1 (37) Liite 2 SÄHKE2. Metatietomalli

Transkriptio

1 1 (37) SÄHKE2 Metatietomalli

2 2 (37) Sisällysluettelo 1 VERSIOMUUTOKSET Säilytettävä kohde Aihe Aikamääre Avattu/laadittu Julkistettu Lähetetty Muokattu Saatavilla Vastaanotettu Identifiointitunnus Muu tunnus Kieli Kuvaus Tiivistelmä Käyttörajoitus Julkisuusluokka Salassapitoaika Salassapidon päättymisajankohta Salassapitoperuste Suojaustaso Turvallisuusluokka Henkilötietoja Henkilö Nimi Henkilötunnus Sähköinen asiointitunnus Omistaja Käyttäjäryhmä Henkilö Rooli Kuvaus Nimeke Organisaatiokohtaiset metatiedot Sijaintipaikka Suhde Korvaa/Korvattu Viittaa/On viitattu Säilytysaika Säilytysajan pituus Säilytysajan peruste Säilytysajan päättymisajankohta Tila Tehtävä Toimija Rooli... 16

3 3 (37) Henkilö Yhteisö Tyyppi Asiakirjallisen tiedon käsittelyn metatiedot Aikamääre Päättymispvm Sähköinen tiedoksianto Suostumusajankohta Suostumuskuvaus Tiedoksiantoperiodi Tiedoksiannon hakeminen Muun tiedoksiannon lähettämispvm Muun tiedoksiannon saapumispvm Asiakirjan metatiedot Aikamääre Hyväksytty Koottu Voimassaoloaika Asiakirjan alkuperäisyys ja eheys todettu Tarkastaja Aikamääre Kuvaus Asiakirjan sähköinen allekirjoitus Kattavuus Hallinnonala Alueellinen Ajallinen Kohdeyleisö Lähde Oikeudet Suhde /Liittyy pakollisena Sisältää/Kuuluu Myöhempi formaatti/aikaisempi formaatti Vanhempi versio/uudempi versio Julkinen ( mustattu ) versio/salassa pidettävää tietoa sisältävä versio Suojeluluokka Vaihtoehtoinen nimeke Versio Toimenpiteen metatiedot Aikamääre Hyväksytty Julkistettu Laadittu Lähetetty Muokattu Voimassaoloaika... 29

4 4 (37) 5.2 Kuvaus Nimeke Organisaatiokohtaiset metatiedot Toimija Tyyppi Siirron tekniset metatiedot Siirtokokonaisuuden identifiointitiedot Identifiointitunnus Käyttötarkoitus Nimeke Siirtosopimuksen tunnus Aineiston metatietojen skeema Kontaktitiedot Organisaatio Nimi Kontaktihenkilö Nimi Osoite Puhelinnumero Sähköpostiosoite Tehtäväluokitus Päätehtävä Tehtävä Alatehtävä Tunnus Nimeke Siirrettävän kohteen metatiedot Identifiointitunnus Tiedosto Nimi Hakemistopolku Formaatti Nimi Versio Median identifiointitunnus Eheystunnisteen algoritmi Eheystunnisteen arvo Salaustapa Liite 1: Metatietomuutokset SÄHKE1:stä SÄHKE2:een... 37

5 5 (37) SÄHKE2 Metatietomalli SÄHKE2-metatietomalli sisältää asiakirjallisen tiedon käsittelyn ja hallinnan metatiedot. Metatietomallin rakenne on esitetty kuvassa 1. Kuva 1. SÄHKE2-metatietomallin osa-alueet ja laajentaminen Metatietomalliin sisältyvät yhteiset metatiedot on kuvattu Säilytettävä kohde -nimisenä kokonaisuutena. Yhteisillä metatiedoilla tarkoitetaan metatietoja, joita käytetään asiakirjallisen tiedon käsittelyn, toimenpiteen ja asiakirjan tasoilla. Käsittelyprosessille (esim. asia) tallennetaan yhteisten metatietojen lisäksi asiakirjallisen tiedon käsittelyn metatiedot. Käsittelyprosessiin liittyvän asiakirjan metatiedot muodostuvat yhteisistä ja asiakirjakohtaisista metatiedoista. Käsittelyprosessin käsittelyvaiheista tallennetaan toimenpiteen metatiedot. Organisaatiokohtaiset tiedot kokonaisuus kuvaa tietoja, joilla laajennetaan SÄHKE2-metatietomallia organisaation tarpeiden mukaisesti. Myös nämä metatiedot sisällytetään siirtokokonaisuuteen. 1 VERSIOMUUTOKSET SÄHKE1:n metatietomalli on uudistettu kuvaustavaltaan. Uudistettu kuvaus noudattaa SÄHKE2-hierarkiaa, joka on esitetty toiminnallisten vaatimusten yhteydessä (kuva 2). Tähän uudistettuun SÄHKE2-metatietomalliin tehdyt metatietokohtaiset muutokset on esitetty liitteessä 1. Rakenteesta poistetut SÄHKE1-metatiedot voidaan sisällyttää siirtokokonaisuuteen organisaatiokohtaisina tietoina.

