Kieku-tietojärjestelmä Taloushallinnon ratkaisu

Transkriptio

1 Kieku-tietojärjestelmä Taloushallinnon ratkaisu 1

2 Tavoitteet Tavoitteena on toiminnan tehokkuuden ja laadun parantaminen. Määriteltävässä ratkaisussa pyritään minimoimaan Kiekutietojärjestelmään tehtävää räätälöintien määrää. Määriteltävä tietojärjestelmäkokonaisuus tukee palvelukeskusmallia, yksinkertaistettuja yhteisiä prosesseja ja rooleja sekä tiedon eheyttä ja harmonisointia.

3 Taloushallinnon prosessit Tulojen käsittely: Laskuun perustuvien tulotositteiden käsittely Suoritusten käsittely Saatavien valvonta Ulkoinen ja sisäinen laskutus Asiakasrekisteri Massalaskutus Verkkokauppa Menojen käsittely: Menotositteiden käsittely Menotositteen hyväksymiskierto Maksuaineiston muodostaminen Maksuunpano Toimittajarekisteri Kirjanpito: Ulkoisen laskennan seurantakohderakenteen ylläpito Käyttöomaisuuskirjanpito Pääkirjanpito Kausien vaihteet Valtuudet Sisäinen laskenta: Sisäisen laskennan seurantakohderakenteen ja sisäisen budjetin ylläpitäminen Sitoumien, toteumien ja ennusteiden ylläpitäminen Analysointi ja raportointi Vyörytysten ylläpito = Kiekun ytimessä = konsernitasoinen ei kuulu Kiekuun, kirjanpitoyksikkötasoinen mahdollista = ei kuulu Kiekuun

4 Tulojen käsittely Laskujen käsittely Myyntireskontra Laskujen käsittely, nimikerekisteri Ohjaustietojen ylläpito Sisäinen laskutus Sisäinen laskutus, sisäiset asiakkaat Asiakasrekisteri

5 Laskujen käsittely Palvelukeskuksen rooli korostuu ja laskutusta pyritään siirtämään mahdollisuuksien mukaan palvelukeskuksen hoidettavaksi. Tämä aiheuttaa muutosvaikutuksia virastoille, jotka ovat hoitaneet laskutusta itse. Laskutus perustuu virastossa hyväksyttyyn laskutuspyyntöön. Määrittelyvaiheessa on selvitetty, että voiko tulevaisuudessa laskutusta tehdä perustuen hyväksyttyyn tuoteluetteloon, jolloin laskutuspyyntöä ei tarvitse erikseen hyväksyä. Tämä saattaa olla toimintatapa tulevaisuudessa, mutta asia on edelleen kesken ja selvityksen alla. Hyväksyttyyn tuoteluetteloon perustuva laskutus tehdään virastolta tulevan laskutus-pyynnön mukaan, jota ei tarvitse erikseen kierrättää virastossa hyväksyttävänä. Laskutuspyynnöt voidaan kierrättää Rondossa asiakirjoina, jolloin ne ovat Rondon arkistossa. Mahdollisia muutoksia tulee myös esim. Kiekutietojärjestelmän mahdollistaman koontilaskutuksen myötä. Samalle laskulle voidaan koota useita saman asiakkaan laskuja.

6 Myyntireskontra Myyntireskontran hoito keskitetään palvelukeskukseen Myyntireskontrasta ei saa virastotasoista tietoa toisin, kuin laskutuksen puolelta. Myyntireskontran tulosteet ovat kirjanpitoyksikkötasoisia ja niitä ei lähetetä erikseen virastoon hyväksyttäväksi. (maksukehotukset ja viivästyskorot) Myyntireskontra on kirjanpitoyksikkötasoinen, eikä kirjanpitoyksiköllä voi olla useita saamistilejä tai reskontria. Laskuja voidaan kuitenkin lähettää viraston yhteystiedoilla (myyntiorganisaatio)

7 Laskujen käsittely, nimikerekisteri Kieku-tietojärjestelmässä on kaikkien virastojen käytössä oleva kaikille yhteinen nimikerekisteri. Nimike perustetaan ja muutokset ylläpidetään Kieku -tietojärjestelmään virastojen laatimien hyväksyttyjen tuoteluetteloiden perusteella. Nimikkeiden perustaminen keskitetään palvelukeskuksen tehtäväksi virastoissa tehtyjen hyväksyttyjen tuoteluetteloiden perusteella. Nimikkeiden luonnissa perustetaan nimikkeen yleiset tiedot sekä myös virastotasoiset tiedot, kuten nimikkeeseen liitettävät seurantakohteet ja hinnat. Nimikkeitä ei siirretä substanssijärjestelmiin liittymien kautta ja ne konvertoidaan järjestelmään manuaalisesti, päällekkäisyyksien estämiseksi.

