Tehokkaat ja toimivat tietojärjestelmät ja tulevaisuus

Transkriptio

1 Tehokkaat ja toimivat tietojärjestelmät ja tulevaisuus Valtion taloushallintopäivä Tanja Wistbacka ja Lasse Skog Valtiokonttori, Kieku-toimiala Esityksen sisältö 1. Kiekun käyttöönottojen yleiskuva 2. Kiekun toiminnallinen kehittäminen nyt ja lähitulevaisuudessa 3. Kiekun kehittäminen Kansainvälistä vertailua 2 1

2 Taustaa Kiekun laajuus / toiminnallisuus Kiekun käyttöönottojen tilannekuva 3 Kieku- hanke toteuttaa strategiaa Kieku- hanke on keskeinen osa valtion taloushallinnon strategiaa ja sen avulla saavutetaan useita strategian tavoitteita 4 2

3 Kieku-ratkaisun yleiskuvaus / laajuus Taloushallinnon prosessit Tulojen käsittely Menojen käsittely Kirjanpito Sisäinen laskenta (osin) Henkilöstöhallinnon prosessit Palvelussuhteen hallinta Työaikojen hallinta Palkanlaskenta (Osaamisen hallinta) Palvelumalli ja palvelukanavat Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut Tuen ja ylläpidon palvelut Järjestelmät SAP FICO SAP HCM CGI Palkat, Lomasuunnittelu, Palvelusaikalaskenta CGI Ajanhallinta / SAP CATS SAP BI Tietosisällöt Seurantakohdemalli, validoinnit Henkilö- ja toimittajatietojen master Integraatiot Yhteiset integraatiot mm. R8, M2, Tilha, Basware / Opus Capita, Tahti Virastokohtaiset substanssijärjestelmien liittymät VIAintegraatioalustan kautta Lasse Skog Käyttöönottojen aikataulu Vaihe 1 Kumulatiivinen HTV-määrä virastoissa Vaihe 2 0 OM, EK, VNK, LVK LVM, TEM LVM, TEM STM, tutkimuslaitokset MMM, OKM, TPK Poha Tulli UM, YM, PLM, RVL Tori VM 2 (Avit, VATT,VRK, TK) SM 2 (SM, Haltik, Häke) VM 1 (VM, Palkeet, Vero) SM 1 (Migri, Peo) SA VK 1/2011 4/2011 5/2012 1/2013 4/ /2013 1/2014 4/ /2014 1/2015 4/ /2015 1/2016 4/ /2016 Lasse Skog

4 Kiekun toiminnallinen kehittäminen nyt ja lähitulevaisuudessa Kiekun kehittämisen määrä käyttöönottojen rinnalla Kehittäminen Taloushallinnossa Henkilöstöhallinnossa Raportoinnissa 7 Kiekun kehittämisen määrä käyttöönottojen rinnalla *Vuonna 2011 keskityttiin pilottikäyttöönottoihin ja Kieku sellaisenaan -ratkaisun rakentamiseen ** Vuosina panostettu merkittävästi Kieku-ratkaisun toiminnalliseen kehittämiseen kokemusten ja asiakaspalautteiden pohjalta 8 4

5 Missä olemme nyt Taloushallinto Raportointi Henkilöstöhallinto Toimii varsin hyvin tuottavuusanalyysit tukevat havaintoa Kehitettävääkin on vielä (ks. seuraavat diat) Positiivista palautetta kun raportointia alettu hyödyntää monipuolisesti Kehitettävää on vielä (ks. seuraavat diat) Vaatinut eniten kehittämistä sähköiset lomakkeet palkanlaskentaprosessin automaatioasteen nostaminen CGI Ajanhallinnan kehittäminen 9 Kehitettävää taloushallinnossa Palkkakustannusten jakoratkaisun kehittäminen Eriytetään ulkoista kirjanpitoa ja sisäistä laskentaa edelleen Jakopalkkojen laskenta Palkoista SAP BI:hin Uusi ratkaisu käyttöön vuoden 2015 alusta lukien 10 5

6 Jakopalkkalaskenta Rondo, M2, substanssijärjestelmät SAP HCM Poissaolot Ajanhallinta On Kiekussa Toteutus 2014 aikana Muu kirjanpidon aineisto (ml. sis. lask. seurantakohteet) Maksupalkat Palkat Jakopalkat Kieku taloushallinto (SAP FICO) Ulkoisen kirjanpidon oikaisuja muistiotositteilla Kirjanpidon raportointi BI jakopalkkalaskenta versio 1.0 Kustannuslaskennan raportointi Maksupalkat (hlötaso) Jakopalkat Tuntikorjaukset Hyväksytyt tunnit Hyväksymättömät tunnit Yleinen jakopalkkalaskenta Rahoittajaprojektiraportointi Rahoittajaprojektilaskenta Maksetut palkat (hlötaso) BI-raportointi Kehitettävää taloushallinnossa Kiekussa ei kustannusten vyörytysratkaisua eikä näillä näkymin ole toistaiseksi tulossakaan BI-raporteilta kirjanpitoyksikön kustannuslaskennan pohjatiedot Kirjanpitoyksikkö toteuttaa laskentansa itse Excelissä tai omassa vyörytys-/kustannuslaskentajärjestelmässään Työn alla valtion yhteisen kustannusten kohdennusmallin tuotteistuspaketti, joka sisältää kustannuslaskennan pohjatietojen raportointiohjeet Kiekusta Kiekun käyttöönottojen jälkeen tarkastellaan mahdollisuutta Hankkia ainakin osaa kirjanpitoyksiköistä palveleva kustannusten vyörytysratkaisu 12 6

