Joensuun seudun hankintatoimi. Komissiomalli

Transkriptio

1 Joensuun seudun hankintatoimi Komissiomalli

2 Yleistä hankintatoimesta

3 Yleistä Vastaa yhteistyötahojen tavaroiden ja palveluiden yhteishankinnoista Kilpailuttaa myös yhteistyötahojen erillishankintoja tarpeen vaatiessa ja resurssien niin salliessa Sijoitettu hallinnollisesti Joensuun kaupungin organisaatioon Perustettu nykyisen toimintamallin mukaiseksi 2007 Myös ennen vuotta 2007 seudullista yhteistyötä, mutta ei selvää toimintamallia Henkilökuntaa 6 henkeä Budjetti euroa (2012), budjetti euroa (2011)

4 Yleistä Vuonna 2009 kilpailutuksia noin 180 kpl 5 henkeä tarjousten sähköinen palauttamisjärjestelmä käyttöön syyskuussa 2009 Vuonna 2010 kilpailutuksia noin 210 kpl 5 henkeä sähköinen kilpailutusjärjestelmä käyttöön kesäkuussa 2010 Vuonna 2011 kilpailutuksia noin 230 kpl 6 henkeä

5 Yleistä Yhden kilpailutuksen kustannus noin 1200 euroa (budjetti/määrä) (2011) vuonna 2008 kilpailutuksen kustannus noin euroa 25 % kilpailutuksista palvelukilpailutuksia Kilpailutusten arvo noin 100 miljoonaa euroa (2011) kun hankintatoimi perustettiin vuonna 2007, kilpailutusten arvo oli noin miljoonaa euroa vuodessa Sähköisellä kilpailutusjärjestelmällä tehty yli 300 kilpailutusta palveluun rekisteröityneitä toimittajia yli 1700 valtakunnallisesti toimittajia rekisteröitynyt noin 6500

6 Yhteistyötahot 15 kuntaa (kaikki Pohjois-Karjalan kunnat + Heinävesi) Pohjois-Karjalan sairaanhoito- ja sosiaalipalvelujen kuntayhtymä Nurmeksen ja Valtimon terveydenhuollon kuntayhtymä Sosiaali- ja terveyspalvelukeskus HELLI-liikelaitos Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä Pohjois-Karjalan maakuntaliitto Pohjois-Karjalan tietotekniikkakeskus Oy Kontiolahden Vastaanottokeskus Oy Enon Vanhusten Tuki ry Joensuun Hoiva- ja Palveluyhdistys ry Itä-Suomen Liikuntaopisto Oy Joensuun Seudun Kehittämisyhtiö JOSEK Oy Puhas Oy Joensuun Tiedepuisto Oy

7 Organisaatio Tällä hetkellä 6 työntekijää Hankintapäällikkö Mika Purmonen Hankintasuunnittelija Kaisa Kolu Hankinta-asiantuntija Sirpa Kokko Hankintasihteeri Päivi Halonen Hankintasihteeri Salla Lahtinen Toimistosihteeri Merja Penttinen

8 Komissiomalli osana hankintatoimen rahoitusta

9 Komissio Komissiolla on tarkoitus alkuvaiheessa kattaa 60-70% hankintatoimen kuluista myöhemmin komissiolla tarkoitus kattaa kaikki kulut Komission avulla kustannukset kohdistuvat oikeisiin hallintokuntiin vuosilaskutusta harvoin jyvitetään yhteistyötahoilla hallintokuntien kesken, jolloin vuosilaskutuksen rasitus kohdistuu vain yhteen hallintokuntaan Sopimuksessa käytettävän komissioprosentin valintaan hankintatoimi käyttää hankinnan ennakoitua arvoa sopimuksessa käytettävä komissioprosentti ilmoitetaan tarjouspyynnössä Komissio otetaan käyttöön kaikissa kilpailutuksissa, joiden hankintakausi alkaa tai sen jälkeen Raha liikkuu Joensuun seudun hankintatoimen ja toimittajan välillä vasta jälkeen Vanhoihin sopimuksiin komissiomallilla ei ole vaikutusta

10 Vuosilaskutus vs. komissio

11 Vuosilaskutus Vuoden 2012 budjetti euroa Hankintatoimen kustannukset jaetaan yhteistyötahojen kesken vuosittaisten ostojen suhteessa seuraavasti: 70 % hankintatoimen budjetista jaetaan yhteistyötahojen kesken 30 % maksaa Joensuun kaupunki omista erilliskilpailutuksistaan Esim. Kiteen osuus 5,18 % Kitee maksaa vuonna 2012 hankintatoimen kustannuksia euroa Vuosilaskutuksen ongelmia kohdistaminen ongelmallista onko siivoustarvikkeita käyttänyt siivoustoimi, liikuntatoimi, koulutoimi? vuosilaskutus tulee myöhässä EU-rahoitetut hankkeet yms.

