OPINNÄYTETYÖN MUUNTAMINEN PDF-MUOTOON. Päivi Toikkanen

Transkriptio

1 OPINNÄYTETYÖN MUUNTAMINEN PDF-MUOTOON Päivi Toikkanen

2 SISÄLTÖ Johdanto... 1 Erillisten tiedostojen yhdistäminen... 2 Tiedostojen yhdistäminen MS Word ohjelmalla... 2 Tiedostojen yhdistäminen MS Word ohjelmalla... 5 Tiedoston muuntaminen PDF-muotoon... 9 Erillisten PDF-tiedostojen yhdistäminen Miten ja missä voit muuntaa opinnäytetyösi PDF-muotoon? PDF-tiedoston tallentaminen Theseus-verkkokirjastoon... 14

3 1 JOHDANTO Keski-Pohjanmaan ammattikorkeakoulu otti syksyllä 2009 käyttöön Theseus-verkkokirjaston, jossa kaikkien ammattikorkeakoulujen opinnäytteet julkaistaan elektronisessa muodossa. Opiskelija vastaa itse opinnäytetyönsä tallentamisesta Theseukseen. Opinnäytetyön digitaalinen tallennus edellyttää sen kaikkien osien muuntamista PDF-muotoon. Parhaiten muunnostyö onnistuu, jos opinnäytetyö on alusta asti laadittu yhdeksi Word-tiedostoksi. Keski- Pohjanmaan ammattikorkeakoulussa on tekeillä valmis opinnäytetyöpohja, joka julkaistaan myöhemmin. Tässä ohjeessa kuvataan pääasiassa erillisten tiedostojen yhdistämistä ja yhdistetyn tiedoston muuntamista PDF-muotoon. Erillisten PDFtiedostojen yhdistäminen kuvataan vain lyhyesti. Koska suurimmassa osassa yksiköitä on jo käytössä uusin MS Office apuohjelmineen, tiedoston muuntamisessa käsitellään ainoastaan muuntoa MS Word ohjelmalla.

4 2 ERILLISTEN TIEDOSTOJEN YHDISTÄMINEN Jos opinnäytetyösi koostuu useasta erillisestä tiedostosta, kuten kansilehdestä, tiivistelmäsivuista, varsinaisista tekstisivuista ja liitesivuista, on ne yhdistettävä yhdeksi tiedostoksi ennen työn muuntamista PDFmuotoon. Tiedostojen yhdistämisen periaate on se, että työ jaetaan itsenäisiin osiin, jolloin niille voidaan tarvittaessa määrittää omat asetukset, tyylit ja sivunumerot. Ohjeessa kerrotaan, kuinka voit yhdistää erilliset tiedostot yhdeksi tiedostoksi joko MS Word tai MS Word tekstinkäsittelyohjelmilla riippuen siitä, kumpi ohjelma sinulla on käytössäsi. Tiedostojen yhdistäminen MS Word ohjelmalla 1. Avaa tyhjä asiakirja. 2. Valitse Lisää (Insert) -valikosta Tiedosto (File). Hae oman koneesi kohdekansiosta haluamasi tiedosto ja valitse se tiedostoluettelosta Lisää tiedosto (Insert File) -ikkunassa. Paina lopuksi Lisää (Insert) -painiketta.

5 3 3. Tallenna työ. 4. Mene viimeisen rivin loppuun. Valitse Lisää (Insert) -valikosta Vaihto (Break). Valitse Vaihto (Break) -ikkunassa Seuraava sivu (Next Page) kohdasta Osanvaihdot (Section Brakes). 5. Toista kohtia 2 4 niin kauan, kunnes kaikki erilliset tiedostot on liitetty yhdeksi tiedostoksi. 6. Varmista ennen työn lopullista muokkaamista, että yhdistämäsi tiedostot ovat varmasti erillisiä. Napsauta pikatyökaluista Näytä kaikki (Show/Hide) painiketta ( ). Nyt sinun pitäisi nähdä kaikki tiedoston kappalemerkit ja muut piilomerkit. Jokaisen liittämäsi tiedoston pe-

