Projekti-seurantakohde ja toiminnallisuudet Kieku-tietojärjestelmässä

Transkriptio

1 1 Projekti-seurantakohde ja toiminnallisuudet Kieku-tietojärjestelmässä Ari Kauhanen

2 Muutoksia? Kieku tietojärjestelmän myötä projektien talousseuranta voidaan toteuttaa sekä kirjanpitoyksiköittäin että valtiotasoisesti 2 Projektin perus- ja luokittelutietoja voi hyödyntää raportoinnissa Projektien talouden seurannan suunnittelu selkeästi osaksi projektin suunnitteluvaihetta Projektien perustaminen ja ylläpito keskitetään palvelukeskuksiin

3 Osa-alueet 3

4 Projektikoodi 4 Nimeämis- ja numeroavaruus on yhteinen kaikille virastoille. Projektikoodi on maks. 24 merkkiä pitkä. Koodi muodostuu muokkauspeitteestä sekä projektille määritellystä hierarkiasta. Jokaisella muokkauspeitteellä on 5 merkkiä pitkä koodausavain, joka toimii myös projektin luokittelutekijänä.

5 Projektikoodi 5 Alkuosa eli koodausavain on 5 merkkiä ja yksi projektin luokittelutekijä Miinus merkki varattu erottelumerkiksi Kieku-järjestelmä asettaa automaattisesti ABCDE STUVX Koodin loppuosa on 18 merkkiä Kirjanpitoyksikkö tai valtiotasoisissa hankkeen omistaja/ asettaja rakenteistaa Kirjaimia, numeroita tai erikoismerkkejä

6 Projektien rakenteet 6 Projektin ylin taso on nimeltään Projektimääritys. Se pitää sisällään projektiprofiiliin määriteltyä tietoa, joka on yhteistä koko projektille. Projektimäärityksen alapuolella on projektirakenne (PRR-osat = projektin kirjaus- tai summataso). Projektiprofiili Laskenta-alue Yritys Tulosyksikkö Projektimääritys PRR-0 Laskentaalue Yritys Tulosyksikkö Projektilaji Prioriteetti Lisäluokitus PRR-1 PRR-2 PRR-3 PRR-1-1 PRR-1-2 PRR-2-1 PRR-3-1 PRR-3-2

7 Projektien rakenteet Vakioprojektirakenne säästää aikaa ja varmistaa projektien yhdenmukaisuuden ja vertailukelpoisuuden Vakioprojektirakenne eli projektimalli sisältää kaikki projektissa tarvittavat rakenneosat ja sitä voidaan käyttää referenssinä uusia projekteja avattaessa. 7 Projektimalli Operatiivinen projekti Kopioi

8 Projektien rakenteet 8 Tiliviraston omat projektit Projekti X Projekti X TY Toimistotarvikkeet 200 Palkat 450 Yhteensä 650 Virastokohtaisen projektin kaikilla PRR-osilla on sama virastotieto ja tulosyksikkö. 3010P-0001-S Yritys 3010 TY: P-0001-T Yritys 3010 TY: P-0001-L Yritys 3010 TY: Projekti X Toimistotarvikkeet 200 Palkat 450 Yhteensä 650 Projektimääritys PRR-osa

9 Projekti ja hankkeet Projektien rakenteet 9 Tilivirastojen yhteiset hankkeet Hanke ABC Hanke ABC HAN28-ABC-P1 Yritys 3000 TY: HAN28-ABC-P2 Yritys 3010 TY: Tulosyksikkö Palkat 100 Yhteensä 100 Tulosyksikkö Toimistotarvikkeet 200 Yhteensä 200 Tulosykikkö Palkat 350 Yhteensä 350 Tilivirastojen yhteisen hankkeen tilivirastokohtaisilla PRRosilla on eri virastotiedot ja tulosyksiköt. Kaikki kirjaukset tehdään tilivirastotason (ja/tai sitä alemmille) PRR-osille. HAN28-ABC-P3 Yritys 2400 TY: Projektimääritys PRR-osa Hanke ABC Toimistotarvikkeet 200 Palkat 450 Yhteensä 650

10 Projektikoodin rakenne 10 Esimerkit yhteisen projektin ja tilivirastotason projektien koodituksesta

11 Perustiedot ja integraatio Projektiin voidaan liittää tieto Rahoituslähteestä 11 Käytetäänkö projektia työajanraportoinnissa Projektin vastuuhenkilö Siirretäänkö projekti budjettijärjestelmään ennen kirjanpidon kirjausten sallimista Onko projektin hierarkiaosa summa- vai kirjaustaso (menokirjaukset)

12 Perustiedot ja integraatio 12 Projektiin voidaan liittää tieto.. Laskutetaanko projektia ja sallitaanko tulokirjaukset Organisaatiotiedot Aktivoidaanko käyttöomaisuuteen Omaa lisäluokittelua

13 Luokittelutekijät raportoinnissa 13 Rahoituslähde Muu lisäluokittelu Perustiedot Organisaatiotiedot

14 Esimerkki Rahoituslähdeluokittelu 14 Projektilaji Projektilaji kertoo projektin rahoituksen lähteen ylimmällä määritellyllä tasolla Tieto kirjanpitoyksiköltä Maksullinen toiminta Yhteisrahoitteinen Oma talousarviotalous Muu talousarviotalous Muu rahoitus Sponsorointi

15 Esimerkki Rahoituslähdeluokittelu 15 Prioriteetti Prioriteettikenttä kertoo rahoituksen lähteen tarkemmalla tasolla kuin projektilaji Tieto kirjanpitoyksiköltä Yksityinen henkilö EU-rahoitus Yritys Säätiö Yhdistys Rahasto Kunta tai kuntayhtymä Lahjoitus Muu Talousarviorahoitus Omarahoitusosuus Liiketaloudellinen Julkisoikeudellinen Erillislakien mukainen

16 Esimerkki Projektirakenteen ylläpito 16

17 Esimerkki: Projektirakenteen raportointi

18 18 Kiitos! Lisätietoja ja yhteydenotot: Kieku-uutiskirjeen tilaus: Kieku-tietojärjestelmähankkeen Internet-sivujen palautelomakkeella (ilmestyy 1 krt/kk).