Kieku-tietojärjestelmä Raportointi

Transkriptio

1 1 Kieku-tietojärjestelmä Raportointi

2 Sisältö 2 Raportointi Kieku-tietojärjestelmässä Tietovarastoraportointi Kieku-portaali raportointikanavana Tietovarastoraportoinnin sisältö Raportoinnin ominaisuudet Perusjärjestelmien raportointi Raportoinnin ominaisuudet Henkilöstöhallinnon raportoinnin sisällöstä Taloushallinnon raportoinnin sisällöstä Kieku virastokohtaisten johdon raportointijärjestelmien tukena Tekijän nimi

3 Raportointi Kiekutietojärjestelmässä (1/3) 3 Käyttöliittymä Loppukäyttäjät pääsevät tietovarastoraportointiin Kiekuportaalin kautta Kieku-portaali (SAP EP) Ammattikäyttö SAP GUI Selain (Logica) Ammattikäyttäjien kirjautuminen Analyysiraportointi tuotetaan BI-tietovarastossa. Tietojen lataus perusjärjestelmistä päivittäin Tietovarastoraportointi (SAP BI) Operatiivinen raportointi suoraan perusjärjestelmistä. Raportoitavat tiedot reaaliaikaisia. Perusjärjestelmä (SAP ECC) Kiekutaloushallinto (SAP FICO) Kiekuhenkilöstöhallinto (SAP HCM) Perusjärjestelmä (Logica) Palkat (Logica Palkat) Ajanhallinta (Logica Ajanhallinta) Tekijän nimi

4 Raportointi Kiekutietojärjestelmässä (2/3) 4 Tietovarastoraportointi (BI) Business Intelligence (BI) raporteilla voidaan joustavasti toteuttaa moniulotteisia raportointitarpeita, käyttäjät voivat muokata raporttien näkymää tarvitsemaansa muotoon. Perusjärjestelmien standardiraportit (SAP ECC ja Logica tuotteet) Perusjärjestelmien valmiita standardiraportteja, jotka ovat saldo- ja tapahtumatasoisia. Esim. tilitapahtumat, tilien saldolistaukset, palkanlaskennan raportit. Perusjärjestelmien räätälöidyt raportit (ABAP) Järjestelmän määrämuotoiset raportit tehdään manuaalisesti ohjelmoimalla, jotta raporttien ulkoasu saadaan vastaamaan edellytettyjä kriteerejä.

5 Raportointi Kiekutietojärjestelmässä (3/3) 5 Tietovarastoraportointi tukee ensisijaisesti taloustiedon analysoinnin ja johdon tukemisen tavoitteita Lisäksi tietovarastoraportointiin toteutetaan rajattuun tarpeeseen suunniteltuja raportteja Perusjärjestelmän raportit liittyvät perusjärjestelmän avulla tehtäviin taloushallinnon perusprosesseihin (standardiraportit ja räätälöidyt raportit) Perusjärjestelmän raportit ovat lähinnä palvelukeskuksissa toimivien taloushallinnon henkilöiden käytössä Kiekun määrittelyvaiheessa tunnistettujen raporttien lisäksi käytettävissä on suuri joukko muitakin SAP:n standardiraportteja

6 Tunnistettuja muutoksia raportoinnissa 6 Raportointi yhtenäistyy Sekä perusjärjestelmän (SAP ECC) että tietovaraston (BI) raportit ovat kaikille virastoille yhteisiä Tietovarastoraportointi (BI) on laajasti myös virastojen henkilöiden käytettävissä Virastojen osalta taloushallinnon työrooleissa korostuu jatkossa johdon tukeminen, sisäinen valvonta ja taloustiedon analysointi Tietovarastoraportointi tukee taloustiedon analysoinnin ja johdon tukemisen tavoitteita. BIjärjestelmän taloushallinnon raportit ovat suoraan sekä virastojen johdon tuen että johdon itsensä käytettävissä Kaikki esimiehet pääsevät tarkastelemaan alaistensa tietoja BI-raporttien avulla

