CATS Tuntikohdennuslomakkeen kehittämiskohteet

Transkriptio

1 CATS Tuntikohdennuslomakkeen kehittämiskohteet Kieku-käyttäjäpäivät Satu Laatinen

2 Parannuksia CATSin tuntien kohdennukseen Kaikkien päivien oletustavoitetuntimääräksi tyhjä tuntimäärä - Osa-aikaisten vapaapäivillä ei enää tavoitetyöaikana laskennallinen työaika - Vuosilomapäivät eivät enää näy kohdennettavina päivinä - Tyhjän tuntimäärän korvaa tehty todellinen työaika, joka siirtyy Ajanhallinnasta kohdennettaville päiville Ajanhallintaan tehdyt muutokset (mm. leimatietojen korjaukset) tuodaan CATSiin takautuvasti 8 viikkoa ja tavoitetuntimäärä päivittyy oikeaksi korjausta seuraavana päivänä Seurantakohteiden haku yhtenäisempää ja oikeellisempaa - Seurantakohteiden haku ikkunat eivät enää ole erilaisia - Toisen kirjanpitoyksikön seurantakohteita ei enää voi hakea - Seurantakohteet, jotka eivät ole kohdennusviikolla voimassa, eivät enää tule hakutuloksiin

3 Parannuksia CATSin tuntien kohdennukseen Muokkaukset CATSiin estetään ennen jakopalkka-ajoa - Lukituksen jälkeen lukittujen päivien tietoja ei pystytä enää muokkaamaan (ml. Hyväksymättömät päivät, kohdentamattomat päivät). - Raporteilla ja CATSin näytöillä ei ole enää jakopalkoista poikkeavia tietoja. Tuntienkohdennusnäytön rivimäärä korotetaan 20 riviin - Näytön ylös-alas rullaus vähenee Esimies pystyy hyväksymään kohdennukset myös päättyneeltä sopimukselta Esimiehen tuntien hyväksyntään nopeampi hyväksyntämahdollisuus - Esimiehen ei tarvitse enää käydä vaihtamassa kaikkien kohdennusrivien hyväksyntä tilaa erikseen, vaan oletuksena on Hyväksytty tila, jolloin hyväksyntä voidaan tehdä nopeammin Tallenna -painikkeella

4 Nykyiset Ajanhallinnan käyttäjät CATS:n käyttäjiksi Nykyisin työajan kohdennukseen Ajanhallintaa käyttävät virastot siirtyvät käyttämään työajan kohdennukseen CATSiä. - Poikkeuksena virastot, joissa on henkilöstöryhmiä, joiden toteutunut työaika ilmoitetaan tarkasti kellonaikapareina (Ajanhallinnan Toteutuma-välilehti), jolloin työajan kohdennus tehdään samalla. Huomattavaa, että samassa virastossa voidaan käyttää osalle henkilöstöä CATSiä ja osalle Ajanhallintaa, jos virasto näin päättää. Työajan laskentaan sekä työaikakorvausten käsittelyyn käytetään jatkossakin kaikkien virastojen osalta Ajanhallintaa. Muutoksen suunnittelu tehdään Palkeissa ja siirtymät CATS:n käyttöön alkavat aikaisintaan Palkeet tulee informoimaan tarkemmasta suunnitelmasta ja aikataulusta virastoja 4

5 Kohdennusten oikeellisuus ja seurantakohteiden käsittely Kehittämiskohde Muutostarpeen sisältö ME nro Tilanne Tavoitetuntien oikeellisuuden parantaminen Tavoitetuntien tulee olla oikeellisemmat, jotta kohdentaminen ja tarkastaminen on sujuvampaa. - Työaikatapahtumien takautuvien korjausten tuonti CATSiin - Vuosilomien näkyminen kohdentamattomina päivinä CATSissä, kuten poissaolot - Osa-aikaisten tavoitetuntien näkyminen oikeana vapaapäivinä 5747 Löydetty ratkaisu, jolla ongelmatilanteet poistuvat. Määrittelyn tarkennukset käynnissä. Tavoiteaikatauluna versio 3., tuotantoon 2/206 Seurantakohteiden haun käytettävyyden lisääminen Seurantakohteiden haku ikkunoiden käytettävyyden lisääminen - Eri seurantakohteiden hakunäyttöjen yhtenäistäminen ja selitehaun mahdollistaminen kaikkien seurantakohteiden osalta - Päättyneiden seurantakohteiden piilotus - Kirjanpitoyksikön ulkopuolisten seurantakohteiden piilotus 575 Löydetty ratkaisu, jolla ongelmatilanteet poistuvat. Määrittelyn tarkennukset käynnissä. Tavoiteaikatauluna versio 3., tuotantoon 2/206

