Yrityksen sähköisen sanomaliikenteen automatisointi

Transkriptio

1 Yrityksen sähköisen sanomaliikenteen automatisointi Digi Roadshow OneWay Sanomanvälitys Oy Jukka Sippola

2 OneWay Sanomanvälitys Oy / Rauhala Yhtiöt Oy OneWay Sanomanvälitys Oy Perustettu (75% Rauhala Yhtiöiden- ja 25% työntekijöiden omistama tytäryhtiö) Tehtävämme on keskittyä sanomanvälitysliiketoimintaan ja kehittää liiketoimintaa niin toiminnallisesti kun teknisesti. Yhtiömme toimii Suomalaisena sanomanvälitysoperaattorina, joka tuottaa palveluita yritysten väliseen sanomanvälitykseen, sekä myös yrityksien ja henkilöasiakkaiden sanomanvälitykseen Palveluksessa 7 henkilöä Toimitusjohtaja Mika Hakanpää 227 asiakasta ( ) Sanomanvälitystoimintaa vuodesta 2003 Liikevaihto n.1,5 M (2014) Rauhala Yhtiöt Oy Perustettu 1991 Tehtävämme on auttaa asiakkaitamme pääsemään tavoitteisiinsa nykyaikaisen informaatio ja kommunikaatioteknologian (ICT) menetelmin ja välinein Palveluksessamme 55 henkilöä Kotipaikka Seinäjoki, muut toimipisteet Alavus, Lehtimäki, Helsinki ja Mikkeli. Työntekijöitä myös mm. Tampereella ja Turussa Liikevaihto noin 8,4m 2. sukupolven Yrittäjävetoinen Perheyritys, jossa myös 3. sukupolvi on mukana

3 OneWay Sanomanvälitys Oy Kotimainen sanomanvälitysoperaattori Palveluille myönnetty avainlipputunnus Tuottaa palveluita PK yrityksille Tullin valtuuttama sanomanvälitysoperaattori

4 OneWay sanomanvälitys Oy:n palvelut Sanomanvälityspalvelussa asiakas voi lähettää ja vastaanottaa liittymästä mm. OneWay EDI/XML Tilaukset Tilausvahvistukset Kuormakirjat Laskut Tullaukset ja rahtikirjat OneWay myyntilaskutus Sähköiset verkkolaskut Paperilaskut vastaanottajalle postissa toimitettuna Laskujen liitteet Arkistointi OneWay ostolaskutus Sähköiset verkkolaskut Sähköpostilaskujen välitys ostolaskuliittymään Paperilaskujen skannaus ja sen kautta niiden muuttaminen sähköiseksi asiakkaalle OneWay ansioerittelyt asiakkaiden työntekijöille Paperilla postin välityksellä Sähköisesti Netpostiin

5 Mitä on sähköinen sanomanvälitys Määrämuotoisten sanomien (tiedostojen) lähettämistä esimerkiksi asiakkaan ja tavarantoimittajan tai yrityksen ja viranomaisen välillä, esimerkiksi tuotetieto, varastotieto, tilaus, tilausvahvistus, toimitustieto, lasku. Suomessa Finvoice muotoiset myynti- ja ostolaskut Sanomat muodostetaan suoraan lähettäjän tietojärjestelmästä ja luetaan sisään vastaanottajan tietojärjestelmään. Sanomiin ei kosketa käsin. Tyypillisesti sanoman esitysmuoto muuttuu monta kertaa matkalla lähettäjältä vastaanottajalle. Kussakin tietojärjestelmässä on yleensä oma sisäinen esitystapansa (inhouse muoto) ja näiden lisäksi sanomat välitetään operaattoreiden välillä jossain kansainvälisesti sovitussa standardimuodossa, esimerkiksi EDIFACT.

