JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa

Transkriptio

1 JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa Versio: 0.95 Julkaistu: Voimassaoloaika: Sisällys 1 Johdanto Soveltamisala Termit ja määritelmät Nykytila SÄHKE Suositukset Tietojärjestelmien hankinta ja kehittäminen Asiakirjojen muodostaminen tai vastaanottaminen Käsittely Säilytys Opastavat tiedot Liitteet Liite 1 Vaiheittain eteneminen Liite 2 Esimerkkitapaukset /17

2 1 Johdanto Tämän suosituksen tarkoitus on tukea julkishallinnon organisaatioita arkistolaitoksen SÄHKE2-määräyksen (jatkossa SÄHKE2) asettamien vaatimusten toteuttamisessa asianhallintajärjestelmiin. Suosituksessa pyritään tunnistamaan nykytekniikan mukaisia konkreettisia keinoja saavuttaa SÄHKE2:n kuvaama tavoitetila. Tavoitteena on tukea organisaation asiakirjallisten tietojen käsittelyn, hallinnan ja säilyttämisen kehittämistä siten, että se on tiedon sähköisen säilyttämisen edellyttämällä tasolla koko elinkaaren ajan. Suosituksen aihe-alue on osa laajempaa kokonaisuutta johon liittyy toiminnan kehittäminen sekä tietojen yhteentoimivuuden edistäminen. Tämä suositus keskittyy edellä mainittujen tietojärjestelmien kehittämiseen. Suosituksen avulla saavutettavia etuja organisaatiolle ovat: Tietojen käsittelyn tehostaminen. Henkilötyön säästäminen. Tiedon todistusvoimaisuuden parantaminen. Sähköisen säilyttämisen ja hävittämisen mahdollistaminen. Tiedon löydettävyyden parantaminen. Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessien tietoturvallisuuden parantaminen. Tietojen hallinnassa on kysymys lainsäädännössä asetettujen toiminnallisten ja laadullisten vaatimusten toteuttamisesta organisaation toiminnassa. Toteuttamisessa on käytännön haasteena tietojen käsittelyn jakautuminen erilaisiin järjestelmiin ja asiointikanaviin. Asiakirjallisen tiedon hallinnan keskeiset ominaisuudet ja näihin liittyvät kysymykset on esitetty seuraavassa taulukossa. Ominaisuus Kysymykset Tietojen käytettävyys Miten oikea tieto saadaan luotettavasti ja nopeasti esiin? Missä tietoa säilytetään? Onko tieto ymmärrettävässä muodossa? Onko organisaation julkinen tieto saatavissa? Mihin kokonaisuuteen tieto liittyy? Asiakirjan muodostaminen tai Kuinka asiakirjan metatiedot muodostetaan automaattisesti? vastaanottaminen Toimivatko kaikki eri asiointikanavat yhdenmukaisesti asiakirjoja vastaanotettaessa? Tietojen laatu Miten tiedon alkuperä, luotettavuus ja eheys varmistetaan? Mikä asiakirjan kopioista on ensisijainen ja uusin versio? Ketkä kaikki ovat käsitelleet asiakirjaa? Puuttuuko asiakirjasta sivuja tai onko tietosisältöä muutettu? Käsittelyprosessien tehokkuus ja Onko nykyisiä toimintatapoja mahdollista tehostaa? tarkoituksenmukaisuus Tehdäänkö samaa tehtävää usealla eri tavalla ja välineellä? Käytetäänkö tehtävän suorittamiseen useampaa kuin yhtä tietojärjestelmää ja siirtyykö tieto järjestelmien välillä luotettavasti ja automaattisesti? Kuka on tiedon omistaja? Tietosuojan toteutuminen Miten varmistutaan siitä, että vain ne henkilöt, joilla on siihen oikeus, voivat lukea ja käsitellä tietoa? Voidaanko jälkikäteen nähdä, ketkä ovat lukeneet ja käsitelleet tietoa? Säilyttäminen ja hävittäminen Onko tietojen säilyttäminen toteutettu siten, että käytettävyys vastaa toiminnan tarpeita? Säilytetäänkö tiedot siten, että niiden laatu ei kärsi? Hävitetäänkö tieto, kun sen säilyttämiseen ei ole enää perusteita? Hävitetäänkö tiedon kaikki kopiot? Taulukko 1 Asiakirjallisen tiedonhallinnan keskeiset ominaisuudet 2/17

