JHS 176 Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Koko: px
Aloita esitys sivulta:

Download "JHS 176 Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen"

Transkriptio

1 JHS 176 Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen Versio: 0.99 Julkaistu: Voimassaoloaika: asti Sisällys 1 Johdanto Soveltamisala Termit ja määritelmät Nykytila SÄHKE Suositukset Tietojärjestelmien hankinta ja kehittäminen Asiakirjojen muodostaminen tai vastaanottaminen Käsittely Säilytys Opastavat tiedot Liitteet /16

2 1 Johdanto Tämän suosituksen tarkoitus on tukea julkishallinnon organisaatioita arkistolaitoksen SÄHKE2-määräyksen (jatkossa SÄHKE2) asettamien vaatimusten toteuttamisessa asiakirjallista tietoa käsittelevissä tietojärjestelmissä. Suosituksessa pyritään tunnistamaan nykytekniikan mukaisia konkreettisia keinoja saavuttaa SÄHKE2:n kuvaama tavoitetila. Suositusta sovelletaan ensimmäisessä vaiheessa ensisijaisesti asianhallinnassa. Tavoitteena on tukea organisaation asiakirjallisten tietojen käsittelyn, hallinnan ja säilyttämisen kehittämistä siten, että se on tiedon sähköisen säilyttämisen edellyttämällä tasolla koko elinkaaren ajan. Suosituksen aihe-alue on osa laajempaa kokonaisuutta, johon liittyy toiminnan kehittäminen sekä tietojen yhteentoimivuuden edistäminen. Suosituksen avulla saavutettavia etuja organisaatiolle ovat: Tietojen käsittelyn tehostaminen Henkilötyön säästäminen Tiedon todistusvoimaisuuden parantaminen Sähköisen säilyttämisen ja hävittämisen mahdollistaminen Tiedon löydettävyyden parantaminen Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessien tietoturvallisuuden parantaminen. Tietojen hallinnassa on kysymys lainsäädännössä asetettujen toiminnallisten ja laadullisten vaatimusten toteuttamisesta organisaation toiminnassa. Toteuttamisessa on käytännön haasteena tietojen käsittelyn jakautuminen erilaisiin järjestelmiin ja asiointikanaviin. Asiakirjallisen tiedon hallinnan keskeiset toiminnot ja näihin liittyvät kysymykset on esitetty seuraavassa taulukossa. Toiminnot Kysymykset Tietojen käytettävyys Miten oikea tieto saadaan luotettavasti ja nopeasti esiin? Missä tietoa säilytetään? Onko tieto ymmärrettävässä muodossa? Onko organisaation julkinen tieto saatavissa? Mihin kokonaisuuteen tieto liittyy? Asiakirjan muodostaminen tai Kuinka asiakirjan metatiedot muodostetaan automaattisesti? Mitä vastaanottaminen muuta asiakirjan talteenotossa tarvitaan? Toimivatko kaikki eri asiointikanavat yhdenmukaisesti asiakirjoja vastaanotettaessa? Tietojen laatu Miten tiedon alkuperä, luotettavuus ja eheys varmistetaan? Mikä asiakirjan kopioista on ensisijainen ja uusin versio? Ketkä kaikki ovat käsitelleet asiakirjaa? Puuttuuko asiakirjasta sivuja tai onko tietosisältöä muutettu? Alkuperäinen vai kopio? Tarvitaanko kopioita? Käsittelyprosessien tehokkuus ja Onko nykyisiä toimintatapoja mahdollista tehostaa? tarkoituksenmukaisuus Tehdäänkö samaa tehtävää usealla eri tavalla ja välineellä? Käytetäänkö tehtävän suorittamiseen useampaa kuin yhtä tietojärjestelmää ja siirtyykö tieto järjestelmien välillä luotettavasti ja automaattisesti? Kuka on tiedon omistaja? Onko päällekkäistä arkistointia? Tietosuojan toteutuminen Miten varmistutaan siitä, että vain ne henkilöt, joilla on siihen oikeus, voivat lukea ja käsitellä tietoa? Voidaanko jälkikäteen nähdä, ketkä ovat lukeneet ja käsitelleet tietoa? Säilyttäminen ja hävittäminen Onko tietojen säilyttäminen toteutettu siten, että käytettävyys vastaa toiminnan tarpeita? Säilytetäänkö tiedot siten, että niiden laatu ei kärsi? Hävitetäänkö tieto, kun sen säilyttämiseen ei ole enää perusteita? Hävitetäänkö tiedon kaikki kopiot? Onko päällekkäistä arkistointia? Taulukko 1 Asiakirjallisen tiedon hallinnan keskeiset toiminnot ja niihin liittyvät kysymykset 2/16

3 SÄHKE2:n mukainen ratkaisu tiedonhallinnan haasteisiin on sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma (eams). SÄHKE2 esittää eams:n toteuttamista keskitettynä tietojärjestelmänä, josta tässä suosituksessa käytetään termiä eams-järjestelmä. Suositus perustuu määräykseen SÄHKE2 (Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen, Arkistolaitos AL 9815/ /2008, ). Tiedonhallintaa koskevia vaatimuksia on asetettu lainsäädännössä. Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999, jatkossa julkisuuslaki) ja sitä täydentävä asetus (1030/1999) edellyttävät, että organisaatiolla tulee olla sellaiset tiedonhallinnan välineet, jotka palvelevat viranomaistoiminnan julkisuutta, avoimuutta ja tietosuojan sekä tietoturvallisuuden toteuttamista. Organisaatiolla täytyy olla tieto siitä, miten sen tehtävien hoitoon liittyvät asiakirjat ja tiedot kertyvät, miten ne etenevät organisaation käsittelyprosesseissa ja miten ne säilytetään ja hävitetään. Ohjeistusta tiedonhallinnasta on lisäksi annettu mm. laissa sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003), arkistolaissa (831/1994) ja henkilötietolaissa (523/1999). SÄHKE2:n metatietomallissa on otettu huomioon JHS 143 -suositus. SÄHKE2 ei käsittele sähköisiä allekirjoituksia, eikä niiden käyttöön täten oteta tässä suosituksessa kantaa. JHS 156 -suositus pohjautuu arkistolaitoksen vuonna 2003 antamaan määräykseen asiakirjojen rekisteröinnistä. JHS 156 ei tarkastele asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessia kokonaisuudessaan, vaan pitkälti vain rekisteröintiä. Arkistolaitos on antanut tämän suosituksen jälkeen määräykset SÄHKE1 ja SÄHKE2. SÄHKE1:stä ei ole olemassa erillistä suositusta. SÄHKE2:n liittyvät seuraavat Arkistolaitoksen määräykset ja ohjeet: SÄHKE2-Siirto-ohje. Arkistolaitoksen ohje SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö. Arkistolaitoksen määräys/ohje Soveltamisala Tässä suosituksessa annetaan SÄHKE2:n käyttöönottoon liittyviä suosituksia julkishallinnon organisaatioille. Suositusta voidaan hyödyntää myös muualla kuin julkishallinnossa. Suositus koskee ensisijaisesti hallinnollisia asiankäsittelyprosesseja. Suositusta voidaan soveltaa myös muissa hallinnollisissa prosesseissa. Suosituksen kohderyhmiä ovat valtionhallinnon ja kunnallishallinnon organisaatioiden tietohallinto, johto, asiakirjahallinto sekä yhteistyötahot. 3 Termit ja määritelmät Suosituksessa noudatetaan pääpiirteittäin SÄHKE2:ssa ja julkisuuslaissa käytössä olevaa käsitteistöä. Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) AMS on organisaation asiakirjallisten tietojen käsittelyn, rekisteröinnin ja säilyttämisen ohjeisto. AMS koskee kaikkia organisaatiossa kertyviä asiakirjoja ja tietoaineistoja sekä niiden rekisteröintiin ja käsittelyyn liittyviä järjestelmiä ja menetelmiä. AMS on osa organisaation asiakirjahallinnon käsikirjaa (Ams-opas, AMS:sta käytetään myös termiä tiedonohjaussuunnitelma. 3/16

4 Asia Käsiteltäväksi annettu tai otettu tehtävä, jossa tulee saada aikaan ratkaisu (päätös). Asia voi syntyä ilman, että siihen aluksi liittyy asiakirjoja joko suullisen toimeksiannon tai oma-aloitteisen harkinnan perusteella (SÄHKE1). Asiakirjallinen tieto/asiakirja Organisaation tehtävien ja niiden käsittelyprosessien yhteydessä kertyvä tieto, jonka organisaatio on tuottanut tai vastaanottanut osana tehtäviään, ja jota se säilyttää tietovarantona sekä todisteena (ISO-SFS /Asiakirja). Teknisesti asiakirja koostuu tyypillisesti yhdestä tai useammasta tiedostosta ja siihen liittyvistä metatiedoista. Asiakirjan elinkaari Asiakirjan elinkaari on mallinnus asiakirjalle tehtävistä toimenpiteistä alkaen muodostamisesta tai vastaanottamisesta ja päättyen pysyvään säilyttämiseen tai hävittämiseen. Asiakirjan muodostamisesta tai vastaanotosta käytetään myös termiä talteenotto. Asiakirjatyyppi Luokitus joka kokoaa käyttötarkoitukseltaan tai tietosisällöltään samantyyppiset asiakirjat yhteen. Esimerkkejä asiakirjatyypistä: hakuilmoitus, hakemus, hakemuksen liite, päätös, pöytäkirja, valitus. JHS 143:ssa käytetään termiä asiakirjan tyyppi. Asianhallinta Asianhallinta tarkoittaa organisaation toimintaprosesseihin sisältyvien asioiden ja asiakirjojen käsittelyn ohjaamista niiden koko elinkaaren ajan. Asianhallinta pyrkii tehostamaan asioiden valmistelua, käsittelyä, päätöksentekoa, julkaisemista ja arkistointia sekä asiakirjallisten tietojen hallintaa (VAHTI 5/2006). Käytetään myös termiä asiankäsittely. Asianhallintajärjestelmä Asianhallinnan toteuttamisessa käytettävä tietojärjestelmä. Käytetään myös termiä asiankäsittelyjärjestelmä. Asiointikanava Tapa tai väline jolla asiointiin liittyvä kommunikointi kahden osapuolen välillä tapahtuu. Viranomaisen ja kansalaisen välisiä mahdollisia asiointikanavia ovat esimerkiksi sähköposti, puhelin, kirje, faksi, internetin sähköiset lomakkeet ja muut sähköiset asiointipalvelut ja käynti virastossa. eams Sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma. eams on organisaation tehtäväluokitukseen perustuva järjestelmä, jossa kuvataan tehtävien käsittelyvaiheet, asiakirjalliset tiedot ja asiakirjatyypit sekä niiden oletusmetatietoarvot (esimerkiksi säilytysaika). eams:sta käytetään myös termiä tiedonohjausjärjestelmä (TOJ). eams-järjestelmä Tässä suosituksessa käytetty termi SÄHKE2-määräyksen mukaisesta keskitetystä tietojärjestelmästä joka toteuttaa eams:n. eams-järjestelmän rooli organisaation tietojärjestelmäarkkitehtuurissa on toimia keskitettynä asiakirjallisten tietojen hallinnan välineenä. 4/16

