Kiekun jakopalkkojen laskentamalli ja ratkaisun jatkokehittämisen vaikutukset virastoihin

Transkriptio

1 Kiekun jakopalkkojen laskentamalli ja ratkaisun jatkokehittämisen vaikutukset virastoihin Kimmo Järvinen Valtiokonttori Tilaisuus, Esittäjä

2 Palkkakustannusten jaon muutokset vuodelle 2016 Uutinen Valtiokonttorin sivuilla FI/Kiekun_palkkakustannusten_kohdistamisess(54669) Merkittävimmät muutokset: - Kokonaistyöaika - Palkallisten poissaolojen käsittely - Työaikapankkivapaiden käsittely - Uusia raportteja prosessin tueksi. Tilaisuus, Esittäjä 2

3 Kiekun palkkakustannusten jaon kehittäminen > > 2016-> Jakopalkkalaskennan tulosten siirto kirjanpitoon. Jakopalkkalaskennan tulosten siirto vain BIraportointiin. Jakopalkkalaskenta tapahtuu BItietovarastossa. Jakopalkkalaskenta tapahtuu BItietovarastossa. Laskenta tapahtuu palkkajärjestelmässä. Tulokset siirrettiin kirjanpitoon. Laskenta tapahtui palkkajärjestelmässä. Tulokset siirrettiin BItietovarastoon. Sisäinen laskenta eriytetty ulkoisen kirjanpidon aikataulu- ja sisältövaatimuksista. Laskenta tapahtuu BItietovarastossa. Rajauksia takautuviin työaikakorjauksiin. Eriytetään sisäinen laskenta ja rahoittajaprojektilaskenta. Laskenta tapahtuu BItietovarastossa. Kustannuslaskentaan liittyvä jakopalkkalaskenta liikaa sidoksissa ulkoisen kirjanpidon aikataulu- ja sisältövaatimuksiin. Puutteita toteutuksessa (prosessi) ja muutoksen viestinnässä. Palkkajärjestelmässä toteutettu laskenta liian monimutkainen. Uuden toimintamallin käyttöönotto Kokonaistyöajan raportointi mahdollistuu ja aiheuttamisperiaate toteutuu ratkaisussa paremmin. Muutokset voimaan

4 Jakopalkkalaskenta Rondo, M2, substanssijärjestelmät Muu kirjanpidon aineisto (ml. sis. lask. seurantakohteet) Maksupalkat Palkat SAP HCM Poissaolot Ajanhallinta / CATS Kiekun muu tietosisältö Palkkakustannusten jaon kokonaisuus Kieku taloushallinto (SAP FICO) Kirjanpidon raportointi Ulkoisen kirjanpidon oikaisuja muistiotositteilla Kustannuslaskennan raportointi Maksupalkat (hlötaso) Jakopalkat Tuntikorjaukset Hyväksytyt tunnit Hyväksymättömät tunnit (sis. Poissaolot ja lomat) Maksetut palkat (hlötaso) Rahoittajaprojektiraportointi BI-raportointi BI jakopalkkalaskenta Yleinen jakopalkkalaskenta Rahoittajaprojektilaskenta versio

5 Kokonaistyöajan raportointi mahdollistuu

6 Kokonaistyöajan raportointi mahdollistuu Nykyratkaisu: Kiekun nykyratkaisussa palkallisen poissaolon ja tehollisen työajan palkkakustannuksen laskennassa on käytetty kalenteripäiviä ja tunteja, mistä johtuen kokonaistyöaikaa ei ole ollut mahdollista raportoida. Palkanlaskennassa palkalliset poissaolot käsitellään VES:n mukaisesti kalenteripäiviä käyttäen. Jakopalkkalaskennassa palkanlaskennassa syntynyttä tietoa palkallisista poissaoloista on käsitelty suorakohdisteisena*, eli palkanlaskennan tuottamaan tietoa sellaisenaan. Jakopalkkalaskennasta on vähennetty palkanlaskennan tuottama palkallisen poissaolon kustannus ja loppuosa kuukausipalkasta on jaettu seurantakohteille tuntikirjauksissa tuotettujen tuntitietojen perusteella. * Suorakohdisteisuudella tarkoitetaan sellaista kustannuserää, jota ei jakopalkkalaskennassa käsitellä, vaan kyseinen erä saa lopullisen seurantakohdekombinaationsa jo lähdejärjestelmässä (tyypillisesti Ajanhallinnassa)

7 Laskettavat ja suorakohdisteiset erät 2015 M a k s u p a l k a t Jakopalkkalaskentaan sisällytettävät palkkaerät Tehdyn työajan palkat Palkattomat poissaolot (vähentävä) Edellisten henkilösivukulut Suorakohdistettavat erät Suorakohdistettava tuntityö (henkilöt, jotka eivät kohdenna tunteja) Ylityöt Tehdyn työajan lisät, muut palkan lisät Välilliset palkkakustannukset: Palkalliset lomat, lomarahat, sairauspoissaolot, muut palkalliset poissaolot Palkkiot Edellisten henkilösivukulut Ulkopuoliset palvelut, kustannusten korvaukset yms