7 Tietovarastoraportointi / SAP BI 7

8 Pääsy tietovarastoraportointiin Kieku-portaalin kautta 8 Kieku-portaali jakautuu välilehtiin. BI-raportointiin pääsee portaalista Raportointi -välilehdeltä. Muita portaalin välilehtiä ovat Virkamiehen portaali, Esimiehen portaali ja Henkilöstöasiantuntijan portaali HUOM: Raportoinnin osuutta ei ole vielä toteutettu portaaliin, eikä se näy tässä esimerkkikuvassa

9 BI-järjestelmän raportit: Kieku-portaalin Raportointi-välilehti 9 Virkamies Esimies Hlöstö as.tunt Raportointi Esimiehen raportit Talouden seuranta Kirjanpidon raportit Ylläpito: Sisäiset budjetit ja valtuudet Lähiesimiehelle suunnattuja, omia alaisia koskevia henkilöstöhallinnon raportteja Raportteja henkilötiedoista, poissaoloista, tutkinnoista ja koulutuksista ja palkkatiedoista Talouden raportteja virastojen käyttöön. Raportteja aihealueista Sisäinen laskenta, Budjetin seuranta, Projektit, Myynti Käyttöoikeudet roolimääritysten yhteydessä Kirjanpidon raportteja ensisijaisesti taloushallinnon ammattilaisille Raportteja aihealueista Kirjanpito ja Valtuuksien hallinta Sisäisten budjettien ja valtuuksien keskitettyyn ylläpitoon

10 Henkilöstöhallinnon BI-raportit: Esimiehen raportit 10 Esimiehen raportit Talouden seuranta Kirjanpidon raportit Ylläpito: Sisäiset budjetit ja valtuudet Henkilötiedot Alaisten HR-perustietoja ja työaikaosuus Ikärakenne Henkilölukumäärät ikäryhmittäin Poissaolot Poissaolotunteja, -päiviä ja lukumääriä Tutkinto- ja koulutusraportti Koulutustietoja ja henkilölukumääriä Palkkatiedot Palkkatiedot

11 Taloushallinnon BI-raportit 1/3: Talouden seuranta 11 Esimiehen raportit Talouden seuranta Kirjanpidon raportit Ylläpito: Sisäiset budjetit ja valtuudet Sisäinen laskenta ja budjetin seuranta Sisäinen budjetin ja toteuman vertailu (laaja versio) Sisäisen budjetin ja ennusteen vertailu Seuranta- ja vertailuraportti laaja Seuranta- ja vertailuraportti suppea Organisaatiotasoinen toteumaraportti toiminnoittain Toimintoraportti Kustannusvastaavuuslaskelma Laskutettavien projektien seurantaraportti Projektit ja hankkeet Projekti TA-tileittäin Projektin toteuma tiliryhmittäin ja tileittäin Projektin toteuma vuosittain Projektin tulot ja menot Myynti Myynnit asiakkaittain Tuotot HUOM: Jaottelu osin keskeneräinen. Raporttien nimet ja asettelu alaryhmiin saattaa vielä tarkentua

12 Taloushallinnon BI-raportit 2/3: Kirjanpidon raportit 12 Esimiehen raportit Talouden seuranta Kirjanpidon raportit Ylläpito: Sisäiset budjetit ja valtuudet Kirjanpito Talousarvion toteutumalaskelma - menot Talousarvion toteutumalaskelma - tulot Tili-ilmoituksen tarkastusraportti Rahaston rahoituslaskelma Arviomäärärahojen ylitykset Talousarvion seurantaraportti Määrärahan tarkistusraportti Valtuuksien hallinta Talousarvion toteutumalaskelman valtuudet ja käyttö Valtuuksien seurantailmoitus Valtuuskirjanpidon raportti HUOM: Jaottelu osin keskeneräinen. Raporttien nimet ja asettelu alaryhmiin saattaa vielä tarkentua

