JHS 176 Asiakirjahallinnan vaatimukset tietojärjestelmille - sähköisen asiakirjatiedon käsittely, hallinta ja säilyttäminen Liite 1.

Koko: px
Aloita esitys sivulta:

Download "JHS 176 Asiakirjahallinnan vaatimukset tietojärjestelmille - sähköisen asiakirjatiedon käsittely, hallinta ja säilyttäminen Liite 1."

Transkriptio

1 JHS 176 hallinnan vaatimukset tietojärjestelmille - sähköisen asiakirjatiedon käsittely, hallinta ja säilyttäminen Liite 1. malli Versio: Palautekierrosversio Julkaistu: Voimassaoloaika: toistaiseksi Sisällys 1. Metatiedot Asian metatiedot tiedon käsittelyn pakolliset metatiedot Pakolliset asian metatiedot salassa pidettäville tiedoille Pakolliset metatiedot määräajan säilytettäville asioille Asian valinnaiset metatiedot Toimenpiteen metatiedot Toimenpiteen pakolliset metatiedot Pakolliset toimenpiteen metatiedot salassa pidettäville tiedoille Toimenpiteen valinnaiset metatiedot n metatiedot n pakolliset metatiedot Pakolliset metatiedot salassa pidettäville asiakirjoille Pakolliset metatiedot määräajan säilytettäville asiakirjoille metatieto, mikäli asiakirjasta on useita versioita metatieto sähköisesti allekirjoitetuille asiakirjoille Valinnaiset asiakirjan metatiedot Sähköisen asioinnin metatiedot Sähköistä tiedoksiantoa koskevat metatiedot Muut metatiedot Hybridiaineistoja koskevat metatiedot /40

2 1. Metatiedot kortit on esitetty taulukkomuodossa, alla olevassa esimerkkikortissa kuvataan kortin sisällön merkitys. SÄHKE2 Metatiedon nimi Tunnus jota käytetään teknisissä määrittelyissä (mm. xml-skeemamääritykset) Metatiedon sanallinen määritelmä Onko metatieto pakollinen, ehdollisesti pakollinen vai valinnainen Onko metatieto toistettava, eli voiko se esiintyä useammin kuin kerran Jos metatiedolla on tietyt lueteltavissa olevat mahdolliset arvot (lista arvoista) tai jos arvolla on tietty määriteltävissä oleva formaatti (esim. päivämäärä), niin se on kuvattu tässä Selventävää tekstiä metatiedon käytöstä ja/tai tuottamisesta Viittaus SÄHKE2-määrityksen kohtaan, missä metatieto ilmenee Mistä tieto saadaan Mihin -rakenneosaan metatieto kohdistuu 2. Asian metatiedot 2.1. tiedon käsittelyn pakolliset metatiedot Identifiointitunnus SÄHKE2 Identifiointitunnus ID Tietojärjestelmän automaattisesti tuottama yksilöintitunnus Esimerkiksi OID-tunnus. Voidaan käyttää järjestelmän tuottamaa teknistä tunnusta. Tietorakenne, jolla huolehditaan yksilöinnistä. On suositeltavaa tuottaa, kun uusi asia avataan. 2.3 (identifiointitunnus) Tietojärjestelmä Asia Avattu Avattu Asian avaamisajankohta Päivämäärän tallennukseen on suositeltavaa käyttää SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Kansainvälisen standardin SFS-EN mukaisessa kellonajan merkinnässä käytetään kaksoispistettä (esim. klo 16:15) On suositeltavaa tuottaa, kun uusi asia avataan. Jos asia avataan uudelleen, uusi avausajankohta tallentuu toimenpiteenä. SÄHKE Tietojärjestelmä Asia Nimeke Nimeke 2/40

3 Nimeke toimii otsikkotason ilmaisuna asian sisällölle. Nimeke on suositeltavaa tuottaa, kun uusi asia avataan. Tietyissä tapauksissa tietojärjestelmä voi tuottaa oletusnimekkeen muiden metatietojen perusteella (esim. asiaryhmä, johon asia avataan). Nimeke voidaan vaihtoehtoisesti tuottaa :sta. Näissäkin tapauksissa on syytä käyttäjälähtöisesti harkita, onko oletusarvoinen tietojärjestelmän tuottama nimike riittävän yksilöivä ja informatiivinen. SÄHKE2 2.7 Tietojärjestelmä,, käyttäjä Asia Asiatunnus Asiatunnus Asian yksilöivä tunnus Asiatunnus koostuu esimerkiksi juoksevasta asianumerosta sekä kuluvasta vuodesta. Asiatunnus on suositeltavaa tuottaa, kun uusi asia avataan tai viimeistään, kun asia saatetaan vireille. Asiatunnuksen tai siihen liittyvän tehtäväluokan ei tarvitse näkyä kokonaisuudessaan loppukäyttäjälle. Erotuksena identifiointitunnuksesta (objektikohtainen tunnus) asiatunnusta voidaan hyödyntää esimerkiksi asian yksilöivänä hakukriteerinä tai tilastoinnin ja raportoinnin apuna. SÄHKE2 - Tietojärjestelmä (tehtäväluokka :sta) Asia Päättymispäivämäärä Päättymispäivämäärä Asian päättymis- tai ratkaisupäivämäärä. Päivämäärän tallennukseen on suositeltavaa käyttää SFS 4175:2006 standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Kansainvälisen standardin SFS-EN mukaisessa kellonajan merkinnässä käytetään kaksoispistettä (esim. klo 16:15) On suositeltavaa tuottaa tietojärjestelmästä, kun asian käsittely päättyy. Tallentuu tietojärjestelmän tuottamana tietyn toiminnon tuottamisen (esimerkiksi ratkaise-painikkeen painamisen) yhteydessä. Asian päättymis- tai ratkaisupäivämäärä käynnistää laskennat asiakirjatietojen säilytys- ja salassapitoajoille. SÄHKE Tietojärjestelmä Asia Tila Tila Käsittelyprosessissa toteutuva tila. Asian käsittelyprosessissa on suositeltavaa käyttää seuraavia tilaa kuvaavia arvoja: Avattu 3/40

4 Vireillä (vireilletulo) Valmistelussa (valmistelu) Ratkaistu (päätöksenteko) Toimitettu tiedoksi (tiedoksianto) Toimeenpantavana (toimeenpano) Muutoksenhaku (muutoksenhaku) Seurannassa (seuranta) Päätetty (asian päättäminen) Avattu uudelleen (asian uudelleen avaaminen) Siirretty (siirto esim. arkistoon) Hävitetty Tilasiirtymät pitää toteuttaa siten, että tietty käsittelyprosessin tapahtuma (esimerkiksi asian ratkaiseminen ratkaise-painiketta painamalla) muuttaa tilan arvoa. Asialla on oltava tilatieto koko sen elinkaaren ajan. SÄHKE Tietojärjestelmä Asia Luokituksen nimeke : : : : Luokituksen nimeke nimeke Luokituksen nimeke, esimerkiksi tehtäväluokituksen tai palveluluokituksen nimeke. Luokituksen nimeke on suositeltavaa tuottaa :sta oletusmetatietoarvona asian metatiedoksi, kun asia avataan. Luokituksena käytetään tavallisimmin tehtäväluokitusta tai palveluluokitusta. HUOM! Käytettäessä julkisen hallinnon yhteisiä luokituksia, nimekkeenä pitää käyttää yhteisen luokituksen mukaista nimekettä Tehtävä Asia Julkisuusluokka : : : : Julkisuusluokka JulkisuusluokkaKoodi Asian julkisuusluokka. Pakolliset: Julkinen Osittain salassa pidettävä Salassa pidettävä Mahdollisesti: Ei julkinen Julkisuusluokka määrittää avattavan asian oletusarvoisen julkisuusluokan. Se on suositeltavaa tuottaa :sta asian avaamisen yhteydessä. Asia merkitään salassa pidettäväksi silloin, kun asian tiedot (metatiedot) on tarpeen määritellä salassa pidettäviksi. On hyvä huomioida, että asia ei välttämättä ole salassa pidettävä, vaikka kaikki siihen 4/40

5 liittyvät asiakirjatiedot olisivat salassa pidettäviä Julkisuusluokka Asia Henkilötietoluonne : : : : Henkilötietoja Henkilotietoluonne Asian sisältämien henkilötietojen luokitus. Pakolliset: Ei sisällä henkilötietoja Sisältää henkilötietoja Sisältää arkaluonteisia henkilötietoja Oletusarvoinen henkilötietoluonne on suositeltavaa tuottaa, kun uusi asia avataan. Asian voidaan merkitä sisältävän henkilötietoja silloin, kun avattavan asian metatiedot sisältävät henkilötietoja, esimerkiksi henkilötunnuksia tai arkaluonteisia henkilötietoja. Esimerkki: Operatiivisessa tietojärjestelmässä käyttäjiä on ohjeistettu kirjaamaan asiakkaan nimi ja henkilötunnus asian nimeke -kenttään, jolloin asian tiedot sisältävät henkilötietoja Henkilötietoja Asia Säilytysajan pituus : : : : Säilytysajan pituus SailytysajanPituus Säilytysajan pituus vuosina Suositeltavat: (pysyvä säilytys) Oletusarvoinen säilytysaika on suositeltavaa tuottaa, kun uusi asia avataan. Säilytysajan pituus on suositeltavaa periyttää asialta kaikille siihen kuuluville asiakirjoille Säilytysajan pituus Asia 5/40

6 Säilytysajan peruste : : : : Säilytysajan peruste SailytysajanPeruste Säilytysajan peruste Oletusarvoinen säilytysajan peruste on suositeltavaa tuottaa, kun uusi asia avataan. Säilytysajan peruste on merkittävä mahdollisimman täsmällisesti. Organisaation tiedonohjaussuunnitelmaan viitatessa on lisättävä päiväys ja/tai versionumero. Säilytysaika voi perustua mm. lakiin, määräyksen tai olla organisaation oma päätös. Pysyvä säilytys perustuu arkistolaitoksen päätökseen, ellei pysyvästä säilytyksestä ole määrätty erityislaissa Säilytysajan peruste Asia Toimija Toimija Vastuullinen taho asiakirjallisen tiedon käsittelyssä: Rooli tai yhteisö (henkilö) Esimerkkejä asiakirjallisen tiedon käsittelyyn liittyvistä rooleista: laatija, toimeksiantaja, esittelijä, kirjaaja, ratkaisija, valmistelija, vastuuhenkilö, vastuutaho, julkaisija, muu tekijä, vastaanottaja, jakelija. Yhteisö voi olla esimerkiksi organisaatioyksikkö. Tieto toimijasta on suositeltavaa tuottaa, kun asia avataan. Toimija on ryhmä, henkilö tai rooli, johon kuuluvat henkilöt ovat vastuussa roolinsa mukaan toteutuvasta asiakirjallisen tiedon käsittelystä. Tarkempi tieto toimijasta (esim. henkilön nimi) voidaan tallentaa tietojärjestelmässä esimerkiksi lokitietona. SÄHKE Tietojärjestelmä Asia 2.2. Pakolliset asian metatiedot salassa pidettäville tiedoille Omistaja Omistaja Henkilö, rooli tai esimerkiksi organisaatioyksikkö salassa pidettäville tiedoille Tieto omistajasta on suositeltavaa tallentua, kun uusia asia avataan. Tiedon voi todentaa asiankäsittelyjärjestelmässä myös muutoin kuin Omistaja-nimisellä metatietokentällä. Salassa pidettäville asioille tallennetaan tietojärjestelmästä tieto roolista, jossa oleva henkilö vastaa salassa pidettävän tiedon antamisesta. 6/40

7 SÄHKE Tietojärjestelmä, käyttäjä Asia Salassapitoaika : : : : Salassapitoaika SalassapitoaikaArvo Asian salassapitoaika vuosina (kokonaislukuna). salassa pidettäville tiedoille Suositeltavat: Oletusarvoinen salassapitoaika on suositeltavaa tuottaa, kun uusi salassa pidettävä asia avataan. Salassapito perustuu julkisuuslakiin (621/1999) tai erityislakiin Salassapitoaika Asia Salassapitoperuste : : : : Salassapitoperuste SalassapitoPerusteTeksti Tieto siitä mihin asian salassapito perustuu. salassa pidettäville tiedoille Esimerkki merkintätavasta: JulkL (621/1999) kohta Oletusarvoinen salassapitoperuste on suositeltavaa tuottaa, kun uusi salassa pidettävä asia avataan. Salassapito perustuu julkisuuslakiin (621/1999) tai erityislakiin Salassapitoperuste Asia Salassapidon laskentaperuste Salassapidon laskentaperuste : SalassapidonLaskentaperusteTeksti : Tapahtuma, joka käynnistää tietojärjestelmässä asian salassapitoajan laskennan alkamisen. : salassa pidettäville tiedoille Suositeltavat: Asian ratkaisu : Oletusarvoinen salassapidon laskentaperuste on suositeltavaa tuottaa, kun uusi salassa pidettävä asia avataan. - Tietojärjestelmä, Asia 7/40

