Työaikapankkitietojen raportointi Kiekussa. Muutosehdotus ME 3062 tilanne

Transkriptio

1 Työaikapankkitietojen raportointi Kiekussa Muutosehdotus ME 3062 tilanne

2 TPR Työaikapankkien raportointi Projektin tavoitteena on toteuttaa Kiekuun työaikapankkien raportointi sekä muutos, jolla luovutaan henkilökohtaisten työaikapankkien ylläpidosta. Raportoinnin toteuttaminen on tärkeä osa Kiekun kehittämistä vastaamaan virastojen työnantajatehtäviä sekä valtiotason tehokkuustavoitteita. Raportoinnin toteutuksella on vaikutusta kaikkiin Kiekua käyttäviin virastoihin. Vastuu Valtiokonttorilla/ Prosessikehitys- ja tietojärjestelmätoimistoilla sekä Palkeilla Aikatauluna

3 Työaikapankkien määritelmä Kiekussa Työaikapankit Kiekussa tarkoittavat työajan tasoittumiseen ja työaikakorvausten vapaaksi vaihtamiseen käytettäviä toimintatapoja, joilla työaikaa tai korvauksia säästetään myöhemmin vapaana pidettäviksi. Näitä kaikkia erilaisia työajan säästöjä kutsutaan ylätasolla työaikapankeiksi. - Virka- ja työehtosopimuksen mukaiset työaikapankit, jotka vaativat virastossa työaikapankin käyttöönotosta sopimista 7 Tasoittumisvapaapankki Tunnit kerrytetään tunti tunnista, ei ylityötä, ei työaikakorvauksia 7a Työaikakorvauspankki Tunnit kerrytetään kertoimilla ja voidaan sopia työaikakorvausten vapaanapidosta (esim. ylityöt, ilta- ja yötyölisät)

4 Työaikapankkien määritelmä Kiekussa jatkuu - Esimerkkejä Kiekun yleisimmistä ns. teknisistä työaikapankeista, joiden avulla säästetään työaikaa tai työaikakorvauksia myöhemmin vapaana pidettäviksi Liukumasaldopankki Liukuvan työajan saldon seurantaa varten Saldopankki Liukuvan työajan leikkaantuneita tunteja voidaan siirtää tähän pankkiin Ylityöpankki Virka- ja työehtosopimuksen mukaisen lisä- ja ylityön sekä varallaolojen ja viikkolepokorvauksen vapaana pitämistä varten avattava pankki, jonka käytöstä ei tarvitse olla viraston erillistä sopimusta työaikapankin käytöstä

5 Nykytilanne Kiekusta ei ole mahdollista raportoida henkilöitä ja heidän työaikapankkitietojaan, eikä työaikapankkien saldotietoja. Tiedoista osa näkyy henkilöiden henkilökohtaisilla näytöillä sekä henkilön työaikalaskelma -tulosteella CGI Ajanhallinnassa ja ovat näkyvillä myös esimiehellä sekä ammattikäyttäjillä. - Nämä tiedot eivät kata tarpeita raportoinnista ja ovat hyvin hankalia koota yhteen esimies- ja virastotasolla.

6 Raportointitarpeet Tarve Tarkenne Miksi Miten hoidetaan nyt Aikataul u (prio) Henkilöillä käytössä olevat työaikapankit Raportoida henkilöillä käytössä olevia työaikapankkeja henkilöittäin sekä työaikapankeittain Valvoa virastossa käytössä olevien Kiekun työaikapankkien käyttöä Ajanhallinnan vastuuhenkilö ja esimies näkee käyttöliittymässä henkilön tiedoista yksittäisen henkilön työaikapankit, mutta ei tietyn työaikapankin kaikkia käyttäjiä Henkilöillä käytössä olevien työaikapankkien saldot Raportoida saldojen muutokset päivätasolla, niin, että tiedetään, minä päivinä pankin saldo on muuttunut ja miksi Valvoa työsuojelullisesti, miten paljon työaikaa tehdään yli säännöllisen työajan Ajanhallinnan vastuuhenkilö ja esimies näkee käyttöliittymässä henkilön tiedoista yksittäisen henkilön saldot yhden viikon osalta

7 Raportointitarpeet Tarve Tarkenne Miksi Miten hoidetaan nyt Aikataul u (prio) Saldojen manuaaliset muutokset Raportoida työaikapankkeihin manuaalisesti tehdyt saldojen muutokset (Saldon lisäys, Saldon siirto ja Saldon muutos) Valvoa työaikapankkeihin tehtäviä manuaalisia saldojen muutoksia: lisäyksiä, kun käytössä on pankki, jonka saldo kertyy Kiekun ulkopuolella Siirtoja, kun virkamies siirtää saldoa toisesta pankista toiseen pankkiin Muutoksia, kun työaikapankista vähennetään saldoa, saldon maksun yhteydessä Ajanhallinnan vastuuhenkilö ja esimies näkee käyttöliittymässä henkilön tiedoista yksittäisen henkilön saldojen muutokset yhden viikon osalta Saldojen leikkaukset Raportoida Tahtia varten vuosittain tieto virastokohtaisesti Muun kuin rahana tai ylityövapaana korvatun säännöllisen työajan ylittävän ylimääräisen työajan (tuntia/henkilötyövuosi) % osuus säännöllisestä vuosityöajasta (tuntia/henkilötyövuosi) Valvoa työsuojelullisesti, miten paljon säännöllisen työajan ylittävää työaikaa leikkaantuu ns. harmaana työnä pois henkilöiltä työaikapankeista. Ajanhallinnan vastuuhenkilö ja esimies näkee käyttöliittymässä henkilön tiedoista yksittäisen henkilön saldojen muutokset yhden viikon osalta

