Tiivistelmä Uudenmaan maakunnan toiminnan käynnistämisen hankesuunnitelmasta

Transkriptio

1 Tiivistelmä Uudenmaan maakunnan toiminnan käynnistämisen hankesuunnitelmasta Kommentoinut [A1]: Katselmoitu versio hallituksen heinäkuussa 2017 tekemän sote- ja maakuntauudistuksen lykkäämispäätöksen jälkeen

2 1 (6) Sisällysluettelo Johdanto... 2 Hankekori 1: Siirtymävaiheen läpivienti... 3 Hankekori 2: Konserni-, hallinto- ja ohjaustoiminnot... 3 Hankekori 3: Back office -toimintojen luominen... 3 Hankekori 4: Järjestämistoiminnon rakentaminen... 4 Hankekori 5: Liikelaitosten muodostaminen... 4 Suunnittelun seuraavat askeleet... 5

3 2 (6) Johdanto Maakunta- ja sote-uudistus on Suomen historian suurin hallinnon ja toimintatapojen uudistus, joka on kokonaisuudessaan erittäin monimutkainen ja sisältää paljon tehtäviä ja niiden välisiä riippuvuuksia. Hanke vaikuttaa ja siinä on osallisena suuri määrä organisaatioita, joilla on erilaiset intressit sekä kyvykkyys vaikuttaa hankkeen päämääriin ja onnistumiseen. Käynnistämiseen tarvittavien toimenpiteiden täytyy olla tällöin kattavasti ja perusteellisesti suunniteltuja. Maakunnan toiminnan käynnistämisen esivalmisteluorganisaatio on tehnyt kevään 2017 aikana ensimmäisen version käynnistämiseen tarvittavista toimenpiteistä (hankekehikko). Varmistuakseen hankekehikon kattavuudesta ja realistisuudesta, esivalmisteluorganisaatio halusi täydentää kehikon sisältöä yleisesti tunnustettuja hyviä käytäntöjä vasten yhteistyössä Deloitten kanssa. Hankesuunnitelman sisältöä täydennettiin hyödyntäen Deloitten uuden organisaation toiminnan käynnistämisen ja toimintamallin kehittämisen viitekehyksiä. Viitekehyksiä käyttämällä tarkistettiin hankekehikon kattavuus. Esimerkkinä kerrottakoon, että Deloitten viitekehykset sisältävät organisaation toiminnan käynnistämiseen liittyviä näkökulmia kuten johtaminen, palvelut, prosessit, organisoituminen ja tietojärjestelmät. Tarkistamisen yhteydessä tehtyjen havaintojen pohjalta täydennettiin aikaisemmin luodun hankekehikon tehtäväluetteloa. Täydennetty hankesuunnitelma sisältää tehtävät, jotka tarvitaan maakunnan toiminnan käynnistämiseen vuoden 2019 alussa. Vuoden 2019 alun jälkeen tarvittavia tehtäviä esimerkiksi maakunnan toiminnan kehittämiseen ei ole kuvattu hankesuunnitelmaan. Hankesuunnitelman täydentämiselle määriteltiin ohjaavia periaatteita ennen työn toteutusta. Tärkeimpänä ohjaavana periaatteena hankesuunnitelman täydentämiselle oli se, että muutokset nykyiseen toimintaan nähden pyritään minimoimaan vuoden 2019 alkuun, jolloin maakunnan toiminta käynnistyy. Hankesuunnitelman täydentämisen aikana maakunnan toiminnan käynnistämiseen tarvittavat työ jaettiin viiteen hankekoriin, jotka käsitellään tässä tiivistelmässä seuraavassa järjestyksessä: a. Siirtymävaiheen läpivienti b. Konserni-, hallinto- ja ohjaustoiminnot c. Back office -toimintojen luominen d. Järjestämistoimintojen rakentaminen e. Liikelaitosten muodostaminen Hankekorien muodostamisessa käytettiin hyväksi alustavaa maakunnan toiminnallista rakennetta (ks. kuva 1). Tämä ei ole organisaatiokaavio, mutta toiminnot rakennetaan tämän sisään vuoteen 2019 mennessä. Kommentoinut [A2]: Hankesuunnitelman päivittämisen jälkeen tämä pitää kirjoittaa uudestaan. Kommentoinut [A3]: Tämäkin täytyy sanoittaa uudestaan, kun hankesuunnitelma on päivitetty Kommentoinut [A4]: Tämä on oletus, jota pitää tarkastella uudestaan aikataulun lykkääntymisen jälkeen. Kommentoinut [A5]: Ehditäänkö uudessa aikataulussa ottamaan myös yhtiöt (julkiset, yksityiset) mukaan palveluiden tarjoamiseen heti käynnistymisen yhteydessä? Jos näin on, niin se vaikuttaa ainakin hankekorien sisältöön. Ehkä tarvitaan uusi hankekorikin yhtiöittämisille tai sitten voidaan muuttaa Liikelaitosten muodstaminen hankekorin nimeä, niin että kattaa myös mahdolliset yhtiöittämiset. Kommentoinut [A6]: Tämä kuva muuttuu, jos yhtiöt tulevat mukaan kokonaisuuteen. Muuten ei ole tarvetta muuttaa. Kuva 1: Alustava Uudenmaan maakunnan toiminnallinen rakenne 2019 alussa Tämän tiivistelmän ohella hankesuunnitelma on dokumentoitu MS Project tiedostoiksi.