6 4 rässä pitäisi näkyä merkintä Osanvaihto (Seuraava sivu) [Section Break (Next Page)]. Napsauta Näytä (View) -valikosta Ylä- ja alatunniste (Header and Footer). Näet nyt ylätunnisteen vasemmalla puolella nimen Ylätunniste (Header) ja suluissa osan järjestysnumeron, esimerkiksi Osa 2 (Section 2). Jos ylätunnisteen oikealla puolella näkyy maininta sama kuin edellinen (Same as Previous), osan ylätunniste on silloin linkittynyt edellisen osan ylätunnisteeseen. Kun poistat Ylä- ja alatunniste (Header and Footer) -pikatyökalulaatikosta Linkitä edelliseen (Link to Previous) -valinnan, ylätunniste kohdistuu jatkossa vain kyseiseen osaan. 7. Muokkaa tiedostoa tarvittaessa Keski-Pohjanmaan ammattikorkeakoulun Opinnäytetyöohjeen mukaisesti. Ohje löytyy sekä oppimisportaalista ( opiskelijoiden etusivulta kohdasta Opiskelijapalvelut/Opinnäytetyöt ja kypsyysnäyte sekä Koulutuskirjaston sivuilta ( kirjasto) kohdasta Julkaisut. Jos työsi sisältää muilla kuin tekstinkäsittelyohjelmalla tehtyjä liitetiedostoja, toimit yhdistämisessä muuten edellä esitetyn ohjeen mukaan, mutta valitset kohdassa 2 Tiedosto-vaihtoehdon sijaan Objekti (Object), menet Luo tiedostosta (Create from File) -välilehdelle Objekti (Object) -ikkunassa ja haet yhdistettävän tiedoston Tiedoston nimi

7 5 (File name) -kenttään Selaa (Browse) -painikkeella. Painat lopuksi OKpainiketta. Saat tarvittaessa lisätietoja tiedostojen yhdistämisestä ohjelman mukana tulevasta ohjeesta, joka löytyy joko painamalla pikanäppäintä F1 tai valitsemalla Ohje (Help) -valikosta Microsoft Office Word Ohje (Microsoft Office Word Guide). Tiedostojen yhdistäminen MS Word ohjelmalla 1. Avaa tyhjä asiakirja. 2. Valitse Lisää (Insert) -valikko ja sen pikatyökaluriviltä Objekti (Object) ja edelleen Teksti tiedostosta (Text from File). Hae oman koneesi kohdekansiosta haluamasi tiedosto ja valitse se tiedostoluettelosta Lisää tiedosto (Insert File) -ikkunassa. Paina lopuksi Lisää (Insert) -painiketta.

8 6 3. Tallenna työ. 4. Mene viimeisen rivin loppuun. Valitse Sivun asettelu (Page Layout) -valikko ja sen pikatyökaluriviltä Vaihdot (Breaks) ja edelleen Seuraava sivu (Next Page) kohdasta Osanvaihdot (Section Breaks). 5. Toista kohtia 2 4 niin kauan, kunnes kaikki erilliset tiedostot on liitetty yhdeksi tiedostoksi. 6. Varmista ennen työn lopullista muokkaamista, että yhdistämäsi tiedostot ovat varmasti erillisiä. Napsauta Aloitus (Home) -valikon pikatyökaluista Näytä kaikki (Show/Hide) -painiketta ( ). Nyt sinun pitäisi nähdä kaikki tiedoston kappalemerkit ja muut piilomerkit. Jokaisen liittämäsi tiedoston perässä pitäisi näkyä merkintä Osanvaihto (Seuraava sivu) [Section Brake (Next Page)]. Napsauta Lisää (Insert) -valikon pikatyökaluista Ylätunniste (Header) ja edelleen Muokkaa ylätunnistetta (Edit