6 Kohdennusten oikeellisuus ja seurantakohteiden käsittely jatkuu Kehittämiskohde Muutostarpeen sisältö ME nro Tilanne Mallien ja suosikkien keskitetty ylläpito Työaikavastaavan pitäisi pystyä tekemään mallit ja suosikit työntekijän puolesta 5765 Toimittaja selvittää ratkaisuvaihtoehtoa, jossa työaikavastaava saisi portaaliin näkymän, jossa hän voi tehdä mallit, suosikit ja kohdennuksen työntekijän puolesta sekä mahdollisuutta toteuttaa työaikavastaavalle toiminnallisuus, jolla voitaisiin antaa virastolle yhteisiä suosikkeja tarvittaessa. Määrittelyt jatkuvat Tavoiteaikataulu versio 3., tuotantoon 2/206 tai 7., tuotantoon 02/207 Tuntien lukittuminen hyväksynnän jälkeen Jakopalkka-aineistossa tulee olla käytössä vain sellaiset tunnit, joita ei enää voida muuttaa sen jälkeen, kun jakopalkka-ajot on käynnistetty. Tähän liittyen tarvitaan toiminnallisuus, jolla tunnit voivat lukittua, kun jakopalkka-ajo käynnistyy. Jakopalkka-aikatauluihin kytkettävässä ratkaisussa tulisi huomioida se, että kirjanpitoyksiköt kuuluvat johonkin kolmesta aikataulusta: normaaliaikataulu, nopeutettu aikataulu, erittäin nopea aikataulu. Tietojen lukittumisen jälkeen työntekijät ja esimiehet eivät enää voisi muuttaa CATS kohdennuksia. 576 Löydetty ratkaisu, jolla ongelmatilanteet poistuvat. Määrittelyn tarkennukset käynnissä. Tavoiteaikatauluna versio 3., tuotantoon 2/206

7 Tavoitetuntien oikeellisuuden parantaminen (ME 5747) Tavoitetuntien tulee olla oikeellisemmat, jotta kohdentaminen ja tarkastaminen on sujuvampaa. - Työaikatapahtumien takautuvien korjausten tuonti CATSiin - Vuosilomien näkyminen kohdentamattomina päivinä CATSissä, kuten poissaolot - Osa-aikaisten tavoitetuntien näkyminen oikeana vapaapäivinä Esimerkki ongelmatilanteesta ja löydetyt ratkaisut. Vuosilomapäivä näkyy kohdennettavana säännöllisenä työaikana, eikä henkilö näe, että kyseessä on lomapäivä, jota ei kohdenneta Kaikkien päivien tavoitetuntimäärä on oletuksena tyhjä (ml. Lomat ja osa-aikaisten vapaapäivät) ja tavoitetuntimäärä päivittyy tunneiksi vain Ajanhallinnasta tulevan tiedon mukaiseksi 2. Henkilö on unohtanut yhden leimauksen päivältä, joten alkuperäinen virheellinen päivälle laskettu työaika (3h) ei korjaannu oikeaksi (8h), vaan hänelle näkyy virheellinen kohdennettava työaika päivälle Ajanhallintaan tehdyt muutokset tuodaan takautuvasti 8 viikkoa ja tavoitetuntimäärä päivittyy oikeaksi korjausta seuraavana päivänä 2