8 Ohjaustietojen ylläpito Laskujen käsittelyn tarvitsemien ohjaustietojen ylläpito Kieku tietojärjestelmässä on keskitetty palvelukeskuksen toiminnoiksi. Tällaisia ohjaustietoja ovat mm. Veromääritykset Maksuehdot Tulosteiden ohjaamiseen liittyvät tiedot Vakiotekstien ylläpito Numerosarjojen ylläpito. Laskujen käsittelyn ohjaustietojen ylläpito on keskitettyä, pääkäyttäjä-rooliin kuuluvaa.

9 Sisäinen laskutus Sisäistä laskutusta toteutetaan kirjanpitoyksiköiden ja / tai virastojen välisessä laskutuksessa siten, että raha ei liiku näissä tapahtumissa. Sisäisen laskutuksen prosessin mukaisesti menevät myös sellaiset tapahtumat, jossa kirjanpitoyksikön alainen virasto laskuttaa toista saman kirjanpitoyksikön alaista virastoa. Sisäinen laskutus toteutuu sellaisten kirjanpitoyksiköiden ja virastojen välillä jotka käyttävät Kieku tietojärjestelmää. Sisäinen laskutus tuo kustannussäästöjä kirjanpitoyksiköille, kustannussäästöjä tehdään rahan siirtämisestä poistuvien kustannusten myötä.

10 Sisäinen laskutus, sisäiset asiakkaat Palvelukeskuksen rooli korostuu myös sisäisten asiakkaiden perustamisessa: palvelukeskuksen täytyy tunnistaa sisäinen asiakas sitä mukaa, kun virastot ottavat käyttöön Kieku-tietojärjestelmän. Valtionhallinnon asiakasta käsitellään kuten ulkoista asiakasta niin kauan, kunnes se ottaa käyttöön Kieku-tietojärjestelmän. Käyttöönoton yhteydessä mahdollinen ulkoinen asiakasnumero on lukittava käytöstä ja perustettava organisaatiolle sisäinen asiakasnumero.

11 Asiakasrekisteri Kieku-tietojärjestelmän asiakasrekisteri on kaikille käyttäjille yhteinen. Asiakkaalla on yhtä monta asiakasnumeroa Kiekutietojärjestelmässä, kuin sillä on toimipisteitä. Tavoitteena on kuitenkin, ettei asiakasrekisteriin perusteta päällekkäisiä asiakasnumeroita Yhteistä asiakasrekisteriä ylläpidetään ja hallinnoidaan palvelukeskuksessa. Virastot pyytävät tarvittaessa palvelukeskusta päivittämään muuttuneita tietoja. Palvelukeskus voi päivittää esim. muuttuneita osoitetietoja keskitetysti järjestelmään. Palvelukeskuksen rooli asiakasrekisterin asiantuntemuksessa korostuu, sillä samojen asiakkaiden osoitteita käyttävät kaikki Kieku tietojärjestelmän käyttäjät. Asiakasrekisteriä voidaan ylläpitää liittymän välityksellä.

12 Menojen käsittely Keskeistä Ostoreskontra Toimittajarekisteri Maksatus Sisäisten maksujen kuittaus

13 Keskeistä Yhteinen ja keskitetty toimittajarekisterin ylläpito, ostoreskontra ja maksatustoiminnot Palvelukeskuksen rooli ja vastuu tietojen ajantasaisuudesta ja eheydestä korostuu jatkossa (tieto yhdessä paikassa kertaalleen) Rondo säilyy tositteiden kierrätystä, hyväksyntää ja arkistointia varten Ulkomaan maksut hyväksytetään jatkossa Rondossa ja siirretään SAP ostoreskontra-käsittelyn kautta maksuun Kirjauskausien avaaminen ja sulkeminen keskittyy yhteen paikkaan (palvelukeskukseen)

14 Ostoreskontra Alv-kirjaukset tulevat liittymästä valmiiksi kirjattuina tositeriveinä, eikä niitä muuteta Kiekussa Alv-oikaisut esim. käteisalennukset käsitellään laskun käsittelyn yhteydessä Saadut käteisalennukset Käteisalennukset huomioidaan Rondossa menotositteiden käsittelyn yhteydessä Ko. tiliä ei perusteta LKP-tilikarttaan

15 Ostoreskontra Kiekun ostoreskontra suljetaan kaudenvaihteessa kirjauksilta erikseen ennen liikekirjanpidon kauden sulkemista Huom! Rondo-liittymä tapahtumat Kirjauskausikäsittelyllä mahdollistetaan sisäisten ostotapahtumien kirjauskauden sulkeminen eri tahtiin kuin ulkoisilla ostotapahtumilla