13 Taloushallinnon BI-raportit 3/3: Ylläpito: Sisäiset budjetit ja valtuudet 13 Esimiehen raportit Talouden seuranta Kirjanpidon raportit Ylläpito: Sisäiset budjetit ja valtuudet Sisäisten budjettien ylläpito Sisäinen budjetoinnin latauksen tarkistusraportti Sisäisen budjetoinnin syötön tarkistusraportti Budjetoinnin tietojen tallentaminen järjestelmään Budjettien lataus Valtuuksien ylläpito Valtuuksien määrä tallentaminen Valtuuksien määrä - tarkistusraportti Valtuuksien käyttö tallentaminen Valtuuksien käyttö tarkistusraportti Tulevien vuosien määrärahatarve - tallentaminen Tulevien vuosien määrärahatarve tarkistusraportti HUOM: Jaottelu osin keskeneräinen. Raporttien nimet ja asettelu alaryhmiin saattaa vielä tarkentua

14 Tietovarastoraporttien toimintaperiaate (1/2) 14 Perustiedot ja tapahtumat siirretään tietovarastoon joka yö Raportin käyttäjä syöttää haluamansa rajaavat parametrit raporttia käynnistäessä esim. aikaväli, organisaation osa, tiliryhmä Raportointivälineen toiminnallisuudet mahdollistavat moniulotteisen raportoinnin, analysoinnin, ja seurannan Tekijän nimi

15 Tietovarastoraporttien toimintaperiaate (2/2) 15 Käyttäjä voi muokata raporttien näkymiä Porautuminen (tiedot vähintään saldotasolla, rajatuilta osin porautuminen rivitasolle asti) Tarkastelunäkökulman vaihtaminen ( Vapaat ominaisuudet ) Sarakejärjestyksen vaihtaminen Suodattaminen tiettyihin arvoihin, järjestyksen vaihtaminen, ym. Käyttäjä voi halutessaan tallentaa muokkaamansa näkymän omiin suosikkeihin, jolloin muokattu näkymä on uudelleen suoraan käytettävissä HUOM: Tämä on yksinkertaistettu esimerkkiraportti, ei kuulu Kiekussa määriteltyihin raportteihin Tekijän nimi

16 Kieku virastokohtaisten johdon raportointijärjestelmien tukena 16

17 Kieku virastokohtaisten johdon raportointijärjestelmien tukena 17 Kieku-tietojärjestelmä Tietovarastoraportointi (SAP BI) VIA Virastokohtaiset johdon raportointijärjestelmät 1 SAP OpenHub 2 VIA 3 Kieku-taloushallinto ja Kiekuhenkilöstöhallinto Palkat ja Ajanhallinta

18 Kiekun perusjärjestelmien raportointi 18

19 Perusjärjestelmien raportointiominaisuudet (1/2) 19 Käyttäjä voi rajata hakutekijöitä standardiraporttien aloitusnäkymässä Tekijän nimi

20 Perusjärjestelmien raportointiominaisuudet (2/2) 20 Käyttäjä voi muokata standardiraporttien näkymiä Sarakejärjestyksen vaihtaminen Suodattaminen tiettyihin arvoihin, ym. Tekijän nimi

21 Henkilöstöhallinnon raportointi perusjärjestelmissä 21

22 Henkilöstöhallinnon raportointi perusjärjestelmissä 22 SAP perusjärjestelmässä on käytettävissä valmiita standardiraportteja henkilöstöasiantuntijalle, mm: Tekijän nimi

23 Henkilöstöhallinnon raportointi perusjärjestelmissä 23 SAP perusjärjestelmässä on käytettävissä valmiita standardiraportteja henkilöstön kehittäjälle ja koulutusvastaavalle Mm: Profiilit (budjetoidun vaatimusprofiili ja henkilön osaamisprofiili) Olemassa olevat tehtävät Pätevyydet Profiili vertailut Vanhentuneet pätevyydet Pätevyyksien yleistiedot Kurssihierarkia (kurssipuu) Ennakkovaraukset kurssityypeittäin Ennakkovaraukset osallistujittain Varaukset osallistujittain Osallistumistilasto Kurssiohjelma Peruutukset kursseittain Peruutukset osallistujittain Analysoi arvioinnit Tekijän nimi