5 Käsittelyprosessi SÄHKE2 -määrityksessä käytetty termi, joka vastaa termiä asia. Käsittelyvaihe Käsittelyprosessin vaihe. Käsittelyprosessin vaiheen tuloksena syntyy toimenpiteitä. Käsittelyvaiheiden järjestys ja toteutuminen on organisaatiokohtaista. eams ohjaa käsittelyvaiheisiin sisältyvien asiakirjallisten tietojen ja niiden oletusmetatietojen muodostumista, käsittelyä ja säilyttämistä (SÄHKE2). Metatieto (kuvailutieto) Metatiedot ovat asiakirjallisen tiedon kontekstia, sisältöä ja rakennetta sekä asiakirjallisen tiedon hallintaa ja käsittelyä koko niiden elinkaaren ajan kuvaavaa tietoa. Metatiedot mahdollistavat asiakirjallisten tietojen haun, paikallistamisen ja tunnistamisen. Niiden avulla myös automatisoidaan asiakirjallisten tietojen laatimis- ja käsittelyvaiheita sekä määritellään viittauksia eri asiakirjallisten tietojen välille (SÄHKE2). Tehtäväluokitus Organisaation lakisääteisten tehtävien ja tuki- ja ylläpitotehtävien hierarkkinen luettelo (SÄHKE2). Toimenpide Asiakäsittelyyn liittyvän toimenpiteen tiedot. Toimenpide voi olla aloitus-, väli- tai lopputoimenpide (SÄHKE1). Toimenpiteen tyyppi Luokitus, joka kokoaa keskenään samantyyppiset toimenpiteet yhteen. Esimerkkejä toimenpiteen tyypistä: käsittely/valmistelu, päätöksenteko, tiedoksianto/toimeenpano, oikaisuvaatimus/valitusmenettely, seuranta/valvonta (SÄHKE2). Yhteentoimivuus Tietojärjestelmien kyky viestiä keskenään sellaisella tavalla tai siinä laajuudessa, että ne voivat rutiinimaisesti käyttää toistensa tuloksia omassa toiminnassaan (ATK-sanakirja, Tietotekniikan liitto ry). 4 Nykytila Julkishallinnon organisaatioiden tapa käsitellä tietoja eroaa toisistaan. Eroja syntyy esimerkiksi organisaatioiden erilaisista tehtävistä, kokoeroista ja organisaatioita koskeneista rakennemuutoksista. Julkishallinnon organisaatioita yhdistää pyrkimys hyvään tiedonhallintatapaan, johon velvoitetaan myös lainsäädännössä. Yhteentoimivuuteen ja yhdenmukaisuuteen ei kuitenkaan pakoteta, vaan organisaatioilla on ollut vapaus valita käyttämänsä välineet ja tavat. Keskeiset asiakirjallisen tiedon hallintaan käytetyt menetelmät ovat metatiedot, rekisteröinti ja arkistonmuodostussuunnitelma (AMS). Rekisteröinnillä tarkoitetaan organisaation käsittelemien asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen sekä niiden käsittelyvaiheiden merkitsemistä rekisteriin. Rekisteri kokoaa tiedot rekisteriin liitetyistä yksittäisistä asiakirjoista ja niiden käsittelyn tilasta organisaatiossa sekä mahdollistaa tietojen löytämisen. Rekisteröinnistä käytetään myös termejä diaariointi ja kirjaaminen. 5/16

6 AMS:n avulla kuvataan organisaation tietoaineiston käsittelyä, säilytystä ja hävittämistä koskevat menettelytavat. Kun rekisteröinnissä keskitytään yksittäisiin asioihin ja asiakirjoihin, on AMS:n näkökulma asiakirjojen luokat (ryhmät, tehtävät, sarjat). Siirtyminen sähköiseen toimintaympäristöön on korostanut rekisteröinnin tarvetta ja mahdollistanut sen automatisoinnin ja kertyvien tietojen lisäämisen. Erilaisten asiointikanavien lisääntymisen johdosta kattava rekisteröinti on aiempaa haastavampaa. AMS on usein toteutettu paperiarkiston hallinnan näkökulmasta, eikä tietojärjestelmissä käsiteltävän tiedon hallintaa ole aina otettu huomioon. Esimerkiksi sähköpostitse tapahtuva asiointi jää usein AMS:n ulkopuolelle. Tietojen säilyttämisen osalta nykykäytännöt vaihtelevat organisaatioittain ja tietojärjestelmittäin. Sähköinen säilyttäminen on harvinaista ja usein säilyttävissä järjestelmissä on rajallinen tuki tietojen hävittämiselle säilytysajan umpeuduttua. Eri organisaatioiden tilanne tietojärjestelmien suhteen on hajanainen. Joissain organisaatioissa käytössä olevat tietojärjestelmät on integroitu keskenään ja niiden muodostama kokonaisuus vastaa organisaation tarpeita. Tyypillisempää on, että organisaatioissa on käytössä erillisiä ja jopa päällekkäisiä järjestelmiä, järjestelmiä ei ole yhdistetty toisiinsa eikä tietojärjestelmissä ole kaikkea organisaation tehtävien ja velvoitteiden toteuttamiseen tarvittavaa toiminnallisuutta. 5 SÄHKE2 SÄHKE2 esittää tavoitetilan asiakirjallisen tiedon käsittelylle julkishallinnon organisaatioiden tietojärjestelmissä. Tässä osiossa esitetään tiivistettynä SÄHKE2-toiminnallisuus jäsenneltynä asiakirjan elinkaaren mukaisesti. Samaa järjestystä käytetään suositusten jäsentelyssä luvussa 6. Kuva 1 Asiakirjan elinkaari SÄHKE2:n noudattaminen antaa tietojärjestelmälle seuraavia hyötyjä: mahdollistaa tietojen pitkäaikaisen ja pysyvän säilyttämisen sähköisessä muodossa. selkeyttää asiakirjallisen tiedon säilyttämistä ja hävittämistä koskevat vaatimukset. edistää eri tietojärjestelmien yhtenäisyyttä tietojen haussa, käytössä, siirrossa ja hävittämisessä. Arkistolaitoksen myöntämä sähköisen säilyttämisen lupa edellyttää tietojärjestelmän osalta SÄHKE2:n kattavaa noudattamista. Muita hyötyjä on mahdollista saavuttaa jo toteutuksen aikana. Sähköisen säilyttämisen lupa koskee tietojärjestelmässä syntyvää uutta aineistoa. Sähköisen säilyttämisen lupaa ei myönnetä takautuvasti. SÄHKE2:n noudattaminen edellyttää muutoksia organisaation tietojärjestelmiin ja sähköisiin asiakirjoihin. 6/16

7 Muutokset voi jakaa seuraaviin osiin: eams-järjestelmä. eams-toiminnallisuus. eams-metatiedot. eams-järjestelmä on keskitetty tietojärjestelmä, jossa hallinnoidaan organisaation asiakirjallisen tiedon käsittelyä koskevat säännöt. eams-järjestelmä tarjoaa kyselyrajapintoja asiakirjallista tietoa käsittelevien tietojärjestelmien käyttöön. eams-toiminnallisuudet ovat asiakirjallista tietoa käsittelevien tietojärjestelmien ominaisuuksia. eamstoiminnallisuus sisältää eams-järjestelmän kyselyrajapintojen hyödyntämisen, asiakirjojen eamsmetatietojen tuen ja näiden hyödyntämiseen liittyvät toiminnallisuudet. eams-metatiedot ovat asiakirjaan, toimenpiteeseen tai asiakirjallisen tiedon käsittelyyn liittyviä metatietoja, joita hyödyntäen tietojärjestelmät toteuttavat eams-toiminnallisuuksia. Keskeiset eams-metatiedot ovat asiakirjaan liittyvät tehtäväluokka, asiakirjatyyppi ja toimenpide. Osa muista eams-metatiedoista on kyseltävissä eams-järjestelmästä mainittujen keskeisten eams-metatietojen avulla. SÄHKE2:ssa käytetyn tietomallin kolme keskeistä osa-aluetta ovat asiakirjallisen tiedon käsittely, toimenpide ja asiakirja. Taustalla on mallinnus, jossa käsittelyprosessi jakautuu käsittelyvaiheisiin ja jossa yhteen käsittelyvaiheeseen voi liittyä yksi tai useampi asiakirjatyyppi. Toimenpiteet vastaavat käsittelyvaiheita ja kutakin asiakirjaa vastaa asiakirjatyyppi. Asianhallintajärjestelmissä on yleisesti käytössä vastaava mallinnus siten, että asiakirjallisen tiedon käsittelystä käytetään termiä asia. Käytetty mallinnus on esitetty alla. Kuva 2 SÄHKE2 -tietomallin keskeiset osa-alueet SÄHKE2:n noudattamiseen liittyvä toiminnallisuus asiakirjallista tietoa käsittelevässä tietojärjestelmässä on esitetty seuraavassa taulukossa tiivistetysti: Toiminnallisuus Asiakirjaa muodostettaessa tai vastaanotettaessa tietojärjestelmä tuottaa toimenpiteen eamsmetatiedot ja liittää ne toimenpiteen metatiedoiksi. Esimerkki toimenpiteen tyyppi = vireilletulo laadittu = laatija = Lasse Laatija 7/16

