KIEKU-OHJEET AMMATTIKÄYTTÄJILLE. Henkilöstöhallinnon asiantuntija Sinikka Ollikainen, Valtiokonttori

Transkriptio

1 KIEKU-OHJEET AMMATTIKÄYTTÄJILLE Henkilöstöhallinnon asiantuntija Sinikka Ollikainen, Valtiokonttori

2 Taustaa Henkilöstöhallinnon Kieku-prosessien ja toimintamallin analyysi toteutettiin kesä-lokakuussa Haastattelujen tulokset ja yhteenveto käsitelty Palkeiden kanssa ja pyydetty myös virastoilta kommentit Kehittämisehdotuksia useille osa-alueille Osapuolten työnjako, resursointi, toimintatapaan merkittävästi vaikuttavat periaatteelliset ratkaisut Toimintamalliin ja tietojärjestelmään liittyvät periaatteelliset ratkaisut Hankkeen läpivientiin, toimintamalliin ja tietojärjestelmään liittyvät kehittämis- tai korjaustoimenpiteet 2

3 Taustaa - Haastattelun tulosten yhteenveto tuloksista ja toimenpideehdotukset esitelty strategiselle ohjausryhmälle Strateginen ohjausryhmä hyväksyi ehdotetut linjaukset Ohjeet-projekti asetettu ajalle Projektissa Valtiokonttorin ja Palkeiden edustajia 3

4 Kieku-tietojärjestelmän ohjeiden nykytilanne Kieku-tietojärjestelmän talous- ja henkilöstöhallinnon ohjeistus on sijoitettu asiakirjatyypeittäin eri paikkoihin Asiakirjatyyppi Kieku-käsikirjat, ammattikäyttäjille Kieku-koulutusmateriaalit, ammattikäyttäjille Esimiesten ja virkamiesten ohjeet Video-ohjeet, esimiehille ja virkamiehille Rinnakkaiskäytön ohjeet, käyttöönottohanke Sijoituspaikka Palkeiden asiakastuki Viraston intranet Viraston intranet Valtiokonttorin asiakasportaali Vaasi 4

5 Kieku-tietojärjestelmän ohjeistuksen tavoitetila Kieku-käsikirjat, koulutusmateriaalit sekä esimiesten ja virkamiesten ohjeet sijoitetaan keskitettyyn ohjepankkiin Valtiokonttori laatii lisää yhteisiä ohjeita Ajantasaiset ohjeet löytyvät helposti Virastot voivat sijoittaa omia ohjeita keskitettyyn ohjepankkiin 5

6 Teknisiä vaatimuksia keskitetylle ohjepankille Tietoturvallisuus Ohjeiden ylläpito yhdessä paikassa Käsikirjojen ja ohjeiden jakelu on mahdollisimman sujuvaa vähän välikäsiä Keskitetty ratkaisu, kaikille käyttäjäryhmille ohjeet samassa paikassa Virastojen omia ohjeita voitava jakaa samasta paikasta Mahdollisuus siirtyä Kieku-portaalin etusivulle sijoitettavasta linkistä ohjepankkiin 6

7 Tunnistetut vaihtoehdot keskitetyn ohjepankin sijoituspaikaksi Verkkosivut Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon käsikirja ProjectWeb Valtiokonttorin asiakasportaali Vaasi Palkeiden asiakastuki Palkeiden ekstranet Sivu Kieku-portaalissa Kieku-Help 7

8 Sijoitusvaihtoehtojen vertailu, poikkeamat vaatimuksiin Verkkosivut - Julkaisualusta, asiakirjat ylläpidettävä muualla - Päivitysoikeudet vain Valtiokonttorin henkilöillä Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon käsikirja - Ei kirjautumista - Julkaisualusta, asiakirjat ylläpidettävä muualla - Päivitysoikeudet vain Valtiokonttorin henkilöillä ProjectWeb (järjestelmätoimittajan asiakirjahallintajärjestelmä) - Sivusto on tarkoitettu vain CGI:n ja Valtiokonttorin yhteistä dokumentaatiota varten - Käyttöoikeuksia voidaan antaa vain rajatulle ryhmälle 8

9 Sijoitusvaihtoehtojen vertailu, poikkeamat vaatimuksiin Valtiokonttorin asiakasportaali Vaasi - Kustannukset Palkeiden asiakastuki - Suunniteltu ammattikäyttäjille Palkeiden ekstranet - Suunniteltu vain ammattikäyttäjien käyttöön 9

10 Sijoitusvaihtoehtojen vertailu, poikkeamat vaatimuksiin Sivu Kieku-portaalissa - Päivitysoikeuksia vain pienelle ryhmälle - Suunniteltu ohjeiden pienimuotoiseen julkaisuun - Niukat mahdollisuudet asiakirjojen muotoiluun Kieku-Help (SAP:n työkalu tietojärjestelmän käytön opiskeluun ja ohjeisiin) - Suunniteltu ammattikäyttäjille - Kustannukset 10

11 Esitys keskitetyn ohjepankin sijoituspaikaksi Vaasi + Tietoturvallisuusvaatimukset täyttyvät + Asiakirjojen ylläpitäminen on mahdollista + Käsikirjojen ja ohjeiden jakelu on sujuvaa + Keskitetty ratkaisu, kaikille käyttäjäryhmille ohjeet samassa paikassa + Virastot voivat jakaa omia ohjeita + Kieku-portaalin etusivulle sijoitettavasta linkistä on mahdollista siirtyä ohjepankkiin + Muu Kieku-tietojärjestelmää koskeva materiaali on jo sijoitettu Vaasiin + Virastojen edustajille annettavissa muokkausoikeuksia - Huomioitavaa: Ohjepankin käyttäjinä on Kieku-tietojärjestelmän käyttäjät lopulta lähes henkilöä käyttövaltuushallinta edellyttää resursointia 11

12 Demo: Ammattikäyttäjä hakee tietoa palvelussuhteen hallinnan käsikirjasta 12

13 13

14 14

15 15

16 16

17 Kiitos! Nettisivujen palautelomakkeella voit tilata itsellesi neljä kertaa vuodessa ilmestyvän Kieku-uutiskirjeen. 17