestelmän osa, joka määrittää säilytysajat ja jonka avulla voidaan myös hävittää materiaalia (WebArkki=eAMS ohjaa Domusta) -sisältää myös asioiden käsittelyprosessit -Voi olla tarvittaessa myös raportti/ opas/dokumentti, jos aineiston säilytyksen kuvailua on lisätty mukaan 9 Muutostarpeiden syyt: miksi AMS:aa muutetaan? Mm. lainsäädäntömuutokset, jotka ohjaavat säilytystarpeita (-aikaa ja/tai muotoa) pakottavat muokkaamaan AMS:aa Kirkon yhteisissä/omissa järjestelmissä säilytettävä tieto vähentää tarvetta tulostaa asiakirjoja seurakunnissa (Sähke2-normi) Organisaatiomuutokset 10 5

6 Seurakuntien malli-ams ja arkistosääntö (Yleiskirje 3/2008) Päivitystarpeita konkreettisesti: -sisältää viittauksia vanhentuviin lakeihin, mm. henkilötietolakiin -vanhentuneet linkit -Tietohallinto-osio puuttuu kokonaan -rakenne ei ole enää kattava, seurakuntien sähköisen arkistoinnin yleinen tehtäväluokitus on korvannut sen -malli-ams:sta on päivitetty vain Kirkonkirjat-osio (v. 2016), joka on uuden rakenteen mukainen, sekä Domus 11 Seurakuntien ams: Kuvailutekstit ja asiakirjatyypit järjestelmäriippumattomasti (myös palkkahallinnon aineiston säilytysajat*) ryhmä 1 Henkilöstöja palkkahallinto, luottamushenkilöt ja vapaaehtoiset Sis. vanhentuvia lakiviittauksia *tärkeää mm., koska esim. Kipan tuottamien asiakirjojen arkistointiohjeistusta (AMS:aa) ei ole saatavilla 12 6

7 Miksi arkistonmuodostussuunnitelman (ja arkistosäännön) tulee olla ajan tasalla Vastaa asiakirjan säilytysaikakysymykseen (ennakko- ja jälkiseulonta on mahdollista/helpompaa suunnitelman perusteella) Varmistaa viranomaisvelvoitteiden täyttämisen (esim. hyvän tiedonhallintatavan toteutumisen) Keskeinen työkalu hallinnon asiakirjojen järjestämisessä Arkistosäännöstä löytyvät vastuut, kuka vastaa mistäkin organisaation arkistoinnissa ja miten käytännössä asiakirjat arkistoidaan, arkistosääntömalli Kirkkohallituksesta tuo yhtenäisyyttä arkistointiin 13 Miksi seurakuntien ams on edelleen käytössä? Koska: Seurakunnat voivat itse päättää, hankkivatko sähköisen pitkäaikaissäilytyksen mahdollistavan Sähke2- normin täyttävän asianhallinnan (esim. Domus) puitesopimuksena, jossa on uudempi ams (eams) käytettävissä Seurakuntien arkistonmuodostussuunnitelmassa on seurakuntien asiakirjoille säilytysajat ja perusteet ja siinä on keskitytty seurakuntien asiakirjoihin uudempaa paperimuotoisen säilytyksen ams:aa ei ole seurakunnille käytössä Ams on pyrkinyt kattamaan kaikki asiakirjatyypit, joita seurakunnassa muodostuu, yhden dokumentaation alle Seurakunnan arkistot järjestetään voimassa olevan (malli-) arkistonmuodostussuunnitelman mukaan (yleiskirjeellä annettava ohjeistus) Domus-eAMS:n hyödyntämisen mahdollisuuksia myös paperiarkistoinnissa ei ole 14 vielä täysin selvitetty/hyödynnetty Esityksen / esittäjän nimi 7

8 Seurakunnan v laaditun malliarkistonmuodostussuunnitelman päivitys: mitä on tehty tähän mennessä: Seurakuntien ams:sta on toistaiseksi päivitetty Kirkonkirjat-osio 3, Kirkonkirjojen malliams, joka on ollut voimassa alkaen: -Kirkonkirjojen malli-ams:aa päivitetään vuosittain tarpeen mukaan Kirjuri-tiimin kanssa -Domuksen eams:aa päivitetään neljä kertaa vuodessa Sakasti-sivut: Asiakirjahallinto Malli-ams 2007 Domus 2016-> Kirkonkirjatams 2016-> Srk:t ja srky:t, yhteinen tehtäväluokitus 2013-> 16 8

9 Sähke2-normin täyttävä Domus (sis. eams/ WebArkki) -raporttien tulostaminen eams-rakenteesta mahdollista WebArkissa (kuva alla) -Kirkkohallituksen WebArkki-pääkäyttäjät päivittävät eams:aa n. neljä krt/v -esim. kuvailutietoja asiakirjatyypeittäin on tarvittaessa mahdollista tarkentaa -kuvailutietoa nyt asiaryhmän tasolla (poikkeus: mm. ei-syntysähköiset sopimukset, jotka ohjeistetaan säilyttämään myös paperimuotoisena) -mm. salassapitoperusteet asialle/asiakirjalle löytyvät nyt Domuksen puolella (ei sisällytettynä WebArkin raporttiin) 17 WebArkki/Domus ja AMS; salassapidon perusteen ilmoittaminen WebArkki: -kuvailutiedoissa ei salassapidon perusteen tietoa Domus: -salassapidon peruste käyttäjän itse valittavissa AMS 2007: -ohjeistaa, onko salassa pidettävää 18 9