8 Kehityksessä ja toteutuksessa muuta huomioitavaa Raportit ovat ammattikäyttäjien käytettävissä - Ajanhallinnan vastuuhenkilö - HR asiantuntija - Työaikavastaava Raportit ovat esimiesten käytettävissä Raporteilla voidaan raportoida toteutusta edeltävää aikaa aina viraston Kieku käyttöönoton alusta alkaen sekä kaksi kuukautta kuluvasta päivästä eteenpäin. Raportoitavat tunnit tulee näyttää tunteina, minuutteina ja sekunteina raporteilla. Tietoja tulee voida summata hakuehtojen mukaisten tietojen mukaan kokonaisuuksina sekä välisummina

9 Kehityksessä ja toteutuksessa muuta huomioitavaa jatkuu Raportoitavia tunteja tulee voida lajitella ja suodattaa seuraavilla tiedoilla: - SAP HCM:ssä olevat tiedot: Esimies Esimiehellä tulee olla mahdollisuus raportoida alaisen alaisten tietoja Organisaatioyksikkö Ajanhallinnan organisaatioyksikkö Henkilön sopimuksen toimintayksikkö Työaikamuoto (työaikasuunnitelmasääntö SAP HCM) Työaikaprosentti Henkilön keskeinen henkilönumero Henkilön sopimusnumero Henkilön sopimuksen voimassaolo

10 Kehityksessä ja toteutuksessa muuta huomioitavaa jatkuu Raportoitavia tunteja tulee voida lajitella ja suodattaa seuraavilla tiedoilla: - CGI Ajanhallinnasta tulevat tiedot Työaikapankin nimi Työaikapankin tasoittumisjakso ja tieto, onko kyseessä kerrytys-/kulutusjakso Työaikapankin päättymispäivä / voimassaolo Työaikapankin voimassaolosta henkilöllä Työaikapankin saldo ja saldon päivämäärä Jos henkilöllä on useita sopimuksia, joista saldo kertyy, tiedot tulee voida summata työaikapankki / henkilö

11 Kehityksessä ja toteutuksessa muuta huomioitavaa jatkuu - CGI Ajanhallinnasta tulevat tiedot jatkuu Saldomuutos / pankki Manuaalisen saldomuutoksen syy Saldon lisäys Saldon muutos Saldon siirto Saldon siirron kohdepankki Tapahtumapäivämäärä tuntimäärä Saldonleikkaus tiedot / pankki Leikattu saldon määrä Leikatut saldot pankeittain summattuna Leikatut saldot henkilöittäin summattuna

12 Kehityksessä ja toteutuksessa muuta huomioitavaa jatkuu Raportoitavia tunteja tulee voida lajitella ja suodattaa seuraavilla tiedoilla: - BI:llä olevilla tiedoilla: Jaksotyön jaksot Tiedot tulee voida raportoida jaksokohtaisina saldoina niin, että raportilla näkyy henkilön jakson alkusaldo, saldon muutokset ja jakson loppusaldo Kalenteriviikot Tiedot tulee voida raportoida viikkokohtaisina saldoina niin, että raportilla näkyy henkilön viikon alkusaldo, saldon muutokset ja jakson loppusaldo

13 Kehityksessä ja toteutuksessa muuta huomioitavaa jatkuu Jos työaikapankille on määritelty maksimisaldo ja maksimisaldoa ei leikata, niin raporteilla näkyy henkilön todellinen saldo, joka voi olla suurempi, kuin työaikapankin maksimisaldo Jos työaikapankille on määritelty maksimisaldo ja maksimisaldo leikataan, niin raporteilla näkyy henkilön leikattu saldo, jos henkilön saldo ylittää maksimisaldon. Leikatut tunnit näkyvät raportoinnissa leikattuina tunteina.

14 TPR Työaikapankkien raportointi alustava aikataulu Määrittely (ME3062) ) QA:lle X CGI Ajanhallintaan tehtävä toteutus (MEXXX) BI:lle ja PI:lle tehtävä toteutus (MEXXX) QA:lle X Kieku /2016 Kieku /2016 Hyväksymistestauksen valmistelu Hyväksymistestaus Koulutus materiaalit X Projektissa seurattavat lopputulokset Virastoille järjestettävä perehdytystilaisuus Julkaisu Välijulkaisu *) Toimittaja ilmoitti, että määrittelyä on tarvetta jatkaa lokakuun puoleen väliin aiemmasta syyskuun lopusta poiketen