16 Ostoreskontra Toteutuneet ostojen kurssierot Kurssiero kirjataan tiliotteen käsittelyssä SEPA:n käyttöönoton myötä pankista saatava valuuttamääräisten maksujen XML-palautesanoma ei sisällä tietoa käytetystä valuuttakurssista. Ko. tiliä ei perusteta LKP-tilikarttaan Maksuehdot konfiguroidaan Kiekussa (SAP) ja ylläpidetään manuaalisesti Rondossa Liittymää ei rakenneta maksuehtojen ylläpitoon Kiekun ja Rondon välille Menotositteen perustietojen ylläpidossa Rondossa käytetään eräpäivää maksuehdon sijaan

17 Ostoreskontra Menotositteet vastaanotetaan, kierrätetään, tiliöidään ja hyväksytään Rondossa (ei syötetä Kiekun ostoreskontraan) Hyväksytyt menotositteet siirretään liittymällä Kiekun ostoreskontraan Kirjattua tositetta voi Kiekussamuuttaa hyvin rajatusti, mm. tiliöintejä ja summaa ei voi muuttaa Rondossa hyväksytyn menotositteen maksatukseen liittyviä muutoksia voidaan tehdä Kiekun ostoreskontrassa. Muutos muistettava tehdään manuaalisesti Rondoon (muistilapulle).

18 Toimittajarekisteri Kieku on master-järjestelmä toimittajien ylläpidossa - Toimittaja perustetaan ja toimittajatietojen muutokset tehdään aina ensin Kiekussa Lisäykset ja muutokset päivittyvät liittymän kautta Rondoon ja Tilaustenhallintajärjestelmään (Tilha) Toimittajatiedot ovat kaksitasoiset Yleiset toimittajatiedot Yrityskohtaiset toimittajatiedot

19 Maksatus Maksuaineiston muodostaminen ja maksatus tapahtuu SAP:ssa Maksutositteita muodostuu yksi per toimittaja Samalla maksutositteella voi olla kuitattu useita menotositteita Valuuttamääräisissä maksuissa maksu tapahtuu laskun kurssilla (ei kirjata kurssieroa)

20 Maksatus Maksuajo ei muodosta pankkiin lähetettävää maksutiedostoa seuraavia maksutapoja käytettäessä: Sisäiset maksut (saapuvat ja lähtevät) Manuaaliset shekkimaksut Nordean XML-muotoinen maksuajon palautesanoma ei sisällä tällä hetkellä tietoa maksun valuuttakurssista SAP:n maksukirjauksessa maksun oikea valuuttakurssi ei ole käytettävissä Kurssierokirjaus kirjataan tiliotteen tietojen perusteella maksuliikenneohjelmistossa

21 Sisäisten maksujen kuittaus Kun maksatuksessa kuitataan sisäiset menotositteet ja myyntilaskut maksetuiksi, niin silloin tilinä ei käytetä Rahaliikkeen selvittelytiliä, vaan sisäisten maksujen kuittaukseen perustetaan erillinen LKP-tili Tilillä on aina saldoa yritystasoisesti, vain konsernitasolla ko. tilin saldo on nolla

22 Kirjanpito Keskeistä Liikekirjanpito Talousarviokirjanpito Käyttöomaisuuskirjanpito Budjetointi ja valtuudet

23 Keskeistä Yritystunnukset perustetaan Kieku-tietojärjestelmässä kirjanpitoyksikkötasolla. Yritystunnus luodaan kirjanpitoyksikkötunnuksesta, johon lisätään nolla perään. Yritystasolla tehdään tilinpäätökset ja tilinpäätöslaskelmat. Talousarvion ulkopuoliset rahastot perustetaan omiksi yritystunnuksiksi, jolloin niiden kirjanpito ja tilinpäätökset voidaan tehdä erillään kirjanpitoyksikön kirjanpidosta. Määrittelyjen muutoshallinnan kautta on otettu käyttöön ryhmittelytekijä segmentti, joka vastaa organisaatiotasoa virasto. Segmentti tuodaan tositteelle tulosyksikön perustiedoista ja sen avulla jaetaan tase-eriä virastotasolle. Tositejako jakaa myös reskontratilit segmenteille.

24 Keskeistä Kumppaniyhtiökoodi otetaan käyttöön sisäisten erien tunnistamiseksi ja täsmäytyksen helpottamiseksi. Luotaessa virastoja, laitoksia tai talousarvion ulkopuolisia rahastoja asiakkaiksi tai toimittajiksi, kumppaniyhtiötunnuksena käytetään nelimerkkistä yritystunnusta. Se periytyy kaikille kirjanpitoyksikkötasoista asiakasta tai toimittajaa käyttäville tapahtumille. Kieku-tietojärjestelmähankkeen laajuuteen ei vielä tässä vaiheessa sisällytetä konsolidointi-ominaisuuksia tai sisäisten erien eliminointia. Palkkatapahtumaraportointi tehdään Kiekussa henkilöstöhallinnon puolelta. Tilikausien (12 kuukautta) lisäksi on käytössä neljä erityiskirjauskautta, joita voidaan käyttää esim. tilinpäätöskirjauksiin tai organisaatiomuutoksista aiheutuviin kirjaustarpeisiin. Kauden vaihteen prosessien yhtenäistäminen, vaikutusta palvelukeskuksessa tehtävään työhön.