8 Seurantakohteiden haun käytettävyyden lisääminen (ME 575) Seurantakohteiden haku ikkunoiden käytettävyyden lisääminen niin, että eri seurantakohteiden hakunäytöt ovat samanlaiset ja haku selitteellä on mahdollista kaikkien seurantakohteiden osalta. Päättyneet ja kirjanpitoyksikön ulkopuoliset seurantakohteet on myös tarpeen piilottaa hakutuloksista. Esimerkki ongelmatilanteesta ja löydetyt ratkaisut. Haku ikkunat ovat erilaisia eri seurantakohteilla ja esim. suoritetta ei voi etsiä suoritteen selitteellä Hakuikkunat ja selitteellä haku yhtenäistetään kaikille seurantakohteille samanlaisiksi 2. Henkilö pystyy hakemaan toisen kirjanpitoyksikön seurantakohteita (alussa oleva 4 merkkinen yritystunnus on eri) Yritystunnuksen muokkaus estetään haku-ikkunoista 3. Hakutuloksiin tulee turhaan seurantakohteita, jotka eivät ole enää voimassa. Hausta piilotetaan seurantakohteet, jotka eivät ole voimassa kohdennusviikolla 3 2

9 Mallien ja suosikkien keskitetty ylläpito (ME 5765) Työaikavastaavan pitäisi pystyä tekemään mallit ja suosikit työntekijän puolesta Esimerkki ongelmatilanteesta ja löydetyt ratkaisut. Vain henkilö itse pystyy tallentamaan itselleen mallit ja suosikit, eikä kukaan muu pääse niitä näkemään tai hallinnoimaan. Ratkaisu vielä avoin

10 Tuntien lukittuminen hyväksynnän jälkeen (ME 576) Jakopalkka-aineistossa tulee olla käytössä vain sellaiset tunnit, joita ei enää voida muuttaa sen jälkeen, kun jakopalkka-ajot on käynnistetty. Tähän liittyen tarvitaan toiminnallisuus, jolla tunnit voivat lukittua, kun jakopalkka-ajo käynnistyy. Tietojen lukittumisen jälkeen CATS -kohdennuksia ei saisi muuttaa enää portaalissa esimiehen tai työntekijän toimesta. Esimerkki ongelmatilanteesta ja löydetyt ratkaisut. Kohdennuksia pääsee lisäämään, muokkaamaan ja poistamaan hyväksynnänkin jälkeen 8 viikkoa taaksepäin vaikka jakopalkka olisi jo tehty. Muutokset eivät myöskään erotu muista tallennuksista mitenkään Toteutetaan tuntien muokkaukseen lukitus, joka tehdään Palkeissa ennen jakopalkka-ajoa. Lukituksen jälkeen lukittujen päivien tietoja ei pystytä enää muokkaamaan (ml. Hyväksymättömät päivät, kohdentamattomat päivät).

11 Lomakkeen selkeys Kehittämiskohde Muutostarpeen sisältö ME nro Tilanne Tuntikohdennusnäkymän näytön kehittäminen Tuntikohdennusnäkymän näytössä olevien heikkouksien parantaminen - Sarakeleveyksien dynaaminen muuttuminen näytön skaalautuessa eri resoluutioille - yli 0 kohdennusrivin rivien saaminen näkyviin - Tuntikohdennusnäkymän tavoitetyöaika ja summa rivien jäädytys - Näytön skaalautuvuus eri resoluutioilla (esim. näytön alareunan tyhjäksi jääminen nykyään) - Turhien toiminnallisuuksien piilotus oman näkymän muokkauksessa 5749 Löydetty ratkaisuja, jolla ongelmatilanteet poistuvat. Määrittelyn tarkennukset käynnissä. Tavoiteaikataulu versio 3., tuotantoon 2/206 tai 7., tuotantoon 02/207 Poissaolojen ja lomien näkyminen paremmin infotietona Poissaolopäivät näkyvät CATS:ssä tyhjänä tavoitetuntimääränä, mutta käyttäjälle ei näy poissaolon tai loman syytä. Tähän halutaan muutos, että kohdennusnäytöllä on koko viikon tieto eri päivinä, kohdennetaanko työaika ja jos ei kohdenneta, niin miksi ei Löydetty ratkaisuja, jolla ongelmatilanteet poistuvat. Määrittelyn tarkennukset käynnissä. Tavoiteaikatauluna versio 3., tuotantoon 2/206 Huomautusviestien selkeyttäminen Käyttäjälle tietyissä tilanteissa tulevat huomautusviestit eivät ole selkeitä. Epäselvyyttä lisää se, että mikäli käyttäjälle tulee useita ilmoituksia, voivat toisiinsa yhteydessä olevat viestit olla etäällä toisistaan viestilistalla. Tarvetta on tunnistettu myös niiden viestien kehittämiselle, jotka eivät vähennä tavoitetyöaikaa, kuten etätyötä koskeva ilmoitus Toimittaja selvittää mahdollisuuksia estää poissaoloille kohdennus kokonaan, jolloin huomautusviestejä ei tarvittaisi. Selvitetään myös etätyön ja kouluttajana toimimisen kohdennusten turhien huomautusviestien poistamisen mahdollisuutta. Määrittelyt jatkuvat Tavoiteaikatauluna versio 3., tuotantoon 2/206

