Uudet toimintamallit. Sanomalehtijakelun tiedonsiirron uudet toimintamallit ja niiden mahdollisuudet

Transkriptio

1 Sanomalehtijakelun tiedonsiirron uudet toimintamallit ja niiden mahdollisuudet Bernt Söderlund Jakelun ajankohtaispäivä , Otaniemi Uudet toimintamallit Entistä enemmän yhteistyötä lehtien kesken, jakeluorganisaatioiden ja julkisten osoitetahojen kanssa itse jakelupalvelujen yhä lisääntyvästä kilpailusta ja ulkoistamiskehityksestä huolimatta! vähemmän ristiriitaisia rinnakkaisrekistereitä suorat käyttöliittymät jakeluorganisaatioille, mm. extranet reaaliaikaisyhteyksiä, mm. jakelulaatuun liittyvät äänipalvelut uusia osoite- ja kommunikointistandardeja Siirtyminen jatkuvista jokapäiväisistä tilaustiedoista ja niihin liittyvistä muutostiedoista asiakkaiden ja markkinoinnin tarvitsemiin päiväkohtaisiin tuotetietoihin Lisää rekisterien perustietojen automaattista päivitystä Rekisteripäivitykset tehdään kerralla, kaikkien niitä tarvitsevien osapuolten käyttöön Jakajien tai asiakaspalvelun havaitsemat osoitevirheet palautetaan systemaattisesti ja korjataan tietojen alkuperäisrekistereihin 1

2 Perusosoitteiden muutostiedot käsitellään keskitetysti ajoissa Kunnat ylläpitävät ajoissa rakennusten ja huoneistojen osoitetietoja Kuntien rakennusviranomaiset päivittävät osoitetiedot Rakennus- ja huoneistojen muutostiedot päivittyvät etukäteen automaattisesti väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmän kautta uudet ja poistuneet osoitetiedot muuttuneet osoitetiedot Tiedot sisältävät lähes kaikki tarvittavat osoitteiden tunnus-, ominaisuus- ja synonyymitiedot Päivitetyt tiedot ovat heti kaikkien varhaisjakelulehtien käytössä Havaitut puuttuvat tai virheelliset osoitetiedot palautetaan alkuperäisrekisteriin tarkistusta ja tarvittavaa korjausta varten Tarpeet ja puutteet standardoinnilla kuntoon (JHS Postiosoitestandardi, saari-,liiketila- ja käyntiosoitestandardit) Huom! Kaikkiin muutostietoihin liittyy muutospäivämäärä Muuttuneita osoitetietoja ei enää tarvitse alkaa selvittää vasta kun asiakkaat niitä tarvitsevat! Jakelurakennetietojen muutostiedot heti oikeina kaikkien käyttöön Jakeluorganisaatiot vastaavat osoitteiden jakelurakennetiedoista Jakeluorganisaatioilla on käyttöliittymäyhteys kustantajien järjestelmiin voimassa olevien tietojen tarkistamiseen jakelurakennetietojen päivitystä tai välitystä varten Päivitetyt rakennetiedot heti samanlaisina kaikkien varhaisjakelulehtien käyttöön Osa jakelurakennetiedoista, kuten viikonloppujakelureittien ja yhteislaatikoiden osoiterakennetiedot ovat silti vieläkin osin vain kuljettajien tai jakajien päässä Rakennemuutokset tulevat astua samanaikaisesti voimaan! Myös jakelurakennetietojen keskeinen ominaisuustieto on muutoksen päivämäärä, mistä löytyy esim. osoitteen postinumeron muutospvm? 2