8 Salassapidon päättymisajankohta Salassapidon päättymisajankohta Aikamääre, jolloin asian metatiedot muuttuvat julkisiksi salassa pidettäville tiedoille Päivämäärän tallennukseen on suositeltavaa käyttää SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Kansainvälisen standardin SFS-EN mukaisessa kellonajan merkinnässä käytetään kaksoispistettä (esim. klo 16:15) Asian päättymis- tai ratkaisupäivämäärä käynnistää laskennat asiakirjatietojen säilytys- ja salassapitoajoille. SÄHKE Tietojärjestelmä Asia 2.3. Pakolliset metatiedot määräajan säilytettäville asioille Säilytysajan laskentaperuste : : : : Säilytysajan laskentaperuste SailytysajanLaskentaperuste Tapahtuma, joka käynnistää tietojärjestelmässä säilytysajan laskennan alkamisen määräajan säilytettäville tiedoille Suositeltavat: Asian päättäminen/ratkaiseminen Esimerkiksi myös verotuksen päättymistä seuraavan vuoden alusta Tieto säilytysajan laskentaperusteesta on suositeltavaa tuottaa, kun asia avataan. Mikäli säilytysajan laskentaperusteeksi halutaan määritellä jokin muu tieto kuin suositeltavissa arvojoukoissa on määritelty, on suositeltavaa määritellä säilytysajan laskennan alkamiseksi sellainen tapahtuma tai arvo, joka voidaan koneellisesti tunnistaa, jolloin laskennan automaattinen käynnistyminen ei edellytä tiedon syöttämistä manuaalisesti. - Asia Säilytysajan päättymisajankohta Säilytysajan päättymisajankohta Aikamääre, jolloin asian säilytysaika päättyy Päivämäärän tallennukseen on suositeltavaa käyttää SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Kansainvälisen standardin SFS-EN mukaisessa kellonajan merkinnässä käytetään kaksoispistettä (esim. klo 16:15) Asian päättymis- tai ratkaisupäivämäärä käynnistää laskennat asiakirjatietojen säilytys- ja salassapitoajoille. SÄHKE Tietojärjestelmä Asia 8/40

9 2.4. Asian valinnaiset metatiedot Muokattu Muokattu Asian tietojen viimeisin muokkauspäivämäärä Päivämäärän tallennukseen on suositeltavaa käyttää SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Kansainvälisen standardin SFS-EN mukaisessa kellonajan merkinnässä käytetään kaksoispistettä (esim. klo 16:15) On suositeltavaa tallentua, kun asian tietoja muokataan. SÄHKE Tietojärjestelmä Asia Lähetetty Lähetetty Asian lähettämisajankohta (esimerkiksi toiseen tietojärjestelmään tai asiakkaalle) Päivämäärän tallennukseen on suositeltavaa käyttää SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Kansainvälisen standardin SFS-EN mukaisessa kellonajan merkinnässä käytetään kaksoispistettä (esim. klo 16:15) On suositeltavaa tallentua tietyn toiminnon (esimerkiksi lähettämistoimenpiteen) tuottamisen yhteydessä. SÄHKE Tietojärjestelmä Asia Luokituksen kuvaus : : : : Luokituksen kuvaus Kuvaus Luokituksen laajempi kirjallinen kuvaus. Oletusarvoinen luokituksen kuvaus on suositeltavaa tuottaa, kun uusi asia avataan. Metatiedolla kuvataan esimerkiksi sitä, mihin lainsäädäntöön tai normiin tehtävä perustuu. Voi olla esim. viittaus lakiin. Esimerkki: Tehtävä: Oppilashuolto Kuvaus: oppilas- ja opiskelijahuoltolaki 1287/2013, 9 - Asia 9/40

10 Suojaustaso : : : Suojaustaso SuojaustasoKoodi Käsittelyvaatimuksia osoittava suojaustasomerkintä. Pakolliset valtiolle: 1: Suojaustaso 1, ST I jos asiakirjaan sisältyvän salassa pidettävän tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa erityisen suurta vahinkoa salassapitosäännöksessä tarkoitetulle yleiselle edulle. 2: Suojaustaso 2, ST II jos asiakirjaan sisältyvän salassa pidettävän tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa merkittävää vahinkoa salassapitosäännöksessä tarkoitetulle yleiselle edulle. 3: Suojaustaso 3, ST III jos asiakirjaan sisältyvän salassa pidettävän tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa vahinkoa salassapitosäännöksessä tarkoitetulle yleiselle tai yksityiselle edulle. 4: Suojaustaso 4, ST IV jos asiakirjaan sisältyvän salassa pidettävän tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa haittaa salassapitosäännöksessä tarkoitetulle yleiselle tai yksityiselle edulle. : Oletusarvoinen suojaustaso on suositeltavaa tuottaa, kun uusi salassa pidettävä asia avataan. Salassa pidettävät tiedot voidaan luokitella sen mukaan minkälaisia tietoturvallisuutta koskevia vaatimuksia niiden käsittelyssä on tarpeen noudattaa. Asia ei välttämättä sisällä suojaustasoa vaativaa tietoa, vaikka siihen liittyvät asiakirjatiedot vaatisivat suojaustason. Suojaustason käyttö on määritelty tarkemmin asetuksessa tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa (681/2010) ja sen soveltamisesta annetussa VAHTI-ohjeessa 2/ Suojaustaso Asia Turvallisuusluokka : : : : Turvallisuusluokka TurvallisuusluokkaKoodi Turvallisuusluokkamerkintä Pakolliset valtiolle: 1: ERITTÄIN SALAINEN suojaustasoon I kuuluva asiakirja 2: SALAINEN suojaustasoon II kuuluva asiakirja 3: LUOTTAMUKSELLINEN suojaustasoon III kuuluva asiakirja 4: KÄYTTÖ RAJOITETTU suojaustasoon IV kuuluva asiakirja Oletusarvoinen turvallisuusluokka on suositeltavaa tuottaa, kun uusi turvallisuusluokiteltu asia avataan. 10/40

11 Jos asiakirjatiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa vahinkoa kansainvälisille suhteille, valtion turvallisuudelle, maanpuolustukselle tai muulle yleiselle edulle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 :n 1 momentin 2 ja 7 10 kohdassa tarkoitetulla tavalla, salassa pidettävän asiakirjan suojaustasoa koskevan merkinnän yhteyteen tai sen sijasta voidaan tehdä erityinen turvallisuusluokitusmerkintä. Asia ei välttämättä sisällä turvallisuusluokiteltavaa tietoa, vaikka kaikki siihen liittyvät asiakirjatiedot olisivat turvallisuusluokiteltavia. Turvallisuusluokan käyttö on määritelty tarkemmin asetuksessa tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa 681/2010 ja sen soveltamisesta annetussa VAHTI-ohjeessa 2/ Turvallisuusluokka Asia : : : : Prosessin omistaja - Prosessin omistaja ProsessinOmistajaNimi Tieto siitä mikä taho omistaa kokonaisuudessaan operatiivisessa tietojärjestelmässä muodostuvan asian Prosessin omistaja -tietoa käytetään erityisesti poikkihallinnollisissa prosesseissa, joissa on tarpeen ilmoittaa millä taholla on kokonaisvastuu prosessista ja siinä muodostuvien asiakirjatietojen hallinnasta ja säilyttämisestä. Asia Kokoavan prosessitunnuksen lähde : : : Kokoavan prosessitunnuksen lähde KokoavanProsessitunnuksenLahde Tieto siitä, mitä käytetään kokoavana prosessitunnuksena asialle. Esimerkiksi: asian avaavan organisaation asianumero yhteinen asianumero, joka saadaan asian vireillesaattavasta järjestelmästä julkisen hallinnon yhteinen asianumero : Etenkin monitoimijaprosesseissa ilmaistaan tieto siitä, mitä tunnusta käytetään prosessin kaikissa vaiheissa yhteisenä prosessitunnuksena. - Asia Koodi : : Koodi Koodistosta valittava asiaa kuvaava koodi 11/40

12 : : Koodit valitaan käytetyn koodiston mukaan. Koodeja voidaan täydentää tai muokata myöhemmin asian käsittelyn edetessä. Koodistojen mukainen koodien käyttö edistää tietojen yhteentoimivuutta. - Tietojärjestelmä Asia Käytetty koodisto Käytetty koodisto : : Yhteentoimivuutta edistävän koodiston nimi : : Koodistojen mukainen koodien käyttö edistää tietojen yhteentoimivuutta. - Tietojärjestelmä Asia Asiasana Asiasana : Asiasana : Asian asiasanat : Käytetyt asiasanat perustuvat asiasanastoon (esim. Yleinen suomalainen asiasanasto YSA). : Oletusarvoina saatavia asiasanoja voidaan täydentää tai muokata myöhemmin asian käsittelyn edetessä. -, Tietojärjestelmä Asia Käytetty asiasanasto : : Käytetty asiasanasto Asiasanasto Tieto siitä minkä asiasanaston mukaisia termejä käytetään. : Esim. Yleinen suomalainen asiasanasto YSA. : -, Tietojärjestelmä Asia 12/40

13 Päätietoryhmä : : : : Päätietoryhmä Paatietoryhmat Tietoarkkitehtuurissa määritelty päätietoryhmä. Asia saa oletusarvoisesti tiedonohjaussuunnitelmasta arvon, mitä päätietoryhmiä se hyödyntää (esim. syötteenä) tai tuottaa prosessissa. Päätietoryhmä sitoo asian käsittelyn muihin julkisen hallinnon vakiintuneisiin tai vakiintumassa oleviin luokittelukäytäntöihin. Asia Kuvaus Kuvaus Asian sisältöä tarkentava kuvaus Kuvauksella voidaan täsmentää asian sisältöä. Kuvaus-kenttää voidaan käyttää myös organisaatiokohtaisesti sovituin tavoin. SÄHKE2 2.5 Käyttäjä, tietojärjestelmä Asia Henkilötunnus Henkilötunnus Asiakkaan henkilötunnus. Henkilön henkilötunnus muodossa ppkkvvvmmmm (ppkkvv=syntymäaika, V=välimerkki, mmmm=tunnuksen loppuosa). Suositellaan toteutettavaksi tietojärjestelmän automaattisesti tuottamana metatietona sähköistä asiointia käytettäessä. Henkilötunnus ja sähköinen asiointitunnus eivät saa esiintyä yhtä aikaa saman henkilön metatiedoissa. SÄHKE Tietojärjestelmä, käyttäjä Asia Sähköinen asiointitunnus Sähköinen asiointitunnus Asiakkaan sähköinen asiointitunnus. 13/40

14 Henkilön sähköinen asiointitunnus muodostuu kahdeksasta numerosta ja tarkastusmerkistä. Tarkastusmerkki on numero tai kirjain (nnnnnnnnt). Suositellaan toteutettavaksi tietojärjestelmän automaattisesti tuottamana metatietona sähköistä asiointia käytettäessä. Sähköisen henkilöllisyyden tunnuksena turvallisessa verkkoasioinnissa toimii sähköinen asiointitunnus (SATU). Se on numeroista ja tarkistusmerkistä muodostettu tietojoukko, jonka avulla yksilöidään Suomen kansalaiset ja kotikuntalain mukaisesti Suomessa vakinaisesti asuvat ulkomaalaiset, jotka on merkitty väestötietojärjestelmään. Sähköinen asiointitunnus aktivoidaan, kun henkilö hankkii Väestörekisterikeskuksen kansalaisvarmennetta hyödyntävän varmennekortin, esimerkiksi henkilökortin. Kansalaisvarmenne on sähköinen henkilöllisyys, joka sisältää muun muassa etunimen, sukunimen ja sähköisen asiointitunnuksen. Henkilötunnus ja sähköinen asiointitunnus eivät saa esiintyä yhtä aikaa saman henkilön metatiedoissa. SÄHKE Tietojärjestelmä, käyttäjä Asia Viittaus Viittaus Asian ja/tai asiakirjan suhde muihin asioihin ja/tai asiakirjoihin Korvaa/korvattu Viittaa/on viitattu /liittyy pakollisena Sisältää/kuuluu Myöhempi formaatti/aikaisempi formaatti Vanhempi versio/uudempi versio Julkinen versio/salassa pidettävää tietoa sisältävä versio Viittaukset muihin tietosisältöihin. Suositellaan mahdollisimman pitkälle toteutettavaksi tietojärjestelmään rakennettuna toimintona, jolloin esimerkiksi järjestelmä ehdottaa samaa aihepiiriä, asiakasta, ym. koskevia asioita kytkettäviksi viittauksilla toisiinsa. Versiot ja formaatit tulevat myös automatisoituina tietojärjestelmästä. SÄHKE2 (Suhde-metatiedot: , ) Tietojärjestelmä, käyttäjä Asia lupa lupa Avoimen tietoaineiston käyttölupa Esimerkiksi Creative Commons käyttölupa (ks. JHS XXX Avoimen tietoaineiston käyttölupa) Koskee avoimen datan käyttöä. SÄHKE2 - Tietojärjestelmä, käyttäjä Asia 14/40

