Toteumatietojen tiedostolataus sisäiseen laskentaan Käsikirja

Transkriptio

1 Valtiokonttori Käsikirja 1 (13) Toteumatietojen tiedostolataus sisäiseen laskentaan Käsikirja

2 Valtiokonttori Käsikirja 2 (12) Asiakirjan muutoshistoria versio päiväys tekijä Muutoshistoria Anne Laukkanen 1. versio Anne Laukkanen 2. virhetilanteet Niina Ainiala Siirto Vaasiin

3 Valtiokonttori Käsikirja 3 (12) SISÄLLYSLUETTELO 1 Johdanto Kohderyhmä ja prosessit Tiedostolatauksen vaatimat käyttöoikeusroolit Tiedoston muoto Malli-excel ja tallentaminen.txt-muotoon Tiedoston lataus BI:lle Ladattujen tietojen muuttaminen Euromäärän muuttaminen Seurantakohdekombinaatioiden muuttaminen Rivin nollaaminen Virhetilanteet Käyttöoikeudet Tiedoston sisältö Virastokohtaiset erityispiirteet... 12

4 Valtiokonttori Käsikirja 4 (12) 1 Johdanto Tässä käsikirjassa kuvataan käyttöohjeet SAP BI:n sisäiseen laskentaan siirrettävistä toteumatiedoista. Tiedostoliittymää voidaan käyttää yleisesti mikä tahansa toteuma-eurojen (ei esim tuntien) tuomiseen SAP BI:lle. Toteumatiedot (esim vyörytykset) tuodaan SAP BI:hin raportointia varten manuaalisella tiedosto-liittymällä. Virasto tuottaa määrämuotoisen txt-tiedoston ja lukee itse tiedoston sisään SAP BI:lle -portaalin kautta. 2 Kohderyhmä ja prosessit Ensisijaisena kohderyhmänä ovat sekä virastojen ydintoiminnan organisaatio (projektipäälliköt, budjettivastuulliset esimiehet ym.) että ydintoimintaa tukevat henkilöt (taloushallinnon henkilöstö). 3 Tiedostolatauksen vaatimat käyttöoikeusroolit Raportti on käytettävissä työroolilla Talouden seuranta. Toteutuneet tunnit seurantakohteittain raportti kuuluu talouden seurannan -raportteihin. Raportin käyttäjällä on oltava tunnus BI -tuotantoon (VBP) ja seuraavat VBP roolit: Loppukäyttäjä (ZBI_END_USER) IP Loppukäyttäjä (ZBI_IP_END_USER) Talouden seuranta rooli (C_TAHA_TALOUDEN_SEURANTA) portaalissa raportin käyttäjä tarvitsee roolit: Raportointi (Yleinen) rooli Raportointi (Talouden seuranta) rooli

5 Valtiokonttori Käsikirja 5 (12) 4 Tiedoston muoto Tiedosto on määrämuotoinen excel, jonka käyttäjä tallentaa omalle työasemalleen.txt muotoon. Tiedostolataustoiminto löytyy -portaalista sisäisestä laskennasta. Määrämuotoinen excel sisältää seuraavat kentät. Kenttien järjestystä ei voi muuttaa. Pakolliset kentät on merkitty X-kirjaimella kolmanteen sarakkeeseen. Näissä kentissä täytyy olla aina tietoa. Muut kentät voi halutessaan jättää tyhjäksi. Ladattavien tietojen täytyy olla perustietoa (master data). Mikäli tiedostossa on esim projektikoodi, jota ei ole perustettu un, lataus jää virheeseen. Tiedoston ensimmäinen rivi on otsikkorivi, joka ohitetaan latauksessa. Kentän kuvaus Kentän tekninen nimi BI:ssä Pakollin en tieto (kenttä aina täytettyn ä txttiedosto ssa) Tiedosto n kenttien järjestys Kentän tyyppi Kent än pituu s Kohde: Käsite Kohde: Käsitteen kentän selite. Muita huomioita Kirjanpitoyksikk ö ZCOMP_CODE X 1 CHAR 4 Kirjanpitoyksikkö, Virasto Käyttöoikeustark istus Esim 5550 Segmentti ZSEGMENT X 2 CHAR 10 Käyttöoikeustark istus Latauksen järjestysnumero ZJARNRO X 3 CHAR 2 Vakioarvo = 1 Esim (huom. oltava etunollat) Määrittelee tiedostolatauksen järjestysnumeron Tositelaji 0AC_DOC_TYP X 4 CHAR 2 Tositelaji Vyörytykset = ZV