12 Tuntikohdennusnäkymän näytön kehittäminen (ME 5749) Tuntikohdennusnäkymän näytössä olevien tietojen näkyvyyden parantaminen niin, että sarakeleveydet ja näyttö skaalautuvat dynaamisesti ja selkeästi eri näytön resoluutioilla. Tämän lisäksi yli 0 kohdennusrivin näyttäminen sekä tavoitetyöaika ja summa rivien jäädytys ja turhien toimintojen piilotus oman näkymän muokkauksessa ovat parannusta kaipaavia kohteita. Esimerkki ongelmatilanteesta ja löydetyt ratkaisut. Sarakeleveyksiä on muutettu ja osa sarakkeista kapenee tunnistamattomiksi Päivä- ja lisätietosarakkeet muutetaan kiinteän levyisiksi ja seurantakohteiden leveys jätetään käyttäjän muokattavaksi 2. Näytön alareunassa on turhaa tyhjää tilaa, vaikka kaikki kohdennusrivit eivät ole näkyvissä. Rivimäärää korotetaan 20 riivin. 3. Tavoitetyöaika ja summa-rivien tunnit menevät piiloon, kun kohdennusrivejä vieritetään alaspäin. Tähän ei ole ratkaisua, mutta rivimäärän lisäys auttaa ongelmaan 4. Oman näkymän muokkauksessa on valittavina toimintoja, joita ei Kiekussa käytetä Turhat toiminnot poistetaan näkymästä 3 4 2

13 Poissaolojen ja lomien näkyminen paremmin infotietona (ME 5762) Poissaolopäivät näkyvät CATS:ssä tyhjänä tavoitetuntimääränä, mutta käyttäjälle ei näy poissaolon tai loman syytä. Tähän halutaan muutos, että kohdennusnäytöllä on koko viikon tieto eri päivinä, kohdennetaanko työaika ja jos ei kohdenneta, niin miksi ei. Esimerkki ongelmatilanteesta ja löydetyt ratkaisut. Henkilölle näkyy poissaolopäivä kohdentamattomana, koska tavoitetuntimäärä on tyhjä, mutta hän ei näe poissaolo syytä Poissaolopäivillä näytetään info-ikkunassa (ToolTip), poissaolon syy 2. Henkilölle näkyy lomapäivä kohdennettavana työaikana, ei tyhjänä, eikä hän näe, että on ollut lomalla kyseisen päivän. Lomapäivät näytetään tyhjinä, mutta lomapäiville info-ikkunaa ei voida toteuttaa, koska lomatietoja ei siirretä Vuosilomista SAP HCM:ään. 2