3 SÄHKE2:n mukainen ratkaisu tiedonhallinnan haasteisiin on sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma (eams). eams on organisaation tehtäväluokitukseen perustuva järjestelmä, jossa kuvataan tehtävien käsittelyvaiheet, asiakirjalliset tiedot ja asiakirjatyypit sekä niiden oletusmetatietoarvot (esimerkiksi säilytysaika). eams-järjestelmän rooli organisaation tietojärjestelmäarkkitehtuurissa on toimia keskitettynä asiakirjallisten tietojen hallinnan välineenä. Suositus perustuu määräykseen SÄHKE2 (Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen, Arkistolaitos AL 9815/ /2008, ). Tiedonhallintaa koskevia vaatimuksia on asetettu lainsäädännössä. Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999, jatkossa julkisuuslaki) ja sitä täydentävä asetus (1030/1999) edellyttävät, että organisaatiolla tulee olla sellaiset tiedonhallinnan välineet, jotka palvelevat viranomaistoiminnan julkisuutta, avoimuutta ja tietosuojan sekä tietoturvallisuuden toteuttamista. Organisaatiolla täytyy olla tieto siitä, miten sen tehtävien hoitoon liittyvät asiakirjat ja tiedot kertyvät, miten ne etenevät organisaation käsittelyprosesseissa ja miten ne säilytetään ja hävitetään. Ohjeistusta tiedonhallinnasta on lisäksi annettu mm. laissa sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003), arkistolaissa (831/1994) ja henkilötietolaissa (523/1999). SÄHKE2:n liittyvät seuraavat Kansallisarkiston tulevat ohjeet: Kansallisarkiston ohje sähköisten asiakirjallisten tietojen hävittämisestä Kansallisarkiston ohje siirtokokonaisuuden muodostamisesta 2 Soveltamisala Tässä suosituksessa annetaan SÄHKE2:n käyttöönottoon liittyviä suosituksia julkishallinnon organisaatioille. Suositusta voidaan hyödyntää myös muualla kuin julkishallinnossa. Suositus koskee ensisijaisesti hallinnollisia asiankäsittelyprosesseja. Suositusta sovelletaan soveltuvin osin myös muissa hallinnollisissa prosesseissa. Suosituksen kohderyhmiä ovat valtionhallinnon ja kunnallishallinnon organisaatioiden tietohallinto, johto, asiakirjahallinto sekä yhteistyötahot. 3 Termit ja määritelmät Suosituksessa noudatetaan pääpiirteittäin SÄHKE2:ssa ja julkisuuslaissa käytössä olevaa käsitteistöä. Asiakirjallinen tieto/asiakirja Organisaation tehtävien ja niiden käsittelyprosessien yhteydessä kertyvä tieto, jonka organisaatio on tuottanut tai vastaanottanut osana tehtäviään ja jota se säilyttää tietovarantona sekä todisteena (ISO-SFS /Asiakirja). Teknisesti asiakirja koostuu yhdestä tai useammasta tiedostosta ja siihen liittyvistä metatiedoista. Asia Käsiteltäväksi annettu tai otettu tehtävä, jossa tulee saada aikaan ratkaisu (päätös). Asia voi syntyä ilman, että siihen aluksi liittyy asiakirjoja joko suullisen toimeksiannon tai oma-aloitteisen harkinnan perusteella. (SÄHKE1). Asianhallinta Asianhallinta tarkoittaa organisaation toimintaprosesseihin sisältyvien asioiden ja asiakirjojen käsittelyn ohjaamista niiden koko elinkaaren ajan. Asianhallinta pyrkii tehostamaan asioiden valmistelua, käsittelyä, päätöksentekoa, julkaisemista ja arkistointia sekä asiakirjallisten tietojen hallintaa. (VAHTI 5/2006). 3/17

4 Asianhallintajärjestelmä JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta Asianhallinnan toteuttamisessa käytettävä tietojärjestelmä. Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) AMS on organisaation asiakirjallisten tietojen käsittelyn, rekisteröinnin ja säilyttämisen ohjeisto. AMS sisältää organisaation kaikki kertyvät asiakirjat ja tietoaineistot sekä niiden rekisteröintiin ja käsittelyyn liittyvät järjestelmät ja menetelmät. AMS on osa organisaation asiakirjahallinnon käsikirjaa. (Ams-opas, AMS:sta käytetään myös termiä tiedonohjaussuunnitelma. Metatieto (kuvailutieto) Metatiedot ovat asiakirjallisen tiedon kontekstia, sisältöä ja rakennetta sekä asiakirjallisen tiedon hallintaa ja käsittelyä koko niiden elinkaaren ajan kuvaavaa tietoa. Metatiedot mahdollistavat asiakirjallisten tietojen haun, paikallistamisen ja tunnistamisen. Niiden avulla myös automatisoidaan asiakirjallisten tietojen laatimis- ja käsittelyvaiheita sekä määritellään viittauksia eri asiakirjallisten tietojen välille (SÄHKE2). Tehtäväluokitus Organisaation lakisääteisten tehtävien ja tuki- ja ylläpitotehtävien hierarkkinen luettelo (SÄHKE2). Yhteentoimivuus Tietojärjestelmien kyky viestiä keskenään sellaisella tavalla tai siinä laajuudessa, että ne voivat rutiinimaisesti käyttää toistensa tuloksia omassa toiminnassaan (ATK-sanakirja, Tietotekniikan liitto ry). Asiakirjan elinkaari Asiakirjan elinkaari on mallinnus asiakirjalle tehtävistä toimenpiteistä alkaen muodostamisesta tai vastaanottamisesta ja päättyen pysyvään säilyttämiseen tai hävittämiseen. Asiakirjan muodostamisesta tai vastaanotosta käytetään myös termiä talteenotto. Asiointikanava Tapa tai väline jolla asiointiin liittyvä kommunikointi kahden osapuolen välillä tapahtuu. Viranomaisen ja kansalaisen välisiä mahdollisia asiointikanavia ovat esimerkiksi sähköposti, puhelin, kirje, faksi, sähköinen asiointipalvelu ja käynti virastossa. 4 Nykytila Julkishallinnon organisaatioiden tapa käsitellä tietoja eroaa toisistaan. Eroja syntyy esimerkiksi organisaatioiden erilaisista tehtävistä, kokoeroista ja organisaatioita koskeneista rakennemuutoksista. Julkishallinnon organisaatioita yhdistää pyrkimys hyvään tiedonhallintatapaan, johon velvoitetaan myös lainsäädännössä. Yhteentoimivuuteen ja yhdenmukaisuuteen ei kuitenkaan pakoteta, vaan organisaatioilla on ollut vapaus valita käyttämänsä välineet ja tavat. Keskeiset asiakirjallisen tiedon hallintaan käytetyt menetelmät ovat metatiedot, rekisteröinti ja arkistonmuodostussuunnitelma (AMS). Rekisteröinti (diaariointi, kirjaaminen, luettelointi) on tarkoittanut perinteisesti kaikkien saapuvien ja lähtevien asiakirjojen merkitsemistä rekisteriin. Rekisteri kokoaa tiedot rekisteriin liitetyistä yksittäisistä asiakirjoista ja niiden käsittelyn tilasta organisaatiossa sekä mahdollistaa tietojen löytämisen. 4/17

