Johdanto. Unifaun Online UNIFAUN

Transkriptio

1 Johdanto Unifaun Online UNIFAUN 3. ELOKUUTA 2016

2 Sisällysluettelo 1 Unifaun Online käyttöliittymän johdanto Perustietoa Tiedon hakeminen Tietojen syöttäminen Unifaun Online tietokantasi Oma tili Asetukset Aloita Unifaun Online palvelun käyttö Sisäänkirjatuminen Rekisteröi lähettäjiä Rekisteröi vastaanottajia Tulosta rahtiasiakirjoja Tulostussuosikit Uusi tulostussuosikki EDI-tiedonsiirto ja Peruutus Ohje JOHDANTO 2 / 13

3 1 Unifaun Online käyttöliittymän johdanto 1.1 Perustietoa Vasemmalla olevasta valikosta on helppo hahmotella käyttöliittymä. Ylimpänä löydät painikkeen jonka avulla pääset takaisin etusivulle, ja josta voit lukea ajankohtaiset palvelun käyttöön liittyvät uutiset ja tiedotteet. Kaikki Unifaun Online toiminnot löytyvät valikosta. LÄHETYSASIAKIRJAT: Täältä tulostat osoitekortit ja muut rahtiasiakirjat, joko luomalla lähetyksen tai käyttämällä tulostussuosikkia. Voit myös tilata noudon tavaralle (Huom! Toimii vain tiettyjen rahdinkuljettajien kanssa). HALLINTA: Täältä hallinnoit lähettäjiä ja vastaanottajia sekä luot tulostussuosikkeja. Tarkka sisältö määrittyy rahdinkuljettajasi sekä Unifaunin kanssa tehdyn sopimuksen mukaan. Tästä löydät myös käyttäjätietosi sekä tilillesi tallennetut asetukset. HISTORIA: Täältä näet lähetyshistorian 6 kuukautta taaksepäin. Voit myös seurata tehtyjen lähetyksien statuksia, luoda vierastilejä sekä aktivoida ja käyttää hakusuosikkeja. ASETUKSET: Täältä voit muuttaa asetuksia, jotka helpottavat työskentelyäsi Unifaun Onlinessa. OHJE: Täältä löydät Unifaun Online ohjesivun, tietoa käyttäjätunnuksestasi, kirjautumisestasi ja tietokoneympäristöstäsi, sekä tukilomakkeen asiakastuelle. Valikon alaosaa voit muokata haluamallasi tavalla. Voit esimerkiksi tuoda näkyviin tulostussuosikkeja. Valitse ASETUKSET > Käyttöliittymä muokataksesi valikkoa. JOHDANTO 3 / 13

4 Vasemmasta olevasta valikosta löydät myös painikkeen, jolla kirjaudut ulos Unifaun Online palvelusta. On erittäin suositeltavaa että kirjaudut ulos aina, kun et ole tietokoneesi ääressä. Näin varmistat, ettei kukaan ulkopuolinen pääse käsiksi sinun yrityksesi tietoihin. Alimpana löytyvät painikkeet joiden avulla kielen voi vaihtaa, tai. Lilat painikkeet vievät sinua tehtävässäsi eteenpäin, esimerkiksi sen, esimerkiksi., tai vastaavasti keskeyttävät 1.2 Tiedon hakeminen Hakeaksesi tietoa aloitat valitsemalla valikosta haluamasi toiminnon. HALLINTA > Lähettäjä, Vastaanottaja, Tulostussuosikki ja Vieraskirjautuminen. LÄHETYSASIAKIRJAT > Arkistoidut tulosteet ja Lähetyslistat. HISTORIA > Tehdyt lähetykset ja vastaanotetut EDI-tiedostot. Useimmat hakusivut, esim. sivu jossa haet tiettyä vastaanottajaa, sisältävät yhdistelmän erilaisia kenttiä. Ensimmäiseen kenttään kirjoitat hakuarvon, toiseen mitä hakusanaa haet, ja vastaavasti kolmanteen kenttään kuinka vertailu tehdään. Valittuasi nämä kolme arvoa, paina. Haku tuottaa listan haun osumista. Jokainen rivi edustaa yhtä tietuetta, vastaten antamiasi hakuarvoja. Jokaisen rivin vasemmalla puolella löytyy kolme symbolia. Nämä toimivat linkkeinä seuraavasti: Näytä tiedot Muokkaa tietoja JOHDANTO 4 / 13

