JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Koko: px
Aloita esitys sivulta:

Download "JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa"

Transkriptio

1 JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa Versio: luonnos 0.91 Julkaistu: Voimassaoloaika: Sisällys 1 Johdanto Soveltamisala Terminologia Nykytila SÄHKE Suositukset Tietojärjestelmien hankinta ja kehittäminen Asiakirjojen muodostaminen tai vastaanottaminen Käsittely Säilytys Opastavat tiedot /13

2 1 Johdanto Tämän suosituksen tarkoitus on tukea julkishallinnon organisaatioita Arkistolaitoksen SÄHKE2-määräyksen (jatkossa SÄHKE2) asettamien vaatimusten toteuttamisessa tietojärjestelmiin. Suosituksessa pyritään tunnistamaan nykytekniikan mukaisia konkreettisia keinoja saavuttaa SÄHKE2:n kuvaama tavoitetila. Tavoitteena on tukea organisaation asiakirjallisten tietojen käsittelyn, hallinnan ja säilyttämisen kehittämistä siten, että se on tiedon sähköisen säilyttämisen edellyttämällä tasolla koko elinkaaren ajan. Suosituksen aihe-alue on osa laajempaa kokonaisuutta johon liittyy toiminnan kehittäminen sekä tietojen yhteentoimivuuden edistäminen. Tämä suositus keskittyy tietojärjestelmien kehittämiseen. Suosituksen avulla saavutettavia etuja organisaatiolle ovat: Tietojen käsittelyn tehostaminen Henkilötyön säästäminen Tiedon todistusvoimaisuuden parantaminen Sähköisen säilyttämisen ja hävittämisen mahdollistaminen Tiedon löydettävyyden parantaminen Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessien tietoturvallisuuden parantaminen Tietojen hallinnassa on kysymys lainsäädännössä asetettujen toiminnallisten ja laadullisten vaatimusten toteuttamisesta organisaation toiminnassa. Toteuttamisessa on käytännön haasteena tietojen käsittelyn jakautuminen erilaisiin järjestelmiin ja asiointikanaviin. Asiakirjallisen tiedon hallinnan keskeiset ominaisuudet ja näihin liittyvät kysymykset on esitetty seuraavassa taulukossa. Taulukko 1 Asiakirjallisen tiedon hallinnan keskeiset ominaisuudet Ominaisuus Kysymykset Tietojen käytettävyys Miten oikea tieto saadaan luotettavasti ja nopeasti esiin? Missä tietoa säilytetään? Onko tieto ymmärrettävässä muodossa? Onko organisaation julkinen tieto saatavissa? Mihin kokonaisuuteen tieto liittyy? Asiakirjan muodostaminen tai Kuinka asiakirjan metatiedot muodostetaan automaattisesti? vastaanottaminen Toimivatko kaikki eri asiointikanavat yhdenmukaisesti asiakirjoja vastaanotettaessa? Tietojen laatu Miten tiedon alkuperä, luotettavuus ja eheys varmistetaan? Mikä asiakirjan kopioista on ensisijainen ja uusin versio? Ketkä kaikki ovat käsitelleet asiakirjaa? Puuttuuko asiakirjasta sivuja tai onko tietosisältöä muutettu? Käsittelyprosessien tehokkuus ja tarkoituksenmukaisuus Tietosuojan toteutuminen Säilyttäminen ja hävittäminen Onko nykyisiä toimintatapoja mahdollista tehostaa? Tehdäänkö samaa tehtävää usealla eri tavalla ja välineellä? Käytetäänkö tehtävän suorittamiseen useampaa kuin yhtä tietojärjestelmää ja siirtyykö tieto järjestelmien välillä luotettavasti ja automaattisesti? Kuka on tiedon omistaja? Miten varmistutaan siitä, että vain ne henkilöt joilla on siihen oikeus, voivat lukea ja käsitellä tietoa? Voidaanko jälkikäteen nähdä ketkä ovat lukeneet ja käsitelleet tietoa? Onko tietojen säilyttäminen toteutettu siten, että käytettävyys vastaa tarpeita? Säilytetäänkö tiedot siten että niiden laatu ei kärsi? Hävitetäänkö tieto kun sen säilyttämiseen ei ole enää perusteita? Hävitetäänkö tiedon kaikki kopiot? SÄHKE2:n mukainen ratkaisu tietojen hallinnan haasteisiin on sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma (eams). eams on organisaation tehtäväluokitukseen perustuva järjestelmä, jossa kuvataan tehtävien käsittelyvaiheet, asiakirjalliset tiedot ja asiakirjatyypit sekä niiden oletusmetatietoarvot (esimerkiksi 2/13

3 säilytysaika). eams-järjestelmän rooli organisaation tietojärjestelmäarkkitehtuurissa on toimia keskitettynä asiakirjallisten tietojen hallinnan välineenä. Suositus perustuu määräykseen SÄHKE2 (Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen, Arkistolaitos AL 9815/ /2008, ). Tiedonhallintaa koskevia vaatimuksia on asetettu lainsäädännössä. Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) ja sitä täydentävä asetus (1030/1999) edellyttävät, että viranomaisella tulee olla sellaiset tiedon hallinnan välineet, jotka palvelevat viranomaistoiminnan julkisuutta, avoimuutta ja tietosuojan sekä tietoturvallisuuden toteuttamista. Viranomaisella täytyy olla tieto siitä, miten sen tehtävien hoitoon liittyvät asiakirjat ja tiedot kertyvät, miten ne etenevät organisaation käsittelyprosesseissa ja miten ne säilytetään ja hävitetään. Ohjeistusta tiedon hallinnasta on lisäksi annettu mm. Laissa sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003), Arkistolaissa (831/1994) ja Henkilötietolaissa (523/1999). SÄHKE2:n liittyvät seuraavat kansallisarkiston tulevat ohjeet: Kansallisarkiston ohje tietojen hävittämisestä Kansallisarkiston ohje siirtämisestä pysyväissäilytykseen 2 Soveltamisala Tässä suosituksessa annetaan SÄHKE2:n käyttöönottoon liittyviä suosituksia julkishallinnon organisaatioille. Suositusta voidaan hyödyntää myös muualla kuin julkishallinnossa. Suosituksen kohderyhmiä ovat valtionhallinnon ja kunnallishallinnon organisaatioiden tietohallinto, johto, asiakirjahallinto sekä yhteistyötahot. 3 Terminologia Asiakirjallinen tieto/asiakirja Organisaation tehtävien ja niiden käsittelyprosessien yhteydessä kertyvä tieto, jonka organisaatio on tuottanut tai vastaanottanut osana tehtäviään ja jota se säilyttää tietovarantona sekä todisteena (ISO-SFS /Asiakirja). Teknisesti asiakirja koostuu yhdestä tai useammasta tiedostosta ja siihen liittyvistä metatiedoista. Metatieto (kuvailutieto) Metatiedot ovat asiakirjallisen tiedon kontekstia, sisältöä ja rakennetta sekä asiakirjallisen tiedon hallintaa ja käsittelyä koko niiden elinkaaren ajan kuvaavaa tietoa. Metatiedot mahdollistavat asiakirjallisten tietojen haun, paikallistamisen ja tunnistamisen. Niiden avulla myös automatisoidaan asiakirjallisten tietojen laatimis- ja käsittelyvaiheita sekä määritellään viittauksia eri asiakirjallisten tietojen välille (SÄHKE2). Tehtäväluokitus Organisaation lakisääteisten tehtävien ja tuki- ja ylläpitotehtävien hierarkkinen luettelo (SÄHKE2). Yhteentoimivuus Tietojärjestelmien kyky viestiä keskenään sellaisella tavalla tai siinä laajuudessa, että ne voivat rutiinimaisesti käyttää toistensa tuloksia omassa toiminnassaan (ATK-sanakirja, Tietotekniikan liitto ry) Asiakirjan elinkaari Asiakirjan elinkaari on mallinnus asiakirjalle tehtävistä toimenpiteistä alkaen muodostamisesta tai vastaanottamisesta ja päättyen pysyvään säilyttämiseen tai hävittämiseen. 3/13