5 AMS:n avulla kuvataan organisaation tietoaineiston käsittelyä, säilytystä ja hävittämistä koskevat menettelytavat. Kun rekisteröinnissä keskitytään yksittäisiin asiakirjoihin, on AMS:n näkökulma asiakirjojen luokat (ryhmät, tehtävät, sarjat). Siirtyminen sähköiseen toimintaympäristöön on korostanut rekisteröinnin tarvetta ja mahdollistanut sen automatisoinnin ja kertyvien tietojen lisäämisen. Erilaisten asiointikanavien lisääntymisen johdosta kattava rekisteröinti on aiempaa haastavampaa. AMS on usein toteutettu paperiarkiston hallinnan näkökulmasta, eikä tietojärjestelmissä käsiteltävän tiedon hallintaa ole aina otettu huomioon. Esimerkiksi sähköpostitse tapahtuva asiointi jää usein AMS:n ulkopuolelle. Tietojen säilyttämisen osalta nykykäytännöt vaihtelevat organisaatioittain ja tietojärjestelmittäin. Sähköinen säilyttäminen on harvinaista ja usein säilyttävissä järjestelmissä on rajallinen tuki tietojen hävittämiselle säilytysajan umpeuduttua. Eri organisaatioiden tilanne tietojärjestelmien suhteen on hajanainen. Joissain organisaatioissa käytössä olevat tietojärjestelmät on integroitu keskenään ja niiden muodostama kokonaisuus vastaa organisaation tarpeita. Tyypillisempää on, että organisaatioissa on käytössä erillisiä ja jopa päällekkäisiä järjestelmiä, järjestelmiä ei ole yhdistetty toisiinsa eikä tietojärjestelmissä ole kaikkea organisaation tehtävien ja velvoitteiden toteuttamiseen tarvittavaa toiminnallisuutta. 5 SÄHKE2 SÄHKE2 esittää tavoitetilan asiakirjallisen tiedon käsittelylle julkishallinnon organisaatioiden tietojärjestelmissä. Tässä osiossa esitetään tiivistettynä SÄHKE2 -toiminnallisuus jäsenneltynä asiakirjan elinkaaren mukaisesti. Samaa järjestystä käytetään suositusten jäsentelyssä. Kuva 1 Asiakirjan elinkaari SÄHKE2:n noudattaminen antaa tietojärjestelmälle seuraavia hyötyjä: mahdollistaa tietojen pitkäaikaisen ja pysyvän säilyttämisen sähköisessä muodossa. selkeyttää asiakirjallisen tiedon säilyttämistä ja hävittämistä koskevat vaatimukset. edistää eri tietojärjestelmien yhtenäisyyttä tietojen haussa, käytössä, siirrossa ja hävittämisessä. Arkistolaitoksen myöntämä sähköisen säilyttämisen lupa edellyttää tietojärjestelmän osalta SÄHKE2:n kattavaa noudattamista. Muita hyötyjä on mahdollista saavuttaa jo toteutuksen aikana. Sähköisen säilyttämisen lupa koskee tietojärjestelmässä syntyvää uutta aineistoa. Sähköisen säilyttämisen lupaa ei myönnetä takautuvasti. SÄHKE2:n noudattaminen edellyttää muutoksia organisaation tietojärjestelmiin ja sähköisiin asiakirjoihin. Muutokset voi jakaa seuraaviin osiin: eams-järjestelmä 5/17

6 eams-toiminnallisuus eams-metatiedot eams-järjestelmä on keskitetty tietojärjestelmä, jossa hallinnoidaan organisaation asiakirjallisen tiedon käsittelyä koskevat säännöt. eams-järjestelmä tarjoaa kyselyrajapintoja asiakirjallista tietoa käsittelevien tietojärjestelmien käyttöön. eams-toiminnallisuudet ovat asiakirjallista tietoa käsittelevien tietojärjestelmien ominaisuuksia. eamstoiminnallisuus sisältää eams-järjestelmän kyselyrajapintojen hyödyntämisen, asiakirjojen eamsmetatietojen tuen ja näiden hyödyntämiseen liittyvät toiminnallisuudet. eams-metatiedot ovat asiakirjaan, toimenpiteeseen tai asiakirjallisen tiedon käsittelyyn liittyviä metatietoja, joita hyödyntäen tietojärjestelmät toteuttavat eams-toiminnallisuuksia. Keskeiset eams-metatiedot ovat asiakirjaan liittyvät tehtäväluokka, asiakirjatyyppi ja toimenpide. Osa muista eams-metatiedoista on kyseltävissä eams-järjestelmästä mainittujen keskeisten eams-metatietojen avulla. SÄHKE2:ssa käytetyn tietomallin kolme keskeistä osa-aluetta ovat asiakirjallisen tiedon käsittely, toimenpide ja asiakirja. Taustalla on mallinnus, jossa käsittelyprosessi jakautuu käsittelyvaiheisiin ja jossa yhteen käsittelyvaiheeseen voi liittyä yksi tai useampi asiakirjatyyppi. Toimenpiteet vastaavat käsittelyvaiheita ja kutakin asiakirjaa vastaa asiakirjatyyppi. Asianhallintajärjestelmissä on yleisesti käytössä vastaava mallinnus siten, että asiakirjallisen tiedon käsittelystä käytetään termiä asia. Käytetty mallinnus on esitetty alla. Kuva 2 SÄHKE2 -tietomallin keskeiset osa-alueet Tietojärjestelmiin toteutettava toiminnallisuus on esitetty seuraavassa taulukossa tiivistetysti: Toiminnallisuus Asiakirjaa muodostettaessa tai vastaanotettaessa tietojärjestelmä tuottaa toimenpiteen eamsmetatiedot ja liittää ne toimenpiteen metatiedoiksi Esimerkki toimenpiteen tyyppi = vireilletulo laadittu = laatija = Lasse Laatija tuottaa keskeiset eams-metatiedot ja liittää ne asiakirjan metatiedoiksi asiakirjan tyyppi = Ympäristölupa tehtäväluokka = kyselee eams-järjestelmältä keskeisten eams-metatietojen mukaiset muut eams-metatiedot ja liittää nämä asiakirjan metatiedoiksi Asiakirjaa käsiteltäessä tietojärjestelmä julkisuusluokka = julkinen säilytysaika = pysyvästi säilytettävä säilytyksen laskentaperiaate = päätöksen ajankohta 6/17