5 Poista tietue tietokannasta Mikäli tietuetta ei voida poistaa tai muokata, kyseinen symboli puuttuu rivin vierestä. 1.3 Tietojen syöttäminen Halutessasi lisätä tai muokata tietoja, huomioithan että osa tiedoista voi olla piilossa. Silloin näet vain otsikon ja vasemmalla symbolin, esim.. Paina painiketta nähdäksesi piilossa olevat tiedot, ja vastaavasti piilottaaksesi tiedot uudelleen. Tietyissä tapauksissa valintasi voi johtaa myös siihen, että tiedot tulevat automaattisesti näkyviin. Otsikon oikealla puolella näkyy kysymysmerkki jos tietojen sisältöön liittyy ohje, esim.. Paina kysymysmerkkiä nähdäksesi ohjeen. Tietyt kentät voivat myös itsessään sisältää niihin liittyviä ohjeita. Silloin kysymysmerkki on kentän vasemmalla puolella, esim.. Muut kentät voivat sisältää ohjeistuksen siitä, kuinka syötät kenttään tietoa. Silloin kentän nimen vasemmalla puolella näkyy huutomerkki, esim.. Paina huutomerkkiä nähdäksesi ohjeistuksen. Mikäli tieto on pakollinen arvo, näkyy kentän oikealla puolella pieni musta tähti: *. Täytettyäsi tarvittavat tiedot, paina viedäksesi tehtävän päätökseen. Niissä tapauksissa joissa tarvitaan lisää tietoja seuraavalla sivulla, painetaan. Voit törmätä viesteihin joissa kerrotaan että pakollisia kenttiä pitää täyttää, tai että jokin arvo on virheellisesti syötetty. Täytä pakolliset kentät, tai muokkaa virheellisesti syötettyjä tietoja ja paina uudestaan joko tai. Mikäli haluat keskeyttää tehtävän, paina. 1.4 Unifaun Online tietokantasi Sinulla on oma osasi Unifaun Online tietokannasta, jossa voit tallentaa esimerkiksi vastaanottajia ja tulostussuosikkeja, ja nämä ovat vain sinun käytössäsi olevaa tietoa. Voit luottaa siihen, että kukaan muu ei pääse tietoihisi käsiksi. 1.5 Oma tili Painamalla YLLÄPITO > Oma tili, voit tarkastella sekä muokata yksilöllisiä käyttäjätietojasi. Napsauttamalla ja sitten jokaisessa lohkossa painiketta, voit muokata esimerkiksi käyttöliittymää ja erilaisia rahdinkuljettajakohtaisia asetuksia. Paina muutokset ja palataksesi edelliseen vaiheeseen tallentamatta. tallentaaksesi tekemäsi JOHDANTO 5 / 13

6 Muuttaaksesi osoitetietojasi painat, jonka jälkeen täytät pakolliset kentät ja painat. On erittäin tärkeää että näitä tietoja päivitetään, koska ne toimivat myös tilisi yhteystietoina. 1.6 Asetukset Kohdasta ASETUKSET voit myös muokata käyttäjätunnusasetuksiasi. Mitä valikon alta näkyy, riippuu käyttäjäprofiilistasi. Käyttöliittymä Kohdasta käyttöliittymä voit muokata oikopolkujen asetuksia. Oikopolut löytyvät sittemmin vasemmanpuoleisesta valikosta. Paina, valitse halutut pikavalinnat ja napsauta, jonka jälkeen napsauta PDF nähdäksesi muutokset. Jos tilille on aktivoitu streamed PDF-tulostus, voit täällä valita mallin osoitetarralle. Näkyy ainoastaan mikäli streamed PDF-tulostus on Unifaunin toimesta aktivoitu. Yleiset Täältä löydät muut yleiset asetukset profiilillesi, kuten pikahakuarvot ja maakohtaiset asetukset. Tulostuksen hallinta Unifaun Online käyttää tulostamiseen Unifaun OnlinePrinter liitännäisohjelmaa. Järjestelmä on etukäteen asetettu tulostamaan oletustulostimestasi osoitekortteja ja rahtikirjoja. Mikäli haluat muuttaa tulostusasetuksiasi, esim. tarratulostimelle, teet sen painamalla ASETUKSET > Tulostusasetukset ja valitsemalla Tulostusasetukset, opastettu (suositellaan). Asetuksia muuttaessasi voit samalla tulostaa sekä testiosoitekortin että -rahtikirjan. Ohje sivulla löydät ohjeen tulostusasetuksille, Tulostusasetukset. JOHDANTO 6 / 13