25 Liikekirjanpito Tilikartasta luodaan kaksi eri versiota, konsernitilikartta ja liikekirjanpidon tilikartta. 5-merkkinen konsernitilikartta palvelee Keskuskirjanpidon raportointitasoa ja 8-merkkisellä tilinumerolla varustettu liikekirjanpidon tilikartta mahdollistaa mm. järjestelmätoteutuksen teknisistä syistä vaatimien tilien perustamisen. Liikekirjanpidon tilikartan tilit kytketään tilin perustiedoissa konsernitilikartan tileihin. Perustiedot ylläpidetään keskitetysti palvelukeskuksessa. Kirjauskäytännöt yhtenäistetään yhteisen liikekirjanpidon tilikartan ja yhteisten prosessien avulla, vaikutus erityisesti palvelukeskuksessa tehtävään työhön. LKP-tilien käytön yhtenäistämisellä on vaikutusta kirjanpidon laadun parantumiseen, osaamisen lisääntymiseen ja raporttien vertailtavuuteen.

26 Talousarviokirjanpito Kieku tietojärjestelmähankkeessa kaikki talousarviomäärärahalaskennan piiriin kuuluvat yritystunnukset kytketään samaan rahoitusalueeseen, jonka tunnus on Valtio. Rahoitusalue on ylin taso sekä rahoitusrivi (TaKP-tili)- että budjettivastuualuehierarkioille. Rahoitusriviä käytetään kuvaamaan talousarviokirjanpidon (TaKP) tiliä. 6-alkuiset talousarviokirjanpidon tilit perustetaan rahoitusriveinä, jotka ovat kaikille kirjanpitoyksiköille yhteisiä. Rahoitusrivit (TaKP-tilit) ovat vuosikohtaisia perustietoja ja ne perustetaan jokaiselle vuodelle erikseen. Talousarviokirjanpidontilien ja talousarviomäärärahojen ylläpito tehdään keskitetysti palvelukeskuksessa. Palvelukeskus tekee siirrettyjen määrärahojen ja 6-alkuisten TaKP-tilien alkusaldojen siirrot edelliseltä vuodelta.

27 Talousarviokirjanpito Budjettivastuualueella kuvataan organisatorista yksikköä. Budjettivastuualuerakenne on sama kuin kustannuspaikkaja tulosyksikkö-rakenteet ja ne ovat ei-vuosikohtaisena voimassa. Tuloarviot ja talousarviomäärät tallennetaan yrityskohtaisesti ylätason budjettivastuualueelle. Tapahtumatasoiset tiedot johdetaan budjettivastuualueelle käyttämällä automaattista johtamissääntöä kustannuspaikoilta ja tulosyksiköiltä. Palvelukeskus ylläpitää järjestelmässä jakamattomien määrärahojen jakopäätöksistä aiheutuvat talousarvionkirjanpidontilien ja määrärahojen muutokset kirjanpitoyksiköiden pyyntöjen mukaisesti.

28 Käyttöomaisuuskirjanpito Kieku-tietojärjestelmän myötä virastojen poistokäytännöt tullaan yhtenäistämään yhteisellä arvostussuunnitelmalla. Jatkossa käyttöomaisuuskohteen tilitiedot ja poistoajat tulevat automaattisesti käyttöomaisuusluokan takaa. Käyttöomaisuuden hoitaminen tullaan keskittämään palvelukeskuksiin. Kaikilla virastoilla on samanlainen käyttöomaisuuden käsittelyprosessi Poistot ja korot kirjataan jatkossa käyttöomaisuudesta LKPtilille, kustannuspaikalle, projektille, rahastolle ja toimintoalueelle, mikäli näitä on ylläpidetty kom-yksikön perustietoihin. Muille seurantakohteille poistot voidaan tarvittaessa vyöryttää sisäisen laskennan tietojen avulla kirjanpidossa

29 Budjetointi ja valtuudet Kieku-tietojärjestelmän tietovarastoon (BI) on mahdollista kirjata kirjanpitoyksikön sisäisiä budjetteja ennusteita kirjanpitoyksikön valtuuksien määrää, käyttöä ja tulevien vuosien määrärahatarpeita. Kieku-tietojärjestelmän BI-tietovarastosta IP (Integrated Planning) sovelluksesta on mahdollista raportoida yllä mainittuja eri versioihin talletettuja tietoja rivi- tai saldotasoisesti Kieku-tietojärjestelmän BI-tietovarastosta raportoitavat toteutuman ja sisäisen budjetin yhdistelmätiedot ovat saldotasoisia Kieku-tietojärjestelmän BI-tietovarastosta raportoitavat toteutuman ja valtuuksien käytön yhdistelmätiedot ovat saldotasoisia.