7 Toiminnallisuus tuottaa toimenpiteen eamsmetatiedot ja liittää ne toimenpiteen metatiedoiksi Esimerkki toimenpiteen tyyppi = valmistelu muokattu = valmistelija = Veera Valmistelija toteuttaa asiakirjan käsittelyn eams-metatietojen mukaisesti Pääsy asiakirjaan on suojattu julkisuusluokan mukaisesti (julkinen / salassa pidettävä). Asiakirjaa säilyttäessä tietojärjestelmä toteuttaa asiakirjan säilyttämisen ja hävittämisen asiakirjan eamsmetatietojen mukaisesti Asiakirja metatietoineen hävitetään säilytysajan päätyttyä ja hävittämisestä muodostuu hävitysluettelo. toteuttaa pysyvästi säilytettävien tietojen siirron Kansallisarkiston määritysten mukaisesti (yksityiskohtaiset määritykset ovat erilaiset valtionhallinnossa ja kunnallishallinnossa) Tiedonsiirtorakenne on SÄHKE2:n mukainen. Taulukko 2 SÄHKE2:n mukainen toiminnallisuus tietojärjestelmässä Seuraavissa kuvissa on esitetty esimerkki organisaation tietojärjestelmissä ilman eams-järjestelmää ja eams-järjestelmän kanssa. Kuva 3 Esimerkki nykytilasta Kuvassa 3 esitetään tietojärjestelmäkokonaisuus, jossa kolme tietojärjestelmää toteuttaa kukin erilaisen osajoukon asiakirjan elinkaaren hallinnan toiminnallisuuksia. Kaksi järjestelmistä on integroitu toisiinsa, kolmannesta järjestelmästä ei ole liityntöjä muihin järjestelmiin. Kahdesta järjestelmästä arkistointi on toteutettu paperisessa muodossa, kolmannessa säilyttämistoiminnallisuus on toteutettu järjestelmässä itsessään. 7/17

8 Esimerkkijärjestelmän haasteena on eri järjestelmien tietojen ja toimintatapojen yhtenäisyyden hallinta. Osaan taulukossa 1 esitetyistä kysymyksistä vastaaminen on vaikeaa. Kuva 4 Esimerkki SÄHKE2:n mukaisesta tavoitetilasta Kuvassa 4 esitetty tietojärjestelmäkokonaisuus eroaa kuvasta 3 siten, että tietojärjestelmäkokonaisuuteen on lisätty eams-järjestelmä ja kuhunkin kolmesta järjestelmästä on lisätty eams-toiminnallisuutta. Lisäksi kokonaisuuteen on lisätty uusi sähköinen arkistojärjestelmä. Yhteistä edellisen kuvan tilanteeseen on se, että samat kolme tietojärjestelmää toteuttavat vastaavan osajoukon asiakirjan elinkaaren hallinnan toiminnallisuuksia. Kaikki järjestelmät ovat integroituja toisiinsa. Arkistointi on toteutettu keskitetyn sähköisen arkiston avulla, mutta yhdessä tietojärjestelmässä säilytetään yhä osa tiedoista järjestelmässä itsessään. eams-järjestelmässä hallinnoidaan tietojärjestelmien muodostaman kokonaisuuden tietoja ja järjestelmät kyselevät eams-järjestelmältä omaa osuuttaan koskevia arvoja tarpeen mukaan. Esimerkkijärjestelmässä tietojärjestelmät muodostavat yhtenäisen kokonaisuuden, jota on mahdollista hallita keskitetysti. Taulukossa 1 esitettyihin kysymyksiin vastaaminen on helppoa. Yksittäiseen tietojärjestelmään tarvittavat muutokset ovat seuraavat: 1. tietojärjestelmässä on paikka asiakirjallisen tiedon käsittelylle, toimenpiteelle ja näiden eamsmetatiedoille 2. tietojärjestelmässä on paikka asiakirjan eams-metatiedoille 3. tietojärjestelmä tuottaa pakolliset eams-metatiedot 4. tietojärjestelmä kyselee muut eams-metatiedot eams-järjestelmältä 5. tietojärjestelmä toteuttaa sitä koskevat hävittämiseen ja säilyttämiseen liittyvät eamstoiminnallisuudet 6. tietojärjestelmä toteuttaa sitä koskevat muut eams-toiminnallisuudet 8/17

9 6 Suositukset JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta Suositusten ymmärtäminen edellyttää perehtymistä SÄHKE2:en. 6.1 Tietojärjestelmien hankinta ja kehittäminen ID Suositus 1. Organisaation järjestelmäarkkitehtuuri tulee suunnitella ja kehittää siten, että muodostuva kokonaisuus palvelee organisaation tiedonhallinnan tarpeita. Toimiva kokonaisuus on mahdollista toteuttaa monella eri tapaa. Kehittämisessä pyritään tyypillisesti vähentämään järjestelmien määrää ja integroimaan järjestelmät toisiinsa. 2. Uusia tietojärjestelmiä hankittaessa tulee SÄHKE2:n mukaiset tiedonohjauksen toiminnallisuudet asettaa sitoviksi vaatimuksiksi tarjouspyyntövaiheessa. Yksityiskohtaiset vaatimukset vaihtelevat organisaation järjestelmäarkkitehtuurin ja hankittavan järjestelmän käyttötarkoituksen mukaan. 3. Nykyisiä järjestelmiä kehitettäessä tulee SÄHKE2:n mukaiset tiedonohjauksen toiminnallisuudet asettaa sitoviksi vaatimuksiksi määrittelyvaiheessa. Yksityiskohtaiset vaatimukset vaihtelevat organisaation järjestelmäarkkitehtuurin ja järjestelmän käyttötarkoituksen mukaan. Kehittäminen voidaan toteuttaa vaiheissa. Esimerkki vaiheistamisesta on esitetty liitteessä Tiedonohjausta kehitettäessä on suositeltavaa rakentaa ensin eams-järjestelmä ja liittää muita tietojärjestelmiä sen piiriin vaiheittain. eams-järjestelmä on mahdollista toteuttaa johonkin olemassa olevaan tietojärjestelmään. Tällöin pitää ottaa huomioon se, että toteutus soveltuu myös muiden tietojärjestelmien käyttöön, eikä jää vain yhden yksittäisen järjestelmän hyödyntämäksi. Jos eams-järjestelmää ei ole käytössä tietojärjestelmää hankittaessa, pitää käytetyt luokitukset tuottaa ja hallinnoida järjestelmässä paikallisesti. Kun organisaatio myöhemmin hankkii eams-järjestelmän, tulee järjestelmässä käytetyt osaluokituksen mukaiset tiedot myöhemmin yhdistää eams-järjestelmän luokituksiin. Kaikkea eams-toiminnallisuutta ei ole pakko toteuttaa ja ottaa käyttöön yhdellä kertaa. eams-toiminnallisuuden piiriin liittäminen suositellaan aloitettavaksi niistä tietojärjestelmistä, jotka toteuttavat hallinnollista asiankäsittelyä. 5. eams järjestelmään sisältyvä arkistonmuodostussuunnitelma voidaan kehittää vaiheittain. Vaiheistaminen voi tapahtua tehtäväluokka kerrallaan ja/tai tietojärjestelmä kerrallaan. Pysyvän säilyttämisen lupa on edellyttää, että eams on kattava sen tietojärjestelmän osalta, johon lupahakemus kohdentuu. eams:in soveltaminen tietojärjestelmässä ei edellytä kattavan tehtäväluokittelun laatimista tai täysin valmista eams:ia. Luokittelua ja eams:ia on mahdollista kehittää ja täydentää sitä mukaa, kun järjestelmän piiriin liittyy uusia tietojärjestelmiä tai asiakirjallista tietoa. Luokittelun laatimisessa on mahdollista käyttää soveltuvin osin valmiiksi kuvattuja yhtenäisiä prosesseja. Näitä ovat esimerkiksi henkilöstöhallinnon prosessit. 9/17