4 Asiointikanava Tapa tai väline jolla asiointiin liittyvä kommunikointi kahden osapuolen välillä tapahtuu. Viranomaisen ja kansalaisen välisiä mahdollisia asiointikanavia ovat esimerkiksi sähköposti, puhelin, kirje, faksi, sähköinen asiointipalvelu ja käynti virastossa. 4 Nykytila Julkishallinnon organisaatioiden tapa käsitellä tietoja eroaa toisistaan. Eroja syntyy esimerkiksi organisaatioiden erilaisista tehtävistä, kokoeroista ja organisaatioita koskeneista rakennemuutoksista. Julkishallinnon organisaatioita yhdistää pyrkimys hyvään tiedonhallintatapaan, johon velvoitetaan myös lainsäädännössä. Yhteentoimivuuteen ja yhdenmukaisuuteen ei kuitenkaan pakoteta, vaan organisaatioilla on ollut vapaus valita käyttämänsä välineet ja tavat. Keskeiset asiakirjallisen tiedon hallintaan käytetyt menetelmät ovat metatiedot, rekisteröinti ja arkistonmuodostussuunnitelma (AMS). Rekisteröinti (diariointi, kirjaaminen, luettelointi) on tarkoittanut perinteisesti kaikkien saapuvien ja lähtevien asiakirjojen merkitsemistä rekisteriin. Rekisteri kokoaa tiedot rekisteriin liitetyistä yksittäisistä asiakirjoista ja niiden käsittelyn tilasta organisaatiossa sekä mahdollistaa tietojen löytämisen. AMS:n avulla kuvataan organisaation tietoaineiston käsittelyä, säilytystä ja hävittämistä koskevat menettelytavat. Kun rekisteröinnissä keskitytään yksittäisiin asiakirjoihin, on AMS:n näkökulma asiakirjojen luokat (ryhmät, tehtävät, sarjat). Siirtyminen sähköiseen toimintaympäristöön on korostanut rekisteröinnin tarvetta ja mahdollistanut sen automatisoinnin ja kertyvien tietojen lisäämisen. Erilaisten asiointikanavien lisääntymisen johdosta kattava rekisteröinti on aiempaa haastavampaa. AMS on usein toteutettu paperiarkiston hallinnan näkökulmasta, eikä tietojärjestelmissä käsiteltävän tiedon hallintaa ole aina otettu huomioon. Esimerkiksi sähköpostitse tapahtuva asiointi jää usein AMS:n ulkopuolelle. Tietojen säilyttämisen osalta nykykäytännöt vaihtelevat organisaatioittain ja tietojärjestelmittäin. Sähköinen säilyttäminen on harvinaista ja usein säilyttävissä järjestelmissä on rajallinen tuki tietojen hävittämiselle säilytysajan umpeuduttua. Eri organisaatioiden tilanne tietojärjestelmien suhteen on hajanainen. Joissain organisaatioissa käytössä olevat tietojärjestelmät on integroitu keskenään ja niiden muodostama kokonaisuus vastaa organisaation tarpeita. Tyypillisempää on, että organisaatioissa on käytössä erillisiä ja jopa päällekkäisiä järjestelmiä, järjestelmiä ei ole yhdistetty toisiinsa, eikä tietojärjestelmissä ole kaikkea organisaation tehtävien ja velvoitteiden toteuttamiseen tarvittavaa toiminnallisuutta. 5 SÄHKE2 SÄHKE2 esittää tavoitetilan asiakirjallisen tiedon käsittelylle julkishallinnon organisaatioiden tietojärjestelmissä. Tässä osiossa esitetään tiivistettynä SÄHKE2 toiminnallisuus jäsenneltynä asiakirjan elinkaaren mukaisesti. Samaa järjestystä käytetään suositusten jäsentelyssä. 4/13

5 Kuva 1 Asiakirjan elinkaari SÄHKE2:n noudattaminen antaa tietojärjestelmälle seuraavia hyötyjä: mahdollistaa tietojen pitkäaikaisen ja pysyvän säilyttämisen sähköisessä muodossa selkeyttää asiakirjallisen tiedon säilyttämistä ja hävittämistä koskevat vaatimukset edistää eri tietojärjestelmien yhtenäisyyttä tietojen haussa, käytössä, siirrossa ja hävittämisessä Sähköisen säilyttämisen lupa edellyttää tietojärjestelmän osalta SÄHKE2:n kattavaa noudattamista. Muita hyötyjä on mahdollista saavuttaa jo toteutuksen aikana. SÄHKE2:n noudattaminen edellyttää muutoksia organisaation tietojärjestelmiin ja sähköisiin asiakirjoihin. Muutokset voi jakaa seuraaviin osiin: eams-järjestelmä eams-toiminnallisuus eams-metatiedot eams-järjestelmä on keskitetty tietojärjestelmä jossa hallinnoidaan organisaation asiakirjallisen tiedon käsittelyä koskevat säännöt. eams-järjestelmä tarjoaa kyselyrajapintoja asiakirjallista tietoa käsittelevien tietojärjestelmien käyttöön. eams-toiminnallisuudet ovat asiakirjallista tietoa käsittelevien tietojärjestelmien ominaisuuksia. eamstoiminnallisuus sisältää eams-järjestelmän kyselyrajapintojen hyödyntämisen, asiakirjojen eamsmetatietojen tuen ja näiden hyödyntämiseen liittyvät toiminnallisuuden. eams-metatiedot ovat asiakirjaan, toimenpiteeseen tai asiakirjallisen tiedon käsittelyyn liittyviä metatietoja, joita hyödyntäen tietojärjestelmät toteuttavat eams-toiminnallisuuksia. Keskeiset eams-metatiedot ovat asiakirjaan liittyvät tehtäväluokka, asiakirjatyyppi ja toimenpide. Osa muista eams-metatiedoista on kyseltävissä eams-järjestelmästä keskeisten eams-metatietojen avulla. SÄHKE2:ssa käytetyn tietomallin kolme keskeistä osa-aluetta ovat asiakirjallisen tiedon käsittely, toimenpide ja asiakirja. Taustalla on mallinnus, jossa käsittelyprosessi jakautuu käsittelyvaihteisiin ja yhteen käsittelyvaiheeseen voi liittyä yksi tai useampi asiakirjatyyppi. Toimenpiteet vastaavat käsittelyvaiheita ja kutakin asiakirjaa vastaa asiakirjatyyppi. Asianhallintajärjestelmissä on yleisesti käytössä vastaava mallinnus siten, että asiakirjallisen tiedon käsittelystä käytetään termiä asia. Käytetty mallinnus on esitetty alla. 5/13

6 Kuva 2 SÄHKE2 tietomallin keskeiset osa-alueet Tietojärjestelmiin toteutettava toiminnallisuus on esitetty seuraavassa taulukossa tiivistetysti: Taulukko 2 SÄHKE2:n mukainen toiminnallisuus tietojärjestelmässä Toiminnallisuus Esimerkki Asiakirjaa muodostettaessa tai vastaanotettaessa tietojärjestelmä tuottaa toimenpiteen eams-metatiedot toimenpiteen tyyppi = vireilletulo ja liittää ne toimenpiteen metatiedoiksi laadittu = laatija = Lasse Laatija tuottaa keskeiset eams-metatiedot ja liittää ne asiakirjan metatiedoiksi kyselee eams-järjestelmältä keskeisten eams-metatietojen mukaiset muut eams-metatiedot ja liittää nämä asiakirjan metatiedoiksi Asiakirjaa käsiteltäessä tietojärjestelmä tuottaa toimenpiteen eams-metatiedot ja liittää ne toimenpiteen metatiedoiksi toteuttaa asiakirjan käsittelyn eamsmetatietojen mukaisesti Asiakirjaa säilyttäessä tietojärjestelmä toteuttaa asiakirjan säilyttämisen ja hävittämisen asiakirjan eamsmetatietojen mukaisesti toteuttaa pysyvästi säilytettävien tietojen siirron Kansallisarkiston määritysten mukaisesti (yksityiskohtaiset määritykset ovat erilaiset valtionhallinnossa ja kunnallishallinnossa) asiakirjan tyyppi = Ympäristölupa tehtäväluokka = julkisuusluokka = julkinen säilytysaika = pysyvästi säilytettävä säilytyksen laskentaperiaate = päätöksen ajankohta toimenpiteen tyyppi = valmistelu muokattu = valmistelija = Veera Valmistelija Pääsy asiakirjaan on suojattu julkisuusluokan mukaisesti (julkinen / salassa pidettävä). Asiakirja metatietoineen hävitetään säilytysajan päätyttyä ja hävittämisestä muodostuu hävitysluettelo. Tiedonsiirtorakenne on SÄHKE2:n mukainen. Seuraavissa kuvissa on esitetty esimerkki organisaation tietojärjestelmissä ilman eams-järjestelmää ja eams-järjestelmän kanssa. 6/13

7 Kuva 3 Esimerkki nykytilasta Kuvassa 3 esitetään tietojärjestelmäkokonaisuus, jossa kolme tietojärjestelmää toteuttaa kukin erilaisen osajoukon asiakirjan elinkaaren hallinnan toiminnallisuuksia. Kaksi järjestelmistä on integroitu toisiinsa, kolmannesta järjestelmästä ei ole liityntöjä muihin järjestelmiin. Kahdesta järjestelmästä arkistointi on toteutettu paperisessa muodossa, kolmannessa säilyttämistoiminnallisuus on toteutettu järjestelmässä itsessään. Esimerkkijärjestelmän haasteena on eri järjestelmien tietojen ja toimintatapojen yhtenäisyyden hallinta. Osaan taulukossa 1 esitetyistä kysymyksistä vastaaminen on vaikeaa. Kuva 4 Esimerkki SÄHKE2:n mukaisesta tavoitetilasta 7/13