15 Asianosainen Asianosainen Asianosainen tarkoittaa niitä henkilöitä tai oikeushenkilöitä, joiden nimissä oikeudenkäynti tai hallintomenettely tapahtuu Henkilön nimi ilmaistaan muodossa Sukunimi, Etunimi1 Etunimi2 SÄHKE2 - Käyttäjä Asia Kooste Kooste Organisaatiokohtaisin säännöin koostettu asioiden tai asiakirjojen yhteenliittymä Koosteen avulla voidaan koostaa toisiinsa liittyviä asioita ja asiakirjoja yhteen. Koosteita voidaan muodostaa mm. aiheen, organisaatioyksikön (esim. toimielin), projektin, hankkeen, maantieteellisen alueen jne. mukaisesti. SÄHKE2 - Tietojärjestelmä,, käyttäjä Asia Kieli Kieli Asialla käytettävä kieli ilmaistaan kielikoodilla. Jos on käytetty useita kieliä, kenttää voidaan toistaa. Kieli on suositeltavaa tallentaa 2-merkkisenä koodina (esim. fi, sv, en, se) SFS-ISO standardissa määritellyllä tavalla. Kieli-metatieto voidaan tuottaa oletusarvoisesti tietojärjestelmästä siten, että se on automatisoitu esimerkiksi olemaan suomi tai ruotsi. Käyttäjä voi muuttaa kieli-metatietoa tarvittaessa. Jos asialla on käytössä useita kieliä, kenttää voidaan toistaa. SÄHKE2 2.4 Tietojärjestelmä,, käyttäjä Asia Organisaatiokohtaiset metatiedot Organisaatiokohtaiset metatiedot Vapaamuotoiset, organisaatiokohtaiset lisämetatiedot. Organisaatio voi sisällyttää tähän sellaisia metatietoja, joita ei ole määritelty metatietomallissa. Organisaatiokohtaisia metatietoja käytettäessä on huolehdittava niiden ylläpidon helppoudesta ja ylläpitovastuusta. 15/40

16 SÄHKE2 2.8 Tietojärjestelmä,, käyttäjä Asia 3. Toimenpiteen metatiedot 3.1. Toimenpiteen pakolliset metatiedot Identifiointitunnus SÄHKE2 Identifiointitunnus ID Tietojärjestelmän automaattisesti tuottama yksilöintitunnus Esimerkiksi OID-tunnus. Voidaan käyttää järjestelmän tuottamaa teknistä tunnusta. Tietorakenne, jolla huolehditaan yksilöinnistä. On suositeltavaa tuottaa tietojärjestelmästä, kun uusi toimenpide luodaan. 2.3 (identifiointitunnus) Tietojärjestelmä Toimenpide Luotu Luotu Toimenpiteen luontiajankohta Päivämäärän tallennukseen on suositeltavaa käyttää SFS 4175:2006 standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Kansainvälisen standardin SFS-EN mukaisessa kellonajan merkinnässä käytetään kaksoispistettä (esim. klo 16:15) On suositeltavaa tuottaa, kun uusi toimenpide luodaan. SÄHKE Tietojärjestelmä Toimenpide Tyyppi : : : Tyyppi ToimenpideLuokka Toimenpiteen luonnetta kuvaava tieto. Asian käsittelyn on suositeltavaa sisältää seuraavat käsittelyvaiheet, jotka saadaan oletusarvoisesti tiedonohjaussuunnitelmasta toimenpiteinä. Näistä käsittelyvaiheista saa kuitenkin poiketa silloin, kun erityislaki tai asian käsittelyn luonne edellyttää poikkeavien toimenpiteiden käyttöä. ohjaus vireilletulo valmistelu päätöksenteko tiedoksianto toimeenpano muutoksenhaku seuranta 16/40

17 : On suositeltavaa tuottaa, kun toimenpide luodaan. Asian käsittelyprosessia saa täydentää muilla toimenpiteillä, kun asian käsittely halutaan kuvata tarkemmalla tasolla. Tällöin toimenpiteet täydentävät (Huom. eivät korvaa!) määriteltyjä käsittelyvaiheita. 5.6 Tyyppi, tietojärjestelmä Toimenpide Toimija Toimija Vastuullinen taho asiakirjallisen tiedon käsittelyssä: Rooli tai yhteisö (henkilö) Esimerkkejä asiakirjallisen tiedon käsittelyyn liittyvistä rooleista: laatija, toimeksiantaja, esittelijä, kirjaaja, ratkaisija, valmistelija, vastuuhenkilö, vastuutaho Esimerkkejä asiakirjalliseen tietoon liittyvistä rooleista: julkaisija, lähettäjä, muu tekijä, vastaanottaja, jakelija Yhteisö voi olla esimerkiksi organisaatioyksikkö. Tieto toimijasta on suositeltavaa tuottaa, kun toimenpide luodaan. Toimija on ryhmä, henkilö tai rooli, johon kuuluvat henkilöt ovat vastuussa roolinsa mukaan toteutuvasta asiakirjallisen tiedon käsittelystä. Tarkempi tieto toimijasta (esim. henkilön nimi) voidaan tallentaa tietojärjestelmässä esimerkiksi lokitietona. SÄHKE Tietojärjestelmä Toimenpide Julkisuusluokka : : : : Julkisuusluokka JulkisuusluokkaKoodi Toimenpiteen julkisuusluokka. Pakolliset: Julkinen Osittain salassa pidettävä Salassa pidettävä Mahdollisesti: Ei julkinen Julkisuusluokka määrittää avattavan asian oletusarvoisen julkisuusluokan. Se on suositeltavaa tuottaa :sta kun toimenpide luodaan. Toimenpide merkitään salassa pidettäväksi silloin, kun sen tiedot (metatiedot) on tarpeen määritellä salassa pidettäviksi Julkisuusluokka Toimenpide 17/40

18 3.2. Pakolliset toimenpiteen metatiedot salassa pidettäville tiedoille Omistaja Omistaja Henkilö, rooli tai esimerkiksi organisaatioyksikkö salassa pidettäville tiedoille Tieto omistajasta on suositeltavaa tuottaa, kun toimenpide luodaan. Tiedon voi todentaa asiankäsittelyjärjestelmässä myös muutoin kuin Omistaja-nimisellä metatietokentällä. Salassa pidettäville toimenpiteille tallennetaan tietojärjestelmästä tieto roolista, jossa oleva henkilö vastaa salassa pidettävän tiedon antamisesta. SÄHKE Tietojärjestelmä, käyttäjä Toimenpide Salassapitoaika : : : Salassapitoaika SalassapitoaikaArvo Toimenpiteen salassapitoaika vuosina (kokonaislukuna). salassa pidettäville tiedoille Suositeltavat: : Oletusarvoinen salassapitoaika on suositeltavaa tuottaa, kun salassa pidettävä toimenpide luodaan Salassapitoaika Toimenpide Salassapitoperuste : : : : Salassapitoperuste SalassapitoPerusteTeksti Tieto siitä mihin toimenpiteen salassapito perustuu. salassa pidettäville tiedoille Esimerkki merkintätavasta: JulkL (621/1999) kohta Oletusarvoinen salassapitoperuste on suositeltavaa tuottaa, kun salassa pidettävä toimenpide luodaan. Salassapito perustuu julkisuuslakiin (621/1999) tai erityislakiin Salassapitoperuste Toimenpide 18/40

19 Salassapidon laskentaperuste : : : : Salassapidon laskentaperuste SalassapidonLaskentaperusteTeksti Tapahtuma, joka käynnistää tietojärjestelmässä toimenpiteen salassapitoajan laskennan alkamisen. salassa pidettäville tiedoille Suositeltavat: Asian ratkaisu Oletusarvoinen salassapitoperuste on suositeltavaa tuottaa, kun salassa pidettävä toimenpide luodaan. Toimenpide saa oletusarvoisesti tiedonohjaussuunnitelmasta salassapidon laskentaperusteen, mikäli asia on oletusarvoisesti määritetty salassa pidettäväksi. - Toimenpide Salassapidon päättymisajankohta Salassapidon päättymisajankohta Aikamääre, jolloin toimenpiteen metatiedot muuttuvat julkisiksi salassa pidettäville tiedoille Päivämäärän tallennukseen on suositeltavaa käyttää SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Kansainvälisen standardin SFS-EN mukaisessa kellonajan merkinnässä käytetään kaksoispistettä (esim. klo 16:15) Asian päättymis- tai ratkaisupäivämäärä käynnistää laskennat asiakirjatietojen säilytys- ja salassapitoajoille. SÄHKE Tietojärjestelmä Toimenpide 3.3. Toimenpiteen valinnaiset metatiedot Nimeke Nimeke Nimeke toimii otsikkotason ilmaisuna toimenpiteen sisällölle. Nimeke on suositeltavaa tuottaa, kun toimenpide luodaan. SÄHKE2 5.3 Tietojärjestelmä,, käyttäjä Toimenpide Toimenpiteen tyypin kuvaus : : : Toimenpiteen tyypin kuvaus ToimenpiteenKuvausTeksti Toimenpiteen tyypin tarkempi kuvaus. 19/40

20 : Oletusarvoinen toimenpiteen tyypin kuvaus on suositeltavaa tuottaa, kun toimenpide luodaan. 5.2 Kuvaus Toimenpide Muokattu Muokattu Toimenpiteen tietojen viimeisin muokkauspäivämäärä Päivämäärän tallennukseen on suositeltavaa käyttää SFS 4175:2006 standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. On suositeltavaa tallentua, kun toimenpiteen tietoja muokataan. SÄHKE Tietojärjestelmä Toimenpide Lähetetty Lähetetty Toimenpiteen lähettämisajankohta Päivämäärän tallennukseen on suositeltavaa käyttää SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Kansainvälisen standardin SFS-EN mukaisessa kellonajan merkinnässä käytetään kaksoispistettä (esim. klo 16:15) On suositeltavaa tallentua tietyn toiminnon (esimerkiksi lähettämistoimenpiteen) luomisen yhteydessä. SÄHKE Tietojärjestelmä Toimenpide Toimenpiteen sisällön kuvaus Toimenpiteen sisällön kuvaus Toimenpiteen/käsittelyvaiheen tarkentava kuvaus Kuvauksella voidaan täsmentää toimenpiteen/käsittelyvaiheen sisältöä esimerkiksi silloin kun toimenpiteeseen ei liity asiakirjaa. Kuvaus-kenttää voidaan käyttää myös organisaatiokohtaisesti sovituin tavoin. SÄHKE2 5.2 Käyttäjä, tietojärjestelmä Toimenpide Toimenpiteen määräaika Toimenpiteen määräaika Toimenpiteen käsittelyn määräaika 20/40

21 Päivämäärän tallennukseen on suositeltavaa käyttää SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Kansainvälisen standardin SFS-EN mukaisessa kellonajan merkinnässä käytetään kaksoispistettä (esim. klo 16:15) Toimenpiteen käsittelyllä voi olla määräaika. Esimerkiksi lausuntopyyntöön odotetaan lausuntoja tietyn määräajan mukaisesti. Kun lausuntopyyntö liittyy tiettyyn toimenpiteeseen (esim. lausuntopyynnön lähettäminen), pyytää tietojärjestelmä määrittämään määräajan. Tällöin päivämäärä merkitään toimenpiteen lausuntojen saapuminen määräajaksi. SÄHKE Tietojärjestelmä, käyttäjä Toimenpide Tila Tila Toimenpiteen tila Toimenpiteen tilat voivat olla esimerkiksi: Aloittamatta Käsittelyssä Valmis Tilasiirtymät on suositeltavaa tuottaa tietojärjestelmästä tai :sta. SÄHKE Tietojärjestelmä, Toimenpide Organisaatiokohtaiset metatiedot Organisaatiokohtaiset metatiedot Vapaamuotoiset, organisaatiokohtaiset lisämetatiedot. Organisaatio voi sisällyttää tähän sellaisia metatietoja, joita ei ole määritelty metatietomallissa. Organisaatiokohtaisia metatietoja käytettäessä on huolehdittava niiden ylläpidon helppoudesta ja ylläpitovastuusta. SÄHKE2 2.8 Tietojärjestelmä,, käyttäjä Toimenpide 4. n metatiedot 4.1. n pakolliset metatiedot Identifiointitunnus Identifiointitunnus ID Tietojärjestelmän automaattisesti tuottama yksilöintitunnus Esimerkiksi OID-tunnus. Voidaan käyttää järjestelmän tuottamaa teknistä tunnusta. Tietorakenne, jolla huolehditaan yksilöinnistä. On suositeltavaa tuottaa, kun uusi asiakirja 21/40

