Yhteispalvelusopimuksessa huomioitavia seikkoja

Transkriptio

1 Yhteispalvelusopimuksessa huomioitavia seikkoja

2 Yleistä aina kirjallisesti määräaikainen tai toistaiseksi voimassa oleva lain valmistelussa katsottu, että kyseessä ei ole luonteeltaan julkisista hankinnoista annetussa laissa tarkoitettu hankintasopimus julkisen hallinnon yhteispalvelusta annetussa laissa (8 ) on säädetty seikoista, joista sopimuksessa on sovittava 2

3 Toimeksisaaja ja toimeksiantajat vain valtion viranomaiset, kunnalliset viranomaiset ja Kela toimivaltaiset sopijaosapuolet jos toimeksisaajan tarkoitus tehdä yhteistyötä muiden tahojen kanssa palveluiden järjestämisestä, on siitä sovittava erikseen näiden sopijapuolten kesken, ei osaksi yhteispalvelusopimusta toimeksisaaja ei voi siirtää tehtäviä edelleen 3

4 Yhteispalveluna tarjottavat tehtävät avustavat asiakaspalvelutehtävät (2 1 mom.) yhteispalveluna ei voi hoitaa tehtäviä, jotka sisältävät päätöksentekovallan käyttöä tai jotka lain mukaan edellyttävät palvelun käyttäjän henkilökohtaista käyntiä toimivaltaisessa viranomaisessa (2 2 mom.) toimeksisaaja voi järjestää avustavien asiakaspalvelutehtävien hoitamisen yhteispalvelupisteessä henkilökohtaisena asiakaspalveluna tai teknisin välinein toteutettuna 4

5 Yhteispalveluna järjestettävät avustavat asiakaspalvelutehtävät voivat koskea: palvelunkäyttäjän henkilöllisyyden toteamista ja varmentamista toimeksiantajalle tarkoitettujen ilmoitusten, hakemusten ja muiden asiakirjojen vastaanottamista ja välittämistä edelleen toimeksiantajalle (vireilletulovaikutus jo kun toimitettu toimeksisaajalle) asiakirjojen luovuttamista ja tiedoksiantoa toimituskirjoista ja muista asiakirjoista perittävien maksujen vastaanottamista ja välittämistä toimeksiantajalle 5

6 edellä mainittuihin tehtäviin liittyviä asiakaspalvelun tukitoimintoja (HE: esim. asiakirjan muuntaminen sähköiseen muotoon, niiden postittaminen, toimitilan järjestäminen asiantuntijoille ja asiantuntijoiden sähköiset ajanvarausjärjestelmät) sekä välittömästi näihin tehtäviin liittyvää teknistä ohjausta, tiedon välittämistä ja tiedottamista muuta asioiden vireillepanoon liittyvien tietojen välittämistä (vaikka itse hakemusta ei voisikaan jättää yhteispalvelupisteeseen, voidaan toimeksiantajan kanssa sopia, että yp antaa neuvontaa siitä, kuinka hakemus laitetaan vireille. Esim. aselupa) 6

7 sopimuksessa on määriteltävä tarkasti, mihin viranomaisen tehtäviin liittyvät avustavat asiakaspalvelutehtävät sisältyvät yhteispalveluun tietojen välittämistä koskevan tehtävän laajuus on syytä määritellä luettelemalla sopimuksessa asiat, jotka tietojen välittämiseen liittyvät (esim. tarvittavista asiakirjoista kertominen, määräajoista kertominen jne.) 7

8 Palvelujen ohjauksen ja valvonnan järjestelyt sopimuksessa sovittava toimeksiantajalla vahingonkorvausvastuu yhteispalveluna tarjottavassa asiakaspalvelussa palvelun käyttäjälle syntyneistä vahingoista toimeksisaajalla direktiovalta henkilöstöönsä, toimeksiantajan oikeus ohjata ja valvoa yhteispalveluna tarjottavia palvelujaan kohdistuu toimeksisaajaan, ei toimeksisaajan henkilöstöön ohjeet henkilöstölle, koulutus, yhteistyöryhmät, vastuuhenkilöt 8

9 Sijainti, toimitilat, varustus, aukioloajat lähtökohtana että toimeksisaaja käyttää tilojaan yhteispalvelun järjestämiseen miltä osin tiloja käytetään yhteispalvelun antamiseen mahdolliset tilat asiantuntijakäyntejä varten millainen varustus: kalusteet, toimistotekniikka (ml. asiakaspäätteet), opasteet, yhteispalvelun tunnukset aukioloajat: suosituksena on, että yhteispalvelupiste olisi ainakin kerran viikossa auki virka-aikaa pitempään, vähintään klo asti 9