8 Kuvassa 4 esitetty tietojärjestelmäkokonaisuus eroaa kuvasta 3 siten, että tietojärjestelmäkokonaisuuteen on lisätty eams-järjestelmä ja kuhunkin kolmesta järjestelmästä on lisätty eams-toiminnallisuutta. Lisäksi kokonaisuuteen on lisätty uusi sähköinen arkistojärjestelmä. Yhteistä edellisen kuvan tilanteeseen on se, että samat kolme tietojärjestelmää toteuttavat vastaavan osajoukon asiakirjan elinkaaren hallinnan toiminnallisuuksia. Kaikki järjestelmät ovat integroituja toisiinsa. Arkistointi on toteutettu keskitetyn sähköisen arkiston avulla, mutta yhdessä tietojärjestelmissä säilytetään yhä osa tiedoista järjestelmässä itsessään. eams-järjestelmässä hallinnoidaan tietojärjestelmien muodostaman kokonaisuuden tietoja ja järjestelmät kyselevät eams-järjestelmältä omaa osuuttaan koskevia arvoja tarpeen mukaan. Esimerkkijärjestelmässä tietojärjestelmät muodostavat yhtenäisen kokonaisuuden jota on mahdollista hallita keskitetysti. Taulukossa 1 esitettyihin kysymyksiin vastaaminen on helppoa. Yksittäiseen tietojärjestelmään tarvittavat muutokset on jaettavissa seuraaviin vaiheisiin: 1. tietojärjestelmässä on paikka asiakirjallisen tiedon käsittelylle, toimenpiteelle ja näiden eamsmetatiedoille 2. tietojärjestelmässä on paikka asiakirjan eams-metatiedoille 3. tietojärjestelmä tuottaa pakolliset eams-metatiedot 4. tietojärjestelmä kyselee muut eams-metatiedot eams-järjestelmältä 5. tietojärjestelmä toteuttaa sitä koskevat hävittämiseen ja säilyttämiseen liittyvät eamstoiminnallisuudet 6. tietojärjestelmä toteuttaa sitä koskevat muut eams-toiminnallisuudet 6 Suositukset Suositusten ymmärtäminen edellyttää perehtymistä SÄHKE2:en. 6.1 Tietojärjestelmien hankinta ja kehittäminen 1. Organisaation järjestelmäarkkitehtuuri tulee suunnitella ja kehittää siten, että muodostuva kokonaisuus palvelee organisaation tiedon hallinnan tarpeita. Toimiva kokonaisuus on mahdollista toteuttaa monella eri tapaa. Kehittämisessä pyritään tyypillisesti vähentämään järjestelmien määrää ja integroimaan järjestelmät toisiinsa. 2. Uusia tietojärjestelmiä hankittaessa tulee SÄHKE2:n mukaiset tiedonohjauksen toiminnallisuudet asettaa sitoviksi vaatimuksiksi tarjouspyyntövaiheessa. Yksityiskohtaiset vaatimukset vaihtelevat organisaation järjestelmäarkkitehtuurin ja hankittavan järjestelmän käyttötarkoituksen mukaan. 3. Nykyisiä järjestelmiä kehitettäessä tulee SÄHKE2:n mukaiset tiedonohjauksen toiminnallisuudet asettaa sitoviksi vaatimuksiksi määrittelyvaiheessa. Yksityiskohtaiset vaatimukset vaihtelevat organisaation järjestelmäarkkitehtuurin ja järjestelmän käyttötarkoituksen mukaan. Kehittäminen on mahdollista vaiheistaa esimerkiksi siten, että luvussa 5 esitetyistä vaiheista toteutetaan ensin 1-3, seuraavaksi 4-5 ja lopuksi 6. 8/13

9 4. Tiedon ohjausta kehitettäessä on suositeltavaa rakentaa ensin eams-järjestelmä ja liittää muita tietojärjestelmiä sen piiriin vaiheittain. eams-järjestelmä on mahdollista toteuttaa johonkin olemassa olevaan tietojärjestelmään. Tällöin pitää ottaa huomioon se, että toteutus soveltuu myös muiden tietojärjestelmien käyttöön eikä jää vain yhden yksittäisen järjestelmän hyödyntämäksi. Jos eams-järjestelmää ei ole käytössä tietojärjestelmää hankittaessa, pitää käytetyt luokitukset tuottaa ja hallinnoida järjestelmässä paikallisesti. Kun organisaatio myöhemmin hankkii eams-järjestelmän, tulee järjestelmässä käytetyt osaluokituksen mukaiset tiedot myöhemmin yhdistää eams-järjestelmän luokituksiin. Kaikkea eams-toiminnallisuutta ei ole pakko toteuttaa ja ottaa käyttöön yhdellä kertaa. 5. eams järjestelmään sisältyvä arkistonmuodostussuunnitelma voidaan kehittää vaiheittain. Vaiheistaminen voi tapahtua tehtäväluokka kerrallaan ja/tai tietojärjestelmä kerrallaan. Pysyvän säilyttämisen lupa on edellyttää että eams on kattava tietyn tietojärjestelmän osalta. eams:in soveltaminen tietojärjestelmässä ei edellytä kattavan tehtäväluokittelun laatimista tai täysin valmista eams:ia. Luokittelua ja eams:ia on mahdollista kehittää ja täydentää sitä mukaa kun järjestelmän piiriin liittyy uusia tietojärjestelmiä tai asiakirjallista tietoa. Luokittelun laatimisessa on mahdollista käyttää soveltuvin osin valmiiksi kuvattuja yhtenäisiä prosesseja. Näitä ovat esimerkiksi henkilöstöhallinnon prosessit. 6.2 Asiakirjojen muodostaminen tai vastaanottaminen 6. Asiakirjaa muodostettaessa tai vastaanotettaessa tietojärjestelmän tulee automaattisesti luoda asiakirjan tehtäväluokka, toimenpide ja asiakirjan tyyppi -tiedot. Nämä kolme metatietoarvoa ovat keskeinen avain, jolla asiakirja liitetään tiedonohjauksen piiriin. Tietojen muodostamisen ei pidä olla riippuvainen eams-järjestelmän olemassaolosta. Tietojärjestelmiä hankittaessa ja kehitettäessä näiden metatietoarvojen muodostamiseen ja tallentamiseen tulee varautua. Käytettäessä sähköistä asiointikanavaa (esimerkiksi portaali-järjestelmä) on tietojen muodostaminen automaattisesti mahdollista. Sähköpostitse tai paperimuodossa saapuvien tietojen osalta tietojen muodostaminen on käsityötä. 9/13

10 7. Asiakirjaa muodostettaessa tai vastaanotettaessa sen metatiedot tulee täydentää eamsjärjestelmän tiedoilla. Kyseltäessä eams-järjestelmältä metatietoarvoja käytetään avaintietona tehtäväluokka, toimenpide ja asiakirjan tyyppi -tietoja. Tietojärjestelmiä hankittaessa ja kehitettäessä näiden arvojen kyselemiseen ja tallentamiseen tulee varautua. Kyseltävät arvot vastaavat kyselyhetken tilannetta ja toimivat asiakirjan metatietojen oletusarvoina. Joissain käyttötapauksissa voi olla tarpeen tarjota käyttäjälle mahdollisuus muuttaa arvoja. Metatietoarvoja on mahdollista kysellä eams-järjestelmältä myös asiakirjan elinkaaren myöhemmissä vaiheissa. 8. Asiakirjaa muodostettaessa tai vastaanotettaessa suositellaan että sen eams-metatiedot muodostetaan kattavasti. 9. Asiakirjojen yksilöinnissä tulee käyttää aidosti yksilöiviä tunnuksia. Yksi mahdollinen menetelmä on OID (JHS 159). 10. Asiakirjan metatietojen muodostaminen tulee mahdollisuuksien mukaan automatisoida tietoa käsittelevissä tietojärjestelmissä. Automatisoinnin ollessa mahdotonta on sallittua jättää valinta käyttäjälle. Loppukäyttäjän valittavissa olevat arvot suositellaan rajaamaan automaattisesti. Mikäli metatietojen syöttäminen jää loppukäyttäjän vastuulle, hänelle on tarjottava riittävä koulutus, ohjeistus ja tuki. Salassa pidettävien tietojen merkitsemiseen tulee kiinnittää erityistä huomiota. 11. Eri tietojärjestelmissä käytettävien metatietojen koodistojen ja arvolistojen yhtenäistämistä tulee kehittää. Kun saatavilla on kansallisesti vakiintunut arvolista, on sen mukaisten arvojen käyttö suositeltavaa. Arvoja voidaan yhtenäistää keskitettyjä koodistoja käyttäen. Koodistoja voidaan jaella esimerkiksi hakemisto- tai koodistopalvelimia käyttäen. Keskeisiä yhtenäistettäviä arvolistoja ovat tehtäväluokittelu, toimenpidetyyppi ja asiakirjatyyppi. 12. Pysyvästi ja määräaikaisesti säilytettävien asiakirjojen osalta suositellaan käytettäväksi SÄHKE2:n mukaisia metatietoja ja menetelmiä. Myös muiden tietojen 1 osalta suositellaan liitettävän samat metatiedot mahdollisuuksien mukaan. Suositeltava toimintatapa on, että muodostettavaan asiakirjalliseen tietoon liitetään aina keskeiset eams-metatiedot. Ei suositella toimintatapaa, jossa eams-metatiedot pyritään liittämään vain pysyvästi säilytettäviin asiakirjoihin. 1 esimerkiksi dokumentti jota ei ole otettu talteen asiakirjana. 10/13

