Kieku-tietojärjestelmä Navigointikoulutus ja SAP HCM -osuus. Riitta Halme, CGI

Transkriptio

1 Kieku-tietojärjestelmä Navigointikoulutus ja SAP HCM -osuus Riitta Halme, CGI

2 Koulutuksen ohjelma ja aikataulu 2 Kello Aihe Aamukahvi Tilaisuuden avaus ja tavoitteet SAP HCM ja lomakkeet Lomasuunnittelu Lounas CATS Kahvi Ajanhallinta

3 Sisällysluettelo Ohjelma ja aikataulu Koulutuksen tavoitteet Kieku Henkilöstöhallinnon tietomalli Kieku Henkilöstöasioiden toimintamalli Kieku portaali SAP GUI 3

4 Koulutuksen tavoitteet 4 Henkilöstöasioiden toimintamallin ymmärtäminen Antaa tietoa siitä, miltä Kieku portaali näyttää ja miten siellä liikutaan Antaa tietoa siitä, miltä SAP GUI käyttöliittymä näyttää ja miten siellä liikutaan

5 Henkilöstöhallinnon tietomalli Portaali Raportointi portaali (BI) Henkilötiedot (Master) Budjetoitu toimi Työajan suunnittelu Satunnaiset maksettavat Sopimus Palkka Verot, ay:t, ulosotot, vuokrat, maksut Työajan kohdennus Työaikakorvaukset Kertaluonteiset tapahtumat Satunnaiset palkasta perittävät Poissaolo Välitaulu Henkilötiedot (Palkanlaskenta) Palkanlaskenta Työhistoria Osaaminen Suoriutuminen Palveluaikalaskenta Vuosilomasuunnittelu Maksutapahtumat Tiliöidyt, kohdistetut tapahtumat Pankki Muut sidosryhmät (verot, ulosotto) Koulutus Seurantakohteet Taloushallinto SAP Palkat, ajanhallinta, vuosilomasuunnittelu, palveluaikalasken Muut sidosryhmät

6 SAP HCM käyttöliittymät 6 Kieku-tietojärjestelmässä on 2 käyttöliittymää SAP HCM:ään Portaali SAP GUI Portaali on selainpohjainen käyttöliittymä SAP GUI vaatii ohjelma-asennuksen tietokoneelle

7 Henkilöstöasioiden toimintamalli Kieku-järjestelmässä 7

8 Miten henkilön ja sopimuksien tietoja ylläpidetään Kieku-tietojärjestelmässä? Virkamiehen toiminnot Kieku portaalin kautta josta linkki muihin Kieku-komponentteihin Esimiehen toiminnot Kieku portaalin kautta josta linkki muihin Kieku-komponentteihin Henkilöstöasiantuntijan toiminnot portaalin kautta josta linkki muihin Kieku-komponentteihin sekä SAP GUI käyttöliittymään Palkeiden tehtävät 8

9 Henkilöstöhallinnon tarkennettu toimintamalli Kieku-tietojärjestelmässä keskeiset henkilöstöasiat tehdään virastossa portaalin toiminnoissa ja portaalilomakkeilla Jos organisaatioyksikössä, budjetoidun toimen tiedoissa tai henkilön sopimustiedoissa tapahtuu muutoksia, joita ei voida tehdä portaalilomakkeilla henkilöstöasiantuntija tekee palvelupyynnön Palkeisiin Palkeet toteuttaa muutokset perusjärjestelmään (SAP GUI käyttöliittymän kautta) Henkilöstöasiantuntijalla on katseluoikeudet SAP GUI käyttöliittymän kautta virastonsa organisaatiorakenteeseen ja henkilöstöperustietoihin sekä raportointioikeudet ja päätöstulosteiden ottamisoikeudet 9

10 10 SAP HCM -järjestelmän yleisesittely Portaali käyttöliittymä

11 Sisäänkirjautuminen Portaali on selainpohjainen käyttöliittymä Kieku portaalia käyttää Virkamies Esimies Henkilöstöasiantuntija 11