30 Budjetointi ja valtuudet Muutoksia aikaisempiin käytäntöihin Valtuuksien käytön kirjaaminen samaan Taha-järjestelmään on nyt mahdollista. Ne kirjanpitoyksiköt, joilla on omat valtuuksien hallinnan järjestelmänsä, jatkavat niiden käyttöä. Valtuuksien kirjaamisen toiminnot on syytä keskittää niin kirjanpitoyksikössä kuin tukitoimintojenkin puolella (toimijaorganisaatio avoin). Sisäisen budjetoinnin tietojen kirjaamisen keskittämistä harvemmille toimijoille on harkittava virastoissa. Sisäisen budjetoinnin neuvonta ja rakenteiden ylläpito (IPsovelluksen käyttö) on syytä keskittää tukitoimintojen puolella (toimijaorganisaatio avoin). Osa sisäisen budjetoinnin versioista on ohjattava samansisältöisiksi, jotta esimerkiksi hallinnonalaraportointi olisi mahdollista.

31 Sisäinen laskenta Keskeistä Seurantakohteet

32 Keskeistä Yhteisen seurantakohdemallin myötä ministeriöllä on mahdollisuus koordinoida ja suunnitella kirjanpitoyksiköiden kanssa käyttöönotettavat seurantakohdemallit. Kirjanpitoyksikkö päättää virastokohtaisten seurantakohteiden osalta käyttöönotettavat seurantakohteet ja niiden koodit. Seurantakohteesta riippuen tarve/päätös uudesta tai muutetusta seurantakohteesta tai sen koodista voi tulla kirjanpitoyksiköstä, Valtiokonttorista tai ministeriötasolta. Palvelukeskuksessa valvotaan seurantakohteiden käyttöä ja sisällöllistä yhtenäisyyttä. Seurantakohteet ylläpidetään Kiekun perusjärjestelmässä (SAP ECC) palvelukeskuksen toimesta, mukaan lukien hierarkiat. Konsernitasoisista seurantakohteista Valtiokonttorin seurantakohdeasiantuntija hyväksyy, antaa koodit ja toimittaa tiedot palvelukeskukselle ylläpidettäviksi. Kirjanpitoyksikkö vastaa seurantakohteiden käytön ohjeistuksesta yrityksissä. Yhteisten seurantakohteiden osalta käytön ohjeistuksesta vastaa Valtiokonttori.

33 Seurantakohteet SEUKOTO LKP-tili Toimintayksikkö TaKP-tili Valtuus Projekti, Yhteinen projekti Toiminto Suorite Alue/ kunta Kirjanpito yksikkötunnus Kumppani Seurantakohde 1 (vapaa 1) 12 Seurantakohde 2 (vapaa 2) Varalla 1 Varalla 2 Kieku Yritys Kustannuspaikka Tulosyksikkö Segmentti Sisäinen tilaus Projekti (PRR-osa) Toiminto -alue Rahasto Alue/ kunta Pääkirjatili Rahoitusrivi Kumppaniyhtiö Seurantakohde 1 Seurantakohde 2 Seurantakohde 3 Seurantakohde 4 P/V P P V/P (tuotto- ja kulutileillä) V/P V/P V V V V V V V Ei käytössä Ei käytössä SAP:n saldotaulu FAGL- FLEXT FAGL- FLEXT CO ja BI FAGLFLEXT FAGLFLEXT FAGL- FLEXT BI CO ja BI CO ja BI CO ja BI BI FAGL- FLEXT BI BI BI BI Sisäinen Laskentatoimen alue Ulkoinen Ulkoinen Ulkoinen Ulkoinen Ulkoinen Muu Muu ulkoinen Sisäinen Sisäinen Sisäinen sisäinen Ulkoinen Muu sisäinen Muu sisäinen Muu sisäinen Muu sisäinen Pituus 4 8 (5+3) 10 (3+7) (4+6) ) Kirjanpitoyksikkötunnus (Kirjanpitoyksikkö) 2) LKP tili (Liikekirjanpidon tilikartta) 3) Toimintayksikkö (Virastot ja sisäinen organisaatio) 4) TaKP tili (Talousarviokirjanpidon tilit) 5) Valtuus (Valtuus) 6) Projekti ja Yhteiset projektit (Virasto, useamman viraston, valtakunnalliset) 7) Toiminto (Ydintoimintojen ja tukitoimintojen ylätaso) 8) Suorite (Viranomaissuorite, maksullinen toiminnan suoritteet) 9) Kunta/Maa (Kunta 3 nro + maat SAP:n vakiokoodit) 10) Kumppanikoodi (Valmius konsolidointiin ja eliminointiin, sisäinen laskutus) 11) Seurantakohde 1 (Vapaa 1, viraston omaan käyttöön) 12) Seurantakohde 2 (Vapaa 2, viraston omaan käyttöön) 13) Seurantakohde 3 (Varalla 1, virastokohtainen, ei käytössä) 14) Seurantakohde 4 (Varalla 2, yhteinen, ei käytössä) Konsernitasoinen Kirjanpitoyksikkökohtainen P = pakollinen V = vapaaehtoinen 15) Henkilö (Käytössä ainoastaan henkilöstöhallinnossa)