10 6.2 Asiakirjojen muodostaminen tai vastaanottaminen ID Suositus 6. Asiakirjaa muodostettaessa tai vastaanotettaessa tietojärjestelmän tulee automaattisesti luoda asiakirjan tehtäväluokka-, toimenpide- ja asiakirjan tyyppi -tiedot. Nämä kolme metatietoarvoa ovat keskeinen avain, jolla asiakirja liitetään tiedonohjauksen piiriin. Metatietojen muodostamisen ei pidä olla riippuvainen eams-järjestelmän olemassaolosta. Tietojärjestelmiä hankittaessa ja kehitettäessä näiden metatietoarvojen muodostamiseen ja tallentamiseen tulee varautua. Käytettäessä sähköistä asiointikanavaa (esimerkiksi portaalijärjestelmä) on metatietojen muodostaminen automaattisesti mahdollista. Sähköpostitse tai paperimuodossa saapuvien asiakirjojen osalta metatietojen muodostaminen on käsityötä. 7. Asiakirjaa muodostettaessa tai vastaanotettaessa sen metatiedot tulee täydentää eamsjärjestelmän tiedoilla. Kyseltäessä eams-järjestelmältä metatietoarvoja käytetään avaintietona tehtäväluokka-, toimenpide- ja asiakirjan tyyppi -metatietoja. Tietojärjestelmiä hankittaessa ja kehitettäessä näiden arvojen kyselemiseen ja tallentamiseen tulee varautua. Kyseltävät arvot vastaavat kyselyhetken tilannetta ja toimivat asiakirjan metatietojen oletusarvoina. Joissain käyttötapauksissa voi olla tarpeen tarjota käyttäjälle mahdollisuus muuttaa arvoja. Metatietoarvoja on mahdollista kysellä eams-järjestelmältä myös asiakirjan elinkaaren myöhemmissä vaiheissa. 8. Asiakirjaa muodostettaessa tai vastaanotettaessa suositellaan, että sen eams-metatiedot muodostetaan kattavasti. 9. Asiakirjojen yksilöinnissä tulee käyttää aidosti yksilöiviä tunnuksia. Yksi mahdollinen menetelmä on OID (JHS 159). 10. Asiakirjan metatietojen muodostaminen tulee mahdollisuuksien mukaan automatisoida asiakirjallista tietoa käsittelevissä tietojärjestelmissä. Automatisoinnin ollessa mahdotonta on sallittua jättää valinta käyttäjälle. Loppukäyttäjän valittavissa olevat arvot suositellaan rajaamaan automaattisesti. Mikäli metatietojen syöttäminen jää loppukäyttäjän vastuulle, hänelle on tarjottava riittävä koulutus, ohjeistus ja tuki. Salassa pidettävien tietojen merkitsemiseen tulee kiinnittää erityistä huomiota. 11. Eri tietojärjestelmissä käytettävien metatietojen koodistojen ja arvolistojen yhtenäistämistä tulee kehittää. Kun saatavilla on kansallisesti vakiintunut arvolista, on sen mukaisten arvojen käyttö suositeltavaa. Arvoja voidaan yhtenäistää keskitettyjä koodistoja käyttäen. Koodistoja voidaan jaella esimerkiksi hakemisto- tai koodistopalvelimia käyttäen. Keskeisiä yhtenäistettäviä arvolistoja ovat tehtäväluokittelu, toimenpidetyyppi ja asiakirjatyyppi. 10/17

