Henkilöstöhallinnon raportointi

Transkriptio

1 Henkilöstöhallinnon raportointi Mari Tervo ja Marika Pelonen Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus

2 BI- raportit Henkilötiedot Raportti haetaan kuukausitasolla Muuttujanäytössä raportille voi rajata mukaan myös eronneet Työsuhteentila tulee raportille sopimukselta kuukauden viimeisen päivän mukaan Raportille on mahdollista lisätä henkilön ikä, jonka avulla voidaan laskea keski-ikää Excelissä tai tarkastella viraston ikärakennetta Raportilta saa tietoa henkilöstötilinpäätöstä varten Maksetut palkat Raportti haetaan muuttujanäytössä tapahtuma-ajalla, jonka lisäksi hakuehdoissa voi rajata halutessaan maksupäivää Maksupäivän saa raportille myös vapaista ominaisuuksista Raporttia käytetään maksupalkkojen raportointiin, raportilla ei ole seurantakohteita näkyvissä 2

3 BI- raportit HTV-ennuste seurantakohteittain (maksupalkat) HTV-ennusteraportit ovat käytettävissä vain HR-asiantuntija-roolin raporteissa HTV- ennuste on karkea, eikä huomioi tulevia poissaoloja. Ennuste lasketaan kaikille, joiden sopimus on aktiivinen Kokonaistyöaika Vastaava raportti löytyy vko/pv tasolla Raportilla näkyvät tunnit SAP CATS ja Ajanhallinta Raportilla ei ole näkyvissä henkilön toteutunutta työaikaa Raportille ei nouse palkattomat poissaolot Toteutuneet tunnit kk/vvvv tunnit Ajanhallinnasta Palkkalaji ei ole lisättävissä raportille talouden seurannan -roolilla Työaikapankkien saldotapahtumat Raportilta saadaan saldotapahtumat, mukaan lukien leikkaantuneet saldot Esimerkkinä leikkaantuneet saldot, hae aikajakso

4 Sairauspoissaolojen seuranta BI:tä hyödyntäen 4

5 Sairauspoissaolojen seuranta BI:tä hyödyntäen 1/3 Tarve seurata sairauspoissaoloraja-arvojen ylittymistä Taustalla varhaisen tuen ja puheeksi ottamisen malli Tulkinnoissa poissaolojen raja-arvoista on vaihtelevuutta Raja-arvoja voidaan rajata BI poissaolot-raportille hyödyntämällä suodatusta ja käyttämällä BI:n Ehto-toimintoa (suodatusta tuloksen mukaan) Esimiehet voivat seurata raja-arvoja myös itse esimiesten poissaoloraporteilla, MUTTA Huomioitava, että esimiesten raporteilla näkyvät vain esimiehen nykyisten alaisten sopimukset ja näille sopimuksille merkityt poissaolot Jos työntekijän sopimus on katkennut ja on luotu uusi, esim. määräaikaisuudet, esimies ei näe poissaolohistoriaa vanhalta sopimukselta, joka ei ole enää voimassa HR-asiantuntijalla näkyvyys työntekijän koko poissaolohistoriaan virastossa 5

6 Sairauspoissaolojen seuranta BI:tä hyödyntäen 2/3 Yhdenjaksoisten poissaolojen raportointi Hankalia raportoida, koska yhdenjaksoisetkin poissaolot voidaan tallentaa järjestelmään pätkissä Raportille nousevista henkilön poissaolojaksoista on tulkittava, täyttyykö yhdenjaksoisuuden ehdot VES:n (VES 19 ) mukaista yhdenjaksoisuutta voidaan tulkita Sairauspoissaolojen yhdenjaksoisuus BIraportilla henkilöittäin Raportille korostuvat punaisella henkilöt, joilla työssäolopäiviä kahden sairauden välissä on alle 30 päivää lomat huomioidaan Työssäolopäivien lkm = Kalenteripäivien lukumäärästä edelliseen sairauspoissaoloon vähennetään Lomapäivien lkm sairauspoissaolojen välissä Saman sairauden jatko Sama sairaus merkintä (X) näkyy BI poissaolot-raporteilla, jos työntekijä on poissaoloa ilmoittaessaan merkinnyt, että kyseessä on jatko aiemmin ilmoitettuun samaan sairauteen 6