34 Projektit ja hankkeet Keskeistä Projektit ja hankkeet

35 Keskeistä Kieku-tietojärjestelmän myötä projektien talousseurannan ylläpito tehdään valtiotasolla yhdessä yhtenäisessä tietojärjestelmässä. Projektien tekninen perustaminen ja ylläpito tullaan keskittämään palvelukeskuksiin. Projektien ja hankkeiden taloudellinen seuranta suunniteltava projektien asettamisen suunnitteluvaiheessa.

36 Keskeistä Projektien kooditus on yhtenäinen valtiohallinnon projekteissa sekä kirjanpitoyksiköiden yhteisissä että kirjanpitoyksiköiden omilla projekteilla. Yhtenäisen nimeämiskäytännön avulla saavutetaan systemaattinen, harmonisoitu ja läpinäkyvä kokonaisuus järjestelmässä olevista virastokohtaisista projekteista sekä virastojen yhteisistä hankkeista.

37 Projektit ja hankkeet Projekti seurantakohde perustetaan ja ylläpidetään Kiekun projektijärjestelmässä (SAP PS), joka on oma ylläpidettävä SAP moduuli. Projekteja voidaan luokitella ja raportoida perustietojen, organisaatiotietojen sekä lisäluokitusten avulla.

38 Projektit ja hankkeet Projektin ylin taso on nimeltään Projektimääritys. Se pitää sisällään projektiprofiiliin määriteltyä tietoa, joka on yhteistä koko projektille. Projektimäärityksen alapuolella on projektirakenne (PRR-osat). Projektiprofiili Laskenta-alue Yritys Tulosyksikkö Projektimääritys PRR-0 Laskentaalue Yritys Tulosyksikkö Projektilaji Prioriteetti Lisäluokitus PRR-1 PRR-2 PRR-3 PRR-1-1 PRR-1-2 PRR-2-1 PRR-3-1 PRR-3-2

39 Projektit ja hankkeet Kooditus muodostetaan käyttämällä ns. nimeämiskäytäntöä, jolla kirjanpitoyksikön omat projektit sekä kirjanpitoyksiköiden yhteiset projektit erotellaan toisistaan. Nimeämiskäytäntö eli muokkauspeite koostuu avainkoodista ja projektien numerointiin käytettävästä loppuosasta. Kirjanpitoyksiköiden nimeämiskäytäntö on osittain ja valtiotasoisissa hankkeissa täysin määritelty. Osittain määritellyssä käytännössä kirjanpitoyksiköt voivat numeroida avainkoodin jälkeisen osan vapaasti.

40 Projektit ja hankkeet Esimerkit yhteisen projektin ja kirjanpito-yksikkötason projektien koodituksesta

41 Projektit ja hankkeet Projektin laskutus tapahtuu SAP järjestelmässä myyntitoimintoja hyväksikäyttäen. Projekti voidaan aktivoida käyttöomaisuuskirjauksille SAP-PS Projektijärjestelmän ja käyttöomaisuushallinnan integraatio mahdollistaa projektin ja sen osien käyttämisen sekä keskeneräisen käyttöomaisuuden seurantaan että valmiin käyttöomaisuuden oston ja poistojen kohdistamisen projektille

42 Projektit ja hankkeet Projektin järjestelmätilan avulla voidaan määrittää esim. käytetäänkö projektia työaikaraportoinnissa. Raportointi tehdään pääosin BI-raportointijärjestelmän kautta, mutta myös järjestelmän vakioraportit ovat käytettävissä.

43 Raportointi Kieku-raportointi

44 Kieku-raportointi ECC-järjestelmän standardiraportit SAP:n valmiita standardiraportteja, jotka ovat saldo- ja tapahtumatasoisia. Esim. tilitapahtumat tai tilien saldolistaukset. ECC:n määrämuotoiset, räätälöidyt raportit (ABAP) Järjestelmän määrämuotoiset raportit tehdään manuaalisesti ohjelmoimalla, jotta raporttien ulkoasu saadaan vastaamaan edellytettyjä kriteerejä. Tietovarastoraportointi (BI) Business Intelligence (BI) raporteilla voidaan joustavasti toteuttaa moniulotteisia raportointitarpeita, käyttäjät voivat muokata raporttien näkymää tarvitsemaansa muotoon.