14 Huomautusviestien selkeyttäminen (ME 5764) Käyttäjälle tietyissä tilanteissa tulevat huomautusviestit eivät ole selkeitä. Epäselvyyttä lisää se, että mikäli käyttäjälle tulee useita ilmoituksia, voivat toisiinsa yhteydessä olevat viestit olla etäällä toisistaan viestilistalla. Tarvetta on tunnistettu myös niiden viestien kehittämiselle, jotka eivät vähennä tavoitetyöaikaa, kuten etätyötä koskeva ilmoitus. Esimerkki ongelmatilanteesta ja löydetyt ratkaisut 2. Huomautusviestit ovat listalla viestityypeittäin, eivät päiväjärjestyksessä ja viestejä samasta asiasta monta erilaista Esim. Sairauspäivälle kohdennetusta työajasta huomautus on kolmella rivillä. Ratkaisu vielä avoin 2. Etätyö on kohdennettavaa aikaa ja siitä huolimatta järjestelmä antaa päivästä kaksi huomautusviestiä. Ratkaisu vielä avoin 2

15 Esimiehen hyväksyntä Kehittämiskohde Muutostarpeen sisältö ME nro Tilanne Päättyneille sopimuksille tehtyjen CATS:n tuntikohdennusten hyväksyntä Esimiehen ei ole mahdollista hyväksyä CATS:ssä alaisen tuntikohdennuksia, jos alaisen sopimuksella on päättymispäivä, vaan työaikavastaava pystyy ainoastaan hyväksymään kohdennukset. Tähän tarvitaan muutos niin, että esimies pystyy hyväksymään kohdennukset Löydetty ratkaisu, jolla ongelmatilanteet poistuvat. Määrittelyn tarkennukset käynnissä. Tavoiteaikatauluna versio 3., tuotantoon 2/206 Esimiesnäkymän jatkokehitys Esimiehen hyväksyntä näkymän helppokäyttöisyyden lisääminen niin, että esimiehen on mahdollista valita tarkasteltava/hyväksyttävä ajanjakso hyväksyntä näytöllä ja rivitasoiselle hyväksynnälle toteutetaan vaihtoehdoksi kaikkien näytöllä olevien tuntien hyväksyntä kerralla Löydetty ratkaisuja, jolla ongelmatilanteet poistuvat. Määrittelyn tarkennukset käynnissä. Tavoiteaikatauluna versio 3., tuotantoon 2/206

16 Päättyneille sopimuksille tehtyjen CATS:n tuntikohdennusten hyväksyntä (ME 5664) Esimiehen ei ole mahdollista hyväksyä CATS:ssä alaisen tuntikohdennuksia, jos alaisen sopimuksella on päättymispäivä, vaan työaikavastaava pystyy ainoastaan hyväksymään kohdennukset. Tähän tarvitaan muutos niin, että esimies pystyy hyväksymään kohdennukset. Esimerkki ongelmatilanteesta ja löydetyt ratkaisut. Alainen on tehnyt kohdennuksia maaliskuulle vanhan sopimuksen ajalle sekä uuden sopimuksen ajalle huhtikuulle. Alaisen vanha sopimus päättyy Esimiehelle ei tule hyväksyttäviksi maaliskuun tunnit, vaan vain huhtikuun voimassa olevan sopimuksen tunnit. Esimies pystyy hyväksymään kohdennukset myös päättyneeltä sopimukselta. 2

17 Esimiesnäkymän jatkokehitys (ME 5753) Esimiehen hyväksyntä näkymän helppokäyttöisyyden lisääminen niin, että esimiehen on mahdollista valita tarkasteltava/hyväksyttävä ajanjakso hyväksyntä näytöllä ja rivitasoiselle hyväksynnälle toteutetaan vaihtoehdoksi kaikkien näytöllä olevien tuntien hyväksyntä kerralla. Esimerkki ongelmatilanteesta ja löydetyt ratkaisut. Esimiehelle tulee kaikki hyväksyttävinä olevat tunnit näkyviin, eikä hän voi rajata hyväksyttäviä tunteja esim. vain edellisen viikon tai kuukauden tunteihin Esimiehen hyväksyntänäytölle lisätään aikarajaus valinta ja oletukseksi tulee edellinen kuukausi 2. Hyväksyntä pitää tehdä henkilöittäin ja kuukausittain rivi kerrallaan ja tallennus pitää tehdä erikseen. Hyväksyntä tila tulee näytölle kaikille riveille oletukseksi Hyväksytty tilaan, jolloin hyväksynnän voi tehdä kerrallaan kaikille Tallennapainikkeella 2 2