12 Vuosilaskutus Hankintatoimi Kiteen osuus vuosilaskutuksesta Siivoustarvikkeet Kopiopaperit Toimistotarvikkeet???? Siivoustoimi Koulutoimi Liikuntatoimi

13 Komissio Komissiolla on tarkoitus alkuvaiheessa kattaa 60-70% hankintatoimen kuluista myöhemmin komissiolla tarkoitus kattaa kaikki kulut komissiolla ei ole tarkoitus tuottaa voittoa Komission avulla kustannukset kohdistuvat oikeisiin hallintokuntiin vuosilaskutusta harvoin jyvitetään yhteistyötahoilla hallintokuntien kesken, jolloin vuosilaskutuksen rasitus kohdistuu vain yhteen hallintokuntaan Hankinnan kustannukset saadaan komission avulla veloitettua heti tärkeää varsinkin hankerahoituksella toimiville Sopimuksessa käytettävän komissioprosentin valintaan hankintatoimi käyttää hankinnan ennakoitua arvoa komissioprosenttitaulukon laadinnassa sopimuksessa käytettävä komissioprosentti ilmoitetaan tarjouspyynnössä

14 Komissio Hankintatoimi Komissio Raportointi Sopimustoimittaja Siivoustarvikkeet Siivoustoimi Koulutoimi Liikuntatoimi

15 Komissio Komissio otetaan käyttöön kaikissa kilpailutuksissa, joiden hankintakausi alkaa tai sen jälkeen Raha liikkuu Joensuun seudun hankintatoimen ja toimittajan välillä vasta jälkeen Vanhoihin sopimuksiin komissiomallilla ei ole vaikutusta Toimittaja maksaa komission neljä (4) kertaa vuodessa omien tietojensa perusteella Joensuun seudun hankintatoimi varaa itselleen tai kolmannelle osapuolelle oikeuden tarkastaa laskutustietojen oikeellisuus Hankintapäällikkö päättää komissioportaiden suuruudesta puolivuosittain, joita sovelletaan uusiin, alkaviin sopimuksiin Jos toistaiseksi voimassa olevaa hankintasopimusta pitää muuttaa hankintavoluumin kasvun tai laskun takia, voi tässä kohtaa hankintatoimi muuttaa myös komissioprosenttia

16 Komissioportaat Vuosiarvo alv. 0 % Komissioprosentti vuodessa alv. 0 % 1 2,00 % ,50 % ,20 % ,90 % ,60 % ,50 % ,40 % ,35 % ,30 % ,25 % Voimassa alkaen

17 Komissioteksti tarjouspyynnössä, vuosisopimus Vuosisopimukseen perustuvassa hankinnassa sopimukseen tulevasta komissiosta ilmoitetaan tarjouspyynnössä seuraavasti: Toimittaja maksaa Joensuun seudun hankintatoimelle x % komission, johon lisätään kulloinkin voimassa oleva yleinen alv. Komission määrä lasketaan kaikesta myynnistä alv. 0 % sopimuksessa mainittuun asiakaskuntaan. Hankintalain 32 :n mukaiset kevennetyt kilpailutukset (ns. minikilpailutukset) kuuluvat komissiomaksun piiriin. Toimittaja maksaa komission neljä (4) kertaa vuodessa toimittajan oman raportoinnin perusteella. Joensuun seudun hankintatoimella tai sen osoittamalla kolmannella taholla on oikeus tarkastaa toimittajan antamien tietojen oikeellisuus. Komissiomaksun raportointi-, laskenta- ja suoritusperusteet sovitaan tarkemmin sopimuksessa. Mikäli maksettavan komissiomaksuerän suuruus jää alle 200 euron alv. 0 %, komissiomaksun voi yhdistää maksettavaksi seuraavan komissiomaksuerän yhteydessä.

18 Komissioteksti tarjouspyynnössä, kertahankinta Kertahankintaan perustuvassa hankinnassa sopimukseen tulevasta komissiosta ilmoitetaan tarjouspyynnössä seuraavasti: Toimittaja maksaa Joensuun seudun hankintatoimelle x % komission, johon lisätään kulloinkin voimassa oleva yleinen alv. Komissio määräytyy tämän sopimuksen mukaisen hankinnan toteutuneen kokonaisarvon alv. 0 % mukaan. Joensuun seudun hankintatoimella tai sen osoittamalla kolmannella taholla on oikeus tarkastaa toimittajan antamien tietojen oikeellisuus. Komissiomaksun raportointi-, laskenta- ja suoritusperusteet sovitaan tarkemmin sopimuksessa. Kertahankintaan perustuva komissiomaksu tulee suorittaa heti tilaajan maksettua hankinnan.

