Verkostoseminaari Onnistuneen kehittämishankkeen osatekijät

Transkriptio

1 Verkostoseminaari Onnistuneen kehittämishankkeen osatekijät

2 Ramboll Management Consulting RMC Denmark RMC Germany RMC Belgium RMC Sweden RMC Norway RMC Finland 450 vakituista työntekijää sekä 250 projektiavustajaa ja harjoittelijaa Euroopan johtava julkishallinnon konsulttitalo Toimistot Århusissa, Kööpenhaminassa, Berliinissä, Hampurissa, Brysselissä, Oslossa, Tukholmassa ja Helsingissä

3 Onnistuneen hankkeen kulmakivet Hankkeen laajuus on realistinen ja hallinnassa Sidosryhmät ovat sitoutuneita Tavoitteet ovat saavutettavissa Organisointi ja resursointi Aikataulun hallinta Riskit ovat hallinnassa

4 Sisällys 00 Projektityön neljä myyttiä 01 Projektityöskentelyn lähtökohdat 02 Suunnittelusta käyttöönottoon 03 Muutoksen varmistaminen

5 Myytti 1: Hyvä projekti myy itse itsensä Kehittämisprojektien tulokset jäävät hyödyntämättä, koska ajatellaan, että hyvä projekti/suunnitelma myy itse itsensä Kehittämiseen saatavilla paljon ulkopuolista rahaa, joka synnyttää toiminnasta irrallista kehittämistyötä kehittämistyö ei kiinnity mihinkään rakenteeseen eikä pohjaudu organisaation strategiaan

6 Myytti 2: Muutokset pitää jalkauttaa organisaatioon Kaikki projektit epäonnistuvat jos niitä lähdetään jalkauttamaan Muutoshankkeissa ei ole suunnitteluja toimeenpanovaihetta, vaan toimeenpanon tulee olla osa toiminnan suunnittelua Sitoutumista synnyttävä muutos voi tapahtua vain alhaalta ylös

7 Myytti 3: Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty Hyviä suunnitelmia on paljon, käytännön toimia paljon vähemmän Analyysit ja suunnitelmat ovat tärkeitä, mutta paperit eivät muuta käytäntöjä Teemmekö työtä asiakirjoja vai asiakkaita varten?

8 Myytti 4: Projektitoiminnan haaste on hyvien käytäntöjen leviäminen Hyvät käytännöt leviävät (niistä ollaan jopa valmiita maksamaan) jos toimijoilla on kannusteet kehittää omaa toimintaansa On tarpeetonta etsiä mekanismeja hyvien käytäntöjen levittämiseksi -- tulisi luoda rakenteet joissa kaikilla on kannusteet ottaa käyttöön hyviä käytäntöjä

10 Back to Basics: Miksi tarvitaan projekteja? Organisaation toiminnan laatu ja tehokkuus Tavoitetilaan suuntautuva kehittäminen Projekti 1 Projekti 2 Projekti 3 Visio Nykytilan ongelmien ratkominen Ei tehdä kehittämistä Matka tavoitetilaan tulee hankkeistaa, koska nykytilan pienkehittäminen pitää toiminnan tason yleensä vain samalla asteella.

11 Projektit eivät ole vastaus kaikkiin kehityshaasteisiin! Perustyö on usein prosessiluonteista, joten se on jatkuvuuden kannalta myös syytä pitää sellaisena Projektit vaativat erityistä panostamista, valmiuksia, suunnitelmallisuutta Projekti on liikkeelle sysääjä, mutta ei sellaisenaan liikkeen ylläpitäjä Vellova ameba on hankala muovata projektin muotoon projekti edellyttää tarkasti rajatun teeman ja tehtävän Projektien johtaminen oman työn ohessa usein haastavaa

12 Projektityön sudenkuopat Projekti on prosessin ainutkertainen toteutus: usein sen tuloksilla on myös vaara jäädä sellaiseksi! Onnistunut projekti laittaa prosessin liikkeelle: projektin tulokset siirtyvät osaksi perustyötä Prosesseilla on myös vaara projektoitua: projekteihin saa erillisrahoitusta Perustyö ja sen kehittäminen eriytyvät: pahimmillaan erilaiset kehittämishankkeet vievät kaiken ajan perustyöltä Projektit keskittyvät usein toimintamallien suunnitteluun: käyttöönoton näkökulma unohtuu