7 Tulostus tapahtuu JAVA ohjelmointituella. Mikäli sinulla ei ole JAVA asennettuna, avautuu ensimmäisen tulostuksesi yhteydessä asennusohje. Ennen kuin aloitat tulostusliitännäisen käytön, on erittäin tärkeää että hyväksyt ohjeen käynnistyksen yhteydessä näkyvät lisenssiehdot. Istunto OHJE otsikon alta löydät erilaisia tukivaihtoehtoja. Painamalla OHJE > Istunto, näet tietoa tilistäsi sekä tietokoneympäristöstäsi. Tietoja kannattaa hyödyntää mahdollisessa asiakastukitilanteessa. Seuraavat tiedot näkyvät: Perustieto Selaintiedot Lisenssiavaimet Oikeudet 2 Aloita Unifaun Online palvelun käyttö Tämä on kuvaus Unifaun Onlinen perustoiminnoista jotka sinun tulee tuntea voidaksesi aloittaa järjestelmän käytön. Tulostushallinnan asetukset Rekisteröi lähettäjiä Rekisteröi vastaanottajia Tulosta rahtiasiakirjoja Luo tulostussuosikkeja Ohje Lisää informaatiota löydät Unifaun Online Ohjesivulta. 2.1 Sisäänkirjatuminen Mene osoitteeseen Täytä Unifaunilta saamasi käyttäjätiedot ja klikkaa. JOHDANTO 7 / 13

8 2.2 Rekisteröi lähettäjiä Valitse HALLINTA > Lähettäjä >. Perustiedot osiossa lisätään lähettäjän nimi ja mahdollinen pikahakuarvo. Voit myös valita onko lähettäjä myös vastaanottaja. Lähettäjä ja vastaanottaja lisätään samalla tavalla. Laita raksi ruutuun Lähettäjä ja mahdollisesti myös Vastaanottaja. Jos laitat raksin molemmille, ei sinun tarvitse uudestaan lisätä vastaanottajaa kohdasta Vastaanottaja. Täytä seuraavat tiedot: 1. Käyttäjätiedot ja yhteystiedot jotka näkyvät osoitekorteissasi. Yksilöllinen pikahakuarvo kannattaa lisätä, mikäli sinulla on useita lähettäjiä. 2. Tilitiedot, mikäli tulet käyttämään Jälkivaatimusta/Postiennakkoa. JOHDANTO 8 / 13

9 3. Kuljettajakohtaiset tiedot valitsemallesi kuljettajalle. esim. maksava asiakasnumero sekä lavarekisterinumero. Jos kuljettajan alta löytyy EDI-osoite, täytä tähän vain kuljettajalta saamasi arvo. Mikäli et ole saanut EDI-osoitetta, ota yhteyttä kuljettajaan. 4. Napsauta kuljettaja nimen edessä olevaa merkkiä saadaksesi näkyviin kaikki kentät. Ennen kuin napsautat merkkiä: Napsautettuasi merkkiä: 5. Napsauta. Voit lisätä uuden lähettäjän myös luodessasi uutta yksittäistä lähetystä, LÄHETYSASIAKIRJAT > Luo lähetys. Napsauta painiketta Lähettäjä osiossa, ja napsauta sitten. 2.3 Rekisteröi vastaanottajia Valitse YLLÄPITO > Vastaanottaja >. Perustiedot osioon lisätään vastaanottajan nimi ja mahdollinen pikahakuarvo. Voit myös valita onko vastaanottaja myös lähettäjä. Lähettäjä ja vastaanottaja lisätään samalla tavalla. Laita raksi ruutuun Vastaanottaja ja mahdollisesti myös Lähettäjä. Jos laitat raksin molemmille, ei sinun tarvitse uudestaan lisätä vastaanottajaa kohdasta Vastaanottaja. Täytä tiedot samaan tapaan kuin lähettäjälle. Voit myös tuoda vastaanottaja rekisterin toisesta järjestelmästä. Lue lisää Tuo osoiteluettelo ohjeesta. Kolmas vaihtoehto on lisätä vastaanottaja luodessasi uutta yksittäistä lähetystä, LÄHETYSASIAKIRJAT > Luo lähetys. Napsauta Lähettäjä osiossa ja napsauta sitten. JOHDANTO 9 / 13

