Ariba Hankinnan kokonaisjärjestelmä

Transkriptio

1 Ariba Hankinnan kokonaisjärjestelmä

2 2 OPn tavoite - Ei maksua ilman tilausta Hankintojen oikeellisuuden selvittäminen jälkikäteen, laskujen hyväksynnän kautta, muutetaan tilausten hyväksynnäksi etukäteen. Harri Luhtala Talousjohtaja, Talous ja keskuspankki

3 3 Hankinnan kokonaisjärjestelmän hyödyt OPlle Tilausrivikohtainen läpinäkyvyys ostoihin ja prosesseihin Keskittäminen, säästöt ja riskienhallinta Kulujen parempi ennustettavuus -> budjetoinnin ja talousseurannan tuki Yhteinen hankintajärjestelmä -> pitkän aikavälin prosessitehokkuus Hankinnan faktapohjainen mittaaminen ja seuranta

4 Hankinnan kokonaisjärjestelmän laajuus 4 Hankintatarpeesta sopimukseen Strateginen Tilauksesta maksuun Operatiivinen Analysointi Kilpailutus Sopimushallinta Oston hallinta Osto Laskutus Maksu Sopimuksen hallinta Tuotteen/ palvelun ja sopimuksen julkaisu Kilpailuttaminen Ostotilauksen tekeminen Säästöjen tunnistaminen Laskunkäsittely Hallitse Kassan hallinta kassaa Vaihe 2: Hankintatarpeesta sopimukseen Kilpailutus Sopimushallinta Toimittajajohtaminen Raportointi Vaihe 1: Tilauksesta maksuun Ostotilaushallinta Ostolaskun käsittely Raportointi

5 Hankinnan kokonaisjärjestelmä OPn Toimittajille

6 OPn keskitetty hankintajärjestelmä Toimittajan näkökulmasta 6 Asiakas Muutokset ja Hyödyt OP Toimittajat Järjestelmä Ariba Network Hankinnan kokonaisjärjestelmä

7 OPn keskitetty hankintajärjestelmä Toimittajan näkökulmasta 7 MUUTOKSET Asiakas OP Toimittajat Toimitaan järjestelmän läpi Ariba Network yhdistää OPn ja Toimittajien välisen Tilauksesta Maksuun - prosessin Myynti OPlle edellyttää maksulliseen Ariba Network -palveluun rekisteröitymistä Laskutustoimintamallin muuttuminen nykyisestä operaattorimallista Ariba Network -toiminnallisuuteen Ariba Network

8 OPn keskitetty hankintajärjestelmä Toimittajan näkökulmasta 8 HYÖDYT Asiakas OP Toimittajat Pääsy avaintoimittajien joukkoon Ryhmätasoisen ostovolyymin hyödyntäminen Prosessien tehostuminen 100% sähköinen prosessi tilausten ja laskujen parempi seurattavuus mahdollisuus integroida omat taustajärjestelmät tarjousten jättäminen ja hyväksyntä järjestelmässä Uudet asiakkuudet ja näkyvyys verkoston kautta Ariba Network

9 9 Toimittajan Ariba Network (AN) -tili Saapuneet ja Lähtevät -kansiot Toimittaja luo Ariba Network -tilin sekä ylläpitää tietojaan palvelussa Ostotilaukset ovat Saapuneet kansiossa Laskut ovat Lähtevät kansiossa Toimittaja OPn Tilaukset Manuaalinen siirto tai Integroitavissa Tilausjärjestelmä Laskut Ariba Network Luodaan palvelussa sekä manuaalinen siirto tai Integroitavissa Laskutusjärjestel Laskutus- Järjestelmä

10 Taustajärjestelmien Integrointi 10 Milloin? Ariba suosittelee taustajärjestelmien integroimista, kun tilausten tai laskujen määrä on ~500 / vuodessa Toimittajan päätös sekä kustannus integroida omat järjestelmät Voidaan toteuttaa myös myöhemmin, esim. tilausmäärien kasvaessa Ariba ohjeistaa sekä avustaa Toimittajaa integraatiossa Toimittaja ETL työ arvio (~1-2 tpv) Integraatio Tilaukset Tilausjärjestelmä Esim. Tilaus: cxml tiedosto Lasku: cxml tiedosto Ariba Network Integraatio Laskut Laskutusjärjestelmä

11 11 Siirtyminen järjestelmään OP kontaktoi Toimittajat Ariba online-esittely Liittyminen Ariba Network - palveluun Järjestelmän käyttöönotto tai Toimittaja saa Quick Enablement - kutsun Ariba Network - palveluun ensimmäisen tilauksen yhteydessä Ariba vastaa operatiivisesti Toimittajien liittymisestä verkostoon Kontaktoi Kouluttaa Avustaa *Mahdolliset järjestelmä-integraatiot Toimittajan tilausja/tai laskutusjärjestelmä Punch-Out katalogit * Vaativat Toimittajan IT -resursseja 1-4 viikkoa

12 Liittyminen palveluun Ariba Network -tilin perustaminen Hyväksy asiakkaasi kauppasuhdepyyntö Approve Trading Relationship Request 3. Hyväksy OPn kauppasuhde Accept Trading Relationship 100% - Ready to transact 2. Hyväksy Ariba Network - käyttöehdot Accept Terms of Use of the Ariba Network 4. Konfiguroi tilin asetukset: Tilausten ja laskujen välittäminen ja ilmoitukset Configure: Purchase Order Routing and Notifications Invoice Routing and Notification

13 13 Lisätietoja Lue lisää