Työaikojen hallinta. Yleisperehdytys Erä6:n virastojen ydintiimeille Eija Kokko, Valtiokonttori

Transkriptio

1 Työaikojen hallinta Yleisperehdytys Erä6:n virastojen ydintiimeille Eija Kokko, Valtiokonttori

2 Ohjelma Aamukahvi Avaus ja päivän ohjelma, Kirsi Launomaa / Seija Friman Muutokset esimiehen tehtäviin, Seija Friman Seurantakohdemallin esittely ja seurantakohteiden määrittely käyttöönottohankkeessa, Eila Parviainen Tauko Seurantakohteiden integraatiot, Juho Ajo Lounas Kiekun muutosvaikutukset (Ryhmätyö), Seija Friman Liittymät, Jari Vuonos Työaikojen hallinta, Eija Kokko Tauko CATS työaikojen kohdentamisvälineenä, Kati Mikkonen Vaasin ja Kiekun sähköisen tukimateriaalin esittely, Helena Ronkainen Yhteenveto ja jatkotoimenpiteet, Kirsi Launomaa / Seija Friman

3 Työaikojen hallinta Prosessien muutoskartta ja työnjakokartta Merkittävimmät muutokset ja huomioitavat asiat verrattuna ennen Kiekua suoritettuihin prosesseihin Keskeiset tehtävät prosesseissa Virkamiehen näkymät Esimiehen näkymät

4 (*) Tähdellä merkityt prosessit kuvataan myöhemmin Ei ole Kieku-prosessi tai viraston tarkastelun laajuudessa Tällä sivulla käsitelty prosessi Yhteenveto viraston näkökulmasta potentiaalisesti eniten muuttuvista prosesseista ja niiden työnjaosta viraston ja Palkeiden välillä Ohjaus ja johtaminen Rekrytointi Palkkaus ja palkitseminen(*) Palvelussuhteen hallinta Osaamisen ja koulutusten hallinta(*) Työaikojen hallinta Matkustus Työaikojen suunnittelu Toteutuneen työajan käsittely ja työajan kohdentaminen Muutos Työ Muutos Työ Työaikojen seuranta Muutos Työ Mahdollinen muutosvaikutus virastossa Arvioitu työnjako viraston ja Palkeiden välillä Ei muutoksia Vain pieniä muutoksia Voi aiheuttaa joitakin muutoksia Voi aiheuttaa myös merkittäviä muutoksia Tumma sininen kuvaa viraston työn osuutta Vaalea sininen kuvaa Palkeiden työn osuutta Ei käsitelty tässä kuvauksessa. Huom! Muutosvaikutus ja työnjako perustuvat asiantuntija-arvioon

5 Keskeisiä huomioon otettavia asioita (*) Tähdellä merkityt prosessit kuvataan myöhemmin Ei ole Kieku-prosessi tai viraston tarkastelun laajuudessa Tällä sivulla käsitelty prosessi Potentiaaliset muutokset ja huomioitavat asiat henkilöstöhallinnon prosesseissa viraston näkökulmasta: Työaikojen hallinta Ohjaus ja johtaminen Rekrytointi Työaikojen suunnittelu Palkkaus ja palkitseminen(*) Palvelussuhteen hallinta Toteutuneen työajan käsittely ja työajan kohdentaminen Osaamisen ja koulutusten hallinta(*) Työaikojen hallinta Työaikojen seuranta Matkustus Kaikilla henkilöillä Kiekussa on työaikasuunnitelma toteutuneen työajan laskennan pohjana. Tunnit kohdennetaan Kiekussa. Suositeltava työajan kohdennustarkkuus on toteutunut työaika. Virkamies korjaa kulunvalvonnan leimauksia. Virkamies ilmoittaa varallaoloja ja erillisiä työaikalisiä (esim. hälytysraha). Virkamies ehdottaa lisiä vapaana pidettäviksi työaikapankkiin. Virkamies näkee omat työaikatietonsa ja korvauksensa järjestelmästä. Esimies hyväksyy tiedot järjestelmässä. Esimies seuraa alaistensa työaikaa, kohdennuksia ja korvauksia järjestelmästä. Tuntipalkkaisen aikapalkkatietojen tallentaminen tehdään virastossa Kiekun Ajanhallintaan. Suunniteltu säännöllinen työaika on kaiken työajan laskennan perusta. Työaikapankkien käyttö sähköistyy ja automatisoituu. Järjestelmä laskee työaikakorvaukset automaattisesti. Kaikki työaikakorvaukset lasketaan ja maksetaan järjestelmän kautta. Ajanhallinnan tiedoista saadaan kattavia raportteja BIraportoinnin kautta

6 Palkeet Ammattikäyttäjä (useita rooleja) Virasto Esimies Virkamies (*) Tähdellä merkityt prosessit kuvataan myöhemmin Ei ole Kieku-prosessi tai viraston tarkastelun laajuudessa Tällä sivulla käsitelty prosessi Keskeiset tehtävät henkilöstöhallinnon prosesseissa viraston näkökulmasta: Työaikojen hallinta Ohjaus ja johtaminen Rekrytointi Työaikojen suunnittelu Palkkaus ja palkitseminen(*) Palvelussuhteen hallinta Toteutuneen työajan käsittely ja työajan kohdentaminen Osaamisen ja koulutusten hallinta(*) Työaikojen hallinta Työaikojen seuranta Matkustus Tiedon vastaanottaminen suunnitelluista työajoista Tietojen antaminen siitä, miten resursseja käytetään eli miten työaika on suunniteltu Työaikasuunnitelman hyväksyminen ja tarvittaessa tulostaminen Ennen työaikojen suunnittelua esivalmisteluna henkilön sopimustietojen tarkastaminen ja työaikapankin liittäminen henkilölle (ajanhallinnan vastuuhenkilö) Työaikojen suunnittelun valmistelu (vuorosuunnittelija tai ajanhallinnan vastuuhenkilö) Esim. päivittäisen työajan ylläpito eri työaikamuodoissa Työaikojen suunnittelu (vuorosuunnittelija tai ajanhallinnan vastuuhenkilö) Tarvittaessa työaikasuunnitelman tulostaminen (vuorosuunnittelija tai ajanhallinnan vastuuhenkilö) Ei määriteltyjä tehtäviä