10 2.4 Tulosta rahtiasiakirjoja Ollessasi kirjautuneena Unifaun Online palveluun, tehtyäsi välttämättömät asetukset sekä lisättyäsi vähintään yhden lähettäjän ja vastaanottajan, tulee sinun tehdä testilähetys. 1. Napsauta LÄHETYSASIAKIRJAT > Luo lähetys. 2. Valitse yksi lähettäjä listasta tai hae lähettäjää hakuarvojen perusteella. Halutessasi väliaikaisesti muuttaa valitsemaasi lähettäjää, napsauta. Muokkaus koskee vain senhetkistä lähetystä. Voit myös rekisteröidä uuden lähettäjän joka koskee vain tekemääsi lähetystä, jos et valitse muutosten päivittämistä osoitekirjaan. 3. Valitse yksi vastaanottaja listasta tai hae vastaanottaja hakuarvojen perusteella. Halutessasi väliaikaisesti muuttaa valitsemaasi vastaanottajaa, napsauta. Muokkaus koskee vain senhetkistä lähetystä. Voit myös rekisteröidä uuden vastaanottajan joka koskee vain tekemääsi lähetystä, jos et valitse muutosten päivittämistä osoitekirjaan. 4. Valitse palvelu ja napsauta. 5. Täytä muut tiedot kuten kuljetusohjeet, lisäpalvelut, kollimäärä jne. 6. Täytettyäsi muut tiedot valitse yksi seuraavista vaihtoehdoista: Rahtikirja tulostuu mutta noutoa ei varata. Halutessasi varata noudon klikkaat tulostuksen ollessa valmis. Voit myös varata noudon tulostettuasi päivän lähetykset. Napsauta LÄHETYSASIAKIRJAT > Noutotilaus. Löydät täältä tulostetut lähetykset koottuna ja voit tilata niille noudon. Huom. Tämä vaihtelee eri palvelujen välillä. Tilaus arkistoidaan tulostusarkistoon, RAHTIASIAKIRJAT > Tulostusarkisto. Täältä voit myöhemmin tulostaa lähetyksen tai muokata lähetystä ennen tulostusta. 7. Tarkista että lähetyksen tiedot ovat oikein. 8. Jos lähetys ei tulostu, tarkista että tulostusasetukset ovat oikein, ASETUKSET > Tulostusasetukset. 2.5 Tulostussuosikit Päästäksesi nopeasti käyntiin Unifaun Online palvelun käytössä ja samanaikaisesti tehostaa lähetystesi hallintaa, voit käyttää tulostussuosikkeja. Tulostussuosikit ovat pohjia joihin valitset vastaanottajan, lähettäjän, lisäpalvelut, sisällön jne. Valitut arvot toimivat valikoimana tietylle tulostussuosikille. Tulostussuosikki ei ole kiinteä pohja, vaan mahdollisuus sinulle ohjata ja rajoittaa valintoja lähetystä tehdessä. HUOM! Mieti kuljetustarpeitasi, mitä palveluita ja lisäpalveluita käytät, sekä minkä lähettäjien ja vastaanottajien välillä lähetät usein lähetyksiä. Voit luoda niin monta tulostussuosikkia kuin tarvitset. JOHDANTO 10 / 13