8 Kokonaistyöajan raportointi mahdollistuu Vuoden 2016 alusta palkallisten poissaolojen palkkakustannus lasketaan Palkkajärjestelmässä edelleen VES:n mukaisesti kalenteripäiviä käyttäen ja tieto on edelleen käytettävissä henkilöstöhallinnon raporteilla. - Ts. Palkkajärjestelmässä tehtävään palkan laskentaan tämä muutos ei vaikuta. Uudessa jakopalkkaratkaisussa palkallista poissaoloa ei enää käsitellä suorakohdisteisesti, vaan osana jakopalkkalaskentaa. Palkallisen poissaolon tieto muutetaan tunneiksi Ajanhallinnassa ja palkallisen poissaolon tunnit otetaan osaksi jakopalkkalaskennan jakotekijää. Ts. palkalliset poissaolot saavat tuntien suhteessa osuuden jaettavasta kuukausipalkasta. - Jakopalkkalaskennassa ei siis nykymallista poiketen vähennetä palkkajärjestelmässä laskettua kalenteripäiviin perustuvaa palkkakustannusta. Tämän johdosta henkilön kokonaistyöaika voidaan raportoida tunteina ja palkallisen poissaolon toteutunut tuntihinta / kustannus on identtinen kuukauden muiden työtuntien kanssa

9 Laskettavat ja suorakohdisteiset erät 2016 M a k s u p a l k a t Jakopalkkalaskentaan sisällytettävät palkkaerät Tehdyn työajan palkat Palkattomat poissaolot (vähentävä) Edellisten henkilösivukulut Välilliset palkkakustannukset: Palkalliset lomat, sairauspoissaolot, muut palkalliset poissaolot Suorakohdistettavat erät Suorakohdistettava tuntityö (henkilöt, jotka eivät kohdenna tunteja) Ylityöt Tehdyn työajan lisät, muut palkan lisät Välilliset palkkakustannukset: Lomarahat Palkkiot Edellisten henkilösivukulut Ulkopuoliset palvelut, kustannusten korvaukset yms

10 Suorakohdistettavat erät jakopalkkalaskennassa Suorakohdisteisten erien käsittelytapa ei muutu. - Suorakohdisteiset erät erotetaan BI-tietovaraston henkilötasoisesta maksupalkkatiedosta palkkalajiryhmittelyn avulla. - Suorakohdisteiset erät viedään jakopalkkalaskennan läpi sellaisenaan ja yhdistetään kustannuslaskennan raportointitiedoiksi BI-tietovarastossa

11 Palkallisten poissaolojen käsittely jakopalkkalaskennassa muutetaan maksuperusteisesta suoriteperusteiseen

12 Palkallisten poissaolojen käsittely jakopalkkalaskennassa muutetaan maksuperusteisesta suoriteperusteiseen Nykyratkaisussa palkalliset poissaolot ovat ns. suorakohdisteisia ja palkkakustannus kohdentuu sille kuukaudelle, kun se maksetaan, vaikka poissaolo olisikin tapahtunut edellisenä kuukautena. Haasteena on ollut se, että kaikkia poissaoloja ei ole ollut tiedossa tai hyväksytty ennen kyseisen kuukauden maksupalkkojen maksamista, mistä johtuen poissaolon kustannus ei ole kohdistunut tapahtumakuukaudelle. Kun jakopalkkaratkaisua muutetaan edellä kuvatusti, eli palkallinen poissaolo otetaan osaksi jakopalkkalaskentaa, palkallinen poissaolo saa palkkakustannuksen sinä kuukautena, kun se toteutuu. - Edellytyksenä se, että poissaolo on ilmoitettu ja hyväksytty Kiekun Poissaolot / Vuosilomat -osiossa ennen jakopalkkalaskennan suorittamista (huomioitava kirjanpitoyksikön valitsema jakopalkkalaskennan aikataulu)

13 Työaikapankkivapaiden käsittely jakopalkkalaskennassa muuttuu

14 Työaikapankkivapaiden käsittely jakopalkkalaskennassa muuttuu Nykyratkaisu: Pidettävä saldovapaa käsitellään eri tavalla kuin työajan lyhentäminen liukuman puitteissa, josta pidettävässä saldovapaassakin on kyse. Työaikapankkivapaat, kuten esimerkiksi saldovapaat ja ylityövapaat, ovat kertyneet tekemällä säännöllisestä työajasta poikkeavaa työtä. Nämä tehdyt tunnit kirjataan tuntikirjauksissa päiville, jolloin työ tehdään. Kun työaikapankkivapaita myöhemmin pidetään, vapaat käsitellään ns. suorakohdisteisina erinä, eli siten, että pidetylle työaikapankkivapaalle lasketaan kustannus Palkat järjestelmässä. - Pidetyn työaikapankkivapaan palkkakustannus kohdistuu toiminnolle Työaikapankkivapaa. Kuukausipalkkaa saavan virkamiehen toteutuneet työtunnit voivat vaihdella liukuman puitteissa kuukausittain eikä tätä liukumaa kuitenkaan eriytetä toiminnolle Työaikapankkivapaa