7 Kehitettävää henkilöstöhallinnossa (1/2) Sähköiset lomakkeet Vielä yksi lomake tulossa tuotantoon (palvelussuhteen tietojen muuttaminen/organisaatiomuutokset, ) Jo käytössä olevien lomakkeiden jatkokehitys Palkanlaskentaprosessin automaatioasteen nostaminen Sujuvuutta Palkeiden työhön 13 Kehitettävää henkilöstöhallinnossa (2/2) CGI Ajanhallinnan kehittäminen Priorisoidaan palkkavaikutteisia kehityspiirteitä Työaikojen kohdentamisen käyttöliittymäksi SAP CATS (ellei erityisiä perusteita ottaa CGI Ajanhallintaa) Työaikojen hallinnan arkkitehtuurin ja käytettävyyden kehittäminen 14 7

8 Kehitettävää raportoinnissa (1/3) Kehitetään raportointia (SAP BI) palkkakustannusten jakoratkaisun kehittämisen yhteydessä Palkkakirjanpidon aineisto henkilötasolla Ajanhallinnan hyväksytyt ja hyväksymättömät tunnit samalle raportille 15 Kehitettävää raportoinnissa (2/3) HTV-raportointi Henkilötyövuodet Henkilön ja sopimuksen perustietoja hyödyntävä raportti Sisältää ennusteen Henkilötyövuodet seurantakohteittain Työajankohdennusten mukaisesti seurantakohteille laskettujen henkilötyövuosien raportointiin. Jakotekijä sama kuin jakopalkkojen laskennassa. 16 8

9 Kehitettävää raportoinnissa (3/3) Palkanlaskennan lähtötietojen muutosluettelo Palautteen pohjalta uudessa versiossa yhdistetään mm. poissaolotietoja raportin sisällöksi Aiemmin sama tietosisältö kahdelta raportilta, nyt yhdistetään Tavoitteena nykyistä helpommin lähestyttävä, selkeä ja luettava ulkoasu Huomioiden kuitenkin laajan sisällön tuomat haasteet Konserniraportointia suunnitellaan Tavoitteena saada Kiekuun ministeriöille konserniraportointioikeudet hallinnonalojensa virastoihin 17 Kiekun toiminnallinen kehittäminen pidemmällä aikavälillä Lähtötilanne Käynnissä olevia Tarpeita, ajatuksia tulevasta 18 9

10 Lähtötilanne Perusinvestointi tehty Kannattaako toiminnallisuutta laajentaa? - Toimintamalli ja prosessi arvioitava ensin - Sen jälkeen yhteinen malli ja sitä tukeva tietojärjestelmä Tiivis SAP-kokonaisuus vai best of breed - ajattelu? - Esim. Rondo vs. SAPin laskujen kierrätysväline Kehityspanoksia esitetty vuosille Kehittämisen laajuuteen vaikuttaa valtion taloudellinen tilanne sekä se, kuinka hyviä investointikohteita on esittää - Investointikohtaisesti käytetään normaalia investointiharkintaa eli tarkastellaan kustannus/hyöty ml. takaisinmaksuaika, läpivietävyys, riskit jne. Lasse Skog Käynnissä olevia Työn alla SAP- käyttövaltuushallintatuotteen päivitys ja käyttöönotto Käyttöön 2014 Kieku-virastoille ajantasainen sisäisessä valvonnassa ja riskienhallinnassa tarvittava käyttövaltuusraportointi Automatisoinnin kautta lisäksi merkittäviä henkilötyö- ja kustannussäästöjä Jatkokehittämismahdollisuuksia Laajentaminen esim. Rondo, M2 Arkistointi, esiselvitys 2014 aikana 20 10

11 Tarpeita, ajatuksia tulevasta Mahdollisesti kiinnostavia toiminnallisuuden laajennuksia? Sähköinen allekirjoitus Osaamisen hallinta, suorituksen johtaminen Kustannuslaskenta, suunnittelu/budjetointi Projektinhallintatoiminnallisuuden laajentaminen Materiaalihallinto, verkkokauppa Mahdollisesti kiinnostavia tiukemman integraation korvausinvestointeja Matkahallinta Hankintatoimi ja ostolaskujen käsittely, arkistointi 21 Vertailu eräisiin muihin valtioihin Ruotsi Norja Tanska Hollanti UK Suomi HR Palkat Palkat Kyllä? Kyllä Tulossa Kyllä Talous Kyllä Kyllä Kyllä Ei Tulossa Kyllä Käyttö nyt 20 %? Laaja Laaja Tulossa Laaja Pakollisuus Ei Ei Kyllä Kyllä Jatkossa kyllä Harmonisointi Prosessifokus IT-ratkaisu Tavoitteiden saavuttaminen Osittain Muutama ratkaisu Menetelmät edellä Yhteinen pohja Kyllä Kyllä Ei vielä, jatkossa kyllä Yhteinen pohja Yhteinen pohja Ei vielä, JV-malli Kyllä Kyllä Yhteinen pohja Kaikilla on ollut vaikeuksia toteutushankkeissa mallista huolimatta. Prosessien harmonisointi, käyttäjätyytyväisyyden saavuttaminen kaikkialla haastavaa. Tuottavuustavoitteiden suhteen ollaan optimistisia ja lopputulokseen lopulta tyytyväisiä. Lasse Skog

12 Kiitos! Lisätietoa 12