11 2.6 Uusi tulostussuosikki Napsauta YLLÄPITO > Tulostussuosikit >. Perustiedot osiossa annat tulostussuosikille nimen ja halutessasi kuvauksen. Näet nimen valitessasi mitä tulostussuosikkia käytät. Jos sinulla on käytössä Profiilinhallinta, valitse myös mihin profiiliryhmään tulostussuosikki kuuluu. Mitä lähettäjiä käytät? Napsauta Lähettäjä ja Vastaanottaja osiossa. Mene Lähettäjä osioon. Jos haluat rajatun valikoiman lähettäjiä, käytä Suodatus-toimintoa. Halutessasi vain yhden lähettäjän, valitse lähettäjä kohdassa Esivalittu lähettäjä. Voit valita onko lähettäjä Piilotettu, jos et halua nähdä tätä tietoa tehdessäsi lähetystä. Voit myös valita onko lähettäjä Lukittu, näin et voi valita muuta lähettäjää tehdessäsi lähetystä. Valitse Oletustila. Voit valita Rekisteröi uusi/muokkaa esivalittu mikäli haluat aina mahdollisuuden rekisteröidä uuden lähettäjän, tai Valitse osoitekirjasta mikäli haluat että lähettäjä aina valitaan osoitekirjasta. Valitse Lukittu oletustilaan, mikäli haluat, ettei lähettäjää voi vaihtaa lähetystä tehdessä. Valitse Älä koskaan ehdota lähettäjää mikäli haluat että lähettäjä kenttä on tyhjä kun lähetyksen tekeminen aloitetaan. Näin voit välttää väärän vastaanottajan valitsemisen. Valitse Pakollinen hakuarvo mikäli haluat että lähetystä tehdessä on aina annettava hakuarvo haettaessa lähettäjää, esim. pikahakuarvo. Valitse Vain tarkka haku mikäli haluat että lähetystä tehdessä lähettäjää voi hakea vain tietyllä hakuarvolla, esim. pikahakuarvolla. Napsauta sivulla. Napsauta Kenelle lähetät? tallentaaksesi tiedot ja palataksesi pääsivulle, tai jatka tietojen syöttämistä alempana palataksesi pääsivulle tallentamatta tietoja. Napsauta Lähettäjä ja Vastaanottaja osiossa. Mene Vastaanottaja osioon. Valitse Lähde, mikäli haluat että valinta tulee lähettäjä-tai vastaanottajarekisteristä. Halutessasi rajatun valikoiman, käytä Suodatus-toimintoa. Halutessasi vain yhden vastaanottajan, valitse vastaanottaja kohdassa Esivalittu vastaanottaja. Voit valita onko vastaanottaja Piilotettu, jos et halua nähdä tätä informaatiota tehdessäsi lähetystä. Voit valuta onko vastaanottaja Lukittu, näin et voi valita muuta lähettäjää tehdessäsi lähetystä. Valitse Oletustila. Voit valita Rekisteröi uusi/muokkaa esivalittu mikäli haluat aina mahdollisuuden rekisteröidä uuden lähettäjän, tai Valitse osoitekirjasta mikäli haluat että lähettäjä aina valitaan osoitekirjasta. JOHDANTO 11 / 13