13 Projektijohtamisen tyypillisiä ongelmia Aikataulujen epärealistisuus Epäselvät tavoitteet Projektihenkilöstön sitoutumattomuus Viestinnän puutteellisuudet Puutteellinen suunnittelu Tavoitteiden ja resurssien muuttuminen Erilaiset projekti- ja emoorganisaatioiden ristiriitatilanteet Resurssien puutteellisuus

15 Suunnittelu on jatkuva prosessi Projektisuunnittelu on läpi projektin jatkuva prosessi, ei vain projektin alkamista edeltävä yksittäinen toiminto Projektin suunnittelussa ovat mukana kaikki projektin onnistumisen kannalta relevantit sidosryhmät. Projektisuunnittelu perustuu systemaattiseen toimintaympäristön analyysiin. Projektisuunnitelma on strategia-asiakirja, joka selvästi ilmaisee mitkä ovat projektin konkreettiset tavoitteet ja millä keinoilla ne saavutetaan. Suunnitellut toiminnat ovat oikeassa suhteessa projektin resursseihin ja projektin tavoitteet on mahdollista saavuttaa olemassaolevin resurssein

16 Suunnittelu on projektin interventiologiikan määrittelyä Hyöty Vaikutukset Pitkän ajan vaikutukset Yleinen päämäärä (Vaikutukset yhteiskuntaan) Tulokset Välitön vaikutus Toiminnan tarkoitus Toiminnan aikaansaannokset Tuotokset Tuotteet ja palvelut Operatiiviset tavoitteet Panokset Inhimilliset ja taloudelliset resurssit Toimenpiteet Tavoitteenasettelun tulee kohdistua ensisijaisesti toiminnan aikaansaannoksiin!

17 Suunnittelun lähtökohtia Projektin tavoitteilla on selkeä yhteys laajempiin kehittämistavoitteisiin Projekti perustuu : Havaittuun tarpeeseen tai Ennakoitavissa olevaan tarpeeseen tai Perusteltuun näkemykseen muutoksesta Hyödynsaajat mukana suunnitteluvaiheen alusta pitäen Tavoitteet on ilmaistu selkeästi edunsaajille tulevina hyötyinä, etuina Projektilla on yksi selkeä päätavoite Tavoitteet ovat konkreettisia; ylevistä ja ympäripyöreistä tavoitteista ei ole kenellekään hyötyä Tavoitteiden ovat mitattavia; niiden saavuttaminen on oltava arvioitavissa. Tavoitteiden on oltava saavutettavissa, realistisia ja aikasidonnaisia

18 Projektisuunnitelma 1. MÄÄRITTELYT Lähtökohdat - tausta, nykytilanne, ongelma, tarve Tavoitteet ja hyödyt: Projektin tulostavoitteet, vaikutus toimintaamme visio mihin pyritään mikä lopputulos Projektin laajuus: projektin sisältö ja laajuus pääpiirteissään Rajaukset, mitä kuuluu - ei kuulu projektiin Liittymät muihin projekteihin 2. ORGANISAATIO Projektiin osallistuvat tahot ja niiden vastuualueet Omistaja, Johtoryhmä, Projektipäällikkö, Projektiryhmä, Asiantuntijat, Yhteyshenkilöt 3. TOTEUTUSSUUNNITELMA Toteutusvaiheet, aikataulu, tehtäväluettelo (työsuunnitelma) aloitusaika, valmistusaika Resurssisuunnitelma, Tarvittava osaaminen, onko olemassa (resurssit: omat /vieraat sekä kustannukset) Riskien kartoitus Riskit missä onnistuttava mitä vältettävä 4. BUDJETTI Projektibudjetti Kustannusseuranta 5. MUUTOKSENHALLINTA (ML. VIESTINTÄSUUNNITELMA) Kokoussuunnitelma, tiedottaminen, raportointi, koulutus, laadunvarmistus.

19 Tavoitteiden ja hyötyjen määrittely Varsinainen projekti Varsinainen projekti Käyttöönottovaihe Käyttöönottovaihe Hyötyjen Hyötyjen realisointi realisointi Tavoite: Tavoite: Tavoite: Mittarit: Mittarit: Mittarit: Tavoitetaso: Tavoitetaso: Tavoitetaso:

20 Miksi mittarointi on tärkeää? What gets measured, gets done If you do not measure results, you can not tell success from failure If you can not see success, you can not reward it If you can not reward success, you are probably rewarding failure If you can not see success, you can not learn from it It you can not recognize failure, you can not correct it If you can not demonstrate results, you can not win public support Patton (1997). Utilization-focused Evaluation.