6 Valtiokonttori Käsikirja 6 (12) Kentän kuvaus Kentän tekninen nimi BI:ssä Pakollin en tieto (kenttä aina täytettyn ä txttiedosto ssa) Tiedosto n kenttien järjestys Kentän tyyppi Kent än pituu s Kohde: Käsite Kohde: Käsitteen kentän selite. Muita huomioita Jakopalkat = BI Kirjauskausi 0FISCPER3 X 5 NUMC 3 Kirjauskuukausi Arvot Tilikausi 0FISCYEAR X 6 CHAR 10 Vuosi Arvot esim 2015, 2016, 2017 jne Toimintayksikkö 0COSTCENTER 7 CHAR 10 Toimintayksikkö Esim Rahoitusrivi ZCMMTITEM 8 CHAR 24 TaKP-tili TaKP-tili, esim (ei etunollia) Pääkirjatili 0GL_ACCOUNT X 9 CHAR 10 LKP-tili Vyörytystilit: Toiminto 0FUNC_AREA 10 CHAR 16 Toiminto Esim (ei etunollia) Suorite 0FUND 11 CHAR 20 Suorite Esim (ei etunollia) Proj.rakenteen osa 0WBS_ELEMT 12 CHAR 24 Proj. rakenteen osa Esim 5550B-0131 (ei etunollia) Valtuus 0COORDER 13 CHAR 12 Tilaus Esim (ei etunollia) Kumppaniyritys 0PCOMPANY 14 CHAR 6 Kumppaniyritys Esim 5550 (ei etunollia) Alue/kunta ZALUEKUNT 15 CHAR 3 Alue/kunta Esim 230 (ei etunollia) Seurantakohde 1 ZSEUKO1 16 CHAR 8 Seurantakohde 1 Esim (ei etunollia) Seurantakohde 2 ZSEUKO2 17 CHAR 8 Seurantakohde 2 Esim (ei etunollia) Summa kotivaluuttana 0DEB_CRE_LC X 18 CURR 9 Etumerkki (-) luvun eteen, esim -100

7 Valtiokonttori Käsikirja 7 (12) Kentän kuvaus Kentän tekninen nimi BI:ssä Pakollin en tieto (kenttä aina täytettyn ä txttiedosto ssa) Tiedosto n kenttien järjestys Kentän tyyppi Kent än pituu s Kohde: Käsite Kohde: Käsitteen kentän selite. Muita huomioita etumerkin kanssa Tilikausivariantti 0FISCVARNT X 19 CHAR 2 Tilikausivariantti Vakioarvo = K4 4.1 Malli-excel ja tallentaminen.txt-muotoon Liitteessä löytyy määrämuotoinen excel, jonka muotoa ei saa muuttaa. Ensimmäinen rivi on otsikkorivi, joka ohitetaan latauksessa. Otsikkorivin tiedot ovat BI:n teknisiä kenttänimiä. Toinen rivi on esimerkkirivi. Esimerkki.xlsx Kun excel on täytetty valmiiksi, se tallennetaan omalle työasemalle.txt-muotoon. Excel File -> Save As Tallennusmuodoksi valitaan Text (Tab delimited).

