Liikkuva työ pilotin julkinen raportti

Transkriptio

1 Liikkuva työ pilotin julkinen raportti

2 2 / 9 Green ICT pilotin raportti SISÄLLYSLUETTELO 1. Tiivistelmä koekäytöstä Toteutus Tavoite Mobiilisovellus Käyttöönotto Koekäytön tuloksia Havaitut kehityskohteet / haasteet / ongelmakohdat Yhteenveto koekäytöstä Mahdolliset / suositellut jatkotoimenpiteet... 9

3 3 / 9 Green ICT pilotin raportti 1. Tiivistelmä koekäytöstä o Osallistujayritys: o Toteuttaja: o Pilotointijakso: o Pilotoinnista: PDL-Palvelut Oy Vaihde (02) , etunimi.sukunimi(a)pdl.fi Makea Mobile Oy Harri Messo, toimitusjohtaja harri.messo(a)makeamobile.fi Länsi-Suomen Diakonialaitoksen PDL-Palvelut Oy tarjoaa luotettavaa apua helpottamaan kodin arkea. Diakonialaitoksen kotihoitopalvelu tukee ikääntyneiden itsenäistä selviytymistä kotona tarjoten esimerkiksi kotisairaanhoidon palveluita, kotiapua moniin päivittäisiin toimintoihin sekä asiointi- ja ulkoiluapua. Pilotin tarkoituksena oli osoittaa PDL-Palvelut Oy:n kotihoitopalvelun yksiköille liikkuvan työn tukemiseen tarkoitettujen mobiilipalveluiden etuja ja hyötyjä kotihoitopalveluiden työn ohjaamiseen, seurantaan ja raportointiin. Mobiililaitteessa käytettävä sovellus helpottaa ja nopeuttaa automaattisilla sekä ajantasaisilla toiminteillaan työntekijöiden työtehtäviä kenttätyössä. Kotihoidon henkilöstö ei käytä enää yhtä paljon aikaa raporttien täyttämiseen ja kirjaamiseen toimistolla; välillinen työ hoituu kentällä, samalla välitöntä työaikaa vapautuu asiakastyöhön.

4 4 / 9 Green ICT pilotin raportti 2. Toteutus 2.1. Tavoite Pilotoinnin tavoitteena oli ottaa käyttöön sovellus PDL-Palvelut Kotihoitopalveluiden työntekijöiden käyttöön, liikkuvaan työhön. Sovelluksen tuli tukea automaattista työnkirjausta ja joustavaa tehtävien hallintaa osoittamalla ajantasaisten tietopalveluiden avulla saatavat hyödyt kentällä tehtävän työn tukemiseksi. Lisäksi sovelluksen tuli olla myös mahdollisimman helppo ja nopea käyttää ts. käyttäjäystävällinen Mobiilisovellus Sovellus räätälöidään asiakasyrityksen tarpeille ja vaatimuksille sopivaksi. PDL- Palveluille räätälöidyn sovelluksen tärkeimpiä toiminnallisuuksista: Automaattinen työajankirjaus Automaattinen paikkatieto Päivittäisten työtehtävien hallinta o Tehtävien aloitus, kuittaus, muutokset tehokkaasti o Raportointi (esim. kohteen tiedot, mahdollisuus historiatietoihin..) o Muutokset päivän työtehtäviin dynaamisesti työntekijälle o Automaattinen, työkohteen mukainen laskutus Pilotissa käytettiin Windows puhelimia. Makean teknologiaratkaisuissa kaikki merkittävät mobiilialustat ovat tuettuna (Windows, Android ja ios). Kuva 1: Sovelluksen perusnäkymät: Sisäänkirjautuminen, päivän asiakkaat, asiakastiedot (Huom: Kuvassa olevat asiakkaiden nimet eivät ole todellisia)