8 Toiminnallisuus tuottaa keskeiset eams-metatiedot ja liittää ne asiakirjan metatiedoiksi. Esimerkki asiakirjatyyppi = Ympäristölupa tehtäväluokka = kyselee eams-järjestelmältä keskeisten eams-metatietojen mukaiset muut eams-metatiedot ja liittää nämä asiakirjan metatiedoiksi. julkisuusluokka = julkinen säilytysaika = pysyvästi säilytettävä säilytyksen laskentaperiaate = päätöksen ajankohta Asiakirjaa käsiteltäessä tietojärjestelmä tuottaa toimenpiteen eamsmetatiedot ja liittää ne toimenpiteen metatiedoiksi. toimenpiteen tyyppi = valmistelu muokattu = valmistelija = Veera Valmistelija toteuttaa asiakirjan käsittelyn eams-metatietojen mukaisesti. Pääsy asiakirjaan on suojattu julkisuusluokan mukaisesti (esimerkiksi julkinen / salassa pidettävä). Asiakirjaa säilyttäessä tietojärjestelmä toteuttaa asiakirjan säilyttämisen ja hävittämisen asiakirjan eamsmetatietojen mukaisesti. Asiakirja metatietoineen hävitetään säilytysajan päätyttyä ja hävittämisestä muodostuu hävitysluettelo. toteuttaa pysyvästi säilytettävien tietojen siirron Kansallisarkiston määritysten mukaisesti (yksityiskohtaiset määritykset ovat erilaiset valtionhallinnossa ja kunnallishallinnossa). Tiedonsiirtorakenne on SÄHKE2:n mukainen. Taulukko 2 SÄHKE2:n mukainen toiminnallisuus asiakirjallista tietoa käsittelevässä tietojärjestelmässä Seuraavissa kuvissa on esitetty esimerkki organisaation tietojärjestelmistä ilman eams-järjestelmää ja eams-järjestelmän kanssa. 8/16

9 Kuva 3 Esimerkki nykytilasta Kuvassa 3 esitetään tietojärjestelmäkokonaisuus, jossa kolme tietojärjestelmää toteuttaa kukin erilaisen osajoukon asiakirjan elinkaaren hallinnan toiminnallisuuksia. Kaksi järjestelmistä on integroitu toisiinsa, kolmannesta järjestelmästä ei ole liityntöjä muihin järjestelmiin. Kahdesta järjestelmästä arkistointi on toteutettu paperisessa muodossa, kolmannessa säilyttämistoiminnallisuus on toteutettu järjestelmässä itsessään. Esimerkkijärjestelmän haasteena on eri järjestelmien tietojen ja toimintatapojen yhtenäisyyden hallinta. Osaan taulukossa 1 esitetyistä kysymyksistä vastaaminen on vaikeaa. 9/16

10 Kuva 4 Esimerkki SÄHKE2:n mukaisesta tavoitetilasta Kuvassa 4 esitetty tietojärjestelmäkokonaisuus eroaa kuvasta 3 siten, että tietojärjestelmäkokonaisuuteen on lisätty eams-järjestelmä ja kuhunkin kolmesta järjestelmästä on lisätty eams-toiminnallisuutta. Lisäksi kokonaisuuteen on lisätty uusi sähköinen arkistojärjestelmä. Yhteistä edellisen kuvan tilanteeseen on se, että samat kolme tietojärjestelmää toteuttavat vastaavan osajoukon asiakirjan elinkaaren hallinnan toiminnallisuuksia. Kaikki järjestelmät on integroitu toisiinsa. Arkistointi on toteutettu keskitetyn sähköisen arkiston avulla, mutta yhdessä tietojärjestelmässä säilytetään yhä osa tiedoista järjestelmässä itsessään. eams-järjestelmässä hallinnoidaan tietojärjestelmien muodostaman kokonaisuuden tietoja ja järjestelmät kyselevät eams-järjestelmältä omaa osuuttaan koskevia arvoja tarpeen mukaan. Esimerkkijärjestelmässä tietojärjestelmät muodostavat yhtenäisen kokonaisuuden, jota on mahdollista hallita keskitetysti. Taulukossa 1 esitettyihin kysymyksiin vastaaminen on helppoa. Yksittäisen asiakirjallista tietoa käsittelevän tietojärjestelmän SÄHKE2 -yhteensopivaksi saattamiseksi tarvittavat muutokset ovat seuraavat: 1. Tietojärjestelmä tukee SÄHKE2:n tietomallia. Tietojärjestelmään voi tallentaa asioita (asiakirjallisen tiedon käsittely), toimenpiteitä sekä näiden eams-metatiedoille. 2. Tietojärjestelmässä voi tallentaa asiakirjalle eams-metatietoja. 3. Tietojärjestelmä tuottaa pakolliset eams-metatiedot. 4. Tietojärjestelmä kyselee muut eams-metatiedot eams-järjestelmältä. 5. Tietojärjestelmä toteuttaa sitä koskevat hävittämiseen ja säilyttämiseen liittyvät eamstoiminnallisuudet. 6. Tietojärjestelmä toteuttaa sitä koskevat muut eams-toiminnallisuudet. 10/16

11 6 Suositukset Suositusten käyttäminen edellyttää perehtymistä SÄHKE2:en. 6.1 Tietojärjestelmien hankinta ja kehittäminen ID Suositus 1 Organisaation järjestelmäarkkitehtuuri tulee suunnitella ja kehittää siten, että muodostuva kokonaisuus palvelee organisaation tiedonhallinnan tarpeita. Toimiva kokonaisuus on mahdollista toteuttaa monella eri tapaa. Kehittämisessä pyritään tyypillisesti vähentämään järjestelmien määrää ja integroimaan järjestelmät toisiinsa. 2 Uusia tietojärjestelmiä hankittaessa tulee SÄHKE2:n mukaiset tiedonohjauksen toiminnallisuudet asettaa sitoviksi vaatimuksiksi tarjouspyyntövaiheessa. Yksityiskohtaiset vaatimukset vaihtelevat organisaation järjestelmäarkkitehtuurin ja hankittavan järjestelmän käyttötarkoituksen mukaan. 3 Nykyisiä järjestelmiä kehitettäessä tulee SÄHKE2:n mukaiset tiedonohjauksen toiminnallisuudet asettaa sitoviksi vaatimuksiksi määrittelyvaiheessa. Yksityiskohtaiset vaatimukset vaihtelevat organisaation järjestelmäarkkitehtuurin ja järjestelmän käyttötarkoituksen mukaan. Kehittäminen voidaan toteuttaa vaiheissa. Esimerkki vaiheistamisesta on esitetty liitteessä 1. 4 On suositeltavaa rakentaa ensin eams-järjestelmä ja liittää muita tietojärjestelmiä sen piiriin vaiheittain. eams-järjestelmä on mahdollista toteuttaa johonkin olemassa olevaan tietojärjestelmään. Tällöin pitää ottaa huomioon se, että toteutus soveltuu myös muiden tietojärjestelmien käyttöön, eikä jää vain yhden yksittäisen järjestelmän hyödyntämäksi. Jos eams-järjestelmää ei ole käytössä tietojärjestelmää hankittaessa, pitää käytetyt luokitukset tuottaa ja hallinnoida järjestelmässä paikallisesti. Kun organisaatio myöhemmin hankkii eams-järjestelmän, tulee järjestelmässä käytetyt osaluokituksen mukaiset tiedot myöhemmin yhdistää eams-järjestelmän luokituksiin. Kaikkea eams-toiminnallisuutta ei ole pakko toteuttaa ja ottaa käyttöön yhdellä kertaa. eams-toiminnallisuuden piiriin liittäminen suositellaan aloitettavaksi asianhallintajärjestelmistä. 5 eams järjestelmään sisältyvä arkistonmuodostussuunnitelma voidaan kehittää vaiheittain. Vaiheistaminen voi tapahtua tehtäväluokka kerrallaan ja/tai tietojärjestelmä kerrallaan. Pysyvän säilyttämisen lupa on edellyttää, että eams on kattava sen tietojärjestelmän osalta, johon lupahakemus kohdentuu. eams:in soveltaminen tietojärjestelmässä ei edellytä kattavan tehtäväluokituksen laatimista tai täysin valmista eams:ia. Luokituksia ja eams:ia on mahdollista kehittää ja täydentää sitä mukaa, kun järjestelmän piiriin liittyy uusia tietojärjestelmiä tai asiakirjallista tietoa. Luokituksen laatimisessa on mahdollista käyttää soveltuvin osin valmiiksi kuvattuja yhtenäisiä prosesseja. Näitä ovat esimerkiksi henkilöstöhallinnon prosessit. 11/16