12 Sisäänkirjautuminen Linkki Kieku-tuotantoympäristöön: 12

13 Sisäänkirjautuminen Portaaliin kirjaudutaan VIRTU-tunnistautumisella tai käyttäjätunnuksella ja salasanalla: VIRTU on virkamiehen kertakirjautumisratkaisu valtionhallinnon yhteisiin palveluihin Käyttäjätunnus on SAPin keskeinen henkilönumero Kun virkamies kirjautuu ensimmäisen kerran portaaliin, hän pyytää kirjautumisnäytöllä olevasta linkistä salasanan, jonka Palkeet lähettää virkamiehen sähköpostiin. Ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä järjestelmä pyytää vaihtamaan salasanan. 13

14 Portaali näyttörakenne Tilaisuus, Esittäjä 14

15 Uloskirjautuminen Portaalista kirjaudutaan ulos näytön oikeassa yläkulmassa olevasta Kirjaudu ulos linkistä. 15

16 Portaalin sisältö Virkamiehen palvelut

17 Virkamiehen palvelut, portaalin aloitussivu 17

18 Virkamiehen palvelut Virkamiehellä on seuraavat palvelut: Tehtävälista Omat tiedot Nimitiedot Pankkitiedot Osoite Tietoliikenne Työaika Työajan hallinta (linkistä siirrytään Ajanhallinnan - sovellukseen) Tuntikirjaukset (CATS) Vuosilomat (linkistä siirrytään Lomasuunnittelusovellukseen) 18

19 Virkamiehen palvelut Tehtävänkuva Poissaolot Palkkalaskelma Portaalilomakkeet Lomakkeiden tilan seuranta Lomakkeet 19 Ohje-pankki Osittainen virkavapaus Irtisanoutuminen Harkinnanvarainen virkavapaus (asianohjaus 2)

20 Ohje-pankki 20

21 Virkamiehen palvelut Mahdollisuus ottaa myöhemmin käyttöön Koulutushallinta Osaaminen Osaamisen arviointi Suorituksen johtaminen (Tavoite- ja kehityskeskustelut) 21

22 Portaalin sisältö Esimiehen palvelut 22

23 Esimiehen palvelut, portaalin aloitussivu Esimiehellä on myös Raportointi-välilehti, jonka kautta hän pystyy tekemään esimiesraportointia 23

24 Esimiehen palvelut 24 Esimiehellä on seuraavat palvelut: Tehtävälista Tehtävälista Sijaisen valinta Työaika Työajan hallinta (linkistä siirrytään Ajanhallinnan sovellukseen) Ylityölomake Tuntien hyväksyminen Vuosilomat (linkistä siirrytään Lomasuunnittelusovellukseen) Seurattavat asiat Poissaolon puolesta tekeminen

25 Esimiehen palvelut 25 Tehtävänkuva Tehtävänkuvan muuttaminen Muutosten hyväksyminen Lomakkeet Palvelussuhteen aloitus Tehtäväkohtaisen palkan muutos Henkilökohtaisen palkanosan muutos Muu palkan muutos Palkanlisien muutos Palkkion maksu Lomakkeiden tilan seuranta Raportointi-välilehdellä esimiehen BI-raportit

26 Esimiehen palvelut Mahdollisuus ottaa myöhemmin käyttöön Koulutushallinta Osaaminen Osaamisen arviointi Suorituksen johtaminen (Tavoite- ja kehityskeskustelut) 26

27 Portaalin sisältö Henkilöstöasiantuntija 27

28 Henkilöstöasiantuntijan välilehti, portaalin aloitussivu Henkilöstöasiantuntijalla on myös Raportointi-välilehti, jonka kautta hän pystyy tekemään raportointia 28