22 SÄHKE2 laaditaan/liitetään. 2.3 (identifiointitunnus) Tietojärjestelmä Laadittu Laadittu n laatimisajankohta Päivämäärän tallennukseen on suositeltavaa käyttää SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Kansainvälisen standardin SFS-EN mukaisessa kellonajan merkinnässä käytetään kaksoispistettä (esim. klo 16:15) On suositeltavaa tuottaa, kun uusi asiakirja laaditaan/liitetään. SÄHKE Tietojärjestelmä Nimeke Nimeke Nimeke toimii otsikkotason ilmaisuna asiakirjan sisällölle. On suositeltavaa tuottaa, kun uusi asiakirja laaditaan/liitetään. Käyttäjä tuottaa nimekkeen. Nimeke voidaan vaihtoehtoisesti tuottaa :sta. Tietyissä tapauksissa tietojärjestelmä voi tuottaa oletusnimekkeen muiden metatietojen perusteella (esim. asiaryhmä, johon asia avataan). Näissäkin tapauksissa on syytä käyttäjälähtöisesti harkita, onko oletusarvoinen tietojärjestelmän tuottama nimike riittävän yksilöivä ja informatiivinen. Nimekettä voidaan tarvittaessa täydentää. SÄHKE2 2.7 Tietojärjestelmä,, käyttäjä Tila Tila Käsittelyprosessissa toteutuva tila. Asiakirjoilla pitää olla tilatieto koko sen elinkaaren ajan: Luonnos Valmis Tilasiirtymät pitää tuottaa, kun tietty käsittelyprosessin tapahtuma (esimerkiksi asiakirjan valmiiksi merkitseminen) muuttaa tilan arvoa. SÄHKE Tietojärjestelmä, 22/40

23 tyyppi : : : tyyppi luokka n luonnetta käyttötarkoituksen, tietosisällön tai rakenteen mukaan kuvaava tieto. Suositeltavat: Aloite Asetus Ehdotus Esitys Esityslista Hakemus Ilmoitus Julkaisu Kannanotto Kantelu Kartta Kertomus Kirje Kutsu Kuulutus Kuva Laki Lasku Lausunto Lausuntopyyntö Liite Luettelo Lupa Mietintö Muistio Määräys Nimittämiskirja Ohje Ohjelma Oikaisuvaatimus Ote Piirustus Pyyntö Päätös Pöytäkirja Raportti Seloste Selvitys Sopimus Strategia Suositus Suunnitelma Talousarvio Tarjous Tarjouspyyntö Teos Tiedote Tilasto Tilaus Tilinpäätös Todistus Tosite 23/40

24 Valitus Valtakirja Vastine Yhteenveto : tyypit ilmaistaan aina yksikkömuodossa. tyyppien listaus on suositeltavaa sovittaa omaan käyttöön rajaamalla siitä käytettävät asiakirjatyypit sekä tarpeen mukaan laajentamalla käytettävien asiakirjatyyppien luetteloa muilla asiakirjatyypeillä Tyyppi Julkisuusluokka : : : : Julkisuusluokka JulkisuusluokkaKoodi n julkisuusluokka. Pakolliset: Julkinen Osittain salassa pidettävä Salassa pidettävä Mahdollisesti: Ei julkinen Julkisuusluokka määrittää asiankäsittelyjärjestelmään laadittavan tai liitettävän asiakirjan oletusarvoisen julkisuusluokan. Julkisuusluokka on suositeltavaa tuottaa, kun asiakirja luodaan/liitetään. Julkinen asiakirja on kokonaan julkinen. Salassa pidettävä asiakirja sisältää salassa pidettävää tietoa, mutta yleensä myös julkista tietoa, miltä osin tieto on annettava pyydettäessä. Osittain salassa pidettävä asiakirja sisältää sekä julkista että salassa pidettävää tietoa. Sisäinen asiakirja on sellainen, joka ei ole viranomaisen asiakirja siinä mielessä, että se olisi päätöksenteon tai juridisten velvoitteiden perustana. Sisäinen asiakirja voi sisältää julkista tai salassa pidettävää tietoa ja siitä voidaan antaa tietoa harkinnanvaraisesti Julkisuusluokka Tietojärjestelmä : : Tietojärjestelmä TietojarjestelmaNimi an liittyvä tietojärjestelmä, joka hyödyntää tiedonohjaussuunnitelman oletusmetatietoarvoja tiedonohjauksessa. : : Oletusarvoinen tietojärjestelmä on suositeltavaa tuottaa, kun uusi asiakirja laaditaan/liitetään. 24/40

25 Asiakirjoja voidaan käsitellä useissa eri tietojärjestelmissä, jolloin metatiedolla ilmoitetaan missä tietojärjestelmässä ko. asiakirjaa käsitellään Henkilötietoluonne : : : : Henkilötietoja Henkilotietoluonne n sisältämien henkilötietojen luokitus. Pakolliset: Ei sisällä henkilötietoja Sisältää henkilötietoja Sisältää arkaluonteisia henkilötietoja Oletusarvoinen henkilötietoluonne on suositeltavaa tuottaa, kun uusi asiakirja laaditaan/liitetään. Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikenlaisia luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavia merkintöjä, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään tai hänen kanssaan yhteisessä taloudessa eläviä koskeviksi (Henkilötietolaki 523/1999, 3, 1 momentti) Arkaluonteiset henkilötiedot on määritelty henkilötietolain (523/1999) 11 :ssä Henkilötietoja Säilytysajan pituus : : : : Säilytysajan pituus SailytysajanPituus Säilytysajan pituus vuosina Suositeltavat: (pysyvä säilytys) Oletusarvoinen säilytysaika on suositeltavaa tuottaa, kun uusi asiakirja laaditaan/liitetään. Säilytysajan pituus on suositeltavaa periyttää asialta kaikille siihen kuuluville asiakirjoille Säilytysajan pituus 25/40

26 Säilytysajan peruste : : : : Säilytysajan peruste SailytysajanPeruste Säilytysajan peruste Oletusarvoinen säilytysajan peruste on suositeltavaa tuottaa, kun uusi asiakirja laaditaan/liitetään. Säilytysajan peruste on merkittävä mahdollisimman täsmällisesti. Organisaation tiedonohjaussuunnitelmaan viitatessa on lisättävä päiväys ja/tai versionumero. Säilytysaika voi mm. perustua lakiin tai Valtiokonttorin määräykseen kirjanpitoaineistojen säilytysajoista, tai olla organisaation oma päätös. Pysyvä säilytys perustuu arkistolaitoksen päätökseen, ellei pysyvästä säilytyksestä ole määrätty erityislainsäädännöllä Säilytysajan peruste Toimija Toimija Vastuullinen taho asiakirjallisen tiedon käsittelyssä: Rooli tai yhteisö (henkilö) Esimerkkejä asiakirjallisen tiedon käsittelyyn liittyvistä rooleista: laatija, toimeksiantaja, esittelijä, kirjaaja, ratkaisija, valmistelija, vastuuhenkilö, vastuutaho Esimerkkejä asiakirjalliseen tietoon liittyvistä rooleista: julkaisija, lähettäjä, muu tekijä, vastaanottaja, jakelija Yhteisö voi olla esimerkiksi organisaatioyksikkö. Tieto toimijasta on suositeltavaa tuottaa tietojärjestelmästä kun uusi asiakirja laaditaan/liitetään. Toimija on ryhmä, henkilö tai rooli, johon kuuluvat henkilöt ovat vastuussa roolinsa mukaan toteutuvasta asiakirjallisen tiedon käsittelystä. Tarkempi tieto toimijasta (esim. henkilön nimi) voidaan tallentaa tietojärjestelmässä esimerkiksi lokitietona. SÄHKE Tietojärjestelmä 4.2. Pakolliset metatiedot salassa pidettäville asiakirjoille Omistaja Omistaja Henkilö, rooli tai esimerkiksi organisaatioyksikkö salassa pidettäville tiedoille Tieto omistajasta on suositeltavaa tallentua, kun uusia asiakirja laaditaan/liitetään. Tiedon voi todentaa asiankäsittelyjärjestelmässä myös muutoin kuin Omistaja-nimisellä 26/40

27 metatietokentällä. Salassa pidettäville asiakirjoille tallennetaan tietojärjestelmästä tieto roolista, jossa oleva henkilö vastaa salassa pidettävän tiedon antamisesta. SÄHKE Tietojärjestelmä, käyttäjä Salassapitoaika : : : : Salassapitoaika SalassapitoaikaArvo n salassapitoaika vuosina (kokonaislukuna). salassa pidettäville tiedoille Suositeltavat: Oletusarvoinen salassapitoaika on suositeltavaa tallentua, kun uusia asiakirja laaditaan/liitetään Salassapitoaika Salassapitoperuste : : : : Salassapitoperuste SalassapitoPerusteTeksti Tieto siitä mihin asian salassapito perustuu. salassa pidettäville tiedoille Esimerkki merkintätavasta: JulkL (621/1999) kohta Oletusarvoinen salassapitoperuste on suositeltavaa tuottaa, kun uusi salassa pidettävä asiakirja laaditaan/liitetään. Salassapito perustuu julkisuuslakiin (621/1999) tai erityislakiin Salassapitoperuste Salassapidon laskentaperuste : : : : Salassapidon laskentaperuste SalassapidonLaskentaperusteTeksti Tapahtuma, joka käynnistää tietojärjestelmässä asiakirjan salassapitoajan laskennan alkamisen. salassa pidettäville tiedoille Suositeltavat: Asian ratkaisu Oletusarvoinen salassapidon laskentaperuste on suositeltavaa tuottaa, kun uusi salassa pidettävä asiakirja laaditaan/liitetään. 27/40

28 Salassapidon päättymisajankohta Salassapidon päättymisajankohta Aikamääre, jolloin asiakirjan metatiedot muuttuvat julkisiksi salassa pidettäville tiedoille Päivämäärän tallennukseen on suositeltavaa käyttää SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Kansainvälisen standardin SFS-EN mukaisessa kellonajan merkinnässä käytetään kaksoispistettä (esim. klo 16:15) Asian päättymis- tai ratkaisupäivämäärä käynnistää laskennat asiakirjatietojen säilytys- ja salassapitoajoille. SÄHKE Tietojärjestelmä 4.3. Pakolliset metatiedot määräajan säilytettäville asiakirjoille Säilytysajan laskentaperuste : : : : Säilytysajan laskentaperuste SailytysajanLaskentaperuste Tapahtuma, joka käynnistää tietojärjestelmässä säilytysajan laskennan alkamisen määräajan säilytettäville tiedoille Suositeltavat: Asian päättäminen/ratkaiseminen Esimerkiksi myös verotuksen päättymistä seuraavan vuoden alusta Oletusarvoinen säilytysajan pitoperuste on suositeltavaa tuottaa, kun uusi asiakirja laaditaan/liitetään. Mikäli säilytysajan laskentaperusteeksi halutaan määritellä jokin muu tieto kuin suositeltavissa arvojoukoissa on määritelty, on suositeltavaa määritellä säilytysajan laskennan alkamiseksi sellainen tapahtuma tai arvo, joka voidaan koneellisesti tunnistaa, jolloin laskennan automaattinen käynnistyminen ei edellytä tiedon syöttämistä manuaalisesti Säilytysajan päättymisajankohta Säilytysajan päättymisajankohta Aikamääre, jolloin asiakirjan säilytysaika päättyy Päivämäärän tallennukseen pitää käyttää SFS 4175:2006 standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Kansainvälisen standardin SFS-EN mukaisessa kellonajan merkinnässä käytetään kaksoispistettä (esim. klo 16:15) Asian päättymis- tai ratkaisupäivämäärä käynnistää laskennat asiakirjatietojen säilytys- ja salassapitoajoille. 28/40

29 SÄHKE Tietojärjestelmä 4.4. metatieto, mikäli asiakirjasta on useita versioita Versio Versio n versiotunnus, mikäli asiakirjasta useita versioita Valmis-tilaiseen asiakirjaan ei saa enää tehdä muutoksia. SÄHKE Tietojärjestelmä 4.5. metatieto sähköisesti allekirjoitetuille asiakirjoille Sähköisen allekirjoituksen alkuperäisyyden ja eheyden toteaminen SÄHKE Tietojärjestelmä Sähköisen allekirjoituksen alkuperäisyyden ja eheyden toteaminen Sähköisen allekirjoituksen todistusvoimaisuuden varmistaminen sähköisesti allekirjoitetuille asiakirjoille Tietojärjestelmän on suositeltavaa tuottaa tieto sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan eheyden ja alkuperäisyyden toteamisesta kun asiakirja vastaanotettu. Tiedon voi toteuttaa esimerkiksi toimenpiteenä Valinnaiset asiakirjan metatiedot tyypin tarkenne : : : : tyypin tarkenne luokkatarkenne Tarkentaa asiakirjatyyppi -tietoa. tyypin tarkenne on suositeltavaa tuottaa, kun uusi asiakirja laaditaa/ liitetään. Tarkennetta käytetään kuvaamaan asiakirjan käyttötarkoitusta tyyppiä tarkemmalla tasolla. Esimerkiksi asiakirjatyyppi on päätös ja asiakirjatyypin tarkenne kertoo minkä tyyppisestä päätöksestä on kyse, esim. maksatuspäätös. tyypin tarkennetta käytetään erityisesti silloin kun yksittäisen tehtävän sisällä samaan asiakirjatyyppiin kuuluvien asiakirjatietojen metatietoarvot poikkeavat toisistaan, jolloin asiakirjatyypin tarkenteille määritellää toisistaan poikkeavat metatietoarvot. Tarkenteiden käytöllä voidaan myös tukea organisaation tilastointi- ja raportointitarpeita. - 29/40