12 6.2 Asiakirjojen muodostaminen tai vastaanottaminen ID Suositus 7 Asiakirjaa muodostettaessa tai vastaanotettaessa tietojärjestelmän tulee automaattisesti luoda asiakirjan keskeiset metatiedot: tehtäväluokka, toimenpide ja asiakirjatyyppi. Nämä kolme metatietoarvoa ovat keskeinen avain, jolla asiakirja liitetään tiedonohjauksen piiriin. Metatietojen muodostamisen ei pidä olla riippuvainen eams-järjestelmän olemassaolosta. Tietojärjestelmiä hankittaessa ja kehitettäessä näiden metatietoarvojen muodostamiseen ja tallentamiseen tulee varautua. Käytettäessä sähköistä asiointikanavaa (esimerkiksi portaalijärjestelmä) on metatietojen muodostaminen automaattisesti mahdollista. Sähköpostitse tai paperimuodossa saapuvien asiakirjojen osalta metatietojen muodostaminen on käsityötä. 8 Asiakirjaa muodostettaessa tai vastaanotettaessa sen metatiedot tulee täydentää eamsjärjestelmän tiedoilla. Kyseltäessä eams-järjestelmältä metatietoarvoja käytetään hakutietona asiakirjan keskeisiä metatietoja: tehtäväluokka, toimenpide ja asiakirjatyyppi. Tietojärjestelmiä hankittaessa ja kehitettäessä näiden arvojen kyselemiseen ja tallentamiseen tulee varautua. Kyseltävät arvot vastaavat kyselyhetken tilannetta ja toimivat asiakirjan metatietojen oletusarvoina. Joissain käyttötapauksissa voi olla tarpeen tarjota käyttäjälle mahdollisuus muuttaa arvoja. Metatietoarvoja on mahdollista kysellä eams-järjestelmältä myös asiakirjan elinkaaren myöhemmissä vaiheissa. 9 Asiakirjaa muodostettaessa tai vastaanotettaessa suositellaan, että sen eams-metatiedot muodostetaan kattavasti. Asiakirjojen yksilöinnissä tulee käyttää aidosti yksilöiviä tunnuksia. Yksi mahdollinen menetelmä on OID (JHS 159). 10 Asiakirjan metatietojen muodostaminen tulee mahdollisuuksien mukaan automatisoida asiakirjallista tietoa käsittelevissä tietojärjestelmissä. Automatisoinnin ollessa mahdotonta on sallittua jättää valinta käyttäjälle. Loppukäyttäjän valittavissa olevat arvot suositellaan rajaamaan automaattisesti. Mikäli metatietojen syöttäminen jää loppukäyttäjän vastuulle, hänelle on tarjottava riittävä koulutus, ohjeistus ja tuki. Salassa pidettävien tietojen merkitsemiseen tulee kiinnittää erityistä huomiota. 11 Eri tietojärjestelmissä käytettävien metatietojen koodistojen ja luokitusten yhtenäistämistä tulee kehittää. Kun saatavilla on vakiintunut luokitus, on sen mukaisten arvojen käyttö suositeltavaa. Arvoja voidaan yhtenäistää keskitettyjä koodistoja käyttäen. Koodistoja voidaan jaella esimerkiksi hakemisto- tai koodistopalvelimia käyttäen. Keskeisiä yhtenäistettäviä luokituksia ovat tehtäväluokitus, toimenpiteen tyyppi ja asiakirjatyyppi. 12/16

13 ID Suositus 12 Pysyvästi ja määräaikaisesti säilytettävien asiakirjojen osalta suositellaan käytettäväksi SÄHKE2:n mukaisia metatietoja ja menetelmiä. Myös muiden tietojen 1 osalta suositellaan liitettävän samat metatiedot mahdollisuuksien mukaan. Suositeltava toimintatapa on, että muodostettavaan asiakirjalliseen tietoon liitetään aina keskeiset eams-metatiedot. Ei suositella toimintatapaa, jossa eams-metatiedot pyritään liittämään vain pysyvästi säilytettäviin asiakirjoihin. 13 Suositellaan käytettäväksi tehtäväluokituksen ja asiakirjatyyppiluokitusten kansallisia määrityksiä niiden valmistuttua. Toimialoista esimerkiksi terveydenhuollossa ja sosiaalialalla on omia kansallisia luokituksiaan. Mikäli soveltuvaa kansallista luokitusta ei ole olemassa, on sallittua käyttää omia luokituksia. Laadittaessa omia luokituksia suositellaan laatimaan luokituksia sitä mukaa kun niille on käyttöä. 14 Organisaation ulkopuolelta vastaanotettavan tiedon alkuperäisyys ja eheys tulee tarkistaa. Asiakirjojen ja metatietojen tarkastaminen on mahdollista toteuttaa automaattisesti, kun vastaanottokanava on portaali tai sähköinen rajapinta. Automaattisessa tarkastamisessa voidaan käyttää SÄHKE2:n mukaisia metatietoja ja menetelmiä. Sähköpostitse ja paperimuodossa saapuvan asiakirjallisen tiedon alkuperäisyys ja eheys suositellaan tarkistamaan käsin. Tämä toimenpide voidaan yhdistää metatietojen syöttämiseen. Vastaanotto pitää toteuttaa siten, että asiakirjojen muuttumattomuus voidaan osoittaa jälkikäteen. Tämä on mahdollista toteuttaa esimerkiksi ottamalla talteen saapunut asiakirja alkuperäisessä muodossaan. 15 Tietoa muodostettaessa ja vastaanotettaessa pitää huolehtia tietojen salassapidosta. Asiakirjaa muodostettaessa tai vastaanotettaessa määritelty tietojen salassapito vaikuttaa asiakirjan myöhempään käsittelyyn. Erityisesti osittain salassa pidettävien asiakirjojen käsittely edellyttää huolellisuutta. Virheet merkinnässä voivat esimerkiksi aiheuttaa sen, että automaattinen julkaisujärjestelmä julkaisee salassa pidettäviä tietoja julkisina. Tietojen julkisuudesta on määrätty julkisuuslaissa. Salassapitovelvoitteista on määrätty esimerkiksi henkilötietolaissa. 16 Tietojärjestelmissä muodostuva asiakirjallinen tieto pitää ottaa talteen. Esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmissä tehtävissä toimenpideketjuissa (transaktio) voi muodostua asiakirjallista tietoa, joka on oikeusturvan ja tutkimuksen kannalta merkittävää ja pitää siten ottaa talteen. Tämä tieto ei muodosta järjestelmässä perinteisessä mielessä asiakirjaa. 1 Esimerkiksi tietojärjestelmän sisältämä tieto, josta ei ole muodostettu asiakirjaa tai vastaanotettu tiedosto, jota ei ole otettu talteen asiakirjana. 13/16

14 6.3 Käsittely ID Suositus 17 Tietojen päällekkäistä tallentamista tulee välttää. Mikäli samaa tietoa tarvitaan useammassa järjestelmässä, suositellaan tiedon välittämistä järjestelmien välillä automatisoidusti. Tietoihin tapahtuneiden muutosten tulee päivittyä niihin tietojärjestelmiin, joihin tieto on välitetty. Kun asiakirjallista tietoa siirretään eri organisaatioiden välillä, on keskeistä määrittää tietojen omistajuus. Katso suositus 0. Tämä suositus liittyy toiminnan kehittämiseen laajemmin, eikä siten rajoitu vain asiakirjalliseen tietoon. 18 Tietojärjestelmän tulee tukea SÄHKE2:n mukaista käsittelyprosessien mallinnusta. 19 Tietojärjestelmän tulee toteuttaa asiakirjallisen tiedon käsittelyyn ja toimenpiteisiin liittyvä toiminnallisuus. Asiakirjallisen tiedon käsittelyyn ja toimenpiteeseen liittyy molempiin eams-metatietoja. 20 Tietojärjestelmän tulee toteuttaa prosessiin liittyvät toiminnallisuudet. eams-järjestelmässä hallinnoidaan toimenpiteisiin liittyviä käsittelysääntöjä. Esimerkiksi tietty toimenpide voi aiheuttaa muutoksia asiakirjan metatietoihin. 21 Asiakirjallista tietoa suojatessa tulee kiinnittää huomiota myös metatietojen suojaamiseen. Metatietoarvojen muuttamisen pitää tapahtua etukäteen määritettyjen käyttöoikeuksien puitteissa. Salassa pidettävien asiakirjojen osalta tulee myös niihin liittyvät metatiedot suojata. 22 Välitettäessä salassa pidettäviä asiakirjoja tietojärjestelmien välillä tulee kiinnittää huomiota siihen, että suojaamistarve otetaan huomioon myös vastaanottavassa järjestelmässä. Erityisesti henkilötiedot ja turvallisuusluokitellut tiedot on tärkeä suojata riittävällä tasolla. 6.4 Säilytys ID Suositus 23 Säilyttämisen toteutusta suunniteltaessa tulee ottaa huomioon hävitystoiminnallisuuteen liittyvät vaatimukset. Säilytysaika liittyy usein henkilötietoihin ja tietojen säilyttäminen tätä aikaa pidempään on lainsäädännön ja asianomaisen etujen vastaista. Hävittäminen pitää toteuttaa siten, että tiedot aidosti poistetaan. Pelkkä tietojen piilottaminen käyttöliittymässä ei riitä. Tietoja hävitettäessä tulee ottaa huomioon myös varmuuskopioiden käsittely. Suositellaan, että hävitetyt tiedot poistuvat varmuuskopioista niiden normaalin kierron yhteydessä. 24 Hävittäminen tulee toteuttaa kaikkiin niihin tietojärjestelmiin, joissa asiakirjallista tietoa on käsitelty. Joissain tapauksissa on kustannustehokkaampaa keskittää hävittäminen keskitettyyn sähköiseen arkistoon, kuin toteuttaa hävittämistoiminnallisuus hajautettuihin järjestelmiin. 14/16