9 7 Header). Näet nyt ylätunnisteen vasemmalla puolella nimen Ylätunniste (Header) ja suluissa osan järjestysnumeron, esimerkiksi Osa 2 (Section 2). Jos ylätunnisteen oikealla puolella näkyy maininta sama kuin edellinen (Same as Previous), osan ylätunniste on linkittynyt edellisen osan ylätunnisteeseen. Kun poistat Rakenne (Design) -valikon pikatyökaluista Linkitä edelliseen (Link to Previous) - valinnan, ylätunniste kohdistuu jatkossa vain kyseiseen osaan. 7. Muokkaa tiedostoa tarvittaessa Keski-Pohjanmaan ammattikorkeakoulun Opinnäytetyöohjeen mukaisesti. Ohje löytyy sekä oppimisportaalista ( opiskelijoiden etusivulta kohdasta Opiskelijapalvelut/Opinnäytetyöt ja kypsyysnäyte sekä Koulutuskirjaston sivuilta ( kirjasto) kohdasta Julkaisut. Jos työsi sisältää muilla kuin tekstinkäsittelyohjelmalla tehtyjä liitetiedostoja, toimit yhdistämisessä muuten edellä esitetyn ohjeen mukaan, mutta valitset kohdassa 2 Teksti tiedostosta -vaihtoehdon sijaan Objekti (Object), menet Luo tiedostosta (Create from File) -välilehdelle Objekti (Object) -ikkunassa ja haet yhdistettävän tiedoston Tiedoston nimi (File name) -kenttään Selaa (Browse) -painikkeella. Painat lopuksi OK-painiketta.

10 8 Saat tarvittaessa lisätietoja tiedostojen yhdistämisestä ohjelman mukana tulevasta ohjeesta, jonka saat näkyviin painamalla joko pikanäppäintä F1 tai sinisellä pohjalla olevaa valkoista kysymysmerkkiä (?) sivun oikeasta yläkulmasta.

11 9 TIEDOSTON MUUNTAMINEN PDF-MUOTOON Kun olet saanut yhdistettyä opinnäytetyösi kaikki osat yhdeksi tiedostoksi ja kun olet tarkastanut ja viimeistellyt työsi, voit muuttaa sen PDF-muotoon. PDF (Portable Document Format) on kiinteää asettelua käyttävä sähköinen tiedostomuoto, joka säilyttää asiakirjan muotoilut ja tukee tiedostojen jakamista. Kun PDF-muotoinen tiedosto näytetään verkossa tai tulostetaan, sen muotoilut ovat täsmälleen tekijän tarkoittamassa muodossa, eikä tietoja voi helposti muuttaa. PDF-muotoa hyödynnetään usein myös painoon vietävissä asiakirjoissa. Jos käytät MS Word ohjelmaa, tiedoston muuntaminen PDF-muotoon edellyttää muunto-ohjelman käyttöä. Tarjolla on ilmaisia muuntoohjelmia kotikäyttöön, kuten pdf995 ( PDF- Creator ( ja primopdf ( Sinun kannattaa aina ensin ladata asennustiedosto esimerkiksi koneesi työpöydälle, josta käynnistät varsinaisen asennuksen. Asennus sujuu yleensä helposti noudattamalla oletusasetuksia. Jos sinulla on mahdollisuus käyttää uutta MS Word ohjelmaa, PDF-tiedoston luonti on huomattavasti vaivattomampaa. Tarvitset ainoastaan maksuttoman Tallenna PDF- tai XPS 1 -muodossa -apuohjelman, jonka saat haettua Microsoftin Download Center -sivustolta ( Search.aspx?displaylang=fi). 1 XPS (XML Paper Specification) on PDF-tiedostomuodon lailla kiinteää asettelua käyttävä sähköinen tiedostomuoto, joka säilyttää asiakirjan muotoilut. XPS-muotoisia tiedostoja voidaan tarkastella erityisellä katseluohjelmalla, jonka voi ladata Microsoftin sivuilta.

12 10 Teet muunnoksen MS Word ohjelmalla seuraavasti: 1. Avaa muunnettava tekstitiedosto. 2. Napsauta Microsoft Office (Office Button) -painiketta sivun vasemmasta yläkulmasta. Valitse Tallenna nimellä (Save as) - kohta ja edelleen PDF tai XPS (PDF or XPS). 3. Nimeä asiakirja sukunimi_etunimi.pdf -muotoon Tiedoston nimi (File name) -kentässä, valitse tallennusmuodoksi PDF (*.pdf) Tallennusmuoto (Save as type) -kentässä sekä valitse Optimointi (Optimize for) kenttään sivulla 10 olevan kuvan mukaiset valinnat Julkaise PDF- tai XPS-muodossa (Publish as PDF or XPS) -ikkunassa. Jos tiedostosi koko ylittää 150 MB 2, voit yrittää tiivistää sitä valitsemalla Vähimmäiskoko (online-julkaiseminen) [Standard (Publishing online and printing)] Optimointi-kentästä 2 Verkkokirjasto Theseus ( ohjeistaa opiskelijaa tallentamaan PDF-tiedoston maksimissaan 150 MB:n kokoisena.