10 Domus ja WebArkin (eams:n) päivityskäytännöt Kirkkohallituksen Domus-pääkäyttäjät päivittävät WebArkkia neljä kertaa vuodessa käyttäjiltä saatujen kehittämisehdotusten perusteella. Muistio päivityksistä lähetetään Domus-seurakuntien ja kapitulien pääkäyttäjille tiedoksi. 19 Sähköisesti pitkäaikaissäilyttävät järjestelmät, jotka katselmoitu Kansallisarkiston toimesta Kansallisarkiston katselmoimia pitkäaikaissäilytyksen järjestelmiä: -Domus (Sähke2-normi) -Kirjuri (sähköinen+paperi)

11 Domus eams esittely (WebArkki) WebArkin esittely 21 Kattavan eams:n hyödyt eams = TOS TOS=tiedonohjaussuunnitelma joka toimii oppaana asiakirjan kuin asiakirjan säilytykselle Kirkkohallituksessa, seurakunnissa ja kapituleissa, myös järjestelmäriippumattomasti, jolloin se on: -kaiken aineiston säilytysaikaopas -kaiken aineiston säilytysmuoto-opas Voiko WebArkin/Domuksen eams korvata seurakuntien arkistonmuodostussuunnitelman ja olla kaiken aineiston säilytysajan, muodon ja paikan kuvailu? -kyllä, jos niin halutaan, jolloin kuvailutietoja on täydennettävä: esim. säilytetään Kipassa x vuotta 22 11

12 Kehittämisehdotuksia; miten yksi eams voisi vastata seurakuntien tarpeisiin arkistonmuodostuksen ohjeena Seurakuntien ams (2007) korvataan Domuksen eams:lla (2016) ja sitä täydennetään tarvittavien kuvailutietojen osalta Domuksen eams:n/webarkin lukuoikeudet annetaan kaikille seurakunnille, myös niille, joilla ei ole Sähke2-normin täyttävää asianhallintajärjestelmää ->järjestelmästä saatava (Excel/pdf-)raportti toimii malliarkistonmuodostussuunnitelmana, jota seurakunta itse kehittää tarpeidensa mukaiseksi Välineitä asiakirjahallinnon tiedon jakamiseen: Uudistuva Sakasti (intrapuoli), Domus-sivut sis. mm. ohjeet, kehittäminen 23 Milloin voi säilyttää asiakirja-aineistoa vain sähköisessä muodossa pitkäaikaisesti/ pysyvästi? 1) Sähke2-normin täyttävässä järjestelmässä 2) Arkistolain piirissä: Kansallisarkiston katselmoinnin perusteella /päätöksellä/ määräyksellä 24 12

13 Seurakunnan arkistosääntömalli =auki kirjoitettu ohje arkistoinnin vastuista, arkistointimuodosta yms. Seurakuntien arkistosääntömalli (yleiskirje 3/2008) Arkistosäännössä on auki kirjoitettu arkistoinnin vastuut: -osa kunkin organisaation sääntökokoelmaa -seurakunnassa arkistosääntö hyväksytään kirkkoneuvostossa (AMS:n ohessa) -kertoo, kuka arkistoi (esim. arkistosihteeri, arkistonhoitaja, kirjaamo, viranhaltija) -kertoo, miten arkistoidaan (säilytysmuoto: paperi/ signumetiketit/kotelot, mikrofilmi, PDF/A tmv.) -voi kertoa, miten aineistot tulee hävittää (tietoturvallisuus) -seurakuntien malliarkistosääntö myös vuodelta 2007, Domusseurakunnat ovat voineet soveltaa kirkon keskushallinnon sääntöä v > 26 13

14 Domuksen arkistosääntö = Kirkon keskushallinnon arkistosääntö v > Sakasti-sivuilla -sis. n. 6 sivua -sähköinen pitkäaikaissäilytys oletuksena -keskittyy Domukseen ja Sähke2-normiin 27 Seurakunnan arkistosääntömalli; rakenne (Yleiskirje 3/2008) Ohjeistaa mm. asiakirjojen käsittelyä, salassa pitoa, hävittämistä, tietopalvelua jne

15 Kuvia arkiston järjestämisestä: ams ja arkistosääntö konkreettisesti apuna hävityksessä Huom. myös kierrätyksen ohjeistus: Kansiot, muovitaskut ym. Tietoturvallinen hävitys 29 Kuvia seurakunta-arkistosta Evakuointiarkku poikkeusoloja varten ja arkistosignumeita 30 15

16 Kiitos! Arkistopora asiakirjapinojen reijittämiseen KHO:ssa v