45 Kieku-raportointi Perusjärjestelmässä on käytettävissä Kieku-hankkeen vaatimusten mukaisten räätälöityjen raporttien lisäksi suuri joukko muitakin SAP-järjestelmän vakioraportteja VTV:n tarkastajille voidaan antaa käyttöoikeuksia järjestelmään (mm. erilliset tarkastaja-roolit ilman tiedonsyöttöoikeuksia), jolloin tarkastajat pääsevät tarkastelemaan järjestelmän tietoja raporttien avulla. Tämä edellyttää Kieku-tietojärjestelmän sekä SAP- ja Logica-tuotteiden tuntemusta (kouluttautuminen) Pääosa raporteista on siirrettävissä muihin tiedostomuotoihin jatkoanalysointia varten (xls, txt ym.)

46 Keskeisimmät muutokset Taloushallinnon suurimmat muutokset Kiekun taloushallintokokonaisuus Taloushallinnon prosessit, tietomalli ja työroolit Tunnistettuja muutoksia: rekisterit ja koodistot Tunnistettuja muutoksia: seurantakohteet Rekisterien ja koodistojen ylläpidon työroolit Tulojen käsittely: asiakasrekisterivastaava (PK) Tunnistettuja muutoksia: tulojen käsittely Tunnistettuja muutoksia: menojen käsittely Tulojen käsittelyn työroolit Muita tunnistettuja muutoksia

47 Taloushallinnon suurimmat muutokset Taloushallinnossa suurimmat muutokset kohdistuvat viraston ja palvelukeskuksen rajapintaan Palvelukeskus Virasto Virasto ja palvelukeskus Muu Sisältömuutos Järjestelmävaatimusten läpikäynnin yhteydessä tunnistettuja muutoksia kohderyhmittäin

48 Kiekun taloushallintokokonaisuus Taloushallinnon osaprojektissa määritellään ja toteutetaan järjestelmäkokonaisuus, joka kattaa Suomen valtion kirjanpidon, sisäisen laskennan, käyttöomaisuuskirjanpidon, tulojen käsittelyn sekä menojen käsittelyn Toteutusprojektin tuloksena järjestelmäkokonaisuus on otettu käyttöön hankkeessa sovituissa pilottivirastoissa

49 Kiekun taloushallintokokonaisuus Kieku-taloushallinto (SAP-ECC), johon kuuluu Konsernilaskenta (toteutetaan myöhemmin) Käyttöomaisuuskirjanpito Ulkoinen laskenta Sisäinen laskenta Projektin hallinta Yleislaskutus Tietovarastoraportointi Suunnittelutietojen hallinta Integraatiotyöväline

50 Taloushallinnon prosessit, tietomalli ja työroolit Kieku-prosesseja on työstetty Kiekutietojärjestelmähankkeessa. Seurantakohteiden tietomalli on määritelty Valtiokonttorin Hallinnon ohjauksen Seukoto-projektissa. Työrooleissa korostuu jatkossa johdon tukeminen, sisäinen valvonta, koulutus ja taloustiedon analysointi.

51 Prosessien keskeiset muutokset Uusien prosessien myötä tulee tarve yhtenäistää työnjakoa palvelukeskusten ja asiakasvirastojen välillä. Työnjako saattaa poiketa nykyisistä käytännöistä ja aiheuttaa tarpeen palvelusopimusten päivittämiseen Uusien työroolien muodostuminen Tavoitetilan prosessien käyttöönotto luo tarvetta uudenlaisille rooleille sekä palvelukeskuksissa että virastoissa Yhtenäinen ja keskitetty tietojen ylläpito (koodistot, seurantakohteet jne.)

52 Tunnistettuja muutoksia: Rekisterit ja koodistot Yhteisten rekisterien ja koodistojen käyttöönotto - Seurantakohteet - Asiakas-, tuote-, toimittajarekisterit Rekisterien keskitetty ylläpito Palvelukeskuksen rooli ja vastuu tietojen ajantasaisuudesta ja eheydestä (tieto yhdessä paikassa kertaalleen) korostuu jatkossa Ohjeistukset ja kirjauskäytännöt yhtenäistetään, mikä helpottaa palvelukeskuksen työtä

53 Tunnistettuja muutoksia: Seurantakohteet Seurantakohderakenteen ymmärtämisen asiantuntemus oltava jatkossa palvelukeskuksessa - Palvelukeskuksen rooli korostuu yhtenäisten ja oikeiden seurantakohteiden perustamisessa ja hallinnoinnissa. Virastolle palvelua oikeellisuuden valvonnassa. Palvelukeskuksesta tuki virastoille oikean seurantakohteen tunnistamiseksi mm. raportointia varten LKP-tilin osalta tilien alajaottelu poistuu. - Yhteinen LKP-tilikartta kaikille virastoille tilien käyttö ja tarkoitus yhtenäistyy - LKP tilin pituus jatkossa 8 merkkiä (Seukoto) - Tilikartan ja raporttien keskitetty ylläpito TaKP talousarvion tilijaottelun tarkkuudella Raportoinnin vertailtavuus paranee, virheiden määrä laskee, tuottavuus paranee