30 Suojaustaso : : : Tositettavuus: Suojaustaso SuojaustasoKoodi Käsittelyvaatimuksia osoittava suojaustasomerkintä. Pakolliset valtiolle: 1: Suojaustaso 1, ST I jos asiakirjaan sisältyvän salassa pidettävän tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa erityisen suurta vahinkoa salassapitosäännöksessä tarkoitetulle yleiselle edulle. 2: Suojaustaso 2, ST II jos asiakirjaan sisältyvän salassa pidettävän tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa merkittävää vahinkoa salassapitosäännöksessä tarkoitetulle yleiselle edulle. 3: Suojaustaso 3, ST III jos asiakirjaan sisältyvän salassa pidettävän tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa vahinkoa salassapitosäännöksessä tarkoitetulle yleiselle tai yksityiselle edulle. 4: Suojaustaso 4, ST IV jos asiakirjaan sisältyvän salassa pidettävän tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa haittaa salassapitosäännöksessä tarkoitetulle yleiselle tai yksityiselle edulle. : Oltusarvoinen suojaustaso on suositeltavaa tuottaa, kun uusi salassa pidettävä asiakirja laaditaan/liitetään. Salassa pidettävät tiedot voidaan luokitella sen mukaan minkälaisia tietoturvallisuutta koskevia vaatimuksia niiden käsittelyssä on tarpeen noudattaa. Suojaustason käyttö on määritelty tarkemmin asetuksessa tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa (681/2010) ja sen soveltamisesta annetussa VAHTI-ohjeessa 2/ Suojaustaso Turvallisuusluokka : : : Turvallisuusluokka TurvallisuusluokkaKoodi Turvallisuusluokkamerkintä Pakolliset valtiolle: 1: ERITTÄIN SALAINEN suojaustasoon I kuuluva asiakirja 2: SALAINEN suojaustasoon II kuuluva asiakirja 3: LUOTTAMUKSELLINEN suojaustasoon III kuuluva asiakirja 4: KÄYTTÖ RAJOITETTU suojaustasoon IV kuuluva asiakirja 30/40

31 : Oltusarvoinen suojaustaso on suositeltavaa tuottaa, kun uusi salassa pidettävä asiakirja laaditaan/liitetään. Jos asiakirjatiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa vahinkoa kansainvälisille suhteille, valtion turvallisuudelle, maanpuolustukselle tai muulle yleiselle edulle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 :n 1 momentin 2 ja 7 10 kohdassa tarkoitetulla tavalla, salassa pidettävän asiakirjan suojaustasoa koskevan merkinnän yhteyteen tai sen sijasta voidaan tehdä erityinen turvallisuusluokitusmerkintä. Turvallisuusluokan käyttö on määritelty tarkemmin asetuksessa tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa 681/2010 ja sen soveltamisesta annetussa VAHTI-ohjeessa 2/ Turvallisuusluokka Koodi : : : : Koodi Koodistosta valittava asiaa kuvaava koodi Koodit valitaan käytetyn koodiston mukaan. Koodeja voidaan täydentää tai muokata myöhemmin asian käsittelyn edetessä. Koodistojen mukainen koodien käyttö edistää tietojen yhteentoimivuutta Käytetty koodisto Käytetty koodisto : : Yhteentoimivuutta edistävän koodiston nimi : : Koodistojen mukainen koodien käyttö edistää tietojen yhteentoimivuutta Asiasana : : : : Asiasana Asiasana Asian asiasanat Käytetyt asiasanat perustuvat asiasanastoon (esim. Yleinen suomalainen asiasanasto YSA). Oletusarvoina saatavia asiasanoja voidaan täydentää tai muokata myöhemmin asian käsittelyn 31/40

32 edetessä Käytetty asiasanasto : : Käytetty asiasanasto Asiasanasto Tieto siitä minkä asiasanaston mukaisia termejä käytetään. : Esim. Yleinen suomalainen asiasanasto YSA. : Päätietoryhmä : : : : Päätietoryhmä Paatietoryhmat Tietoarkkitehtuurissa määritelty päätietoryhmä. Asia saa oletusarvoisesti tiedonohjaussuunnitelmasta arvon, mitä päätietoryhmiä se hyödyntää (esim. syötteenä) tai tuottaa prosessissa. Päätietoryhmä sitoo asian käsittelyn muihin julkisen hallinnon vakiintuneisiin tai vakiintumassa oleviin luokittelukäytäntöihin Muokattu Muokattu n tietojen viimeisin muokkauspäivämäärä Päivämäärän tallennukseen on suositeltavaa käyttää SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Kansainvälisen standardin SFS-EN mukaisessa kellonajan merkinnässä käytetään kaksoispistettä (esim. klo 16:15) On suositeltavaa tallentua, kun asiakirjan tietoja muokataan. SÄHKE Tietojärjestelmä 32/40

33 Lähetetty Lähetetty n lähettämisajankohta (esimerkiksi toiseen tietojärjestelmään tai asiakkaalle) Päivämäärän tallennukseen on suositeltavaa käyttää SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Kansainvälisen standardin SFS-EN mukaisessa kellonajan merkinnässä käytetään kaksoispistettä (esim. klo 16:15) On suositeltavaa tallentua tietyn toiminnon (esimerkiksi lähettämistoimenpiteen) tuottamisen yhteydessä. SÄHKE Tietojärjestelmä Vastaanotettu Vastaanotettu Ajankohta, jona asiakirja on vastaanotettu asiankäsittelyjärjestelmään. Päivämäärän tallennukseen on suositeltavaa käyttää SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Kansainvälisen standardin SFS-EN mukaisessa kellonajan merkinnässä käytetään kaksoispistettä (esim. klo 16:15) Vastaanottoajankohdan pitää tallentua automaattisesti tietojärjestelmän tuottamana kun asiakirja saapuu tai se liitetään asiankäsittelyjärjestelmään. n vastaanotto voi tapahtua esimerkiksi sähköisen asioinnin kautta. Vastaanotettu -metatieto koskee myös paperimuodosta skannattuja asiakirjoja. SÄHKE Tietojärjestelmä Kuvaus Kuvaus n sisältöä tarkentava kuvaus Kuvauksella voidaan täsmentää asiakirjan sisältöä. Kuvaus-kenttää voidaan käyttää myös organisaatiokohtaisesti sovituin tavoin. SÄHKE2 2.5 Käyttäjä, tietojärjestelmä n hyväksymis/allekirjoituspäivämäärä n hyväksymis/allekirjoituspäivämäärä Ajankohta, jolloin asiakirjan hyväksymis/allekirjoitustoimenpide on suoritettu. Päivämäärän tallennukseen on suositeltavaa käyttää SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Kansainvälisen standardin SFS-EN mukaisessa kellonajan merkinnässä käytetään kaksoispistettä (esim. klo 16:15). 33/40

34 On suositeltavaa tuottaa tietyn toiminnon tuottamisen (esimerkiksi allekirjoita-painikkeen painamisen) yhteydessä. SÄHKE Tietojärjestelmä Julkistamisen alkupäivämäärä Julkistamisen alkupäivämäärä n julkistamisajankohta esim. verkkojulkaisuna. Päivämäärän tallennukseen on suositeltavaa käyttää SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Kansainvälisen standardin SFS-EN mukaisessa kellonajan merkinnässä käytetään kaksoispistettä (esim. klo 16:15). On suositeltavaa tuottaa tietyn toiminnon tuottamisen (esimerkiksi julkaise-painikkeen painamisen) yhteydessä. Hallintolain 62 : yleistiedoksiannon mukaan asiakirja pidetään määrätyn ajan nähtävilllä viranomaisessa. Tätä nähtävilläolovelvoitetta voidaan toteuttaa myös sähköisesti ja tällöin tietojärjestelmästä tuotetaan tietyn toiminnon (esimerkiksi julkaise-painikkeen painaminen) yhteydessä julkistamisen alkupäivämäärä. SÄHKE2 - Tietojärjestelmä Julkistamisen loppupäivämäärä Julkistamisen loppupäivämäärä Päivämäärä, jolloin kohteen julkaisu esim. julkaisujärjestelmässä päättyy. Päivämäärän tallennukseen on suositeltavaa käyttää SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Kansainvälisen standardin SFS-EN mukaisessa kellonajan merkinnässä käytetään kaksoispistettä (esim. klo 16:15). On suositeltavaa tuottaa tietyn toiminnon tuottamisen (esimerkiksi lopeta julkaisu-painikkeen painamisen) yhteydessä. Hallintolain 62 : yleistiedoksiannon mukaan asiakirja pidetään määrätyn ajan nähtävilllä viranomaisessa. Tätä nähtävilläolovelvoitetta voidaan toteuttaa myös sähköisesti ja tällöin tietojärjestelmästä tuotetaan tietyn toiminnon (esimerkiksi kun tietyn päivämäärän saavuttaminen poistaa asiakirjalta linkin julkaisujärjestelmään) yhteydessä julkistamisen loppupäivämäärä. SÄHKE2 - Tietojärjestelmä Koottu Koottu Aineiston raportiksi kokoamisen ajankohta Päivämäärän tallennukseen on suositeltavaa käyttää SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. Kansainvälisen standardin SFS-EN mukaisessa 34/40

JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta

JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta JHS 176 Asiakirjahallinn vaatimukset tietojärjestelmille - sähköisen asiakirjatiedon käsittely, hallinta ja säilyttäminen Liite 3. Vertailu SÄHKE2-normin ja JHS176:n välillä Versio: Palautekierrosversio

Lisätiedot

JHS 191 Tiedonohjaussuunnitelman rakenne Liite 1. Metatietomalli

JHS 191 Tiedonohjaussuunnitelman rakenne Liite 1. Metatietomalli JHS 191 Tiedonohjaussuunnitelman rakenne Liite 1. malli Versio: 1.0 / 15.1.2015 Julkaistu: 14.4.2015 Voimassaoloaika: toistaiseksi Sisällys 1 Metatiedot...3 2 Tiedonohjaussuunnitelman rakenneosien yhteiset

Lisätiedot

Luonnos eams-rakenteeksi

Luonnos eams-rakenteeksi JHS-XXX: eams-rakenne ja xml-skeema Luonnos eams-rakenteeksi 19.4.2013 Tässä dokumentissa kuvataan keskeiset linjaukset tulevan JHS-suosituksen määrittämäksi eamsrakenteeksi. Dokumentti ei ole JHS-suositusluonnos,

Lisätiedot

SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT

SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT 1 (11) Kansallisarkisto SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT OPERATIIVINEN JÄRJESTELMÄ v. 2.0 (23.4.2015) VERSIOHISTORIA Versio Päivämäärä Tekijä Sisältö 1.0 15.3.2012 Mikko Eräkaski yhteensä 49 vaatimusta 1.1

Lisätiedot

SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT

SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT 1 (9) Kansallisarkisto SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT SÄILYTYSJÄRJESTELMÄ v. 2.0 (23.4.2015) VERSIOHISTORIA Versio Päivämäärä Tekijä Sisältö 1.0 15.3.2012 Mikko Eräkaski yhteensä 37 vaatimusta 1.1 21.5.2013

Lisätiedot

SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT

SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT 1 (5) Kansallisarkisto SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT eams-järjestelmä v 1.1 (21.9.2012) VERSIOHISTORIA Versio Päivämäärä Tekijä Sisältö 1.0 15.3.2012 Mikko Eräkaski yhteensä 10 vaatimusta 1.1 21.9.2012

Lisätiedot

Asiakirjallisten tietojen metatietojen tuottamisen periaatteet

Asiakirjallisten tietojen metatietojen tuottamisen periaatteet 1 Asiakirjallisten tietojen metatietojen tuottamisen periaatteet Asiakirjallisten tietojen metatietojen tuottamisen periaatteet... 2 Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessi... 2 Organisaatio laatii asiakirjan...

Lisätiedot

Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 Hallintoyksikkö. 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto

Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 Hallintoyksikkö. 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto POLIISIN HALLINTOASIOIDEN TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA; SEULONTAESITYS Poliisihallitus lähettää poliisin hallintoasioiden

Lisätiedot

JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta

JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta JHS 176 Asiakirjahallinnan vaatimukset tietojärjestelmille - sähköisen asiakirjatiedon käsittely, hallinta ja säilyttäminen Liite 2. Pakolliset vaatimukset Versio: Palautekierrosversio 12.5.2015 Julkaistu:

Lisätiedot

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö 04.12.2009 1 (9) SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö Määräys 15.2.2010 Ohje 15.2.2010 Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje SÄHKE2-vaatimusten mukaan toteutettuihin tietojärjestelmiin

Lisätiedot

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto Sosiaalihuollon metatietomalli Metatietoesimerkit

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto Sosiaalihuollon metatietomalli Metatietoesimerkit Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto Sosiaalihuollon metatietomalli Metatietoesimerkit Sisällysluettelo 1 Johdanto... 1 2 Sosiaalihuollon asiakkuuden metatiedot... 2 3 Sosiaalihuollon asian metatiedot...