5 5 / 9 Green ICT pilotin raportti Kuva 2: Sovellukselle tyypillisiä perustoiminnallisuuksia: Asiakaskohtaiset tehtävät (hoivahistoria ja suunnitellut tehtävät), sijaintitieto, yhteystiedot 2.3. Käyttöönotto Mobiliratkaisujen käyttöönotto olemassa olevaan järjestelmään on perinteisesti tarkoittanut: A. Kokonaan uuden järjestelmän tuomista olemassa olevan järjestelmän rinnalle, jolloin käytössä on lopulta kaksi eri rinnakkaista järjestelmää tai B. Kokonaan uuden järjestelmän käyttöönottoa, missä mobiliteetti mukana, jolloin mahdollinen investointi ja käyttöönotto ovat raskaita Pilotissa sovellettu Makean ratkaisu: C. tuodaan mobiliteetti osaksi vanhaa, olemassa olevaa järjestelmää (integrointi), jolloin sovellus räätälöidään asiakasyrityksen tarpeille ja vaatimuksille sopivaksi Teknologisesta näkökulmasta PDL-Palveluiden pilotointi sisälsi kaksi eri osaa: Sovelluksen ja Palvelualustan. Sovellus on loppukäyttäjän, liikkuvan työn työntekijän työkalu. Makean Palvelualusta mahdollistaa tämän työkalun liittämisen eri tietojärjestelmiin. Nyt tehdyssä toteutuksessa palvelualustalla liityttiin PDL-Palveluiden kotihoitopalveluyksikön omaan toiminnanohjausjärjestelmään (kts. Kuva 3).

6 6 / 9 Green ICT pilotin raportti Palvelualustan käytöllä ja olemassa olevan toiminnanohjausjärjestelmän käytöllä saavutettiin huomattavia etuja: Käytössä olevan datan (esim. asiakas- ja tuote-tiedot) säilyttäminen olemassa olevassa järjestelmässä Vanhan järjestelmän käyttöiän nosto Vältettiin kalliit investoinnit uuteen toiminnanohjausjärjestelmään Ei tuotu erillistä (rinnakkaista) järjestelmää liikkuvan työn ohjaukseen Hyödynnetään nykyiset toimintamallit ja prosessit Saavutettiin nopea käyttöönotto Käyttöönotto, missä otettaisiin kokonaan uusi toiminnanohjausjärjestelmä PDL- Palveluiden käyttöön, kestäisi arviolta noin vuoden. Nyt tehdyllä Makean ratkaisulla käyttöönotto kesti muutamia viikkoja. Kuva 3: Toteutusarkkitehtuuri Käyttöönotossa huomioitiin myös tarkkaan muutosprosessi: henkilökunnan koulutus ja motivointi.

7 7 / 9 Green ICT pilotin raportti 3. Koekäytön tuloksia Pilotin tavoitteena oli ottaa käyttöön liikkuvuutta edellyttävän hoito- ja huolenpitotyön tueksi ja tehostamiseksi erilaisia ajantasaisia ja käyttäjäkohtaisia tietopalveluita. Tavoitteena oli räätälöidä asiakkaalle mahdollisimman helppokäyttöinen ja käyttäjäystävällinen mobiilisovellus hoitotyön kirjaamisen tueksi. Yleisesti ottaen testikokemus on ollut positiivinen, sovellus helpottaa ja nopeuttaa kirjaamista sekä on käyttäjien mielestä käyttäjäystävällinen. Testikokemus kokonaisuutena positiivinen Sovellus on helppokäyttöinen ja käyttäjäystävällinen sovellus helpottaa ja nopeuttaa kirjaamista Uuden mobiilin työnohjauksen liittäminen osaksi olemassa olevaa järjestelmää koekäytön ja kokemusten keräämisen ajaksi oli nopeaa ja sujuvaa. Operatiivinen toiminta ei missään vaiheessa katkennut tai viivästynyt uuden järjestelmän käyttöönoton yhteydessä. Sovelluksen käyttöönotto on varsin nopea toimenpide Suurimmat hyödyt Työntekijällä ei tarvetta hakea työpaikalta työtehtäviä Heti aamulla ensimmäiseen kohteeseen Automatisoidut toiminteet nopeuttavat toimintaa Enemmän aikaa itse työtehtävien tekemiseen Muutostilanteiden hallinta reaaliajassa jatkossa mahdollista toteuttaa Tiedonkulku nopeaa ja varmaa Automatisoidut toiminteet vähentävät työntekijävirheitä Työn laatu kasvaa Myös pehmeitä -hyötyjä, esim. modernien, mutta samalla helppokäyttöisten sovellusten käyttö lisää työmotivaatiota.