29 Henkilöstöasiantuntijan palvelut 29 Henkilöstöasiantuntijalla on seuraavat palvelut: Tehtävälista Vuorosuunnittelu (linkistä siirrytään Ajanhallinnan sovellukseen) Poissaolojen puolesta tekeminen Portaalilomakkeet: Lomakkeiden tilan seuranta Etsi lomakkeita

30 Henkilöstöasiantuntijan palvelut 30 Lomakkeet Uusi budjetoitu toimi Kopioi budjetoitu toimi Palvelussuhteen aloitus Palvelussuhteen tietojen muutos Tehtäväkohtaisen palkan muutos Henkilökohtaisen palkanosan muutos Palkanlisien muutos Muu palkan muutos Palkkion maksu Osittainen virkavapaus Irtisanoutuminen Harkinnanvarainen virkavapaus (asianohjaus 2)

31 Henkilöstöasiantuntijan palvelut Henkilöstöasiantuntijalla on Raportointi-välilehdellä koko virastoa koskevat BI-raportit Henkilöstöasiantuntija siirtyy SSO-välilehdeltä SAP GUI - käyttöliittymään Tilaisuus, Esittäjä 31

32 SAP HCM -järjestelmän yleisesittely SAP GUI -käyttöliittymä 32

33 SAP GUI sisäänkirjautuminen 33 SAP GUI (Graphical User Interface) on tietokoneeseen asennettava käyttöliittymä Käyttäjät: Henkilöstöasiantuntijat Palkeet Kaikki portaalin kautta syötetty tieto nähdään SAP GUI käyttöjärjestelmän kautta

34 SAP GUI sisäänkirjautuminen (portaalin kautta) 34 Henkilöstöasiantuntija kirjautuu SAP-perusjärjestelmään (SAP GUI) Kieku-portaalin SSO-välilehdeltä. Napsauta linkkiä SAP HCM - kuvakkeessa

35 SAP GUI sisäänkirjautuminen (Windows-työpöydän kautta) Windowsin Ohjelmat-valikosta tai työpöydällä olevasta ikonista. Kaksoisnapsautus Tilaisuus, Esittäjä 35

36 SAP GUI sisäänkirjautuminen (Windows-työpöydän kautta) 36 Syötä Kirjautumisjärjestelmä (340) Käyttäjätunnus Salasana

37 SAP GUI käyttöliittymän näyttörakenne Valikkorivi Komentorivi Otsikkorivi Toimintopainikerivi 37 Navigointi-ikkuna Tilarivi

38 Keskeiset käsitteet 38 Käsite Lyhenne Selite Transaktio Tapahtuma, toiminto Esim. Näytä henkilöstöperustiedot, Näytä organisaatio, Ylläpidä sijaistietoa Transaktiokoodi SAPin näytöllä annettava kirjain- ja/tai numeroyhdistelmä, jolla päästään suoraan halutulle näytölle tai raportille. Esim. PA20 on Näytä henkilöstöperustiedot - näkymän transaktiokoodi.

39 Transaktion käynnistäminen 39 Syötä transaktiokoodi komentorivin komentokenttään ja paina näppäimistön Enternäppäintä Jos olet muussa näkymässä kuin SAP-aloitusnäytöllä, kirjoita /n transaktiokoodin eteen (/npa20) Jos haluat käynnistää transaktion uuteen istuntoon, kirjoita /o transaktiokoodin eteen (/opa20) TAI Käynnistä transaktio valikkorakenteesta kaksoisnapsauttamalla transaktioriviä

40 Suosikkien lisäys 40 Suosikit-kansioon voit listata useimmin käyttämäsi transaktiot Suosikkeja voit lisätä esim. seuraavasti: Navigoi haluttuun transaktioon SAP-aloitusnäytön valikossa Napsauta transaktioriviä hiiren kakkospainikkeella Valitse avautuvasta valikosta Lisää suosikkeihin