Lisätiedot

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö 1 (8) SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö Määräys 15.3.2012 AL 9815/07.01.01.00/2008 Ohje 15.3.2012 AL 9815/07.01.01.00/2008 Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje SÄHKE2-vaatimusten

Lisätiedot

JHS 156 suosituksen päivitys

JHS 156 suosituksen päivitys JHS 156 suosituksen päivitys Mikael Himanka, Avain Technologies Oy Sisältö Suosituksen aikataulu Päivityksen taustat Suosituksen tavoitteet Suosituksen avulla saavutettavat edut Suosituksen menetelmät

Lisätiedot

5.6 Toimenpidetyypin tarkenne (=Käsittelyvaihe) 2.15 Asiakirjan tyyppi. Toimenpiteen tarkenteen metatiedot Syntymätiedon ilmoittaminen Vireillä VTJ

5.6 Toimenpidetyypin tarkenne (=Käsittelyvaihe) 2.15 Asiakirjan tyyppi. Toimenpiteen tarkenteen metatiedot Syntymätiedon ilmoittaminen Vireillä VTJ Tehtäväluokka 2.13 Tehtävä 5.6 Toimenpiteen tyyppi (=Yleinen käsittelyvaihe) 04 SEURAKUNTATYÖ 04 01 Jäsenyys ja kirkolliset toimitukset 04 01 00 Kirkolliset toimitukset 5.6 Toimenpidetyypin tarkenne (=Käsittelyvaihe)

Lisätiedot

Rekisteri- ja tietokanta-aineistojen siirtäminen Kansallisarkiston sähköisen säilyttämisen palveluun

Rekisteri- ja tietokanta-aineistojen siirtäminen Kansallisarkiston sähköisen säilyttämisen palveluun Rekisteri- ja tietokanta-aineistojen siirtäminen Kansallisarkiston sähköisen säilyttämisen palveluun Sisällys: 1. JOHDANTO... 2 2. SIIRRETTÄVÄN AINEISTON KUVAAMINEN SÄHKE2-RAKENTEESSA... 2 2.1. SÄHKE2-rakenne...

Lisätiedot

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto Sosiaalihuollon metatietomalli Metatietoesimerkit

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto Sosiaalihuollon metatietomalli Metatietoesimerkit Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto Sosiaalihuollon metatietomalli Metatietoesimerkit Korhonen Katja S 20.8.2018 Versio 3.0 Sisällysluettelo 1 Johdanto... 1 2 Sosiaalihuollon asiakkuuden metatiedot...

Lisätiedot

OMAISHOIDON PROSESSIN SANALLINEN KUVAUS SEKÄ TIEDONOHJAUSSUUNITELMAN RAKENNE DYNASTY TIETOJÄRJESTELMÄSSÄ

OMAISHOIDON PROSESSIN SANALLINEN KUVAUS SEKÄ TIEDONOHJAUSSUUNITELMAN RAKENNE DYNASTY TIETOJÄRJESTELMÄSSÄ OMAISHOIDON PROSESSIN SANALLINEN KUVAUS SEKÄ TIEDONOHJAUSSUUNITELMAN RAKENNE DYNASTY TIETOJÄRJESTELMÄSSÄ OHJE SANALLISEEN KUVAUKSEEN KOHTAAN SYNTYVÄ JA JÄLJITETTÄVÄ TIETO Toiminnan mallintamis- (ToMa)

Lisätiedot

1 (37) Liite 2 SÄHKE2. Metatietomalli

1 (37) Liite 2 SÄHKE2. Metatietomalli 1 (37) SÄHKE2 Metatietomalli 2 (37) Sisällysluettelo 1 VERSIOMUUTOKSET... 5 2 Säilytettävä kohde... 6 2.1 Aihe... 6 2.2 Aikamääre... 6 2.2.1 Avattu/laadittu... 6 2.2.2 Julkistettu... 6 2.2.3 Lähetetty...

Lisätiedot

SÄHKE2. Metatietomalli. Versio 1.2 [ ]

SÄHKE2. Metatietomalli. Versio 1.2 [ ] SÄHKE2 Metatietomalli Versio 1.2 [27.8.2019] Sisällysluettelo 1 VERSIOMUUTOKSET... 5 2 Säilytettävä kohde... 6 2.1 Aihe... 6 2.2 Aikamääre... 6 2.2.1 Avattu/laadittu... 6 2.2.2 Julkistettu... 6 2.2.3 Lähetetty...

Lisätiedot

Palautekooste: JHS XXX eams-rakenne ja xml-skeema -suositusluonnoksen muutosehdotusten hyväksyminen

Palautekooste: JHS XXX eams-rakenne ja xml-skeema -suositusluonnoksen muutosehdotusten hyväksyminen Palautekooste: JHS XXX eams-rakenne ja xml-skeema -suositusluonnoksen muutosehdotusten hyväksyminen 1. Organisaatio Vastaajien määrä: 5 - Arkistolaitos - Yksityishenkilö - Oikeusministeriö - Verohallinto

Lisätiedot

JHS XXX eams-rakenne ja xml-skeema

JHS XXX eams-rakenne ja xml-skeema JHS XXX eams-rakenne ja xml-skeema Versio: 0.9 LUONNOS PALAUTEKIERROKSELLE / 7.10.2013 Julkaistu: Voimassaoloaika: Sisällys 1 Johdanto... 2 2 Soveltamisala... 2 3 Viittaukset... 3 4 Termit ja lyhenteet...

Lisätiedot

JHS XXX Julkisen hallinnon yhteinen tuki- ja ylläpitotehtävien TOSmalli

JHS XXX Julkisen hallinnon yhteinen tuki- ja ylläpitotehtävien TOSmalli JHS XXX Julkisen hallinnon yhteinen tuki- ja ylläpitotehtävien TOSmalli Versio: 31.3.2014 Luonnos Julkaistu: Voimassaoloaika: toistaiseksi Sisällys 1 Johdanto... 2 2 Soveltamisala... 2 3 Viittaukset...

Lisätiedot

VVAA047 Hakuehdot VALDA 1.2

VVAA047 Hakuehdot VALDA 1.2 Valtiokonttori Vaatimusmäärittely 1 (7) Valtion IT-palvelukeskus LUOTTAMUKSELLINEN 16.2.2011 VVAA047 Hakuehdot VALDA 1.2 Siltasaarenkatu 18 20 A, Helsinki PL 100, 00054 VALTIOKONTTORI Puh. (09) 77251,

Lisätiedot

Tietoturva-asetus ja sen vaikutukset rekisterien ylläpitoon ja tietoluovutuksiin A-P Ollila 1

Tietoturva-asetus ja sen vaikutukset rekisterien ylläpitoon ja tietoluovutuksiin A-P Ollila 1 Tietoturva-asetus ja sen vaikutukset rekisterien ylläpitoon ja tietoluovutuksiin 12.12.2011 A-P Ollila 1 Taustaa Tiedon merkitys yhteiskunnassa ja viranomaisten toiminnassa korostuu kaiken aikaa. Viranomaisten

Lisätiedot

Palvelukuvaus v Alkujaan digitaalisen aineiston vastaanoton ja säilyttämisen palvelu

Palvelukuvaus v Alkujaan digitaalisen aineiston vastaanoton ja säilyttämisen palvelu 1 (5) Alkujaan digitaalisen aineiston vastaanoton ja säilyttämisen palvelu 1. Yleiskuvaus Kansallisarkiston lakisääteisenä tehtävänä on ottaa vastaan ja säilyttää viranomaisten pysyvästi säilytettävät

Lisätiedot

eams-foorumi ja keskustelutilaisuus JHShankkeista

eams-foorumi ja keskustelutilaisuus JHShankkeista eams-foorumi ja keskustelutilaisuus JHShankkeista 22.3.2013 Sisältö: 9.00 Tilaisuuden avaus 9.05 Kansallisarkiston osuus 10.30 Tauko 10.45 JHS-osuus 12.00 Tilaisuus päättyy Yleistä eams:n laatimisesta

Lisätiedot

VVAA007 ASIOIDENHALLINTA VAATIMUSMÄÄRITTELY VALDA 1.2

VVAA007 ASIOIDENHALLINTA VAATIMUSMÄÄRITTELY VALDA 1.2 Valtiokonttori Vaatimusmäärittely 1 (18) Valtion IT-palvelukeskus LUOTTAMUKSELLINEN 22.10.2010 VVAA007 ASIOIDENHALLINTA VAATIMUSMÄÄRITTELY VALDA 1.2 Versiohistoria Versio Pvm Kuvaus Laatija Tarkastaja

Lisätiedot

Tos-raportti. Kalajoen kaupunki - Tiedonohjaussuunnitelma (luonnos) 1

Tos-raportti. Kalajoen kaupunki - Tiedonohjaussuunnitelma (luonnos) 1 Kalajoen kaupunki - Tiedonohjaussuunnitelma (luonnos) 1 Tos-raportti 12.01.03.01 Koulumatkatuki (lukio) Käyttäjäryhmän kuvaus Käyttäjäryhmän rooli Prosessin omistaja Muokkausoikeus asiakirjallisen tiedon

Lisätiedot

Metatiedot ja terveydenhuollon kansallinen arkisto

Metatiedot ja terveydenhuollon kansallinen arkisto Metatiedot ja terveydenhuollon kansallinen arkisto Tampere 25.5.2010 Terveydenhuollon atk-päivät Maritta Korhonen Hankepäällikkö Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri 3.6.2010 1 Metatieto, määritelmä Metatieto

Lisätiedot

Datan avaamisen reunaehdot. Katri Korpela Projektipäällikkö 6Aika - Avoin data ja rajapinnat

Datan avaamisen reunaehdot. Katri Korpela Projektipäällikkö 6Aika - Avoin data ja rajapinnat Datan avaamisen reunaehdot Katri Korpela Projektipäällikkö 6Aika - Avoin data ja rajapinnat 19.1.2016 Perinteinen manuaalinen tietopalvelu 1. Asiakas kysyy/pyytää asiakirjoja käyttöönsä/ kopioita omaan

Lisätiedot

Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto

Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto 1. Tausta Kunnallisten viranomaisten ja toimielinten on arkistolain nojalla määrättävä tehtävien hoidon

Lisätiedot

Salassa pidettävien tietojen ja asiakirjojen turvaluokittelu

Salassa pidettävien tietojen ja asiakirjojen turvaluokittelu JHS 147 Salassa pidettävien tietojen ja asiakirjojen turvaluokittelu Julkaistu: 28.11.2000 Voimassaoloaika: Toistaiseksi Sisältö 1 TAUSTAA 1.1 Suosituksen tarkoitus 1.2 Asiakirjojen ja tietojen luokittelu

Lisätiedot

Liite 2 : RAFAELA -aineiston elinkaaren hallinta

Liite 2 : RAFAELA -aineiston elinkaaren hallinta RAFAELA-hoitoisuusluokitus-jär je 1 Liite 2 : RAFAELA -aineiston elinkaaren hallinta Ohje: Lomake täytetään Tilaajan toimesta ja palautetaan Toimittajalle käyttöoikeussopimuksen mukana. 1. Aineiston omistajuus

Lisätiedot

JHS 176 Asiakirjahallinnan vaatimukset tietojärjestelmille - sähköisen asiakirjatiedon käsittely, hallinta ja säilyttäminen

JHS 176 Asiakirjahallinnan vaatimukset tietojärjestelmille - sähköisen asiakirjatiedon käsittely, hallinta ja säilyttäminen JHS 176 Asiakirjahallinnan vaatimukset tietojärjestelmille - sähköisen asiakirjatiedon käsittely, hallinta ja säilyttäminen Versio: Palautekierrosversio 12.5.2015 Julkaistu: Voimassaoloaika: Sisällys 1

Lisätiedot

SÄHKE- ja Moreqvaikutukset. dokumenttienhallinnan järjestelmäkehitykseen. Juha Syrjälä, Affecto Finland Oy

SÄHKE- ja Moreqvaikutukset. dokumenttienhallinnan järjestelmäkehitykseen. Juha Syrjälä, Affecto Finland Oy SÄHKE- ja Moreqvaikutukset asian- ja Ju dokumenttienhallinnan järjestelmäkehitykseen Juha Syrjälä, Affecto Finland Oy Affecto Enterprise Information Management -ratkaisujen edelläkävijä Pohjois- Euroopassa

Lisätiedot

Metatiedot lainsäädäntötiedon hallinnassa

Metatiedot lainsäädäntötiedon hallinnassa Metatiedot lainsäädäntötiedon hallinnassa Antti Lehtinen antleht@cc.jyu.fi Reija Nurmeksela rekorhon@cc.jyu.fi Esityksen tavoite Esitellä RASKE2-projektin loppuraportti Esittää pohdintoja tulevaisuuden