4 3 (6) Hankekori 1: Siirtymävaiheen läpivienti Siirtymävaiheen läpiviennin hankekorissa on muutos- ja hankejohtamiseen liittyvät tehtävät. Tämän hankekorin tehtävien avulla varmistetaan, että muiden hankekorien tehtävät etenevät yhdensuuntaisesti tuottaen tarvittavat lopputulokset toiminnan käynnistämisen kannalta oikeassa aikataulussa. Hankekoriin kuuluu myös muiden hankekorien työn tukeminen esimerkiksi henkilöstösiirroissa, sopimussiirroissa ja omaisuuden siirroissa. Varsinainen siirtotyö tehdään muiden hankekorien toimesta. Väliaikaishallinnon käynnistäminen kuuluu myös tämän hankekorin tehtäviin. Kommentoinut [A7]: Tähän ei tarvita muutoksia. Hankekori 2: Konserni-, hallinto- ja ohjaustoiminnot Konserni-, hallinto- ja ohjaustoimintojen hankekorin tehtävät kattavat maakunnan konsernin toiminnan käynnistämiseen tarvittavat tehtävät. Lisäksi hankekorissa oleviin tehtäviin kuuluu koko maakunnan hallinto- ja ohjausrakenteen suunnittelu ja käynnistäminen. Hankekorissa suunnitellaan myös ylätasolla koko maakunnan toiminallinen ja juridinen rakenne. Toiminnallinen rakenne sisältää myös suunnitelman eri toimintojen välille tarvittavista toiminta- ja palvelusopimuksista. Kommentoinut [A8]: Kts. edellinen kommentti rakenteeseen liittyen. Jos yhtiöt mukana, niin kuva täytyy päivittää. Teksti muuten ok. Kuva 2: Hankekori 2: Konserni-, hallinto- ja ohjaustoimintojen luominen Esimerkkejä hankekorin tehtävistä ovat strategian luominen, maakunnan juridisen, hallinnollisen ja toiminnallisen rakenteen suunnittelu, maakunnan luottamushenkilöhalinnon perustaminen ja maakunnan virkamieshallinnon perustaminen. Hankekori 3: Back office -toimintojen luominen Hankekorissa on ne tehtävät, jotka tarvitaan back-office toimintojen käynnistämiseen. Back-office toiminnot ovat kiinteästi sidoksissa muihin toimintoihin ja sen vuoksi tämän hankekorin tehtäviin kuuluu itse back-office toiminnon käynnistämisen ohella tehtävät, joilla varmistetaan, että yhteistyö muiden toimintojen kanssa on tarkoituksenmukaista.

