Sanna Nupponen-Nymalm Sodexo Oy

Transkriptio

1 Sanna Nupponen-Nymalm Sodexo Oy

2 Sodexo - jokaisesta päivästä parempi Olemme luotettava kumppani, joka tuottaa kokonaisvaltaisia palveluita. Osaamisemme tukee asiakkaidemme menestystä ja kehitystä. Tehtävämme Missiomme Visiomme on parantaa päivittäisen elämän laatua. on tehdä jokaisesta päivästä parempi. on olla maailmanlaajuisesti paras yhteistyökumppani elämänlaatua parantavien palveluiden alalla.

3 Yritys Sodexo Oy on kokonaisvaltaisia tilapalveluja tarjoava suomalainen yritys, joka kuuluu kansainväliseen, alallaan johtavaan Sodexokonserniin. Toimialamme Suomessa Ruokailupalvelut Toimitilapalvelut Kiinteistö- ja turvallisuuspalvelut Toimitilajohtaminen

4 Avainluvut Sodexo Oy Sodexo Group Liikevaihto 153,1 milj. euroa Liikevaihto 15,3 mrd. euroa Liikevoitto Tulos 1,7 milj. euroa 1,9 milj. euroa Työntekijöitä Toimipaikkoja Työntekijöitä Toimipaikkoja 400 Toimintaa Asiakasta päivittäin 80 maassa 50 milj. Maailmanlaajuinen johtaja useilla markkina-alueilla Työnantajana Työnantajana Maailman 21. suurin Euroopan 7. suurin

5 TAUSTAT & TAVOITTEET

6 Taustaa Yrityksestä puuttui keskitetty HR -järjestelmä, henkilötiedot käsiteltiin vanhenevassa palkkajärjestelmässä Vanhan järjestelmän kehitysmahdollisuudet rajalliset Konsernitasolla ei globaalia ratkaisua Palkkapalveluiden tehostaminen ajankohtaista vastaamaan paremmin liiketoiminnan asettamia vaatimuksia Työvuorosuunnittelu ja raportointi Excel-pohjaista HR lomakkeiden (matkat, lomat jne.) käsittely manuaalista

7 Tavoitteet Toiminnan automatisointi (tehostaminen) Toiminnan varmistaminen (palkkapalvelut) Taloudelliset tavoitteet (säästöt) Nopea käyttöönotto Mahdollisuus mukauttaa ratkaisua tilanteiden mukaan

8 Päätökset Palkkapalvelujen ulkoistaminen Zalaris Oy:lle HR järjestelmän käyttöönotto SAP HR (Zalaris OY) Työaikasuunnitteluohjelman käyttöönotto Aikajana (Procomp Oy)

9 Projektin eteneminen Palkanlaskennan ulkoistus: marraskuu 2009 Aikajana määrittelyt kesällä 2009 käyttöönotto 2011 alussa HR SAP: määrittelyt loka 2009 tammi 2010 käyttöönotto henkilöstönhallinnan osalta tammi-helmikuu 2010 käyttöönotto palkanlaskennan osalta huhtikuu 2010

10 JÄRJESTELMÄ

11 Järjestelmäkokonaisuus SAP ERP 2005 OM -Organizational Management PA -Personnel Administration PD -Personnel Development Payroll Time (osittain) Travel SAP Portal Käytössä toimistolaisille ja kentän esimiehille Matkalaskut Lomat Työaikapoikkeamat Aikajana Kentän työvuorosuunnittelun työkalu Suunnittelun lisäksi toteutuneet tunnit

12 Sodexo Zalaris Procomp SAP FICO Aika SAP HR AIKA JANA Kirjanpito Kirjanpito Aika Perustiedot

13 Liittymät SAP HR Perustiedot AIKAJANA AIKAJANA Työaika SAP HR SAP HR Kirjanpito SAP FICO Siirrot toimittajien järjestelmien välillä ajastettuna Sodexon palvelimen kautta Aikajana -> SAP HR tiedostot xml formaatissa SAP HR -> SAP FICO tiedostot txt muodossa, sisäänajo SAP FICO:n aiempaa järjestelmää varten luodulla ohjelmalla

14 Lessons learned

15 Lessons learned Tahtotilan kirkastaminen mahdollisimman tarkalle tasolle aikaisessa vaiheessa jokainen eiku toteutusvaiheessa maksaa määrittelyyn käytetty aika maksaa itsensä takaisin Prosessit suurennuslasin alle Uuden järjestelmän rakentaminen tukemaan kuolevia prosesseja ei ole kustannustehokasta Ei unohdeta standardia räätälöinti maksaa aina, tarpeiden kyseenalaistamisella säästöjä Tulevaisuutta ajatellen onko käyttöönotettavat toiminnallisuudet riittäviä myös X vuoden päästä? onko muutospyyntöjä tehtäessä pidetty mielessä jatkokehitys? Roolit ja vastuut selviksi asiakkaan ja toimittajien välillä talon sisällä viranomaisraportointi yms. aikataulut

16 Lessons learned Oman väen osaamisen tärkeys päätöksiä tehtäessä Toimittaja ei voi tehdä päätöksiä asiakkaan puolesta Poistuvan järjestelmän tietojen perkaaminen olennaista uuden järjestelmän toimivuuden kannalta Kolmen projektin yhteensovittaminen oli oikea ratkaisu, vaikkakin vaati sisäisiltä resursseilta paljon Ulkopuolinen projektijohto auttoi kokonaisuuden hallinnassa kommunikointi kahden toimittajan kanssa Asiakkaan tulee säilyttää tiukka ote projektista koko ajan Vastoinkäymisiin tulee varautua ja kommunikointi alentaa muutosvastarintaa. Käyttäjien koulutus ja tuki tuotantoon menon jälkeen järjestelmä toimii juuri niin hyvin kuin sitä osataan käyttää

17 Tilanne tänään HR SAP järjestelmä käytössä, ei merkittäviä haasteita Työajansuunnittelujärjestelmä tuotantoon, liittymä SAP -järjestelmään toimii Palkkapalvelujen ulkoistamisen laatutavoitteet ylittäneet SLA -sopimuksen tavoiterajan ja laatu vakiintunut erinomaiselle tasolle. Tavoitteiden saavuttaminen kaikilla sektoreilla todennäköistä.

18 2011