Lisätiedot

VM 5/01/ Valtiovarainministeriö Hallinnon kehittämisosasto. Ministeriöille, virastoille ja laitoksille 1 LÄHTÖKOHDAT

VM 5/01/ Valtiovarainministeriö Hallinnon kehittämisosasto. Ministeriöille, virastoille ja laitoksille 1 LÄHTÖKOHDAT Valtiovarainministeriö Hallinnon kehittämisosasto VM 5/01/2000 19.1.2000 Ministeriöille, virastoille ja laitoksille Asia Salassa pidettävien tietojen ja asiakirjojen turvaluokittelu- ja merkintäohje 1

Lisätiedot

Laatua ja tehoa toimintaan

Laatua ja tehoa toimintaan Laatua ja tehoa toimintaan Tietoturvallisuus osana laatua Kuntamarkkinat 12.9.2013 Aapo Immonen, Senior Manager, FCG konsultointi Oy 5.9.2013 Page 1 Sisältö Tavoitteet Tietoturvallisuutta ohjaavat tekijät

Lisätiedot

Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi. Marja Lehtisaari 11.2.2013

Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi. Marja Lehtisaari 11.2.2013 Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi Marja Lehtisaari 11.2.2013 Arkistoinnin lainsäädäntö Perustuslaki 73/1999 Arkistolaki 831/1994 Julkisuuslaki 621/1999 Muutos 23.6.2005 495/2005, voimaan 1.10.2005

Lisätiedot

SÄHKE2-SOVELLUSAUDITOINNIT

SÄHKE2-SOVELLUSAUDITOINNIT 1 (8) Kansallisarkisto SÄHKE2-SOVELLUSAUDITOINNIT PALVELUKUVAUS v. 2.0 (21.2.2013) VERSIOHISTORIA Versio Päivämäärä Tekijä Sisältö 2.0 21.2.2013 Mikko Eräkaski Poistettu toiminta-auditointia koskeva osio

Lisätiedot

SÄHKE-hanke. Tekninen mallintamisen Siirtotiedoston metatietokuvaukset

SÄHKE-hanke. Tekninen mallintamisen Siirtotiedoston metatietokuvaukset 04.02.2005 1 (15) SÄHKE-hanke Tekninen mallintamisen Versio ja pvm Laatinut Tarkpvm Tarkastanut Hyvpvm Hyväksynyt 2.0 / 04.02.2005 Anneli Rantanen 15.02.2005 Markus Merenmies 18.02.2005 Ohjausryhmä 04.02.2005

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009 Liite 1 Keskeisiä käsitteitä Aineisto Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosesseissa tuotettu kokonaisuus (metatiedot ja tiedostot).

Lisätiedot

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Kuntien ja Maanmittauslaitoksen kiinteistötehtävien koulutuspäivä 17.9.2013 Mikko Eräkaski, kehittämispäällikkö Kansallisarkisto Arkistolaitos Mitä tarkoittaa sähköinen

Lisätiedot

Laki. väestötietolain muuttamisesta

Laki. väestötietolain muuttamisesta EV 27711998 vp - HE 192/1998 vp Eduskunnan vastaus hallituksen esitykseen Iaeiksi väestötietolain ja rekisterihallintolain 2 :n muuttamisesta Eduskunnalle on annettu hallituksen esitys n:o 192/1998 vp

Lisätiedot

Tietoturva tulevassa tiedonhallintalaissa ja VAHTI Kirsi Janhunen, Väestörekisterikeskus

Tietoturva tulevassa tiedonhallintalaissa ja VAHTI Kirsi Janhunen, Väestörekisterikeskus Tietoturva tulevassa tiedonhallintalaissa ja VAHTI 100 24.9.2018 Kirsi Janhunen, Väestörekisterikeskus Tietoturva tulevassa tiedonhallintalaissa Mikä on VAHTI100? Aiheet Muuttuva tietoturvasäädäntö Tietohallintolaki

Lisätiedot

Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista

Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista Lausunto 01.11.2017 2860/00 04 05/2017 Asia: VM/1709/00.01.00.01/2016 VM098:00/2016 Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista Yleiset kommentit

Lisätiedot

Sähke2 Meta+etomalli. Ari Vainio

Sähke2 Meta+etomalli. Ari Vainio Sähke2 Meta+etomalli Ari Vainio 6.8.2012 Yhteenveto Tämä dokumen> kuvaa Sähke2 meta+etomallia ylätasolla. Dokumen+n tavoibeena on selventää keskustelua siitä, mitä Sähke2 vaa+i sitä käybäviltä järjestelmiltä.

Lisätiedot

HELSINGIN JA UUDENMAAN PYSYVÄISOHJE 3 / (5) SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto

HELSINGIN JA UUDENMAAN PYSYVÄISOHJE 3 / (5) SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto HELSINGIN JA UUDENMAAN PYSYVÄISOHJE 3 /2016 1 (5) SALASSA PIDETTÄVIEN ASIAKIRJOJEN LUOKITTELU 1 Johdanto Laissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta (21.5.1999/621) on säädetty julkisuusperiaatteesta,

Lisätiedot

Luonnos hallituksen esitykseksi eduskunnalle laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta sekä eräiksi siihen liittyviksi laeiksi

Luonnos hallituksen esitykseksi eduskunnalle laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta sekä eräiksi siihen liittyviksi laeiksi Laureaammattikorkeakoulu Oy Lausunto VM/1631/03.01.00/2018 01.10.2018 VM183:00/2017 ja Asia: VM183:00/2017 ja VM/1631/03.01.00/2018 Luonnos hallituksen esitykseksi eduskunnalle laiksi julkisen hallinnon

Lisätiedot

Maakuntavalmisteluorganisaatioiden arkistojen käsittely

Maakuntavalmisteluorganisaatioiden arkistojen käsittely Suositus 1 (5) Maakuntavalmisteluorganisaatioiden arkistojen käsittely Taustaa Aineistokokonaisuudet Hallituskaudella 2015-2019 tehtiin Suomessa laajaa maakuntien perustamiseen tähtäävää valmistelua. Valmistelun

Lisätiedot

Tietoturvallisuus osana tiedonhallintalakia. Lainsäädäntöneuvos Eeva Lantto VAHTI kesäseminaari

Tietoturvallisuus osana tiedonhallintalakia. Lainsäädäntöneuvos Eeva Lantto VAHTI kesäseminaari Tietoturvallisuus osana tiedonhallintalakia Lainsäädäntöneuvos Eeva Lantto VAHTI kesäseminaari 31.8.2018 Tiedonhallintalain valmistelu Ensimmäinen vaihe, työryhmä 17.11.2016-15.9.2017 Tiedonhallinnan lainsäädännön

Lisätiedot

Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) Rekisterin/palvelun nimi: Rakentamisen ja kunnossapidon palvelujen asioinnin

Lisätiedot

Kansallisarkisto SÄHKE2-AUDITOINNIT PALVELUKUVAUS. v. 1.0 (18.4.2012)

Kansallisarkisto SÄHKE2-AUDITOINNIT PALVELUKUVAUS. v. 1.0 (18.4.2012) 1 (9) Kansallisarkisto SÄHKE2-AUDITOINNIT PALVELUKUVAUS v. 1.0 (18.4.2012) VERSIOHISTORIA Versio Päivämäärä Tekijä Sisältö 1.0 18.4.2012 Mikko Eräkaski ensimmäinen julkaistu versio 2 (9) Sisältö: 1. Yleistä

Lisätiedot

1 (5) EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artiklat GEOLOGIAN TUTKIMUSKESKUS TIETOSUOJASELOSTE GTK/151/00.19/2016

1 (5) EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artiklat GEOLOGIAN TUTKIMUSKESKUS TIETOSUOJASELOSTE GTK/151/00.19/2016 1 (5) EU:n yleinen tietosuoja-asetus, 12 14 artiklat 14.5.2018 GTK/151/00.19/2016 Juoni-asianhallintajärjestelmä Rekisterinpitäjä Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Lisätiedot

Liperin kunnan päätöksenteko- ja asianhallinta (hallinnolliset asiat)

Liperin kunnan päätöksenteko- ja asianhallinta (hallinnolliset asiat) Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) Palvelun nimi: Liperin kunnan päätöksenteko- ja asianhallinta (hallinnolliset

Lisätiedot

Laki. EDUSKUNNAN VASTAUS 66/2005 vp. Hallituksen esitys laeiksi viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain sekä kuntalain 50 :n muuttamisesta

Laki. EDUSKUNNAN VASTAUS 66/2005 vp. Hallituksen esitys laeiksi viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain sekä kuntalain 50 :n muuttamisesta EDUSKUNNAN VASTAUS 66/2005 vp Hallituksen esitys laeiksi viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain sekä kuntalain 50 :n muuttamisesta Asia Hallitus on antanut eduskunnalle esityksensä laeiksi

Lisätiedot

Seulontaesityslomake pysyvästi sähköisessä muodossa säilytettävälle aineistolle

Seulontaesityslomake pysyvästi sähköisessä muodossa säilytettävälle aineistolle 1 (7) Seulontaesityslomake pysyvästi sähköisessä muodossa säilytettävälle aineistolle Lomakkeen täyttäminen on ohjeistettu jäljempänä. Täytetty lomake toimitetaan sähköisesti arkistolaitoksen kirjaamoon

Lisätiedot

Tietoaineistojen luokittelu ja käsittely HVK:ssa ja PTS:ssä

Tietoaineistojen luokittelu ja käsittely HVK:ssa ja PTS:ssä Tietoaineistojen luokittelu ja käsittely HVK:ssa ja PTS:ssä Erja Saraste PTS:n suunnitteluseminaari 06. - 07.10.2005 Sannäs 10.11.2005 1 Yleistä tietoaineistojen käsittelystä ja julkisuudesta Laki viranomaisen

Lisätiedot

LIITE: OHJEITA OPETUKSEN JA KOULUTUKSEN JÄRJESTÄJILLE

LIITE: OHJEITA OPETUKSEN JA KOULUTUKSEN JÄRJESTÄJILLE [27.11.2017] LIITE: OHJEITA OPETUKSEN JA KOULUTUKSEN JÄRJESTÄJILLE KOSKI-tietovarantoon tallennettavat tiedot Opetuksen ja koulutuksen järjestäjien on siirrettävä tiedot Opetushallituksen KOSKI-tietovarantoon

Lisätiedot

TIETOSUOJASELOSTE Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

TIETOSUOJASELOSTE Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) TIETOSUOJASELOSTE Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) Rekisterin/palvelun nimi: Dynasty- asianhallinnan rekisteri Tiedonanto laadittu

Lisätiedot

Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) Palvelun nimi: Nuoriso- ja kulttuuripalveluiden leiri-, kerho- ja retkitoiminta

Lisätiedot

Projektin tilannekatsaus

Projektin tilannekatsaus Kuntasektorin yhteinen KA Asianhallinnan viitearkkitehtuuri Projektin tilannekatsaus Heini Holopainen Kuntien Tiera Oy heini.holopainen@tiera.fi Sisältö» Taustaa Mitä tarkoitetaan viitearkkitehtuurilla

Lisätiedot

Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) Palvelun nimi: Uimahalli ja kuntosali Liprakan asiakasrekisteri Tiedonanto

Lisätiedot

Informaatio-ohjaus ja tiedonhallintalaki tietoturvallisuuden kehittäjänä. Kirsi Janhunen, Väestörekisterikeskus

Informaatio-ohjaus ja tiedonhallintalaki tietoturvallisuuden kehittäjänä. Kirsi Janhunen, Väestörekisterikeskus Informaatio-ohjaus ja tiedonhallintalaki tietoturvallisuuden kehittäjänä Kirsi Janhunen, Väestörekisterikeskus Aiheet Informaatio-ohjaus tiedonhallintalain toteutuksen tukena Tiedonhallintalain luonnoksen

Lisätiedot

Poliisin hallinnollisen asiankäsittelyn asianhallinta-, päätöksenteko- ja arkistointijärjestelmä

Poliisin hallinnollisen asiankäsittelyn asianhallinta-, päätöksenteko- ja arkistointijärjestelmä Tietosuojaseloste ID-1566783828 1 (5) 14.09.2016 POL-2016-4834 Poliisin hallinnollisen asiankäsittelyn asianhallinta-, päätöksenteko- ja arkistointijärjestelmän yhdistetty rekisteri- ja tietojärjestelmäseloste

Lisätiedot

Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuojaasetus (679/2016) Palvelun nimi: Rakennusvalvonnan palvelut (asiakasrekisteri ja vastuuhenkilörekisteri)

Lisätiedot

JHS XXX eams-rakenne ja xml-skeema Liite 1. Metatietomalli

JHS XXX eams-rakenne ja xml-skeema Liite 1. Metatietomalli JHS XXX eams-rakenne ja xml-skeema Liite 1. malli Versio: 0.9 LUONNOS PALAUTEKIERROKSELLE / 7.10.2013 Julkaistu: Voimassaoloaika: Sisällys 1 Metatiedot... 3 2 eams-rakenneosien yhteiset metatiedot... 3