11 ID Suositus 12. Pysyvästi ja määräaikaisesti säilytettävien asiakirjojen osalta suositellaan käytettäväksi SÄHKE2:n mukaisia metatietoja ja menetelmiä. Myös muiden tietojen 1 osalta suositellaan liitettävän samat metatiedot mahdollisuuksien mukaan. Suositeltava toimintatapa on, että muodostettavaan asiakirjalliseen tietoon liitetään aina keskeiset eams-metatiedot. Ei suositella toimintatapaa, jossa eams-metatiedot pyritään liittämään vain pysyvästi säilytettäviin asiakirjoihin. 13. Suositellaan käytettäväksi tehtäväluokittelun ja asiakirjan tyyppiluokittelun kansallisia määrityksiä niiden valmistuttua. Kansallisten määritysten puuttuessa on sallittua käyttää muita luokitteluja. Laadittaessa omia luokitteluja suositellaan laatimaan luokittelut sitä mukaa kun niille on käyttöä. Toimialoista esimerkiksi terveydenhuollossa ja sosiaalialalla on omia luokittelujaan. 14. Organisaation ulkopuolelta vastaanotettavan tiedon alkuperäisyys ja eheys tulee tarkistaa. Asiakirjojen ja metatietojen tarkastaminen on mahdollista toteuttaa automaattisesti, kun vastaanottokanava on portaali tai sähköinen rajapinta. Automaattisessa tarkastamisessa voidaan käyttää SÄHKE2:n mukaisia metatietoja ja menetelmiä. Sähköpostitse ja paperimuodossa saapuvan asiakirjallisen tiedon alkuperäisyys ja eheys suositellaan tarkistamaan käsin. Tämä toimenpide voidaan yhdistää metatietojen syöttämiseen. Vastaanotto pitää toteuttaa siten, että asiakirjojen muuttumattomuus voidaan osoittaa jälkikäteen. Tämä on mahdollista toteuttaa esimerkiksi ottamalla talteen saapunut asiakirja alkuperäisessä muodossaan. 15. Tietoa muodostettaessa ja vastaanotettaessa pitää huolehtia tietojen salassa pidosta. 6.3 Käsittely Asiakirjaa muodostettaessa tai vastaanotettaessa määritelty tietojen salassapito vaikuttaa asiakirjan myöhempään käsittelyyn. Erityisesti osittain salassa pidettävien asiakirjojen käsittely edellyttää huolellisuutta. Virheet merkinnässä voivat esimerkiksi aiheuttaa sen, että automaattinen julkaisujärjestelmä julkaisee salassa pidettäviä tietoja julkisina. Tietojen julkisuudesta on määrätty julkisuuslaissa. Salassapitovelvoitteista on määrätty esimerkiksi henkilötietolaissa. ID Suositus 1 esimerkiksi tietojärjestelmän sisältämä tieto, josta ei ole muodostettu asiakirjaa tai vastaanotettu tiedosto, jota ei ole otettu talteen asiakirjana. 11/17

12 ID Suositus 16. Tietojen päällekkäistä tallentamista tulee välttää. Mikäli samaa tietoa tarvitaan useammassa järjestelmässä, suositellaan tiedon välittämistä järjestelmien välillä automatisoidusti. Tietoihin tapahtuneiden muutosten tulee päivittyä niihin tietojärjestelmiin, joihin tieto on välitetty. Kun asiakirjallista tietoa siirretään eri organisaatioiden välillä, on keskeistä määrittää tietojen omistajuus. Katso suositus 24. Tämä suositus liittyy toiminnan kehittämiseen laajemmin, eikä siten rajoitu vain asiakirjalliseen tietoon. 17. Tietojärjestelmän tulee tukea SÄHKE2:n mukaista käsittelyprosessien mallinnusta. 18. Tietojärjestelmän tulee toteuttaa asiakirjallisen tiedon käsittelyyn ja toimenpiteisiin liittyvä toiminnallisuus. Asiakirjallisen tiedon käsittelyyn ja toimenpiteeseen liittyy molempiin eams-metatietoja 19. Tietojärjestelmän tulee toteuttaa prosessiin liittyvät toiminnallisuudet eams-järjestelmässä hallinnoidaan toimenpiteisiin liittyviä käsittelysääntöjä. Esimerkiksi tietty toimenpide voi aiheuttaa muutoksia asiakirjan metatietoihin. 20. Asiakirjallista tietoa suojatessa tulee kiinnittää huomiota myös metatietojen suojaamiseen. Metatietoarvojen muuttamisen pitää tapahtua etukäteen määritettyjen käyttöoikeuksien puitteissa. Salassa pidettävien asiakirjojen osalta tulee myös niihin liittyvät metatiedot suojata. 21. Välitettäessä salassa pidettäviä asiakirjoja tietojärjestelmien välillä tulee kiinnittää huomiota siihen, että suojaamistarve otetaan huomioon myös vastaanottavassa järjestelmässä. 6.4 Säilytys Erityisesti henkilötiedot ja turvallisuusluokitellut tiedot on tärkeä suojata riittävällä tasolla. ID Suositus 22. Säilyttämisen toteutusta suunniteltaessa tulee ottaa huomioon hävitystoiminnallisuuteen liittyvät vaatimukset. Säilytysaika liittyy usein henkilötietoihin ja tietojen säilyttäminen tätä aikaa pidempään on lainsäädännön ja asianomaisen etujen vastaista. Hävittäminen pitää toteuttaa siten, että tiedot aidosti poistetaan. Pelkkä tietojen piilottaminen käyttöliittymässä ei riitä. Tietoja hävitettäessä tulee ottaa huomioon myös varmuuskopioiden käsittely. Suositellaan, että hävitetyt tiedot poistuvat varmuuskopioista niiden normaalin kierron yhteydessä. 23. Hävittäminen tulee toteuttaa kaikkiin niihin tietojärjestelmiin, joissa asiakirjallista tietoa on käsitelty. Joissain tapauksissa on kustannustehokkaampaa keskittää hävittäminen keskitettyyn sähköiseen arkistoon kuin toteuttaa hävittämistoiminnallisuus hajautettuihin järjestelmiin. 12/17