6 Miksi siirtyä sähköiseen sanomanvälitykseen Manuaalinen rutiinityö vähenee Virheiden määrä vähenee Tuote- ja varastotiedot pysyvät ajan tasalla Yritys voi keskittyä ydinliiketoimintaansa Mahdollisuus siirtyä paperittomuuteen sekä osto- että myyntilaskutuksessa. Laskuilla on myös sähköinen arkistointi. Kauppakumppaneiden vaatimukset. Mm. isot kauppaketjut ja yritykset vaativat sähköistä tilaus-, toimitustieto- ja laskuliikennettä myös pieniltä toimittajilta Liiketoiminta kasvaa!

7 Yleisiä haasteita siirryttäessä sähköiseen sanomanvälitykseen Osapuolten erilaisten tietojärjestelmien yhteensovittaminen Tietojärjestelmien erot tietojen esitystavoissa ja pakollisuuksissa Versiopäivitysten tai järjestelmävaihtojen aiheuttamat muutokset Tiedonsiirtoyhteyksien perustaminen, ylläpitäminen ja valvonta Tietoturvasta huolehtiminen Katkoksien havaitseminen ja niistä selviytyminen Muutokset yrityksen toimintatavoissa Korvaako automaatio ihmiset Meneekö viestit varmasti perille, koska enää ei viedä kirjekuoria postiin tai kirjata tilauksia järjestelmään sähköpostista tai faksista.

8 Operaattorin rooli sähköisessä sanomanvälityksessä Asiakas OneWay Sanomanvälitys Asiakkaan kauppakumppanit Työasema 1. Asiakkaan järjestelmä muodostaa lähtevän sanoman 2. Sanoma lähtee perustettua tietoliikenneyhteyttä pitkin sanomanvälityspalvelimelle 3. Sanoman vastaanottaja selvitetään 4. Sanoma muunnetaan vastaanottajan kanssa sovittuun muotoon Työasema Työasema Asiakkaan tietojärjestelmä OneWay Sanomanvälityspalvelin Työasema Työasema 6. Sanoma lähetetään vastaanottajalle tai vastaanottajan operaattorille sovittua tiedonsiirtotapaa käyttäen. 7. Sanomaliikenteen päivystäjä valvoo, että sanoman muuntuu oikein ja toimitus vastaanottajalle onnistuu

9 Case: Crimppi Oy Crimppi on perustettu Vaasassa vuonna Suunnittelee ja valmistaa asiakastarpeen mukaan räätälöityjä johdinsarjoja ja valokuitutuotteita Tarjoaa erilaisia sähkömekaanisia kokoonpanopalveluita Pääasiakaskunta koostuu energia- ja elektroniikka-alan sekä lääketieteellisen teknologian edelläkävijöistä, kuten ABB, Eaton, Planmeca, Schneider Electric ja Vacon

10 Case: Crimppi Oy Crimpillä on käytössään OneWay Ostolaskupalvelu joka sisältää skannaus- ja sähköpostiskannaus ominaisuudet OneWay toteutti Crimpille tilaus- ja laskuyhteyden Crimpin ja heidän asiakkaansa välille. Myyntitilaukset muunnetaan OneWayn palvelimella sellaiseen muotoon, että ne voidaan lukea suoraan Crimpin tietojärjestelmään. Tilauksen mukana tulevat tiedot tilattavien nimikkeiden, revisioiden ja määrien lisäksi muun muassa toivotuista toimitusajoista ja toimitustavoista Crimpille toteutettiin selainpohjainen tilausten raportointijärjestelmä, jonka avulla tiedot tilatuista tuotteista ja tuotteiden toimitusajoista saadaan tietojärjestelmän tietokannasta suoraan tuotantotiimien näytöille. Crimpin tietojärjestelmä muodostaa laskusanoman asiakkaalle. Sanoma muunnetaan OneWayn palvelimessa asiakkaan kanssa sovittuun muotoon ja toimitetaan sähköisesti perille.

11 Kiitos! OneWay Sanomanvälitys Oy Tiedekatu 2, Seinäjoki Puh