15 ID Suositus 25 Hävittäminen tulee toteuttaa siten, että kaikkien organisaatioiden hallinnassa olevat kopiot asiakirjasta hävitetään. Kun asiakirjasta syntyy versioita eri tietojärjestelmiin, täytyy kaikkien järjestelmien toteuttaa säilytys yhdenmukaisesti ja hävittää asiakirja eams-järjestelmän säilytyssääntöjen mukaisesti. Vaihtoehtoisesti voidaan määrittää selkeästi, mikä järjestelmistä säilyttää alkuperäistä versiota ja missä järjestelmissä oleva tieto on vain käyttökopio, joka voidaan hävittää käyttötarpeen päätyttyä. Tietojärjestelmiin tulee silti toteuttaa hävitystoiminnallisuus, mutta käyttökopioiden siivoamiseen riittää yksinkertainen hävityslogiikka (esimerkiksi: hävitä vuoden lopussa kaikki kuluvaa vuotta vanhemmat valmiit asiakirjat ja niiden metatiedot). Asiakirjoista työasemiin jäävien kopioiden hävittämisen osalta suositellaan käyttäjien ohjeistusta sekä valvontaa. 26 Hävittäminen tulee toteuttaa siten, että hävittämisestä laaditaan hävitysesitys ja hävitysluettelo. 27 Hävittäminen tulee toteuttaa siten, että myös asiakirjan metatiedot hävitetään. Metatietojen hävittämisen osalta toiminnallisuus eroaa SÄHKE1-määräyksen mukaisesta mallista. 28 Asiakirjallisen tiedon säilytyksen ja hävittämisen toiminnallisuuksia kehitettäessä suositellaan ottamaan huomioon myös nykyisissä järjestelmissä jo olemassa olevan asiakirjallisen tiedon säilytys- ja hävitystarpeet. Jos tietojen säilyttämiseen ei ole SÄHKE1- tai SÄHKE2-määräysten mukaista lupaa, ei pysyväissäilyttämistä saa toteuttaa sähköisesti. Toiminnallisuus on mahdollista toteuttaa siten, että myös aiemmin muodostetut määräajan säilytettävät asiakirjat ovat säilytys- ja hävitystoiminnallisuuksien piirissä. 29 Sähköiseen muotoon siirrettyjen asiakirjojen paperiversioiden hävittämisen aikataulu on organisaation päätettävissä. Hävitysaika suositellaan asettamaan yhdenmukaisesti ja ohjeistamaan hävittäminen selkeästi. Organisaatiolla pitää olla omat ohjeet digitoinnin (skannauksen) laadun varmistamisesta ja paperiversion hävittämisestä. Ennen hävittämistä pitää varmistua siitä, että digitoitu kopio on riittävän laadukas. Pysyvästi säilytettävän aineiston paperiversioiden hävittäminen edellyttää, että sähköiselle säilyttämiselle on arkistolaitoksen lupa. 30 Pysyväissäilytyksen hyväksymät tietomuodot on mahdollista ottaa huomioon tietojärjestelmissä käytettäviä tietomuotoja suunniteltaessa. Jos asiakirjan tietomuoto on jo käsittelyvaiheessa pysyväissäilytykseen kelpaava, vältytään myöhemmältä mahdolliselta tietokonversiolta. Myös asiakirjaa koskevat käyttöoikeudet vaikuttavat yhteentoimivuuteen. Esimerkiksi immateriaalioikeudet voivat rajoittaa asiakirjan käyttömahdollisuuksia. 15/16

16 ID Suositus 31 Suositeltava tapa käytöstä poistuvien järjestelmien tietojen säilyttämiseen ja hävittämiseen riippuu aineiston säilytysajan pituudesta ja aineistoon kohdistuvan käytön määrästä. Seuraavassa on esitetty esimerkkivaihtoehtoja: o Säilyttää järjestelmä käyttövalmiina, kunnes järjestelmän sisältämä aineisto on hävitettävissä o Siirtää järjestelmä fyysiseltä laitteistolta virtuaaliseen ympäristöön ja säilyttää virtuaalikone käyttövalmiina, kunnes järjestelmän sisältämä aineisto on hävitettävissä. o Siirtää järjestelmän tietoaineisto erilliseen sähköiseen arkistojärjestelmään. Sähköisen säilyttämisen lupa koskee pääsääntöisesti vain myöntöhetken jälkeen syntyvää aineistoa. Olemassa olevan järjestelmän sisältämälle tiedolle ei siis aina ole mahdollista hankkia pysyvän sähköisen säilyttämisen lupaa, vaan pysyvä säilyttäminen pitää toteuttaa muuten. 7 Opastavat tiedot Tätä suositusta ylläpitää Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta JUHTA, puh (09) 16001, sähköposti: JHS-järjestelmän verkkosivut: Digitoinnin laatukriteerit on esitetty Arkistolaitoksen ohjeessa Digitoinnin laatukriteeri Aineistojen säilytysajoista on erillisiä määräyksiä ja ohjeita. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen yleisesityksenä suositellaan teosta Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti (Lybeck, Jari [et al.], Helsinki : Arkistolaitos, s., ISBN (pdf), ISSN ) 8 Liitteet Liite 1 Vaihteittain eteneminen Liite 2 Esimerkkitapaukset 16/16

JHS 156 suosituksen päivitys

JHS 156 suosituksen päivitys JHS 156 suosituksen päivitys Mikael Himanka, Avain Technologies Oy Sisältö Suosituksen aikataulu Päivityksen taustat Suosituksen tavoitteet Suosituksen avulla saavutettavat edut Suosituksen menetelmät

Lisätiedot

JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa

JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa Versio: luonnos 0.91 Julkaistu: Voimassaoloaika: Sisällys 1 Johdanto... 2 2 Soveltamisala... 3 3

Lisätiedot

JHS 176 Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen

JHS 176 Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen JHS 176 Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen Versio: 1.3 5.10.2012 Julkaistu: 23.04.2010 Voimassaoloaika: toistaiseksi Sisällys 1 Johdanto... 1 2 Soveltamisala... 3

Lisätiedot

JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa

JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa Versio: 0.95 Julkaistu: Voimassaoloaika: Sisällys 1 Johdanto... 2 2 Soveltamisala... 3 3 Termit ja

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009 Liite 1 Keskeisiä käsitteitä Aineisto Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosesseissa tuotettu kokonaisuus (metatiedot ja tiedostot).

Lisätiedot

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö 04.12.2009 1 (9) SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö Määräys 15.2.2010 Ohje 15.2.2010 Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje SÄHKE2-vaatimusten mukaan toteutettuihin tietojärjestelmiin

Lisätiedot

SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT

SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT 1 (5) Kansallisarkisto SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT eams-järjestelmä v 1.1 (21.9.2012) VERSIOHISTORIA Versio Päivämäärä Tekijä Sisältö 1.0 15.3.2012 Mikko Eräkaski yhteensä 10 vaatimusta 1.1 21.9.2012

Lisätiedot

SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT

SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT 1 (9) Kansallisarkisto SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT SÄILYTYSJÄRJESTELMÄ v. 2.0 (23.4.2015) VERSIOHISTORIA Versio Päivämäärä Tekijä Sisältö 1.0 15.3.2012 Mikko Eräkaski yhteensä 37 vaatimusta 1.1 21.5.2013

Lisätiedot

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö 1 (8) SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö Määräys 15.3.2012 AL 9815/07.01.01.00/2008 Ohje 15.3.2012 AL 9815/07.01.01.00/2008 Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje SÄHKE2-vaatimusten

Lisätiedot

Asianhallinnan kehittäminen Hallituksen seminaari

Asianhallinnan kehittäminen Hallituksen seminaari Asianhallinnan kehittäminen Hallituksen seminaari 28.2.-1.3.2017 28.2.2017 1 Asianhallinta Asianhallinta tarkoittaa organisaation toimintaprosesseihin sisältyvien asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen

Lisätiedot

SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT

SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT 1 (11) Kansallisarkisto SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT OPERATIIVINEN JÄRJESTELMÄ v. 2.0 (23.4.2015) VERSIOHISTORIA Versio Päivämäärä Tekijä Sisältö 1.0 15.3.2012 Mikko Eräkaski yhteensä 49 vaatimusta 1.1

Lisätiedot

Luonnos eams-rakenteeksi

Luonnos eams-rakenteeksi JHS-XXX: eams-rakenne ja xml-skeema Luonnos eams-rakenteeksi 19.4.2013 Tässä dokumentissa kuvataan keskeiset linjaukset tulevan JHS-suosituksen määrittämäksi eamsrakenteeksi. Dokumentti ei ole JHS-suositusluonnos,

Lisätiedot

Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto

Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto 1. Tausta Kunnallisten viranomaisten ja toimielinten on arkistolain nojalla määrättävä tehtävien hoidon

Lisätiedot

Väliaikaishallinnon tiedonohjaussuunnitelma ja tehtäväluokitus projekti

Väliaikaishallinnon tiedonohjaussuunnitelma ja tehtäväluokitus projekti Väliaikaishallinnon tiedonohjaussuunnitelma ja tehtäväluokitus projekti Projektipäällikkö Eira Isoniemi eira.isoniemi@ylasavonsote.fi Mitä asianhallinta on? Asianhallinta tarkoittaa organisaation toimintaprosesseihin

Lisätiedot

Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi. Marja Lehtisaari 11.2.2013

Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi. Marja Lehtisaari 11.2.2013 Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi Marja Lehtisaari 11.2.2013 Arkistoinnin lainsäädäntö Perustuslaki 73/1999 Arkistolaki 831/1994 Julkisuuslaki 621/1999 Muutos 23.6.2005 495/2005, voimaan 1.10.2005

Lisätiedot

eams-foorumi ja keskustelutilaisuus JHShankkeista

eams-foorumi ja keskustelutilaisuus JHShankkeista eams-foorumi ja keskustelutilaisuus JHShankkeista 22.3.2013 Sisältö: 9.00 Tilaisuuden avaus 9.05 Kansallisarkiston osuus 10.30 Tauko 10.45 JHS-osuus 12.00 Tilaisuus päättyy Yleistä eams:n laatimisesta

Lisätiedot

JHS XXX eams-rakenne ja xml-skeema

JHS XXX eams-rakenne ja xml-skeema JHS XXX eams-rakenne ja xml-skeema Versio: 0.9 LUONNOS PALAUTEKIERROKSELLE / 7.10.2013 Julkaistu: Voimassaoloaika: Sisällys 1 Johdanto... 2 2 Soveltamisala... 2 3 Viittaukset... 3 4 Termit ja lyhenteet...