Lisätiedot

Toimitilojen tietoturva

Toimitilojen tietoturva Toimitilojen tietoturva Toimitilakonseptikoulutus Tuija Lehtinen 18.2.2014 Toimitilaturvallisuus Tarkoittaa toimitilojen fyysistä suojaamista, jonka avulla pyritään turvaamaan organisaation häiriötön toiminta

Lisätiedot

Määrittelydokumentti: Kansallinen palveluväylä - integraatio

Määrittelydokumentti: Kansallinen palveluväylä - integraatio : Kansallinen palveluväylä - integraatio Dynamics 365 for Customer Engagement Kansallinen palveluarkkitehtuuri Toimittaja: 30.8.2017 Teemu Tokee 30.8.2017 2 (6) DOKUMENTIN VERSIOINTI Päivämäärä Versio

Lisätiedot

JHS XXX Rekisteritiedon metatiedot osana yhteisen tiedon hallintaa

JHS XXX Rekisteritiedon metatiedot osana yhteisen tiedon hallintaa JHS XXX Rekisteritiedon metatiedot osana yhteisen tiedon hallintaa JHS XXX Rekisteritiedon metatiedot-työryhmä Taru Vainio 26.10.2017 Vastuullinen liikenne. Rohkeasti yhdessä. Ajatuksia julkisen hallinnon

Lisätiedot

Kuntaliiton esitys (KA/27317/ /2017) Kansallisarkistolle

Kuntaliiton esitys (KA/27317/ /2017) Kansallisarkistolle Päätös 1 (5) Kuntaliitto Kuntaliiton esitys 28.9.2017 (KA/27317/07.01.01.03.01/2017) Kansallisarkistolle Päätös varhaiskasvatuksen pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista ja niiden säilytysmuodosta Kuntaliitto

Lisätiedot

Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen

Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen 11.12.2008 Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen Määräys 19.12.2008 AL 9815/07.01.01.00/2008 Sisältö Arkistolaitoksen määräys niistä vaatimuksista ja ominaisuuksista,

Lisätiedot

Syntysähköisten. Markus Merenmies / Kansallisarkisto

Syntysähköisten. Markus Merenmies / Kansallisarkisto Syntysähköisten asiakirjojen j digitointi it i ti Markus Merenmies / Kansallisarkisto OSA I : Johdanto ja viitekehys Lähtökohtia Viranomaisten syntysähköisten asiakirjojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessä

Lisätiedot

Asianhallinnan kehittäminen Hallituksen seminaari

Asianhallinnan kehittäminen Hallituksen seminaari Asianhallinnan kehittäminen Hallituksen seminaari 28.2.-1.3.2017 28.2.2017 1 Asianhallinta Asianhallinta tarkoittaa organisaation toimintaprosesseihin sisältyvien asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen

Lisätiedot

VAPA YLEISKUVAUS ARKISTOLAITOKSEN SÄHKÖISEN SÄILYTTÄMISEN PALVELUSTA

VAPA YLEISKUVAUS ARKISTOLAITOKSEN SÄHKÖISEN SÄILYTTÄMISEN PALVELUSTA 1 (12) VAPA YLEISKUVAUS ARKISTOLAITOKSEN SÄHKÖISEN SÄILYTTÄMISEN PALVELUSTA 2 (12) JOHDATUS VAPA-PALVELUUN Vastaanotto- ja palvelujärjestelmä VAPA on arkistolaitoksen sähköisen säilyttämisen palvelu, johon

Lisätiedot

JHS-suositusluonnos: Tiedonohjaussuunnitelman rakenne

JHS-suositusluonnos: Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS-suositusluonnos: Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JUHTA 10.2.2015 Mikko Eräkaski, STM Tiedonohjaussuunnitelma Metatietomääritys, joka sisältää tietojärjestelmässä käsiteltävien asiakirjojen metatietoarvot

Lisätiedot

Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) Palvelun nimi: Liperin kunnan palautejärjestelmä Tiedonanto laadittu: 13.8.2018

Lisätiedot

VAPA. Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012

VAPA. Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012 VAPA Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012 Sisältö VAPA kokonaiskuva Siirto- ja säilytyssopimus Aineiston käyttö VAPAsta Milloin VAPA-asiakkaaksi? VAPAn käyttöönotolla kustannussäästöjä

Lisätiedot

Tietosuojaseloste EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

Tietosuojaseloste EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) 1. Rekisterin nimi Asianhallinnan rekisteri 2. Rekisterin pitäjä Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä 3. Rekisteriasioista vastaava henkilö Asianhallintapäällikkö puh. 040 830 2600 4. Yhteyshenkilöt rekisteriasioissa

Lisätiedot

Toiminnalliset ja ei-toiminnalliset vaatimukset Tunnus (ID) Vaatimus Vaatimuksen

Toiminnalliset ja ei-toiminnalliset vaatimukset Tunnus (ID) Vaatimus Vaatimuksen Vaatimusluettelo versio 0.17 Toiminnalliset ja ei-toiminnalliset vaatimukset Tunnus (ID) Vaatimus Vaatimuksen Yleiset vaatimukset 1 Koodistopalvelujärjestelmä on selainkäyttöinen 2 Käyttöliittymän tulee

Lisätiedot

ASPA asiakaspalautteen käsittely ja raportointi järjestelmä

ASPA asiakaspalautteen käsittely ja raportointi järjestelmä www.openspace.fi 1 ASPA asiakaspalautteen käsittely ja raportointi järjestelmä ASPA on kehitetty asiakaspalautteen joustavaan käsittelyyn yrityksen tai yhteisön toiminnan kehittämiseksi. Asiakaspalautteen

Lisätiedot

Yritysturvallisuuden perusteet

Yritysturvallisuuden perusteet Yritysturvallisuuden perusteet Teemupekka Virtanen Helsinki University of Technology Telecommunication Software and Multimedia Laboratory teemupekka.virtanen@hut.fi 9. Luento Tietoturvallisuus Tiedon ominaisuudet

Lisätiedot

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 7.6.2011 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Salon kaupunki liikuntapalvelut

Lisätiedot

Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuus

Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuus Luo / Muokkaa Lähetä Lausunnonantajat Yhteenveto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuus Sähköinen arkistoinnin palvelukokonaisuus Lausunnonantajia: 1 Puollatko

Lisätiedot

Yhteinen kansallinen koodistopalvelu ( Suomi.fi koodistopalvelu )

Yhteinen kansallinen koodistopalvelu ( Suomi.fi koodistopalvelu ) Yhteinen kansallinen koodistopalvelu ( Suomi.fi koodistopalvelu ) Miika Alonen miika.alonen@csc.fi Petri Roponen petri.roponen@vrk.fi Kansallinen koodistopalvelutyöpaja Kick off 29.5.2017 Väestörekisterikeskus,

Lisätiedot

Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) Palvelun nimi: Liperin kunnan työllisyyspalvelut Tiedonanto laadittu: 9.7.2018

Lisätiedot

Tätä ohjekirjaa sovelletaan 01.05.2009 alkaen. Ohjeeseen on lisätty tietoa avainversioista ja avainten vaihtamisesta

Tätä ohjekirjaa sovelletaan 01.05.2009 alkaen. Ohjeeseen on lisätty tietoa avainversioista ja avainten vaihtamisesta Tarkennukset Samp o Pankin tarjoamaan Tunnistus palveluun Tätä ohjekirjaa sovelletaan 01.05.2009 alkaen. Ohjeeseen on lisätty tietoa avainversioista ja avainten vaihtamisesta 1. JOHDANTO Sampo Pankin Tunnistuspalvelussa

Lisätiedot

Näin teet liittymishakemuksen ja päivität asiakastietojasi

Näin teet liittymishakemuksen ja päivität asiakastietojasi Näin teet liittymishakemuksen ja päivität asiakastietojasi Tämä ohje on tarkoitettu niille, jotka tekevät liittymishakemuksen Kanta-palveluihin tai päivittävät asiakastietojaan. Ohjeessa on käsitelty kaikki

Lisätiedot

Sähköisten rakennuslupadokumenttien siirto Lupapiste-arkistoon

Sähköisten rakennuslupadokumenttien siirto Lupapiste-arkistoon Kuopion kaupunki Päätöspöytäkirja 1 (6) Hankinta- ym. sopimukset 1 / 2018 Sähköisten rakennuslupadokumenttien siirto Lupapiste-arkistoon Selostus ja perustelu Kuopion kaupungilla on skannattuja rakennuslupadokumentteja

Lisätiedot

SELVITYS TIETOJEN SUOJAUKSESTA

SELVITYS TIETOJEN SUOJAUKSESTA 1 (5) Väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetun lain (661/2009) 44 :n mukainen selvitys tietojen SELVITYS TIETOJEN SUOJAUKSESTA Määritelmät Tämä selvitys koskee

Lisätiedot

EUROOPAN UNIONIN KANSALAISEN OLESKELUOIKEUDEN REKISTERÖINTI (ei koske Pohjoismaiden kansalaisia)

EUROOPAN UNIONIN KANSALAISEN OLESKELUOIKEUDEN REKISTERÖINTI (ei koske Pohjoismaiden kansalaisia) EU_REK 1 EUROOPAN UNIONIN KANSALAISEN OLESKELUOIKEUDEN REKISTERÖINTI (ei koske Pohjoismaiden kansalaisia) Haen oleskeluoikeuden rekisteröintiä Koskee myös Sveitsin ja Liechtensteinin kansalaisia (UlkL

Lisätiedot

Uusi kuntalaki: Miten sähköisiä toimintatapoja edistetään? Katariina Huikko, lakimies Kuntalaki uudistuu seminaari Kuntatalo 3.6.

Uusi kuntalaki: Miten sähköisiä toimintatapoja edistetään? Katariina Huikko, lakimies Kuntalaki uudistuu seminaari Kuntatalo 3.6. Uusi kuntalaki: Miten sähköisiä toimintatapoja edistetään? Katariina Huikko, lakimies Kuntalaki uudistuu seminaari Kuntatalo 3.6.2014 Tavoitteena Ajasta ja paikasta riippumattoman päätöksenteon mahdollistaminen

Lisätiedot

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Salon kaupunki, 8.2.2019 3479/07.01.01.02.00/2018 REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 10.12.2018 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä.

Lisätiedot

VAPA-palvelukuvaus v. 2.2 [12.8.2013]

VAPA-palvelukuvaus v. 2.2 [12.8.2013] v. 2.2 [12.8.2013] 1 (8) SIIRTOSOPIMUKSEN LIITE 2. VAPA-palvelukuvaus v. 2.2 [12.8.2013] YLEISKUVAUS Arkistolaitoksen vastaanotto- ja palvelujärjestelmään VAPAan viranomaiset voivat tallentaa sähköisesti

Lisätiedot

Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä.

Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Päiväys: 25.6.2008 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Intrum Justitia Oy Y-tunnus

Lisätiedot

Sähköinen asiointi. Sari Anetjärvi lakimiesasessori

Sähköinen asiointi. Sari Anetjärvi lakimiesasessori Sähköinen asiointi Sari Anetjärvi lakimiesasessori Laki sähköisestä asioinnista Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) koskee myös seurakunnallista viranomaistoimintaa. Myös seurakunnalliseen

Lisätiedot

Kansallinen digitaalinen kirjasto

Kansallinen digitaalinen kirjasto Kansallinen digitaalinen kirjasto - käyttörajoitusten t huomioiminen i i Kansallisen digitaalisen it kirjaston säädöspohjasta yleisesti Ei erillistä säädöspohjaa Tulevaisuuden tarve? Organisatoriset, taloudelliset

Lisätiedot

Hallinnon tietoympäristön muuttuminen ja sähköinen säilyttäminen

Hallinnon tietoympäristön muuttuminen ja sähköinen säilyttäminen Hallinnon tietoympäristön muuttuminen ja sähköinen säilyttäminen Valtio expo 20.5.2014 Mikko Eräkaski, kehittämispäällikkö Kansallisarkisto Haaste: Information Tsunami : Gartner Says One Third of Fortune

Lisätiedot

TIETOJEN SALASSAPITO JA TIETOTURVALLISUUSLUOKITUS AALTO-YLIOPISTOSSA

TIETOJEN SALASSAPITO JA TIETOTURVALLISUUSLUOKITUS AALTO-YLIOPISTOSSA TIETOJEN SALASSAPITO JA TIETOTURVALLISUUSLUOKITUS AALTO-YLIOPISTOSSA Sisältö: 1. Luokittelutarve...1 1.1 Pääsääntöisesti ei tietoturvamerkintöjä...2 1.2 Luokittelutarpeen määrittäminen...2 2 Luokittelun

Lisätiedot

Kansallisarkisto. SÄHKE2-siirtotiedoston testauspalvelu

Kansallisarkisto. SÄHKE2-siirtotiedoston testauspalvelu Kansallisarkisto SÄHKE2-siirtotiedoston testauspalvelu Kansallisarkisto Rauhankatu 1 PL 258, 0011 Helsinki Puh. Tel. (09) 228 521 kansallisarkisto@narc.fi Riksarkivet Fredsgatan 1 PB 258, 0011 Helsingfors

Lisätiedot