11 13. Suositellaan käytettäväksi tehtäväluokittelun ja asiakirjan tyyppiluokittelun kansallisia määrityksiä niiden valmistuttua. Kansallisten määritysten puuttuessa on sallittua käyttää muita luokitteluja. Laadittaessa omia luokitteluja suositellaan laatimaan luokittelut sitä mukaa kun niille on käyttöä. Toimialoista esimerkiksi terveydenhuollossa ja sosiaalialalla on omia luokittelujaan. 14. Organisaation ulkopuolelta vastaanotettavan tiedon alkuperäisyys ja eheys tulee tarkistaa. Tietojen tarkastaminen on mahdollista toteuttaa automaattisesti kun vastaanottokanava on portaali tai sähköinen rajapinta. Automaattisessa tarkastamisessa voidaan käyttää SÄHKE2:n mukaisia metatietoja ja menetelmiä. Sähköpostitse ja paperimuodossa saapuvan tiedon alkuperäisyys ja eheys suositellaan tarkistamaan käsin. Tämä toimenpide voidaan yhdistää metatietojen syöttämiseen. 15. Tietoa vastaanotettaessa pitää huolehtia tietojen salassa pidosta. Esimerkiksi hakemuksissa hakijan yhteystiedot ovat henkilötietoja ja siten suojattavia, vaikka itse päätös olisikin julkinen. 6.3 Käsittely 16. Tietojen päällekkäistä tallentamista tulee välttää. Mikäli samaa tietoa tarvitaan useammassa järjestelmässä, suositellaan tiedon välittämistä järjestelmien välillä automatisoidusti. Tietoihin tapahtuneiden muutosten tulee päivittyä niihin tietojärjestelmiin joihin tieto on välitetty. Kun tietoja siirretään eri organisaatioiden välillä on keskeistä määrittää tietojen omistajuus. Katso suositus Tietojärjestelmän tulee tukea SÄHKE2:n mukaista käsittelyprosessien mallinnusta. 18. Tietojärjestelmän tulee toteuttaa asiakirjallisen tiedon käsittelyyn ja toimenpiteisiin liittyvä toiminnallisuus. Asiakirjallisen tiedon käsittelyyn ja toimenpiteeseen liittyy molempiin eams-metatietoja 19. Tietojärjestelmän tulee toteuttaa prosessiin liittyvät toiminnallisuudet eams-järjestelmässä hallinnoidaan toimenpiteisiin liittyviä käsittelysääntöjä. Esimerkiksi tietty toimenpide voi aiheuttaa muutoksia asiakirjan metatietoihin. 20. Tietoja suojatessa tulee kiinnittää huomiota myös metatietojen suojaamiseen. Metatietoarvojen muuttamisen pitää tapahtua etukäteen määritettyjen käyttöoikeuksien puitteissa. Salassa pidettävien tietojen osalta tulee myös niihin liittyvät metatiedot suojata. 11/13

12 21. Välitettäessä salassa pidettäviä tietoja tietojärjestelmien välillä tulee kiinnittää huomiota siihen, että suojaamistarve otetaan huomioon myös vastaanottavassa järjestelmässä. Erityisesti henkilötiedot ja turvallisuusluokitellut tiedot on tärkeä suojata riittävällä tasolla. 6.4 Säilytys 22. Säilyttämisen toteutusta suunniteltaessa tulee ottaa huomioon hävitystoiminnallisuuteen liittyvät vaatimukset. Säilytysaika liittyy usein henkilötietoihin ja tietojen säilyttäminen tätä aikaa pidempään on lainsäädännön ja asianomaisen etujen vastaista. Tietoja hävitettäessä tiedot pitää poistaa fyysisesti. Pelkkä tietojen piilottaminen käyttöliittymässä ei riitä hävittämiseksi. Tietoja hävitettäessä tulee ottaa huomioon myös varmuuskopioiden käsittely. Suositellaan että hävitetyt tiedot poistuvat varmuuskopioista niiden normaalin kierron yhteydessä. 23. Hävittäminen tulee toteuttaa kaikkiin niihin tietojärjestelmiin, joissa asiakirjallista tietoa on käsitelty. Joissain tapauksissa on kustannustehokkaampaa keskittää sähköinen säilyttäminen keskitettyyn sähköiseen arkistoon kuin toteuttaa hävittämistoiminnallisuus hajautettuihin järjestelmiin. 24. Hävittäminen tulee toteuttaa siten, että kaikkien organisaatioiden hallinnassa olevat kopiot asiakirjasta hävitetään. Kun asiakirjasta syntyy versioita eri tietojärjestelmiin täytyy kaikkien järjestelmien toteuttaa säilytys yhdenmukaisesti ja hävittää asiakirja eams-järjestelmän säilytyssääntöjen mukaisesti. Vaihtoehtoisesti voidaan määrittää selkeästi mikä järjestelmistä säilyttää alkuperäistä versiota ja missä järjestelmissä oleva tieto on vain käyttökopio joka voidaan hävittää käyttötarpeen päätyttyä. Tietojärjestelmiin tulee silti toteuttaa hävitystoiminnallisuus, mutta käyttökopioiden siivoamiseen riittää yksinkertainen hävityslogiikka (esimerkiksi: hävitä vuoden lopussa kaikki kuluvaa vuotta vanhemmat valmiit asiakirjat ja niiden metatiedot). Asiakirjoista työasemiin jäävien kopioiden hävittämisen osalta suositellaan käyttäjien ohjeistusta sekä valvontaa. 25. Hävittäminen tulee toteuttaa siten, että hävittämisestä laaditaan hävitysesitys ja hävitysluettelo. 26. Hävittäminen tulee toteuttaa siten, että myös asiakirjan metatiedot hävitetään Metatietojen hävittämisen osalta toiminnallisuus eroaa SÄHKE1-määräyksen mukaisesta mallista. 12/13

13 27. Tietojen säilytyksen ja hävittämisen toiminnallisuuksia kehitettäessä suositellaan ottamaan huomioon myös nykyisissä järjestelmissä jo olemassa olevan tiedon säilytys- ja hävitystarpeet. Jos tietojen säilyttämiseen ei ole SÄHKE1- tai SÄHKE2-määräysten mukaista lupaa, ei pysyväissäilyttämistä saa toteuttaa sähköisesti. Tiedonohjauksen mukainen hävitystoiminnallisuus on mahdollista toteuttaa siten, että myös ennen tiedonohjausta muodostetut asiakirjat ovat hävitettävissä. 28. Sähköiseen muotoon siirrettyjen asiakirjojen paperiversioiden hävittämisen aikataulu on organisaation päätettävissä. Hävitysaika suositellaan asettamaan yhdenmukaisesti ja ohjeistamaan hävittäminen selkeästi. Organisaatiolla pitää olla omat ohjeet digitoinnin (skannauksen) laadun varmistamisesta ja paperiversion hävittämisestä. Ennen hävittämistä pitää varmistua siitä, että digitoitu kopio on riittävän laadukas. Pysyvästi säilytettävän aineiston paperiversioiden hävittäminen edellyttää että sähköiselle säilyttämiselle on Arkistolaitoksen lupa. 29. Pysyväissäilytyksen hyväksymät tietomuodot on mahdollista ottaa huomioon tietojärjestelmissä käytettäviä tietomuotoja suunniteltaessa. Jos asiakirjan tietomuoto on jo käsittelyvaiheessa pysyväissäilytykseen kelpaava, vältytään myöhemmältä mahdolliselta tietokonversiolta. Myös asiakirjaa koskevat käyttöoikeudet vaikuttavat yhteentoimivuuteen. Esimerkiksi valokuvien tai musiikin immateriaalioikeudet voivat rajoittaa asiakirjan käyttömahdollisuuksia. 30. Suositeltava tapa käytöstä poistuvien järjestelmien tietojen säilyttämiseen ja hävittämiseen riippuu aineiston säilytysajan pituudesta ja aineistoon kohdistuvan käytön määrästä. Vaihtoehtoja on esimerkiksi seuraavia: Säilyttää järjestelmä käyttövalmiina kunnes järjestelmän sisältämä aineisto on hävitettävissä Siirtää järjestelmä fyysiseltä laitteistolta virtuaaliseen ympäristöön ja säilyttää virtuaalikone käyttövalmiina kunnes järjestelmän sisältämä aineisto on hävitettävissä. Siirtää järjestelmän tietoaineisto erilliseen sähköiseen arkistojärjestelmään. 7 Opastavat tiedot Tätä suositusta ylläpitää Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta JUHTA, puh (09) 16001, sähköposti: JHS-järjestelmän verkkosivut: 13/13

JHS 156 suosituksen päivitys

JHS 156 suosituksen päivitys JHS 156 suosituksen päivitys Mikael Himanka, Avain Technologies Oy Sisältö Suosituksen aikataulu Päivityksen taustat Suosituksen tavoitteet Suosituksen avulla saavutettavat edut Suosituksen menetelmät

Lisätiedot

JHS 176 Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen

JHS 176 Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen JHS 176 Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen Versio: 0.99 Julkaistu: Voimassaoloaika: 31.12.2012 asti Sisällys 1 Johdanto... 2 2 Soveltamisala... 3 3 Termit ja määritelmät...