24 Henkilöstöhallinnon raportointi perusjärjestelmissä 24 Muita henkilöstöhallinnon raportteja: SAP Ad Hoc raportointityökalu Henkilöstöasiantuntija, henkilöstönkehittäjä ja koulutusvastaava voi tehdä kyselyitä kulloisenkin raportointitarpeen mukaan SAP HR - osiossa käytettävissä olevalla Ad hoc raportointityökalulla. Ajanhallinnan raportit esimiehille: Toteutuneet työajat Ylityöraportti Vuorosuunnitelma Vuosilomasuunnittelu sisältää erilaisia raportteja esimiehille ja henkilöstöasiantuntijoille mm. vuosilomasuunnittelunäkymä, käyttämättömät lomapäivät jne. Tekijän nimi

25 Taloushallinnon raportointi perusjärjestelmästä 25

26 Taloushallinnon perusjärjestelmäraportteja 26 Liikekirjanpito (1/3) Raportti Kirjanpidon tositteet Liikekirjanpidon päiväkirja Liikekirjanpidon pääkirja Liikekirjanpidon pääkirja - yhdistelmä Luettelo tehtävistä taseerittelyistä virastoittain Lähetteiden tilin (1991) erittely Tarkennus Ostolaskut, muut menotositteet, myyntilaskut, muut tulotositteet, muistiotositteet, tiliotteet, tositeaineistoon kuuluvat raportit Liikekirjanpidon tositteiden listaus haluttuine tilirivitietoineen kirjauspäivä- ja tiliväleiltä yritystasolla. Saldotasoinen liikekirjanpidon pääkirja Poiminta liikekirjanpidon tileiltä tositteittain tilivirastotasolla. Mahdollisuus analysoida tietoa virastoittain/ tulosyksiköittäin mm. tilikohtaisten välisummien avulla Luettelo tilin tapahtumista

27 Taloushallinnon perusjärjestelmäraportteja 27 Liikekirjanpito (2/3) Raportti Rahaston tilinpäätöksen liite 3: Rahaston tilinpäätöksen liite 6: Rahaston tilinpäätöksen liite 11: Rahaston tilinpäätöksen liite 13: Tiliviraston tilinpäätöksen liite 2: Tiliviraston tilinpäätöksen liite 5: Tiliviraston tilinpäätöksen liite 8: Tiliviraston tilinpäätöksen liite 13: Tiliviraston tilinpäätöksen liite 15: Tarkennus Henkilöstökulujen erittely Rahoitustuotot ja kulut Taseeseen sisältyvät rahastoidut varat Velan muutokset Nettoutetut tulot ja menot Henkilöstökulujen erittely Rahoitustuotot ja kulut Taseeseen sisältyvät rahastoidut varat Velan muutokset

28 Taloushallinnon perusjärjestelmäraportteja 28 Liikekirjanpito (3/3) Raportti Rahaston tuotto- ja kululaskelma Tase-erittely Tilivirastojen väliset hallinnan siirrot -tilin (2083) ja yhteishankinnoista aiheutuvat menosiirrot -tilin (2084) erittelyt Tiliviraston tase Rahaston tase Tiliviraston tuotto- ja kululaskelma Täsmäytysraportti Tarkennus Pääkirjatilien saldot Valtiovarainministeriön määräämällä kaavalla Pääkirjatilien saldojen erittely tositteittain Luettelo tilin tapahtumista Pääkirjatilien saldot Valtiovarainministeriön määräämällä kaavalla Pääkirjatilien saldot Valtiovarainministeriön määräämällä kaavalla Pääkirjatilien saldot Valtiovarainministeriön määräämällä kaavalla Siirrettyjen aineistojen täsmäytys muihin järjestelmiin (Travel, palkat, muut viraston substanssijärjestelmät)

29 Taloushallinnon perusjärjestelmäraportteja 29 Talousarviokirjanpito Raportti Talousarviokirjanpidon pääkirja Tiliviraston tilinpäätöksen liite 4: Peruutetut siirretyt määrärahat Täsmäytyslaskelma Tarkennus Talousarviokirjanpidon pääkirja. Talouarviotileille kirjatut tapahtumat tositetasolla. Lisäksi raportille tulostuu tilikohtainen määrärahaseuranta. Tarvittavien tietojen poimimiseen käytettään LKP:n raportti FAGLL03 Talousarviokirjanpidon ja liikekirjanpidon täsmäytyslaskelma