13 ID Suositus 24. Hävittäminen tulee toteuttaa siten, että kaikkien organisaatioiden hallinnassa olevat kopiot asiakirjasta hävitetään. Kun asiakirjasta syntyy versioita eri tietojärjestelmiin, täytyy kaikkien järjestelmien toteuttaa säilytys yhdenmukaisesti ja hävittää asiakirja eams-järjestelmän säilytyssääntöjen mukaisesti. Vaihtoehtoisesti voidaan määrittää selkeästi, mikä järjestelmistä säilyttää alkuperäistä versiota ja missä järjestelmissä oleva tieto on vain käyttökopio, joka voidaan hävittää käyttötarpeen päätyttyä. Tietojärjestelmiin tulee silti toteuttaa hävitystoiminnallisuus, mutta käyttökopioiden siivoamiseen riittää yksinkertainen hävityslogiikka (esimerkiksi: hävitä vuoden lopussa kaikki kuluvaa vuotta vanhemmat valmiit asiakirjat ja niiden metatiedot). Asiakirjoista työasemiin jäävien kopioiden hävittämisen osalta suositellaan käyttäjien ohjeistusta sekä valvontaa. 25. Hävittäminen tulee toteuttaa siten, että hävittämisestä laaditaan hävitysesitys ja hävitysluettelo. 26. Hävittäminen tulee toteuttaa siten, että myös asiakirjan metatiedot hävitetään Metatietojen hävittämisen osalta toiminnallisuus eroaa SÄHKE1-määräyksen mukaisesta mallista. 27. Asiakirjallisen tiedon säilytyksen ja hävittämisen toiminnallisuuksia kehitettäessä suositellaan ottamaan huomioon myös nykyisissä järjestelmissä jo olemassa olevan asiakirjallisen tiedon säilytys- ja hävitystarpeet. Jos tietojen säilyttämiseen ei ole SÄHKE1- tai SÄHKE2-määräysten mukaista lupaa, ei pysyväissäilyttämistä saa toteuttaa sähköisesti. Tiedonohjauksen mukainen hävitystoiminnallisuus on mahdollista toteuttaa siten, että myös ennen tiedonohjausta muodostetut asiakirjat ovat hävitettävissä. 28. Sähköiseen muotoon siirrettyjen asiakirjojen paperiversioiden hävittämisen aikataulu on organisaation päätettävissä. Hävitysaika suositellaan asettamaan yhdenmukaisesti ja ohjeistamaan hävittäminen selkeästi. Organisaatiolla pitää olla omat ohjeet digitoinnin (skannauksen) laadun varmistamisesta ja paperiversion hävittämisestä. Ennen hävittämistä pitää varmistua siitä, että digitoitu kopio on riittävän laadukas. Pysyvästi säilytettävän aineiston paperiversioiden hävittäminen edellyttää, että sähköiselle säilyttämiselle on arkistolaitoksen lupa. 29. Pysyväissäilytyksen hyväksymät tietomuodot on mahdollista ottaa huomioon tietojärjestelmissä käytettäviä tietomuotoja suunniteltaessa. Jos asiakirjan tietomuoto on jo käsittelyvaiheessa pysyväissäilytykseen kelpaava, vältytään myöhemmältä mahdolliselta tietokonversiolta. Myös asiakirjaa koskevat käyttöoikeudet vaikuttavat yhteentoimivuuteen. Esimerkiksi asiakirjan sisältämien valokuvien tai musiikin immateriaalioikeudet voivat rajoittaa asiakirjan käyttömahdollisuuksia. 13/17

14 ID Suositus 30. Suositeltava tapa käytöstä poistuvien järjestelmien tietojen säilyttämiseen ja hävittämiseen riippuu aineiston säilytysajan pituudesta ja aineistoon kohdistuvan käytön määrästä. 7 Opastavat tiedot Seuraavassa on esitetty esimerkkivaihtoehtoja: - Säilyttää järjestelmä käyttövalmiina, kunnes järjestelmän sisältämä aineisto on hävitettävissä - Siirtää järjestelmä fyysiseltä laitteistolta virtuaaliseen ympäristöön ja säilyttää virtuaalikone käyttövalmiina, kunnes järjestelmän sisältämä aineisto on hävitettävissä. - Siirtää järjestelmän tietoaineisto erilliseen sähköiseen arkistojärjestelmään. Sähköisen säilyttämisen lupa koskee aina vain myöntöhetken jälkeen syntyvää aineistoa. Olemassa olevan järjestelmän sisältämälle tiedolle ei siis ole mahdollista hankkia pysyvän sähköisen säilyttämisen lupaa, vaan säilyttäminen pitää toteuttaa muuten. Tätä suositusta ylläpitää Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta JUHTA, puh (09) 16001, sähköposti: jhs-sihteeri@jhs-suositukset.fi JHS-järjestelmän verkkosivut: 8 Liitteet Liite 1 Vaihteittain eteneminen Liite 2 Esimerkkitapaukset 14/17

15 Liite 1 Vaiheittain eteneminen JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta SÄHKE2 -toiminnallisuuden toteuttaminen yksittäiseen tietojärjestelmään on mahdollista vaiheistaa esimerkiksi seuraavan taulukon mukaisiin vaiheisiin. Taulukossa on esitetty suositusten kohdistuminen kuhunkin vaiheeseen: Vaihe Kuvaus Suosituksen kohdat 1 Suunnitteluvaihe 1,2,3,4,5,9,11,12,14,15,16,20,21,24 2 Metadata-toiminnallisuuden toteuttaminen 6,7,8,10,13,17 3 eams-liitynnän toteuttaminen 7,8,10 4 Hävitystoiminnallisuuden toteuttaminen 22,23,25,26,27,28,29,30 5 Työnkulkuun liittyvän toiminnallisuuden toteuttaminen 18,19 Taulukossa esitetty vaiheistus vastaa suosituksen luvussa 5 esitettyä luetteloa siten, että metatietoon liittyvät muutokset toteutetaan yhdessä vaiheessa. Taulukon mukainen vaiheittain eteneminen on esitetty alla kuvana: Kuva 5 Tietojärjestelmän kehittäminen SÄHKE2:n mukaiseksi vaiheittain 15/17