6 6 (37) 2 Säilytettävä kohde 2.1 Aihe Subject Aihealueen kuvaus asiasanoin tai luokittelujärjestelmää käyttäen. Käytetty sanasto voidaan tallentaa merkintäjärjestelmä-tarkenteella (Subject.Scheme). Luettelo kansallisista merkintäjärjestelmistä: 2.kansalliskirjasto.fi/kkcgi/linked_files/classhelp.html (Helsingin yliopiston kirjaston Dublin Core -verkkosivut), eams, käyttäjä 2.2 Aikamääre Avattu/laadittu Julkistettu Lähetetty Päivämäärän tallentamiseen suositellaan SFS-EN standardin mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Date.Created Kohteen laatimispäivämäärä Date.Issued Kohteen julkistamisajankohta esim. verkkojulkaisuna Date.Sent Päivämäärä, jolloin kohde on lähetetty käsiteltäväksi toiseen tietojärjestelmään

7 7 (37) Asiakirjan lähettämisajankohta Muokattu Saatavilla Vastaanotettu Date.Modified Kohteen tietojen viimeisin muokkaamispäivä Date.Available Ajanjakso, jonka kohde on saatavilla esim. organisaation verkkosivuilla tai julkaisujärjestelmässä Date.Acquired Päivämäärä, jolloin kohde on saapunut työjonoon. Asiakirjan saapumispäivämäärä Aikamääre, jolloin viesti on saapunut vastaanottajan asiointijärjestelmään. Asiointijärjestelmä lähettää asiakirjan lähettäjälle vastaanottokuittauksen asiakirjan saapumisesta. 2.3 Identifiointitunnus Identifier.NativeId

8 8 (37) Kohteen globaalisti identifioiva tunnus (esim. OID) , Muu tunnus Identifier.Other Muu kohteeseen liittyvä tunnus 2.4 Kieli Language Kuvailtavan kohteen kieli. Ilmaistaan kielikoodilla. Jos kuvailtavassa kohteessa on käytetty useita kieliä, kenttää voidaan toistaa. Kieli tallennetaan 2-merkkisenä koodina (esim. fi, sv, en) SFS-ISO standardissa määritellyllä tavalla., käyttäjä 2.5 Kuvaus Description Kohteen sisällön kuvaus, käyttäjä Tiivistelmä Abstract Lyhyt sisällön kuvaus kohteesta

9 9 (37), käyttäjä 2.6 Käyttörajoitus Julkisuusluokka Restriction.PublicityClass Julkisuusluokan mahdolliset arvot ovat: Julkinen Osittain salassa pidettävä Salassa pidettävä eams 5.3, Salassapitoaika Restriction.SecurityPeriod Kohteen salassapitoaika vuosina (kokonaislukuna) salassa pidettävälle eams Salassapidon päättymisajankohta 6.3 Restriction.SecurityPeriodEnd Osaelementillä Salassapidon päättymisajankohta tallennetaan se hetki, jolloin tieto muuttuu julkiseksi. salassa pidettävälle Arvo muodostetaan salassapitoajan päättymisen laskentaperusteen mukaisella tapahtumahetkellä.

10 10 (37) Salassapitoperuste Restriction.SecurityReason Tieto siitä, mihin salassapito perustuu. salassa pidettävälle eams Suojaustaso Restriction.ProtectionLevel Tietoaineiston suojaustaso, johon kuuluvat kaikki tietoaineistot, joissa rajoitetaan tietoon pääsyä ja/tai sen käyttöä. Tietoaineiston käsittelyä ohjataan suojaustasojen avulla. Suojaustaso tallennetaan seuraavasti: I II III IV Salassa pidettävä tietoaineisto kuuluu joko suojausta edellyttävään tai turvallisuusluokiteltavaan ryhmään. Tiedon käsittelyä ohjataan suojaustasojen ja niille määriteltyjen vaatimusten ja ominaisuuksien avulla. (VAHTI-luonnos/Tietoaineistoturvallisuus valtionhallinnossa ver. 1.0) eams, käyttäjä Turvallisuusluokka Restriction.SecurityClass Salassa pidettävät asiakirjat tulee luokitella. Salassa pidettävä tietoaineisto kuuluu joko suojausta edellyttävään tai turvallisuusluokiteltavaan ryhmään. Tiedon luokittelee se henkilö, joka antaa toimeksiannon tai ensimmäisen kerran luo tiedot. Asiakirjat suositellaan laadittaviksi siten, että eri turvallisuusluokkiin kuuluvat tiedot esitetään omissa asiakirjoissa. Turvallisuusluokittelun piiriin kuuluu sellainen erityissuojattava tietoaineisto, jonka tietojen oikeudeton paljastuminen voi aiheuttaa vahinkoa kansainvälisille suhteille, valtion turvallisuudelle, maanpuolustukselle tai muille yleisille eduille Julkisuuslain 24 :n 1 momentin 2, 5, 7 10 kohdissa tarkoitetulla tavalla. Turvallisuusluokka tallennetaan seuraavasti:

11 11 (37) Henkilötietoja 1: Turvallisuusluokka I (ERITTÄIN SALAINEN), jos tiedon oikeudeton paljastuminen voi aiheuttaa erityisen suurta vahinkoa kansainvälisille suhteille, valtion turvallisuudelle, maanpuolustukselle tai muille yleisille eduille; 2: Turvallisuusluokka II (SALAINEN), jos tiedon oikeudeton paljastuminen voi aiheuttaa merkittävää vahinkoa kansainvälisille suhteille, valtion turvallisuudelle, maanpuolustukselle tai muille yleisille eduille; 3: Turvallisuusluokka III (LUOTTAMUKSELLINEN), jos tiedon oikeudeton paljastuminen voi aiheuttaa vahinkoa kansainvälisille suhteille, valtion turvallisuudelle, maanpuolustukselle tai muille yleisille eduille; 4: Turvallisuusluokka IV (KÄYTTÖ RAJOITETTU), jos tiedon oikeudeton paljastuminen voi aiheuttaa haittaa yleisille eduille tai voi heikentää viranomaisen toimintaedellytyksiä. Ei turvallisuusluokiteltu: Mikäli julkisuusluokka saa arvon Salassa pidettävä ja turvallisuusluokittelu arvon Ei turvallisuusluokiteltu kyseessä on muu salassa pidettävä tieto. (VAHTI-luonnos/Tietoaineistoturvallisuus valtionhallinnossa ver. 1.0) salassa pidettävälle eams, käyttäjä Restriction.PersonalData Kohteen sisältämien henkilötietojen luokitus: ei sisällä henkilötietoja sisältää henkilötietoja sisältää arkaluontoisia henkilötietoja eams Henkilö Nimi Restriction.Person.PersonalName Henkilö-rakenteella kuvataan ne asianosaiset henkilöt, joilla on asianosaisjulkisuuden nojalla laajempi pääsy heitä koskeviin tietoihin. Aktiiviajan käytön tai turvallisuusluokittelujen kannalta pääsyä tietoihin voidaan valvoa

12 12 (37) myös henkilöiden ja niistä muodostuvien ryhmien avulla. Nimi tallennetaan muodossa Sukunimi, Etunimi1 Etunimi2 Käyttäjä Henkilötunnus Restriction.Person.Ssn Henkilön henkilötunnus (hetu) tai sähköinen asiointitunnus (satu). Hetu ja satu eivät saa yhtä aikaa esiintyä saman henkilön metatiedoissa (tallennetaan hetu tai satu). Henkilötunnus muodossa ppkkvvvmmmm (ppkkvv=syntymäaikaa, V=välimerkki, mmmm = tunnuksen loppuosa) Käyttäjä Sähköinen asiointitunnus Restriction.Person.ElectronicId Tallennettavat henkilöt on aina pyrittävä yksilöimään henkilötunnuksella (hetu) tai sähköisellä asiointitunnuksella (satu). Hetu ja satu eivät saa yhtä aikaa esiintyä saman henkilön metatiedoissa (tallennetaan joko hetu tai satu). Henkilön sähköinen asiointitunnus muodostuu kahdeksasta numerosta ja tarkastusmerkistä. Tarkastusmerkki on numero tai kirjain (nnnnnnnnt) Omistaja Käyttäjä Restriction.Owner Osaelementillä Omistaja tallennetaan tieto henkilöstä, jolla on oikeus päättää salassa pidettävän aineiston käsittelystä ja käytöstä. salassa pidettävälle