7 Sairauspoissaolojen seuranta BI:tä hyödyntäen 3/3 Valmiit kirjanmerkit HR-asiantuntijan raportteihin, joihin on asetettu poissaolojen raja-arvot (MML:n mallin mukaan): 3 tai useampia (1-3 vrk) sairauspoissaoloja neljän kuukauden aikana (työpäivinä) ARL9PE3G3Q8B18JJ10I4JUB Kumulatiivisesti 12 kk aikana 30 vrk tai enemmän sairauspoissaoloja kalenteripäivinä ( ) ARL9PE3G3Q8BQK7G1RVFCHR Viikonloppuun / pyhäpäivään rajoittuvat 1 työpv:n sairauspoissaolot kuudessa kuukaudessa (raja 3 kpl) ARL9PE3G3Q8ALBJ20BWKUTR Yli 10 työpv:n päättynyt sairauspoissaolo viimeisenä kuukautena (raja 1 kpl) NTUGC1F8UDCFSLAHGRRAZUR 7

8 3 tai useampia (1-3 vrk) sairauspoissaoloja neljän kuukauden aikana Muuttujanäytössä rajataan aika = 4 kk ( ) Raportti kertoo, onko 3 tai useampia (1-3 vrk) sairauspoissaoloja (päällä Ehto: poissaolojen lkm >=3) 8

9 Kumulatiivisesti 12 kk aikana 30 vrk tai enemmän sairauspoissaoloja kalenteripäivinä ( ) Muuttujanäytössä rajataan aika = vuosi ( ), Ehto: poissaolopäivät lkm >= 30 9

10 Viikonloppuun / pyhäpäivään rajoittuvat 1 työpv:n sairauspoissaolot kuudessa kuukaudessa (raja 3 kpl) Muuttujanäytössä rajataan aika = 6 kk ( ) Voimassaolon alku suodatettu vuoden 2016 ma ja pe päivät ja pyhäpäiviä edeltävät/jälkeiset päivät BI kalenterista, raportilla päällä Ehto: poissaolojen lkm >=3 10

11 Yli 10 työpv:n päättynyt sairauspoissaolo viimeisenä kuukautena (raja 1 kpl) Muuttujanäytössä rajataan aika ( ) Rajataan voimassaolon loppupäivämäärästä = ko. kuukausi ( ), raportilla päällä Ehto: poissaolopäivät >10 11

12 Ehto-lauseke BI (poissaolon raja-arvon asettaminen), esimerkkinä poissaolojen lkm >=3 Klikkaa hiiren kakkospainikkeella Poissaolojen lkm otsikkoa (tunnusluvuista): Suodatin Ehdot Luo uusi ehto Avautuvista ikkunoista valitse: 1/4 (jatka) 2/4 (jatka) 3/4 (jatka) 4/4 (lopeta) 12

13 Sähköposti henkilötiedot raportille (Ominaisuudet > Ominaisuus > Määritteet -välilehti) Sähköposti on mahdollista saada henkilötiedot raportille työntekijäperustietoon kiinnitettynä Tuo työntekijä vapaista ominaisuuksista raportille Hiiren oikealla ominaisuus ominaisuus määritteet Lisää sähköpostiosoite luettelosta oikealle valintaan Määritteet-välilehdeltä on valittavissa myös muita perustietoja näkyviin raportille 13

14 Häiriöilmoitus BI:llä Jos BI raporttien tiedoissa on puutetta tai lataukset ovat kaatuneet tiedottaa toimittaja tästä suoraan BI:llä raporttien muuttujanäytössä, ilmoitusviestissä kerrotaan, mitkä tiedot ovat päivittymättä. Alla esimerkki kuva BI:stä: 14