Lisätiedot

JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa

JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa Versio: 0.95 Julkaistu: Voimassaoloaika: Sisällys 1 Johdanto... 2 2 Soveltamisala... 3 3 Termit ja

Lisätiedot

JHS 176 Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen

JHS 176 Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen JHS 176 Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen Versio: 1.3 5.10.2012 Julkaistu: 23.04.2010 Voimassaoloaika: toistaiseksi Sisällys 1 Johdanto... 1 2 Soveltamisala... 3

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009 Liite 1 Keskeisiä käsitteitä Aineisto Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosesseissa tuotettu kokonaisuus (metatiedot ja tiedostot).

Lisätiedot

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö 04.12.2009 1 (9) SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö Määräys 15.2.2010 Ohje 15.2.2010 Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje SÄHKE2-vaatimusten mukaan toteutettuihin tietojärjestelmiin

Lisätiedot

SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT

SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT 1 (9) Kansallisarkisto SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT SÄILYTYSJÄRJESTELMÄ v. 2.0 (23.4.2015) VERSIOHISTORIA Versio Päivämäärä Tekijä Sisältö 1.0 15.3.2012 Mikko Eräkaski yhteensä 37 vaatimusta 1.1 21.5.2013

Lisätiedot

SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT

SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT 1 (5) Kansallisarkisto SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT eams-järjestelmä v 1.1 (21.9.2012) VERSIOHISTORIA Versio Päivämäärä Tekijä Sisältö 1.0 15.3.2012 Mikko Eräkaski yhteensä 10 vaatimusta 1.1 21.9.2012

Lisätiedot

SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT

SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT 1 (11) Kansallisarkisto SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT OPERATIIVINEN JÄRJESTELMÄ v. 2.0 (23.4.2015) VERSIOHISTORIA Versio Päivämäärä Tekijä Sisältö 1.0 15.3.2012 Mikko Eräkaski yhteensä 49 vaatimusta 1.1

Lisätiedot

Luonnos eams-rakenteeksi

Luonnos eams-rakenteeksi JHS-XXX: eams-rakenne ja xml-skeema Luonnos eams-rakenteeksi 19.4.2013 Tässä dokumentissa kuvataan keskeiset linjaukset tulevan JHS-suosituksen määrittämäksi eamsrakenteeksi. Dokumentti ei ole JHS-suositusluonnos,

Lisätiedot

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö 1 (8) SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö Määräys 15.3.2012 AL 9815/07.01.01.00/2008 Ohje 15.3.2012 AL 9815/07.01.01.00/2008 Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje SÄHKE2-vaatimusten

Lisätiedot

Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi. Marja Lehtisaari 11.2.2013

Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi. Marja Lehtisaari 11.2.2013 Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi Marja Lehtisaari 11.2.2013 Arkistoinnin lainsäädäntö Perustuslaki 73/1999 Arkistolaki 831/1994 Julkisuuslaki 621/1999 Muutos 23.6.2005 495/2005, voimaan 1.10.2005

Lisätiedot

Asianhallinnan kehittäminen Hallituksen seminaari

Asianhallinnan kehittäminen Hallituksen seminaari Asianhallinnan kehittäminen Hallituksen seminaari 28.2.-1.3.2017 28.2.2017 1 Asianhallinta Asianhallinta tarkoittaa organisaation toimintaprosesseihin sisältyvien asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen

Lisätiedot

Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto

Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto 1. Tausta Kunnallisten viranomaisten ja toimielinten on arkistolain nojalla määrättävä tehtävien hoidon

Lisätiedot

eams-foorumi ja keskustelutilaisuus JHShankkeista

eams-foorumi ja keskustelutilaisuus JHShankkeista eams-foorumi ja keskustelutilaisuus JHShankkeista 22.3.2013 Sisältö: 9.00 Tilaisuuden avaus 9.05 Kansallisarkiston osuus 10.30 Tauko 10.45 JHS-osuus 12.00 Tilaisuus päättyy Yleistä eams:n laatimisesta

Lisätiedot

JHS XXX eams-rakenne ja xml-skeema

JHS XXX eams-rakenne ja xml-skeema JHS XXX eams-rakenne ja xml-skeema Versio: 0.9 LUONNOS PALAUTEKIERROKSELLE / 7.10.2013 Julkaistu: Voimassaoloaika: Sisällys 1 Johdanto... 2 2 Soveltamisala... 2 3 Viittaukset... 3 4 Termit ja lyhenteet...

Lisätiedot

LUONNOS Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä

LUONNOS Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä JUHTA 7.2.2017 Johtaja Hannu Sirén Huomioon otettavia periaatepäätöksen ulottuvuuksia 1. Sähköinen

Lisätiedot

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa 1 Tietosuoja ja hyvä tiedonhallintatapa 2 Henkilöstön palvelussuhdeasiat - viran-/toimenhakua koskevien tietojen käsittely ja säilytys Kuntarekrypäivä 9.10.2013, klo

Lisätiedot

Metatiedot ja terveydenhuollon kansallinen arkisto

Metatiedot ja terveydenhuollon kansallinen arkisto Metatiedot ja terveydenhuollon kansallinen arkisto Tampere 25.5.2010 Terveydenhuollon atk-päivät Maritta Korhonen Hankepäällikkö Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri 3.6.2010 1 Metatieto, määritelmä Metatieto

Lisätiedot

JHS-järjestelmä. Tommi Karttaavi

JHS-järjestelmä. Tommi Karttaavi JHS-järjestelmä Tommi Karttaavi 25.4.2007 JHS-järjestelmä JHS-suosituksia (julkisen hallinnon suositus) on laadittu vuodesta 1992 lähtien, jolloin JHS-järjestelmä korvasi VHS-järjestelmän Voimassa olevia

Lisätiedot

Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista

Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista Lausunto 01.11.2017 2860/00 04 05/2017 Asia: VM/1709/00.01.00.01/2016 VM098:00/2016 Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista Yleiset kommentit

Lisätiedot

Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 Hallintoyksikkö. 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto

Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 Hallintoyksikkö. 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto POLIISIN HALLINTOASIOIDEN TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA; SEULONTAESITYS Poliisihallitus lähettää poliisin hallintoasioiden

Lisätiedot

Sähköinen pitkäaikaisarkistointi

Sähköinen pitkäaikaisarkistointi Sähköinen pitkäaikaisarkistointi 29.5.2006 Arkistolaki Asiakirjojen tulee palvella tiedon lähteinä elinkaarensa kaikissa vaiheissa. Asiakirjojen säilytystarpeen ja todistusvoimaisuuden asettamat vaatimukset

Lisätiedot

Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö

Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö Yliopistolain (558/2009) 14 :n sekä Oulun yliopiston johtosäännön 2 :n nojalla yliopiston hallitus on 18 päivänä toukokuuta 2010 hyväksynyt

Lisätiedot

Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen

Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen 11.12.2008 Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen Määräys 19.12.2008 AL 9815/07.01.01.00/2008 Sisältö Arkistolaitoksen määräys niistä vaatimuksista ja ominaisuuksista,

Lisätiedot

JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta

JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta JHS 176 Asiakirjahallinn vaatimukset tietojärjestelmille - sähköisen asiakirjatiedon käsittely, hallinta ja säilyttäminen Liite 3. Vertailu SÄHKE2-normin ja JHS176:n välillä Versio: Palautekierrosversio

Lisätiedot

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Kuntien ja Maanmittauslaitoksen kiinteistötehtävien koulutuspäivä 17.9.2013 Mikko Eräkaski, kehittämispäällikkö Kansallisarkisto Arkistolaitos Mitä tarkoittaa sähköinen

Lisätiedot

VAPA. Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012

VAPA. Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012 VAPA Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012 Sisältö VAPA kokonaiskuva Siirto- ja säilytyssopimus Aineiston käyttö VAPAsta Milloin VAPA-asiakkaaksi? VAPAn käyttöönotolla kustannussäästöjä