8 Valtiokonttori Käsikirja 8 (12) 4.2 Tiedoston lataus BI:lle portaalissa valitaan raportointi -> Sisäinen laskenta -> Tiedostolataus Klikataan tiedostolataus painiketta. Tiedostolataus-toiminnallisuus avautuu uuteen selainikkunaan. Muuttujiin täydennetään ladattava kirjanpitoyksikkö sekä segmentti. Tämän jälkeen haetaan.txt-tiedosto omalta työasemalta ja painetaan Upload-painiketta. Järjestelmä ilmoittaa oliko.txt-tiedosto oikeanmuotoinen ja onnistuiko lataus. Ilmoitukset vihreällä ja keltaisella ovat ok. Mikäli tulee punainen ilmoitus, tiedostossa on virheitä.

9 Valtiokonttori Käsikirja 9 (12) Tämän jälkeen painetaan Save-painiketta, joka tallentaa tiedot BI:lle. Tallentamisen jälkeen tiedot löytyvät sisäisen laskennan raporteilta. Raporteista löytyy omat käsikirjat. 4.3 Ladattujen tietojen muuttaminen Euromäärän muuttaminen Mikäli ladattua euromäärää halutaan muuttaa, tehdään excel, jossa on alkuperäinen rivi muuten samanlaisena, mutta euromäärä-kenttään vaihdetaan korjattu luku. Esimerkissä on ensin ladattu 1636,10 mutta se halutaan muuttaa 2000:ksi. Negatiivisen luvun lataus tapahtuu samalla tavalla; mikäli 1636,10 halutaan muuttaa -2000:ksi, exceliin laitetaan Alkuperäinen rivi: Muutettu rivi:

10 Valtiokonttori Käsikirja 10 (12) Luetaan muutettu rivi tiedostoliittymällä sisään. BI:n taulusta katsottuna tieto näyttää seuraavalta. Ensin on ladattu sisään luku 1636,10 joka on myöhemmin muutettu 2000:ksi Seurantakohdekombinaatioiden muuttaminen Mikäli seurantakohdekombinaatioita halutaan muuttaa, toimitaan seuraavalla tavalla. Nollataan alkuperäinen rivi, joka on luettu jo BI:lle. Lisäksi tehdään tiedostoon uusi rivi oikeilla seurantakohdekombinaatioilla. Alla olevassa esimerkissä toiminto muutetaan :ksi. Toiminnon eurot nollataan ja toiminnolle laitetaan arvoksi Luetaan tiedosto sisään ja BI:n taulutasolla näyttää seuraavalta: Rivin nollaaminen Mikäli BI:lle ladattu rivi halutaan poistaa eli nollata, tehdään excel, jossa on alkuperäinen rivi muuten samanlaisena, mutta euromäärä-kenttään vaihdetaan nolla. Esimerkissä on ensin ladattu 1636,10 mutta se halutaan nollata. Alkuperäinen rivi:

11 Valtiokonttori Käsikirja 11 (12) Muutettu rivi: 4.4 Virhetilanteet Käyttöoikeudet Järjestelmä tarkistaa ensimmäisenä, että käyttäjällä on oikeudet ladata valitun kirjanpitoyksikön ja segmentin tietoja. Mikäli oikeuksia ei ole, tulee alla oleva virheilmoitus. Virhetilanteessa tilaa itselleni oikeudet kyseiseen kirjanpitoyksikköön ja segmenttiin Tiedoston sisältö Tiedoston ensimmäinen rivi on otsikkorivi ja siinä täytyy olla BI:n kenttien tekniset nimet. Katso malli-excel kappaleesta 4.1. Excelin pakolliset sarakkeet on lueteltu kappaleessa 4. Näissä kentissä täytyy olla tietoa -muodossa ( master data). Segmentti-kenttä vaatii etunollat, esim Mikäli ladattavassa tiedostossa on perustietoa, jota ei löydy sta, lataus jää virheeseen. Alla olevassa esimerkissä yritetään ladata toimintayksikköä, jota ei löydy sta.

12 Valtiokonttori Käsikirja 12 (12) Poista tiedostosta tällaiset rivit ja korvaa ne master datalla. 5 Virastokohtaiset erityispiirteet Tiedostolataus-toiminnallisuus on globaali, eikä siinä ole virastokohtaisia piirteitä.