41 SAP GUI -uloskirjautuminen 41 Valikosta: Järjestelmä Kirjaudu ulos. Tai: käytä kuvassa esitettyjä painikkeita.

42 Henkilöstöasiantuntijan oikeudet SAPperusjärjestelmässä 42

43 Henkilöstöasiantuntijan toiminnallisuudet Henkilöstöasiantuntijalla on SAP-perusjärjestelmään oikeudet seuraaviin toiminnallisuuksiin: Organisaatiorakenteen katseluoikeudet (PPOSE) Budjetoidun toimen tietojen katseluoikeudet (PO13D) Henkilöiden henkilö- ja sopimustietojen katseluoikeudet (PA20) Nimikirjanotteen tulostaminen (viraston sisäinen käyttö, ZNIMIKIRJA) SAPin vakioraporttien ottaminen ja ad hoc kyselyjen tekeminen (S_PH0_ ) Esimiehen sijaistiedon ylläpitäminen (RMPS_SET_SUBSTITUTE) 43

44 Päätöstulosteet Nimittämiskirjojen, työsopimuksen, poissaolopäätöksen ja irtisanoutumista koskevan todistuksen ottaminen ja tulostaminen Nimittämiskirjat Nimittäminen virkaan (ZHRNIMITKIR2) Nimittäminen virkamieheksi virkasuhteeseen (ZHRNIMITKIRJ1) Työsopimus (ZHRTYOSOP) Poissaolopäätös, harkinnanvarainen poissaolo (ZHRPOLOPAAT) Todistus irtisanoutumisesta (ZHRTODISTUS) 44

45 Oman käyttäjätunnuksen päivittäminen Oman käyttäjätunnuksesi voit päivittää transaktiolla Z_OMA. Käyttäjätunnuksen päivitys voi olla tarpeen, kun olet luonut budjetoidun toimen tai siirtänyt palvelussuhteen hallinnan lomakkeilta tiedot perusjärjestelmään ja haluat heti katsoa tietoja perusjärjestelmästä 45

46 Vinkkejä SAP GUI -käyttöliittymän käyttöön 46

47 Vinkki: Tekniset nimet SAP-aloitusnäytön valikko näyttää oletuksena transaktioiden nimet mutta ei transaktiokoodeja eli teknisiä nimiä. Saat transaktiokoodin näkyviin seuraavasti: Valitse valikkoriviltä Lisät -> Asetukset Valitse Näytä tekniset nimet kohta Napsauta Jatka-painiketta 47

48 Vinkki: Käyttäjäkohtaiset asetukset 48 SU3-transaktiossa ylläpidetään käyttäjätunnuksen asetuksia. Tarkista, että parametriasetuksissasi ovat seuraavat arvot: MOL ja UGR, joiden arvo on 44 (Suomen maakoodi). Voit lisätä myös seuraavan parametrin: HR_DISP_INFTY_NUM Parametrin arvo on X Infotyyppien numerot näkyvät otsikkorivillä

49 Vinkki: Avaimet valintalistoissa Valintalistoihin saat selitetekstien koodit näkyviin seuraavasti: Napsauta Mukauta paikallisia asetteluja -painiketta Valitse Vaihtoehdot Valitse Vuorovaikutteisuuden ulkoasu -kansiosta Visualisointi 1 -kohta Valitse Näytä avain kaikissa pudotusluetteloissa ja Lajittele merkinnät avaimen mukaan Hyväksy tiedot napsauttamalla OK-painiketta 49

50 Järjestelmäohjeet 50 Ohjeita järjestelmän käyttöön löytyy: Kieku-henkilöstöhallinto, yleinen osuus käsikirja Palvelussuhteen hallinta -käsikirja Kieku portaalissa Ohje-pankki (SAPin internet-sivuilta (englanninkielinen ohjeistus, ei Kiekutietojärjestelmäkohtainen)) (F1-painikkeen avulla (vie kursori mihin tahansa kenttään ja paina näppäimistön F1 näppäintä. Englanninkielinen ohjeistus, ei Kieku-tietojärjestelmäkohtainen)) Yleistä Kieku-infoa:

51 Koulutuksen yhteenveto Kysymyksiä? 51