13 11 Voit myös halutessasi vaikuttaa tulostettavaan sivualueeseen ja tulostusasetuksiin Asetukset (Options) -valinnalla 4. Paina lopuksi Julkaise (Publish) -painiketta. Tiedosto avautuu hetken kuluttua automaattisesti PDF-muodossa. Kun olet tallettanut tiedoston PDF-muotoon, et voi tehdä siihen enää muutoksia. Sinun täytyy tehdä muutokset alkuperäiseen tiedostoon, minkä jälkeen joudut tallettamaan tiedoston uudelleen PDF-muotoon.

14 12 ERILLISTEN PDF-TIEDOSTOJEN YHDISTÄMINEN Jos tiedostojen yhdistäminen tuntuu sinusta hankalalta, voit aina muuntaa tiedostot edellä kuvatulla tavalla erillisiksi PDF-tiedostoiksi, jotka voit helposti yhdistää yhdeksi PDF-tiedostoksi. Huomioithan kuitenkin, että yhdistäminen ei onnistu MS Office ohjelmiston Tallenna PDFtai XPS-muodossa -apuohjelmalla, vaan tarvitset siihen muuntoohjelman. Tarjolla olevista muunto-ohjelmista kerrotaan tämän ohjeen sivulla 8. Yhdistämisen periaate on yksinkertainen. Avaat ensimmäiseksi työsi ensimmäisen sivun, joka on kansilehti ja johon lisäät uusia sivuja. Ohjelma pyytää sinua hakemaan ensin lisättävän tiedoston kansiosta. Ohjelma kysyy sinulta seuraavaksi, mihin haluat lisäyksen tehdä. Teet aina lisäyksen yhdistettävänä olevan tiedoston viimeisen sivun jälkeen. Jos tiedostojen sisältämä teksti ei ole julkaisujärjestyksessä, voit myös lisätä sivuja yhdistettävänä olevan tiedoston mihin tahansa kohtaan, kunhan ensin määrittelet paikan, johon teet lisäyksen. Voit myös poistaa ylimääräisiä sivuja. Saat lisätietoa erillisten PDF-tiedostojen yhdistämisestä käytössäsi olevan muunto-ohjelman ohjeesta, joka löytyy tavallisesti Ohje (Help) - valikosta. Voit myös aina kysyä neuvoa oman yksikkösi IT-osastolta.

15 13 MITEN JA MISSÄ VOIT MUUNTAA OPINNÄYTETYÖSI PDF-MUOTOON? Voit muuntaa opinnäytetyösi PDF-muotoiseksi tiedostoksi joko kotona tai lähes kaikissa Keski-Pohjanmaan ammattikorkeakoulun yksiköissä. Kokkolassa, Pietarsaaressa ja Ylivieskassa on jo käytössä MS Office 2007 apuohjelmineen, mutta vanhempaa ohjelmistoa käytetään vielä rinnan uuden kanssa ainakin Pietarsaaressa ja Ylivieskassa. MS Office 2003 on ainoana ohjelmistona käytössä Haapajärvellä, Keski- Pohjanmaan konservatoriossa Kokkolassa ja Raudaskylässä. MS Office ohjelmiston tarvitsemat muunto-ohjelmat vaihtelevat yksiköittäin. Konservatoriossa käytetään PDFCreator-ohjelmaa, Raudaskylässä Adobe Acrobat 6 Pro -ohjelmaa, Pietarsaaressa pdf995- ohjelmaa ja Ylivieskassa sekä Adobe Acrobat 6 Pro - että primopdfohjelmia. Muunto-ohjelma ei sitä vastoin ole käytettävissä ollenkaan Haapajärvellä. Jos sinulla on mahdollisuus asioida Koulutuskirjastossa Kokkolassa, siellä kaikilla asiakastyöasemilla on uusin Office apuohjelmineen.

16 14 PDF-TIEDOSTON TALLENTAMINEN THESEUS-VERKKOKIRJASTOON Kun olet muuntanut opinnäytetyösi PDF-muotoon, voit tallentaa sen Theseus-verkkokirjastoon Opinnäytetyön julkaiseminen Theseusverkkokirjastossa -ohjeen mukaisesti.

17