Lisätiedot

VALDA-tietojärjestelmän j versio 1

VALDA-tietojärjestelmän j versio 1 VALDA-tietojärjestelmän j versio 1 Mitä palveluita tarjotaan VALDA-tietojärjestelmän ensimmäisestä versiosta? Mitä hyötyä saat tästä organisaatiollesi? IBM, Helsinki 14.5.2009 Hankepäällikkö Toini Salmenkivi

Lisätiedot

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty: Maakuntahallitus 17.6.2013 1 SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ 3 2 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 3 3 ORGANISOINTI, TOIMIVALTA, VASTUUHENKILÖT

Lisätiedot

JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta

JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta JHS 176 Asiakirjahallinnan vaatimukset tietojärjestelmille - sähköisen asiakirjatiedon käsittely, hallinta ja säilyttäminen Liite 2. Pakolliset vaatimukset Versio: Palautekierrosversio 12.5.2015 Julkaistu:

Lisätiedot

Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0. Kuntamarkkinat Tuula Seppo, erityisasiantuntija

Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0. Kuntamarkkinat Tuula Seppo, erityisasiantuntija Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0 Kuntamarkkinat 14.9.2016 Tuula Seppo, erityisasiantuntija Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0 Hallinnon toimintatapojen digitalisointi

Lisätiedot

tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla.

tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla. Hyvään tiedonhallintatapaan tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla. Hyvä tiedonhallintatapa avoin pääsy julkisiin tietoihin korkealaatuista

Lisätiedot

JHS XXX Julkisen hallinnon yhteinen tuki- ja ylläpitotehtävien TOSmalli

JHS XXX Julkisen hallinnon yhteinen tuki- ja ylläpitotehtävien TOSmalli JHS XXX Julkisen hallinnon yhteinen tuki- ja ylläpitotehtävien TOSmalli Versio: 31.3.2014 Luonnos Julkaistu: Voimassaoloaika: toistaiseksi Sisällys 1 Johdanto... 2 2 Soveltamisala... 2 3 Viittaukset...

Lisätiedot

SÄHKE2-SOVELLUSAUDITOINNIT

SÄHKE2-SOVELLUSAUDITOINNIT 1 (8) Kansallisarkisto SÄHKE2-SOVELLUSAUDITOINNIT PALVELUKUVAUS v. 2.0 (21.2.2013) VERSIOHISTORIA Versio Päivämäärä Tekijä Sisältö 2.0 21.2.2013 Mikko Eräkaski Poistettu toiminta-auditointia koskeva osio

Lisätiedot

Väliaikaishallinnon tiedonohjaussuunnitelma ja tehtäväluokitus projekti

Väliaikaishallinnon tiedonohjaussuunnitelma ja tehtäväluokitus projekti Väliaikaishallinnon tiedonohjaussuunnitelma ja tehtäväluokitus projekti Projektipäällikkö Eira Isoniemi eira.isoniemi@ylasavonsote.fi Mitä asianhallinta on? Asianhallinta tarkoittaa organisaation toimintaprosesseihin

Lisätiedot

SÄHKE- ja Moreqvaikutukset. dokumenttienhallinnan järjestelmäkehitykseen. Juha Syrjälä, Affecto Finland Oy

SÄHKE- ja Moreqvaikutukset. dokumenttienhallinnan järjestelmäkehitykseen. Juha Syrjälä, Affecto Finland Oy SÄHKE- ja Moreqvaikutukset asian- ja Ju dokumenttienhallinnan järjestelmäkehitykseen Juha Syrjälä, Affecto Finland Oy Affecto Enterprise Information Management -ratkaisujen edelläkävijä Pohjois- Euroopassa

Lisätiedot

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Tenttipäivät Kansallisarkiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon tenttipäivät 2017 Kansallisarkiston toimipaikoissa: Helsinki (Rauhankatu 17), Hämeenlinna,

Lisätiedot

Helsingin kaupunki Pöytäkirja 16/ (5) Kaupunginhallitus Kj/

Helsingin kaupunki Pöytäkirja 16/ (5) Kaupunginhallitus Kj/ Helsingin kaupunki Pöytäkirja 16/2017 1 (5) 441 Asiakirjahallinnon periaatteet ja johtavan viranhaltijan nimeäminen HEL 2017-004408 T 00 01 00 Päätös päätti hyväksyä Helsingin kaupungin asiakirjahallinnon

Lisätiedot

RONDO R8 ARKISTO - SÄHKETOIMINNALLISUUS

RONDO R8 ARKISTO - SÄHKETOIMINNALLISUUS RONDO R8 ARKISTO - SÄHKETOIMINNALLISUUS CGI - Johtava globaalien tietotekniikka- ja liiketoimintapalveluiden tarjoaja Maailman kuudenneksi suurin itsenäinen IT-palvelu- ja liiketoimintayritys Perustettu

Lisätiedot

eams- KÄYTTÖÖNOTTOSUUNNITELMAOHJE

eams- KÄYTTÖÖNOTTOSUUNNITELMAOHJE eams- KÄYTTÖÖNOTTOSUUNNITELMAOHJE SISÄLLYS 1 KÄYTTÖÖNOTTOSUUNNITELMAOHJEEN TARKOITUS... 1 1.1 Tavoitteet ja kohderyhmä... 1 1.2 Termit ja lyhenteet... 1 2 eams:n LAADINNASTA JA KÄYTTÖÖNOTOSTA... 4 2.1

Lisätiedot

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö 18.11.2005 1/6 Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö Tampereen yliopiston hallitus 18.11.2005 hyväksynyt Kansleri 7.12.2005 vahvistanut Yliopiston arkistotoimi 1 Tampereen yliopiston arkistotoimessa

Lisätiedot

Arkistolaitos Helsinki 2010. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä

Arkistolaitos Helsinki 2010. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä Arkistolaitos Helsinki 2010 Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä 1 ARKISTOLAITOS Määräys AL/13157/07.01.01.00/2010 Sisältö Arkistolaitoksen määräys

Lisätiedot

JHS 181 Julkisen hallinnon standardisalkku

JHS 181 Julkisen hallinnon standardisalkku JHS 181 Julkisen hallinnon standardisalkku Versio: 1.1 5.10.2012 Julkaistu: 1.11.2011 Voimassaoloaika: toistaiseksi Sisällys 1 Johdanto... 2 2 Soveltamisala... 2 3 Termit ja määritelmät... 2 4 Standardisalkku...

Lisätiedot

KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE

KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE (LUONNOS) LUONNOS 8.1.2015 Johtoryhmä 13.1.2015 Hallitus 15.1.2015 Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän tiedonhallinnan toimintaohje Sisällysluettelo

Lisätiedot

JULKISTEN VERKKOPALVELUJEN LAATUKRITEERISTÖN KONSEPTI

JULKISTEN VERKKOPALVELUJEN LAATUKRITEERISTÖN KONSEPTI JULKISTEN VERKKOPALVELUJEN LAATUKRITEERISTÖN KONSEPTI Onesta Solutions Oy Pasilanraitio 5 00240 HELSINKI www.onesta.fi 2/6 Versiohistoria Versio Pvm Selitys Muutokset Tekijät 0.1 26.3.2007 Alustava versio

Lisätiedot

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Tenttipäivät Kansallisarkiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon tenttipäivät 2017 (Kansallisarkiston toimipaikoissa: Helsinki Rauhankatu, Hämeenlinna,

Lisätiedot

Tietohallinnon uudistuksia ja haasteita sähköisen hallinnon näkökulma viranomaisten asiakirjojen pysyvään säilyttämiseen

Tietohallinnon uudistuksia ja haasteita sähköisen hallinnon näkökulma viranomaisten asiakirjojen pysyvään säilyttämiseen Tietohallinnon uudistuksia ja haasteita sähköisen hallinnon näkökulma viranomaisten asiakirjojen pysyvään säilyttämiseen Anne Kauhanen-Simanainen 11.6.2014 Mitä sähköisellä hallinnolla tavoitellaan? tehokkaampia

Lisätiedot

VAPA YLEISKUVAUS ARKISTOLAITOKSEN SÄHKÖISEN SÄILYTTÄMISEN PALVELUSTA

VAPA YLEISKUVAUS ARKISTOLAITOKSEN SÄHKÖISEN SÄILYTTÄMISEN PALVELUSTA 1 (12) VAPA YLEISKUVAUS ARKISTOLAITOKSEN SÄHKÖISEN SÄILYTTÄMISEN PALVELUSTA 2 (12) JOHDATUS VAPA-PALVELUUN Vastaanotto- ja palvelujärjestelmä VAPA on arkistolaitoksen sähköisen säilyttämisen palvelu, johon

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ

Lisätiedot

KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. Toimintaohjeen tarkoitus ja lainsäädäntö Tämä toimintaohje on Kauniaisten kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen yleisohjeistus,

Lisätiedot

JHS-järjestelmä ja yhteentoimivuus

JHS-järjestelmä ja yhteentoimivuus JHS-järjestelmä ja yhteentoimivuus JHS-seminaari 5.4.2005 Säätytalo Tommi Karttaavi, JUHTA JUHTA Asetettu valtionhallinnon ja kunnallishallinnon tietohallintoyhteistyön suunnittelua ja tietohallintoyhteistyöhön

Lisätiedot

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty: Kaupunginhallitus 5.10.2009 322 1. Toimintaohjeen soveltaminen Tässä ohjeessa annetaan kaikille kaupungin toimintayksilöille

Lisätiedot

Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11.

Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11. Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11.2014 VASTAAJAN TIEDOT Vastaustapa: Sähköpostikutsu Vastaajan

Lisätiedot

VIEREMÄN KUNNAN TIEDONHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

VIEREMÄN KUNNAN TIEDONHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE VIEREMÄN KUNNAN TIEDONHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty: Kunnanhallitus 13.3.2017 88 Sisällys 1 Yleistä... 1 2 Asiakirjahallinto, asianhallinta, tiedonhallinta ja arkistotoimi... 1 3 Asiakirjahallinnon

Lisätiedot

TIETOHALLINTOLAKI (LUONNOS) Korkeakoulujen IT-päivät Erityisasiantuntija Olli-Pekka Rissanen

TIETOHALLINTOLAKI (LUONNOS) Korkeakoulujen IT-päivät Erityisasiantuntija Olli-Pekka Rissanen TIETOHALLINTOLAKI (LUONNOS) 13.10.2010 Korkeakoulujen IT-päivät Erityisasiantuntija Olli-Pekka Rissanen Keskeisenä tavoitteena Toteuttaa eduskunnan 7.12.2009 tekemä päätös, että hallituksen tulisi valmistella

Lisätiedot

JHS 146 Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus

JHS 146 Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus JHS 146 Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus Versio: 1.2 5.10.2012 Julkaistu: Voimassaoloaika: toistaiseksi Sisällys 1

Lisätiedot

SAPA (Sähköisten viranomaisaineistojen Arkistoinnin ja säilytyksen PAlvelu-kokonaisuus)

SAPA (Sähköisten viranomaisaineistojen Arkistoinnin ja säilytyksen PAlvelu-kokonaisuus) SAPA (Sähköisten viranomaisaineistojen Arkistoinnin ja säilytyksen PAlvelu-kokonaisuus) VM066:00/2015 Työryhmän ehdotus SISÄLLYS Yhteenveto... 2 1 Taustaa... 3 2 Palvelukokonaisuus... 3 2.1 Omistajuus

Lisätiedot

Yritysturvallisuuden perusteet

Yritysturvallisuuden perusteet Yritysturvallisuuden perusteet Teemupekka Virtanen Helsinki University of Technology Telecommunication Software and Multimedia Laboratory teemupekka.virtanen@hut.fi 8. Luento Tietoturvallisuus Tiedon ominaisuudet

Lisätiedot

kh Hämeenkyrön kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

kh Hämeenkyrön kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje kh 25.9.2017 Hämeenkyrön kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Sisällys 1 Yleistä...1 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus...1 1.2 Asiakirjahallinto ja arkistotoimi...1 2 Arkistotoimen organisaatio...1

Lisätiedot

Projektin tilannekatsaus

Projektin tilannekatsaus Kuntasektorin yhteinen KA Asianhallinnan viitearkkitehtuuri Projektin tilannekatsaus Heini Holopainen Kuntien Tiera Oy heini.holopainen@tiera.fi Sisältö» Taustaa Mitä tarkoitetaan viitearkkitehtuurilla

Lisätiedot

Kokemuksia sähköisen arkistoinnin käyttöönotosta

Kokemuksia sähköisen arkistoinnin käyttöönotosta Kokemuksia sähköisen arkistoinnin käyttöönotosta SÄHKE-expo 29.11.2012 Maija Pylkkänen Tekesin asiakirjahallinto - Tekes on TEM:in alainen virasto, perustettu 1983 - Asiakirjapalvelut tiimi on osa oikeus-

Lisätiedot

Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja. arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan

Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja. arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan toteutumisesta viranomaisissa 28.1.2015 Arkistolaitos järjesti yhdessä Tietosuojavaltuutetun toimiston

Lisätiedot

Yritysturvallisuuden perusteet

Yritysturvallisuuden perusteet Yritysturvallisuuden perusteet Teemupekka Virtanen Helsinki University of Technology Telecommunication Software and Multimedia Laboratory teemupekka.virtanen@hut.fi 9. Luento Tietoturvallisuus Tiedon ominaisuudet

Lisätiedot

Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista

Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista Suomen Akatemia Lausunto 01.11.2017 AKA/41/00.03.20/2017 Asia: VM/1709/00.01.00.01/2016 VM098:00/2016 Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty maakuntahallituksessa 23.3.2015. Kumoaa 18.4.1990 hyväksytyn arkistosäännön. Voimaantulo 1.1.2015. 1 Yleistä Arkistolain 8 :n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä miten sen arkistotoimen

Lisätiedot

Tietohallinto Projektipäällikkö Matti Sairanen. Fujitsu Myyntijohtaja Markku Örn

Tietohallinto Projektipäällikkö Matti Sairanen. Fujitsu Myyntijohtaja Markku Örn Tietohallinto Projektipäällikkö Matti Sairanen Fujitsu Myyntijohtaja Markku Örn Sähköinen asiakirjahallinta Sähköinen työpöytä Dokumenttienhallinta (kuvatut käsittelyprosessit) Asiahallinta Sähköinen arkisto

Lisätiedot

Potilastiedon arkistoon liittyminen 6 kk tukikokous

Potilastiedon arkistoon liittyminen 6 kk tukikokous Potilastiedon arkistoon liittyminen 6 kk tukikokous Kela, Kanta-palvelut, 2.9.2014 Viimeisin versio: Kanta.fi > Potilastiedon arkiston käyttöönoton käsikirja Käsiteltävät asiat Kelan rooli ja Potilastiedon

Lisätiedot

Yhteinen kansallinen koodistopalvelu ( Suomi.fi koodistopalvelu )

Yhteinen kansallinen koodistopalvelu ( Suomi.fi koodistopalvelu ) Yhteinen kansallinen koodistopalvelu ( Suomi.fi koodistopalvelu ) Miika Alonen miika.alonen@csc.fi Petri Roponen petri.roponen@vrk.fi Kansallinen koodistopalvelutyöpaja Kick off 29.5.2017 Väestörekisterikeskus,

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 17.1.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN

Lisätiedot

eams-rakenne ja xml-skeema

eams-rakenne ja xml-skeema eams-rakenne ja xml-skeema Hankesuunnitelma 1(10) Sisällysluettelo 1. Hankkeen lähtökohdat... 3 1.1 Hankkeen perustamisen tausta... 3 1.2 Hankkeen tavoitteet... 3 1.3 Hankkeen sidosryhmät... 3 1.4 Hankkeen

Lisätiedot

Salassa pidettävien tietojen ja asiakirjojen turvaluokittelu

Salassa pidettävien tietojen ja asiakirjojen turvaluokittelu JHS 147 Salassa pidettävien tietojen ja asiakirjojen turvaluokittelu Julkaistu: 28.11.2000 Voimassaoloaika: Toistaiseksi Sisältö 1 TAUSTAA 1.1 Suosituksen tarkoitus 1.2 Asiakirjojen ja tietojen luokittelu

Lisätiedot

JHS-suositusluonnos: Tiedonohjaussuunnitelman rakenne

JHS-suositusluonnos: Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS-suositusluonnos: Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JUHTA 10.2.2015 Mikko Eräkaski, STM Tiedonohjaussuunnitelma Metatietomääritys, joka sisältää tietojärjestelmässä käsiteltävien asiakirjojen metatietoarvot

Lisätiedot

JHS-järjestelmä ja avoimet teknologiat. Tommi Karttaavi

JHS-järjestelmä ja avoimet teknologiat. Tommi Karttaavi JHS-järjestelmä ja avoimet teknologiat Tommi Karttaavi 13.5.2008 JHS-järjestelmä (historiaa) Valtioneuvoston päätös valtionhallinnon sisäisistä standardeista 7.9.1977 Valtiovarainministeriö vahvisti valtionhallinnon

Lisätiedot

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA

Lisätiedot

Henkilötietojen käsittely sähköisen tunnistamisen luottamusverkostossa

Henkilötietojen käsittely sähköisen tunnistamisen luottamusverkostossa Suositus Henkilötietojen käsittely sähköisen tunnistamisen luottamusverkostossa n suosituksen liite Suositus 1 (9) Sisältö 1 Johdanto... 3 2 LUOTTAMUSVERKOSTO JA SEN TOIMINTA... 3 2.1 Luottamusverkosto...