13 13 (37) Käyttäjäryhmä Henkilö Restriction.AccessRight.Name Henkilö, jolla on tehtävässään oikeus käsitellä salassa pidettäviä aineistoja Oikeudet voidaan määritellä henkilöittäin ja/tai rooleittain. salassa pidettävälle, käyttäjä Rooli Restriction.AccessRight.Role Rooli, jolla on tehtävässään oikeus käsitellä salassa pidettäviä aineistoja. Rooliin liittyviä oikeuksia voidaan tarvittaessa tarkentaa Kuvaus-metatiedolla, esim. Valmistelijat, jotka saavat käsitellä turvallisuusluokiteltua aineistoa Kuvaus salassa pidettävälle, eams, käyttäjä Restriction.AccessRight.Description Kuvaus toimenpiteistä, joihin henkilöllä/roolilla on oikeudet. Mahdolliset arvot ovat: 1 = Lukuoikeus 2 = Muokkausoikeus salassa pidettävälle, eams, käyttäjä 2.7 Nimeke Title Kuvailtavan kohteen varsinainen nimi., käyttäjä

14 14 (37) 2.8 Organisaatiokohtaiset metatiedot Custom Vapaamuotoiset, organisaatiokohtaiset lisämetatiedot. Organisaatio voi sisällyttää tähän sellaisia metatietoja, joita ei ole määritelty SÄHKE2-metatietomallissa. Käyttäjä Sijaintipaikka 2.10 Suhde StorageLocation Paperiasiakirjan tai sähköisen asiakirjan fyysisen tallevälineen sijaintipaikka Korvaa/Korvattu, käyttäjä Relation.Replaces/Relation.IsReplacedBy Viittaus kohteeseen, joka korvataan/on korvattu (esim. uusi ohje/normi, joka korvaa entisen) Kun keskeneräiset kohteet siirretään toiseen tehtäväluokkaan, kohteeseen liitetään uudessa kontekstissa viittaus vanhaan tehtäväluokkaan ja vanhassa kontekstissa viittaus uuteen tehtäväluokkaan Viittaa/On viitattu, käyttäjä Relation.References/Relation.IsReferencedBy Kohteiden välinen viittaussuhde Viittaus kohteeseen, joka sisältyy muuhun tehtäväluokkaan, tai vanhan tehtäväluokan mukaiseen tunnukseen, jos se on muuttunut.

15 15 (37) Säilytysaika Viittaus kohteeseen, joka liittyy asiakirjaan (esim. pääasiakirjaan liittyvä kieliversio)/ johon asiakirja liittyy (esim. pääasiakirja, johon kieliversio liittyy) Säilytysajan pituus, käyttäjä RetentionPeriod Säilytysajan pituus vuosina eams 5.3, Säilytysajan peruste RetentionReason Perustelu säilytysajalle. eams Säilytysajan päättymisajankohta RetentionPeriodEnd Säilytysajan päättyminen muodostuu esim. seuraavasti: viimeisimmän lopputoimenpiteen aikamääre + säilytysaika. Hävitettävien kohteiden poiminnan peruste, kun säilytysajan päättymispäivämäärä on saavutettu. määräajan säilytettäville. Arvo muodostetaan säilytysajan laskentaperusteen mukaisella tapahtumahetkellä. 5.6, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.5

16 16 (37) 2.12 Tila Status Käsittelyprosessin tila. Tilasiirtymät on automatisoitava, jolloin käsittelyprosessin tapahtuma muuttaa tilan arvoa. Asiakirjan tilalla kuvataan asiakirjan tila luonnosvaiheesta hävittämiseen tai siirtämiseen. Tilan avulla voidaan määritellä kohteen käyttöoikeudet, jolloin esim. luonnosasiakirjalla on rajatut käyttöoikeudet ja valmista asiakirjaa ei saa muuttaa. eams, 5.3, 8.3.1, 8.3.2, 8.3.3, 8.5.5, Tehtävä Function Tehtäväluokituksen mukainen tehtävä, johon kohde on liitetty. eams 5.3, 8.1.2, 8.2.1, 8.2.3, 8.2.6, Toimija Toimija-metatieto tallennetaan ja sen pakollisuus määräytyy käsittelyprosessin vaiheiden mukaisesti. Toimija tarkennetaan roolitiedolla ja henkilö- tai yhteisö-tiedoilla Rooli Agent.Role Toimijaa tarkentava tieto, joka voidaan määritellä organisaatiokohtaisesti. Esimerkkejä asiakirjallisen tiedon käsittelyyn liittyvistä rooleista: Laatija (Agent.mainCreator) Toimeksiantaja (Agent.mandator) Esittelijä (Agent.presenter) Kirjaaja (Agent.registrar) Ratkaisija (Agent.solver) Valmistelija (Agent.draftsman) Vastuuhenkilö (Agent.responsible) Vastuutaho (Agent.mandator) Esimerkkejä asiakirjalliseen tietoon liittyvistä rooleista:

17 17 (37) Julkaisija (Agent.publisher) Lähettäjä (Agent.sender) Muu tekijä (Agent.contributor) Vastaanottaja (Agent.receiver) Jakelija, käyttäjä Henkilö Yhteisö Agent.PersonalName Roolissa kuvatun henkilön selväkielinen nimi, käyttäjätunnus tai muu yksilöivä tunniste. Henkilön nimi esitetään muodossa Sukunimi, Etunimi1 Etunimi2. Asiakirjalla pakollinen, käyttäjä Agent.CorporateName Roolissa kuvatun yhteisön selväkielinen nimi tai muu yksilöivä tunniste, käyttäjä 2.15 Tyyppi Type Kuvailtavan kohteen käyttötarkoitus. Käytetään hakutoiminnoissa ja sen avulla voidaan ohjata esim. työnkulkua. Asiakirjan tyyppi on asiakirjan hallintaan ja sisällön kuvailuun liittyvää tietoa. Asiakirjan hallintaan liittyvänä tietona tyyppi kuvaa asiakirjan käyttötarkoitusta eli toimenpidettä, jonka ilmentymä asiakirja on (esim. lausuntopyyntö). Tyyppi kuvaa tai määrittää myös asiakirjan rakennetta, jolloin se voi toimia viitteenä asiakirjapohjan valinnalle. asiakirjalle

18 18 (37) eams 5.3, 8.2.1, 8.2.3

19 19 (37) 3 Asiakirjallisen tiedon käsittelyn metatiedot 3.1 Aikamääre Päättymispvm Tässä luvussa on kuvattu yhteisiä metatietoja täydentävät, asiakirjallisen tiedon käsittelystä tallennettavat metatiedot. Päivämäärän tallentamiseen suositellaan SFS-EN standardin mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Date.Finished Käsittelyn päättymispäivä 3.2 Sähköinen tiedoksianto Suostumusajankohta ElectronicNotification.AcceptionDate Päivämäärä, jolloin suostumus sähköiseen tiedoksiantoon on annettu., jos suostumus sähköiseen tiedoksiantoon on annettu Suostumuskuvaus ElectronicNotification.AcceptionDescription Suostumusajankohtaan liittyvä suostumuskuvaus, jos suostumus sähköiseen tiedoksiantoon on annettu Käyttäjä Tiedoksiantoperiodi ElectronicNotification.NotificationPeriod Tiedoksiantoperiodiin tallennetaan se ajanjakso, jolloin päätös on haettavissa

20 20 (37) tietojärjestelmästä, jos suostumus sähköiseen tiedoksiantoon on annettu Tiedoksiannon hakeminen ElectronicNotification.Delivered Päivämäärä, jolloin sähköinen tiedoksianto on haettu, jos suostumus sähköiseen tiedoksiantoon on annettu Muun tiedoksiannon lähettämispvm ElectronicNotification.DeliveryDate Päivämäärä, jolloin muu kuin sähköinen tiedoksianto on lähetetty. Tallennetaan, mikäli sähköisen tiedoksiantoperiodin aikaraja on saavutettu, jos suostumus sähköiseen tiedoksiantoon on annettu Muun tiedoksiannon saapumispvm ElectronicNotification.ArrivalDate Muun todisteellisen tiedoksiannon päivämäärä eli päivämäärä, jolloin tiedoksianto on saavuttanut vastaanottajan., jos muu todisteellinen tiedoksianto on tehty

21 21 (37) 4 Asiakirjan metatiedot 4.1 Aikamääre Hyväksytty Tässä luvussa on kuvattu yhteisiä metatietoja täydentävät asiakirjan metatiedot. Päivämäärän tallentamiseen suositellaan SFS-EN standardin mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Date.Accepted Hyväksymispäivämäärä, käyttäjä Koottu Date.Gathered Mikäli asiakirja on koottu tuottamalla esimerkiksi raportti erillisrekisteristä, tämä tekninen laatimispäivämäärä voidaan tallentaa osaelementillä Koottu. Tämä voi olla tarpeen esimerkiksi silloin, jos asiakirjan vastuuhenkilö tuottaa pohjan asiakirjaluonnosta varten erillisrekisteristä, mutta muokkaa tietoja myöhemmin ja merkitsee laatimispäiväksi sen päivän, jona asiakirja valmistui. Tällöin tällä elementillä voidaan osoittaa, minkä hetken tilannetta tiedot koskevat Voimassaoloaika Date.Valid Asiakirjan voimassaoloaika, käyttäjä

