Ennakkoavisointi sähköpostitse

Transkriptio

1 Ennakkoavisointi sähköpostitse Unifaun Online UNIFAUN 6. HUHTIKUUTA 2016

2 Sisällysluettelo 1 Ennakkoavisointi sähköpostitse Luo lähetys Tulostussuosikki olemassa oleva tai uusi Nykyinen tulostussuosikki yksittäinen lähetys Ennakkoavisointi integraation kautta Asetukset Oma tili Asetukset - Profiiliryhmät Esimerkki sähköpostiavisoinnista... 6 ENNAKKOAVISOINTI SÄHKÖPOSTITSE 2 / 7

3 1 Ennakkoavisointi sähköpostitse Unifaun Onlinen ennakkoavisointi sähköpostitse on helppo tapa lähettää viesti automaattisesti lähetyksen vastaanottajalle ilmoituksena saapuvasta lähetyksestä. Avisointi vähentää asiakaspalvelun kyselyitä lähetyksien statuksesta, sillä asiakas voi itse seurata saapuvaa lähetystään. Vastaanottajan maa määrää avisointiviestin kielen. Valittavana olevat kielet ovat suomi, ruotsi, tanska, norja, saksa ja englanti. Määrätyt tiedot lähetyksestä välitetään sähköpostiviestissä asiakkaalle. Viestissä on myös mukana linkitetty kollinumero lähetyksen seurantaa varten kuljetusliikkeen järjestelmässä. Viestissä on tilaa vapaasti valittavalle tekstille. Sähköposti voi sisältää myös tietoa lähetyksessä olevista nimikkeistä, mikäli Unifaun Onlinessa on käytössä nimiketason tuki. 1.1 Luo lähetys Mene kohtaan LÄHETYSASIAKIRJAT > Luo lähetys ja täytä lähetystiedot tavalliseen tapaan. Sivulla Luo lähetys Lähetyksen tiedot ja lisäpalvelut kohdassa Yleiset lisäedut valitse Ennakkoilmoitus (s-posti). Täytä voimassaolevat sähköpostiosoitteet. Kirjoita oma viesti, mikäli haluat viestiä jotain standarditekstin lisäksi. Voit myös liittää tekstiin linkin. Kohdassa Sähköpostipohja valitset Ei mitään lähettääksesi standardipohjan mukaisen ennakkoilmoituksen. Valitse. 1.2 Tulostussuosikki olemassa oleva tai uusi Valitse YLLÄPITO > Tulostussuosikit. Valitse Uusi Tulostussuosikki, tai Etsi ja sen jälkeen olemassa olevan tulostussuosikin vasemmalta puolelta. Valitessasi uuden tulostussuosikin, täytä tulostussuosikkiin ohjeen mukaan tarvittavat tiedot. ENNAKKOAVISOINTI SÄHKÖPOSTITSE 3 / 7

4 Valitaksesi Ennakkoilmoitus (s-posti)-palvelun sekä juuri luotuihin, että ennalta luotuihin tulostussuosikkeihin, valitse Palvelu- ja Lisäpalvelut ja. Yleiset lisäedut-otsikon alta löydät kohdan Ennakkoilmoitus (s-posti). Voit päättää, onko tieto salainen, lukittu tai valinnainen. Viesti-kohdassa voit täyttää toivomasi tekstin vastaanottajalle. 1.3 Nykyinen tulostussuosikki yksittäinen lähetys Valitse LÄHETYSASIAKIRJAT > Tulostussuosikit. Valitse haluamasi tulostussuosikki napsauttamalla. Sivulla Luo lähetys Osoitteet ja kuljetuspalvelu kohdassa Yleiset lisäpalvelut valitset Ennakkoavisointi (s-posti). Asetukset eivät tallennu tulostussuosikkiin. 1.4 Ennakkoavisointi integraation kautta Ennakkoavisoinnin voi lähettää myös integraation kautta, lisätietoa saat tutustumalla Unifaunin rajapintakuvakseen Ohje-sivun kautta. Integraation kautta voit lähettää myös ennakkoavisoinnin sähköpostitse, tiedon ollessa tallennettuna tulostussuosikkiin. 1.5 Asetukset Oma tili Valitse tilillesi ennalta valittuihin asetuksiin ennakkoavisointi. Mene kohtaan YLLÄPITO > Oma tili >. Napsauta kohdasta Yleiset asetukset. Mene kohtaan Sähköpostipohja ja valitse Ei mitään kohdassa Ennakkoon valittu sähköpostipohja. ENNAKKOAVISOINTI SÄHKÖPOSTITSE 4 / 7

5 Valitessasi Ei mitään ennakkovalinnaksi asetuksissasi, lähetetään vastaanottajalle standardiavisointi ilman lisättyjä tietoja tai kuvia. 1.6 Asetukset - Profiiliryhmät Voit myös asettaa ennakkoavisoinnin sähköpostitse ennakkovalituksi tietylle profiiliryhmälle. Mene kohtaan YLLÄPITO > Profiiliryhmät. Etsi profiiliryhmä ja valitse ja sen jälkeen. Napsauta kohdassa Yleiset asetukset. Mene kohtaan Sähköpostipohja (Default mailtemplate) ja valitse Ei mitään kohtaan Ennakkoon valittu sähköpostipohja. ENNAKKOAVISOINTI SÄHKÖPOSTITSE 5 / 7

6 1.7 Esimerkki sähköpostiavisoinnista Ennakkoavisoinnissa on myös linkki, jossa lukee Lisätietoa. Linkin kautta vastaanottaja saa lisää tietoa lähetysosoitteesta, lähettäjästä sekä lähetyksestä. ENNAKKOAVISOINTI SÄHKÖPOSTITSE 6 / 7

7 ENNAKKOAVISOINTI SÄHKÖPOSTITSE 7 / 7