10 Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät käytännön järjestelyt jos henkilötietojen käsittely on tarpeellista yhteispalvelutehtävän suorittamiseksi, tulee sopimuksessa sopia siihen liittyvistä käytännön järjestelyistä esim: mitkä ovat palvelussa käytettävät rekisterit / tietojärjestelmät henkilötietoja koskevien asiakirjojen käsittely, säilytys, hävittäminen henkilötietoja sisältävien rekisterien ja tietojärjestelmien käytön periaatteet, dokumentointi 10

11 toimeksisaajan yhteispalveluhenkilöstölle järjestettävä pääsy tarpeellisiin rekistereihin ja tietojärjestelmiin HE: vastuu henkilötietojen käytön laillisuudesta kuuluu toimeksiantajalle ja toimeksisaaja vastaa siitä, että henkilötietoja käsitellään sopimuksen mukaisesti salassa pidettävien tietojen vaitiolovelvollisuus ja hyväksikäyttökielto suoraan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetusta laista (23 2 mom.) 11

12 Kustannusten jakaminen ja jakoperusteet yhteispalvelussa kyse julkisten hallintotehtävien hoitaminen yhteistyössä, yhteispalvelutehtävien hoitamisesta ei osapuolille saa tulla taloudellista voittoa korvauksen suuruus tulee määrätä siten, että se vastaa tehtävät tuottamisesta aiheutuneiden kokonaiskustannusten määrää Kustannustenjaosta sovittaessa huomioitava yhteispalvelun käynnistämiseksi hankittavien välineiden / tilojen muutostöiden kustannukset 12

13 yhteispalvelun ylläpitämisestä aiheutuvat kustannukset tässä suositellaan käytettäväksi maksuperusteena suoritteiden mukaan laskettavaa maksua. Yhteispalvelun tehostamishankeen yhteydessä on valtakunnallisesti määritelty suoriteperusteiset taksat suoritteiden määrää tulee seurata vaihtoehtona myös työajanseuranta ja kustannustenjako tämän perusteella vuokra tilasta, joka on varattu toimeksiantajien asiantuntijoiden käyttöön 13

14 Yhteispalvelua hoitava henkilöstö ja sille asetettavat vaatimukset henkilöstö toimeksisaajan henkilöstöä (pääsääntö) yhteispalveluhenkilöstön määrä toimeksisaajalle velvoite järjestää henkilökunnan lomien, sairaustapausten ym. sijaisuudet siten, että palvelulle ei tule katkoksia asiakaspalvelua yhteispalveluna hoitavan henkilöstön koulutuksen, asiantuntemuksen ja kokemuksen tulee vastata tarjottavan asiakaspalvelun vaativuutta (5 3 mom.) henkilöstön koulutus tehtäviin 14

15 Henkilöstön koulutus ja tehtävien vaatima tiedollinen ja tekninen tuki toimeksiantajan tehtävänä on antaa toimeksisaajan henkilöstölle tehtävän edellyttämä ohjeistus ja koulutus (5 2 mom.) peruskoulutus, täydennyskoulutus, tukimateriaalin ja ohjeistusten toimittaminen yhteispalveluhenkilöstölle sovitaan siitä, keneltä toimeksiantajan henkilöstöön kuuluvilta yhteispalvelusihteerillä on saatavissa apua ongelmatilanteissa keskeistä luonteva tietojenvaihto ja yhteistyö toimeksiantajan ja yhteispalvelusihteerien välillä yhteispalvelupisteelle olisi hyvä nimetä pisteessä työskentelevä vastuuhenkilö 15

16 Tiedottaminen yhteispalvelun osapuolten on tiedotettava yleisölle yhteispalvelun tarjoamisesta ja palveluvalikoimasta, aukiolosta ja muista palveluun liittyvistä seikoista (10 ) ei kuitenkaan pakollista sopia tiedottamisen toteuttamistavoista sopimuksessa hyvä laatia tiedottamissuunnitelma, jossa jaetaan tiedottamisvastuut 16

17 Sopimuksen voimassaolo ja irtisanominen määräaikainen tai toistaiseksi voimassa oleva HE: tarkoitus että sopimukset olisivat pääsääntöisesti voimassa esimerkiksi neljä vuotta, jotta toimintamallia ja palvelujen järjestämistä voitaisiin arvioida riittävän tiheästi irtisanomisaika (esim. 6 kk, tilanteissa, joissa palveluiden kysyntä muuttuu merkittävästi tai muut olosuhteet palvelujen järjestämisessä muuttuvat merkittävästi) 17

18 Muut käytännön järjestelyt tarpeen mukaan määräykset muista käytännön järjestelyistä, esim. osapuolten väliset yhteistyöryhmät sopimuksen sisällön uudistamismenettely kesken sopimuskauden yhteispalvelua koskevat laatuvaatimukset asiakirjojen diarisointia ja arkistointia koskevat seikat vastaanotettujen maksujen käsittelyä koskevat seikat 18

19 19