22 22 (37) 4.2 Asiakirjan alkuperäisyys ja eheys todettu Tarkastaja Aikamääre Kun sähköisesti allekirjoitettu asiakirja saapuu järjestelmään, sen alkuperäisyys ja eheys on todettava. Siitä tehdään merkinnät asiakirjan alkuperäisyys ja eheys todettu - metatietorakenteeseen. Authenticity.Checker Tarkastusmerkinnän tekijä sähköisesti allekirjoitetuille asiakirjoille Authenticity.Date Tarkastusmerkinnän aikamääre sähköisesti allekirjoitetuille asiakirjoille Kuvaus Authenticity.Description Kuvaukseen tallennetaan tarkastustoimenpiteen sisältö. Sisältö voi olla esimerkiksi asiakirjan alkuperäisyys todettu, mikäli alkuperäisyyttä ja eheyttä ei ole syytä epäillä. sähköisesti allekirjoitetuille asiakirjoille, käyttäjä 4.3 Asiakirjan sähköinen allekirjoitus SignatureDescription Sanallinen merkintä asiakirjan sähköisestä allekirjoituksesta Mikäli asiakirja allekirjoitetaan sähköisesti, asiakirjasta otetaan kopio järjestelmän ulkopuolelle, allekirjoitetaan se sähköisesti ja lähetetään asianomaiselle henkilölle tai organisaatiolle. Tällöin elementtiin tallennetaan esimerkiksi Pääjohtaja allekirjoitti asiakirjan sähköisesti ja asiakirja asetettiin asianomaisen saataville asiointijärjestelmän päätöstietokantaan.

23 23 (37) Saapuvalle sähköisesti allekirjoitetulle asiakirjalle tallennetaan esimerkiksi asiakirja oli saapuessaan varustettu sisäasiainministeriön sähköisellä allekirjoituksella. Alkuperäisyys- ja eheystarkastuksen tiedot tallennetaan Asiakirjan alkuperäisyys ja eheys todettu -metatietorakenteeseen., käyttäjä 4.4 Kattavuus Coverage Kohteen hallinnonala tai ajallinen tai maantieteellinen kate. Käyttäjä Hallinnonala Alueellinen Coverage.Jurisdiction Kohteen hallinnonala, jota sisältö käsittelee. Käyttäjä Coverage.Spatial Kohteen maantieteellinen kattavuus. Esimerkkejä merkintätavoista: - ISO Maiden nimien standardoidut esitysmuodot - DCMI Point - Koordinaatit pisteelle - DCMI Box - Koordinaatit alueelle tai tilalle - TGN - The Getty Thesaurus of Geographic Names, Maantieteellisten nimien sanasto - SFS-EN ISO Maiden ja niiden osa-alueiden tunnukset. Osa 1: Maiden nimien tunnukset. - Free text - alueellisen katteen tekstimuotoinen kuvaus

24 24 (37) Käyttäjä Ajallinen 4.5 Kohdeyleisö Coverage.Temporal Aikakausi, jota asiakirjan sisältö käsittelee. Esimerkkejä merkintätavoista: - W3C-DTF - W3C:n merkintätapa ajankohdille, perustuu ISO 8601 standardiin - DCMI Period - Ajanjaksojen merkintätapa, DC yhteisön luoma - Free text - Ajallisen katteen tekstimuotoinen kuvaus Käyttäjä Audience Kuvailee käyttäjäryhmän tai sen yleisön, jolle kuvailtava kohde on tarkoitettu. Käyttäjä 4.6 Lähde Source Tallenne, johon kuvailtava kohde perustuu kokonaan tai osittain. Kun lähde viittaa toiseen tallenteeseen, on suositeltavaa viitata lähteeseen URItunnuksella. Vaihtoehtoisesti voidaan käyttää vapaata tekstiä. Käyttäjä 4.7 Oikeudet Rights Julkisen kohteen vapaata käyttöä koskevat rajoitukset. Julkisen asiakirjan vapaata käyttöä koskevia rajoituksia voivat olla esim. tekijänoikeus tai henkilötietojen luovuttamista koskeva rajoitus. Kohteen tekijänoikeuksia koskevat tiedot. Lyhyt maininta käyttöoikeuksista tai linkki

25 25 (37) tarkempiin tekijänoikeustietoihin tai palveluun, joka antaa tietoja käyttömahdollisuuksista. Käyttäjä 4.8 Suhde /Liittyy pakollisena Relation.Requires/Relation.IsRequiredBy Riippuvuussuhteella tarkoitetaan kohteiden välistä pakollisuutta, jossa toista ei voi hyödyntää ilman toista, käyttäjä Sisältää/Kuuluu Relation.HasPart/Relation.IsPartOf Osa-/kokonaisuus -tyyppisissä suhteissa (sisältää kuuluu) ryhmä tai asiakirja on toisen ryhmän tai asiakirjan fyysinen tai looginen osa., käyttäjä Myöhempi formaatti/aikaisempi formaatti Relation.HasFormat/Relation.IsFormatOf Asiakirjojen välinen viittaus, kun asiakirjat ovat saman tiedon eri esitysmuotoja., käyttäjä Vanhempi versio/uudempi versio Relation.HasVersion/Relation.IsVersionOf