54 Rekisterien ja koodistojen ylläpidon työroolit Myyntivastaava (virasto) Asiakasrekisterivastaava (palvelukeskus) Toimittajarekisterivastaava (palvelukeskus) Seurantakohdevastaava (virasto) Seurantakohdekoordinaattori (palvelukeskus) Seurantakohteiden ylläpitäjä (palvelukeskus) Raportointi (palvelukeskus) Seurantakohdeasiantuntija (Valtiokonttori) LKP-tilikartan ylläpitäjä (palvelukeskus) Konsernitilikartan asiantuntija (Valtiokonttori) TaKP tilikartan ylläpitäjä (palvelukeskus) Talousarviokirjanpidon asiantuntija (Valtiokonttori) Järjestelmän käyttöoikeudet määräytyvät työroolien pohjalta

55 Tulojen käsittely Asiakasrekisterivastaava (PK) Asiakasrekisterivastaavan vastuulla on yhteisen asiakasrekisterin ylläpito yhteisessä myyntireskontrajärjestelmässä (SAP). Tämä tarkoittaa uusien asiakkaiden perustamista, olemassa olevien asiakkaiden tietojen muuttamista sekä automaattisesti tulevien muutosten vahvistamista. Asiakasrekisterivastaava toimii virastojen yhteyshenkilönä asiakasrekisteriin liittyvissä kysymyksissä. Asiakasrekisterivastaava huolehtii palvelukeskuksessa siitä että rekisterissä oleva tieto on oikein, ajan tasalla sekä eheä ja että sitä päivitetään aina tarvittaessa.

56 Tunnistettuja muutoksia: Tulojen käsittely Laskutuksen siirtyminen palvelukeskukseen - Virastot, jotka eivät ole vielä siirtäneet - Ei koske substanssijärjestelmissä tehtävää laskutusta Uusi laskutusjärjestelmä, josta laskutustieto suoraan sähköisesti tulostusta varten laskujen paperitulostus siirtyy Itellaan Sisäisen laskutuksen prosesseja pyritään tehostamaan. Tarkentuu työn edetessä.

57 Tunnistettuja muutoksia: Menojen käsittely Rondo säilyy tositteiden kierrätystä, hyväksyntää ja arkistointia varten Myös ulkomaan maksut hyväksytetään Rondossa ja SAPissa, ei makseta suoraan maksuliikeohjelman kautta Virastokohtaiset pankkitilit Maksupisteillä ei enää omia pankkitilejä Pankkitilien selvittelytilien lukumäärä kasvaa

58 Tulojen käsittelyn työroolit Ostoreskontranhoitaja (palvelukeskus) Maksuliikehoitaja/maksuliikevastaava (palvelukeskus) Asiatarkastaja (virasto) Hyväksyjä(virasto) Järjestelmän käyttöoikeudet määräytyvät työroolien pohjalta

59 Tulojen käsittely Myyntivastaava (virasto) Myyntivastaava vastaa virastonsa asiakastietojen oikeellisuudesta, ajantasaisuudesta ja eheydestä viraston vastuulla olevissa laskutuksen substanssijärjestelmissä sekä näiden tietojen toimittamisesta palvelukeskukseen yhteiseen myyntireskontraan ylläpidettäväksi. Myyntivastaava huolehtii uusien asiakastietojen luomisesta sekä olemassa olevien asiakastietojen päivittämisestä määritellyn prosessi mukaisesti. Työssään myyntivastaava hyödyntää tietoa myös yhteisestä myyntireskontran asiakasrekisteristä. Myyntivastaavan vastuulla on perustietojen kehittämiseen liittyvät tehtävät.

60 Tunnistettuja muutoksia: Käyttöomaisuus-prosessi Poistokäytäntöjen yhtenäistäminen Käyttöomaisuuden hoidon keskittäminen palvelukeskukseen Raportointimahdollisuuksien monipuolisuus nykyiseen verrattuna

61 Käyttöomaisuus-prosessin työroolit Käyttöomaisuusvastaava (virasto) Irtaimistovastaava (virasto) Käyttöomaisuusraportoija (virasto) Käyttöomaisuusasiantuntija (palvelukeskus) Käyttöomaisuusraportoija (palvelukeskus) Järjestelmän käyttöoikeudet määräytyvät työroolien pohjalta

62 Tunnistettuja muutoksia: Muita Kirjauskausien avaaminen ja sulkeminen keskittyy yhteen paikkaan (palvelukeskus) Virastolla suora pääsy ja oikeudet sovittuihin raportteihin Lomakkeiston päivitykset tarvittavan tiedon saamiseksi virastoilta palvelukeskukseen Perustietojen perustaminen ja muutokset Laskutustiedot (nimikkeistön hyödyntäminen)