21 Projektin vaiheistus Aikataulu kuukausissa Työpanos Hlö A Hlö B 3 pv 1 pv 5 pv 2 pv (riippuvuus) (riippuvuus) 6 pv 0,5 pv osto ulkoa 8 pv /XXX euroa yhteensä yhteensä

22 Aikataulu tehtävien riippuvuudet 1. Looginen riippuvuus tehtävät voidaan suorittaa vain tietyssä työjärjestyksessä 2. Limitysriippuvuus tehtävän suorittaminen riippuu toisen tehtävän tietystä vaiheesta 3. Resurssiriippuvuus vaikka voitaisiin tehdä rinnakkain on samat resurssit ----> peräkkäin 4. Kalenteririippuvuus tehtävän aloittaminen tai päättäminen on sidottu kalenteriin 5. Ei riippuvuutta vapaa harkinta

23 Projektin hallinnan välineet Mitä laajempi ja pitkäkestoisempi projekti sitä kehitellympiä projektin hallinnan välineitä on tarvetta hyödyntää. Lyhytkestoinen muutaman henkilön projekti pystytään viemään onnistuneesti läpi ilman erillisiä projektin hallinnan ohjelmistoja. Resurssien määrä 100 henk. projektinhallintaohjelmisto Excel 5 henk. 10 pv. 100 pv 1000 pv. Projektin koko

24 Projektin organisointi Projektin organisointitavoilla voidaan edistää lopputulokseen sitoutumista Organisoinnin tarkoitus: Saada oikea panos oikeilta ihmisiltä projektin työhön Projektin johtoryhmä Varmistaa ihmisten sitoutuminen lopputulokseen Omistaja (ohjausryhmän pj) Määrittele jokaiselle oma vastuualue ja tehtävät Ohjausryhmä? Kommunikoi projektiorganisaatio ja vastuualueet selvästi kaikille Muista riskienhallinta: Kokeneet ihmiset kriittisille alueille Projektipäällikkö Asiantuntijaryhmä Projektiryhmä Ajattele oppimista: Kokeneet ja uudet työskentelemään yhdessä Jäsen Jäsen Jäsen

25 Riskit- Riskien ja ongelmatilanteiden ero Riskit ovat potentiaalisia ongelmia Ongelmatilanteet seuraavat riskien toteutumisesta Riski Riski on ei-toivottu ja epävarma tapahtuma Riski on ei-toivottu ja epävarma tapahtuma tai tekijä joka voisi olla tavoitteiden tai tekijä joka voisi olla tavoitteiden saavuttamisen tiellä. saavuttamisen tiellä. Riskienhallinta on systemaattinen tapa Riskienhallinta on systemaattinen tapa tunnistaa riskejä ja reagoida niihin tunnistaa riskejä ja reagoida niihin Ongelmatilanne Ongelmatilanteet Ongelmatilanteet ovat ovat tällä tällä hetkellä hetkellä tavoitteiden tavoitteiden saavuttamista saavuttamista haittaavia haittaavia ei-toivottuja ei-toivottuja olosuhteita olosuhteita tai tai tapahtumia tapahtumia Ongelmatilanteiden Ongelmatilanteiden hallinta hallinta on on systemaattinen systemaattinen tapa tapa reagoida reagoida syntyneisiin syntyneisiin ongelmatilanteisiin ongelmatilanteisiin

26 Riskienhallinta on hyötyjen varmistamista Projektia ei voi kontrolloida systemaattisesti, jos sitä ei ole suunniteltu loogisesti Pelkkä jälkikäteiskontrolli on vain palojen sammuttamista riskit pitää ennakoida Projektikontrolli on kaikkien yhteinen asia Älä ylikontrolloi projektia jätä liikkumavaraa yllättäville muutoksille

28 Pysyvä muutos vaatii toteutuakseen riittävästi aikaa tietoisuus ja ymmärrys luovat perustan muutoksille Positiivisuus Sidosryhmien asennoituminen/tulokset Korkeat odotukset Haasteiden tajuaminen Epätoivo Tuloksia alkaa näkyä Parempi kuin aikaisemmin Valoa tunnelin päässä Muutosten toteuttaminen Ei-johdettu muutos Johdettu muutos Negatiivisuus TIETOISUUS YMMÄRRYS HYVÄKSYMINEN SITOUTUMINEN

29 Muutoksen sitoutuminen Muutokseen sitoutuminen SITOUTUMINEN HYVÄKSYMINEN YMMÄRRYS TIETOISUUS Aika