26 26 (37) Saman asiakirjan eri versioiden välinen suhde, käyttäjä Julkinen ( mustattu ) versio/salassa pidettävää tietoa sisältävä versio Relation.HasRedaction/Relation.IsRedactionOf Viittaus asiakirjaan, josta on poistettu tai muulla tavalla piilotettu salaiset osuudet., käyttäjä 4.9 Suojeluluokka ProtectionClass Suojeluluokka, jolla varaudutaan poikkeuksellisiin olosuhteisiin. Suojeluluokka on pakollinen tieto fyysisille tietovälineille. eams 4.10 Vaihtoehtoinen nimeke AlternativeTitle Kohteen vaihtoehtoinen nimi. Käyttäjä 4.11 Versio Version Asiakirjan versiotunnus, jos asiakirjasta on useita versioita

27 27 (37) Viitattaessa asiakirjan eri versioihin versiotieto on toistettava pääasiakirjatasolla.

28 28 (37) 5 Toimenpiteen metatiedot 5.1 Aikamääre Hyväksytty Julkistettu Laadittu Lähetetty Toimenpide ei peri yhteisiä metatietoja, vaan tässä luvussa on kuvattu kaikki toimenpiteeseen liitettävät metatiedot. Osasta toimenpiteen metatietokuvauksista on viitattu yhteisten metatietojen määritelmään. Päivämäärän tallentamiseen suositellaan SFS-EN standardin mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Date.Accepted Hyväksymispäivämäärä (jos toimenpide koskee jotakin hyväksymistä edellyttävää osaa käsittelyprosessissa) Date.Issued Toimenpiteen tietojen poikkeava julkistamispäivä Ks Avattu/laadittu Date.Sent Ajankohta, jolloin toimenpide on lähetetty sähköisenä tietojoukkona toiseen järjestelmään.

29 29 (37) Muokattu Date.Modified Toimenpiteen tietojen viimeisin muokkausajankohta Voimassaoloaika 5.2 Kuvaus 5.3 Nimeke Date.Valid Toimenpiteen käsittelyn määräaika. Esimerkkinä lausuntopyyntö, johon odotetaan lausuntoja määräajan mukaisesti. Lausuntopyyntö voidaan tallentaa omaksi toimenpiteekseen ja lausunto omakseen., käyttäjä Ks. 2.5 Kuvaus Ks. 2.7 Nimeke 5.4 Organisaatiokohtaiset metatiedot 5.5 Toimija Ks. 2.8 Organisaatiokohtaiset metatiedot Ks Toimija 5.6 Tyyppi Type Toimenpiteen luonnetta kuvaava tieto, jolla voidaan ohjata toimenpiteiden tuottamista prosessiohjatusti. Käytetään myös hakuehtona. Esimerkki mahdollisista arvoista hallinnollisessa prosessissa: käsittely/valmistelu päätöksenteko

30 30 (37) tiedoksianto/toimeenpano oikaisuvaatimus/valitusmenettely seuranta/valvonta Esimerkki mahdollisista arvoista hoitoprosessissa: Tulotilanne Hoidon suunnittelu Hoidon toteutus Hoidon arviointi eams 5.3, 8.1.2

31 31 (37) 6 Siirron tekniset metatiedot Tässä luvussa kuvataan siirtokokonaisuuden tekniset metatiedot. Metatiedot jakautuvat: Identifiointitietoihin Kontaktitietoihin Siirrettävän kohteen metatietoihin 6.1 Siirtokokonaisuuden identifiointitiedot Identifiointitunnus Identifier.NativeId Siirtokokonaisuuden identifioiva tunnus (esim. OID) Järjestelmä Käyttötarkoitus UseType Tiedoston käyttötarkoitus. Mahdollisia arvoja ovat: Arkisto Natiivi Julkaisu Käyttäjä Nimeke Title n nimi, josta aineisto siirretään Järjestelmä, käyttäjä

32 32 (37) Siirtosopimuksen tunnus TransferContractId Aineiston siirtämiseen liittyvän sopimuksen tunnus Järjestelmä, käyttäjä/arkistolaitos Aineiston metatietojen skeema 6.2 Kontaktitiedot Organisaatio Nimi MetadataSchema Siirtokokonaisuuteen sisältyvän aineiston metatietoja kuvaava skeema Järjestelmä, käyttäjä Organisation.Name Organisaation nimi, joka on lähettänyt siirtokokonaisuuden Käyttäjä Kontaktihenkilö Nimi ContactPerson.Name Teknisen kontaktihenkilön nimi. Kontaktihenkilö, johon voidaan ottaa yhteyttä esim. virheselvittelyssä. Käyttäjä 9.1.3

