Siirtyminen sähköiseen tilausjärjestelmään. TOOLS Finland Oy Timo Kaartinen, MDM- manager

HTML
DOWNLOAD

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Siirtyminen sähköiseen tilausjärjestelmään. TOOLS Finland Oy Timo Kaartinen, MDM- manager"

Hanna Nieminen
9 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Siirtyminen sähköiseen tilausjärjestelmään TOOLS Finland Oy Timo Kaartinen, MDM- manager

2 700 työntekijää, jotka jakaantuvat: Toimipisteet - Tietämys ja kokemus teollisuuden tarpeista paikallisella tasolla Keskitettyihin

2 Pohjoismaiden johtava teollisuustarvikkeiden ja komponenttien toimittaja B&B TOOLS pähkinänkuoressa Toimipisteitä yli 200 paikkakunnalla. Liikevaihto 2011 noin 900 m. Perustettu 1906 Noteerattu Tukholman pörssissä työntekijää, jotka jakaantuvat: Toimipisteet - Tietämys ja kokemus teollisuuden tarpeista paikallisella tasolla Keskitettyihin resursseihin Syvempi tekninen asiantuntemus ja keskitetyt tukitoiminnot Varastoimme teollisuudelle: Yli tuotenimikettä Logistiikkakeskukset: Ulricehamn, Alingsås ja Kotka.

3 Lähtötilanne TOOLS käytti alussa rahtilappujen manuaalista täyttöä, kuten kaikki, koska muuta mahdollisuutta ei ollut olemassa. Tarve sähköiseen tilausjärjestelmään siirtymiselle oli olemassa, jotta käsin kirjaamista ja sen viemää aikaa saataisiin vähennettyä. Myös inhimillisten virheiden riski oli ilmeinen täysin manuaalisessa mallissa. (väärät osoitetiedot ym.)

Tarve sähköiseen tilausjärjestelmään siirtymiselle oli olemassa, jotta käsin kirjaamista ja

4 Tehostaminen alkaa Kun rahdinkuljettajien omien portaalien käyttö alkoi yleistymään, myös TOOLS siirtyi näiden käyttäjiksi. Toimiva ratkaisu pitkään Helpotti ennen kaikkea pienentämään inhimillisten virheiden määrää käsinkirjauksen poistuessa. Ongelmana koettiin usean portaalin käyttö Ongelmana rahtiyritysten käytön keskittäminen / ohjaaminen Myös portaalin käytön tuoma lisäprosessi koettiin rasitteena

Toimiva ratkaisu pitkään Helpotti ennen kaikkea pienentämään inhimillisten virheiden määrää

5 Tehostaminen jatkuu Seuraavassa vaiheessa TOOLS solmi yhteistyösopimuksen Unifaunin kanssa, joka kokosi rahdinkuljettajat saman katon alle - Unifaun Onlineen. Tämän seurauksena TOOLS siirtyi käyttämään Unifan Onlinea, edelleen web- pohjaista portaalia. Ei useaa portaalia Kaikkien rahdinkuljettajien keskitetty, sähköinen tilausprosessi kerralla. Ei lukuisia, erillisiä integraatioita. Erittäin hyödylliseksi koettiin keskitetyn profiilinhallinnan kautta keskittäminen rahdituksessa halutuille rahdinkuljettajille. Saatiin voimakas ohjaus rahtisopimusten käyttöön. Ongelmana edelleen ylimääräinen prosessi käyttäjien näkökulmasta joka vie aikaa, vaikka lisäarvoa syntyykin.

Ei useaa portaalia Kaikkien rahdinkuljettajien keskitetty, sähköinen tilausprosessi kerralla. Ei lukuisia, erillisiä integraatioita.

6 Tehostaminen jatkuu - järjestelmäintegraatio Tässä vaiheessa aloitettiin rakentamaan integraatiota suoraan ERPjärjestelmästä Unifauniin, ERP- connectin avulla. Integraatio meni sujuvasti, suurimpina haasteina datasisällön oikea konvertointi ja riittävän datasisällön varmistaminen tilaus- sanomille. Yksi ohjelma Integroitui suoraan toimitusprosessiin. Nyt kerääjät voivat toimituskuittauksessa hoitaa myös rahdituksen. Rahditukseen vaadittavat tiedot tulevat suoraan ERP:stä, loppuasiakaskohtaisina asiakkaan tiedot käytettävä kuljetusyhtiö käytettävä rahtimuoto VAK / muut lisäkäsittelyt Rahdittajan ei tarvitse tapauskohtaisesti ottaa kantaa näihin

Yksi ohjelma Integroitui suoraan toimitusprosessiin. Nyt kerääjät voivat toimituskuittauksessa hoitaa myös rahdituksen.

7 Tehostaminen jatkuu - järjestelmäintegraatio Vastuumyyjät voivat tehdä asiakaslupauksia, joita inhimilliset virheet eivät muuta. Nopea toiminto vrt. erillisen portaalin käyttöön. Aina määrämuotoiset rahtikirjat, rahdinkuljettajan mukaan. Rahdinkuljettajille reaaliajassa tieto noutoa odottavista lähetyksistä, lisätietoineen. (kuljetusyksikkö, VAK yms.) TOOLS siirtyi samalla käyttämään Unifaunin toimintoa Track & Trace, jossa ERP:n tuottaman, valitun tiedon perusteella, rahdinkuljetusta voi seurata. Seuraustiedoksi valittiin asiakkaan tilausnumero, koska tämä tieto kohdistuu aina ERP:n avaintietoihin, ja niin, että myös asiakas pystyy itse seuraamaan tilauksen kulkua. (asiakas tietää aina oman til.no:nsa) Haluttiin myös tuoda hyödyllistä rahtiseurantatietoa asiakkaille, joilla ei mahdollista käyttää erillisiä sanomia, esim. EDIFACT / XML Asiakkaalle vierastili lähetysten seuraamiseen

) TOOLS siirtyi samalla käyttämään Unifaunin toimintoa Track & Trace, jossa ERP:n tuottaman, valitun tiedon perusteella, rahdinkuljetusta voi seurata.

8 Tehostaminen jatkuu - järjestelmäintegraatio Automaattinen konsolidaatio, myöskin ERP:n perustietojen perusteella -> kustannussäästöt! Helpommin budjetoitavat rahtihinnat koko tilikaudelle Haasteina perustiedon laatu. Tiedon laatuun kannattaa käyttää aikaa. Lähtökohtana oli prosessilähtöisyys. Toimintojen on sulauduttava normaaleihin rutiineihin ja helpotettava työntekoa, ja oltava helppoja opastaa. Nämä saavutettiin kiitettävästi. Muutosten rytmittäminen oli tärkeää jotta muutokset tulevat oikeaan aikaan, eikä muutosvastarintaa synny.

9 Kiitos! Kysymyksiä?

Samankaltaiset tiedostot

SÄHKÖISET RAHTIKIRJAT - VISMA AUTOTRANSPORT

Visma Nova SÄHKÖISET RAHTIKIRJAT - VISMA AUTOTRANSPORT Page 1 Lähtökohdat Logistiikka-alan toimijoiden tavoitteena sähköinen toimintatapa vuoteen 2013 mennessä (Logistiikkayritysten liitto ry): Pyrkimyksenä