12 Valitse Lukittu oletustilaan, mikäli haluat, ettei vastaanottajaa voi vaihtaa lähetystä tehdessä. Valitse Älä koskaan ehdota vastaanottajaa mikäli haluat että vastaanottajan kentät ovat tyhjät kun lähetyksen tekeminen aloitetaan. Näin voit välttää väärän vastaanottajan valitsemisen. Valitse Pakollinen hakuarvo mikäli haluat että lähetystä tehdessä on aina annettava hakuarvo haettaessa vastaanottajaa, esim. pikahakuarvo. Valitse Vain tarkka haku mikäli haluat että lähetystä tehdessä vastaanottajaa voi hakea vain tietyllä hakuarvolla, esim. pikahakuarvolla. Napsauta tallentaaksesi tiedot ja palataksesi pääsivulle, tai jatka tietojen syöttämistä alempana sivulla. Napsauta palataksesi pääsivulle tallentamatta tietoja. Tarvittaessa voit määritellä myös seuraavat osiot: Toimitusosoite, Palautusosoite, Maksaja, rahti, Tullimaksaja ja Maksaja, vero, samalla tavalla kuin määrittelit lähettäjän ja vastaanottajan. Mitä palveluita ja lisäpalveluita käytät? Voit rajoittaa mitkä palvelut ja lisäpalvelut ovat käytettävissä tulostussuosikissa. Klikkaa Lisäpalvelut osiossa. Palvelu ja Mikäli haluat määritellä käytettäväksi tietyn palvelun, valitse se pudotusvalikosta Palvelu. Voit valita onko palvelu Piilotettu, jos et halua nähdä tätä informaatiota tehdessäsi lähetystä. Voit valita onko palvelu Lukittu, näin et voi valita muuta palvelua tehdessäsi lähetystä. Laita rasti ruutuun Normaali etiketti, Palautus osoitekortti tai molemmat. Voit myös piilottaa valinnan. Valitse Käytä lähettäjän osoitetta osoitekortissa mikäli haluat sen näkyvän osoitekortilla nouto-osoitteen sijaan. Valitse haluamasi Lisäpalvelut. Riippuen valitsemistasi lisäpalveluista, saatat joutua lisäämään tietoja. Voit myös valita halutako piilottaa tai lukita lisäpalvelun. Napsauta tallentaaksesi tiedot ja palataksesi pääsivulle, tai jatka tietojen syöttämistä alempana sivulla. Napsauta palataksesi pääsivulle tallentamatta tietoja. Voit myös muokata tulostussuosikkia Lähetys ja Kollit osiossa. Voit esimerkiksi syöttää standardiarvoja, lukita, piilottaa tai merkitä arvoja pakolliseksi. Täällä voit myös määritellä arvoja kuten kollien määrän, painon ja kollilajin. Nämä arvot ovat usein pakollisia palveluille. Määritettyäsi kaikki haluamasi arvot, on tulostussuosikki valmis ja voit napsauttaa. Voit milloin tahansa napsauttaa muokkaamisen tallentamatta muutoksia. mikäli haluat keskeyttää tulostussuosikin luomisen tai JOHDANTO 12 / 13

13 2.7 EDI-tiedonsiirto ja Peruutus On tärkeää, että poistat ja/tai peruutat virheelliset lähetykset tai tulostetut rahtiasiakirjat tililtäsi. On tärkeää että lähetyshistoria on todenmukainen. Tietyille palveluille kuljetusliikkeet saattavat laskuttaa EDI-tiedosta. Peruuttaaksesi lähetys, on sinun otettava yhteyttä kuljetusliikkeen asiakaspalveluun. Tämän kannattaa tehdä, jottei kuljetusliike laskuta sinua lähetyksistä joita et ole lähettänyt. Huom! EDI sanoma lähetetään rahdinkuljettajalle n. 5 minuutin kuluttua lähetyksen luomisesta. Lähetyksen peruutus tulee tehdä viiden minuutin sisällä lähetyksen luomisesta. Mikäli et tee peruutusta viiden minuutin sisällä, on sinun otettava yhteyttä rahdinkuljettajaan peruaksesi lähetys. 2.6 Ohje Ohjesivu Löydät lisää ohjeita napsauttamalla OHJE > Ohjesivu kirjauduttuasi Unifaun Onlineen. Täältä löydät ohjeita, ladattavia tiedostoja, esimerkkitiedostoja ym. Tekninen ongelma Mikäli sinulla on tekninen ongelma, tarkista järjestelmäntoimittajaltasi ettei ongelma johdu esimerkiksi tietokoneesta, verkosta tai internet yhteydestä. Support Jos et löydä ongelmaasi ratkaisua, ota yhteyttä Unifaunin asiakaspalveluun. Kirjaudu Unifaun Online tilillesi ja napsauta OHJE> Asiakastuki > voimme auttaa sinua mahdollisimman pikaisesti..täytä kaikki tiedot mahdollisimman tarkasti. Näin Sähköposti: support@unifaun.fi Puhelin: Arkipäivisin: 08:00-16:00 Varaudu antamaan asiakasnumerosi/käyttäjätunnuksesi ottaessasi yhteyttä Unifaun asiakaspalveluun. JOHDANTO 13 / 13