5 4 (6) Kommentoinut [A9]: Kts. edellinen kommentti rakenteeseen liittyen. Jos yhtiöt mukana, niin kuva täytyy päivittää. Teksti muuten ok. Kuva 3: Hankekori 3: Back office -toimintojen luominen Esimerkkejä hankekorin tehtävistä ovat back office -toimintojen suunnittelun perusteiden luominen ja back office -toimintojen johtamismalli määrittely. Lisäksi jokaiselle perustettavalle back-office toiminnolle (taloushallinto, henkilöstöhallinto, tietohallinto, viestintä ja osallisuus, jne.) on luotu tehtävät, joilla varmistetaan toiminnon käynnistyminen. Hankekori 4: Järjestämistoimintojen rakentaminen Järjestämistoimintojen rakentaminen -hankekorissa on tehtävät, jotka tarvitaan maakuntaan perustettavien järjestämistoimintojen käynnistämiseen. Järjestämistoiminnot vastaavat palvelujen yhdenvertaisesta saatavuudesta, palvelujen tarpeen määrittelmisestä, palvelujen laadun määrittelemisestä, tuottamistavasta, tuottamisen ohjaamisesta sekä viranomaisen toimivallan käyttämisestä. Vuoden 2019 alussa palvelujen ohjaaminen kohdistuu liikelaitoksiin, koska vuoden 2019 alussa palveluja ei tuoteta yhtiöiden toimesta. Kommentoinut [A10]: Onko edelleen näin, kun aikataulu on muuttunut? Yhtiöiden mukaan tulo muuttaisi hankesuunnitelman sisältöä. Kuva 4: Hankekori 4: Järjestämistoiminnon rakentaminen Esimerkkejä hankekorin tehtävistä ovat järjestämistoimintojen suunnittelun perusteiden luominen, järjestämistoimintojen suunnittelu sekä järjestämistoimintojen käynnistäminen. Hankekori 5: Liikelaitosten muodostaminen Hankekorissa 5 Liikelaitosten muodostaminen on tehtävät, jotka tarvitaan liikelaitosten toiminnan käynnistämiseen. Hankekoriin on luotu tehtävät SOTE- ja PELA-liikelaitosten toiminnan käynnistämiseen. Hankesuunnitelman täydentämisen yhteydessä Väylä-liikelaitoksen perustamisesta ei vielä ollut varmuutta, joten suunnitelmassa on varauduttu tähän otsikkotasolla, mutta yksityiskohtaisia tehtäviä Väylä-liikelaitoksen toiminnan käynnistämiselle ei ole luotu. Kommentoinut [A11]: Onko tämä muuttunut kesän aikana? Tuleeko Väylä liikelaitos 2020 alkuun vai ei?

6 5 (6) Kuva 5: Hankekori 5: Liikelaitosten muodostaminen SOTE-liikelaitoksen toiminnan käynnistämisen suunnitelma jaettu kolmeen osaan. Oletus on, että liikelaitoksen hallinto, ohjaus ja johtaminen suunnitellaan ja käynnistetään yhteisesti koko liikelaitokselle. Erityistason ja perustason palvelut ja niiden keskinäinen integraatio muodostavat kaksi suunniteltavaa palvelutuotannon toimintoa. PELA-liikelaitoksen toiminnan käynnistämisen suunnitelma koostuu kahdesta osasta, niin että hallinto, ohjaus ja johtaminen muodostaa toisen osan ja palvelutuotannon käynnistäminen toisen. Suunnittelun seuraavat askeleet Tässä tiivistelmässä esitelty ja MS Project tiedostoihin dokumentoitu hankesuunnitelma antaa hyvän pohjan töiden edistymisen seurantaan sekä rakenteen suunnitelmien tarkentamiseen. Esivalmisteluorganisaatiota ollaan täydentämässä uusilla resursseilla ja nyt tehdyn suunnittelutyön luonnollinen jatkumo olisi suunnitelman ja tehtäväluettelon täydentäminen uusien resurssien toimesta, kukin oman vastuualueensa osalta, kun he ovat liityneet osaksi esivalmisteluorganisaatiota. Tehtäväluettelon täydentämisen lisäksi suunnitelman viimeistely vaatii tehtävien aikatauluttamista sekä resurssien käytön suunnittelua tehtyä tehtäväluetteloa vasten. Kommentoinut [A12]: Jos yhtiöit mukana 2020 alussa, niin tänne pitää kirjoittaa yhtiöittämisten toteuttamisesta tai sitten perustaa niille oma hankekori. Kommentoinut [A13]: Tämän voisi ajatella nyt niin, että hankesuunnitelma päivitetään uuden aikataulun mukaisesti esivalmisteluorganisaation uusien resurssien toimesta, kun rekrytoinnit on saatu tehtyä.