3 Jaettavat tuotetiedot ovat valmiiksi yhä päiväkohtaisempia Muutostapahtumapäivitys aiheuttaa rinnakkaisrekistereihin liikaa virheitä Levikkijärjestelmät ja niiden käyttäjät tuottavat virheellisiä tapahtumia Rinnakkaisrekistereiden virheet kertautuvat nopeasti Jakelun onnistuminen muistinvaraisesti muutostietojen perusteella käy yhä vaikeammaksi ja muutosten teko vie jakajilta yhä enemmän aikaa Siksi esim. Uudellamaalla ollaan jo siirtymässä kokonaan päiväkohtaisten jakolistojen käyttöön Muutosten tekoaikaa säästyy mutta jakolistaa täytyy jakaessa lukea Kustantajat ylläpitävät jaettavat päiväkohtaiset tuotetiedot tarvittavassa muodossa Jakelun tiedonsiirron runkoverkko Varhaisjakelun tiedonsiirron runkoverkkona ovat sanomalehdet, koska Sanomalehdet nippukääreineen ja irrallisine tiedotteineen tavoittavat päivittäin jakajat Paperi on edelleen jakajienkin edullisin ja toimivin käyttöliittymä Sähköinen jakokirja on toistaiseksi parhaimmillaan paperisena Paperia tarvitaan vielä pitkään ainakin häiriötilanteissa Tiedonsiirron solmukohtien kriittiset pisteet ovat ajoitukselliset Asiakaspalvelun osoitteenmuutosajat venytetään mahdollisimman myöhäisiksi Viikonloput ja erikoispyhät vaativat erikoisjärjestelyjä Paikallisten ykköslehtien käyttö tiedonvälitysverkon solmupisteinä on yleensä iltaisin tai viikonloppuisin mahdotonta 3

4 Asiakas-, tilaus-, osoite-, ja jakelurakennetiedot erilleen toisistaan Vanhoissa levikkijärjestelmissä jouduttiin usein lisäämään osoite- ja jakelurakennetiedot asiakastietojen sekaan Hyvinkin erilaiset paikalliset jakelurakennestandardit syntyivät näin etenkin viikonloppujakeluihin kaikkien jakeluun halukkaiden lehtien sovellettavaksi: Snimi Enimi Su 3/2 Heittolaatikkot<33/A<<L 3/23 Snimi Enimi/LTK 1360 Heittolaatikkot 557 Snimi Enimi Heittolaatikkot 61 LS 125 Snimi Enimi Heittolaatikkot 10 L 700 Snimi Enimi /S 3/1 Heittolaatikkot<490<< L 3/9 Snimi Enimi S<<<1696<<Heittolaatikkot<10/A Snimi Enimi S<313c<<Heittolaatikkot 38 as 1 Snimi Enimi/ S 3 Heittolaatikkot<9<<L 3/34 Snimi Enimi Su Heittolaatikkot<10<<La 3/39 Osoite- ja jakelurakenteiden standardoinnin ja uusien yhä itsenäisempien rakenneratkaisujen myötä voidaan myös sanomalehtialalla käyttöönottaa yleisempiä asiakas- ja tuotehallintajärjestelmiä Asiakkaiden yhä laajempi itsepalvelu mahdollistuu Lukijat voivat itse kuittauttaa jakelua koskevat tilausmuutostietonsa Tämä edellyttää, että kaikki jakelun rakenne- ja palvelutiedot ovat saatavilla Asiakaspalvelu tehostuu ja sen joustavuus paranee 4

5 Uudet toimintamallit mahdollistavat Asiakas-, osoite- ja jakelurakennetietojen ylläpidon erillään toisistaan Vähemmän rinnakkaisrekistereita Vähemmän tietojen tapahtumapäivitystä Siirtymisen jatkuvista jokapäiväisistä tilaustiedoista tilaajien ja markkinoinnin tarvitsemiin usein päiväkohtaisiin tuotetietoihin Vähemmän manuaalista ylläpitoa Muutosten tekemisen kerralla, kaikkien tarvitsevien osapuolien käyttöön Systemaattisen palautteenannon havaituista virheistä ja niiden korjauksen tietojen alkuperäisrekistereihin Enemmän yhteistyötä Lisää järjestelmäintegrointia Lisää standardointia Yhä nopeamman ja tarkemman jakelun ilman nimiä ja osoitteita lehdissä Vähemmän virheitä Paremman asiakaspalvelun laadun 5