30 Taloushallinnon perusjärjestelmäraportteja 30 Laskujen käsittely Raportti Asiakasrivien luettelo Laskuaineiston täsmäytys välityspalvelun tietoihin Laskutusraportti SAP:n myyntilasku Tilausraportti Tuoteluettelo Tarkennus Muodostettujen laskujen täsmäytys laskuaineistoon Täsmäytysraportti Itellaan välitettyjen laskujen tiedoista (sisältö vastaava kuin kuittauksen sisältö Itellalta): laskujen lkm, loppusumma kanavittain jaettuna / laskuttajan ovt-tunnus Laskutetut myynnit/tuotot ja saatavat laskuittain laskutuserältä Myyntilaskutuloste SAP:sta joko tulostettavaksi paperille (kopion tuottamismahdollisuus) tai välitettäväksi PDF:nä Rondo-järjestelmään sisäisen laskutuksen tapahtumista Hyväksyttyjen laskutietojen täsmäytys lähettävään järjestelmään, tilausraportti

31 Taloushallinnon perusjärjestelmäraportteja 31 Menojen käsittely Raportti Lopullinen maksuluettelo Maksuvalmiusennuste Reskontraraportti Toimittajaraportti Täsmäytysraportti menotositteet Rondo - Sap Täsmäytysraportti Sap- Maksuliikenneohjelma Velkareskontran reskontraluettelo Velkareskontran toimittajaluettelo Tarkennus Maksuun poimittujen laskujen luettelo. Toimittajien avoimien erien tulostusluettelo. Maksuerän täsmäytys ostoreskontraan (Maksuliikeohjelma). Avoimet laskut toimittajittain (tase-erittely) Toimittajatiedot voimassaoloajalla varustettuina

32 Taloushallinnon perusjärjestelmäraportteja 32 Myyntireskontra Raportti Asiakasriviluettelo Asiakashakemisto Asiakasrivien luettelo Korkolasku Perintäkirje Tiliote Tiliotteen päivitys / Kirjausloki Asiakasriviluettelo Tarkennus Työraporttina käytettävä saatavareskontraraportti. Voimassa olevat asiakastiedot sähköiseen muotoon. Avoimet laskut asiakkaittain (tase-erittely) Suomenkielinen korkolasku Suomenkielinen perintäkirje Täsmäytysraportti sisään luettujen viitesuoritusten täsmäyttämiseksi tiliotetietoon. Viitteiden kohdistamisraportti: kohdistuneet viitesuoritukset ja virheeseen jääneet viitesuoritukset. Työraporttina käytettävä saatavareskontraraportti.

33 Taloushallinnon perusjärjestelmäraportteja 33 Käyttöomaisuus Raportti Käyttöomaisuuden vähennykset Tiliviraston tilinpäätöksen liite 7 Hankintamenon muutokset esineittäin Rahaston tilinpäätöksen liite 5 Tarkennus Luettelo myydyistä, romutetuista ja luovutetuista esineistä esineittäin. Tiliviraston liite 7; Kansallis- ja käyttöomaisuuden sekä muiden pitkävaikutteisten menojen poistot. Käyttöomaisuuskirjanpidosta tase-erittäin saldot ja poistot. Esineittäin hankintamenon muutokset (sisältäen jäännösarvot). Rahaston tilinpäätöksen liite 5; Käyttöomaisuuden sekä muiden pitkävaikutteisten menojen poistot; Käyttöomaisuuskirjanpidosta tase-erittäin saldot ja poistot.

34 Taloushallinnon perusjärjestelmäraportteja 34 Muut Raportti Tositteiden lukumäärät Seurantakohteiden perustiedot Projektin tapahtumat Tarkennus Käytettyjen tositteiden lukumäärä eri hakuehdoilla. yhden tai useamman projektin tiliviennit/tapahtumat tositetasolla, määrätyltä ajanjaksolta, myöskin laskentakohteita (luokittelutekijöitä) voi valita tarpeen vaatiessa