33 33 (37) Osoite ContactPerson.Address Kontaktihenkilön osoite Käyttäjä Puhelinnumero ContactPerson.PhoneNumber Kontaktihenkilön puhelinnumero Käyttäjä Sähköpostiosoite ContactPerson. Kontaktihenkilön sähköpostisoite Käyttäjä Tehtäväluokitus Päätehtävä ClassificationScheme.MainFunction Tehtäväluokituksen päätaso eli päätehtävä Järjestelmä Tehtävä ClassificationScheme.FunctionClassification Tehtäväluokituksen tehtävä-taso

34 34 (37) Järjestelmä Alatehtävä ClassificationScheme.SubFunction Tehtäväluokituksen alatehtävä-taso, joka on rekursiivinen eli toistuva taso. Järjestelmä Vaaimukset: Tunnus ClassificationScheme.FunctionCode Tehtäväluokituksen tunnus, jota käytetään kaikilla tehtäväluokituksen tasoilla. Järjestelmä Nimeke ClassificationScheme.Title Tehtäväluokituksen nimeke, jota käytetään kaikilla tehtäväluokituksen tasoilla. Järjestelmä 6.4 Siirrettävän kohteen metatiedot Identifiointitunnus Identifier.NativeId Kohteen identifioiva tunnus (esim. OID) Järjestelmä

35 35 (37) Tiedosto Nimi File.Name Tiedoston nimi (8+3 merkkiä) Järjestelmä Hakemistopolku File.Path Tiedoston fyysinen hakemistopolku Järjestelmä Formaatti Nimi Format.Name Tiedoston tallennusformaatin nimi Järjestelmä Versio Format.Version Tiedoston tallennusformaatin versio Järjestelmä

36 36 (37) Median identifiointitunnus MediumID Tietovälineen identifiointitunnus, kun aineisto toimitetaan fyysisellä tietovälineellä. Ilmaisee kohdekohtaisesti tietovälineen, jolla kohde siirretään. Järjestelmä Eheystunnisteen algoritmi HashAlgorithm Asiakirjan eheyden varmistamiseen käytetty algoritmi Järjestelmä 9.2.4, 9.2.5, Eheystunnisteen arvo HashValue Asiakirjan eheystunnisteen arvo Järjestelmä 9.2.4, 9.2.5, Salaustapa Encryption Salaustapa, jota on käytetty siirrettävän kohteen salaamiseen Järjestelmä

37 37 (37) 7 Liite 1: Metatietomuutokset SÄHKE1:stä SÄHKE2:een Formaatti Hävitysaika Kuvaus Käyttörajoitus/ Käsittelyoikeus Organisaatiokohtaiset metatiedot Saatavilla Saatavuus Sijaintipaikka Suojaustaso Säilytysaika Säilytyshistoria Tapahtuma- ja muutosloki Tehtävä Tyyppi Poistettu asiakirjallisen tiedon käsittelyn metatietomallista. Aineiston formaatti kuvaillaan siirtotiedostoon. Määräajan säilytettävät asiakirjalliset tiedot hävitetään säilytysajan umpeuduttua (ml. metatiedot). Rakenteesta poistettu lisätietoja ja sisällysluettelo. Muuttunut nimi: Käyttäjäryhmä Vapaamuotoiset, organisaatiokohtaiset lisämetatiedot. Organisaatio voi sisällyttää tähän sellaisia metatietoja, joita ei ole määritelty SÄHKE2- metatietomallissa. Poistettu toimenpiteen metatiedoista tarpeettomana. tieto, joka on poistettu metatietomallista. Toimijalle on lisätty rooli jakelija. Tyyppi-tarkenne poistettu. Lisätty tietoaineiston suojaustaso, johon kuuluvat kaikki tietoaineistot, joissa rajoitetaan tietoon pääsyä ja/tai sen käyttöä. (VAHTIluonnos/Tietoaineistoturvallisuus valtionhallinnossa ver. 1.0) Säilytysaika määritellään asiakirjallisille tiedoille (asiakirjallisen tiedon käsittely, toimenpiteet ja asiakirja). Poistettu metatietomallista. Tehtäväluokituksessa tapahtuvat muutokset tallennetaan Suhde/Korvaa-Korvattu -metatietona. Poistettu metatietomallista, koska lokitapahtumia ei tallenneta tai käsitellä metatietoina. Tehtäväluokituksen mukainen tehtävä, johon kohde on liitetty. Toimenpiteen tyyppi on määritelty pakolliseksi. Lisätty esimerkit arvojoukoista.