19 Komissioteksti sopimuksessa, vuosisopimus Vuosihankintaan perustuvan hankinnan komissioteksti sopimuksessa: Kaikkiin tämän sopimuksen kautta myytyjen tuotteiden ja palveluiden hintoihin sisältyy x %:in komissio, jonka toimittaja maksaa Joensuun seudun hankintatoimelle neljännesvuosittain. Komission määrä lasketaan kaikesta myynnistä alv. 0 % sopimuksessa mainittuun asiakaskuntaan. Hankintalain 32 :n mukaiset kevennetyt kilpailutukset (ns. minikilpailutukset) kuuluvat komissiomaksun piiriin. Komissiomaksu lasketaan seuraavasti: Toimittajan sopimuksen kautta laskuttama kokonaismyynti alv. 0 % ajanjaksolla (kuukaudet 1-3, 4-6, 7-9 ja 10-12) * komissioprosentti = maksettava komissiomaksu alv 0 %, johon lisätään kulloinkin voimassa oleva yleinen alv. Toimittaja maksaa komission neljä (4) kertaa vuodessa toimittajan oman raportoinnin perusteella. Mikäli maksettavan komissiomaksuerän suuruus jää alle 200 euron alv. 0 %, komissiomaksun voi yhdistää maksettavaksi seuraavan komissiomaksuerän yhteydessä. Toimittajan on suoritettava vuosisopimukseen perustuva komissiomaksu seuraavasti: - Jakso 1: kuukaudet 1-3, huhtikuun 15. päivään mennessä - Jakso 2: kuukaudet 4-6, elokuun 15. päivään mennessä - Jakso 3: kuukaudet 7-9, lokakuun 15. päivään mennessä - Jakso 4: kuukaudet 10-12, seuraavan vuoden tammikuun 7. päivään mennessä. Selvyyden vuoksi todetaan, että komissiomaksu on maksettava kaikesta sopimusaikana toteutuneesta myynnistä sopimuksessa mainittuun asiakaskuntaan riippumatta siitä, onko sopimus voimassa maksuhetkellä tai onko sopimus alkanut kesken edellä mainittujen ajanjaksojen. Tämä tarkoittaa sitä, että esim. jos sopimus loppuu kesken neljännesvuotta, esim. toukokuun loppuun, on toimittajan ilmoitettava ja maksettava komissiomaksu kuukausilta 4-5 yllä kuvatulla tavalla. Joensuun seudun hankintatoimella tai sen osoittamalla kolmannella taholla on oikeus tarkastaa tietojen oikeellisuus.

20 Komissioteksti sopimuksessa, kertahankinta Kertahankintaan perustuvan hankinnan komissioteksti sopimuksessa: Toimittaja maksaa Joensuun seudun hankintatoimelle x % komission, johon lisätään kulloinkin voimassa oleva yleinen alv. Komissio määräytyy tämän sopimuksen mukaisen hankinnan toteutuneen kokonaisarvon alv. 0 % mukaan. Komissiomaksu lasketaan seuraavasti: Hankinnan toteutunut kokonaisarvo alv. 0 % (ns. kertahankinta) * komissioprosentti = maksettava komissiomaksu alv 0 %, johon lisätään kulloinkin voimassa oleva yleinen arvonlisävero. Kertahankintaan perustuva komissiomaksu tulee suorittaa heti tilaajan maksettua hankinnan. Joensuun seudun hankintatoimella tai sen osoittamalla kolmannella taholla on oikeus tarkastaa tietojen oikeellisuus.

21 Vuosisopimuksen raportoinnista tarjouspyynnössä ja sopimuksessa: Raportointi, vuosisopimus Valitun toimittajan/toimittajien tulee toimittaa Joensuun seudun hankintatoimen toimittajaportaalin (Tarjouspalvelu.fi) välityksellä Joensuun seudun hankintatoimelle vähintään kerran vuodessa raportti (viimeistään tammikuun loppuun mennessä) tarjouspyynnössä mukana olevan/olevien yhteisöjen ostoista hankintayksiköittäin yhteensä ja tuotteittain euroa/vuosi (alv 0 %) sekä maksetuista komissiomaksuista sisältäen yleisen arvonlisäveron. Kertahankinnan osalta ei raportointivelvoitetta

22 Raportointi, vuosisopimus

25 Komission maksaminen Komissiomaksuissa ei tule käyttää viitenumeroa Toimittaja kirjaa komissiomaksua suorittaessaan laskun seliteosaan: Vuosisopimukseen perustuvassa: Komissio, yrityksen nimi, jakso/vuosi, sopimusnumero, jakson myynti eur alv. 0 % Esim. Komissio, Yritys Oy, 1/2012, 02578, 33000,50 eur Kertahankintaan perustuvassa Komissio, yrityksen nimi, sopimusnumero, hankinnan arvo eur alv. 0 % Esim. Komissio, Yritys Oy, 02578, 33000,50 eur Seliteosan on alettava sanalla Komissio Tarkat menettelytapaohjeet toimitetaan sopimustoimittajalle sopimuksen teon yhteydessä

26 Lisätietoja

27 Kiitos!