Lisätiedot

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa 1 Tietosuoja ja hyvä tiedonhallintatapa 2 Henkilöstön palvelussuhdeasiat - viran-/toimenhakua koskevien tietojen käsittely ja säilytys Kuntarekrypäivä 9.10.2013, klo

Lisätiedot

Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 Hallintoyksikkö. 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto

Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 Hallintoyksikkö. 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto POLIISIN HALLINTOASIOIDEN TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA; SEULONTAESITYS Poliisihallitus lähettää poliisin hallintoasioiden

Lisätiedot

Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista

Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista Lausunto 01.11.2017 2860/00 04 05/2017 Asia: VM/1709/00.01.00.01/2016 VM098:00/2016 Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista Yleiset kommentit

Lisätiedot

LUONNOS Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä

LUONNOS Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä JUHTA 7.2.2017 Johtaja Hannu Sirén Huomioon otettavia periaatepäätöksen ulottuvuuksia 1. Sähköinen

Lisätiedot

Metatiedot ja terveydenhuollon kansallinen arkisto

Metatiedot ja terveydenhuollon kansallinen arkisto Metatiedot ja terveydenhuollon kansallinen arkisto Tampere 25.5.2010 Terveydenhuollon atk-päivät Maritta Korhonen Hankepäällikkö Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri 3.6.2010 1 Metatieto, määritelmä Metatieto

Lisätiedot

Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö

Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö Yliopistolain (558/2009) 14 :n sekä Oulun yliopiston johtosäännön 2 :n nojalla yliopiston hallitus on 18 päivänä toukokuuta 2010 hyväksynyt

Lisätiedot

JHS-järjestelmä. Tommi Karttaavi

JHS-järjestelmä. Tommi Karttaavi JHS-järjestelmä Tommi Karttaavi 25.4.2007 JHS-järjestelmä JHS-suosituksia (julkisen hallinnon suositus) on laadittu vuodesta 1992 lähtien, jolloin JHS-järjestelmä korvasi VHS-järjestelmän Voimassa olevia

Lisätiedot

SÄHKE- ja Moreqvaikutukset. dokumenttienhallinnan järjestelmäkehitykseen. Juha Syrjälä, Affecto Finland Oy

SÄHKE- ja Moreqvaikutukset. dokumenttienhallinnan järjestelmäkehitykseen. Juha Syrjälä, Affecto Finland Oy SÄHKE- ja Moreqvaikutukset asian- ja Ju dokumenttienhallinnan järjestelmäkehitykseen Juha Syrjälä, Affecto Finland Oy Affecto Enterprise Information Management -ratkaisujen edelläkävijä Pohjois- Euroopassa

Lisätiedot

JHS XXX Julkisen hallinnon yhteinen tuki- ja ylläpitotehtävien TOSmalli

JHS XXX Julkisen hallinnon yhteinen tuki- ja ylläpitotehtävien TOSmalli JHS XXX Julkisen hallinnon yhteinen tuki- ja ylläpitotehtävien TOSmalli Versio: 31.3.2014 Luonnos Julkaistu: Voimassaoloaika: toistaiseksi Sisällys 1 Johdanto... 2 2 Soveltamisala... 2 3 Viittaukset...

Lisätiedot

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty: Maakuntahallitus 17.6.2013 1 SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ 3 2 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 3 3 ORGANISOINTI, TOIMIVALTA, VASTUUHENKILÖT

Lisätiedot

Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0. Kuntamarkkinat Tuula Seppo, erityisasiantuntija

Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0. Kuntamarkkinat Tuula Seppo, erityisasiantuntija Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0 Kuntamarkkinat 14.9.2016 Tuula Seppo, erityisasiantuntija Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0 Hallinnon toimintatapojen digitalisointi

Lisätiedot

JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta

JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta JHS 176 Asiakirjahallinn vaatimukset tietojärjestelmille - sähköisen asiakirjatiedon käsittely, hallinta ja säilyttäminen Liite 3. Vertailu SÄHKE2-normin ja JHS176:n välillä Versio: Palautekierrosversio

Lisätiedot

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Kuntien ja Maanmittauslaitoksen kiinteistötehtävien koulutuspäivä 17.9.2013 Mikko Eräkaski, kehittämispäällikkö Kansallisarkisto Arkistolaitos Mitä tarkoittaa sähköinen

Lisätiedot

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Tenttipäivät Kansallisarkiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon tenttipäivät 2017 Kansallisarkiston toimipaikoissa: Helsinki (Rauhankatu 17), Hämeenlinna,

Lisätiedot

Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen

Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen 11.12.2008 Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen Määräys 19.12.2008 AL 9815/07.01.01.00/2008 Sisältö Arkistolaitoksen määräys niistä vaatimuksista ja ominaisuuksista,

Lisätiedot

Helsingin kaupunki Pöytäkirja 16/ (5) Kaupunginhallitus Kj/

Helsingin kaupunki Pöytäkirja 16/ (5) Kaupunginhallitus Kj/ Helsingin kaupunki Pöytäkirja 16/2017 1 (5) 441 Asiakirjahallinnon periaatteet ja johtavan viranhaltijan nimeäminen HEL 2017-004408 T 00 01 00 Päätös päätti hyväksyä Helsingin kaupungin asiakirjahallinnon

Lisätiedot

VAPA. Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012

VAPA. Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012 VAPA Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012 Sisältö VAPA kokonaiskuva Siirto- ja säilytyssopimus Aineiston käyttö VAPAsta Milloin VAPA-asiakkaaksi? VAPAn käyttöönotolla kustannussäästöjä

Lisätiedot

JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta

JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta JHS 176 Asiakirjahallinnan vaatimukset tietojärjestelmille - sähköisen asiakirjatiedon käsittely, hallinta ja säilyttäminen Liite 2. Pakolliset vaatimukset Versio: Palautekierrosversio 12.5.2015 Julkaistu:

Lisätiedot

VALDA-tietojärjestelmän j versio 1

VALDA-tietojärjestelmän j versio 1 VALDA-tietojärjestelmän j versio 1 Mitä palveluita tarjotaan VALDA-tietojärjestelmän ensimmäisestä versiosta? Mitä hyötyä saat tästä organisaatiollesi? IBM, Helsinki 14.5.2009 Hankepäällikkö Toini Salmenkivi

Lisätiedot

Sähköinen pitkäaikaisarkistointi

Sähköinen pitkäaikaisarkistointi Sähköinen pitkäaikaisarkistointi 29.5.2006 Arkistolaki Asiakirjojen tulee palvella tiedon lähteinä elinkaarensa kaikissa vaiheissa. Asiakirjojen säilytystarpeen ja todistusvoimaisuuden asettamat vaatimukset

Lisätiedot

tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla.

tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla. Hyvään tiedonhallintatapaan tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla. Hyvä tiedonhallintatapa avoin pääsy julkisiin tietoihin korkealaatuista

Lisätiedot

KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE

KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE (LUONNOS) LUONNOS 8.1.2015 Johtoryhmä 13.1.2015 Hallitus 15.1.2015 Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän tiedonhallinnan toimintaohje Sisällysluettelo

Lisätiedot

eams- KÄYTTÖÖNOTTOSUUNNITELMAOHJE

eams- KÄYTTÖÖNOTTOSUUNNITELMAOHJE eams- KÄYTTÖÖNOTTOSUUNNITELMAOHJE SISÄLLYS 1 KÄYTTÖÖNOTTOSUUNNITELMAOHJEEN TARKOITUS... 1 1.1 Tavoitteet ja kohderyhmä... 1 1.2 Termit ja lyhenteet... 1 2 eams:n LAADINNASTA JA KÄYTTÖÖNOTOSTA... 4 2.1

Lisätiedot

kh Hämeenkyrön kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

kh Hämeenkyrön kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje kh 25.9.2017 Hämeenkyrön kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Sisällys 1 Yleistä...1 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus...1 1.2 Asiakirjahallinto ja arkistotoimi...1 2 Arkistotoimen organisaatio...1

Lisätiedot

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty: Kaupunginhallitus 5.10.2009 322 1. Toimintaohjeen soveltaminen Tässä ohjeessa annetaan kaikille kaupungin toimintayksilöille

Lisätiedot

Avaimet käytännön työlle

Avaimet käytännön työlle Asianhallinnan viitearkkitehtuuri Avaimet käytännön työlle 9.3.2016 Eira Isoniemi asianhallintapäällikkö Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Asianhallinta Asianhallinta tarkoittaa organisaation toimintaprosesseihin

Lisätiedot

JHS-suositusluonnos: Tiedonohjaussuunnitelman rakenne

JHS-suositusluonnos: Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS-suositusluonnos: Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JUHTA 10.2.2015 Mikko Eräkaski, STM Tiedonohjaussuunnitelma Metatietomääritys, joka sisältää tietojärjestelmässä käsiteltävien asiakirjojen metatietoarvot

Lisätiedot

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Tenttipäivät Kansallisarkiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon tenttipäivät 2017 (Kansallisarkiston toimipaikoissa: Helsinki Rauhankatu, Hämeenlinna,

Lisätiedot

Arkistolaitos Helsinki 2010. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä

Arkistolaitos Helsinki 2010. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä Arkistolaitos Helsinki 2010 Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä 1 ARKISTOLAITOS Määräys AL/13157/07.01.01.00/2010 Sisältö Arkistolaitoksen määräys

Lisätiedot

Potilastiedon arkisto. Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät

Potilastiedon arkisto. Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät Potilastiedon arkisto Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät 26.6.2014 Potilastiedon arkiston hyödyt arkistonhoitajan työssä Arkiston käyttöönotto tuo mukanaan seuraavia hyötyjä Potilasasiakirjojen

Lisätiedot

Projektin tilannekatsaus

Projektin tilannekatsaus Kuntasektorin yhteinen KA Asianhallinnan viitearkkitehtuuri Projektin tilannekatsaus Heini Holopainen Kuntien Tiera Oy heini.holopainen@tiera.fi Sisältö» Taustaa Mitä tarkoitetaan viitearkkitehtuurilla

Lisätiedot

VIEREMÄN KUNNAN TIEDONHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

VIEREMÄN KUNNAN TIEDONHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE VIEREMÄN KUNNAN TIEDONHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty: Kunnanhallitus 13.3.2017 88 Sisällys 1 Yleistä... 1 2 Asiakirjahallinto, asianhallinta, tiedonhallinta ja arkistotoimi... 1 3 Asiakirjahallinnon

Lisätiedot

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto Sosiaalihuollon metatietomalli Metatietoesimerkit

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto Sosiaalihuollon metatietomalli Metatietoesimerkit Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto Sosiaalihuollon metatietomalli Metatietoesimerkit Sisällysluettelo 1 Johdanto... 1 2 Sosiaalihuollon asiakkuuden metatiedot... 2 3 Sosiaalihuollon asian metatiedot...