15 Ad hoc - valmiit raporttipohjat Valmiista Ad hoc raporttipohjista (ZPAVY käyttäjäryhmässä) löytyy listaus Ohje-pankista, jonne pääsee portaalista Virkamies-välilehdeltä Ohje-pankki linkin takaa: Raportointiryhmässä tehdyt raportit ovat ZPAVYkäyttäjäryhmässä R-alkuisia esim. R_OSA-AIKAISET 15

16 Ad hoc raportit Määräaikaisten raportointi Pystytään raportoimaan Ad hoc raportilla ZPAVY käyttäjäryhmästä Kysely nimellä MAARAAIKAISET, MAARAIKAISET1 JA MAARAAIKAISET2 MAARAAIKAISET= kaikki määräaikaiset sopimukset kieku ajalta MAARAAIKAISET1= aidosti määräaikaiset, ei taustavirka tietoa sopimuksella MAARAAIKAISET2= taustavirkaiset määräaikaiset, taustavirka tieto sopimuksella R_TYOURAT raportilla voidaan selvittää vanhemmat sopimukset, jotka eivät ole olleet voimassa Kieku aikana Osa-aikaisten raportointi Pystytään raportoimaan henkilötiedot raportilta Osa-aikaiset ja osa-aikaisuuden syyt saadaan Ad hoc raportilla ZPAVY:sta R_OSA-AIKAISET nimisellä raportilla 16

17 Ad hoc raportit Eläkkeelle siirtyneet henkilöt Saadaan Ad hoc raportilla ZPAVY käyttäjäryhmästä R_ELAKOITYNEET raportilla Raportilla rajattu erosyyllä vain eläköitynyt syyllä eronneet Budjetoitujen toimien raportointi Ad hoc ZOMVY käyttäjäryhmästä ( ZOMVY=valtiokonsernin yhteinen OM-ryhmä) Raportti nimellä BUDAVOIMET Raportille nousee kaikki budjetoidut toimet Analyysijaksolla tulevaisuus on mahdollista nähdä tällä hetkellä täytetyt, sekä avoinna olevat budjetoidut toimet, lisäksi nähdään myös jos avoimeen toimeen on kiinnitetty sopimus esimerkiksi tulevaisuuteen

18 Raportointipalvelu Ulkopuolisten palkkionsaajien palkkiot Tiedot voi raportoida jakopalkat vs. maksupalkat BI-raportilla, raportilla ei näy ulkopuolisen palkkionsaajan nimeä, vain palkkojen henkilönumero Palkeista mahdollista saada listaus avuksi henkilönumeroista ja nimistä Raportin voi myös tilata, jolloin Palkeet raportoi ulkopuoliset palkkionsaajat suoraan Palkoista palkka-ajon jälkeen asiakkaalle Raportti työterveysasemalle (kenellä oikeus käyttää työterveyshuoltoa) Virastossa tietoja voi raportoida AD HOC:in valmisraportilla R_terveystalo (ZPAVY-käyttäjäryhmässä), jolle nousee terveystaloon tarvittavia tietoja Raportin teko ja toimittaminen on mahdollista tilata myös Palkeilta, jolloin aineistosta esim. poistetaan pitkillä palkattomilla virkavapailla olevat toimitus sovitun aikataulun mukaisesti Muut räätälöidyt raportit organisaationne tarpeisiin Kysy! Raportointiryhmältä voi tilata räätälöityjä raportointiperehdytyksiä 18

19 Ota yhteyttä! Tilattavista raporteista sovitaan erikseen aikataulut sekä raportin sisältö. Raportoinnin käyttäjätuki / raportointipalvelut: Asiakastuki (AT) Loppukäyttäjän palvelu 2 Henkilöstöpalvelut >Raportointi. Raportoinnin tuki Ryhmäsähköposti: raportointi@palkeet.fi 19