7 Palkeet Ammattikäyttäjä (useita rooleja) Virasto Esimies Virkamies (*) Tähdellä merkityt prosessit kuvataan myöhemmin Ei ole Kieku-prosessi tai viraston tarkastelun laajuudessa Tällä sivulla käsitelty prosessi Keskeiset tehtävät henkilöstöhallinnon prosesseissa viraston näkökulmasta: Työaikojen hallinta Ohjaus ja johtaminen Rekrytointi Työaikojen suunnittelu Palkkaus ja palkitseminen(*) Palvelussuhteen hallinta Toteutuneen työajan käsittely ja työajan kohdentaminen Osaamisen ja koulutusten hallinta(*) Työaikojen hallinta Työaikojen seuranta Matkustus Työajan leimaaminen ja leimausten korjaaminen Toteutuneen työajan ilmoittaminen Varallaolojen ja erillisten työaikalisien (esim. hälytysraha) ilmoittaminen Lisien ehdottaminen vapaana pidettäviksi työaikapankkiin Työajan kohdentaminen Toteutuneiden työaikojen oikeellisuuden seuraaminen Alaisen määrääminen työhön, ylityöhön tai muuhun korvauksiin oikeuttavaan työhön tai varallaoloon Työaikakorvausten siirtäminen palkanlaskentaan (ajanhallinnan vastuuhenkilö) Ei määriteltyjä tehtäviä

8 Palkeet Virasto Ammattikäyttäjä (ajanhallinnan vastuuhenkilö) Esimies Virkamies (*) Tähdellä merkityt prosessit kuvataan myöhemmin Ei ole Kieku-prosessi tai viraston tarkastelun laajuudessa Tällä sivulla käsitelty prosessi Keskeiset tehtävät henkilöstöhallinnon prosesseissa viraston näkökulmasta: Työaikojen hallinta Ohjaus ja johtaminen Rekrytointi Työaikojen suunnittelu Palkkaus ja palkitseminen(*) Palvelussuhteen hallinta Toteutuneen työajan käsittely ja työajan kohdentaminen Osaamisen ja koulutusten hallinta(*) Työaikojen hallinta Työaikojen seuranta Matkustus Palkkaan vaikuttavien tietojen sekä työajan kohdennusten korjaaminen tarvittaessa Vastuu tulosten seurannasta Palkkaan vaikuttavien tietojen sekä työajan kohdennusten hyväksyntä työjärjestyksen mukaisesti Työaikojen seurannan raportointi tarvittaessa Esim. virastotasoinen raportointi Ei määriteltyjä tehtäviä

9 Kirjautuminen Kirjautuminen Kieku portaalista - Työajan hallinnan omien tietojen ylläpitoon pääset Työajan hallinta -linkistä - Työaikojen kohdennusta pääset tekemään Tuntikirjaukset linkistä 9

10 Roolit Ajanhallinnassa Virkamies Esimies Ajanhallinnan vastuuhenkilö - Työaikavastaava Vuorosuunnittelija

11 Virkamiehen näkymä Tuntien kirjaus

12 Virkamiehen näkymä jatkuu Työaikaleimojen korjaus ja ylläpito

13 Virkamiehen näkymä jatkuu Varallaolojen ja Palkanlisien ilmoittaminen

14 Virkamiehen näkymä jatkuu Työaikapankit 14

15 Virkamiehen näkymä jatkuu Työaikalaskelma

16 Virkamiehen näkymä jatkuu Työaikojen kohdennus

17 Esimiehen näkymä Hyväksyntä

18 Esimiehen näkymä jatkuu Hyväksynnässä hyväksytään kaikki hyväksyttävän ajankohdan tiedot yhdessä Työaikakorvaukset Toteutuneen työajan Lisien kohdennukset Palkanlisät Varallaolot ja sotilaalliset harjoitukset Työaikapankkien saldomuutokset

19 Esimiehen hyväksyntänäkymä työaikojen kohdennuksissa Työaikojen kohdennusten hyväksyntä voidaan ottaa käyttöön viraston tarpeen mukaan - Koontihyväksyntä välilehdelle tulee kaikki alaisten hyväksyttävät tunnit. - Tunnit hyväksytään jokaiselle alaiselle erikseen. - Kohdennukset voidaan hyväksyä kuukausitasolla kaikki samalla valitsemalla Hyväksyntä sarakkeen alasvetovalikosta Hyväksy kaikki ja Tallenna

20 Esimiehen hyväksyntänäkymä työaikojen kohdennuksissa jatkuu - Yksilöllisessä hyväksyntä näkymässä voidaan hyväksyä ja hylätä rivi kerrallaan kohdennustapahtumia

21 KIITOS!