15 Vapaana pidettävän työajan sekä työaikakorvausten käsittely jakopalkkalaskennassa muuttuu Nykyratkaisu: Henkilön ns. normaalityöaika on esimerkissä 140 tuntia kuukaudessa. Liukumaa kertyy tammikuussa, liukuman puitteissa työaikaa lyhennetään helmikuussa ja kokonainen saldovapaapäivä pidetään maaliskuussa. Saldovapaa kohdistuu toiminnolle Työaikapankkivapaa. * Saldovapaa käsitellään 7 h 15 min mukaan ja se saa kustannuksen, mutta siitä ei synny tunteja kokonaistyöaikaan

16 Vapaana pidettävän työajan sekä työaikakorvausten käsittely jakopalkkalaskennassa muuttuu Vuoden 2016 alusta jakopalkkalaskentaa muutetaan siten, että työaikapankkivapaat, kuten esimerkiksi saldovapaa ja ylityövapaa, käsitellään liukuman kanssa yhtenäisellä tavalla. Tämä tarkoittaa sitä, että työaikapankkivapaille ei kohdisteta kustannusta jakopalkkalaskennassa silloin kun työaikapankkivapaa pidetään. - Työaikapankkivapaan tunnit on jo aikaisemmin huomioitu laskennassa niinä kuukausina kun tunnit ovat kertyneet. Huom. Muiden palkallisten poissaolojen, kuten lomien ja sairauspoissaolojen, käsittely jakopalkkalaskennassa on kuvattu kohdassa Kokonaistyöajan raportointi mahdollistuu (sivu 7)!

17 Vapaana pidettävän työajan sekä työaikakorvausten käsittely jakopalkkalaskennassa muuttuu Henkilön ns. normaalityöaika on esimerkissä 140 tuntia kuukaudessa. Liukumaa kertyy tammikuussa, liukuman puitteissa työaikaa lyhennetään helmikuussa ja kokonainen saldovapaapäivä pidetään maaliskuussa Saldovapaa käsitellään muuten kuten ennenkin, mutta sille ei kohdisteta kustannusta jakopalkoissa (vastaavasti kuin esimerkin helmikuussakaan ei kohdisteta kustannusta liukuman puitteissa lyhennetylle työajalle)

18 Vapaana pidettävän työajan sekä työaikakorvausten käsittely jakopalkkalaskennassa muuttuu Muutos vaikuttaa vain jakopalkkalaskennan toteutukseen, eli esimerkiksi tuntikirjausten tekemiseen ja työaikapankkivapaiden hakemiseen muutoksella ei ole vaikutusta

19 Uusia raportteja prosessin tueksi Uusia raportteja jotka edesauttavat tietojen tarkastamista ja jakopalkkanäkökulman esiin nostamista ennakollisesti. Kokonaistyöaika - Kuukausi ja päivä/vko tasoiset raportit Jakopalkoissa käytettävät tunnit, tarkistusraportti - Mahdollistaa ennakollisen näkemyksen laskennassa käytettäviin tunteihin. Vain virastoille jotka käyttävät laskennassa hyväksyttyjä tunteja Jakopalkkatunnit vs. kohdennetut tunnit, tarkistusraportti - Laskennan jälkeisten muutosten seurantaan. Vain virastoille jotka käyttävät laskennassa hyväksyttyjä tunteja Tilaisuus, Esittäjä 19

20 Vaikutukset virastoille Ajanhallinnan rooli korostuu - Ymmärrys työaikatapahtuman muodostumisesta aiempaa olennaisempaa. Poissaolojen osalta erityisesti Suunnitellun työajan oikeellisuuden vaikutus laskentaan. Kaikissa työajankorjaamista vaativissa tapauksissa - Poissaolojen toimintokoodin kääntö palkkalajin ohjaustiedoissa olevalle vakiotoiminnolle tehdään tietovarastossa. Mahdollistaa uusia näkökulmia myös jo käytössä oleviin Ajanhallinnan raportteihin. Tilaisuus, Esittäjä 20

21 Vaikutukset virastoille Tekninen laskennan muutos on verrattain pieni, mutta vaikutus laskennan sisältöön merkittävä - Työaikojen kirjaamisen laadun lisäksi korostuu poissaolojen ja lomien oikea-aikainen ilmoittaminen Erityisesti kuukauden lopun tietojen ilmoittamiseen tulee tarvetta nopeuttaa. Valitusta jakopalkkojen aikataulusta riippuen. - Vertailu edelliseen vuoteen vaatii aiemmin läpikäytyjen asioiden huomioimista. Poissaolojen euromäärä ei ole vertailukelpoinen. Tilaisuus, Esittäjä 21

22 Kiitos. Kimmo Järvinen Ratkaisupäällikkö Valtiokonttori Kieku -toimiala p