Kokemuksia sähköisen arkistoinnin käyttöönotosta

Transkriptio

1 Kokemuksia sähköisen arkistoinnin käyttöönotosta SÄHKE-expo Maija Pylkkänen

2 Tekesin asiakirjahallinto - Tekes on TEM:in alainen virasto, perustettu Asiakirjapalvelut tiimi on osa oikeus- ja asiakirjapalvelut yksikköä ( lähtien) - Tiimissä tiiminvetäjä (asiakirjahallintopäällikkö), suunnittelija (50 % työpanoksesta toiseen tiimiin) sekä viisi projektiassistenttia - Avattuja asioita vuosittain Asianhallintaan tallennettuja asiakirjoja ja dokumentteja vuosittain n Kirjaamon kautta kulkevien asiakirjojen määrä n vuosittain (saapuneet asiakirjat eri kanavia pitkin: verkkoasiointi, sähköposti, perinteinen posti)

3 Sähköisen arkistoinnin herättämiä ajatuksia Johto: resurssien säästöä, tehokkuus ja tuottavuus paranee Asiantuntijat: työ hankaloituu ilman papereita, järjestelmät eivät tue ( ketterä kehittäminen ) Toisaalta: Tieto löytyy ajasta ja paikasta riippumatta Asiakirjahallinnon ammattilaiset: tiedon eheys paranee. Toisaalta sähköisen arkistoinnin toiminnalliset ja tekniset vaatimukset saattavat tuntua hankalilta sovittaa käytäntöön ja arjen toimintaan

4 Linjaukset sähköisen arkistoinnin kehittämiseen Heti alusta selkeä tavoite: sähköisen arkistoinnin lupa ja eroon paperiarkistoinnista Tehdään yksinkertainen toteutus (otetaan mukaan pakollinen minimi, laajennetaan ja kehitetään lisää myöhemmin) Huomio järjestelmän käytettävyyteen loppukäyttäjän näkökulmasta Tekes sai luvan sähköiseen arkistointiin alkaen (Sähke 1 mukainen lupa) Ei sisällä siirtotiedoston muodostamista

5 Ja sitten:

6 Kohti paperitonta toimistoa Käyttäjät rakastavat paperia (Petteri Järvinen 2009) Toisaalta: Kuinka monella vielä paperinen kalenteri käytössä? Ekologiset arvot: vihreä ICT Työskentely ilman papereita lisää tietoturvaa (tietoa ei monisteta ja tieto saatavilla järjestelmään kirjautuneelle) Sähköinen tallennus, muokkaus ja jakelu yleensä toimii, haasteet lukemisessa

7 Työskentely ilman papereita vaatii totuttelua ja uusia taitoja Aktiivista poisoppimista tulostamisesta ja asennemuutosta (tulostuksen rajoittaminen, tulostamisesta kieltäytyminen) Sähköisten muokkaustoimintojen opettelua (kommentointi) Sähköisen tiedon etsiminen ja lajittelu omaan käyttöön tutuksi. Myös työkalujen tulee tukea riittävästi Omat työtilat, suosikkityötilat Pikahaut (tallennetut haut) Kansiot (omat ja jaetut)

8 Sähköisen lukukokemuksen tekninen hiominen - Riittävän kookas näyttö (esim. 22 tuumaa) - Kaksi kiinteää näyttöä tai kannettavan näyttö ja erillinen näyttö -> Mahdollista useamman ohjelman käytön samaan aikaan ja tietojen vertailun -> - Lukutilojen ja zoomauksen käyttö

9 Sähköisen arkistoinnin tuomia muutoksia Kaiken virallisen dokumentaation tulee löytyä asianhallintajärjestelmästä -> Jokainen vastaa: Juridisesti, toiminnallisesti ja laadullisesti olennaisen, oikean ja ehyen tiedon tallentamisesta yhteisiin järjestelmiin Tallentamiensa asiakirjojen viitetietojen huolellisesta täyttämisestä ja oikeellisuudesta Asiakirjojen julkisuuden, käyttöoikeuksien sekä asiakirjaturvallisuuden perusteiden tuntemisesta

10 Sähköisen arkistoinnin tuomia muutoksia Paperisena tulleet asiakirjat skannataan ja tallennetaan järjestelmään Skannauksen jälkeen tulee varmistaa, että asiakirja sisältää kaikki sivut Järjestelmään skannattu asiakirja on jatkossa alkuperäinen asiakirja Tallentajan tulee tallennusvaiheessa tarkistaa asiakirjan eheys ja luettavuus Tarpeettomat paperiasiakirjat tulee hävittää asianmukaisesti (tietosuojapöntöt) Sähköpostin liitetiedostot tallennetaan omina tiedostoina Tarvitaan tiedon ja ihmisten johtamista, asiakirjahallinnon osaamista sekä työntekijöiden vastuullista sitoutumista