Lisätiedot

SÄHKE2-SOVELLUSAUDITOINNIT

SÄHKE2-SOVELLUSAUDITOINNIT 1 (8) Kansallisarkisto SÄHKE2-SOVELLUSAUDITOINNIT PALVELUKUVAUS v. 2.0 (21.2.2013) VERSIOHISTORIA Versio Päivämäärä Tekijä Sisältö 2.0 21.2.2013 Mikko Eräkaski Poistettu toiminta-auditointia koskeva osio

Lisätiedot

JHS 146 Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus

JHS 146 Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus JHS 146 Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus Versio: 1.2 5.10.2012 Julkaistu: Voimassaoloaika: toistaiseksi Sisällys 1

Lisätiedot

Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11.

Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11. Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11.2014 VASTAAJAN TIEDOT Vastaustapa: Sähköpostikutsu Vastaajan

Lisätiedot

Tietohallinnon uudistuksia ja haasteita sähköisen hallinnon näkökulma viranomaisten asiakirjojen pysyvään säilyttämiseen

Tietohallinnon uudistuksia ja haasteita sähköisen hallinnon näkökulma viranomaisten asiakirjojen pysyvään säilyttämiseen Tietohallinnon uudistuksia ja haasteita sähköisen hallinnon näkökulma viranomaisten asiakirjojen pysyvään säilyttämiseen Anne Kauhanen-Simanainen 11.6.2014 Mitä sähköisellä hallinnolla tavoitellaan? tehokkaampia

Lisätiedot

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö 18.11.2005 1/6 Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö Tampereen yliopiston hallitus 18.11.2005 hyväksynyt Kansleri 7.12.2005 vahvistanut Yliopiston arkistotoimi 1 Tampereen yliopiston arkistotoimessa

Lisätiedot

Kokemuksia sähköisen arkistoinnin käyttöönotosta

Kokemuksia sähköisen arkistoinnin käyttöönotosta Kokemuksia sähköisen arkistoinnin käyttöönotosta SÄHKE-expo 29.11.2012 Maija Pylkkänen Tekesin asiakirjahallinto - Tekes on TEM:in alainen virasto, perustettu 1983 - Asiakirjapalvelut tiimi on osa oikeus-

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty maakuntahallituksessa 23.3.2015. Kumoaa 18.4.1990 hyväksytyn arkistosäännön. Voimaantulo 1.1.2015. 1 Yleistä Arkistolain 8 :n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä miten sen arkistotoimen

Lisätiedot

KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. Toimintaohjeen tarkoitus ja lainsäädäntö Tämä toimintaohje on Kauniaisten kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen yleisohjeistus,

Lisätiedot

Tietohallinto Projektipäällikkö Matti Sairanen. Fujitsu Myyntijohtaja Markku Örn

Tietohallinto Projektipäällikkö Matti Sairanen. Fujitsu Myyntijohtaja Markku Örn Tietohallinto Projektipäällikkö Matti Sairanen Fujitsu Myyntijohtaja Markku Örn Sähköinen asiakirjahallinta Sähköinen työpöytä Dokumenttienhallinta (kuvatut käsittelyprosessit) Asiahallinta Sähköinen arkisto

Lisätiedot

SAPA (Sähköisten viranomaisaineistojen Arkistoinnin ja säilytyksen PAlvelu-kokonaisuus)

SAPA (Sähköisten viranomaisaineistojen Arkistoinnin ja säilytyksen PAlvelu-kokonaisuus) SAPA (Sähköisten viranomaisaineistojen Arkistoinnin ja säilytyksen PAlvelu-kokonaisuus) VM066:00/2015 Työryhmän ehdotus SISÄLLYS Yhteenveto... 2 1 Taustaa... 3 2 Palvelukokonaisuus... 3 2.1 Omistajuus

Lisätiedot

Yritysturvallisuuden perusteet

Yritysturvallisuuden perusteet Yritysturvallisuuden perusteet Teemupekka Virtanen Helsinki University of Technology Telecommunication Software and Multimedia Laboratory teemupekka.virtanen@hut.fi 9. Luento Tietoturvallisuus Tiedon ominaisuudet

Lisätiedot

Yritysturvallisuuden perusteet

Yritysturvallisuuden perusteet Yritysturvallisuuden perusteet Teemupekka Virtanen Helsinki University of Technology Telecommunication Software and Multimedia Laboratory teemupekka.virtanen@hut.fi 8. Luento Tietoturvallisuus Tiedon ominaisuudet

Lisätiedot

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty x.x.20xx Voimaan x.x.20xx YLEISTÄ 1 Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Joroisten kunnan asiakirjahallintoa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa.

Lisätiedot

RONDO R8 ARKISTO - SÄHKETOIMINNALLISUUS

RONDO R8 ARKISTO - SÄHKETOIMINNALLISUUS RONDO R8 ARKISTO - SÄHKETOIMINNALLISUUS CGI - Johtava globaalien tietotekniikka- ja liiketoimintapalveluiden tarjoaja Maailman kuudenneksi suurin itsenäinen IT-palvelu- ja liiketoimintayritys Perustettu

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 17.1.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN

Lisätiedot

Kansallisarkiston päätökset opinnäytteiden pysyvästä säilyttämisestä

Kansallisarkiston päätökset opinnäytteiden pysyvästä säilyttämisestä Kansallisarkiston päätökset opinnäytteiden pysyvästä säilyttämisestä Kirjastoverkkopäivät 24.10.2017 Opinnäytteiden arkistointi - työpaja Vesa-Matti Ovaska (vesa-matti.ovaska@arkisto.fi) Opinnäytteiden

Lisätiedot

Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje

Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje 1. Yleistä Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Lapinlahden kunnan asiakirjahallintoa ja siihen sisältyvää arkistotointa. Tämän lisäksi on noudatettava

Lisätiedot

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA

Lisätiedot

Asiakirjahallinto muutosten edessä - uudet käsitteet ja toimintamallit. Tomi Voutilainen

Asiakirjahallinto muutosten edessä - uudet käsitteet ja toimintamallit. Tomi Voutilainen Asiakirjahallinto muutosten edessä - uudet käsitteet ja toimintamallit Informaatio-oikeuden ja tietoteknologiaoikeuden professori, dosentti Tomi Voutilainen Muutosajurit Prosessien sähköistäminen ja rajoitettu

Lisätiedot

Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet. Anna-Leena Reinikainen

Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet. Anna-Leena Reinikainen Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet Anna-Leena Reinikainen 6.5.2009 Vaikuttavia säädöksiä Arkistolaki (831/1994) Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta

Lisätiedot

Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa

Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Yli-intendentti Jutta Kuitunen Arkisto- ja arkeologiset kokoelmat Arkisto ja tietopalvelut 29.10.2013 Museoviraston arkisto Museovirasto

Lisätiedot

Sähke 2, TOS, TOJ ja sertifiointi

Sähke 2, TOS, TOJ ja sertifiointi Sähke 2, TOS, TOJ ja sertifiointi Liikearkistoyhdistyksen seminaari 6.6.2012 Armi Helenius Kansallisarkisto Asiakirjahallinnan kehittämisen tavoitteena Yhteentoimivat, sähköiset prosessit Toimintatapojen

Lisätiedot

VAPA YLEISKUVAUS ARKISTOLAITOKSEN SÄHKÖISEN SÄILYTTÄMISEN PALVELUSTA

VAPA YLEISKUVAUS ARKISTOLAITOKSEN SÄHKÖISEN SÄILYTTÄMISEN PALVELUSTA 1 (12) VAPA YLEISKUVAUS ARKISTOLAITOKSEN SÄHKÖISEN SÄILYTTÄMISEN PALVELUSTA 2 (12) JOHDATUS VAPA-PALVELUUN Vastaanotto- ja palvelujärjestelmä VAPA on arkistolaitoksen sähköisen säilyttämisen palvelu, johon

Lisätiedot

Tiedonhallinnan lainsäädännön kehittäminen

Tiedonhallinnan lainsäädännön kehittäminen Tiedonhallinnan lainsäädännön kehittäminen 30.01.2017 Tomi Voutilainen JulkICT-osasto Työryhmän tehtävät Työryhmän toimikausi 17.11.2016-31.5.2017 Työryhmän tehtävänä on selvittää julkisen hallinnon tiedonhallinnan

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste Rekisteriseloste Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ

Lisätiedot

Seulontaesityslomake pysyvästi sähköisessä muodossa säilytettävälle aineistolle

Seulontaesityslomake pysyvästi sähköisessä muodossa säilytettävälle aineistolle 1 (7) Seulontaesityslomake pysyvästi sähköisessä muodossa säilytettävälle aineistolle Lomakkeen täyttäminen on ohjeistettu jäljempänä. Täytetty lomake toimitetaan sähköisesti arkistolaitoksen kirjaamoon

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu)

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu) ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu) 27.5.2016 27.5.2016 1 27.5.2016 2 SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