16 Liite 2 Esimerkkitapaukset JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta Esimerkki 1 Tiedon vastaanottaminen, kirjaaminen ja säilyttäminen Laissa sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (sähköisestä asioinnista annettu laki) on säädetty sähköisten asiakirjojen vastaanottamisesta ja käsittelystä. Sähköisestä asioinnista annetussa laissa tarkoitettu sähköinen asiakirja on viranomaisten toiminnan julkisuudesta (julkisuuslaki) tarkoitettu viranomaisen asiakirja. Tästä syystä sähköisen asiakirjan käsittelyyn on sovellettava viranomaisen asiakirjoja koskevia julkisuuslain säännöksiä. Sähköisestä asioinnista annetun lain mukaan viranomaiselle tulleet sähköiset asiakirjat on kirjattava tai muulla tavalla rekisteröitävä. Tästä syystä viranomaiselle tulleet sähköiset asiakirjat on kirjattava riippumatta siitä, tulevatko ne sähköpostitse viranomaisen kirjaamon sähköpostiosoitteeseen tai yksittäisen virkamiehen sähköpostiosoitteeseen. Myös sähköisen asiointipalvelun kautta lähetettävä tietokokonaisuus tulee rekisteröidä riippumatta siitä, onko tieto formaalissa lomakemuodossa tai rakenteisessa muodossa. Sähköisestä asioinnista annetun lain mukaan sähköinen asiakirja on arkistoitava siten, että sen alkuperäisyys ja säilyminen sisällöltään muuttumattomana voidaan myöhemmin osoittaa. Tästä syystä viranomaisten tulee huolehtia siitä, että kaikki viranomaiselle tulleet sähköiset asiakirjat säilytetään sellaisilla menetelmillä ja välineillä, jotta niiden alkuperäisyys ja muuttumattomuus voidaan osoittaa. SÄHKE2 kuvaa tavan toteuttaa nämä vaatimukset. Käytännössä viranomaiselle tulleet sähköpostiviestit ja sen liitteet, jotka ovat laissa tarkoitettuja sähköisiä asiakirjoja, tulisi tallentaa joko sähköiseen asianhallintajärjestelmään saapumisen jälkeen tai tulostaa paperille. Asianhallintajärjestelmässä tulee olla toiminnallisuudet, jolla sähköpostiviestin sisältö voidaan säilyttää muuttumattomana. Viranomaiselle tulleet formaalissa tai rakenteisessa muodossa tulevat sähköiset lomakkeet tulee myös säilyttää sisällöltään muuttumattomana alkuperäisessä muodossa. Tästä syystä rakenteisessa muodossa tullut tieto tulee säilyttää operatiivisista järjestelmistä erillisessä asianhallintajärjestelmässä, josta asiakirja sisältö voidaan saada formaaliin muotoon, josta sen alkuperäinen sisältö voidaan todentaa. Tietyissä tapauksissa myös saman organisaation sisäinen sähköposti voi edellyttää kirjaamista. Esimerkiksi annettaessa lausunto toiselle oman organisaation sisäiselle viranomaiselle tulisi lausunnon antaminen rekisteröidä ja annettu lausunto ottaa talteen. Sähköpostitse tapahtuva asiointi ja lausuntojen käsittelykäytännöt tulee ottaa huomioon rekisteröintiä suunniteltaessa, käytäntöä ohjeistettaessa ja arkistonmuodostussuunnitelmaa laadittaessa. Esimerkki 2 Asiakirjallisen tiedon käsittely organisaatiorajat ylittävässä asioinnissa Organisaatiorajojen ylittävää asiointia on esimerkiksi seuraavissa tehtävissä: Valitus- ja muutoksenhakutapaukset. Esimerkiksi muutoksenhakua koskevat ympäristönsuojelu-, vesi- ja luonnonsuojelu asiat, joissa valitusviranomainen yleensä pyytää palauttamaan lähettämänsä valitusasiakirjat saamansa lausunnon mukana. Suunnitelmat tai päätökset, jotka pitää vahvistaa toisella viranomaisella. Esimerkiksi kaavoituksen osalta kuntien yhteiset yleiskaavat lähetetään ympäristöministeriön vahvistettavaksi. Ostopalvelut. Esimerkiksi terveydenhuollon palveluiden ostaminen kuntayhtymältä tai yksityiseltä palveluntuottajalta. Organisaatiorajat ylittävässä yhteistyössä on tärkeää huolehtia seuraavista asioista: Kokonaisprosessi on suunniteltu Asiakirjan talteenottaminen on varmistettu Rekisterimerkinnät ja käsittelykäytännöt on suunniteltu ja ohjeistettu Asiakirjallisen tiedon omistajuus on määritelty Vastuu hävittämisestä on määritelty 16/17

17 Käyttöoikeudet on määritelty Säilytysajat ja säilytystavat on määritelty Osapuolten tietojärjestelmät ovat yhteentoimivia Organisaatiorajat ylittävässä asioinnissa muodostettavien asiakirjojen sähköinen säilyttäminen ei aseta erityisvaatimuksia. Asioinnin eri osapuolilla voi esimerkiksi olla omat tietojärjestelmänsä ja tieto siirtyy näiden välillä automaattisesti. Tällöin tiedon siirrossa tulisi käyttää SÄHKE2:n mukaisia metatietoja alkuperäisyyden ja muuttumattomuuden osoittamisen välineinä. Kun organisaatio toteuttaa tehtäviänsä ostamalla palveluita, liittyy tehtävien suorittamiseen samat velvoitteet kuin jos organisaatio toteuttaisi tehtävät itse. Palveluita ostettaessa tulee kiinnittää huomiota siihen, että toimeksianto- tai ostopalvelusopimus pitää sisällään tiedon velvoitteista, jotka välitetään palveluntarjoajalle. Jos toiminnassa syntyvää asiakirjallista tietoa halutaan säilyttää pysyvästi sähköisessä muodossa, tulee SÄHKE2-määrityksen mukaiset velvoitteet ohjata sopimuksilla palveluntarjoajalle. Esimerkki 3 Sähköisen säilyttämisen luvan vaikutus organisaation asiakirjallisen tiedon säilyttämiseen Esimerkin organisaatiolla on ollut käytössään asianhallintajärjestelmä 10 vuotta. Asianhallintajärjestelmälle ei ole haettu SÄHKE1 mukaista pysyvän säilytyksen lupaa. Organisaatio hankkii uuden SÄHKE2:n mukaisen asianhallintajärjestelmän ja siirtää aiemmin käytössä olleen järjestelmän tiedot uuden järjestelmän piiriin. Uudelle asianhallintajärjestelmälle haetaan ja sille myönnetään SÄHKE2:n mukainen sähköisen säilyttämisen lupa. Luvan myöntämisen jälkeen: Uudessa asianhallintajärjestelmässä syntyvät asiakirjat on luvallista säilyttää pysyvästi sähköisessä muodossa. Ennen lupaa uudessa asianhallintajärjestelmässä syntyneitä asiakirjoja ei ole luvallista säilyttää pysyvästi sähköisessä muodossa. Vanhan asianhallintajärjestelmän tietoja ei ole luvallista säilyttää pysyvästi sähköisessä muodossa. 17/17