11 eams arjessa: loppukäyttäjän näkökulma Tuo automatiikkaa ja laatua metatietojen tallennukseen Asiakirjatyypin valinta tulostaa meta-arvot viitekortille seuraaviin kenttiin: julkisuus, tietoturvaluokka tai suojaustaso, salassapidon peruste (lainkohta), salassapitoaika, henkilötietoluonne, käyttöoikeudet ja säilytysaika eams:ia voidaan käyttää myös organisaatiokohtaisten metatietojen tallennuksen ohjaukseen, esim. jos asiakirjoilla julkaisutoiminto, voidaan koodata kenellä (henkilöillä tai ryhmillä) oikeus julkaistuihin asiakirjoihin Tulisi olla yksinkertainen kanava jolla tallentajat voivat antaa palautetta tehtäväluokituksesta ja metatiedoista

12 eams toimivuuden seuranta Tehtäväluokituksen ajantasaisuus Tekesissä ei vuosittain muuttuvaa luokitusta Vuosikello: vuosittainen sykli tehtäväluokituksen ajantasaisuuden seurantaan Keihin ollaan yhteydessä ->toiminnan suunnittelussa vastaava johtaja Oman perusaineiston koostaminen: tehtäväluokitus ja tiedon omistajuudet eams metatietojen toimivuuden seuranta Poikkeamaraportti: Minkä tehtäväluokan asiakirjatyyppien metatietojen oletusarvoja muutetaan eniten: tuleeko metatiedon oletusarvo muuttaa tiedonohjaussuunnitelmaan Raportissa vanha arvo ja uusi arvo Käytetäänkö kaikkia asiakirjatyyppejä?

13 Sähköisen arkistoinnin haasteet Arkistointi sähköinenkään - ei kiinnosta keskivertokäyttäjää Metatietojen tallennus tulee olla laadukasta, jotta asiakirjat löytyvät. Järjestelmä ja eams ei voi ohjata kaikkea. -> Yksinkertaisuus valttia: käyttäjä tulee osata ja viitsiä valita oikeat metatiedot Sähke 2 kiinnittääkin yhä enemmän huomiota organisaation omaan ohjeistukseen, koulutukseen, käytön ja laadun seurantaan

14 Sähköisen arkiston laadun seuranta Laadunseurantaan tulee varata aikaa sähköisyys ei poista kaikkea arkistotyötä tulee viestiä johdolle/resursseista päättäville: käyttöasteen ja metatietojen oikeellisuuden seurantaa, asiakirjojen hävittämisen toimeenpanoa Säännöllinen tarkistus kuinka paljon ja minkälaista aineistoa tallentuu pysyvään säilytykseen. Toimivatko eams ja tallentajat oikein. Tärkeää varsinkin alussa. Esim. tallennettu haku, joka listaa viimeisimmän kahden viikon aikana pysyvään säilytykseen tallennetut asiakirjat

15 Sähköisen arkiston laadun seuranta Haasteita: Järjestelmään tallennetaan mm luonnostilaisia sopimuksia ja jos asiakirja saapunut, sitä ei voida versioida. Sama asiakirja tallentuu useaan kertaan samalla säilytysajalla jos tallentaja ei muuta luonnoksen säilytysaikaa lyhyemmäksi. Word sopimus ja PDF sopimus. Ongelma tästä tulee jos asiakirjatyypillä pysyvä säilytysaika Säilytyksen ( ja löydettävyyden) koodaus jollain muulla metatiedolla kuin asiakirjatyypillä. Metatiedon tulee tukea organisaation ja käyttäjien arkityöskentelyä (esim ruksi: Haun ja tallennuksen status: 1. Priorisoi 2. Luonnos)

16 Tekniset häiriötilanteet Sähköisessä asianhallinnassa ja arkistoinnissa toiminnan jatkuvuuden turvaaminen perustuu järjestelmien hyvään varautumiseen sekä toipumissuunnitteluun Tekesissä ei ole määritelty vaihtoehtoisia toimintamalleja tietojärjestelmien ollessa poissa käytöstä pois Häiriötilanteessa tavoitteena on toipua yksittäisestä häiriöstä 6,5 tunnin kuluessa Merkittävästä häiriöstä (esim. vakava tietokantavika) 72 tunnissa (DM ) Tiedot pystytään palauttamaan nauhalta edellisen päivän tilanteeseen

17 Haasteita jatkossa Uusien töiden näkyväksi tekeminen ja resursointi Keskeisen aineiston oikein tallentamisen ja helpon löydettävyyden varmistaminen Sähköiset ryhmätyötilat ja niiden dokumenttien saaminen eams ohjauksen piiriin Sähke 2 mukainen sähköinen arkistointilupa

18 Kiitos! Maija Pylkkänen Asiakirjahallintopäällikkö Tekes Oikeus- ja asiakirjapalvelut