Lisätiedot

Johdanto. Selvityksen rajaukset. Selvityksen terminologia

Johdanto. Selvityksen rajaukset. Selvityksen terminologia Johdanto Valtiovarainministeriö nimitti opetus- ja kulttuuriministeriön tukemana työryhmän syksyllä 2015 selvittämään sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuutta

Lisätiedot

Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet. Anna-Leena Reinikainen

Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet. Anna-Leena Reinikainen Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet Anna-Leena Reinikainen 6.5.2009 Vaikuttavia säädöksiä Arkistolaki (831/1994) Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta

Lisätiedot

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4 1(8) SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 2. ARKISTOTOIMI JA ASIAKIRJAHALLINTO... 2 2.1. Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet... 2 2.2. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän

Lisätiedot

SAPA-työpaja Yhteenveto keskustelusta

SAPA-työpaja Yhteenveto keskustelusta SAPA-työpaja 2.11.2015 Lainsäädäntö Yhteenveto keskustelusta Ennakkoon toimitetut näkökulmat Mitä SAPAlla tavoitellaan? -> Mihin lainsäädäntö kohdistuu? Löytyykö lainsäädännöstä esteitä SAPAn toteuttamiseen?

Lisätiedot

Prosessimallit luokitus - metatiedot. 01.09.2007 M Loponen / S Järn MAMK

Prosessimallit luokitus - metatiedot. 01.09.2007 M Loponen / S Järn MAMK Prosessimallit luokitus - metatiedot PROSESSI ILTAOHJELMA Lähde ravintolaan Juo Juo Juo Juo Juo Juo Juo Määritelmä: Prosessi on sarja tapahtuvia tai suoritettavia toimenpiteitä, joista saadaan jokin tulos.

Lisätiedot

JHS XXX Kuntien ja kuntayhtymien palveluluokitus

JHS XXX Kuntien ja kuntayhtymien palveluluokitus JHS XXX Kuntien ja kuntayhtymien palveluluokitus Versio: 17.08.2016 Julkaistu: Voimassaoloaika: toistaiseksi Sisällys 1 Johdanto... 1 2 Soveltamisala... 1 3 Viittaukset... 2 4 Termit ja lyhenteet... 3

Lisätiedot

Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje

Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje 1. Yleistä Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Lapinlahden kunnan asiakirjahallintoa ja siihen sisältyvää arkistotointa. Tämän lisäksi on noudatettava

Lisätiedot

Tiedonhallinnan toimintaohje

Tiedonhallinnan toimintaohje Tiedonhallinnan toimintaohje Kuntayhtymähallituksen hyväksymä xx.xx.xxxx Versio 1 2 1 Yleistä... 3 2 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävät, tavoitteet ja organisointi... 3 2.1 Arkistotoimen organisointi...

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste Rekisteriseloste Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ

Lisätiedot

JHS-jaoston toiminta ja tavoitteet. JUHTA:n syysseminaari Kuntatalolla

JHS-jaoston toiminta ja tavoitteet. JUHTA:n syysseminaari Kuntatalolla JHS-jaoston toiminta ja tavoitteet JUHTA:n syysseminaari Kuntatalolla 19.9.2013 Toiminnan tavoitteiden ja painopisteiden määrittely Keinot JHS Tavoite Mitä ja minkälaisia suosituksia tavoitteiden toteutumisen

Lisätiedot

JHS Avoimen tietoaineiston käyttölupa

JHS Avoimen tietoaineiston käyttölupa JHS Avoimen tietoaineiston käyttölupa Anne Kauhanen-Simanainen ja Marjut Salokannel Esittely julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnalle (JUHTA) 11.12.2014 Valtioneuvoston periaatepäätös (3.3.2011)

Lisätiedot

Työryhmän selvitys hallituksen. Kuntien ja valtion tietohallinnon menettelytavat-työryhmä. Capgemini Finland Oy

Työryhmän selvitys hallituksen. Kuntien ja valtion tietohallinnon menettelytavat-työryhmä. Capgemini Finland Oy KUNTIEN JA VALTION TIETOHALLINNON YHTEISTEN MENETTELYTAPOJEN JA KOORDINOINNIN KEHITTÄMINEN LIITE 2: JULKISEN HALLINNON YHTEISEN SÄHKÖISEN ASIOINNIN JA KANSALLISEN SÄHKÖISEN ARKISTOINNIN KEHITTÄMINEN TAUSTAA

Lisätiedot

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto Sosiaalihuollon metatietomalli Metatietoesimerkit

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto Sosiaalihuollon metatietomalli Metatietoesimerkit Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto Sosiaalihuollon metatietomalli Metatietoesimerkit Sisällysluettelo 1 Johdanto... 1 2 Sosiaalihuollon asiakkuuden metatiedot... 2 3 Sosiaalihuollon asian metatiedot...

Lisätiedot

Sähke2 Meta+etomalli. Ari Vainio

Sähke2 Meta+etomalli. Ari Vainio Sähke2 Meta+etomalli Ari Vainio 6.8.2012 Yhteenveto Tämä dokumen> kuvaa Sähke2 meta+etomallia ylätasolla. Dokumen+n tavoibeena on selventää keskustelua siitä, mitä Sähke2 vaa+i sitä käybäviltä järjestelmiltä.

Lisätiedot

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty x.x.20xx Voimaan x.x.20xx YLEISTÄ 1 Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Joroisten kunnan asiakirjahallintoa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa.

Lisätiedot

Muutos. Nopea, jatkuva, kiihtyvä ja pysähtymätön

Muutos. Nopea, jatkuva, kiihtyvä ja pysähtymätön Suomen julkishallinnon digitaalinen tulevaisuus Jotain uutta, jotain vanhaa, jotain muilta mailta lainattua ja paljon itse tehtyä 28.3.2017 Maria Nikkilä @VM_MariaNikkila Muutos Nopea, jatkuva, kiihtyvä

Lisätiedot

Julkaistu Helsingissä 15 päivänä kesäkuuta 2011. 634/2011 Laki. julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta

Julkaistu Helsingissä 15 päivänä kesäkuuta 2011. 634/2011 Laki. julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta SUOMEN SÄÄDÖSKOKOELMA Julkaistu Helsingissä 15 päivänä kesäkuuta 2011 634/2011 Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta Annettu Helsingissä 10 päivänä kesäkuuta 2011 Eduskunnan päätöksen mukaisesti

Lisätiedot

JHS 176 Asiakirjahallinnan vaatimukset tietojärjestelmille - sähköisen asiakirjatiedon käsittely, hallinta ja säilyttäminen

JHS 176 Asiakirjahallinnan vaatimukset tietojärjestelmille - sähköisen asiakirjatiedon käsittely, hallinta ja säilyttäminen JHS 176 Asiakirjahallinnan vaatimukset tietojärjestelmille - sähköisen asiakirjatiedon käsittely, hallinta ja säilyttäminen Versio: Palautekierrosversio 12.5.2015 Julkaistu: Voimassaoloaika: Sisällys 1

Lisätiedot

Asiakirjahallinto muutosten edessä - uudet käsitteet ja toimintamallit. Tomi Voutilainen

Asiakirjahallinto muutosten edessä - uudet käsitteet ja toimintamallit. Tomi Voutilainen Asiakirjahallinto muutosten edessä - uudet käsitteet ja toimintamallit Informaatio-oikeuden ja tietoteknologiaoikeuden professori, dosentti Tomi Voutilainen Muutosajurit Prosessien sähköistäminen ja rajoitettu

Lisätiedot

TIETOTURVALLISUUDEN UUDET ULOTTOVUUDET TOIMITILOISSA

TIETOTURVALLISUUDEN UUDET ULOTTOVUUDET TOIMITILOISSA TIETOTURVALLISUUDEN UUDET ULOTTOVUUDET TOIMITILOISSA TOIMITILAPÄIVÄ 21.3.2013 Johtava asiantuntija Fyysinen turvallisuus ja varautuminen Marko Kalliokoski Verohallinto 020 612 5192 etunimi.sukunimi@vero.fi

Lisätiedot

ARKISTOLAITOKSEN SEULONTASTRATEGIA

ARKISTOLAITOKSEN SEULONTASTRATEGIA 17.12.2012 AL/21220/07.01.01.03.00/2012 1(4) ARKISTOLAITOKSEN SEULONTASTRATEGIA 1. Seulontatoiminnan perusta ja yleiset tavoitteet Arkistolaitoksen seulontatoiminnassa lähtökohtana on, että julkishallinnon

Lisätiedot

Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa

Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Yli-intendentti Jutta Kuitunen Arkisto- ja arkeologiset kokoelmat Arkisto ja tietopalvelut 29.10.2013 Museoviraston arkisto Museovirasto

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu)

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu) ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu) 27.5.2016 27.5.2016 1 27.5.2016 2 SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

ODF-standardin käyttö julkishallinossa 19.1.2009

ODF-standardin käyttö julkishallinossa 19.1.2009 ODF-standardin käyttö julkishallinossa 19.1.2009 Dokumenttiformaatit julkishallinnossa Tällä hetkellä Microsoft Office binääriformaatti (.doc) eniten käytetty tiedostomuoto julkishallinnossa XML-pohjaiset,

Lisätiedot