Kansallisarkisto SÄHKE2-AUDITOINNIT PALVELUKUVAUS. v. 1.0 (18.4.2012)

Kansallisarkisto SÄHKE2-AUDITOINNIT PALVELUKUVAUS. v. 1.0 (18.4.2012) 1 (9) Kansallisarkisto SÄHKE2-AUDITOINNIT PALVELUKUVAUS v. 1.0 (18.4.2012) VERSIOHISTORIA Versio Päivämäärä Tekijä Sisältö 1.0 18.4.2012 Mikko Eräkaski ensimmäinen julkaistu versio 2 (9) Sisältö: 1. Yleistä

Lisätiedot

Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja. arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan

Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja. arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan toteutumisesta viranomaisissa 28.1.2015 Arkistolaitos järjesti yhdessä Tietosuojavaltuutetun toimiston

Lisätiedot

Oikeusministeriö PL 25 00023 VALTIONEUVOSTO. Kirjeenne 11.10.2011 (dnro 8/31/2011) Kansallisarkistoon

Oikeusministeriö PL 25 00023 VALTIONEUVOSTO. Kirjeenne 11.10.2011 (dnro 8/31/2011) Kansallisarkistoon 5.6.2012 AL/18633/07.01.01.03.01/2011 1 Oikeusministeriö PL 25 00023 VALTIONEUVOSTO Kirjeenne 11.10.2011 (dnro 8/31/2011) Kansallisarkistoon ASUNTO-OIKEUSASIAKIRJOJEN SÄILYTYSAJAN MUUTTAMINEN Oikeusministeriö

Lisätiedot

JHS 181 Julkisen hallinnon standardisalkku

JHS 181 Julkisen hallinnon standardisalkku JHS 181 Julkisen hallinnon standardisalkku Versio: 1.1 5.10.2012 Julkaistu: 1.11.2011 Voimassaoloaika: toistaiseksi Sisällys 1 Johdanto... 2 2 Soveltamisala... 2 3 Termit ja määritelmät... 2 4 Standardisalkku...

Lisätiedot

JULKISTEN VERKKOPALVELUJEN LAATUKRITEERISTÖN KONSEPTI

JULKISTEN VERKKOPALVELUJEN LAATUKRITEERISTÖN KONSEPTI JULKISTEN VERKKOPALVELUJEN LAATUKRITEERISTÖN KONSEPTI Onesta Solutions Oy Pasilanraitio 5 00240 HELSINKI www.onesta.fi 2/6 Versiohistoria Versio Pvm Selitys Muutokset Tekijät 0.1 26.3.2007 Alustava versio

Lisätiedot

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4 1(8) SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 2. ARKISTOTOIMI JA ASIAKIRJAHALLINTO... 2 2.1. Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet... 2 2.2. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän

Lisätiedot

Salassa pidettävien tietojen ja asiakirjojen turvaluokittelu

Salassa pidettävien tietojen ja asiakirjojen turvaluokittelu JHS 147 Salassa pidettävien tietojen ja asiakirjojen turvaluokittelu Julkaistu: 28.11.2000 Voimassaoloaika: Toistaiseksi Sisältö 1 TAUSTAA 1.1 Suosituksen tarkoitus 1.2 Asiakirjojen ja tietojen luokittelu

Lisätiedot

TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA

TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA SIPA:n suunnittelupäivät 17.5.2011 TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA SISÄLTÖ Mikäs se sellainen tiedonohjaussuunnitelma on? Tiedonohjaussuunnitelman laatiminen Metlan tiedonohjaussuunnitelma

Lisätiedot

Henkilötietojen käsittely sähköisen tunnistamisen luottamusverkostossa

Henkilötietojen käsittely sähköisen tunnistamisen luottamusverkostossa Suositus Henkilötietojen käsittely sähköisen tunnistamisen luottamusverkostossa n suosituksen liite Suositus 1 (9) Sisältö 1 Johdanto... 3 2 LUOTTAMUSVERKOSTO JA SEN TOIMINTA... 3 2.1 Luottamusverkosto...

Lisätiedot

Potilastiedon arkistoon liittyminen 6 kk tukikokous

Potilastiedon arkistoon liittyminen 6 kk tukikokous Potilastiedon arkistoon liittyminen 6 kk tukikokous Kela, Kanta-palvelut, 2.9.2014 Viimeisin versio: Kanta.fi > Potilastiedon arkiston käyttöönoton käsikirja Käsiteltävät asiat Kelan rooli ja Potilastiedon

Lisätiedot

JHS-järjestelmä ja yhteentoimivuus

JHS-järjestelmä ja yhteentoimivuus JHS-järjestelmä ja yhteentoimivuus JHS-seminaari 5.4.2005 Säätytalo Tommi Karttaavi, JUHTA JUHTA Asetettu valtionhallinnon ja kunnallishallinnon tietohallintoyhteistyön suunnittelua ja tietohallintoyhteistyöhön

Lisätiedot

Sähköisten asiointipalvelujen järjestämisvelvollisuus

Sähköisten asiointipalvelujen järjestämisvelvollisuus HAUS 15.9.2011 Sähköinen asiointi viranomaistoiminnassa - käytännön tilanteita Jukka Tuomela Johtamiskorkeakoulu/Julkisoikeus Tampereen yliopisto 15.9.2011 HAUS Jukka Tuomela, TaY 1 Sähköisten asiointipalvelujen

Lisätiedot

TIETOHALLINTOLAKI (LUONNOS) Korkeakoulujen IT-päivät Erityisasiantuntija Olli-Pekka Rissanen

TIETOHALLINTOLAKI (LUONNOS) Korkeakoulujen IT-päivät Erityisasiantuntija Olli-Pekka Rissanen TIETOHALLINTOLAKI (LUONNOS) 13.10.2010 Korkeakoulujen IT-päivät Erityisasiantuntija Olli-Pekka Rissanen Keskeisenä tavoitteena Toteuttaa eduskunnan 7.12.2009 tekemä päätös, että hallituksen tulisi valmistella

Lisätiedot

JHS Avoimen tietoaineiston käyttölupa

JHS Avoimen tietoaineiston käyttölupa JHS Avoimen tietoaineiston käyttölupa Anne Kauhanen-Simanainen ja Marjut Salokannel Esittely julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnalle (JUHTA) 11.12.2014 Valtioneuvoston periaatepäätös (3.3.2011)

Lisätiedot

Tiedonhallinnan toimintaohje

Tiedonhallinnan toimintaohje Tiedonhallinnan toimintaohje Kuntayhtymähallituksen hyväksymä xx.xx.xxxx Versio 1 2 1 Yleistä... 3 2 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävät, tavoitteet ja organisointi... 3 2.1 Arkistotoimen organisointi...

Lisätiedot

Tietosuojaseloste / Dynasty 360 dokumentin- ja asianhallinta

Tietosuojaseloste / Dynasty 360 dokumentin- ja asianhallinta Kuopion kaupunki Selvitys 1 (5) Tietosuojaseloste / Dynasty 360 dokumentin- ja asianhallinta Seloste henkilötietojen käsittelytoimista ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

Lisätiedot

JHS XXX Kuntien ja kuntayhtymien palveluluokitus

JHS XXX Kuntien ja kuntayhtymien palveluluokitus JHS XXX Kuntien ja kuntayhtymien palveluluokitus Versio: 17.08.2016 Julkaistu: Voimassaoloaika: toistaiseksi Sisällys 1 Johdanto... 1 2 Soveltamisala... 1 3 Viittaukset... 2 4 Termit ja lyhenteet... 3

Lisätiedot

Julkaistu Helsingissä 15 päivänä kesäkuuta 2011. 634/2011 Laki. julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta

Julkaistu Helsingissä 15 päivänä kesäkuuta 2011. 634/2011 Laki. julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta SUOMEN SÄÄDÖSKOKOELMA Julkaistu Helsingissä 15 päivänä kesäkuuta 2011 634/2011 Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta Annettu Helsingissä 10 päivänä kesäkuuta 2011 Eduskunnan päätöksen mukaisesti

Lisätiedot

Johdanto. Selvityksen rajaukset. Selvityksen terminologia

Johdanto. Selvityksen rajaukset. Selvityksen terminologia Johdanto Valtiovarainministeriö nimitti opetus- ja kulttuuriministeriön tukemana työryhmän syksyllä 2015 selvittämään sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuutta

Lisätiedot

Prosessimallit luokitus - metatiedot. 01.09.2007 M Loponen / S Järn MAMK

Prosessimallit luokitus - metatiedot. 01.09.2007 M Loponen / S Järn MAMK Prosessimallit luokitus - metatiedot PROSESSI ILTAOHJELMA Lähde ravintolaan Juo Juo Juo Juo Juo Juo Juo Määritelmä: Prosessi on sarja tapahtuvia tai suoritettavia toimenpiteitä, joista saadaan jokin tulos.

Lisätiedot

MITÄ TIETOHALLINTOLAKI TUO TULLESSAAN? Mikael Kiviniemi Julkisen hallinnon ICT-toiminto

MITÄ TIETOHALLINTOLAKI TUO TULLESSAAN? Mikael Kiviniemi Julkisen hallinnon ICT-toiminto MITÄ TIETOHALLINTOLAKI TUO TULLESSAAN? Mikael Kiviniemi Julkisen hallinnon ICT-toiminto 3.5.2011 Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta Lain tavoitteena on luoda toimivalta ja ohjausmalli,

Lisätiedot

ARKISTOLAITOKSEN SEULONTASTRATEGIA

ARKISTOLAITOKSEN SEULONTASTRATEGIA 17.12.2012 AL/21220/07.01.01.03.00/2012 1(4) ARKISTOLAITOKSEN SEULONTASTRATEGIA 1. Seulontatoiminnan perusta ja yleiset tavoitteet Arkistolaitoksen seulontatoiminnassa lähtökohtana on, että julkishallinnon

Lisätiedot