8 8 / 9 Green ICT pilotin raportti 4. Havaitut kehityskohteet / haasteet / ongelmakohdat Sovelluksen onnistuneena pidetty käyttöliittymä (helppokäyttöinen ja käyttäjäystävällinen) ohjaa työntekijöitä toimimaan tietyn prosessin mukaisesti; totuttua tapaa hoitaa työtehtäviä pitää jokaisen työntekijän muuttaa. Käyttöönotto on kriittinen vaihe koko järjestelmän käytön kannalta, koulutuksessa pitää miettiä jokaisen työntekijän roolia ja samalla miettiä miten tehokkaimmin sovellusta käytetään. Kun uusia työkaluja ja menetelmiä otetaan käyttöön, henkilöstön sitouttaminen ja muutosprosessin hallinta on asia mihin pitää kiinnittää erityisesti huomiota. Tässä pilotissa käyttöönotto ja muutosprosessin hallinta oli onnistunutta. Makean ohjaamat koulutukset suoritettiin pienryhmissä. Koulutuksessa käytettiin heti alusta lähtien toiminnassa olevaa asiakaskantaa. Työskentely oli käytännönläheistä ja sisälsi mm. perehdytyksen älypuhelimen käyttöön henkilöille joille ei aikaisempaa kokemusta ko. laitteista ollut. Mobiilisovelluksella tuettua hoivaprosessia voidaan vielä edelleen kehittää, esimerkiksi kokonaisuuden hallinnan ja raportoinnin osalta, näin saadaan paras tehokkuus työskentelyyn ja hoivatyön laatuun. Myös sovelluksen toipumista erilaisista häiriötilanteista on mahdollista parantaa jatkossa ja varmistaa työntekijän tuottavuus siltäkin osin. 5. Yhteenveto koekäytöstä Asetetut tavoitteet hoidollisesta näkökulmasta ja työtehokkuudesta toteutuivat tavoitteiden mukaisesti. Nykyisen järjestelmän modernisointi edistyksellisen mobiiliteknologian avulla oli onnistunut. Kun sovelluksen käyttö on tullut rutiiniksi niin se nopeuttaa päivittäisiä työtehtäviä ja mahdollistaa useamman asiakaskäynnin päivän aikana. Sovelluksen avulla työntekijän on tulevaisuudessa mahdollista pystyä nopeammin reagoimaan työpäivän aikana tapahtuviin muutoksiin. Sovelluksen käyttö tuo varmuutta työtehtävien suorittamiseen ja vähentää virheiden määrää. Green ICT hanke toi yhteen satakuntalaisia yrityksiä ja mahdollisti yhteistyön, joka hanketavoitteiden mukaisesti loi yritysten liiketoimintaan tehokkuutta ja kannattavuutta sekä samalla toimijat saivat referenssejä edistyksellisten teknologiaratkaisujen toimittamisesta ja käyttöönotosta.

9 9 / 9 Green ICT pilotin raportti 6. Mahdolliset / suositellut jatkotoimenpiteet Tavoitteena on, että Makean mobiilisovelluksen käyttöä tullaan jatkossa laajentamaan PDL-Palveluiden kaikkien liikkuvan työn työntekijöiden (siivous-, kiinteistö- ja ateria-palvelut) käyttöön. Sellainen tilanne vaatii toteutuakseen toimittajalta nyt havaittujen puutteiden korjaamista ja perehtymistä näiden uusien palvelujen ominaispiirteisiin sekä sovelluksen muokkaamista tai laajentamista vastaavalla tavalla halutun lopputuloksen saavuttamiseksi. Porissa Harri Messo Makea Mobile Oy